国际交流管理办法

四川大学博士研究生国际学术交流基金

办理流程

友情提示：请注意保存相关票据，会议结束后报账时以办理签证如需中英文在读证明，请到研究生院一楼大厅（靠近研究生院西门）自助打印机打印。 审核需7个工作日，审核结果以邮件方式通知。 特别提示，申请人在提交申请表时须附以下材料： 1.会议网址；2.会议的背景资料；3.会议征文通知；4.论文录用函及论文（录用函导师审核签字）；5.邀请函（邀请函导师审核签字）；6.口头报告时间安排。 申请表中包含四川大学博士研究生国际学术交流基金查阅基金管理文件，下载并填写申请基金表格 研究生院主页——主页左上角“ 博士研究生国际学术交流基金专栏”——查阅管理办法、报账注意事项——下载四川大学博士研究生国际学术交流基金申请表、预算表、承诺书、统计表。 博士研究生按照要求填写申请表、统计表，并送博士生导师签字、学院签章 申请表、预算表、承诺书，表格需填写完整，需请导师填写意见、签字，学院填写意见、签字、盖章。 统计表仅需将电子版发送至邮箱gsscupyb@163.com 提交申请表和相关材料到研究生院3区323办公室审批 研究生院审批通过后，博士研究生到国际合作与交流处备案 在学校国际合作与交流处主页查阅、下载相关出国文件，办理出国（境）相关审批备案手续。 博士研究生办理签证等相关出国（境）手续 博士研究生参会 票据为准。 项目结项流程： 1.下载并填写《博士研究生国际学术交流基金总结表》； 2. 国际会议论文集首页复印件及被收入的论文复印件； 3护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件； 4参会者本人在会议现场照片。 会议结束后博士研究生向研究生院提交会议结项材料并申请报账 报账流程如下： 第一步：所有票据由导师审核签字后再送研究生院； 第二步：研究生院审核签字（研究生院323办公室）；

第三步：国际处审核签字（望江校区行政楼5楼）； 。 1 第四步：财务处报账（望江校区行政楼2楼）四川大学博士研究生国际学术交流基金管理办法

为提高我校研究生教育的国际化水平，培养具有国际竞争力的创新型人才，特设立《四川大学博士研究生国际学术交流基金》，主要用于资助优秀博士研究生参加高水平国际学术会议。 一、申请条件

1、学校规定学制内（3年）全日制在读博士研究生（应届毕业生所申请的会议日期在当年5月31日之前）；

2、申请者以四川大学博士研究生身份作为第一作者或第二作者（第一作者为导师）提交的论文被本学科高水平国际学术会议正式接受，有组委会正式邀请函，且符合下列条件之一：

A.口头报告且论文全文或摘要被会议论文集收录；

B.壁报展示、摘要被会议论文集收录且有5分钟左右口头发言； C.壁报展示且论文全文被会议论文集收录；

D.壁报展示、摘要被会议论文集收录且本会议为行业顶级会议。

3、申请者具有一定的对外交流能力和较高的外语水平，能够进行口头学术交流；

4、参加的国际学术会议原则上应是由国际专业学会或协会主办的高水平国际学术会议，并与申请者所学专业相关；

5、每名博士研究生在读期间只享受一次国际学术交流基金的资助，且在本基金经费有限的情况下，原则上不再支持已获得学校其它公费资助出国机会的学生。 二、资助内容及额度

主要资助往返交通费、会议注册费、签证费和住宿费，资助额度按照本基金预算相关规定由申请人提出预算并填写预算表，导师和学院审核，研究生院审批确定。经费使用应符合相关财务管理办法。

三、申请程序

1、博士研究生在研究生院网站下载填写《四川大学博士研究生国际学术交流基金申请表、预算表、承诺书》，并附上相关支撑材料； 2、导师、学院主管领导就国际会议的学术影响和申请者参加学术会议的资格进行审核，并签署意见，优秀者报研究生院；

3、研究生院将根据申请人拟参加国际学术会议的层次高低和申请人的条件，在综合考虑各学院受资助博士生比例的前提下进行择优资助；

4、获批准资助的申请人在出国（境）前在学校国际合作与交流处主页查阅、下载相关出国（境）审批文件，办理出国相关手续。

5、会议结束后申请者需向研究生院提交以下材料：

①在研究生院网站下载并填写《四川大学博士研究生国际学术交流基金总结表》，同时提供纸质版1份和电子版； ②国际会议论文集首页复印件及被收入的论文复印件；③护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件；④参会者本人在会议现场照片。 四、附则

1、参会申请在研究生院审核通过之前，学生为会议所付任何费用，均为自愿行为，请慎重考虑，风险自担。

2、对已获批准资助的会议，申请者不得随意改变或放弃，因特殊客观原因放弃的，应向研究生院备案说明，否则取消本次资助资格，且不再受理下次申请。 3、本管理办法由研究生院负责解释。

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四川大学博士研究生国际学术交流基金报账注意事项

为方便博士研究生参加完国际会议后报账，请仔细阅读以下注意事项： 一、报帐详细流程

1.研究生院审核：将相关总结材料（详细要求见本文第二条）以及票据（交通费、注册费、签证费和住宿费票）提交研究生院培养教育办公室（望江校区研究生院3区323办公室）进行审核签章。 2.国际合作与交流处审核：将研究生院审核后的所有票据材料提交国际合作与交流处（望江校区行政楼5楼）审核签章。

3.财务处审核：将国际合作与交流处审核后的所有票据材料提交财务处（望江校区行政楼2楼）审核报账。

二、向各部门提交材料

1、向研究生院提交材料：①《四川大学博士研究生国际学术交流基金总结表》；②国际会议论文集首页复印件及被收入的论文复印件；③护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件。④本人参会照片。其中，请将《总结表》和本人参会照片电子版以“姓名”命名后发邮箱gsscupyb@163.com。

2、向国际合作与交流处提交：《四川大学因公出国人员申报表（学生专用）》、《出国人员审查表（学生专用）》、《四川大学学生海外学习交流责任书》（以上材料需出国前提交国际合作与交流处）。

3、向财务处提交：①大会邀请函附加中文翻译；②机票或电子行程单（行程单附中文翻译）；③研究生院签字盖章和国际处签字盖章的《四川大学差旅费报销单》及相关票据。 （三）报账票据说明 ①交通费：购买机票时请选择距离最短的合理行程，并选择票价最实惠的公司，如有特殊情况应提前向培养办说明。需保存国内、国际航班的机票或行程单，国内航空公司的机票在相应航空公司售票处可打印，网上预订机票需提供纸质发票并附上详细行程；国外航空公司如果只有发送到邮箱的电子行程单，务必打印并翻译，详细注明“official receipt”（官方收据）的中文意思，如果有“invoice”（发票）字样更好。需强调一点，国际航班的登机牌务必妥善保存，财务处报账时需要提交。本基金可报销长距离城市之间的火车票。市内交通费不在本基金报销范围之内。

②大会注册费：一般只有大会发送到你邮箱的PDF文件，注有“receipt of payment”（付费收据）字样，请打印并翻译成中文。

③国外住宿费：需要相关旅店的票据，并尽量保存“receipt”。住宿费标准参照学校国际合作与交流处针对教师规定的《各国家和地区住宿费开支标准表》，住宿费用只报销会议期间费用（可支持提前1天到达目的地后所产生的住宿费用）。

④签证费：应为领事馆或签证中心正规票据。

⑤汇率表单：在中国银行官方网站上找到所付国际费用当天与人民币的中行折算价，并截图打印，所有金额转换成人民币采用中行折算价。

⑥承诺书：承诺打印出的电子收据仅用于此次四川大学博士研究生国际学术交流基金的报账事宜，并由本人签字。

注意：1.以上机票或行程单、大会注册费打印件、国外住宿费用打印件、签证费票据均需导师证明：属实，并签名，学生本人签字。

2.以上费用切勿使用中介或旅游公司所开具的票据。

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各国家和地区住宿费开支标准表

国家（地区） 亚洲 蒙古 朝鲜 韩国 城市 首尔、釜山、济州 光州、西归浦 其他城巿 东京 大阪、京都 福冈、札幌、长崎、名古屋 其他城巿 缅甸 巴基斯坦 斯里兰卡 马尔代夫 孟加拉 伊拉克 阿拉伯联合酋长国 也门 阿曼 伊朗 科威特 沙特阿拉伯 巴林 以色列 巴勒斯坦 文莱 印度 不丹 4

币种 美元 美元 美元 美元 美元 日元 日元 日元 日元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 住宿费 (每人每天） 90 90 180 160 150 20000 18000 14000 9000 90 135 70 60 110 160 150 170 200 110 90 80 150 95 200 200 140 120 160 200 180 130 175 200 155 160 日本 伊斯兰堡、拉合尔、卡拉奇 奎达 其他城巿 萨那 亚丁 其他城巿 利雅得 吉达 其他城巿 新德里、加尔各答 孟买 其他城市 越南 国家（地区） 越南 柬埔寨 老挝 马来西亚 菲律宾 印度尼西亚 东帝汶 河内 城市 胡志明 其他城市 曼谷 宋卡 清迈、孔敬 其他城市 安卡拉 伊斯坦布尔 其他城市 比什凯克 其他城巿 塔什干 撒马尔罕 其他城巿 阿斯塔纳 阿拉木图 其他城巿 比勒陀利亚、约翰内斯堡 开普敦 德班 5

美元 币种 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 港币 港币 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 泰国 新加坡 阿富汗 尼泊尔 黎巴嫩 塞浦路斯 约旦 土耳其 叙利亚 卡塔尔 香港 澳门 台湾 吉尔吉斯斯坦 塔吉克斯坦 土库曼斯坦 乌兹别克斯坦 哈萨克斯坦 非洲 南非 90 住宿费 (每人每天） 80 70 100 90 110 130 125 130 140 110 90 80 220 100 140 150 100 120 105 150 90 110 160 1500 1200 150 230 80 210 120 120 100 90 160 200 140 170 210 150

其他城市 国家（地区） 欧洲 罗马尼亚 马其顿 斯洛文尼亚 波黑 克罗地亚 阿尔巴尼亚 保加利亚 城市 布加勒斯特 康斯坦察 其他城巿 莫斯科 哈巴罗夫斯克 叶卡捷琳堡、 圣彼得堡 伊尔库茨克 其他城巿 基辅 敖德萨 其他城巿 华沙 格但斯克 其他城市 柏林、汉堡 慕尼黑 法兰克福 其他城市 海牙 阿姆斯特丹 其他城市 罗马 米兰 佛罗伦萨 6

美元 币种 美元 美元 美元 美元 欧元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 欧元 欧元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 130 住宿费 (每人每天） 120 90 80 120 90 100 120 150 110 285 200 170 150 140 120 90 90 100 130 80 150 120 150 180 90 150 130 120 150 130 180 120 150 170 130 160 140 120 俄罗斯 立陶宛 拉脱维亚 爱沙尼亚 乌克兰 阿塞拜疆 亚美尼亚 格鲁吉亚 白俄罗斯 摩尔多瓦 波兰 德国 荷兰 意大利 其他城市 国家（地区） 比利时 奥地利 希腊 城市 巴黎 马赛、斯特拉斯堡、尼斯、里昂 其他城市 伦敦 曼彻斯特、爱丁堡 其他城市 华盛顿 旧金山 休斯顿 波士顿 纽约 芝加哥 洛杉矶 夏威夷 其他城巿 渥太华、多伦多、 卡尔加里、蒙特利尔 温哥华 其他城市 7

欧元 币种 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 欧元 美元 欧元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 欧元 美元 欧元 英镑 英镑 英镑 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 110 住宿费 (每人每天） 160 140 110 150 130 120 125 160 120 130 145 160 90 180 280 200 200 200 200 90 120 90 160 140 125 210 250 180 230 245 220 200 195 160 210 240 190 法国 西班牙 卢森堡 爱尔兰 葡萄牙 芬兰 捷克 斯洛伐克 匈牙利 瑞典 丹麦 挪威 瑞士 冰岛 马耳他 塞尔维亚 黑山 英国 美洲 美国 加拿大 国家（地区） 城市 墨西哥 蒂华纳 其他城巿 巴西利亚 圣保罗 里约热内卢 其他城市 圣地亚哥 伊基克 安托法加斯塔、阿里卡 其他城市 波哥大 麦德林 卡塔赫纳 其他城市 堪培拉、帕斯、 布里斯班 墨尔本、悉尼 其他城市

币种 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 美元 墨西哥 巴西 智利 哥伦比亚 住宿费 (每人每天） 150 120 100 160 240 260 150 135 120 110 100 190 110 120 100 180 200 160 180 大洋洲及太平洋岛屿 澳大利亚 新西兰 8

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