会议管理制度

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会议管理制度

文件编号：XL-QD-WI－004 版 本 号：A版 受控状态：

分 发 号： 2017062101

分发部门：塑胶部 模具部 品质部 PMC部 行政部

办公室

批准： 审核： 编写： 周健 发布日期： 实施日期：

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会议管理制度

1.目 的：为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。 2.范 围：公司例会、生产例会、品质例会、计划会议、专题会议、临时会议。 3.职 责： 3.1会议召集人

3.1.1确定会议主题和目的； 3.1.2确定会议主持人、参加人员； 3.2会议主持人

3.2.1确定会议通知人、记录人；

3.2.2确定会议议程，同时向办公室管理人员申请使用会议室，由生产办给予安排。 3.2.3准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；

3.2.4确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难﹑

恶意攻击、逃避责任﹑急于了事和专横自大等；

3.2.5平衡发言，发挥群体力量，确保与会人员充分发表意见； 3.2.6善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持； 3.2.7会议召开时间及议程变更的事前协调； 3.2.8会议纪律的监督、违规行为的处理；

3.2.9确保会议结束时所有提出之未完成事项，责任明晰、完成期限明确具体； 3.2.10会议记录的签核；

3.2.11会议决议或对策实施效果跟踪验证。 3.3会议类型

3.3.1周生产计划会：周一上午10:00-10:30 3.3.2周生产总结会：周六下午17:00-17:30 3.3.3每批次订单的生产计划会与临时性会议

3.3.4每天班组早会，每周一早会，每月总结会与下月计划会

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3.3.5周品质例会，月品质例会 3.4会议记录人

3.4.1提前十分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场；

3.4.2组织签到（列席人员不需签到），发放并收回《会议签到表》，在会议正式开始

前向会议主持人报告会议缺席情况； 3.4.3现场记录会议内容；

3.4.4会议结束后1个工作日内整理完成会议记录、决议，报主持人审核签字并发至各

相关部门/人；

3.4.5会议结束时公布违规情况，并做好违规处罚记录； 3.4.6检查、协调和跟进会议执行状况并向主持人汇报执行状况。 3.5参会人员

3.5.1事前准备相关会议资料和发言准备；

3.5.2准时参加会议，临时突发事件导致不能准时参加或缺席，提前30分钟通知会议主

持人并经主持人同意后，委任职务代理人参加；

3.5.3紧急会议在会后2个工作日内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例

会或其它形式向下属传达会议精神；

3.5.4按会议决议规定，进行工作安排、付诸行动、落实会议决议。 4.会议纪律：

4.1与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备； 4.2与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备； 4.3会议期间将手机关机或调为振动； 4.4会议期间禁止吸烟；

4.5会议期间禁止接听电话，如遇客户、总经理等紧急来电必须接听时，应先知会主持

人同意后离场接听；

4.6与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意；

4.7会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜； 4.8需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言； 5.管理办法：

5.1会议迟到者，按参会人数进行处罚，以每分钟每人一块，以10元为最高限额。超过

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20分钟按旷会处理，旷会一次处罚50元；

5.2未经会议主持人同意私自早退会议的，处罚50元/次；

5.3未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，每逾期1

个工作日处罚20元/项；

5.4会议记录人未在会后1个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分

发至相关部门的，处罚10元/次；

5.5会议期间手机铃声响、未经主持人同意在会场接听电话的，处罚10元/次； 5.6参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的，处罚20元/次； 5.7未经主持人同意擅自发言的，处罚10元/次；

5.8会议主持人不得擅自调整例会时间，否则处罚主持人50元/次，更不得擅自取消例

会，否则处罚主持人100元/次，客观特殊情况不能召开例会的，须经副总经理同意方可调整或取消，并以邮件方式通知各部门；会议完成后会议签到表与会议记录复印一份，交行政部存档。未存档处罚主持人50元/次。

5.9在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者，

视情节轻重处以100—500元罚款/次；

5.10违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，处罚10元/次； 5.11所有罚款全部统一纳入公司福利基金，用于员工福利支出。 6、附则：

6.1本制度由生产办负责制订、修改、解释； 6.2本制度自颁布之日起生效实施。 7、相关表单： 7.1会议通知单 7.2会议签到表 7.3会议记录表 7.4会议决议

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7.5公司例行会议一览表

会议名称 周生产计划会议 参加部门 会议时间 会议召集部门 会议室 主持部门 PMC 注塑/品质/ 星期一上午模具/PMC 10：00 星期二上午10：00 每月5日 周品质会议 月品质会议 注塑/模具 会议室 品质部 周生产总结会议 各部门/注塑/模具/品质/工程/PMC/仓库/跟单 星期六下午 17:00 会议室 周健 月生产总结会议 各部门/注塑/模具/品质/工程/PMC/仓库/跟单 每月30月下午 17:00 会议室 周健 订单生产计划会 新产品评审会议 7S总结会 安全会议 各部门培训会议 各部门内部周生产/总结会议 各部门负责人 各部门负责人 各部门负责人 各部门负责人 相关人员 临时通知 临时通知 每月5日之前 每季度一次 临时通知 会议室 会议室 会议室 会议室 会议室 会议室 PMC 工程部 7S委员会 安全主任 培训负责人 部门负责人 部门组长/主管 每周一次或 临时通知

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会议记录表 XL.002.002

会议名称 时 间 记录人 主持人 地 点 抄 送 出 席 列 席 参加人数 缺席人员 会 议 记 录 发言人 发 言 内 容

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会议报到人员签名名单 XL.002.003

会议主题： 会议时间： 会议地点： 召开会议部门： 会议召集人： 会议主持人：

参加会议者签名：

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会议通知单 XL.002.003 会议通知单XL.002.003 会议主题： 会议主题： 会议时间： 会议时间： 会议地点： 参加会议者： 开会的部门： 会议召集人：

会议地点： 参加会议者： 开会的部门： 会议召集人：

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会 议 决 议 XL.002.004

序号 决议事项 完成时间 责任人 跟踪人 跟踪结果 处罚记录 主持人确认 日 期

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会议管理流程会议召集人确定会议主题、目的及主持人和参会人员会议主持人会议记录人会议通知人参会人员总经办先向总经办申请会议室，并给予安排会议室节点延期，重新通知安排会议议程，确定通知人及记录人接到通知，并通知各参会人员A1、如不能准时参加的则提前30分钟通知会议主持人，经同意后委托职务代理人参加。会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员手中是如期举行否提前10分钟做好会场准备B准时召开会议，控制会议节奏，平衡发言，确保会议不受干扰，会议纪律的监督、违规行为的处理会议结束时，明确所有提出之未完成事项，明确责任和完成期限组织签到，向主持人汇报会议缺席情况A准备参会资料或发言准备，提前5分钟到达会场。C现场记录会议内容会议结束公布违规情况并做好违规处罚记录D1、根据会议决议，做好工作安排，落实会议决议，并接受主持人的跟踪验证。会议结束后及时做好会场整理工作会议结束后在规定时间内向下属及时传达会议精神会议记录的签 核1个工作日内整理完成 会议记录、决议报主持人审批D审批后发至各相关部门及相关负责人手中根据会议决议，做好工作安排、付诸行动、落实会议决议。检查、协调和跟进会议执行状况并向主持人汇报执行情况 会议决议或对策实施效果跟踪验证

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