办公室日常行政制度201602(1)

东文办公室日常行政制度

名称 办公室日常行政制度 编码 页次 1 版 本 修改状态 2016第一版 第一章 总则 为加强公司管理，使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，特制定本制度。 第二章 细则 第一条 服务规范 1. 仪表：公司职员应仪表整洁、大方。 2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 3. 用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4. 现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。 5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 第二条 办公秩序 1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。 3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁、整齐。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期

名称 办公室日常行政制度 编码 页次 版 本 修改状态 2016第一版 1 4.部门、个人专用的设备由部门指定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。 5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向相关人员报修，以便及时解决问题。 6.吸烟应到规定的区域范围（如洗手间、门口阳台），禁止在办公室（坐位上）吸烟。 7.办公室人员外出《外出单》或用车(公车或的士)需由直接主管或总经理同意或审批。 8.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事,除业务有关人员需上网外,其余正常上班时间不得用本部电脑上网聊天。 第三章 办公礼仪规范 第一条 职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下： 1、头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。 2、指甲：职员指甲不能太长，应经常注意修剪；女性职员涂指甲油应尽量用淡色。 3、胡须：男性职员胡须不宜留长，应注意经常修剪。 4、女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。 第二条 办公室职员上班服装如公司有制服应穿公司制服，无制服者应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期

名称 办公室日常行政制度 编码 页次 版 本 修改状态 2016第一版 1 第四章 责任 第一条本制度的检查、监督部门为行政人事主管、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予相应的警告处分。 第二条行政人事部对本制度负有最终解释权和修改权。 第三条本制度自公布之日起生效执行。 第五章 公司办公室规章制度 一、基本制度 1.在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。 2.爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。 3.不得利用办公室会客、聚会。 4.各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。 5.办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。 6.不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。 二、会议制度 1.参会时，不迟到、不早退；有病、有事的确不能出席会议者应先请假，同意后方有效。 2.每周周一上午举行例会，各部门之间交流工作情况和制定工作计划。 3.各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。 4.做好办公室清洁卫生。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期

名称 办公室日常行政制度 编码 页次 版 本 修改状态 2016第一版 1 第六章 办公室规章制度 办公室是公司的综合性、服务性、行政事务性部门，办公室工作好坏体现全公司的工作面貌和业务水平，因此全公司人员必须积极配合办公室的工作。为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本规章制度。 一、办公室考勤制度 1.为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。 2.公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本部门负责人同意。 3.每周一至五为正常上班时间，周六、日休息。必要时周六、日公司根据个人意愿轮流值班。公司节假日值班由办公室统一安排。 二、请假 1.请假必须填写请假单，按规定程序审批。 2.请病假须持校医院或县以上医院诊断证明方可请假，经经理审批同意，方可离开岗位。 3.公休假、婚丧假、产假等国家规定的假均须履行请假手续，经经理审批同意后，按国家有关规定执行。 4.请假期限将到，若要续请，必须提前一天办理续假手续，续假手续与请假手续相同。续假以一次为限。 5.上班后在经理和考勤员处及时销假。提前返回，病事假按实际离岗时间计算。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期

名称 办公室日常行政制度 编码 页次 版 本 修改状态 2016第一版 1 三、签到制度： 1.上班实行签到制。办公室人员为：早9:30—下5:00。上班后10分钟内为签到时间，超10分钟按迟到记录，提前10～20分钟下班按早退计算，迟到或早退30分钟以上者按旷工半天记。 2.因工作原因不能按时签到者，本人写明原因，主任签署意见后，不作为迟到计算。 3.因工作需要加班，经经理批准，方可按加班对待。 四、办公室文件收发规定 1.董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发.业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 2.已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。文件由拟稿人校对，审核后方能复英盖章。 3.董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。 4.经签发的文件原稿送办公室存档。 5.外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。 6.文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期

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