XX公司信息系统管理手册

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前言

随着社会的进步，科技的发展，未来的世纪将是信息系统化的时代。电子计算机信息技术的应用以及互联网的接入，大大地促进了企业应用信息系统化的水平。21世纪的企业必将秉承“以信息科技强化企业竞争优势”为理念，充分的应用网络信息化管理，促进企业走上“信息科技创造效益”的道路。近年来随着整体环境的改变，使企业间的差距逐渐扩大，竞争更加激烈。为求维持企业竞争优势、强化企业领先地位，掌握市场信息及客户动向、维持企业及客户或企业及企业间之迅速互动是为目前最重要的课题。而为达成此目标，高可用度的信息资源及攸关企业营运之各项应用程序是不可或缺的。以Internet为代表的全球性信息化浪潮日益深刻，信息网络技术的应用正日益普及和广泛，应用层次正在深入，应用领域从传统的、小型业务系统逐渐向大型、关键业务系统扩展，典型的如政府部门业务系统、金融业务系统、教育科研系统等。与此同时，这股强劲的Internet旋风也以惊人的速度席卷到服饰这个行业。在激烈的竞争环境下，服饰行业企业上网,开展网上与客户的互动交流以及网上订购，推广企业品牌显得极为重要，同时向社会推广自己企业的品牌，吸引更多的客户来关注企业品牌；服饰企业接扩互联网，可以为客户发布实时的行业信息，为客户提供现行的流行趋时尚信息，向客户提供企业的管理信息；Internet进入服饰行业，为行业人员提供了更为广泛的信息来源空间，提供了更为广阔的施展才能的舞台；企业的加盟客户及直营店、专卖店可以通过互联网接入企业内部网络，进行数据实时共享、实时查询自己的进销存等情况；同时，也为客户提供了一种更为灵活的获取企业信息和最新的管理需要的方式。

竞争中的发展型企业引入网络信息化管理，有利于于进行数据信息的及时交流，数据的实时传输，有利于企业信息资源共享化，有利于企业提高自身竞争能力，更有利于提高整个企业的整体管理水平。然而随着网络信息技术的应用与发展，网络病毒和网络黑客等功击也不断的出现，对企业的信息化安全造成了根本利益上的侵害。现今网络安全问题已成为当前网络信息化工作的最重要的一部分。远程数据的传输和INTERNET的接入为企业的业务管理提供了广阔的空间，为使信息系统管理给企业带来更大的利益，就必须要有一个保证网络正常安全应用的平台，就必须要有一整套的信息系统管理制度来规范和约束企业每一位员工的行为规范与准则。同时这需要企业的每一位员工和企业共同参与，积极的发挥每一个人的能动作用，同时每一个人都必须遵守相应的规章管理制度，才能为企业创造效益，才能促进企业的发展。

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第一章计算机管理制度

为引进现代化信息工具，推动现代化管理，使公司管理规范化、程序化、迅速快捷，根据企业管理需要，保证公司日常工作的正常运行，特制定本制度。

1．1 计算机硬件管理制度

1．1．1 计算机使用管理制度

1、必须按照正常的开关机流程进行开关机操作（开机流程：接通UPS电源→外设（含显示器）

→主机→权限内工作；关机流程：关闭各应用程序→关闭主机→外设（含显示器）→UPS电源）。

2、为保证设备正常运转，未经允许不得改动或移动供电、网络和计算机设备。不得在任何状况

下带电拨插硬件设备,否则，由此产生的责任由使用者承担。

3、电脑硬件更换需经部门经理或主管同意，报公司领导批准后方可由相关人员进行购买更换。

4、计算机USB接口由公司统一进行封闭，未经部门主管或经理许可不得使用USB接口。

5、公司禁止使用、传播、编制、复制电脑游戏，严禁上班时间玩电脑单机游戏和网络游戏及与

业务无关的上网聊天，严禁未经许可使用QQ、TM等进行网络聊天，更不得利用QQ、MSN 等网络软件传送公司相关资料。

6、公司落实电脑管理责任部门和责任人，负责电脑管理的各项工作；各部门及人员使用的电脑

根据实际情况挂帐于部门和电脑使用人员。

7、为保证公司相关资料的保密性与安全性，工作人员只能使用自己的计算机进行各项工作，任

何人员不得擅自使用其他人员的计算机。若工作需要使用其它人员的计算机时，必须报部门主管或经理审批后方可使用。

8、公司鼓励员工使用电脑。在不影响业务情况下，员工应学习能熟练地进行电脑操作。

9、公司鼓励员工开发电脑资源，提高公司决策和管理水平。

10、网络管理员必须建立电脑信息台帐，监控各部门计算机及设备的使用登记、维护、更新、报

废等工作，对设备的整个生命周期进行管理。

11、公司员工应恪守此制度，若有违反，则根据情节轻重予以50-100元罚款；

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1．1．2 计算机及外围设备申请管理制度

随着公司业务的不断发展壮大，计算机应用领域也不断地扩大，同样地外围设备也将越来越多，现根据公司实际情况，特制定以下设备申请流程及管理制度。

1、公司各部门根据实际需求情况，拟定计算机及外围设备需求申请报告。

2、申请报告经部门经理或主管报分管总经理审批。

3、采购人员据审批后的报告进行设备采购。

4、设备采购后由行政部根据报告进行分配并挂帐于相关部门及人员。

5、公司员工应爱护计算机及外围设备。

6、进行更新后的外围设备，网络管理员应及时在计算机信息台帐中进行登记。

附：计算机外围设备指打印机、扫描仪、数码相机等外设设备。

1．1．3 计算机配件更换申请管理制度

计算机的使用日渐频繁，计算机折旧及损耗也将增大，为保证计算机的日常运行，保证计算机在出现问题后能够得到及时的维护，保证工作的高效率，特制定以下制度。

1、各部门人员所使用的计算机出现硬件故障时，应及时通知网络管理员进行检查。

2、网络管理员根据检查情况，提出合理化的硬件更换（新）建议。

3、部门使用人员根据网络管理员的建议提出更换（新）申请报告，并由部门经理或主管签字确

认。

4、采购人员根据签字确认后的申请报告进行购买。

5、严禁未经许可私自更换任何计算机零配件等。

6、网络管理员根据情况在计算机信息台帐中登记各部门计算机配件更换（新）情况。

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1．2 计算机软件管理制度

1．2．1 应用软件使用管理制度

1、公司鼓励员工熟悉使用物流分销系统管理软件，提高业务管理水平。

2、公司员工应设置自己的系统登录密码，并不得泄露系统登录用户及其密码和软件登录用户及

密码，当需要暂时性离开座位时请锁定计算机，以确保系统和应用软件数据安全。

3、公司员工只能按照系统管理员分配的用户权限进行工作，不得以任何形式自行提升用户权限。

4、系统管理员根据各部门制定的软件使用权限对使用人员进行权限分配管理，公司员工只能按

分配的用户进行登录，不得使用其他人员的用户名进行登录操作，违者追究双方人员责任。

5、任何人员不得将公司应用软件拷贝、安装到个人私人计算机上。

6、系统管理员对公司的各应用软件数据（如物流分销系统、财务软件等）定期进行备份，并由

行政部负责保管，以防止数据丢失，确保公司数据安全。

7、未经许可，公司任何人员不得通过任何形式登录公司域服务器、数据库服务器等。

1．2．2 软件安装申请管理制度

1、公司鼓励员工业余时间学习与工作相关的软件。

2、公司员工不得私自安装与工作无关的任何软件，如游戏、聊天软件等。

3、若各部门需要安装相关软件时，须经部门主管或经理批准后，由系统管理员进行统一安装。

4、系统管理员应对计算机软件进行全面化管理，制定各部门统一使用的软件列表。

5、各部门在对本部门资料或数据进行备份刻录时，必须报总经理批准后，方可由系统管理员统

一刻录，并交由行政部统一管理。

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1．3 计算机保养管理制度

1、计算机使用人员必须对本机进行基本保养与爱护。

2、计算机使用人员必须对其使用的计算机每周进行一次小清洁（机外清洁），每月进行一次大清洁（机

内清洁），由网管员进行检查督促。

3、计算机的保养必须使用正确的保养维护方法。

4、计算机使用人员不得在主机、显示器等上面进行乱写乱画，保持其整洁清爽。

5、任何人员不得带电拨插任何计算机设备。

6、对计算机设备应轻拿轻放，不可用力捶砸等。

7、在关闭计算机后必须关闭UPS电源。

1．4 计算机机房管理制度

1、重视安全工作的思想教育，防患于未然。

2、凡进入机房的人员必须遵守公司的相关规章制度，以及机房的各项管理规定，爱护机房内的所有

财产，爱护仪器设备，未经管理人员许可不得随意使用，更不得损坏，如发现人为损坏将视情节按有关规定严肃处理。

3、机房内禁止吸烟，严禁明火。

4、网络管理人员必须熟悉机房用电线路、网络设备性能及安全工作的有关规定。

5、机房使用的用电线路必须符合安全要求，必须定期检查、检修。

6、杜绝黄色、迷信、反动软件，严禁登录黄色、迷信、反动网站，做好计算机病毒的防范工作。

7、网络管理员须随时监测机器和网络状况，确保计算机和网络安全运转。

8、未经网络管理员许可不得进入机房。

9、工作结束时，网络管理员必须要关闭门窗，认真检查并切断每一台计算机的电源和UPS电源，然

后切断电源总开关。

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第二章计算机网络管理制度

2．1 网络规范管理制度

1、未经网管批准，任何人不得改变网络拓扑结构，网络设备布置，服务器、路由器配置和网络参数,

任何人不得更改网络设置以及计算机IP地址等。

2、各部门定期对本部门资料及数据进行备份以防发生故障时进行恢复。

3、用户入职使用电脑时应填写“用户入网申请登记表”用户姓名、部门名称、初始目录、权限等等，

申请表要经部门领导签字后交网络管理员办理；员工离职时,由行政部门出具“用户注销通知”以通知网络管理员注销该用户。

4、网络管理员为用户设置明码口令，用户可以根据自己的保密情况进行修改口令，用户应对工作站

设置开机密码（开机密码由网络管理员设置统一的超级用户密码，然后再根据用户需求设置用户开机密码）和屏保密码。

5、用户帐号下的数据属于用户私有数据，当事人具有全部存取权限。

6、未经许可，严禁任何人擅自操作服务器。

7、当工作站出现故障时，不得私自拆装电脑（进行修理），应及时向网络管理员反映情况，由网络管

理员负责处理。

8、若经发现有违反以上制度的则根据情节轻重处以50-100元罚款。

2．2 计算机网络病毒的防治

1、任何人不得在公司的局域网上制造传播任何计算机病毒，不得故意引入病毒。

2、网络使用者发现病毒应立即向网络管理员报告以便获得及时处理。

3、网络服务器的病毒防治由网络管理员负责，各部门人员所使用的计算机病毒的防治由使用人员负

责，网络管理员定期或不定期地进行指导和协助。

4、各部门根据网络管理员的提示每周对计算机病毒库进行定期升级。网络管理员每周对各部门计算

机进行检查,若发现计算机未按统一要求进行病毒升级的,有权对计算机使用人员进行10-50元罚款处理。

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第三章企业电子文档管理制度

3．1 电子文件存档管理制度

1、公司各部门的电子文档（件）应当在主管或经理计算机上或者文件服务器上建立专门的部门分类

文件夹进行保存。各部门主管负责本部门电子文件的积累、保管和归类整理工作。

2、任何人员不得将公司相关资料包含电子文件通过任何途径传递出公司，一经发现重罚。

3、电子文件的管理由行政部门负责，各部门要提供协助和支持。

4、归档的电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上

保持一致。

5、各部门具有重要保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝进行备份保存。进行归档

时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

6、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

7、用扫描仪、计算机辅助设计或绘图等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，同时

应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件及数据参数。

8、用音、视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法及属性标识和相关软件。

9、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，

收集时必须连同相关软件一并收集，以便于以后查询使用。

10、各部门对保存的每份电子文件均需在本部门的电子文件登记表中进行登记并附有纸张打印

件，部门主管与经理应在打印件上进行签字确认。电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

11、网络管理员在对电子文件进行刻录时应根据各部门的实际情况进行归类集中，制成归档数据集，

拷贝至耐久性的易保存的刻录载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

12、常用的储存载体应按此载体优先顺序分别使用：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。

存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，以标明电子文件的类别及内容，同时附带电子文件登记表一同保存。

13、归档的电子文件封存载体不得外借，各部门需要借阅查询相应的电子文件时，应到行政部完善相

应的借用手续。

14、行政管理部门应对储存的资料数据每半年或每一年进行检查，检查其适用性、可读性。

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3．2 文件共享管理制度

1、各部门应根据具体工作需要须建立与总经理或部门主管之间的共享文件夹时，应及时通知网络管

理员在服务器上建立相应的共享文件夹，并根据各部门提供的权限分配管理进行权限分配管理。

2、部门内部员工之间的共享仅限于在主管或经理计算机上或者根据需要在服务器上建立共享文件

夹。

3、部门与部门之间的共享文件夹由网络管理员根据各部门提供的共享要求及共享人员权限要求在文

件服务器上建议相应的共享文件夹并分配权限。

4、任何有读、写、控制等权限的人员不得对共享文件夹内的文件进行删除、复制、更改等。

5、公司员工只能访问自己共享的和共享给自己的文件夹，任何人不得以任何形式访问与自己无关的

共享文件夹及文件。

6、基层员工的计算机上不能出现共享文件夹，以前出现的则根据需要进行逐步调整。

7、部门主管或经理对共享出来给内部或者部门之间的共享文件，不需要对方进行批阅或修改时，必

须将该文件设成只读文件。

8、公司任何员工必须遵守以上文件共享管理制度，若有违反则根据情节轻重处以50-100元的罚款。

3．3 文件应用管理制度

1、公司员工在工作中所做的任何电子文档不得进行加密处理（除经部门主管或经理或总经理许可外）。

2、加密的电子文件需要进行解密处理时，必须经部门主管或经理或总经理批准后进行解密处理。

3、公司员工离职时，需陪同网络管理员应对其电脑内所有的电子文档进行清理，以确认没有进行

加密处理过。

4、员工离职时，若经发现有加密的电子文档并且不能提供文档密码时，则处以100-200元扣款。

5、禁止任何人员删除、复制、更改计算机和共享文件夹内的文件（重复的、临时性文件除外）。

6、员工对自己电脑内的文件夹及文件负责，员工离职时不得删除电脑内任何文件夹及文件。

7、网络管理员定期对文件服务器上的文件进行备份清理监控。

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第四章互联网管理制度

4．1 互联网上网申请管理制度

1、为了保障公司网络的安全性以及控制上网权限，公司采取上网申请管理制度。

2、公司员工若因工需上互联网，应填写“上网申请单”并报总经理或总经理授权人员审批。

3、网络管理员根据批准后的“上网申请单”开通互联网，并依照申请单上所填写的日期、时间

进行上网监控管理。

4、任何人员不得无批准的上网申请单而以其职务、身份、岗位等要求网络管理员开通互联网。

5、上网人员不得无故要求网络管理员延长其上网期限，若确需延长的，仍需报审批。

6、接入互联网的人员必须按照其申请单上的内容访问互联网，不得浏览与内容不符的网站内容。

7、网络管理员对上网人员的网络行为有权进行监控与管理。

8、网络管理员对无上网申请单的上网申请有权拒绝接受，公司员工应共同遵守此制度条款，若

有多次违反，则处以50-100元罚款。

4．2 互联网安全管理制度

1、任何人员必须遵守国家关于网络信息计算机系统安全保护的条例和计算机信息网络管理的暂

行规定。不得在网上发布或散发关于反政府、反社会以及有损企业形象、声誉的言论。不得

访问色情、反动网站等。

2、公司员工对自己在互联网上的行为承担责任，坚持“谁上网谁负责”的原则，公司对上网人

员在互联网BBS论坛、留言板等上的言论不负任何责任。

3、上网员工不得通过互联网以任何形式将公司的资料或数据传递出去。

4、开通互联网的人员不得在网上收听音乐、网上看电影以及打游戏等与工作无关的事情。

5、开通互联网的人员不得在互联网上进行木马程序、病毒程序的散发与传播。

6、开通互联网的人员不得在网上下载与工作无关的软件程序、图片、音乐、游戏等。

7、开通互联网的人员不得利用QQ、MSN、UC等聊天软件进行网络视频聊天（工作联系除外）

或者玩各类游戏（含计算机附件内的游戏等）及网络游戏等。

8、开通互联网的人员只能访问本公司网站及与工作有关的网站，不得访问与工作无关的网站。

9、开通互联网的人员不得将计算机让予他人使用上网，一经发现双方重罚。

10、违反以上条款，则根据情节轻重处以50-200元罚款。

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