贸易公司财务管理制度.

贸易公司财务管理制度及办法

目录

第一章 现金管理制度 .................................................................................................................... 1 第二章 银行存款管理制度 ............................................................................................................ 3 第三章 印章管理制度 .................................................................................................................... 4

第四章 公司费用、款项支付审批程序 ......................................................................................... 6 第五章 发票管理制度 .................................................................................................................. 11 第六章 应收账款管理制度 .......................................................................................................... 14 第七章 预付账款管理制度 ........................................................................................................... 17 第八章 存货管理制度 .................................................................................................................. 20 第九章 固定资产管理办法 ........................................................................................................... 23

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第一章 现金管理制度

为了加强对现金收支业务的监督，保证资金安全，根据国务院颁布的《现金管理暂行条例》，结合公司的具体业务情况，特制定本制度。本制度适应于系统内各公司及员工。各公司的资金支付及调配统一由资金管理中心管理。 一、现金收支的总体规定

1.现金收支必须坚持收有凭、付有据，杜绝由于现金收支不清、手续不全的一切漏洞；

2.除出纳或财务部授权的人员外，任何单位和个人都不得代表公司接收现金或与其他单位办理结算业务。

3.现金收支要做到日清月结，不跨期不跨月处理现金账务。

4.出纳人员不得擅自将公司现金借给个人或其他单位，不得谎报用途套取现金，不得利用银行账户代其他单位或个人存及或支取现金；不得将单位收入的现金以个人名义存入银行；

5.出纳因特殊原因不能及时履行职责时，必须由财务部经理指定专人代其办理有关现金业务，出纳不得私自委托。 二、现金收取的规定

1.出纳人员在收取现金时，应审核单据的内容，款项当面点清；出纳人员收取现金，应认真鉴别钞票的真假，误收假币或发生短款，由出纳人员承担一切损失；

1.因业务需要在公司外部收取大量现金的，应及时向公司财务经理汇报并妥善处理，任何人不得随意将款项带回自己家中，否则发生损失由责任人承担。

2.现金收取后，出纳员应在收款凭证上加盖“现金收讫章”，并签名或盖出

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纳人员私章。

3.公司每天的现金收入，超出库存限额金额以上的部分，应及时送存银行，不得挪用、挤占和公款私存。

三、现金的支付

1.出纳人员应严格按照上述现金的使用范围来办理现金支付业务，因特殊情况确需超范围或大额支付现金的，需本公司财务经理及总经理批准。

2.出纳人员支付现金，需审核相应原始凭证的合法性、合规性、真实性与正确性，对未完成本公司规定的审批程序的业务，应拒绝办理。

3.出纳人员支付现金，需由现金收款人在相应的单据上签名确认，款项支付后应在相应的报销凭证上加盖“现金付讫”章，并签名或盖出纳人员私章。

四、现金的保管

1.本公司申请的库存现金限额为三天至五天的日常零星开支所需的现金，超额部分应及时存入银行。

2.出纳人员对于限额内的现金于当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办公桌内过夜，不得将现金带离单位。

3.本公司出纳员应按笔登记现金收支业务，并做到日清月结，下班前全面盘点库存现金，发现长、短款时应及时报告。

五、其他

1.本公司财务经理或指定的会计主管对收银员、出纳的现金收、付款业务负有监督责任，应定期或应不定期对出纳的现金进行抽查盘点（不少于两次）。

2.出纳员因休假等原因需要代班的，双方需对所代办理的业务单据进行复核，款项进行清点并签名确认，以便分清责任。

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第二章 银行存款管理制度

一、 银行账户的开立

1.本公司严格按照中国人民银行公布的《银行账户管理办法》的规定，只开立一个基本存款户，并根据管理需要开立一般存款账户。银行账户的开立应由财务门提出申请并报公司总经理、贸易公司总裁批准。

2.本公司银行账户的使用需符合《银行账户管理办法》的相关规定，不得办理与本公司无关的款项收支业务，即不得出租和出借银行账户。

3.本公司对外部单位的业务结算，一般应通过银行进行。 二、 银行收款业务

1..出纳人员应及时从开户行取回转账或电汇业务的收款回单，并依此登记银行存款日记账。

2.出纳人员应将银行收款的进账回单与相应的业务原始凭证核对粘贴在一起，交会计人员作进行账务处理。

三、 银行付款业务

1.出纳员办理银行付款业务，需审核相应的原始凭证，对未完成本公司规定的审批程序的业务，应拒绝办理。

2..对外结算业务不能开具现金支票，提取备用金按本公司规定的程序操作。 3.出纳员应及时掌握存款账户余额信息。 四、 其他与银行有关的业务管理

1.实行“资金日报表”管理:出纳员每天须填制“资金日报表”，当天的报表，于次日上班后向财务经理、总裁报送。

2.“网银”管理：系统内各公司银行网银，均由资金管理部负责管理。负责

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所有银行的收、付、转业务的办理。

“网银”支付业务：付款提交人与付款授权人不得为同一人。

3.银行存款余额调节表管理：每月月末结账后，财务出纳员 须针对 财务账面的 银行存款余额 与 银行对账单 的差异 作“银行存款余额调节表”。并妥善留存“银行存款余额调节表”。财务负责人应不定期的检查“银行存款余额调节表”。

4.银行授信管理办法：融资部门负责办理银行授信业务，包括：组织各相关部门编写材料、报送银行需要的资料、报送财务报表等。

6.出纳员应对所经办的银行收、付款业务逐笔登记，并与银行存款对账单逐笔勾对，对于未达账项应按月编制银行存款余额调节表，未达账项的挂账时间不得超过三个月，年末结账前应保证银行存款余额与银行对账余额一致。

7.本公司财务经理或经授权的会计主管对出纳的银行结算业务负有监督责任，每月对其银行余额调节表的内容进行核对，需特别关注未达账项的内容。

8.出纳员因工作疏忽开具空头支票而导致罚款的，应承担一定的责任。

第三章 印章管理制度

一、印章的制作、废止和保管

1.公司业务流程所涉及的印章由公司指定统一制作，相关人员严禁私自制作印章。

2.经相关管理人员授权后由行政部负责制作涉及业务流程方面的印章，具体分为财务专用章、人名章。

3.公司合同专用章由各公司指定专人进行保管、使用；财务专用章由财务部

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附件2费用报销流程简图如下： 1、经办人填写“报销单”， 整理、粘贴合规票据 2、经办人将完成上步程序的“费用报销单”交部门负责人审核签名 3、经办人将完成上步程序的“费用报销单”交主管会计复核 6、经办人将审核 完毕的“费用报销单”交出纳复 核并安排资金 5、经办人将完成上步程序“费用报销单”交集团财务总监审核签名 4、经办人将完成上步程序的“费用报销单”交总裁审核签名 7、出纳人员根据

资金安排情况通知经办人领取款项 8、经办人取得款项清点无误后在受款人处签名确认 9、出纳人员对已支付“费用报销单”及相关票据盖“付讫”章 附件3

采购款项支付审批流程简图如下：

1、经办人填写“付款申请审 批单” 6、经办人将完成上 步程序后的“付款申请审批单”交集团副 董事长审核 2、经办人将填写好的“付款申请审批单”交部门负责人审核 3、经办人将完成上步程序后的“付款申请审批单”交总裁审批 7、经办人将审核5、经办人将完成上步程序后的“付款申请审批单”交集团财务总监审核 4、经办人将完成上步程序后的“付款申请审批单”交财务部会计复核 8、出纳人员根据完毕的“付款申资金安排情况通 请审批单”交出 知支付款项 纳安排资金 9、出纳人员对已支付“付款申请审批单”盖“付讫”章 第 10 页 共 25 页

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七、对外付款的审批流程

1.各公司对外付款以及同一公司不同银行间转款（包括网银支付、支票支付等）均采用统一的《付款审批单》，

逐级签字审批后交到财务出纳处办理。支付货款及相关费用应以合同号为准；其他付款，应注明相关用途。

第五章 发票管理制度

1．职责权限

（1）、 业务员： 负责提交《开票申请单》，核对发票内容，发票开具后及时交客户；检查发票的真实性、合法性、准确性负责，及时交财务认证和入帐。

（2）、 部门经理：审批部门内部《开票申请单》，复核开票资料，监督和检查使用情况。

（3）、 部门会计：审核收到发票的准确性、完整性，递交发票管理员作发票认证；审核《开票申请单》的准确性、完整性。

（4）、 财务人员负责发票的申购、核销、保管、开具、认证等工作；负责复核开票资料；协助解答有关税务问题。

（5）、财务经理：监督发票管理的执行情况，制定纠正措施并组织实施。

2. 发票的日常管理

财务部会计须按《中华人民共和国发票管理办法》做好发票的申购、领开具、检查、核销、保管及认证等日常工作，保证业务正常开展。

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3. 发票开具

（1） 公司销售商品、提供劳务以及从事其他经营活动，对外发生经营业务收取款项应当向付款方开具发票。

（2） 业务部取得销售收入申请开具发票时，必须提供《开票申请单》、销售合同、业务结算单，列明开票详细内容。属赊销货物的开票，须提供《赊销审批表》且经财务经理批准。初次开具增值税发票的客户还须提供营业执照副本、国税登记证副本、一般纳税人资格证等复印件。

（3） 申请开具增值税发票的客户名称须与实际收款和购货的客户名称一致，开具内容须与是经营业务相符。

（4） 财务部主管会计在收到《开票申请单》后审核完毕，发票管理员在收到审核后的《开票申请单》及时开出发票，递交业务员签收。

（5）业务员应核对发票内容，并在收到发票后及时交给客户签收确认。如发现发票有错漏，应要求客户当月退回发票，重新提交财务开具。

（6）业务部取得代理手续费、租金等其他业务收入申请开具发票时，必须提供《开票申请单》、业务结算单和相关合同。

（7）对于转口贸易应开具形式发票，用于财务部门做账和进行财务监督。业务部门必须按照财务会计的要求及时开具并递交给财务部门。 4. 发票收取

（1） 公司购买商品、接受劳务以及从事其他经营管理活动支付款项、费用、应当向收款方收取发票。必须要求对方先开出发票再付款。取得发票时，不得要求变更品名、金额及项目。

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（2） 收到发票时，须检查一下内容： ① 发票抬头必须是本公司全称；

② 发票印章必须盖对方的“财务专用章”或者“发票专用章”； ③发票摘要与接受的服务或者购买的货物须一致； ④发票金额与实际付款金额须相符；

⑤发票填写栏目清晰、完整，书写没有涂改；

⑥发票的商品名称或项目内容不具体明细时，须列明细清单。 （3） 收到增值税发票除检查以上内容外，还须检查： ① 发票票面字迹清晰，不得压线、错格；

② 销货方的名称、纳税人识别号、地址是否与对方的税务登记证内容一致； ③ 公司的纳税人识别号、公司地址、开户行和银行帐号是否准确； ④发票的商品品名、计量单位、数量、金额等要素完整准确，出口货物的增值税专用发票的品名、计量单位、数量须与出口报关单内容一致；

⑤ 发票的收款人、复核、发票人必须完整；

⑥ 发票联和抵扣联须加盖财务专用章或者发票专用章。

（4） 业务员发现有符合上列要求开具的发票，有权拒收且要求客户重开发票。

（5） 业务员在收到当月开具的增值税专用发票，发生销货退回、开票有误等情形，符合开票方作废条件的，退回发票联和抵扣联给开票方进行作废处理，并要求开票方重新开具符合要求的发票。

（6） 业务员收到发票后发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，应按照以下两种情况分别进行处理：

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① 该发票未认证的，写拒收证明单，连同发票联和抵扣联退回给开票方，并要求开票方重新开具符合要求的发票；

② 该发票已经认证的，由我司提供所属税局出具的《开具红字增值税专用发票通知单》，开票方凭通知单开具红字专用发票，并重新开具符合要求的发票。

（7） 业务员遗失收到的专用发票，凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件进行认证，认证相符后凭销售方所在地主管税务机关开具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经我公司主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。

（8） 业务员在收到发票后及时交财务部办理认证和入账手续。增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书须在开具之日起30天内认证，超过70天将无法认证。

（9）不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，公司有权拒收。

第六章 应收账款管理制度

1. 职责权限

（1） 业务员：是应收账款管理的第一责任人。负责提供客户信息；评估客户资信情况；按照要求拟定销售合同；填写《赊销审批表》；提交结算单证；定期核对确认应收款项，在合同规定时间内收回应收账款。

（2） 会计部门：核算并跟踪应收账款；每月清理核对应收账款；编制《应收账款情况表》；及时报告逾期应收账款情况。

（3） 业务部经理：是部门应收账款管理的总负责人。审核客户资信评估情

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况；审批《赊销审批表》；签订销售合同；督促业务员追收、核对、确认应收账款；对于逾期应收账款，制定纠正措施。

（4）财务部经理：按规定权限审批《赊销审批表》；组织定期清理核对应收账款、及时反馈逾期应收账款情况并提出改进措施。

4.5 法务部经理：负责定期及不定期对应收账款进行审计，对逾期应收账款进行专项审计。

4.6 总裁：按规定权限审批《赊销审批表》及销售合同；组织实施纠正措施。 2. 审批管理

（1） 业务员根据客户的经营状况、财务状况对客户资信进行初始评估，按照要求拟定销售合同，填写《赊销审批表》，申报信用额度。

（2）业务员在拟定合同时，须充分考虑资金回收的风险，特别是货款的支付方式和期限、延期付款的违约责任、风险保障措施等，用法律维护公司权益。赊销期限原则上不超过30天。

（3） 业务部经理按照《合同评审程序》要求，评审客户资信、评审合同金额、内容、条款是否与客户的经营规模、资产、信誉度等相适应，确保合同的风险责任界定清晰，履约安全、规范。

（4）总裁按公司《审批权限控制表》审批合同。

3. 核算与跟踪管理

（1） 逾期应收账款和逾期确认收款

业务员须按合同条款跟进并催收账款，在“预计收款日期”内须收齐账款，超期未收款的视为逾期应收账款，预计收款日期须与合同约定保持一致。

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业务员对可能逾期的应收账款，必须提前3天书面报告财务部及公司领导，以便做好资金安排。

（2）客户来款跟进

财务部每天跟进到期的应收账款，对到期未收的款项发出催款通知书。 业务员在收到催款通知书后1个工作日内提交书面报告，说明逾期回款原因，客户还款计划及采取追收措施，报业务部经理、主管副总审批。

财务部根据审批的还款计划跟踪资金回笼，每周编制《逾期来款情况表》，报送公司领导审阅。

（3）业务部交单结算

业务员须在销售商品、产品或提供劳务后，10天内办理交单结算。 业务员办理交单结算时，应根据业务执行情况，提交《赊销审批表》、《销售发票》、《商品出库回单》、《业务结算单》等资料，并在《商品出库回单》注明“预计收款日期”。合作业务原则上收齐客户货款后，才予开票结算；未收齐货款的需书面说明原因并注明“预计收款日期”，总裁审批。

（4） 部门会计根据合同审核业务结算单证，分客户、业务员、合同号、币种等对应收账款进行核算；跟踪应收账款到期及到账情况；每月进行核对、勾销；及时反馈逾期应收账款。

（5）部门会计每月10日前编制《应收账款情况表》，报送业务部核对确认，要求每一笔应收账款都落实到客户、业务员及合同号。

（6）业务员应核对并书面确认每一笔应收账款；对于逾期应收账款，须以书面方式说明逾期原因和预计收款时间。

（7） 业务部经理审阅业务员书面确认的《应收账款情况表》，在每月15

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日前前面、盖章后交回部门会计。对于逾期应收账款，应制定纠正措施并落实执行，确保及时收款。

4. 风险防范与应对措施

（1） 业务员要随时关注客户的经营状况，对于出现逾期应收账款或经营状况不佳的客户必须停止赊销业务，并立即采取追收措施或风险保障措施。

（2） 财务部定期对大额或逾期半年以上应收账款，向客户寄送“询证函”，要求对方确定并加盖公章，作为双方对账的原始依据，保证应收债权的法律时效。客户在发函一周后仍未回复的，业务员必须上门追收，取得欠款或者书面还款计划。必要时，通过法律途径解决。

（3） 年终考核计算利润时，对于逾期应收账款参照坏账准备金计提方法，按逾期时限分档计算坏账准备金并扣减考核利润。其中：逾期3个月内的按5%；逾期3个月到半年的按20%；逾期半年至一年的按50%；逾期一年以上的按100%。逾期应收账款待收回后再返还利润。

第七章 预付账款管理制度

1、职责权限

（1）业务员：是预付账款的第一负责人。负责提供供应商资料；评估供应商资信情况；拟定采购合同；填制《付款申请表》；提交结算单证；定期核对预付账款，对预付账款的安全和交单结算负责。

（2）部门会计：核算并跟踪预付账款；每月清理核对预付账款并编制《预付账款情况表》；及时报告逾期预付账款情况。

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（3）业务部经理：是部门预付账款的总负责人。对预付账款的支付风险负责；审批《付款申请表》；督促业务员定期核对、确认预付账款；对于逾期预付账款，制定纠正措施。

（4）财务部经理：按规定权限审批《付款申请表》；组织定期清理核对预付账款；及时反馈逾期预付账款情况并提出改进措施。负责定期或者不定期对预付账款进行审计，对逾期预付账款进行专项审计。

（5）总裁：按规定权限审批采购合同及《付款申请表》，组织实施纠正措施。

2、、审批管理

（1） 业务员根据供应商的经营情况、财务状况对供应商资信进行初步评估，按照要求拟定采购合同。在申请预付账款时填写《付款申请表》，按合同的约定注明“预计交货日期”，并附采购合同 ，提交业务经理审批。

业务员在拟定合同时，须充分考虑资金支付的风险，特别是供应商的交货能力及产品质量、延期交货等违约责任、风险保障措施等，用法律维护公司权益。预付账款比例原则上不超过合同金额的20%。

（2）业务部经理按照《合同评审程序》要求，评审供应商资信、合同金额、内容、条款是否与供应商的经营规模、资产、信誉等相适应，确保合同的风险责任界定清晰、条约安全、规范。业务部经理根据合同条款审核《付款申请表》并审批。

（3）财务部经理根据采购合同及相关单证审批《付款申请表》。 （4）总裁按《审批权限控制表》审批采购合同和预付账款。

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3、核算和跟踪管理

（1）业务员付款后须在“预计交货日期”内提交《采购发票》、《商品入库回单》办理入库交单手续，否则视为逾期预付账款。

（2）预付账款跟进：对于未交货的逾期预付账款视为同应收账款，参照《应收账款管理制度》来管理。

（3） 部门会计根据《付款申请表》和支付单证，分客户、业务员、合同号、币种等对预付账款进行核算；跟踪预付账款到期及交单情况；每月进行核对、购销；及时反馈逾期预付账款。

（4） 部门会计每月10日前编制《预付账款情况表》，报送业务部核对确认，做到每一笔预付账款都落实到业务部、业务员、客户及合同号。

（5）业务员应核对并书面确认每一笔预付账款，对于逾期预付账款，须以书面方式说明逾期原因和预计清理时间。

（6）业务部经理审阅业务员书面确认的《预付账款情况表》，并在每月15日前签名、盖章后交回部门会计。对于逾期预付账款制定纠正措施并落实执行，确保及时交单结算。 4、风险防范与应对措施

（1）业务员要随时关注供应商的经营状况，对于出现逾期预付账款或经营状况不佳的供应商必须停止预付业务，并立即采取追收措施或风险保障措施。 （2）财务部定期对大额或逾期半年以上预付账款，向客户寄送“询证函”，要求对方确认并加盖公章，作为双方对账的原始依据，保证预付账款的法律有效。在向客户发函一周后仍未回复的，业务员必须上门追收，取得欠款或者书面还款

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