《管理文秘》（函授班）

《管理秘书实务》课程教案

绪论：秘书概述

第一节秘书

一、“秘书”词义的演变

据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物： 1.指宫禁中的秘藏之书。如《汉书·叙传》：“斿博学有俊才，??与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”

2.指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。“谶”是巫师或方土制作的一种隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆；“纬”与“经”相对而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的著作；因谶纬源于古代关于河图洛书的传说，故以“图谶”连称此类书。如《后汉书·郑玄传》：“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”《说文·序》曰：“秘书说曰：日月为易。”段玉裁释为：“秘书，谓纬书。”

3.指官员职务的名称。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”“秘书监”(藏书机构)掌宫中图书秘籍，其主要负责官员称“秘书监”，相当于皇家图书馆长或档案馆长。下设“秘书丞”和“秘书郎”，相当于副馆长和管理员。这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作。东汉末年，曹操改秘书监为秘书令，由秘书令取代尚书的职权，使秘书令不仅掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令掌尚书奏事，与今天的秘书长接近。可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。此后，历代封建王朝虽然大都设有名为“秘书”的官职（如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等），但其职能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”、“中书舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。

4.指行政职位。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设秘

书室，秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义上的秘书职务了，不仅彻底摆脱了与“秘密藏书”含义的联系，由指物转变为专指担任某职务的人；同时，作为一种特定的职务，秘书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责。但是，这时的秘书，主要是政务秘书，还不能等同今天的职业秘书。

5.指社会职业。就世界范围而言，秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。对第三产业或服务性行业，我们不能仅仅狭隘地理解为商业和生活服务业，它也包括各种智力服务，比如教师、医生、律师等等。秘书则是以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。欧美许多国家企、业和私人秘书的人数比政府机关秘书多出几倍甚至几十倍。科学家、作家、教授、医生、律师、著名演员和运动员、经济富裕的退休人员多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。

在《辞海》中，秘书主要有以下几种含义：①宫禁藏书；②谶（chèn）纬、图箓等书籍；③官名：中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作；④使馆的外交人员：分一、二、三等级秘书；⑤职务名称之一：领导的助手。

在《现代汉语词典》中，秘书则指：①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员；②秘书职务；③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。

总之，“秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英文Secretary。这个词又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeperofsecret)。到了十五及十六世纪，开始有所谓的国际贸易，秘书的地位也显著地提升。到了1880年末期，由于“写字机”的发明，许多妇女才因此有了机会进入这一行。1930年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书取而代之。今天的秘书，已非仅做些“秘”、“书”的工作，她们“写信”、“开会”、运用电脑软体，从事资讯管理，与员工、顾客沟通，维持办公室运作，负责采购，甚至还要训练其他人，这样的一切，已经不再局限于“秘书”。

二、中国秘书史

在殷商甲骨文出现之前，在原始社会的后期——氏族部落联盟时期，就已出现了管理之需的公务文件（从仰韶文化遗址、河姆渡遗址、良渚文化遗址、龙山文化遗址等处的出土陶文可以印证），秘书工作开始萌芽。

从辅助管理和执掌文书两种职能出发，我国秘书工作的起源可以追溯到黄帝时代。史官仓颉，为黄帝记载国事。虞舜时的史官称为“纳言”。《尚书·尧典》记载：舜曾封龙为“纳

言”官。帝曰：“龙，朕疾谗说殄行，震惊朕师。命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允！”纳言的职责是上情下达，下情上传。史官和纳言的职责就具有秘书工作性质。

夏商周三朝，史官的主要工作是替国君记录言行，为国君起草文件、保管文书、掌管典志。殷商时期的“巫”，假借神的名义，“托鬼神以陈政事”（《礼记·表记》）。巫的主要任务是对大事的记载，对未来的预卜，对经验的总结。商末周初，王朝设置了史官的官署，朝廷中出现了最早的秘书机构——太史寮。长官为太史，主要工作史掌管国王的册命、祭祀等事务。周代的太史寮机构较商趋于完备，较系统地设置了太史、小史、内史、外史、御史等，名司其职。“大史掌国之六典，小史掌邦国之志，内史掌书王命，外史掌书使乎四方，左史记言，右史记事”（《通史·史官建置》）。我国历史上第一个中央档案管理机构——天府建立于西周。

而到了春秋战国时期，各国都设有史官。史官的记载有记事和记言之别。记事的称之为“春秋”，记言的称之为“语”，还有记宗谱的，称作“世”或“世系”。“左史记言，右史记事，事为春秋，言为尚书”（《后汉书》·艺文志》）。

到了秦汉时期，被后世誉为“千古一帝”的秦始皇统一中国后，秘书机构与国家机构的发展趁于同步。秘书工作的体制日益完备，设有丞相府、御史府。丞相府的左右丞相相当于中央政府秘书长，“掌丞天下，助理万机”。御史府具“受公卿奏事，举劾案章”与“掌国籍秘书”之职能（《通典·职官》）。汉袭秦制，初期仍设丞相府、御史大夫府。丞相“贵极富溢，权倾一时”，“总理收受天下文书，掌承天子，助理万机”。相府下设奏曹（掌章奏）、户曹（掌户籍）、民曹（主史人上书）、常侍曹（主公卿事）。由于相权危及王权，汉武帝任命大司马霍光领尚书事，避开丞相府，“亲裁庶政”，尚书署已替代丞相府成为中央机要秘书部门。汉成帝时，设“尚书台”，“出纳帝命，为王喉舌”（《后汉书·包荣传》）。尚书台中的“尚书令”、“尚书仆射”、“尚书郎”因受皇帝宠信而使百官望而生畏，“凡三公、列卿、将、大夫、五营校尉行复道中，遇尚书仆射，左右丞、郎、御史中丞、侍御史，皆避车，豫相回避，卫士传‘不得忤台官’，台官过后乃得去”（《后汉书》）。

在秦汉时期，秘书官员的选拔由秦时的世袭至汉代变为察举、征辟。汉代对秘书人员的业务素质与能力已有相当要求：年龄须在17岁以上，籀书须能背诵9000字以上，经郡级考试合格者，才能参加京城太史的面试，经二级考试后方能任尚书郎中，实习一年后，称职者可迁为尚书郎。而在地方官府衙门中已配备专职秘书官员。在郡太守、县令属下设主簿、令史等，“主簿”一职延至明清，“古者官府皆有主簿一官，上至三公及御史府，下至九寺五监，以至郡县多置之，所职者簿书，盖曹掾之流耳”（《文献通考》）。此后，私人秘书队伍日益庞大，始于春秋战国时的养士之风，至秦汉更盛，吕不韦手下云集食客三千。

我国历史上的专制主义政治制度，创建于秦，秦所建立的一系列制度，被历代王朝所承袭，并于封建社会相始终。故谭嗣同说：“二千年来之政，秦政也”（谭嗣同《仁学》）。秦所形成的秘书机构，为皇帝辅助与处理事务之职能代相沿袭，尽管称谓有别，然工作宗旨不变。

到了魏晋南北朝时期，自东汉末年魏、蜀、吴三分天下至隋统一，历时约400年。“秀才型”秘书群的涌现，如陈琳的《为袁绍檄豫州》、阮禹（“禹”左应该多加一个“王”字）的《为曹公作书与孙权》之类的书檄式公文擅名文坛、政坛。后来大事记与会议记录发轫，王朝中有专事皇帝起居住的秘书官员，记载皇帝生活中言行的同时也记录皇帝在朝廷上与群臣议政的言行，可视之为后代“大事记”与“会议记录”之源头。

在随即公文写作理论问世。魏晋时期正如李泽厚在《美的历程》中所评述的“是一个哲学重新解放，思想非常活跃，问题提出很多，收获甚为丰硕的时期”。曹丕的《典论·论文》、应杨（“杨”字应该换“木”为“王”）的《文质论》、陆机的《文赋》、挚虞的《文章流别论》、刘勰的《文心雕龙》相继问世。曹丕称文章为“经国之大业，不朽之盛事”。刘勰对诏策、章表、议对、檄移等11种公文体裁的起源、特色、写作技法作了研究与探索，可视为中国秘书史上第一个系统研究公文写作理论的专家。

之后在隋唐五代时期，隋文帝使南北对峙再次统一，秘书工作机构有尚书省（掌政令—）、中书省（掌拟诏令、书敕及部门与地方的奏章）、门下省（掌出纳诏令及审核封驳中书省制订的公文）。隋文帝为避父讳，中书省改称为内史省。

唐袭隋制，继承并发展了三省六部制：中书省（掌决策、制订公文）、门下省（掌封驳、审查公文）、尚书省（掌执行、收发、处理公文）。三省各司其职，互为牵制：“中书出令、门下审议，尚书执行”。唐玄宗又设置“学士院”，通过考试选择“翰林学士”。据《新唐书·百官志》记载：“中书务剧，文书多壅滞，乃选文学之士，号翰林供奉，与集贤殿学士掌制诏书敕”，唐代的节度使（相当于大军区司令员）配有秘书“掌书记”。

在隋唐五代秘书公文拟写中，普遍采用“一文一事”制，并已建立公文移交制度。而信访工作由检察御史专管。在武则天称帝后，又在中书省中单立“匦使院”，受理民间冤、假、错案的申诉，及对政府官员有关时政、经济问题的控告。这是中国秘书史上最早的中央级专职信访机构。

在秘书官员的选拔、任用，主要通过科举考试。考试的方法，除笔试外，还须口试（口才、判事能力）与面测（身材相貌），对秘书官员的素质已有较高、较全面的要求，这也导致了学士型名士型秘书群的涌现。诗仙李白曾以“翰林秉笔回英盼，麟阁峥嵘谁可见”之诗

句对他短暂的“供奉翰林”生涯作了追忆。张九龄、权德舆任过中书舍人、虞世南任过秘书监、李商隐任过秘书郎，高氏、岑参任过掌书记。太宗李世民对虞世南之博学赞赏备至。

宋代时期，宋太祖对前朝官员采用统包留用政策，导致置官芜杂，有名无实，“居其官不知其职者，十常八九”（《宋史·职官制》）。宋朝设置“枢密院”，秘书工作分工更趋细密，有通进司、进奏院、开拆房、主事房、催驱房等部门。朝廷开设宏词科，通过考试选拔秘书人才。宏词科考试起点甚高，应试者须具进士资格，考试内容为撰制诏诰、章表、赦敕、檄书、露布、戒谕之类文书，以考察其公文写作能力。

“一文一事”的行文规则已制度化后，制度规定：“奏陈公事，皆直述事状，若名件不同，应分送所属，而非已宗者，不得同为一壮”（《庆元条法事类》卷十六）。随后文书处理日趋规范，文书的收发、登记、送阅、催办，已环环相扣，程序分明。而后档案工作程序化，从中央到地方官府普遍设立档案库（架阁库），档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅等各环节已形成工作制度。

随着信访制度更趋完备，宋设登闻鼓院与登闻检院。上访者如觉鼓院处理不当，可向检院继续申诉。由宋敏求编撰的《唐大诏令集》130卷问世。该集为唐代帝王诏令制敕之集大成，是研究唐代秘书工作、唐代公文的重要史料。

在进入元代时期，元代阶级矛盾、民族矛盾空前尖锐，统治者为了维护政权，也通过考试从汉人中选拔秘书人员。据《元典章·吏部》记载：“年深通晓刑名，练达公事，廉慎行止，不作过犯”；“首论行止，次取吏能，又次计日月多者为优”。元朝对秘书人员的录用工作进入了一个新的层次，不唯“以诗赋取士”，而视品行、谨慎、廉洁为首位，同时也注重办事能力与秘书工作的经历、资历。

元代以中书省独掌行政大权，不设门下、尚书二省。因疆域扩大，在各地又设“行中书省”。行中书省下置检校所、照磨所、承发司、架阁库等分支机构，各司文书之检查、校对、发送、立卷、归档之职。

其实元代注重秘书工作在机关中的“中枢”地位，正职须由蒙古人（色目人）担任，汉人与南人职能任副职。文书档案工作已采用“一案一卷”制。立卷与归档已注意到新案与旧案之分别，注重案卷的“问题特征”。紧急公文的传递已有相应的“急传铺”作为保证。公务文书的传递机构，秦、汉称之为“邮”、“亭”，隋、唐命之为“驿”，元代在全国各地遍设“驿站”以及“急传铺”，这使中央政府与地方政府之间的信息通道更为畅快。

在之后白话进入公文，《元典章》的《诏令》、《圣政》、《朝纲》、《台纲》等可谓是元代公文之汇编，近年日本对此书甚为关注。然在中国曾被贬为“所载皆案牍之文，兼杂方言俗语”，或讥讽其“细碎猥杂”、“陈奏诏令，直用当时俗语”、“无从句读”。现在

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