合同及信息管理措施

合同及信息管理措施

合同信息管理是工程建设管理的重要内容之一，是控制工程投资、进度、质量的基本依据，是保证工程建设质量，加强科学管理、依法管理的重要环节。通过在合同的订立和履行工程中所进行的组织、计划、指挥、监督和协调等工作促使项目内部各部门、各环节互相衔接，密切配合，进而使人、财物各个要素得到合理组织和利用，提高工程管理水平，实现项目工程投资、进度、质量、环保等目标取得良好的社会和经济效益。

第一节合同管理原则和目标分解 一、合同管理原则

1、符合法律法规的原则

本工程项目合同的订立、履行、合同内容、形式、程序都要符合法律法规的规定。

2、平等自愿的原则

监理在合同管理上要坚持平等自愿的原则，使签约各方在法律地位上的平等。

3、公平的原则

监理严格遵守公平的原则确定各方的权利和义务，按公平的观念处理合同变更。

4、诚实信用的原则

监理在合同管理上要遵守诚信的原则，使合同当事人双方行使权

利、履行义务时遵守诚信的原则。

5、等价有偿的原则

监理在合同管理上遵守等价有偿，使当事人双方达到双赢的原则。 二、合同管理目标分解

（一）依据监理合同赋予的权利和任务做好分类合同管理工作 1、协助委托人确定本工程项目的合同结构；

2、协助委托人评审与本工程项目有关的各类合同（包括施工、材料和设备定货合同），并参加与各类合同谈判；

（二）做好各类合同管理工作

1、进行上述项目各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同情况的检查；

2、协助委托人处理与本工程项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜；

3、协助委托人办理工程变更、工程延期等事宜。 4、向委托人递交有关合同管理的报表和报告。

项目监理工程师在工程建设合同管理中主要方法推行合同管理目标制，合同管理目标制是各项合同管理活动应达到项目建设的预期结果和最终目的。而合同目标管理的过程有个适宜动态过程，本工程项目监理部和监理人员为实现预期的监理目标，对工程合同订立时的管理、合同履行中的管理及合同发生纠纷时的管理几个阶段，其每个阶段具体工作内容有：

（1）工程项目合同订立前的管理

合同签订意味着合同生效和全面履行，所以必须采取谨慎、认真的态度，作好签订前的准备工作，具体内容包括：市场预测、资信调查和决策；

（2）工程项目合同订立时的管理

合同订立阶段，意味着当事人双方经过工程招标投标活动，充分酝酿、协商一致，从而建立起工程合同法律关系。订立合同是一种法律行为，双方应认真、严肃拟订合同文本，做到合同合法、公平、有效；

（3）工程项目合同履行中的管理

合同依法订立后，当事人应认真做好履行过程中的组织和管理工作，严格遵照合同条款，享有权利和承担义务；

（4）工程项目合同发生纠纷时的管理

在合同履行中，对当事人之间发生的争议和纠纷，监理工程师首先从有关方整体、全局利益出发，作好合同管理工作，以利纠纷的解决。

为实现上述目标的管理，在监理软件编制中，设立以下专用表式：对合同进行登记、动态管理、目标分析、评审、实施计划及监督检查。 第二节合同管理的范围、内容及方法 一、合同管理的范围

工程涉及到的合同主要有监理合同、施工合同（总包、分包），所以在工程合同管理范围主要包括有施工合同、监理合同。

1、审批工程分包，完成对分包商的业绩、资质及分包内容的审查。

2、按照业主的授权，通过规定的程序，发布工程变更指令，并对工程变更进行评估，提出变更方案意见，报业主批准。

3、根据合同要求，合理、公正、科学、独立地处理有关工程延期和费用索赔事件，并满足监理工作程序要求。

4、定期向业主上报各有关合同的执行情况，包括从投资控制、进度控制、质量控制的角度分析合同执行中可能出现的风险和问题。尽量减少业主被索赔。

5、按有关规定程序建立合同文档管理制度，并通过监理记录和监理报告，按统一规定，对合同履行情况进行统计分析，为实现项目的总目标服务。

6、施工期间，公正、独立地监督施工合同有关双方有效执行施工合同。

二、合同管理的内容

监理工程师应及时向有关的单位索取合同副本，详细了解并掌握合同内容，明确各方的责、权、利。对合同进行跟踪管理，随时检查合同有关的执行情况，及时、准确地向有关部门反映合同执行过程中的信息。合同管理主要进行工程变更、工程延误、费用索赔、违约赔偿、争端与仲裁等方面的工作。检查质量、投资、进度是否按合同的要求执行。

1、质量方面的合同管理：

检查工程所采用的材料、设备、机械、半成品、构件是否满足合同规定及有关质量标准的要求，施工中严格按照合同规定的规范、规程监督核验施工单位的质量，验收隐蔽工程与分部工程。

2、进度方面的合同管理：督促施工单位提出进度计划并审批。认真审核设计变更与技术洽商，防止因此导致工期延误与投资增加。收集进度情况，进行施工实际进度与计划进度的比较、分析，提出提前工期的合理化建议。准确及时向业主提供进度信息，定期召开落实工期会议，进行动态管理。

3、投资方面的合同管理：严格审核月进度报表，工程变更签证，对业主方委托参与的材料、设备的订货，购置设备与工程有关合同签订时，应维护双方的权益。依据有关法规公正地磋商，依据有关合同协议，审核重要材料与设备订货供应情况，核定其性能是否满足规范与设计的要求。

4、工程变更方面的合同管理：

如变更来自业主或承包人，则变更程序如下：

（1）填写变更申请报告。工程变更申请报告写好后交监理工程师，其内容有：

1）变更工程的名称、部位； 2）变更的原因和依据； 3）施工安排；

4）变更引起的费用估价。

（2）审查变更申请报告。总监理工程师组织对变更的有关事项

进行调查、分析，同时通过业主函商设计单位，得到其答复后提出审查意见并报业主。

（3）转发工程变更通知。业主确认后，发出工程变更通知交监理工程师，由总监签发。

5、工程延期方面的合同管理

因非承包人责任引起的工程延期，监理工程师按以下程序审查： （1）收集资料。总监理工程师在收到承包人工程延期申请后，立即组织监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；

（2）审查延期申请。监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快提出书面报告报总监审查，其内容有：

1）受理承包人申请日期； 2）工程延期的有关记录； 3）工程延期的理由与依据；

4）经协商后的延期测算方法与延期时间。 总监签发后，报业主审批。 6、费用索赔

承包人提交资料后，监理工程师按以下程序处理：

（1）收集资料。总监在收到承包人工程索赔申请后，立即组织监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；

（2）审查索赔申请。监理工程师在审查承包人提出的书面报告

后，尽快提出书面报告报总监审查，其内容有：

1）承包人申请日期； 2）索赔事件的详细资料； 3）索赔的理由与依据； 4）索赔金额。

总监签发后，报业主审批。

7、承包人违约。当承包人违约损害了业主的利益，监理工程师按以下程序处理：

（1）通知承包人。总监应立即发出书面通知，要求承包人防止事态扩大，采取补救措施；

（2）收集资料。监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；

（3）提出违约处理报告。在经过详细调查与分析有关资料后，监理工程师提出处理报告并报总监审查，总监签字后，报业主审批。

监理工程师对合同双方的争议进行调查取证，按合同规定处理。如有任何一方对监理的决定有不同意见，要求仲裁时，监理负责向仲裁机构提供公正客观的证据，并在仲裁后执行裁决结果。 三、合同管理方法

合同管理方法主要包括合同分析、合同文档管理和建立合同管理制度三个方面。

1、合同分析

合同分析的目的是对比分析监理委托合同、施工承包合同，清晰

地确定项目监理的服务范围、监理目标，划定监理单位与业主的权利义务界限，划定业主与承包商的权利义务界限，并进行各自范围内的风险责任分析，以便在工程实施过程中进行各方面的控制和处理合同纠纷、索赔等问题。

合同分析包括下列几点内容：

（1）分析各个主要的合同事件中，监理、施工承包商及业主方之间的权利义务及责任，各主要合同事件之间的网络关系，建立有关监理工程流程。

（2）熟悉项目监理部监理服务内容，并比较与通常的监理服务内容上的异同之处。针对合同专用条款中的细节问题，找出本工程监理难点和重点，并建立相应的监理工作制度。

（3）分析监理的工期控制目标，将工期目标用图（网络图或横道图）表示出来，并对总工期控制目标进行风险分析和项目分解，找出关键线路和避免风险措施。

（4）分析监理的质量控制目标和所执行的规范标准、试验规程、验收程序，并围绕质量控制目标，制订一系列的合同管理措施。

（5）分析监理的投资控制目标。根据监理投资目标进行阶段性分解和风险分析，并对项目实施中出现的重点和难点，制订有关监理措施。

（6）参与处理业主与承包商的合同纠纷问题，包括对于仲裁、咨询、诉讼事宜，为业主提供有关支持性的证据。

2、建立合同管理程序和制度

（1）以合同为依据，本着实事求是的精神，合情合理地处理合同执行过程的各种争议。

（2）合同管理坚持程序化，如工程变更、延期、索赔、计量支付等都按固定格式和报表填写。合同价款的增减要有根据，工程变更引起的增减、延期等按照合同变更管理试行办法执行。

（3）承包方应按月或季报送完成工程量结算报表，经监理严格核实、签证后，作为结算工程款的依据报送业主，业主据此签证才可向承包方支付工程款。

（4）协助业主严格审查特殊工程与特种工程的分包单位，作好其分包控制工作。

（5）建立合同数据档案，把合同条款分门别类合理编号，采用计算机检索管理。

（6）监理工程师根据掌握的文件资料和实际情况，按照合同的有关条款，考虑综合因素，完成有关工作之后对变更费用做出评估，并报业主审批。

（7）严格控制工程分包与转让，要求承包商必须执行工程分包报审程序，按规定审批工程分包并办理有关手续。

（8）监理工程师根据合同有关规定，督促承包商进行保险并进行检查，掌握工程保险的原始资料及有关证据，协助业主处理好工程保险有关事务。

3、合同文档管理

合同文档管理的目的，就是要使监理工程师能迅速地掌握合同及

其变化情况，做到快速便捷的查询，对合同执行过程进行动态管理，并为后期的有关合同纠纷积累原始记录。合同文档管理的做法：

（1）建立科学的文档编码系统和文档管理制度，按文件的来源和类别分类，以便于操作和查询。

（2）合同资料的快速收集与处理。通过建立监理记录和监理报告制度，以及资料采集制度，对施工过程文件，完成原始记录的积累和保存。

第三节针对本工程的合同管理措施

由于在工程实施过程中会遇到很多不可预见因素，从而出现工程变更、工程延期、费用索赔，甚至引起合同纠纷。因此合同管理的监控实际上是一个动态过程，必须实行合同跟踪管理，主要合同纠纷监控措施有以下几个方面：

一、建立合同跟踪管理的工作程序及工作制度。通过建立工地例会和工程变更、费用索赔、计量支付等合同管理程序，保证合同顺利执行，降低合同纠纷的发生机率。

二、对合同实施情况进行跟踪检查。项目监理部通过日常巡视和工地例会，将实际情况和合同资料进行对比分析，找出其中的偏离及其原因，并采取相应措施，使合同管理始终处于受控状态。针对合同执行过程中出现的重大事件，及时报告业主，并进行协调，通过监理月报，定期将当月合同执行情况及风险分析和预控措施上报业主。

三、加强对分包合同的管理，严禁再次分包。

四、合同变更管理。对工程变更等各种直接构成合同内容变更的信息按各自的工作程序进行处理，并对变更所带来的影响作进一步评估，并报业主批准。

五、由于在工程变更、工程延期、费用索赔方面易引起合同纠纷，我们将严格按规定的工作程序办事，以降低合同纠纷的发生机率。 第四节合同争议的调解

监理部在处理合同争议时须按照合同管理程序进行。

1、监理部通过检查分析、合同执行情况或在监理过程中发现违约事件可能发生时，及时提醒有关各方，防止或减少违约事件的发生。

2、监理部收到受损方提出的合同争议调解申诉后，进行以下调解工作：

1）及时了解合同争议的全部情况，包括进行调查和取证； 2）及时与合同争议的双方进行磋商；

3）在项目监理部提出调解方案后，由总监进行争议调解； 4）当调解未能达成一致时，总监应在施工合同规定的期限内提出该合同争议的意见。若争议双方仍有异议，在按施工合同规定的程序进行仲裁或诉讼过程中，监理部必须公证地向仲裁机关或法院提供真实的证据。

3、在争议调解过程中，除已达到了施工合同规定的暂停履行合同的条件之外，监理部书面要求施工合同双方继续履行合同。

4、总监理工程师在违约事件处理后，组织专业监理工程师分析

违约事件对工程实施目标的影响，制定针对性措施予以落实。

5、工程施工过程中发生并受到合同争议的调解要求后，监理部应及时进行仔细的调查和取证，根据招标投标、合同文件内容及委托监理合同约定的权限，公正、公平地进行调解处理。 第五节合同分析要点

一、合同订立的原则分析要点

合同订立的原则必须是平等的原则、自愿的原则、公平原则、诚实信用原则、符合法律、法规和民俗的原则。在市场经济中，财产的流程主要依靠合同、合同相关单位并非亲属关系，主要依靠合同约束，遵守合同约定的权利和义务，因为他是在平等、互利、自愿的原则下订立的。

二、要约和承诺分析要点

订立合同，采用要约和承诺的方式，要约是订立合同的预备行为，在法律上不承担责任，在没有生效之前可以撤回和撤消。

承诺由承包单位做出，只能向委托人做出，必须在承诺期内发出，承诺的通知送达给委托人时生效。

合同成立分为不要式和要式合同成立。 三、缔约过失责任分析要点

要认真分析合同、分析缔约过失责任的构成，是否会造成委托人损失，分析承包单位的过错，以及过错行为与损失之间的关系。特别注意：

1、假借订立合同，恶意进行磋商。

2、故意隐瞒与订立合同有关的重要事宜或提供虚假情况，或者有其他违背诚信原则的行为。

3、违反缔约的保密行为。 四、合同生效分析要点

（一）合同生效应具备的条件分析

1、当事人具有相应的民事权利能力和民事行为能力。 2、意见表示真实。

3、不违反法律或者社会公共利益。 （二）合同的生效时间分析

1、合同生效时间的一般规定是否符合规定。 2、附条件和期限合同的生效时间分析。 （三）合同效力与仲裁条款分析 （四）效力待定的合同要点

1、是限制民事行为能力人订立的合同。 2、是无代理权人订立的合同。 3、是表示代理人订立的合同。

4、是法定代表人、负责人越权订立的合同。 五、无效合同分析要点

（一）无效合同是指当事人违反了法律规定的条件而订立的，国家不承认其效力，不给予法律保护的合同。

（二）合同无效的情形分析

1、无效合同种类

（1）一方以欺诈、胁迫的手段订立，损害国家利益的合同。 （2）恶意串通，损害国家、集体或第三人利益的合同。 （3）以合法形式掩盖非法目的的合同。 （4）损害社会公共利益。

（5）违反法律、行政法规强制性规定的合同。 2、无效合同的免责条款 （1）造成对方人身伤害的。

（2）因故意或者重大过失造成对方财产损失的。 六、可变更或可撤销的合同分析要点

（一）或变更或可撤销合同是指欠缺生效条件，但一方当事人可依照自己的意思使合同的内容变更或者使合同的效力归于消灭的合同。以下情况可撤销合同。

1、因重大误解而订立的合同。 2、在订立合同时显失公平的合同。 七、合同的履行分析要点 （一）合同履行的原则 1、全面履行的原则

当与承包单位合同订立后，双方应当严格履行各自的义务，不按期支付预付款、工程款，不按照约定时间开工、竣工，都是违约行为。

合同生效后，委托人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明的，可以协议补充。不能达成补充协议的，按照

合同有关条款或者交易习惯确定。如果按照上述办法仍不能确定合同如何履行的，适用下列规定进行履行：

（1）质量要求不明的，按国家标准、行业标准履行，没有国家、行业标准的，按通常标准或者符合合同目的的特定标准履行。

（2）价款或报酬不明的，按订立合同时履行地的市场价格履行；依法应当执行政府定价或政府指导价的，按规定履行。

（3）履行期限不明确的，债务人可以随时履行，债权人也可以随时要求履行，但应当给对方必要的准备时间。

（4）履行方式不明确的，按照有利于实现合同目的的方式履行。 2、诚实信用原则

当事人应当遵循诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密的义务。

（二）合同履行中的抗辩权分析要点 1、同时履行抗辩权。 2、后履行抗辩权。 3、先履行抗辩权。

应当委托人确切证据证明承包单位有下列情形之一的，可以中止履行：

（1）经营状况严重恶化。

（2）转移财产、抽逃资金，以逃避债务的。 （3）丧失商业信誉。

（4）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

特殊设计的、或者与原设计图变更较大的隐蔽工程，在通知承包人的同时，还应通知设计单位工地代表参加，与监理工程师共同检查签证。

隐蔽工程检查合格后，经长期停工，在复工前应重新组织检查签证，以防意外。

8、工程质量检查记录

监理工程师对承包人的施工质量有监督管理的权利与责任。 监理工程师在检查工程中发现的一般质量问题，应随时通知承包人及时改正，并作好记录。检验不合格时可发出“不合格工程项目通知”，限期改正。

如承包人不及时改正，情节较严重的，监理工程师可在报请业主同意后由总监理工程师发出工程部分暂停的指令，指令部分工程、单项工程或全部工程暂停施工。待承包人改正后，报送现场监理部进行复验，合格后发出复工申请批复。

分部分项工程、单项工程或分段全部工程完工后，经自检合格，可填写各种工程报验单，经监理工程师现场查验后，发给分项、分部工程检验认可书或竣工评估报告。

承包人应逐月填写“工程质量检验评定统计表”，现场监理部填写“工程质量月报表”。

监理工程师需要承包人执行的事项，除口头通知外，可下发“监理通知”，催促施工单位执行。

9、工程质量事故信息记录

凡在建设过程中，由于设计或施工原因，造成工程质量不符合规范或设计要求，或者超出《建筑工程质量验收标准》规定的偏差范围，需做返工处理的统称工程质量事故。

工程质量事故发生后，承包人必须用电话或书面形式逐级上报。对重大的质量事故和工伤事故，现场监理部应立即上报业主。

凡对工程质量事故隐瞒不报，或拖延处理，或处理不当，或处理结果未经监理部同意的，对事故部分及受事故影响的部分工程应视为不合格，不验工计价，待合格后，再补办验工计价。

10、施工进度监督及报告

监督承包人严格按照合同规定的计划进度组织实施，现场监理部每月以月报的形式向业主报告各项工程实际进度及计划的对比和形象进度情况。

审查承包人编制的施工组织设计，要突出重点，并使各单位、各工序密切衔接。

11、投资资料监督

现场监理部进场后立即督促承包人报送与承包合同相适应的分段、分工点的概算资料并随时补充变更设计资料。经常掌握投资变动情况，按期统计分析。

对重大变更设计或采用新材料、新技术而增减较大投资的工程，现场监理部应及时掌握并报建设单位，以便控制投资。

12、执行监理报告制度

现场监理部应逐月编写《监理月报》，并于年末提出本站的年度

报告和总结，报业主。年度报告或“监理月报”内容应以具体说明施工进度、施工质量、资金使用以及重大安全、质量事故、有价值的经验等。

13、工程竣工验收记录

竣工验收的依据是批准的设计文件（包括变更设计），设计、施工有关规范，工程质量验收标准以及合同及协议文件等。

承包人按规定编写和提出验收交接文件是申请竣工验收的必要条件，竣工文件不齐全、不正确清晰、不能验收交接。

承包人应在验收前将编制好的竣工图，提供现场监理部一份，审查确认完整后，报业主，其余分发有关接管、使用单位保管。交接竣工文件内容如下：

全部设计文件一份（包括变更设计）；

全部竣工文件（图表及按照管理段的区划编制，以便接管存档使用）；

各项工程施工记录一份； 工程小结；

主要机械及设备的技术证书一份。 14、执行监理日志和会议记录

监理工程师应将每日监理工作写入监理日志，特别是涉及设计、施工单位和需要返工、改正的事项，应详细作出记录。

监理部每周定期召开监理例会，检查本周监理工作，沟通情况，商讨难点问题，布置下周监理工作计划，总结经验，不断提高监理业

务水平。

第十八节文件资料管理

工程监理资料是监理单位在工程项目实施监理过程中形成的各种原始记录，它是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，反映监理人员的素质和项目监理部的管理能力和管理水平。

完整、准确、真实和及时是监理资料收集工作的四个要点，管好工程项目的监理资料，并将它整理成一套监理工作档案，是项目监理部的一项重要任务，也是每一位监理人员的基本职责。 一、资料管理责任、分工

1、项目监理部的资料管理工作由项目总监理工程师负总责，各专业监理工程师分工负责，由总监理工程师指定人员专任资料管理员，负责实际管理工作。

2、项目监理部应随着工程的进展不断积累监理资料，并随时进行整理和编审。工程竣工后一个月内由总监理工程师组织项目监理部门人员对监理资料进行整理、编审和装订工作，由总监理工程师签字后移交公司档案资料部门保管备查。 二、监理资料的归档管理

1、单位工程竣工后，项目监理部按《建设工程文件归档管理规范》的规定进行资料整理、组卷，准备办理归档移交手续。

2、归档资料的内容： 1）监理委托合同

2）工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 3）监理规划

4）月报中的有关质量问题 5）监理会议纪要中的有关质量问题 6）进度控制 7）质量控制 8）监理通知

9）合同与其它事项管理 10）监理工作总结

3、各项归档资料均应填写目录 4、归档资料移交应有移交手续。 第十九节工程内部信息管理 一、监理内业资料的管理

1、监理内业资料内容

1）前期内业：包括承包合同、施工组织设计、工程预算、施工许可证、开工报告、管理人员名单和分工、安全施工许可证；

2）轴线和标高的测量交接资料；

3）各种材料、设备和构配件的出厂合格证、试验报告、进场验收登记表；

4）设计图会审纪要及工程变更文件；

5）施工方案和技术质量交底书、方案材料核查表、钢筋抽检表；

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