公司物资集中采购供应管理办法

公司物资集中采购供应管理办法

第一章 总则

第一条 为规范煤炭公司和所属煤矿的物资采购行为，建立起公开、公平的物资采购供应体系，降低采购成本，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国招投标法》和有关法律、法规，结合公司实际，制定本办法。

第二条 煤炭公司及统管煤矿采购大型设备、材料、物资、建设工程等购买货物、服务及其相关活动的行为，适用本办法。

第三条 采购工作必须遵循公开、公平、公正和质量效益的原则。采购活动一律公开，引入竞争机制，综合考虑供货商的信誉和物资的质量、价格、售后服务、采购费用等因素，坚持质优价廉的原则。

第二章 管理机构及职责

第四条 煤炭公司建立二级物资采购供应管控组织机构。一级管控组织机构为煤炭公司供应部，二级管控组织机构为各生产矿供应科。 第五条 一级管控组织机构职责。

供应部负责制定完善煤炭公司及各生产矿的物资采购供应管理制度，建立健全物资采购运作机制，负责物资的采购、招标、合同签订、发货、质量管理及监督考核等工作，具体内容包括：

（一）负责对各生产矿企业物资的采购、招标、合同签订、发货、质量管理、货款结算、监督考核等工作；

（二）负责对二级管理机构供应科报送的采购计划审核分类和汇总，并报公司相关领导审批；

（三）负责对集中统购物资和二级管控机构供应科自行采购物资类别的界定；

（四）负责收集物资供应市场信息，会同二级管控机构供应科编制其自行采购物资指导价格明细表；

（五）负责供应商的选择、推荐及考评工作，建立统购物资供应商档案，建立并实行供应商内部市场准入制度，实行优进劣出，动态管理；对存在提供产品质量不合格，售后服务不到位等损害公司利益的供应商列入黑名单，不准其再参加公司组织的招投标及物资供应；

（六）建立并管理物资采购招标评审专家库；

（七）对所采购设备、配件、材料的质量及价格负责，协调做好物资采购供应过程中的质量管理、价格管理、售后服务等工作；

（八）深入生产一线了解设备、配件、材料在生产使用过程中存在的问题，及时把存在的问题汇报给主管领导及反馈给供应商，并提出解决问题的合理化建议；

（九）其他为物资采购供应所必要的职责。 第六条 二级管理机构职责。

供应科，服从于一级管控机构供应部的领导，按照煤炭公司制定的物资采购管理办法进行日常的采购与管理工作，具体内容包括：

（一）负责编制本企业的物资采购计划，保证其及时性、准确性，并上报一级管理机构供应部；

（二）与财务等部门共同做好自行采购物资的货款结算工作；

（三）负责做好煤炭公司统一采购设备、配件、材料及自行采购的设备、配件、材料等物资的验收、保管及发放工作；

（四）负责掌握本生产矿企业机电设备、配件及支护材料的使用情况； （五）深入到生产一线了解设备、配件、材料在生产使用过程中存在的问题，及时把存在问题上报供应部；

（六）协调好大型设备的售后服务工作； （七）按时参加本单位召开的生产例会； （八）对所采购物资的质量、价格负责；

（九）上级供应部及生产矿授予的物资采购供应所必要的职责。

第三章 流程管理

第七条 物资采购的流程管理为：各生产矿供应科每月25日前向煤炭公司供应部上报经主管领导签批后的次月物资采购计划，煤炭公司供应部收集、审核、分类、汇总后逐级报煤炭公司分管副总经理、总经理、集团公司分管领导审批。

第八条 物资计划分为年度计划、月度计划和应急追补计划，物资年度计划的上报时间为本年度12月25日报次年物资年度计划；应急追补计划为物资采购后3个工作日内上报。

第九条 计划的编制原则及方法

（一）计划编制应本着提前计划、提前编制、提前落实以及实事求是的原则。二级管理机构供应科编制物资年度计划时，应同时依据本单位年度生产任务、工程量、成本费用指标和项目预算定额等基础数据，参考历史消耗，科学编制，力求全面、准确。

（二）物资月度计划要求严格按照物资管理系统中的物资分类，将物资编号、名称、规格型号、技术参数、需用数量、需用日期填写清楚。加工周期长的物资，上报时应预留加工周期；外部委托加工件，应提供有效的图纸、质量标准和技术要求。

（三）生产维修计划所需用的材物资计划，一般由生产部门按照各生产矿下达生产计划和制定的主要物资消耗定额、生产部门维修材料费、综合消耗定额以及事故设备备品等进行编制。

（四）大修、技改、扩修和基建工程所需用的材料物资计划，应根据各级生产矿审批的初步设计材料、设备清册，由二级管控机构分工程项目编制材料物资总需要量计划。

（五）备品备件计划，由二级管控机构供应科会同相关部门根据实际需用的设备类型和数量，核定合理的储备定额后编制。消耗后的补充备品备件计划，由生产矿使用部门提出申请，报供应科核签后，报豫煤煤炭公司供应部审批。

（六）各类计划实行一次性申报制度，严禁重复申报，计划催办、变更、撤销等均采用书面申请的形式。

（七）需对已报送的物资计划中的物资的品种、规格型号或采购数量进行变

更时，应及时报送变更申请书。

（八）违反以上要求，影响和延误生产工作的责任自负，并追究相关当事人责任。

（九）计划审批流程图

各单位供应科报矿长审批

煤炭公司供应部审核、分类、汇总（附单位计划原件）

煤炭公司分管副总经理审批

煤炭公司总经理审批

集团公司分管领导审批

第四章 采购管理

第十条 采购工作必须遵循公开、公正、公平和质量效益的原则。采购活动一律公开，引入竞争机制。采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。

五不购包括：

（一）没有书面提供采购计划，未经领导审批的不准采购； （二）材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合适的不购； （三）无煤安标志和产品合格证的不购； （四）考评不合格的产品不购； （五）仓库中有能够代用的材料不购。

三比一算为：比质量、比价格、比售后服务，算成本。 第十一条 采购工作的组织。

（一）物资采购订货坚持质量第一，择优选厂，在同等条件下就近采购。 （二）零星材料和急需材料经本单位相关领导及供应部批准后，由供应科负责采购。

（三）供应部集中采购的物资原则上均采用公开招标的方式。对项目比较简单、从招标效费比上不值得采用公开招标和邀请招标方式的，以及情况特殊不宜采用公开招标的项目，经分管领导、总经理和集团分管领导批准，可采用竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式。

1.竞争性谈判采购。

供应部针对实行竞争性谈判采购项目提出谈判过程、谈判内容、合同主要条款以及参加投标供应商名单，提交招标采购组审核后，由煤炭公司供应部及相关人员与投标供应商逐一进行谈判，从中选出最优的投标供应商作为中标者。

2.询价采购。

供应部在实施采购时，根据投标供应商的报价，技术条件，售后服务等综合因素，择优选择中标单位。

3.单一来源采购。

仅适用于专业性强，供货渠道单一的设备、配件的采购，招标采购组应在对比该类产品近期合同价格基础上与供应商进行价格谈判，最终确定该类产品的合同价格。

（四）在订货、采购和加工过程中，采购人员应认真核对设备与材料物资的名称、型号、规格、数量及技术要求。

（五）委托外加工材料采购人员应核实图纸、技术参数和原材料要求，提回成品后应组织有关人员及时验收。

（六）对单次采购金额1万元（含1万元）以上的各类物资设备及服务由煤炭公司供应部集中采购。1-10万元（含10万元）的经领导批准后可实行询价采购等方式，10万元以上的原则上在集团公司企管部的监督下实行招标采购。

（七）对单次采购金额1万元（不含1万元）以下的各类物资设备，在供应部的监督下由各生产矿供应科自行采购。

（八）应努力争取先使用后付款、货到验收合格后付款或先使用后分期付款，以防范资金流失风险，节约资金。

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