文秘与办公自动化教案(全部)

教 案

课 程 名 称 文秘与办公自动化 授 课 教 师 徐 艳 华 职 称 讲 师

院（系、部） 汉语言文学院 教 研 室 应用语言学 授 课 对 象 公共任选课学生

学 年 学 期 2006——2007第二学期

2007年 3 月 4 日

第一章 秘书工作的性质

[教学目的] 使学生较深刻地理解和掌握秘书工作的辅助性和综合性，懂得如何正确把

握，当好秘书。

[教学重点]

着重论述秘书工作的本质属性——辅助性； 围绕辅助性展开的其他特性；

通过对秘书工作性质的理解，把握秘书工作中必须遵循的基本原则。

[授课时数]2 [教学内容]

一、 秘书学者对秘书工作的认识

1-1-1 早期学者对秘书工作性质的看法（80年代我国秘书学起步）

A.老一代秘书学家王千弓的概括——“五个对立统一”： 1，被动性与主动性的统一； 2，事务性与思想性的统一； 3，机要性与群众性的统一； 4，经常性与突击性的统一； 5，综合性与专业性的统一。

B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”

1，辅助性：指秘书从属、接近领导，而不担任领导工作。 秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。主要从3个方面发挥作用：一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见；二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用；三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。

2，综合性：指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。

C.常崇宜先生80年代概括的4点： 1，智力与非智力性；（领导的助手、“耳目”和参谋） 2，同领导的高度一致性；（最佳状态——与领导达到“默契”的程度） 3，工作内容的广泛性；（“不管部”） 4，秘书应是“杂家”基础上的专才。（素质要求上的“杂”“专”结合） D.李欣同志80年代归纳的4点：从属性；政治性（含政策性）； 事务性；被动性。 E.有的学者认为秘书工作具有“六性”的特点：从属性、服务性、综合性、规范性、事务性、被动性

上述见解，仁者见仁，智者见智，互有交叉，提法不一。但经过近20年的实践检验，其基本精神至今仍是正确的。

1-1-2 近年来学术界对秘书工作性质的看法——可归纳为“七性”

一是工作位置的政治性（公务秘书工作的政治性更加明显）; 二是工作地位的从属性（与生俱来不可改变）;

三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）; 四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）; 五是工作效果的潜隐性; 六是工作方式的被动性; 七是工作范围的赋予性。

傅西璐先生关于秘书本质特性的观点：“综合辅助性”。一是贴近领导核心，辅助领导工作；二是不在领导职位，参谋领导之政；三是没有领导权力，隐含领导权力；四是贯彻领导意图，反映群众利益。

二、秘书工作的原则

所谓秘书工作的原则,是指我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。

国家对此并无特别规定，学术界也较少讨论此问题。但是在实际工作中，只有明确并遵循这些原则，才能正确完成任务，提高效率，少走弯路，并且有助于秘书工作机构的建设和秘书人员的成长。

秘书工作三原则：实事求是的原则； 同领导保持一致的原则；追求工作效率的原则。

2-2-1 实事求是的原则

注意三条：调查研究要唯实（调查研究是秘书的基本功。无论发挥参谋助手作用还是进行事务性工作，都离不开调查研究）；信息工作要求实（切忌报喜不报忧）；秘书写作要真实（切忌夸张渲染）。

2-2-2 同领导保持一致的原则

这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。

对全国党政机关秘书部门的三条要求：

A.坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心服务；

B.坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则；

C.坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。 同领导保持一致又是对秘书工作的职业性要求。（注意防止进入一些误区）

2-2-3 追求效率的原则

A.秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分。（或曰“对领导工作效率有着直接和重要的影响”）

B.效率问题涉及多方面因素，有多种表现形式。从根本上说，秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证；秘书人员素质的提高，是提高效率的人的因素的根本保证。

C.效率原则的具体要求，就是办事要快，主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务。为此：

a.应悉心体察领导意图,同步协调、主动配合，避 免被动、拖沓和无准备劳动；

b.应从思想上树立主动和超前服务的观念，对于份内工作，不可待领导布置而动、待领导催促而办、待领导追询而反馈。

【课后思考题】

1、近年来学术界如何看待秘书工作性质？ 2、秘书工作要遵循哪些原则？

第二章 秘书工作方法

[教学目的] 通过学习，使学生从理论和实践的结合上掌握秘书工作的基本方法。 [教学重点] 秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性；秘书应了

解和学习的领导方法；秘书主要专项业务工作方法。

[授课时数]4 [教学内容]

[案例1] 王副秘书长妙语消除“火药味”

上个世纪90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。

在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。去下一个点时，由于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走了10公里。

王副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：顺路请市长看看这片戈壁草场，大得很呢！

市长看后挺高兴。随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。他机智地避免了市长发一场大脾气。

[讨 论] 事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。您的看法呢？ [案例2] 市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的?

以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。

于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。

一、秘书工作方法与管理实践 1-1-1 秘书工作方法与组织管理

管理组织体系示意图：

领导层 (管理 执 行 层 决策层) 秘书 (管理决策的 辅助层次)

行为科学 ：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果。

秘书工作方法“三必须”：必须与组织管理运行机制相适应；与领导方法相契

合；与秘书职能相匹配。

秘书工作方法必须与组织“四要素”有机融合——

组织目标 组织规范 组织需要 组织管理方法 指明方向 提供依据 方法基础 秘书适用 秘 书

1-1-2秘书工作方法与领导工作

秘书工作直接为领导工作服务；秘书工作与领导工作的需要紧密联系。 总体要求当好近身综合辅助和服务的参谋助手。

具体要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务。

秘书工作适应领导工作“五法”——

之一：“铺垫法”。突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导

批阅文件前——属领导开展工作的前期工作）。

为此：“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通）

方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。

之二: “拓展法”，即拓展延伸

属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果

为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。

拓展 与延伸 以保证取得领导工作的预 期（最佳）效果为目标 注重整体连续性、 承继性和适变、应变 铺 垫

严格按要 求办事 使工作落到实处 并取得预期效果

之三: “代劳法”

1,本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。

2，要注意5点：A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；B.遵从授权范围,切忌越权行事;C.

善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表；

D.加强双向交流,与工作对象协作配合;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。

[归纳1] 秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方

面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。

[归纳2] 秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，

扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。

之四、伴随活动法 以实现公务活动的目的为出发点和归宿；按进度周密安排；提供

便利；步调协调；拾遗补缺；随时应变。以此来保证领导工作有序、高效进行。

之五：主辅配合法

前述“四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到主辅配合一体化的境界。

1-1-3 秘书工作方法与社会实践

A.在实践中形成，受实践检验。我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。 学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分。

B.在运用中学习，在学习中探索。学习的目的全在于运用。学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。

C．现代管理科学、信息技术特别是信息网络技术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大的冲击与影响。社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创新和发展。这并非对传统方法的全盘否定，而是合理继承基础上的创新和发展。

创新的目的在于提高工作效率和优化工作效果。

我们的选择——认真学习和掌握符合客观需要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作做得更好。

二、秘书应了解的领导方法

1、秘书与基本领导方法

采用马克思主义基本领导方法，做到两个结合：领导与群众相结合，一般与个别相结合。力求做到求真务实、开拓进取、深入群众、注重信息、维护领导团结 2、秘书与行政方法

运用行政方法中：精心参与、协助领导、维护国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令 3、秘书与法律方法

运用法律方法中：坚持依法治国方略，严格、准确、公平、公正，及时提供法律服务 4、秘书与经济方法

运用经济方法中：通晓经济管理、掌握经济信息、促进经济发展、遵守财经法纪

5、秘书调查研究方法

运用调研方法中：注重调研程序、遵循三条原则、多种方法形式、提高自身素质

三、秘书专项业务工作方法

3-3-1 可分两大类方法：A.参谋提醒、综合协调、督促检查、信息沟通；B.办事、

办文、办会。

3-3-2 秘书专项业务工作方法细分（6类）：A.秘书协调方法（又可再细分为

秘书协调工作八法）；B.秘书督促检查方法；C.秘书信息沟通方法；D.秘书公文撰拟方法；E.秘书工作进程调度方法；F.秘书工作时间调度方法。 [课后思考题]

1、 秘书工作方法与领导工作有何关系？ 2、 秘书使用基本领导方法应把握哪些要点？

第三章 秘书素质

[教学目的] 通过本讲教学,使学生深刻了解对秘书思想政治、道德品质、知识、技能水

平等方面的要求，以利学生对照、学习、锻炼，提高自身综合素质，以适应工作实践和处世待人的需要。

[教学重点] 对秘书的政治思想、道德（含职业道德）、知识、技能方面的主要要求。 [授课时数]4 [教学内容]

素质——人内在的物质要素和精神要素的总和。

秘书综合素质的高低。决定着其思想、道德、才能及其发挥的水平。

“德”——即政治素质和道德品质（含职业道德）

秘书素质的 三大组 “才“——即知识与技能水平 成部分 经 验 （不作研究）

一、秘书的思想政治素质——秘书素质之核心

内涵：政治方向、政治立场、政治纪律、政治鉴别力、政治敏锐性。

1-1-1 秘书思想政治素质的内容

A.远大的人生理想：在为国效力中实现自己的人生价值! B.坚定的党性原则：

“人民的利益高于一切！”

坚决维护民族团结和祖国统一，旗帜鲜明地反对“三股势力”。

C.较高的政策水平 D.较强的法治观念

E.高度的工作责任感：永远以国家利益和所从事的事业为重！

1-1-2 提高思想政治素质的途径

加强理论学习——正确的世界观和方法论 加强政治学习——路线、方针、政策

自觉增强法治观念和组织纪律观念——遵纪守法 努力学习文化科学知识

1-1-3 秘书的观念问题

观念——看法、思想，即思维活动的结果。现在也常被称为“理念”。 社会的变革与发展向秘书提出了更新观念、调整视角的要求：

A.服务观念；B.创新观念(突破旧的传统意识，在工作中正确地进行变通和独创)；C.价值观念(充分认识并且努力体现自己的劳动是有效的和创造性的)；D.参谋观念 ；E.信息观念 ；F.系统观念(系统分析统筹兼顾)；G.效能观念(快节奏高效率工作)；H.保密观念。

1-1-4 秘书的作风修养

A.实事求是的作风；B.主动负责的作风；C.艰苦奋斗的作风；D.联系群众的作风；E.雷厉风行的作风；F.严细谨慎的作风。

二、秘书的职业道德修养

从秘书队伍中的败类——李真腐败案所引发的反思与教训讲起。

2－2－2 职业道德修养几“法”

A.注重学习，树立正确的世界观、人生观、价值观； B.“三慎”：慎独、慎初、慎交友； C.“吾日三省吾身”，防微杜渐，持之以恒； D.虚心听取批评意见，自觉接受各方监督。

三、秘书的知识与能力

秘书的知识结构; 秘书的知识与能力结构; 秘书的基本技能; 秘书的特殊素质。 秘书的知识与能力——一个复杂的、立体的问题（公务秘书与非公务秘书的差异；不同行业、层次、工种的差异；秘书环境与个人情况的差异）。

3-3-1 秘书的知识结构

A.秘书知识结构的指导思想

——关于“秘书应当是通才”（知识应当广博；但非什么都学、都知、都精）

通才型知识结构特点

a.专与博的兼容性(知识体系呈”T”字

型展开）;

b.广泛的适应性; c.强健的再生性

——秘书为领导工作与秘书工作服务，必须掌握两大方面知识（为本行业；为本行业领导人）

——秘书知识与主客观环境相适应（客观环境；主观努力）

B.秘书知识结构构建三原则——目标原则、整体原则、动态原则。 C．秘书知识结构主要内容——基础层次、中间层次、最高层次。 基础层次：社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科。 这一层次的核心部分——马克思主义理论（三大组成部分；最重要的是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方法论即正确的立场、观点、方法问题）；社会学（以科学方法研究社会生活规律。突出研究视点的综合性和整体性）；语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技巧和语言文字〈包括外语〉的运用技能。

围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分：社会科学一翼——经济学、法律学、文学、历史等（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）；自然科学一翼——数学、物理学、化学、生物等学科的常识。

中间层次即专业基础层次：由若干与秘书业务有密切关系的学科组成。

这一层次的核心部分——领导科学（一门研究现代领导活动规律和方法的新兴交叉学科）；管理学（专门研究管理过程及管理手段）。

围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分——A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、组织行为学、心理学、决策科学等；B.若干新兴学科如系统论、信息论、控制论、运筹学等

最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用。 这一层次的核心——两部分（秘书学、秘书所在部门的专业知识）。

围绕这一核心展开的外围和边缘部分——秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。（具体深入，更具操作性）。

3-3-2 秘书的智力与能力结构（智力与能力既有联系又有区别）

智力——人们赖以吸取外界知识的能力

能力——即通常所说人的“才能”、“本领”等

A.秘书的智力结构 良好的智力是从事秘书工作的基本条件。秘书的智力主要包括5个方面：

a.观察力——凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户。秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，耳听六路、眼观八方。

提高观察力的措施：①培养观察兴趣，形成观察习惯； ②多方接触，开阔视野；③ 态度客观，操作细密。

b.注意力——集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证 。

注意稳定：专心致志、绝无旁骛； 注意分配：头绪繁多、必须兼顾； 注意转移：紧随领导、适时调整

提高的措施：①加强工作责任感；②增强自控能力。

c.记忆力——保持识记和个人经验再现的心理过程。是智力活动的“储存器”。

秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料。秘书工作的特殊性要求秘书:注意记忆的敏捷性（“快”）和正确性（“准”）。

加强的技巧 ：增强信心，稳定情绪；活跃思维，勤于用脑；及时、反复，发挥联想；借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。

d.思维力——对客观事物间接和概括的反映能力。它是智力活动的核心。 思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上。

广度——思考幅度大，思维面开阔，见微知著，洞察背景，范围不狭窄，思路有层次。 深度——思考程度深刻，从现象看本质，追寻来龙去脉，探索内在规律。

有效提高思维力的四条途径：积极参加社会实践，不断丰富感性知识；着力加强思维训练，掌握各种思维方法；提倡独立思考，力求多谋善断；学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。

E.想象力——人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。它是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。

秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。

想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。

B.秘书的能力结构

“能力”就是我们平常所讲的“才能”、“本领”。对于秘书的能力要求是：“一专多能、全面发展”。

最重要的是4种能力：语言文字应用能力、协调能力、管理能力、信息处理能力。 a.语言文字应用能力包括阅读能力（要求“精心研读、迅速理解、准确捕捉、筛选信息”）、倾听能力（要求“认真倾听、准确理解、善于归纳、甘于沉默”）、说话能力（要求“准确、简练、明晰、得体”）、写作能力（要求“准确无误、文思敏捷、出手成章、形成风格”）。 b.协调能力是指秘书在领导意图的指导下，在秘书部门的职责范围内，积极主动地沟通信息，调节关系，协同步调，促进和谐运行，提高工作效率。 为了提高协调能力，秘书一要勤奋学习（熟悉政策、法律、原则、规则，掌握协调依据），二要胸怀大局（通盘考虑，统筹各方，处理关系），三要目光敏锐（洞察矛盾焦点，把握协调关键），四要讲求协调艺术，会做思想工作，实现协调目标）。 c.管理能力集中体现在辅助决策、组织实施以及管理日常具体事务等3方面。这要求秘书十分注重自己知识面的拓展和综合能力的提高，坚持长久、日积月累，培养很强的管理能力。

d.处理信息能力，指的是在信息收集、加工、传递、使用、反馈、贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高强的操作能力。这要求秘书敏于感受信息，勤于收集信息，精于鉴别和加工信息，善于运用信息。

3-3-3 秘书的基本技能

秘书技能，指秘书人员从事秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力。

关于秘书技能标准：原国家劳动部制定的初级和中、高级秘书技能标准；日本国对秘书技能的审定、要求标准；我国民间企业对秘书技能的需求特点与要求。

A．当前和今后一个时期内现代化初、中级秘书人员需着重掌握的三种技能——电脑应用、“双语言”、速记与快读。

B．其他业务技能：公共关系能力；业务信件程式；邮政手段使用；电信手段使用；一

般性会计业务办理技能；出差出国事务；涉外业务；内外礼仪事项；其他必备技能如摄影摄像、汽车驾驶、文娱欣赏等。

C.高级秘书的特殊技能——

a.发挥智谋助手作用方面：才思敏捷，快速成文；鉴别力强，信息准确；模拟风格，参谋代劳；坚定灵活，谏诤建言。

b.发挥事务助手作用方面：准确判断，挡驾得体；无私奉献，拒腐维廉；适度揽过，维护领导。

c.数学应用与网络技术 [课后思考题]

1、如何进行秘书职业道德修养？ 2、秘书应具备哪些基本技能？

第四章 文字工作

[教学目的] 通过本讲的教学，使学生掌握有关文字记录、文稿撰拟、审稿等方面的

知识特别是基本技能，以利今后从事秘书工作时重点做好文字工作。

[教学重点] 秘书文字工作的含义、内容和要求；文字记录、文稿撰拟、文稿审核的规

范和方法。

重要性：文字工作是“三办”的基础和工具；是秘书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的“重头戏”。因此，是各类秘书必须具备的“看家本领”。从某种意义上讲，秘书就是文字工作者。从您当秘书的那天起，就与文字工作结下了“不解之缘”，就得每天苦练文字功底。

[授课时数]4 [教学内容]

[第一练习] 公文起草（模拟）

假设您是人文学院秘书。经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。共安排3天，每批1天。看南山公园、滨海路、开发区。租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取免公园门票；安全由学院负责。毛院长布置秘书起草学院给鲁大的公文，请求批准此事，并由鲁大出具公函，以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。

这是一份仅数百字的公文稿 。请同学们构思后，讨论此文的文种和结构。 文种：报告？请示报告？请示？

结构：1，理由及依据；2，具体打算；3，请求事项——A.请求批准;B.请求以鲁大名义出具联系函;C.请求鲁大一位或数位领导参加以示关怀和支持。

鲁东大学文学院文件

鲁大文[2004] 号 签发人：毛金祥 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 鲁东大学文学院关于“五一”期间

拟组织师生游览市容和部分旅游景点的请示

鲁东大学：

为了丰富全院师生假期生活，并对师生进行了解烟台、热爱烟台的教育，激发师生为把烟台建设成为现代化国际商贸城贡献力量的热情,经院务会议研究，拟在今年“五一”长假期间，组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点。

游览活动拟分期分批组织开展，共安排3天，即从五月三日至五日每天安排一个年级。主要游览南山公园、滨海路、开发区等。经费开支：租车费（约三千元）拟由学院负担；门票、午饭由师生自理。争取向有关方面联系求援，免收两处公园门票。安全由学院领导及各班主任负责。

请求鲁东大学批准我们组织此项活动；请学校领导一人或数人参加此项活动，以示关怀并作指导；请求以职大名义出具分别致开发区管委会、园林局的公函，争取他们派员给师生作介绍，并免收两处公园的门票。妥否，请批示。

鲁东大学文学院

二零零四年四月二十五日 主题词：行政 节假日 请示 文学院办公室 2004年4月29日 共印5份

请大家给模拟文稿作评价、挑毛病：文种是否正确? 格式有无毛病? 结构是否合理? 表达是否得体? 字、词、句、段方面有哪些要修改的？

一、文字工作概述

1-1-1 概念

文字——文书，文章 文字工作——广义；狭义

1-1-2 意义

A.文字功底是秘书的基本素质(“第一流的文字处理能手”)；

B.文字表达能力居秘书应具备的“六大能力”之首（表达、办事、管理、交往、应变、研究能力）；

C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益补充。从一定意义上讲，一是对领导意图的完善和升华；二是对领导知识和智能的补充和延伸；三是对领导精力和体力的“代偿”。

1-1-3 特点（四性）

A.写作活动的“受动性”(相对“自主性”而言)。这要求秘书：“养之有素”——注重知识的积累和更新；“倚马可待”——随时准备接受领导者的交拟。

B.思维形式的 “抽象性” （在形象思维、抽象思维、直觉思维三种思维中属第二种） ：这要求秘书既具备扎实的现代汉语知识，又很好地掌握形式逻辑知识。

C.表达方式的“综合性”（“记叙”“说明”“议论”“抒情”中，以说明为主，兼有记叙和议论） ：要求秘书熟悉记叙、说明和议论等表达方式，努力形成自己独特的语言风格。

D.成文过程的“程序性”（交拟→拟稿→审核→签发→印发）；（会商→会稿→会签） ：这要求秘书懂得并熟悉行文程序；严格按照有关规定行文。

二、文字记录

[第二练习] 打公务电话并做电话记录

现在,请二位同学模拟通话并各自做电话记录。一位同学扮演人文学院秘书，另一位扮演市园林局办公室人员。通话过程是：在前面模拟的关于五一期间组织游览活动的请示得到职大批准后，人文学院秘书用电话与园林局联系师生游览红山公园（该公园隶属于市园林局）的安排并希望免门票。打完后，请扮演者各自宣读所做的电话记录。

2-2-1 文字记录的种类 （8种）

A.电话记录 ：a.发出电话记录；b.接收电话记录； B.值班记录； C.来访记录； D.会议记录；

E.大事记。一事一记、按日编排； F.调查记录。第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不同情况采用不同的记录方法； G.领导讲话记录。不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无讲稿应“有言必记”。

H.领导口授记录。作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。

2-2-2 文字记录的过程 A.备好纸笔,随时记录；

B.用心倾听判断，快速作出记录； C.重视“后整理”，形成记录稿。

2-2-3 文字记录的方法 A. 要点记录法；

B. 详细记录法； C. 常用速记法； D. 特殊标识法；

E. 笔记录音并用法。

三、文稿撰拟

3-3-1 文稿撰拟范围。4方面：

A.各种法定公文 （即党和国家明文规定的）

党的机关14种、行政机关13种： 决议、决定、命令（令）、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。规定严格、标准统一。

B. 各种常用公文（即法定公文以外的各种书面材料）

文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩，撰拟时也不能自行其事。计有：

——简报类：政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等； ——规章类：章程、办法、细则、通则、规则、公约等； ——总结类（略）；

——计划类（略）； ——提纲类（略）；

——各种行业文书。

C.领导的各种讲话稿。开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告〈 ？〉、领导述职报告等）。撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重头戏”，或者说是秘书实务诸业务中的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段。

D. 各种公关文书——企业、事业单位用得较多！ 书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等； 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等； 宣传类：说明书、解说词、广告词等；

目前，公关文书的种类不断增加。秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。

3-3-2文稿撰拟过程（即通常情况下一篇文稿的成文流程）

“三部曲”——

准备阶段：a.授受意图，理清思路；b.收集材料，寻求依据； c.拟定提纲，构思布局。 草拟阶段：注意——a.讲究语法，字斟句酌；b.讲究逻辑；表达准确；c.讲究格式，遵规循俗。

定稿阶段：a.审核（发现问题）；b.修改（改错与调整）c.定稿（领导审定，签发通过）。

3-3-3 文稿撰拟要求 除符合一般的写作要求外，还有若干特殊要求：

一要符合必须行文的原则；

二要符合国家现行法律、法规； 三要符合党和国家方针、政策；

四要符合实际情况； 五要符合领导意图；

六要做到所提措施办法切实可行； 七要与相关方面充分协商、协调一致； 八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑； 九要符合有关公文格式、标点符号等规定。

3-3-4 文稿撰拟的3种方式

A.个人撰拟（适用于一般性文稿如通知、业务性请示、专题性报告、批复、转发批转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟）。

B.集体撰拟 （适用于重要而且综合性强的和“大块”文稿的撰拟，如大型会议文件、长期工作计划、年度全面总结、综合性报告及规章的起草等）。

C.文稿代拟（大机关、大单位适用。其部门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书专业知识之不足。用于专业性强的文稿）。

四、文稿审核

4-4-1 文稿审核（核稿）概念

A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）中一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错； c.减轻领导阅批文稿的负担。

4-4-2 审核内容（亦即把关的重点） 主要从6个方面审查核定——

A. 把好法律法规关； B. 把好政策规定关；

C. 把好事实即材料数据关；

D. 把好文字表述关（主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等）； E. 把好体式关（语体、规格、式样等）； F. 把好程序规范关。

4-4-3 文稿审核的方法

A. 程序性方法——“三审”制

初审。由专兼职核稿人员进行初步审核。 复审。由秘书机构负责人对修改稿进行审核。

终审。核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核。 B. 组织性方法——四种

a. 个人审核 ；b. 集体审核 ；

c. 会商（会审） ；d. 专家审核。 [课后思考题]

1、 文字工作有哪些特点？

2、 文稿攥拟有哪三种方式？

第五章 文书工作

[教学目的] 通过本讲教学，引导学生紧紧抓住“公文处理程序总示意图”这个“纲”，

着重掌握文书工作六项原则、行文关系与行文制度，掌握发文处理和收文处理的程序和方法。

[教学重点]

1.概述 A.文书与文书工作的概念;B.文书工作的五大作用;C.文书工作的六项原

则;D.行文关系与行文制度

2.发文处理

与传递。

A.交拟与拟稿;B.审核与签发;C.印制与校对;D.用印与登记;E.封发

3．收文处理 A.收文与阅文;B.筛选与传阅;C.拟办与批办;D.承办与催办;E.立卷

与归档。

[授课时数]6 [教学内容] 一、文书工作概述

秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 （“文来文去”）。

1－1－1文书与文书工作

文书 公务文书 私人文书

公文 本讲主 要研究 文书工作——是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理）。

“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”

——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条

公文处理程序总示意图：（提示：熟悉了并能很好地理解和应用此图，就抓住了本讲的纲！）

文书工作的任务——

A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。

B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件管理；d.文件保密； e.文件贯彻落

实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。

1-1-2 文书工作的作用

文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。

五项作用：A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量；C.可以加快文书的运转；D.可以确保文书的安全；E.可以促进档案的管理和利用。

1-1-3 文书工作六项原则

A.准确无误； B.及时迅速； C.安全保密； D.力求精简；E.集中统一；F.党政分开。

1-1-4 行文关系与行文制度

☆行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系：

A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。

B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文；

b.不相隶属的机关之间的行文。

☆行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种——a.相互行文制度；b.联合行文制度；c.逐级行文制度；d.文稿代拟制度； e.一文一事制度；f.公开行文制度。其中最重要、最应防止违反的是逐级行文制度和一文一事制度这两项。

案例二则——

1，某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？

2，五一前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？

二、发文处理 2-2-1发文处理五环节

交拟 理 审核 印刷 用印 封发 拟稿 签发 校对 登记 传递 2-2-2各环节主要注意事项

A. 交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时的注意事项已在上一讲详细介绍了。

B.审核、签发：关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、

注意：会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整；议程安排和日程安排必须吻合；会议的议程和日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。

4－1－3会议记录

XXXX会议记录 （标题：会议名称＋文种；文种） 时间：X年X月X日X点 （日期、具体时间） 地点：

出席人： （主席写最前面，记录员写最后，要写列席人和缺席人） 主持人： （又称“会议主席”，人名及身份） 记录： （记录员，人名及身份）

（以上6项应开会前填好，为会议记录“首部”）

一、主持人讲话：?????????????????????????????? ??????????（说明议题，多个议题用序号标出）

二、发言：

XXX：?????????????????????????????? XXX：?????????????????????????????? ??????????（发言人姓名：发言内容。每个人分行） 三、决议：

（一）?????????????????????????????????? （二）???????????????????????????????????????????（决议事项，分条列出，有时要列表决方式和结果）

（以上为会议记录“主体”）

四、散会：（X点） （结尾：标明散会时间）

（以上“首部”、“主体”、“结尾”合成会议记录“正文”）

主持人：XXX（签名） 记录人：XXX（签名）

（以上是“尾部”，记录的右下方，要签字）

4－1－4意向书

①请代天地公司经理室秘书钟苗，为天地公司与顺达软件公司拟写一份合作意向书。要求内容具体，格式规范。 答：基本格式如下：

兴建天地公司库存控制系统项目意向书 （标题：项目名称＋文种；文种）

天地公司（以下简称甲方）与顺达软件公司（以下简称乙方）经过友好协商，双方本着互惠互利的原则，兴建天地公司库存控制系统项目。现以达成初步意向，内容如下：

（导语：当事人单位全称，当事人接触情况，达成意向，有惯用结束语） 一、?????????????????????????????????? 二、???????????????????????????????????????????（主体：意向性意见，分条列出，可参照合同、协议条款排列）

X、未尽事宜，在签定正式合同或协议书时再予以补充。（结尾：惯用语，留有余地）

（以上“导语”、“主体”、“结尾”合成意向书“正文”） 甲方 乙方

天地公司（公章） 顺达软件公司（公章） 代表：XX（签名）代表：XX（签名） 代表：XX（签名）代表：XX（签名）

X年X月X日 X年X月X日

（以上是“尾部”，单位名称、公章、代表签名或私章、日期）

[课后思考题]

1、 文书工作要坚持哪些原则？ 2、 收文处理包括哪些环节？ 3、 请拟写一份会议日程表

第六章 信息工作

[教学要求] 通过本讲的教学，使学生加深对秘书信息工作重要性及其特点、要求的认

识和领会；掌握如何获取信息、如何加工信息特别是如何写信息简报、如何提供和存储信息；了解高层次信息开发的一般途径与方法。

[教学重点]信息与信息工作的含义；信息工作的特点、意义和要求；秘书部门和秘书人

员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法；高层次信息的开发。

[授课时数]4 [教学内容]

一、信息工作概述 1-1-1 信息与信息工作

A.广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。

课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？

B.信息的特征：1，客观性；2，无限性；3，时效性；4，共享性；5，可传输性；6，可加工性；7，可扩散性。

C.信息工作：特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。

1-1-2 信息工作的作用

A.辅助领导者正确决策：信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。

[案 例] “新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。

B.协助领导者科学管理：科学管理的实质，就是按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。

[过 程] 各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标

C.开阔领导者与秘书的思路：在信息社会，现代领导者经常面临“信息饥饿”。同时，秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。

D.提高秘书工作效率：秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。

1-1-3 信息工作的特点

“四性特点”—— A.服务性：秘书部门信息服务具有多向性特征。而其中最直接最主要的是为领导决策服务。

B.综合性：秘书部门提供信息种类非常广泛；其内容具有综合性而非专业性。 C.针对性：同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同 D.适时性：秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率。

1-1-4 信息工作的六项要求

敏锐、准确、及时、全面、适用、经济。

[案 例] 某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功。

二、信息的获取

信息获取——秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。这是信息工作的基础性环节。

2-2-1 信息获取的范围

秘书主要是从6个方面获取信息

2-2-2信息获取8渠道

2-2-3 信息获取的方法（主要有8种方法）：网络查询法；文字阅读法；收看

收听法；会议记录法；相互交流法；专题调查法；观察体验法；索取求购法。

三、信息的加工

信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。

所谓信息加工，是指秘书将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。

3-3-1 信息加工的方法

A.归纳法：筛选→合并同类项→专题信息。 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。 B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。

C.纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问题。 D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。 E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。 F.转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。

G.图表法。一目了然，易传易用。

H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。

3－1－2 信息简报（信息内刊）

是指记载和传递、报送信息的文字材料。其特点：“新、深、实、短”。

秘书编写信息简报6点要领：标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁

[课堂讨论] 信息的加工与信息简报的编写之间有着什么样的关系？

[ 案例1 ] 试改写一篇信息稿：将一篇字数为1600字的信息《温家宝总理谈中国宏观经济形势与金融体制改革》改写为同题目的字数在1000字以内的较短信息。

（原文） （缩写后）

（原文） （原文）

（缩写后）

（缩写后）

（原文） （缩写后）

（原文） （缩写后）

（原文） （缩写后）

（原文） （缩写后）

（原文） （缩写后）

四、信息的提供与存储 4-4-1 秘书信息提供的对象

A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息；

B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息； C.为下级机关和基层单位提供信息。

4-4-2 信息提供的要求和方式

A.秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求 a.有很强的针对性； b.在内容上要有多样性； c.在时间上要把握适时性； d.十分注意信息提供的保密性。

B,信息提供方式：简报、电报、传真、网络、电话、音像制品等。

4-4-3 信息的存储

A.存储的信息必须是已认真筛选、加工、整理过的信息，一般具有准确性、完整性、系统性，能对利用者起到参谋、咨询、顾问作用。

B.信息存储5点要求:认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索。 C.信息存储方式：计算机存储；信息简报存储；多媒体存储（a.用多媒体计算机存储 b.用多种媒体存储）；以纸为载体的信息资料存储。

五、 高层次信息开发

[案 例] 衡量经济增长的若干有趣指标

衡量经济增长状况,除了用GDP（国内生产总值）等指标外，还有没有一些非数字的乃至人性化的指标呢？请看：

——英国《经济学家》提出的6项“民间指标”：1，新车销售量大增；2，司机需求量大增；3，房地产热；4，赴海外度假者大增；5，纯种狗与纯种狗主人数量俱增；6，女性做隆胸手术者与女性胸围尺码俱增。（这些信息反映经济状况？）

——“美联储”主席格林斯潘：“GDP变轻了！” （用重量来衡量经济增长？） ——一些经济学家提出的“垃圾指标” （用垃圾量的变动来衡量经济状况？）

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