Access2003数据库的使用

第六章 Access 2003关系数据库的使用

任务一 学生管理数据库的建立

知识技能点： 掌握Access2003的启动、退出； 使用Access2003定义数据库和表； 查询的建立方法； 窗体的建立方法； 报表的建立方法 文件的打印。

任务引入

王君在育才学院教务处工作，本周市教委要求他把学生信息做一个数据库。下面以学生管理数据库为例介绍数据库的建立过程及使用方法。示例为Access2003关系数据库系统。

图6-1 学生管理数据库的主画面

任务分析

在Access2003关系数据库环境下，把有关“学生”的信息输入到计算机中的“学生管理数据库”中并保存起来，这就是王君要做的第一项工作。而完成数据表的建立是其中一项最基础最重要的工作，这里面涉及到字段的定义、数据的录入、修改、复制、删除、保存等基础性知识点，掌握良好的操作方法和操作习惯对优化数据库有很大帮助，同时也为进一步的处理数据打下基础。

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任务实施

步骤一：分析 “学生管理”数据库的功能

要完成本工作，在采集数据前，我们首先建立一个命名为“学生管理”的数据库并分析其功能，在这个数据库中建立二个数据表“学生”表、“学生成绩”表。

步骤二：建立并保存数据库文档“学生管理”

1．启动Access 2003

步骤：

1）单击“开始”按钮，打开开始菜单。 2）将鼠标移动到“程序”项，这时出现级联菜单。

3）在此菜单中单击“Microsoft Access”，启动Access 。 2、建立数据库

在主画面出现（图6-2）：

图6-2 开始界面

单击“新建文件”按钮，打开6-3：

图6-3 新建文件

选择“空数据库”打开新建数据库对话框6-4：

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图6-4 创建库文件

在对话框中输入数据库文件的路径、名字，系统会创建一个新文档，文档名是“学生管理.mbc”，如图6-5：

图6-5 学生管理库界面

观察此窗口的组成，回答以下的问题：

1）学生管理数据库由几个对象组成，分别是什么？ 2）标题栏上显示的文档名是什么？

步骤三：建立数据表学生、学生成绩。

图6-6 建立表

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1、建立表

表是Access数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立并使用的，因此，它在数据库中占有很重要的位置。为了使用Access管理数据，在空数据库建好后，还要建立相应的表。Access表由表结构和表内容两部分构成，先建立表结构，之后才能向表中输入数据。我们在吴老师的工作过程中。了解一下表的建立，包括Access数据类型、建立表结构、向表中输入数据、字段属性的设置以及建立表与表之间关系等内容。 1.1 Access数据类型

王君在设计表时，必须要定义表中字段使用的数据类型。Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、日期／时间、货币、自动编号、是／否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。

Access数据类型见表1-7。

表1—7 Access数据类型

数据类型 用 法 大 小 最多255个字符 文本或文本与数字的组合，例如地址；也可文本 以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编 Microsoft Access只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。设置“字段大小”属性可控制可以输入字段的最大字符数 备注 长文本及数字，例如备注或说明 可用来进行算术计算的数字数据，涉及货币数字 的计算除外(使用货币类型)。设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型 日期/时间 日期和时间 货币值。使用货币数据类型可以避免计算时货币 四舍五入。精确到小数点左方15位数及右方4位数 自动编号 在添加记录时自动插入的惟一顺序(每次递增1)或随机编号 字段只包含两个值中的一个，例如“是/否”、“真/假”、“开/关” 在其他程序中使用OLE协议创建的对象(例如Microsoft Word文档、Microsoft Excel电OLE对象 子表格、图像、声音或其他二进制数据)，可以将这些对象链接或嵌入到Microsoft Access表中。必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象 超级链接 存储超级链接的字段。超级链接可以是UNC路径或URL 创建允许用户使用组合框选择来自其他表查阅向导 或来自值列表中的值的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义 最多64,000个字符 最大可为1 GB(受磁盘空间限制) 4个字节。 8个字节 8个字节 1、2．4或8个字节。 最多64,000个字符 是/否 1位 与主键字段的长度相同，且该字段也是“查阅”字段；通常为4个字节

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注意：“数字”、“日期／时间”、“货币”以及“是／否”，这些数据类型提供预先预定义好的显示格式。可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。 1.2 建立表结构

建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用“设计”视图；三是通过“表向导”创建表结构。 1.2.1使用“数据表”视图

(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[F11]键从其他窗口切换到数据库窗口。 (2)请单击“对象”下的

，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。

(3)双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表。

(4)重新命名要使用的每一列：请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。

(5)随时可以插入新的列：单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。按步骤4中的说明重新命名列的名称。

(6)在数据表中输入数据。

将每种数据输入到相应的列中(在Access中，每一列称作一个字段)。例如，如果正在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。在保存数据表时，将删除任何空字段。

(7)在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮

来保存数据表。

(8)在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。如果还没有输入能惟一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是”。如果已经输入能惟一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。

注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。

在“学生管理”数据库中，使用“数据表”视图建立“学生”表，学生表结构如表1-8所示。

表6-8“学生”表结构

字段名 学号 姓名 性别 出生日期 专业 入学成绩 团员 简历 类型 文本 文本 文本 日期/时间 文本 数字 是/否 备注 5

表6-9 “学生成绩“表结构

字段 学号 姓名 语文 数学 英语 网络 总分 平均分 类型 文本 文本 数字 数字 数字 数字 数字 数字 1.2.2使用“设计”视图

(1)双击“使用设计器创建表”，打开表“设计”视图。

图6-10 “设计”视图

(2)在“字段名称”中输入需要的字段名，在“字段类型”中选择适当的数据类型。 (3)定义完全部字段后，设置一个字段为主键。

(4)单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现“另存为”对话框。 (5)在“另存为”对话框中的“表名称”中输入表的名称—“学生”。 (6)单击“确定”按钮。

在“学生管理”数据库中，使用“设计”视图建立“学生”表，学生表结构如图6-11所示。

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图6-11“学生”表结构

“学生成绩”结构如下所示：

图6-12学生成绩

1.2.3使用“表向导”

(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[F11]键从其他窗口切换到数据库窗口。 (2)请单击“对象”下的(3)双击“表向导”选项。

(4)按照“表向导”对话框中的提示进行操作。

如果要修改或扩展结果表，在使用完表向导后，可以在“设计”视图中进行修改或扩展操作。

，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮

。

1.3向表中输入数据

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在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写内容一样简单。在Access中，可以利用“数据表”视图直接输入数据，也可以利用已有的表。

1.3.1使用“数据表”视图直接输入数据

在“学生管理”数据库中，向“学生”表中输入两条记录，输入内容如表1—13所示。

表6-13“学生”表内容 学号 000101 000121 000205 000205 姓名 周讯阳 王大鹏 李晓莉 王玉华 性别 男 男 女 女 出生日期 85—02—12 85—09—01 84—12—24 85—10—26 专业 电子商务 电子商务 电器维修 电器维修 入学成绩 450.0 435.5 378.0 390．0 团员 是 否 是 是 简历 广东顺德 江西南昌 山东烟台 北京 表6-14“学生成绩”表内容 学号 000101 000121 000205 000205 姓名 周讯阳 王大鹏 李晓莉 王玉华 语文 87.0 67.0 88.0 77.0 数学 92.0 78.0 56.0 81.0 英语 76.0 82.0 86.0 82.0 网络 78.0 80.0 71.0 68.0 总分 333.0 307.0 301.0 308.0 平均分 83.3 76.8 75.3 77.0 1.3.2获取外部数据

如果在创建数据库表时，所需建立的表已经存在，那么只需将其导入到Access数据库中即可。可以导入的表类型包括Access数据库中的表、Excel、Louts和DBASE或FoxPro等数据库应用程序所创建的表，以及HTML文档等。

1.4字段属性的设置

表中每个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。

1.4.1字段大小

通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0~255，默认为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型的字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。

例，将 “学生”表中“性别”字段的“字段大小”设置为1。如图6-15，

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图6-15 更改字段属性

注意：如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数据，Access将截去超出新限制的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小设置为整数时，Access自动将小数取整。因此，在改变字段大小时要非常小心。

1.4.2格式

“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。

例，“学生”表中“入学成绩”字段的“格式”设置为“整型”；

图6-16 设置字段格式

1.4.3 默认值

“默认值”是一个十分有用的属性。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。例如：性别字段只有“男”和“女”两种，这种情况就可以设置一个默认值。

例，将 “学生”表中的“性别”字段的“默认值”设置为“男”；“入校日期”字段的“默认值”

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设置为系统当前日期。

注意：设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。 1.4.4 有效性规则

“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期／时间”类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。

1.4.5输入掩码

在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码。对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。

定义输入掩码属性所使用的字符见表6-17。

表6-17输入掩码属性所使用字符的含义

字 符 0 9 # L ? A a & C . : ; - / < > ! 说 明 数字(0到9，必选项；不允许使用加号（+）和减号（-）) 数字或空格(非必选项；不允许使用加号和减号) 数字或空格(非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号) 字母(A到Z，必选项) 字母(A到Z，可选项) 字母或数字(必选项) 字母或数字(可选项) 任一字符或空格(必选项) 任一字符或空格(可选项) 十进制占位符和千位、日期和时间分隔符。(实际使用的字符取决于Windows“控制面板”的“区域设置”中指定的区域设置) 使其后所有的字符转换为小写 使其后所有的字符转换为大写 输入掩码从右到左显示，输入至掩码的字符一般都是从左向右的。可以在输入掩码的任意位置包含叹号 使其后的字符显示为原义字符。可用于将该表中的任何字符显示为原义字符(例如，＼A显示为A) 将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码输入项文本框。文本框中键入的任何字符都按原字符保存，但显示为星号(*) \\ 密码 表6-18显示了一些有用的输入掩码以及可以在其中输入的数值类型：

表1—18输入掩码示例

输入掩码 (000) 000-0000 (999) 999-9999 示例数值 (206) 555-0248 (206) 555-0248 ( ) 555-0248 -20 2000 #999 10

>L????L?000L0 >L0L 0L0 00000-9999 GREENGR339M3 MAY R 452B7 T2F 8M4 98115- 98115-3007 Maria Brendan (206) 555-TELE (206) 55-TEL dFg >LLL00000-0000 LLL\\A 3y SSN 555-55-5555 DB51392-0493 EFGA(最后一个字母只能是A) EFGB(最后一个字母只能是B) EFGB显示为**** LLL\\B PASSWORD 2 建立表之间的关系

图6-19表的关系

2.1表间关系的概念

在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。

表之间有3种关系，分别为：一对多关系、多对多关系和一对一关系。

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(1)一对多关系是最普通的一种关系。在这种关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。

(2)在多对多关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由A表和B表的外部键组成。

(3)在一对一关系中，A表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相关列都是主键或都具有惟一约束，则可以创建一对一关系。

2.1.1参照完整性

参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据。

当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：

(1)如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值。但是，可以在外部键列中输入一个Null值。

(2)如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从一个主键表中删除该行。 (3)如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。 当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性： (1)主表中的匹配列是一个主键或者具有惟一约束。 (2)相关列具有相同的数据类型和大小。 (3)两个表属于相同的数据库。 2.1.2建立表间的关系

当想让两个表共享数据时，可以创建两个表之间的关系。可以在一个表中存储数据，但让两个表都能使用这些数据。也可以创建关系，在相关表之间实施参照完整性。

在创建关系之前，必须先在至少一个表中定义一个主键或惟一约束。然后使主键列与另一个表中的匹配列相关。创建了关系之后，那些匹配列变为相关表的外部键。

创建表之间的关系步骤如下：

(1)在数据库窗口中，单击工具栏上的“关系”按钮表”对话框。从中选择加入要建立关系的表。

(2)然后关闭“显示表”对话框。

(3)从某个表中将所要的相关字段拖动到其他相关表中的相关字段。这时屏幕会显示“编辑关系”对话框。检查显示两个列中的字段名称以确保存正确性。

(4)若需要，可单击“实施参照完整性”复选框，然后单击“创建”按钮。

(5)所有的关系建好后，单击关系窗口的“关闭”按钮，这时Access询问是否保存布局的更改，单击“是”按钮。

关系的主键一方表示为钥匙符号。在一对一关系中，初始化关系的表确定了主键一方。对于一对一关系，关系的外部键一方表示为钥匙符号；对于一对多关系，关系的外部键一方表示为无限符号

。

，再单击“显示表”按钮

，打开“显示

2.2维护表

为了使数据库中的表在结构上更合理，内容更新，使用更有效，就需要经常对表进行维护。

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2.2.1打开和关闭表 ? 打开表

(1)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的(2)单击要打开的表的名称。

(3)如果要在“设计”视图打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的视图打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的

。

。如果要在“数据表”

注意：打开表后，只需单击工具栏上的“视图”按钮，即可轻易地在两种视图之间进行切换。 ? 关闭表

表的操作结束后，应该将其关闭。不管表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。在关闭表时，如果曾对表的结构或布局进行过修改，Access会显示一个提示框，询问用户是否保存所做的修改。 2.2.2修改表的结构

修改表结构的操作主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置字段等。修改表结构只能在“设计”视图中完成。 ? 添加字段

在表中添加一个新字段不会影响其他字段和现有的数据。但利用该表建立的查询、窗体或报表，新字段是不会自动加入的，需要手工添加上去。 ? 修改字段

修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明等。 ? 删除字段

如果所删除字段的表为空，就会出现删除提示框；如果表中含有数据，不仅会出现提示框需要用户确认，而且还会将利用该表所建立的查询、窗体或报表中的该字段删除，即删除字段时，还要删除整个Access中对该字段的使用。 ? 重新设置关键字

如果原定义的主关键字不合适，可以重新定义。重新定义主关键字需要先删除原主关键字，然后再定义新的主关键字。 2.2.3编辑表的内容 ? 定位记录

数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。常用的记录定位方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定位。快捷键及其定位功能见表1-20。

表6-20快捷键及其定位功能

快 捷 键 Tab 回车 右箭头 Shift+Tab 左箭头 Home

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定位功能 下一字段 上一字段 当前记录中的第一个宇段 End Ctrl+上箭头 Ctrl+下箭头 Ctrl+Home Ctrl+End 上箭头 下箭头 PgDn PgUp Ctrl+PgDn Ctrl+PgUp ? 选择记录 当前记录中的最后一个字段 第一条记录中的当前字段 最后一条记录中的当前字段 第一条记录中的第一字段 最后一条记录中的最后一个字段 上一条记录中的当前字段 下一条记录中的当前字段 下移一屏 上移一屏 左移一屏 右移一屏 选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。 ? 添加记录

在已经建立的表中，添加新的记录。 ? 删除记录

删除表中出现的不需要的记录。 ? 修改数据

在已建立的表中，修改出现错误的数据。 ? 复制数据

在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。 2.2.4调整表的外观

调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表格外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。 ? 改变字段次序

在缺省设置下，通常Access显示数据表中的字段次序与它们在表或查询中出现的次序相同。但是，在使用“数据表”视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示次序。

例，将“教师”表中“姓名”字段和“教师编号”字段位置互换。具体操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象中，双击“教师”表。

(2)将鼠标指针定位在“姓名”字段列的字段名上，鼠标指针会变成一个粗体黑色下箭头鼠标左键。

(3)将鼠标放在“姓名”字段列的字段名上，然后按下鼠标左键并拖动鼠标到“教师编号”字段前，释放鼠标左键。

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，单击

使用这种方法，可以移动任何单独的字段或者所选的字段组。移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的排列顺序，而只是改变字段在“数据表”视图下字段的显示顺序。 ? 调整字段显示宽度和高度

在所建立的表中，有时由于数据过长，数据显示被遮住；有时由于数据设置的字号过大，数据显示在一行中被切断。为了能够完整地显示字段中的全部数据，可以调整字段显示的宽度或高度。

1．调整字段显示高度

调整字段显示高度有两种方法：鼠标和菜单命令。 使用鼠标如下：

(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击所需的表。

(2)将鼠标指针放在表中任意两行选定器之间，这时鼠标指针变为双箭头。 (3)按住鼠标左键，拖动鼠标上、下移动，当调整到所需高度时，松开鼠标左键。 使用菜单命令调整字段显示高度的操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击所需的表。 (2)单击“数据表”中的任意单元格。

(3)单击“格式”菜单中的“行高”命令，这时屏幕上出现“行高”对话框。 (4)在该对话框的“行高”文本框内输入所需的行高值。 (5)单击“确定”按钮。

改变行高后，整个表的行高都得到了调整。 2．调整字段显示列宽

与调整字段显示高度的操作一样，调整宽度也有两种方法，即鼠标和菜单命令。使用鼠标调整时，首先将鼠标指针放在要改变宽度的两列字段名中间，当鼠标指针变为双箭头时，按住鼠标左键，并拖动鼠标左、右移动，当调整到所需宽度时，松开鼠标左键。在拖动字段列中间的分隔线时，如果将分隔线拖动超过下一个字段列的右边界时，将会隐藏该列。

使用菜单命令调整时，先选择要改变宽度的字段列，然后执行“格式”菜单中的“列宽”命令，并在打开的“列宽”对话框中输入所需的高度，单击“确定”按钮。如果在“列宽”对话框中输入值为“0”，则会将该字段列隐藏。

重新设定列宽不会改变表中字段的“字段大小”属性所允许的字符数，它只是简单地改变字段列所包含数据的显示宽度。 ? 隐藏列和显示列

在“数据表”视图中，为了便于查看表中的主要数据，可以将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。

1．隐藏某些字段列

在例题1—6将“学生”表中的“性别”字段列隐藏起来。具体的操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。 (2)单击“性别”字段选定器

。如果要一次隐藏多列，单击要隐藏的第一列字段选定器，然后按

住鼠标左键，拖动鼠标到达最后一个需要选择的列。

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(3)单击“格式”菜单中的“隐藏列”命令。这时，Access就将选定的列隐藏起来。 2．显示隐藏的列

如果希望将隐藏的列重新显示出来，操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。

(2)单击“格式”菜单中的“取消隐藏列”命令，在“列”列表中选中要显示列的复选框。 (3)单击“关闭”按钮。

这样，就可以将被隐藏的列重新显示在数据表中。 ? 冻结列

在通常的操作中，常常需要建立比较大的数据库表，由于表过宽，在“数据表”视图中，有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到，影响了数据的查看。例如，“教学管理”数据库中的“教师”表，由于字段数比较多，当查看“教师”表中的“联系电话”字段值时，“姓名”字段已经移出了屏幕，因而不能知道是哪位教师的联系电话。解决这一问题的最好方法是利用Access提供的冻结列功能。

在“数据表”视图中，冻结某字段列或某几个字段列后，无论用户怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左边。

例，冻结“教师”表中的“姓名”列，具体的操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“教师”表。 (2)选定要冻结的字段，单击“姓名”字段选定器。 (3)单击“格式”菜单中的“冻结列”命令。

此时水平滚动窗口时，可以看到“姓名”字段列始终显示在窗口的最左边。

当不再需要冻结列时，可以取消。取消的方法是单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令。

? 设置数据表格式

在“数据表”视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。但是，用户可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击要打开的表。

(2)单击“格式”菜单中的“数据表”命令，在该对话框中，用户可以根据需要选择所需的项目。最后单击“确定”按钮。

例如，如果要去掉水平方向的网格线，可以取消“网格线显示方式”框中的“水平方向”复选框。如果要将背景颜色变为“蓝色”，单击“背景颜色”下拉列表框中的右侧向下箭头按钮，并从弹出的列表中选择蓝色。如果要使单元格在显示时具有“凸起”效果，可以在“单元格效果”框中选中“凸起”单选项，当选择了“凸起”或“凹陷”单选项后，不能再对其他选项进行设置。 ? 改变字体显示

为了使数据的显示美观清晰、醒目突出，用户可以改变数据表中数据的字体、字型和字号。 将“学生”表设置为字体为楷体_GB2312、字号为5号、字型为斜体，颜色为藏青色。

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2.3操作表

一般情况下，在用户创建了数据库和表以后，都需要对它们进行必要的操作。例如，查找或替换指定的文本、排列表中的数据、筛选符合指定条件的记录等。实际上，这些操作在Access的“数据表”视图中非常容易完成。为了使用户能够了解在数据库中操作表中数据的方法，本节将介绍在表中查找数据、替换指定的文本、改变记录的显示顺序以及筛选指定条件的记录。 2.3.1查找数据

在操作数据库表时，如果表中存放的数据非常多，那么当用户想查找某一数据时就比较困难。 在Access中，查找或替换所需数据的方法有很多，不论是查找特定的数值、一条记录，还是一组记录，可以通过滚动数据表或窗体，也可以在记录编号框中键入记录编号来查找记录。

使用“查找”对话框，可以寻找特定记录或查找字段中的某些值。在Access找到要查找的项目时，可以在找到的各条记录间浏览。

在“查找和替换”对话框中，可以使用通配符，见表1-21。

表6-21通配符的用法

字 符 * ? [] ! - # 用 法 与任何个数的字符匹配，它可以在字符串中，当做第wh*可以找到what、white和why 一个或最后一个字符使用 与任何单个字母的字符匹配 与方括号内任何单个字符匹配 匹配任何不在括号之内的字符 与范围内的任何一个字符匹配。必须以递增排序次序b[a-c]d可以找到bad、bbd和bcd 来指定区域(A到Z，而不是Z到A) 与任何单个数字字符匹配 1#3可以找到103、113、123 b?ll可以找到ball、bell和bill b[ae]ll可以找到ball和bell，但找不到bill b[!ae]ll可以找到bill和bull，但找不到bell 示 例 注意：

(1)通配符是专门用在文本数据类型中的，虽然有时候也可以成功地使用在其他数据类型中。 (2)在使用通配符搜索星号(*)、问号(?)、数字号码(#)、左方括号([)或减号(-)时，必须将搜索的项目放在方括号内。例如：搜索问号，请在“查找”对话框中输入[?]符号。如果同时搜索减号和其他单词时，请在方括号内将减号放置在所有字符之前或之后(但是，如果有惊叹号(!)，请在方括号内将减号放置在惊叹号之后)。如果在搜索惊叹号(!)或右方括号(])时，不需要将其放在方括号内。

(3)必须将左、右方括号放在下一层方括号中([[]])，才能同时搜索一对左、右方括号([])，否则Access会将这种组合作为一个空字符串处理。 2.3.2替换数据

可以将出现的全部指定内容一起查找出来，或一次查找一个。如果要查找Null值和空字符串，必须使用“查找”对话框来查找这些内容，并亲自一一地替换它们。

? 在“窗体”视图或“数据表”视图中，选择要搜索的字段，除非要搜索所有字段(搜索单一字段比搜索整个数据表或窗体快)。

? 在“编辑”菜单中单击“替换”命令。

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? 请在“查找内容”框中输入要查找的内容，然后在“替换为”框中输入要替换成的内容。

如果不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”框中使用通配符来指定要查找的内容。 ? 在“替换”对话框中，设置想用的任何其他的选项。若要得到更多的选项，可单击“其他”。 ? 如果要一次替换出现的全部指定内容，请单击“全部替换”按钮。

如果要一次替换一个，请单击“查找下一个”按钮，然后再单击“替换”按钮；如果要跳过下一个并继续查找出现的内容，请单击“查找下一个”按钮。 2.3.3排序记录

排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：

? 英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。 ? 中文按拼音的顺序排序，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。 ? 数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序按从大到小排列。

? 使用升序排序日期和时间，是指由较前的时间到较后的时间；使用降序排序时，则是指由较后的时

间到较前的时间。

排序时，要注意的事项如下：

? 在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此，如果要以数值的顺序来排序，必须在较短的数字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的长度。例如：要以升序来排序以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其结果将是“1”、“11”、“2”、“22”。必须在仅有一位数的字符串前面加上零，才能正确地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。对于不包含Null值的字段，另一个解决方案是使用Val函数来排序字符串的数值。例如：如果“年龄”列是包含数值的“文本”字段，在“字段”单元格指定Val([年龄])，并且在“排序”单元格指定排序次序后，才会以正确的顺序来放置记录。如果只在“文本”字段之中保存数字或日期，可以考虑将表的数据类型更改为数字、货币或日期／时间。这样在对此字段排序时，数字或日期将会以数值或日期的顺序来排序，而不需要加入前面的零。

? 在以升序来排序字段时，任何含有空字段(包含Null值)的记录将列在列表中的第一条。如果字段中同时包含Null值和空字符串，包含Null值的字段将在第一条显示，紧接着是空字符串。 1.4.4筛选记录

Access中，可以使用4种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选／排序”。表、查询或窗体筛选方法的比较见表1—22。

6-22表、查询或窗体筛选方法的比较

筛选目的 搜索符合多个准则的记录 搜索符合一个准则或另一准则的记录 允许输入表达式作为准则。 按升序或降序排序记录。

“按选定内容筛选” “按窗体筛选”和“输入筛选目标” 是(但是必须一次指定一个准则) 否 是(并且可以一次指定所有准则) “高级筛选／排序” 是(并且可以一次指定所有准则) 是 是 否 否(但是，在应用筛选后，可以单击工具栏是 否(但是，在应用筛选后，可以单击是 是(并且可以对某些字段工具栏上的“升序”按钮或“降序”按升序排序，而对其他字18

上的“升序”按钮或“降序”按钮来排序所筛选的记录。) 按钮来排序所筛选的记录。) 段则按降序排序。)

任务二 使用Access查询数据和建立窗体和报表

知识技能点： 掌握创建查询的方法 掌握查询数据的方法 掌握窗体的创建和基本设置 掌握报表的建立和打印

任务引入

查询是从Access的数据表中检索数据的最主要方法。查询是收集一个或几个表中用户认为有用的数据的工具。在Access中，一旦生成了一个查询，就可以把它作为生成窗体、报表，甚至是生成另一个查询的基础。

Access窗体是一种灵活性很强的数据库对象，它使用计算机屏幕将数据库中的表或查询中的数据显示给用户，并允许用户创建、修改或删除数据。由于很多数据库都不是给创建者自己使用的，所以还要考虑到别的使用者的使用方便，建立一个友好的使用界面将会给他们带来很大的便利，让更多的使用者能根据窗口中的提示完成自己的工作，而不用专门进行培训。这是建立一个窗体的基本目标。

报表是一种Access数据库对象，它根据指定规则打印格式化和组织化的信息。报表中的大部分内容是从基础表、查询或SQL语句中获得的，它们都是报表的数据来源。报表中的其他信息则存储在报表的设计中。

任务分析

我们可以将查询到的数据组成一个集合，这个集合中的字段可能来自同一个表，也可能来自多个不同的表，这个集合就可以称为查询。

在Access 2003下窗体的数据来源可以是表或查询，用户可以根据多个表创建显示数据的窗体，也可以为同样的数据创建不同的窗体，可以在窗体中放置各种各样的控件，以构成用户与Access数据库交互的界面，从而完成显示、输入和编辑数据等处理任务。

报表和窗体有许多共同之处，它们的数据来源都是基础表、查询或SQL语句，创建窗体时所用的控件基本上都可以在报表中使用，设计窗体时所用到各种控件操作同样可以在报表的设计过程中使用。报表与窗体的区别在于：在窗体中可以输入数据，在报表中则不能输入数据，报表的主要用途是按照指定的格式来打印输出数据。

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任务实施

步骤一： 建立查询

1. 在设计视图中创建选择查询

图6-20 选择查询选项

1） 在数据库窗口中单击“查询”对象。单击“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框，如图所示。

图6-21 新建查询

选择“设计视图”，单击“确定”。窗口如下：

图6-22 建立查询表

2）选择其中的“图书借阅表”单击“添加”，窗口如下：

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图6-23 查询关联项

在窗口上半部分出现“图书节约表”的所有字段。

3) 确定所需的数据源后，单击“显示表”对话框中的“关闭”按钮，关闭“显示表”，出现如图1－17所示的选择查询设计窗口。。该窗口包含两部分，上面部分列出了查询的字段来源和各表之间的关系，下面部分为设计网格，包含字段的一些属性。

在查询设计窗口中，选择要对记录进行排序的字段；单击该行右边的向下箭头，从下拉列表中选择所需的排序顺序；要对多个列进行排序，可重复以上步骤。

选择准则

（1）在查询设计窗口中，单击相应字段的“准则”行； （2）在该列中输入准则；

（3）对需要指定选择准则的其他字段重复步骤（2）。

这里我们在设计网格窗口 “字段”行选择要查询的字段。在第一列的字段中选择“姓名”，第二列选择“书籍名称”，目的是要查询所有借书者的姓名及其所借书籍名称。如图所示：

图6-24 查询字段选择

4）操作完毕后，单击工具栏中的保存按钮“

”进行保存。此时弹出“另存为”对话框，给以上各步

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建立的查询命名后保存。这里我们命名为“查询2”。如图所示：

图6-25 生成查询表

5）单击“确定”后关闭当前窗口，如图所示。

图6-26 生成界面

双击“查询2”，弹出如下窗口，显示查询结果。

22

图6-27 查询结果

2. 利用向导创建选择查询

1）在数据库窗口中单击“查询”对象。

2）单击“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框，如图1－14所示。

3）在“新建查询”对话框中选择“简单查询向导”选项，然后单击“确定”按钮，弹出第一个“简单查询向导”对话框，如图所示。

图6-28 查询表向导1

4）在第一个“简单查询向导”对话框中，首先在“表/查询”组合框中选择查询所涉及的表，然后在“可用字段”列表框中选择查询所涉及的字段并单击“>”按钮，将选择的字段添加到“选定的字段”列表中。选“>>”将添加全部字段。在此选择“图书借阅表”，选择的字段为“姓名”，“书籍名称”，“到期还否”，操作完后，如图所示。

图6-29 查询表向导2

5）单击“下一步”按钮，弹出第二个“简单查询向导”对话框，如图。

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图6-30查询表向导3

6）在图6-30所示对话框中，如果要创建选择查询，应选择“明细”单选项。如果要创建汇总查询，应选择“汇总”单选项，然后单击“汇总选项”按钮，打开“汇总选项”对话框，在该对话框中为汇总字段指定汇总方式，然后单击“确定”按钮，返回到第二个“简单查询向导”对话框。单击“下一步”按钮，弹出第三个“简单查询向导”对话框，如图1－24所示。

图6-31 生成查询标题

7）在图1－24所示对话框中，可以在“请为查询指定标题”文本框中为查询命名；如果要运行查询，应选择“打开查询查看信息”单选项；如果要进一步修改查询，应选择“修改查询设计”单选项。

8）单击“完成”按钮，生成查询。

3. 修改查询

1）向已有的查询中添加字段

（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要修改的查询名称； （2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；

（3）鼠标指向字段列表中所要添加字段，按下鼠标不放将它拖到设计网格相应位置上； （4）修改之后，单击工具栏中的“保存”按钮，再关闭查询的设计视图窗口。

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2）删除查询中的字段

（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要修改的查询名称； （2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；

（3）在设计网格下，单击要删除字段的列选定器（该列的顶部，当鼠标指针变成黑色的向下箭头时单击，即可选定一整列）；

（4）按Delete键，或单击“编辑”菜单中的“删除”命令；

（5）修改之后，单击工具栏中的“保存”按钮，再关闭查询的设计视图窗口。

3）在设计网格中移动字段

（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要移动的查询名称； （2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；

（3）在设计网格下，单击要移动字段的列选定器，选定该字段所在的列； （4）按住鼠标左键将它拖到新的位置上；

（5）修改之后，单击工具栏中的“保存”按钮，再关闭查询的设计视图窗口。

4）指定排序顺序

（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要排序的查询名称； （2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；

（3）如果要对多个字段排序，首先要安排好执行排序时字段的顺序，最先排序的字段排在最左边，然后是次排序的字段，最后排序的字段放在最右边；

（4）单击最先排序字段的“排序”单元格，再单击右边的向下箭头，会弹出一个下拉列表，从中选择“升序”、“降序”或“不排序”选项；

（5）重复步骤（4），为每个要排序的字段指定排序顺序； （6）单击工具栏中的“视图”按钮，可以查看查询结果； （7）单击工具栏中的“保存”按钮，再关闭查询的设计视图窗口

5）在查询中更改字段名

（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要修改的查询名称； （2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；

（3）右击要更改的字段名，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，在出现的“字段属性”对话框的“标题”文本框中输入新的字段名，如图1－25所示。

图6-32 更改字段名称

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步骤二：建立和使用窗体

1. 利用向导创建窗体

使用向导创建窗体时，向导会提示有关的记录源、字段、布局以及所需要的格式，然后根据收集到的信息来创建窗体。用户可以在“窗体”选项卡中单击“新建”按钮，从弹出的“新建窗体”对话框中选择“窗体向导”，然后根据提示一步一步地完成窗体的创建。最后单击“完成”。

2. 在设计视图中创建窗体

在设计视图中创建窗体时，将从一个空白的窗体开始，然后将来源表或查询中的字段添加到窗体上。在设计窗体的过程中，可以利用系统提供的设计工具箱在窗体中添加各种控件，如文本框、命令按钮、组合框等。

2.1进入设计视图

2.1.1打开要创建窗体的数据库，在“对象”列表中选择“窗体”选项，再选择“在设计视图中创建窗体”项，再单击该窗口的“新建”按钮，弹出“新建窗体”对话框；如图所示。

图6-33 新建窗体

2.1.2在数据的来源表或查询列表中选择与窗体关联的表或查询，选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮，弹出空白窗体，进入设计视图，如图1－27所示。

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图6-34 窗体视图

窗体控件工具箱

在窗体的设计过程中，使用最频繁的是控件工具箱。在窗体设计视图中，挑选合适的控件、将控件放在窗体工作区上、设置参数等步骤都要通过控件工具箱才能完成。首次进入窗体设计视图时，工具箱将出现在窗体设计视图中。如果未出现，从“视图”菜单中选择“工具箱”选项或单击窗体设计工具栏上的“工具箱”命令按钮即可打开工具箱，窗体控件工具箱共有20种不同功能的控件工具。 窗体和控件的属性窗口

设计窗体的大多数工作是在窗体或窗体控件的属性窗口中完成的，因此用户必须熟悉属性窗口的各个组成部分及其功能和设置方法。在窗体的设计视图中如果没有出现窗体的属性窗口，可以单击“窗体设计”工具栏上的“属性

”按钮，即可出现属性窗口，如图6-35所示。

图6-35 窗体

在属性窗口中，设置有五个选项卡，各选项卡的含义如下：

? ? ? ?

“格式”：显示所选对象的布局格式属性。 “数据”：显示所选对象如何显示和操作数据的方法。 “事件”：显示所选对象的方法程序和事件过程。

“其他”：显示与窗体相关的工具栏、菜单、帮助信息等属性。

? “全部”：显示所选对象的全部属性、事件和方法程序的名称。 2.2在窗体中使用控件

2.2.1在窗体中添加选项组控件：

① 选项组的功能：选项组控件是窗体中常用的控件之一，使用选项组来显示一组限制性的选项

值。选项组可以使选择值变得很容易，只要单击所需的值即可。

② 选项组的创建：

在创建选项组控件时，只需要按照选项组向导提供的步骤进行简单的选取即可完成参数的设置。 2.2.2在窗体中添加组合框控件：

① 组合框的功能：

27

组合框控件也是窗体中常用的控件之一，组合框在使用时要把选择的内容列表显示出来，平时则将内容隐藏起来，不占窗体的显示空间。

②组合框的创建：

在窗体中添加组合框控件一般使用组合框向导完成。 2.2.3在窗体中添加列表框控件：

① 列表框的功能：

列表框是窗体中常用控件之一，列表框能够将一些内容列出供选择。

② 列表框的创建：

在窗体中添加列表框控件一般使用列表框向导完成。

3使用窗体

3.1在窗体中添加记录

1、在窗体视图中打开需要添加记录的窗体； 2、单击窗体下方记录浏览器中的“新记录

”按钮，屏幕上显示一个空白窗体；

3、在空白页的第一个字段处输入新的数据，然后按Tab键将插入点移到下一个字段，直到所有字段的数据输入完为止；

4、要继续添加新记录，可以重复步骤（2）、（3）。 3.2在窗体中修改记录

1、在数据库窗口中，单击“窗体”对象；

2、选择要进行修改的窗体，然后单击“打开”按钮；

3、在窗体的记录浏览器内输入要修改记录的记录号，也可以通过单击“上一记录”按钮或者“下一记录”按钮定位到需修改的记录上；

4、对记录中的数据进行修改，按Tab键可以使插入点在不同的字段间移动。 3.3在窗体中删除记录

1、在数据库窗口中，单击“窗体”对象；

2、选择要进行删除的窗体，然后单击“打开”按钮；

3、在窗体的记录浏览器内输入要删除记录的记录号，也可以通过单击“上一记录”按钮或者“下一记录”按钮定位到需删除的记录上；

4、从“编辑”菜单中选择“删除记录”命令，或在工具栏上单击“删除记录”按钮； 5、当出现确认删除记录对话框时，单击“是”按钮，确认记录删除操作。

步骤三：报表的创建使用和打印

1．使用“自动报表”创建报表

1.1打开要创建报表的数据库，切换至“报表”选项卡，单击“新建”按钮，出现“新建报表”对话框， 1.2在“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：纵栏式”，在选择报表数据来源的下拉列表框中选择作为报表数据源的表或查询；如图6-36所示。

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图6-36 新建报表

1.3单击“确定”按钮，Access根据内部默认样式自动创建报表。 2．使用“报表向导”创建报表

使用向导创建报表时，向导将提示输入有关的记录源、字段、版面以及所需要的格式，用户只需按照向导提供的步骤进行选取即可完成报表的创建。

图6-37 使用向导

3．在设计视图中创建报表 1、在数据库窗口中，单击“报表”对象；

2、单击“新建”按钮，在出现的“新建报表”对话框中选择“设计视图”；

3、如果用户要将已有表或查询中的字段作为新建报表的数据来源，可以在“请选择该对象数据的来源表

或查询”下拉列表中选择相应的表或查询；参照图6-37。 （4）单击“确定”按钮，将创建一个空白报表；如图6-38。

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图6-38 生成报表

（5）选择“视图”菜单中的“设计视图”，利用“工具箱”中提供的控件按钮向报表中添加所需的控件；

（6）单击工具栏中的“保存”按钮，保存刚创建的报表。 4．记录的排序

（1）在数据库窗口中，单击“报表”对象；

（2）选择要操作的报表，然后单击“设计”按钮，在设计视图中打开报表； （3）单击工具栏中的“排序与分组

”按钮，出现如图6-39所示的排序与分组窗口；

（4）单击“字段/表达式”列右边的向下箭头，从下拉列表中选择用于对记录排序的字段名称； （5）单击“排序次序”列右边的向下箭头，从中选择“升序”或“降序”；

图6-39 排序与分组

（6）重复步骤（4）～（5），在排序与分组窗口中设置其他的字段及对应的排序次序； （7）单击排序与分组窗口右上角的“关闭”按钮，返回到设计窗口中。

Access最多可以按10个字段或表达式对记录进行排序。Access默认的排序次序是“升序”。

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5．打印报表

1）预览报表的版面布局

在设计视图中打开需要预览版面的报表，进行版面预览。或者单击“报表设计”工具栏中“视图”按钮右边的向下箭头并从下拉列表中选择“版面预览”命令，进入如图6-40所示的版面预览窗口。

图6-40 报表式样

2）以报表页的方式显示所有数据 （1）在数据库窗口中单击“报表”对象； （2）单击要预览的报表名称；

（3）单击工具栏中的“预览”按钮，或者单击“文件”菜单中的“打印预览”命令，在打印预览窗口中显示报表的布局和数据。

3）打印报表

在数据库窗口中选择报表，或者在设计视图、打印预览视图或版面预览视图中打开相应的报表，然后单击“文件”菜单中的“打印”命令，出现“打印”对话框。在“打印”对话框中根据需要设置打印参数，设置完毕后，单击“确定”按钮，打印机开始打印。

习题

一、简答

1、说明数据处理经历的发展阶段。

2、说明数据库系统的构成和特点、数据库管理系统的主要功能。 3、简述数据库系统与数据仓库的区别。 4、举例说明常用的关系运算。

5、Access2000的数据库包含哪些对象？

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6、在查找操作中，通配符“*”“?”“[]”各有什么作用？ 7、查询可以分为哪几类？每一类的作用分别是什么？ 8、窗体有哪几种视图方式，各具有什么作用? 9、窗体控件有哪些？ 二、上机操作

建立数据库（XSGL.MDB），内含学籍表（字段为：学号、姓名、性别、出生日期、入学日期、专业）和成绩表（字段为：大学语文、计算机文化基础、外语、哲学、体育）,并输入数据，然后使用设计器创建一个选择查询，查询选取学籍表中的学号、姓名、出生日期字段，成绩表中的大学语文、高等数学、英语和计算机文化基础字段，要求计算机文化基础成绩按升序排列出生日期为1985年出生的。请写出实验报告。

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/5o2g.html