亚沙会赛会志愿者组织管理办法

亚沙会赛会志愿者组织管理办法

志愿者是赛事服务的重要力量，分布在团队的各个业务领域，为规范、科学的做好“团队化”模式下志愿者组织管理工作，特制定本办法。该办法将随着赛事各项工作的推进，不断丰富完善。

一、组织架构

（一）管理架构图（见附件7） （二）工作职责 1、志愿者管理中心

志愿者管理中心是组委会负责统筹协调亚沙会志愿者工作的部门。其主要职责为：

负责亚沙会志愿者工作的总体规划、运行计划和相关政策的研究制定工作。

负责统筹协调推进亚沙会志愿者的招募、培训及调配管理、激励考核、应急后勤保障和总结表彰工作。

负责亚沙会志愿服务活动策划与宣传推广工作。 负责亚沙志愿服务文化遗产保留工作。 2、志愿者管理架构具体说明

(1)志愿者主管：统筹协调团队志愿者工作，是团队志愿者工作的主要负责人，由工作人员担任，高校老师协助开展工作。接受团队主任和志愿者管理中心的双重领导。

(2)志愿者助理：协助志愿者主管工作，主要职责如下： 协助志愿者主管工作，主要包括以下方面。

行政后勤方面：协助做好志愿者文件往来、信息报送、

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档案汇总整理等行政综合事务。协助落实志愿者证件、服装、交通、餐饮、激励物资等后勤保障。做好志愿者应急交通、餐饮、住宿调配。

人事督查方面：负责做好各岗位志愿者服务情况巡查，收集志愿者、志愿者业务部门的意见，提出改进建议。做好志愿者考勤登记、考核评优工作。落实本团队志愿者激励政策。

宣传文化方面：做好团队志愿者宣传工作，负责志愿者工作简报的信息采集、报送和发放工作，对接志愿者管理中心协同新闻宣传部门宣传报道志愿者的优秀事迹等。负责志愿者办公室、休息区等场所志愿文化氛围营造。利用业余休息时间，做好志愿者联谊等文化活动工作。

志愿者助理由各学校能力较强的学生干部担任，由中队长或小队长兼任。

(3)中队长：根据团队内部的具体业务分工，设立志愿服务中队。原则上20人以上设为一个中队。中队长由志愿者主管和高校老师从志愿者队伍中选拔。负责本中队各小队志愿者的组织管理、考勤考核情况汇总、任务信息上传下达、后勤物资发放、宣传素材汇总等工作。指引各小队长处理突发事件。每天召开各小队长例会，了解服务情况、收集意见，并及时向志愿者主管、高校老师汇报。中队长是兼职，根据具体情况适当安排服务岗位。

(4)小队长：在中队内部，根据具体志愿服务领域，设立小队。原则上20人以下设为一个小队，同一业务领域志愿者数量较多的特殊情况，可以设为两个小队，如平沙第一小

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队，平沙第二小队。小队长负责本小队志愿者的日常管理及维系，做好志愿者考勤考核记录、后勤物资发放、宣传素材收集等工作。每天组织本小队志愿者例会（如早餐会议等），实时了解本小队志愿者的人身安全、心理状态、服务情况、反馈意见等，并形成书面报告及时向分管中队长汇报。 (5)监督员：小队长从小队中选择一名能力较强、仔细认真的志愿者，在志愿服务之余协助自己做好管理工作，侧重考勤记录、物资发放。

以上志愿者管理体系是以竞赛团队为例，组织健全、层级清晰。非竞赛场馆团队和专项工作团队等服务领域根据具体情况，对管理体系进行适当调整。

志愿者主管征求高校老师和用人团队意见确定志愿者各级组织管理人员，并将管理人员的岗位信息报志愿者管理中心岗位管理组备案。

二、管理制度 （一）考勤制度 1、工作时间

志愿者每天服务时间原则上为8小时，不超过12小时。 2、请假流程

志愿者因病或因事须书面填写《请假审批表》，注明请假事由、时间等事项，并参照以下请假流程。

志愿者向业务领域主管说明请假缘由，业务领域主管与志愿者主管和来源单位老师协商后，予以批准，根据情况合理安排其他志愿者暂代其工作，并报志愿者管理中心备案。

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所有《请假审批表》交与小队长，小队长注意保存，并每日上交给中队长。无中队长的，直接交予志愿者主管。

因突发事件来不及提前请假的，应利用电话或其它方式及时进行请示，事后需及时补办请假手续。志愿者要及时办理销假手续，需延长假期的须再次报批。请假或延长假期未经批准而擅自外出或离岗者，按缺岗处理，并在团队内进行通报批评。

3、考勤规定：

各小队长负责志愿者上岗、离岗时间登记和请假等联络工作。小队长安排监督员每天填写考勤记录，并统计本小队各队员的服务时间后上报中队长，中队长进行汇总整理，志愿者助理将上岗离岗时间录入志愿者系统，志愿者主管根据系统记录进行审核。

志愿者应当按照排班表确定的时间上岗服务，超过上岗时间15分钟内记为迟到；超过15分钟不足半日者记为缺勤半日；超过半日、无故缺勤、因故缺勤未及时办理补假者记为缺勤一日；早退者一律记为缺勤半日。

上岗迟到、早退两次视为缺岗一天，服务时间按实际时间进行统计。

志愿者无故缺岗超过半天者（含半天），取消志愿者资格，由后备志愿者顶替上岗服务。 ? 检查督察

各中队长要积极配合志愿者助理进行各项工作的检查工作，要认真检查考勤是否属实。 ? 特别说明

因为担任管理人员的志愿者助理、中队长、小队长、监督员等人，通过自己的管理工作，促进了志愿者管理体系的

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有效运转，且在平日工作中，认真负责无重大过失，在考勤中予以适当加分。具体细则暂定是志愿者助理+5分，中队长+4分，小队长+3分，监督员+2分。

（二）会议制度

会议是加强对全体志愿者的总体组织和系统管理的法宝，可以充分利用会议沟通交流、倾听意见，可以有效提高志愿服务工作的质量和效率。

1、小队动员会

小队长于每早进行本小队志愿者考勤考核工作，并观察队员的精神状态、身体状况。向队员说明当天工作内容、时间安排及相关注意事项。队员提出疑问，共同探讨解决。小队长进行后勤物资发放。

在志愿服务间隙，小队长可以利用时间组织小队内的动员活动，确保各志愿者为一天的志愿者活动打足精神、做好准备。

2、小队总结分享会

每天结束志愿服务后，小队长召开小队会议。 小队长总结当天工作。小队长通过队员的发言了解本小队志愿者的人身安全、心理状态、服务情况、反馈意见等。队员之间相互交流，分享经验，共同提高。

小队长记录会议内容等情况，并形成书面报告及时向中队长汇报。

3、中队例会

中队长在小队总结分享会之后，每天组织小队长召开中队会议。

中队长根据小队长提交书面报告，通过询问小队长的方

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