推进无纸化办公 降低管理成本

推进无纸化办公 降低管理成本

港口建设公司 李斌 谢继泽 於镭

无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，实现不用纸张和笔对各种事务进行处理。随着计算机及相关应用技术的普及，办公自动化对于我们来讲已经不再陌生，无纸化办公正是建立在办公自动基础之上的节约型、高效型的办公方式。就在电脑开始逐渐进入办公室，有人预言无纸化办公时代即将来临时，却由于方方面面的原因致使大势所趋的无纸化办公进程遭遇到了瓶颈。

一、我公司无纸化办公的基本现状

近年来，我公司不断加大在信息化办公上的经费投入，健全无纸化环境中的计算机硬件、应用软件、通信网络三个基本物质要素，进一步推进无纸化办公的条件已经基本成熟。一是计算机设备得到普及。随着计算机应用的推广，公司的大多数部门的计算机台数在近年来快速增长，很多部门已经实现“人手一台”，部分工作人员还配备了笔记本电脑。二是通信网络已经基本建成。三是文件流转速度逐渐加快。四是公司配备了专兼职信息网络管理人员。在看到我公司无纸化办公进程不断向纵深推进，取得很大进展的同时，也充分认识到制约无纸化办公进程的一些不利因素。一是无纸化办公的意识不强。工作人员仍然习惯于浏览纸质文档，觉得电子文档看着别扭；文件不以纸张的方式打印留存，就觉得心里不踏实；认为文件只有打印出来、盖上章才更有权威性。二是计算机应用水平有待提高,相关调查表明机关中有许多工作人员由于年龄偏大，不能熟练或不会使用计算机应用软件，学习中文输入方法存在困难。三是文件流传软件不够完善。绝大多数部门还未安装无纸化办公软件，使得领导无法在计算机上对文件直接进行亲笔圈阅、批注和签名，不能实现真正意义上的无纸化。另外，在缺少相关软件的情况下，文件及信息的安全性不能得到保障。

四是一些干部存在消极心理。一些年纪稍大，还没有掌握电脑技能的干部认为一旦实行无纸化办公，自己不会用电脑，就势必被领导和年轻人看轻，甚至会威胁到自己的岗位和职位，从而产生消极情绪。

二、推进无纸化办公的现实选择

温家宝总理说过：“电子政务从根本上讲是为了提高行政效率，降低行政成本，改进企业工作，方便人民群众。”而无纸化办公是电子政务的基础，公司只有大力推进无纸化办公，实现办公自动化，才能充分发挥电子政务的各项应用，企业和职工才能够享受到电子政务提供的顶级服务。

1、减少办公费用。推进无纸化办公，可以实现“键盘一敲，费用减少”。一是减少纸张支出。网络电子文件的应用会使得纸质文件大量减少，而我公司机关单位的纸张花费近万元/年。二是减少耗材和设备维修支出。单位年均购买、修理打印机及耗材支出近万元左右，实现无纸化办公，打印机的工作强度会大大降低，在实现网络互联的情况下，公司甚至可以只留一台网络打印机，从而省下这笔开支。三是节约交通、邮寄费。公司各基层单位每年都有大量的文件上报和下发，工作人员常常需要来回奔波于机关、收发室、邮政局之间，支出的交通费、信件邮寄费也不是一个小数目，如果我们充分使用现有的网络资源，采用电子邮件等形式收发文件，也能节约部分开支。四是削减人力资源的开支。在机关内设有文印室，无纸化办公后这部分人力资源将会得到解放，可以安排到更需要人的地方。

2、提高办公效率。推进无纸化办公，可以实现“鼠标一摁，效率提升”。具体表现为三快：文件流转快。在网上进行若干份文件的发送可以实现即送即达，一个环节处理好后，摁一下鼠标就可以迅速进入下一环节的流转，收文责任人只要在一台上网的计算机上就能完成批阅，不受办公地点的限制，同时还可以避免一文多投、文件积压

和文件乱传等现象，提高文件流转速度。文件查找快。我公司各机关的网站现在已经能通过因特网互相访问，这就进一步促进了公司机关信息共享局面的形成，在查找文件时我们只需要在计算机共享资源内输入查找文件的关键字就可以快速完成，而不再要去对“文山纸海”进行翻箱倒柜。部门联动快。实施无纸化办公，可以建立健全决策咨询信息支持系统，推进决策的科学化、民主化。在应对紧急事务时，利用互联网传递的高速信息流，可以让公司所有相关单位在同时收到，同时做出反应，从而加快企业对紧急事件的处理和快速反应能力。

3、提升服务水平。推进无纸化办公，可以实现“网上连线，距离拉近”。一方面能够加快转变部门职能，更快捷地为各项工作服务，职工可以在网上了解项目办理所需的手续并直接填报相关资料，缩短了审批办理流程工作日数量，避免两地之间的来回奔波；另一方面在领导和基层之间增加了一条快速便捷的交流通道，通过网络，职工可以及时了解公司的工作中心、工作动态、政策文件，公司领导也能知道职工急需要解决的问题。

三、推进我公司无纸化办公的初步建议

1、加强领导，建立机制。成立推进无纸化办公领导小组，并指定具体部门负责此项工作，针对不同单位信息化办公的实际情况制订差别化考核制度和推进办法，定期对公司各机关无纸化办公推进情况进行督查，并纳入机关年终考核。对于无纸化办公开展较好的部门，要进行表彰奖励，对不推进或推进不力的部门要通报批评。在财务预算中，要对各部门纸张、耗材用量进行制约。

2、组织学习，转变观念。一是加强信息化办公意识学习。无纸化办公向前推进的关键就在于观念的转变，要在公司机关内做好无纸化办公的宣传教育工作，加快传统办公到电子政务的意识转变。二是加强无纸化办公技术学习。普及计算机办公自动化相关软件的应用，

定期对全体工作人员进行计算机应用基础知识培训。此外，适时聘请有丰富教学经验的专业教师讲解计算机网络等较深层次的知识，以提高单位专职人员的计算机应用能力，确保单位无纸化办公系统的正常运行。

3、完善配置，确保安全。软硬件的完善，是推进无纸化办公的物质保障。一是继续推进电子政务建设，加快构建电子政务平台，为无纸化办公夯实基础。二是进一步加大计算机软硬件投入，对于硬件设施配置薄弱的部门，要加大投入，至少保证“科室一台”，并逐步实现“人手一机”。三是安装办公软件，条件成熟的部门要率先安装带有电子笔迹和签章功能的OA软件，对网上文件的批阅、流转及文件的安全性提供技术支持。

4、统一要求，扎口管理。在推进无纸化办公的进程中，应在技术上制定统一的规范和标准，确保公司文件流转的格式一致，实现各单位之间信息交流和兼容共享。同时要把好软、硬件配置的审核关，避免因为重复建设而造成的浪费。

5、分步实施，循序渐进。无纸化办公不可能一蹴而就，全面实行需要一个过程，各部门对电子政务的重视程度的差异以及经济发展的不均衡，导致人员、设备的配置不尽相同。推进过程中，我们可以分三步走，第一步先在公司重要部门率先推进无纸化办公；第二步在公司机关各部门推进；最后在公司各机关部门和基层单位全面推进。 在大力践行科学发展观，倡导全民节约资源的今天，公司所做的不应是静等无纸化办公时代的到来，而应以倍加珍惜资源的意识，主动积极的姿态，高效扎实的推进措施早日实现无纸化办公。

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