协同办公系统操作手册

协同办公(OA)系统操作手册

协同办公系统

操 作 手 册

新疆电信有限公司巴州分公司 2006年8月

协同办公(OA)系统操作手册

协同办公系统系统使用说明书

目 录

前 言 ....................................................................................................................... 3 第一部分 系统概述 ................................................................................................... 4 第二部分 使用前的准备工作 ................................................................................... 5

使用前的准备工作，一共分为5步：1、IE版本的升级及属性设置；2、Word设置；3、需安装软件的安装；4、Flash控件的安装；5、Acrobat软件的安装。 ............................................................... 5

IE版本的升级及属性设置。IE是Internet Explorer的简称，是我们平常浏览网页的 。IE版本要求是6.0以上的版本，方能确保可以正常浏览协同办公系统相关信息并查看各个功能模块。5

第三部分 VPN拨号 ................................................................................................ 10

一、VPN软件的安装。 ........................................................................................................ 10 二、VPN拨号快捷方式的创建 ............................................................................................ 11 三、VPN拨号快捷方式属性的设置 .................................................................................... 13

第四部分 OA系统具体应用 .................................................................................. 16

一、信息采集 ......................................................................................................................... 20 二、发文管理 ......................................................................................................................... 21 三、收文管理 ......................................................................................................................... 40

第五部分 OA系统常见故障及处理说明 .............................................................. 46 OA系统大事记 .......................................................................................................... 47 各县市 “协同系统办公系统”管理员联系电话 ................................................... 49

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前 言

“政府协同办公系统”是新疆电信公司依据新疆维吾尔自治区各级党政系统电子政务建设需要，与联想公司联合开发、推出的一套基于互联网络运用VPN加密技术实现远程办公、异地办公的现代化办公软件。“政府协同办公系统”不仅仅实现了电子化公文的传输，实现了资源与信息的共享，而且让“异地办公、远程办公”成为了现实,“政府协同办公系统”的应用推广是电子政务建设的有效尝试，是推进电子政务建设进程的有效途径。

2005年7月，“政府协同办公系统”在焉耆县政府进行试点推广，试点成功后，巴州电信公司协助全州各县市政府大范围、大力度推行“政府协同办公系统”，并与2006年4月1日完成了库尔勒市政府“政府协同办公系统”的应用推广，实现了巴州八县一市政府协同办公系统的全面推广。

为进一步指导每一位使用者更方便、更快捷的掌握“政府协同办公系统”的使用方法，特编写此操作手册，该手册仅仅将最常用的功能进行了介绍，对于此手册中未提到的功能具体操作办法可见《政府协同办公系统使用说明书》（使用说明书可在协同办公主界面“系统帮助中”下载）。

请各位读者参照该手册，在“政府协同办公系统”的使用过程中，多用、活用协同办公系统，对该手册中所介绍功能具体使用方法如有疑义请与巴州电信公司王小虎联系，联系电话09962800205，Emial：yuanfen5@.

巴州电信分公司将坚持“用户至上、用心服务”的服务理念，把巴州电子政务建设看作企业的头等大事，将全力以付的、一如既往的为巴州各级政府做好服务工作，协助各县市政府全面推进“政府OA系统”的应用推广工作，为全巴州各级政府早日实现“无纸化办公”贡献力量，结合梨城数字城市建设需要，为建设巴州和谐信息社会奋斗不止！

编 者 2006年8月

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第一部分 系统概述

“政府协同办公系统”（以下简称“OA系统”）是基于互联网络，运用VPN拨号技术实现网络协同办公的一套运用成熟的办公自动化软件。

首先，要给大家特别说明的问题是，OA系统必须是基于互联网络的。意思是说如果要使用OA系统，必须要保证自己的计算机是连通互联网的，互联网是使用OA系统的前提，没有互联网OA系统是无法运行的。

在连通互联网的前期下，要通过VPN拨号将计算机与协同办公网络进行连接，这里的VPN拨号有两个作用：

1、连通协同办公系统。OA系统无需安装任何硬件设备，仅需要进行VPN 拨号就可以完成计算机与协同办公网络的连接，VPN拨号是计算机与协同办公系统的一个桥梁，是实现协同办公系统的必要途径。

2、将协同办公网络与互联网隔离，确保公文传输的安全性。在互联网连通的情况下，运用VPN拨号连通OA系统，同时VPN将协同办公网络与互联网进行隔离，计算机终端只能访问协同办公系统，不能正常浏览互联网网页。

本手册中将结合上述内容，从“使用前的准备工作”、“VPN拨号”、“OA系统具体应用”三个方面做以介绍，请大家在使用过程中也按照第一步“先做准备工作”，第二步“VPN拨号”，第三步“OA系统具体应用”的先后顺序进行操作。

此外，本手册中会涉及的一些需要下载并安装的软件，请大家读到这里，首先在自己的电脑E盘中创建一个名称为OA的文件夹，再到/oapx中，将这里面的信息全部下载并保存到E：/OA的文件夹中，再阅读后面的内容 。

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第二部分 使用前的准备工作

使用OA系统，第一步先做一些必要的准备工作，对计算机操作系统相关应用软件进行设置及修改，方能保证能正常浏览文件、正常收、发公文。 使用前的准备工作，一共分为5步：1、IE版本的升级及属性设置；2、Word设置；3、需安装软件的安装；4、Flash控件的安装；5、Acrobat软件的安装。 IE版本的升级及属性设置。IE是Internet Explorer的简称，是我们平常浏览网页的 。IE版本要求是6.0以上的版本，方能确保可以正常浏览协同办公系统相关信息并查看各个功能模块。

首先，查看IE的版本。打开IE浏览器，即用鼠标左键双击桌面 图表，点击“帮助”菜单，再双击“关于Internet Explorer”，就会显示下图页面，第一行版本中显示的信息最前面的数字“6.0”就是我们计算机的IE浏览器的版本。如果不是6.0的版本，到E盘OA文件夹中找到IE6.0进行安装即可。

其次，进行IE属性的设置，IE的设置包含常规和安全两个模块。与查看IE的版本方式相同，打开IE浏览器，在“帮助”菜单旁边点击“工具”菜单，再双击“Internet选项”。

首先点击“常规”选项，再点击“设置”，将检查所存网页的最新版本选为“每次访问此页时检查”；并将使用的磁盘空间改为1MB，用鼠标将“修改2”拖动到最前端，或者将“修改3”数字改为1就可以了。

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再点击“安全”模块，点击“受信任站点”，再点击“站点”进入下图页面。首先将“对该区域中的所有站点要求服务验证”的√去掉，相当与对该信任站点发送的所有信息完全信任，无需验证。第二步，将协同办公网址10.60.0.X加入到信任站点中，输入 10.60.0.X，点击添加， 例如库尔勒市OA就输入10.60.0.9。

二、Word设置。Word设置，是在OA系统上进行公文传输时进行修改痕迹保存的重要前提，进行了Word设置，再完成客户端需安装软件的安装就可以实现修改痕迹的保存，将修改的部分以红色进行标识，以便与原稿进行区分。打开一个Word文档,选择“工具”菜单,再选择“宏”，选择“安全性”

。需要对安全级、

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可靠发行商两个模块进行设置。将安全级设置为“无”或者“低”，可靠发行商的可选信任项全部都打上√。

三、需安装软件的安装。是在进行Word设置基础之上，安装相关软件，确保

打开文件夹，安装“

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四、Flash控件的安装,确保计算机可以正常查看领导讲话滚动图片等以Flash显示的信息，双击install-flash-player-active-x即可。

五、Acrobat软件的安装，确保计算机可以浏览红头文件，并制作红头文件，加盖电子公章，双击E盘OA文件夹里的Acrobat，再双击“Setup.exe”，依据一般软件安装方式，按照系统提示一直点击下一步即可。

在进行Acrobat软件安装时，唯一要注意的是要我们输入“序列号”， 在

“Serial”文本文档中有两个“序列号”，如果第一个提示“序列号无效”就说

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明不能用，就选择第二个就可以完成Acrobat软件的安装了。下图中第三行及底五行数字串就是序列号。

Acrobat软件安装完成后，使用前的准备工作就已经完成了。

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第三部分 VPN拨号

第一部分准备工作完成后，需要通过VPN拨号，将自己的计算机与协同办公系统进行连接，VPN在这里起到了一个桥梁作用，但是她是使用协同办公系统必不可少的桥梁。

要实现VPN拨号分需要做三项工作，第一步VPN软件的安装；第二步VPN拨号快捷方式的创建；第三步对拨号快捷方式的属性进行设置。 一、VPN软件的安装。

在E盘OA文件夹下找到ZW.reg文件，双击此文件，当系统提示“是否确认要将E：\OA\ZW.reg中的信息添加进注册表”,在此点击“是”，当提示“E：\OA\ZW.reg中的信息已被成功地输入注册表”时，点击确认，第一步VPN软件的安装过程就完成了。

信息确认完成后，VPN软件的安装工作就到此结束。

VPN软件安装完成后，需要重新启动计算机，再进行第二步拨号快

捷方式的创建。特别说明：VPN软件安装完成后，必须重新启动计算机。

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二、VPN拨号快捷方式的创建

与一般ADSL拨号方式的创建过程方法一样，只是在创建过程中需要将几个设置按照协同办公系统的要求进行修改：首先在桌面上找到“网上邻居”，单击鼠标右键，点击属性按钮，出现下图页面。

进入该页面后，双击左上方“创建一个新的连接”：

按照“新建连接向导”一步步进行操作，在连接创建过程过需要注意四个问题。在此页

中需要注意第一个问题，选择的“网络连接类型”应该为“连接到我的工作场所”，需要特别注意，在小字注释中有“VPN说明的”为我们选择的一项。

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需要注意的第二个问题，在“网络连接”页面选择的是“虚拟专用网络连接”一项，与上一步一样，需要选择小字中有VPN说明的这一项“虚拟专用网络连接”。

在出现“连接名”页面时，我们输入一个公司名称，请大家不要任意输入一个123，统一输入“单位名称+协同办公系统”，防止我们的同事将“123”这个看似无用的信息删除。比如，市教育局，在这里就输入“市教育局协同办公系统”，再点击下一步。

因计算机操作系统不同，在这里可能会遇到两种情况，第一种情况当系统出现“公用网络页面”即下图1时，我们选择“不拨初始化连接”。第二种情况直接出现图2。

图1 图2

如果系统出现了第一种情况，即系统出现了“公用网络”选择时，我们选择“不拨初始化连接”再点击“下一步”，出现图2的页面。在图2的“VPN服务器选择”页面中，要我们输入主机名称，我们统一输入“218.31.132.220”。

这里有第三、第四个问题需要大家注意：

第三个需要注意的问题，如果我们的计算机出现了“不拨初始化连接”与“自动拨此初始化连接”即上图1所显示内容，我们一定要选择——不拨初始化连接。

第四个需要注意的问题，如果没有出现图1页面直接出现的是图2页面，在这里全州各县市各个单位统一输入主机名称是“218.31.132.220”。这个VPN的主机名“218.31.132.220”是架设在巴州电信公司机房的大型服务器，这台服务器实现了互联网与协同办公网络的隔离，同时每一台计算机通过VPN

拨号到该

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服务器上，实现计算机与协同办公网络的连接，操作完成后第2个大的步骤，VPN拨号快捷方式的创建过程就完成了。 三、VPN拨号快捷方式属性的设置

首先在桌面上找到“网上邻居”，鼠标右键，点属性，进行就可以看到“市教育局协同办公系统”这一个虚拟网络网络，点击“市教育局协同办公系统”，单击鼠标右键，选种“属性”按钮就会出现下图2的页面。

图1

在图2中，点击属性，进入图3。

图2

图3

图4

图3 图

4

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在图2中点击“属性”按钮后，在图3中选中“安全”模块，点击“高级（自定义设置）”，在点击“设置”按钮，出现图4页面。

VPN拨号快捷拨号方式的属性设置，就是在图4中进行设置。在这里面要对两个地方进行设置，首先将“数据加密”选为“可选加密”，再将“允许这些协议”的前三项打上“√”，提别提醒，在“允许这些协议”中一共有七个选项，我门只管前三个，其他的系统默认的是选中的我们不要删除，没有选中的我们也不用多余的去打上“√”，设置完成后点击“确定”按钮，再按系统提示，保存这些设置，属性设置工作就完成了。

经过“VPN软件的安装”、“VPN拨号快捷方式的创建”以及“VPN快捷方式”属性的设置三步以后，就可以进行VPN拨号，连通协同办公系统了。在“网上邻居”的属性中双击“市教育局协同办公系统”，会出现下图1的页面，在这里输入政府办公室给大家分配的VPN的用户名和口令，同时将“为下面的用户保存用户名和密码”选上，最后点击连接按钮，就可以连接到协同办公系统了。

点击连接后，系统会显示

，就

说明计算机正在“218.31.132.220”VPN服务器上进行身份验证，系统会自动的对每一个人输入的VPN用户名和口令进行验证，认为合法的用户就为该用户创建一个虚拟专用通道，将该计算机与协同办公网络进行连接。

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如果系统认证成功后，电脑屏幕右下角会显示“市教育局协同办公系统现在已连接”，就说明OA系统现在已经连接成功，可以正常使用了。如果未显示连接成功，提示连接失败，就按照VPN拨号过程中的三大步骤仔细检查下哪个环节出现了错误。

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第四部分 OA系统具体应用

拨号连接成功后，电脑会提示“市教育局协同办公系统”现在已连接，就可

以登陆协同办公网页进行网上办公了。具体操作办法是，打开IE浏览器，在地址栏中输入协同办公系统的网址10.60.0.X，敲键盘回车键就可以出现下图页面，这就是协同办公系统登陆页面，以库尔勒市OA系统为例，地址10.60.0.9。

在协同办公系统登陆页面右下角输入OA系统用户名和密码，点击“登陆”按钮正式进入协同办公系统，出现下图协同办公系统主页面，在右上角会提示当前人员的姓名。

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进入OA系统主页面，第一步工作请进行密码的修改。目前OA系统默认的初始化密码都是“11111111”，为了防止其他人员冒用自己的帐号登陆协同办公系统，请各单位秘书或者文件收发员首先修改单位领导的密码，并告诉每一个同事一定要修改自己的密码，保证OA系统相关文件的安全性。

修改密码的方式：在“个人事务”模块中选中“修改密码”（如图1），在“修改密码”页面输入新旧密码，点击“保存”就可以完成密码的修改。在这里建议大家不要拿出生日期或者电话号码做密码，最好用户数字与拼音组合的方式设置密码，降低泄密风险。比如：张三的出生日期是19760321，电话号码是6488888，不要用“19760321”或者“6488888”做密码，最好用“zhangs6488”这样拼音与数字组合的方式做密码，提高保密度。

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图1

图2

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协同办公系统包含公文管理、日常办公、协作交流、个人事务、系统管理五大功能模块。为了进一步加强协作交流，方便大家的使用我们增设了企业公告、站内信息、代办事宜、邮件通知、论坛人们等常用信息功能模块。

参照上页图1，现在我们详细的看看协同办公系统所能实现的各项功能。首先是公文管理，公文管理是系统办公系统最重要的组成部分，也是大家日常工作用的最多的一项功能。公文管理包含了收文、发文、签报、档案管理四个子功能，我们这里的公文管理完全实现了收发文的自动流转，这也协同办公系统的主要标志之一。

日常办公包含了请假管理、会议管理、车辆管理、信息发布、资产管理、物品管理这五个子功能，日常办公功能模块实现了日常工作当中所遇到的一些会议、请假、物品管理工作的电子化统筹。

协作交流包含常用信息、电子论坛、考勤管理三项子功能；

个人事务包含电子邮件、代办事宜、日程安排等六个子功能，她帮助个人实现了日常工作中的日程安排、变签提醒、邮件发送等基本事宜；

系统管理是帮助协同办公系统管理员进行群组设置，流程定义，人员组织调整的专署功能模块。

在系统办公系统主界面的正上方有一个代办事宜，在代办事宜一栏中显示了需要您处理的发文或收文相关工作，同时在有收发文需要您处理时系统会自动发送一条短信到您的小灵通上，提醒您及时进行相关文件的处理。

在代办事宜的左边是系统公告栏，她显示了信息发布管理员发布的一些时效性较强的相关文件，比如会议通知、领导决策等相关信息。

在代办事宜的左下方是“我的日程”显示栏，您可以随时进行相关日程安排的设定，同时她会按时显示您前期安排的当日需要处理的相关事宜，提醒您当日需要注意的一些日程安排。

在代办事宜的右边是“邮件通知”，当您有新邮件达到时她会在第一时间短信通知您某某人给您发送了主题为***的相关邮件。同时进入邮件通知内可以进行邮件的发送及历史邮件的查找。

在代办事宜右下方有一个常用导航模块，她对日常办公中常用的比如邮件发送、公文收发、会议预定等功能进行了快捷方式的设置，这些快捷功能都源自公文管理等五大模块中。

在协同办公系统主界面的正下发有一个站内信息栏，她显示单位每个单位工作中取得的好成绩、做的比较好的值得各单位学习和交流的一些信息，相对与企业公告栏所显示的内容，站内信息的时效性不是很强，此外信息发布管理员可以随时对站内信息进行相应的修改。

在左下角有一个自写短信对话框，我们可以编写公益信息或者节日祝福发送到指定小灵通号码上；

在右下角是系统帮助，这里面就包含了 “协同办公系统使用说明”，详细、全面的介绍了协同办公系统各个功能模块及具体操作办法。

在本手册中，只将常用的“信息采集”、“收文管理”、“发文管理”三个功能做以详细的说明，下面我们首先看下“信息上报”功能的具体使用。

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一、信息采集

在OA系统中“信息采集”有一个固定的流程，即各单位信息采集员进行信息采集并通过OA系统报送到政府办，由政府办、党办审核后，再发布到“协同办公主页面”的“站内信息”中，大家就可以正常浏览了。

在这里，大家可以看到只能由各单位“信息采集员”采集信息，其他人员是不能上报信息的也没有权限上报信息，只有各单位指定的“信息采集员”才可以在协同办公页面中看到“信息采集”这个模块，而且只有她可以看到并进行信息的上报。

具体使用方法是，在首页中点击“信息采集”模块（图1），就会出现信息上报的主页面，如图2，在这里面可以上到曾经上报过并经过政府办审核发布过的信息。

图1

图2

图2

上报信息工作分为两步，第一步，点击“新建信息”出现“信息上报”（图1），在这里填写好“信息标题”与“信息内容”在最下方是否公开处选择“是”，再点击保存按钮，就会出现下图2页面；在图2中直接点击上报就可以了。

如果说需要上传附件，在图2中点击浏览，选中需要上传的附件，再点击“上载”附件就上传成功了，最后再点“发布”就完成了信息的上报；

如果信息写了一半有紧急情况，没有办法立刻上报，可以先在图2中点击“保存”，让

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系统存储你写了一半的信息，等事情办完以后，在回到“未上报信息”中继续添写，按照上面的操作同样可以完成信息的上报。

图1

图1

图2

二、发文管理

OA系统发文管理与日常办公中的公文发文工作是进行对应的，OA系统中的流程完全与日常办公的发文流程是相同的，我们在OA系统中发文的时候一定紧密结合日常办公的发文流程，按照日常办公的流程在协同办公系统上完成公文的发送工作。

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