公文格式模板设计

第三节公文格式模板设计 一、公文版式的页面设置 二、公文版式的制表位 三、发文机关标识和红线的制作 四、公文版式中常用符号的使用 五、自动图文集的使用 六、公文数字序号的设定 七、公文格式模板的保存《文书学》 王健主编 中国人民大学出版社 2011

一、公文版式的页面设置 1999年12月27日发布的《国家行政机关公 文格式》规定公文用纸标准为： 纸型：A4(210mm×297mm) 天头：37mm±1mm 订口：28mm±1mm 版心：156mm×225mm 正文用3号仿宋字体 每页22行，每行28字符《文书学》 王健主编 中国人民大学出版社 2011

1. 点击菜单栏中【工具】选择【选项】,弹出【选 项】对话框。 2. 在【选项】对话框中选择『常规』,在下面会有 度量单位的选项，选择“毫米”。

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3. 点击菜单栏中【文件】选择【页面设置】, 弹出【页面设置】对话框。见图示 2。

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4. 在【页面设置】对话框中选择『页边距』,会 有上下左右四个选项。分别设置为37mm; 35mm;28mm;26mm。 5. 在【页面设置】对话框中选择『纸型』,可以 选择不同的纸型，根据国标选择210×297mm 的A4纸。

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6. 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』,首先点 击下方的『字体设置』按钮。弹出【字体】对话框。 7. 在【字体】对话框中，可以设定字体为“仿宋”,字 号为“三号”。点击『确定』按钮，返回【页面设置】 中的『文档网格』。

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8. 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』, 选择“指定行网格和字符网格”之后，可以指 定每行28字符，每页22行。 至此，页面设置完成。

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二、公文版式的制表位1.首先在公文第一行输入公文份数序号以及秘密等级和保 密期限。

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2.

确保光标在第一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表 位】,弹出【制表位】对话框。

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3. 在【制表位】对话 框中，“制表位位 置”处输入28,对 齐方式选择右对齐， 点击设置后确定。 这时会在标尺上出 现一个28字符右对 齐的制表位。

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4.

将光标定位在秘密等级和保密期限之前，用键盘上的 Tab(制表)键添加一个制表符，这时会发现，秘密等 级和保密期限会在第28字符处右对齐。由于在前

面定义 过每行28个字符，所以这样就符合国标中规定的秘密等 级和保密期限在右上第一行的规定了。

用Tab(制表)键 添加的制表符

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5. 同样，在制作符合国标的版记部分中的印发机关和印发日 期的时候，也要用到制表位。国标中规定，印发机关在最 后一行左侧，前空一字符，印发日期在最后一行右侧，后 空一字符。首先输入印发机关和印发日期。 6. 确保光标在最后一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表 位】,弹出【制表位】对话框。分别设置1字符处左对齐的 制表位，以及27字符处的右对齐的制表位。

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7. 分别在印发机关和印发日期之前添加制表符

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三、发文机关标识和红线的制作 选中菜单栏【插入】中【文本框】的【横排】选项将会出现一个文本 框，在文本框中输入发文机关标识，输入完毕后选中文本框，单击鼠 标右键，选中【设置文本框格式】,在这里设置红头发文机关标识的 属性。 1. 选择【颜色和线条】选项，将【颜色】一栏设置成“【无填充颜色】。 2. 选择【大小】选项，将【高度】设置成【2cm】;【宽度】设置成 【15.5cm】。(可根据实际情况调节尺寸。) 3. 选择【版式】选项，单击【高级】按钮，【水平对齐】选项中的【对 齐方式】设置成“居中”,【相对于】一栏中设置成“页面”;【垂 直对齐】选项中的【绝对位置】设置成“页边距”, 【下侧】设置成 “2.5cm”(平行文),“8.0cm”(上行文),(可根据实际情况调节 尺寸。)最后单击“确定”。 4. 选择【文本框】选项，左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定” 完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。 5. 选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”,字体设置成“小 标宋体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该 文本框，这样，发文机关标识制作完成。《文书学》 王健主编 中国人民大学出版社 2011

使用相同的方法也可将完成制作发文机关标识下面的红线。 单击【绘图】工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形， 左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条 水平线； 选中直线单击鼠标右键，选择【设置自选图形格式】设置 红线的属性。选择【颜色和线条】选项，【颜色】设置为 “红色”;【虚实】设置为“实线”;【粗线】设置为 “2.25磅”。 选择【大小】选项，【宽度】设置为“15.5cm”。选择 【版式】选项，单击【高级

】按钮，【水平对齐】选项中 的【对齐方式】设置成“居中”,【相对于】设置成“页 面”,【垂直对齐】选项中【绝对位置】设置成“页边 距”,【下侧】设置成“7.4cm”(下行文), “13.9cm”(上行文),(根据实际情况进行调节)。单击确定。 至此红线设置完成。《文书学》 王健主编 中国人民大学出版社 2011

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四、公文版式中常用符号的使用 一般的符号输入，可以通过菜单栏【插入】中【符号】来 调出【符号】对话框进行插入。

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在公文当中插入常用的 符号，选中符号后点击 菜单栏【工具】中的 【自动更正】选项。这 时，在【自动更正】对 话框中“替换为”处会 显示处常用的符号。

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接着在“替换”处输 入自己定义的快捷方 式，如一个代号。在 例子中是用“(”+ “*”+“)”来替 换常用符号“★”。

点击添加后，激活此 项自动更正。这时在 公文中输入“(”+ “*”+“)”就会 得到“★”。

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