监理文件档案资料整编、管理细则

陕西建安工程监理有限公司监理文件档案资料整编、管理细则

监理文件档案资料整编、管理细则

(讨论稿)

陕西建安工程监理有限公司

二○一○年二月

陕西建安监理有限责任公司

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目录

一、总则………………………………………………………

二、监理文件档案资料的质量要求………………………………

三、监理文件档案资料的立卷、组卷……………………………

四、监理文件档案资料的移交……………………………………

五、监理文件档案资料收集、整理内容…………………………

六、监理文件档案资料的归档范围………………………………

七、监理文件档案资料工作检查考核………………………………

八、附录……………………………………………………

附录一：施工阶段归档的监理文件……………………

附录二：工程监理卷案封面式样……………………

附录三：卷内备考表式样………………………………

附录四：卷内目录式样…………………………………

附录五：工程监理文件档案移交会签单………………

附录六：监理工程文件填写范例及说明……………………

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1、总则

1.1 为提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的收集、整编、移交和归档工作，制定本细则。

1.2本细则适用于2010年1月1日后公司所承揽及合作的新建、扩建、改建建设项目施工的监理文件。

1.3 本公司建设工程监理文件的收集、整编、移交、归档除执行本细则外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等规范或文件的规定及地方城建档案部门及合同要求。

1.4公司监理文件资料管理实行总工程师负责制，总工程师为公司监理文件管理总负责人。工程部应对项目监理部文件的整编工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程监理文件进行预验收。经营部负责归监理文件的归档工作。

1.5项目部监理文件管理实行总监理工程师负责制，由总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作。并指定项目部专职或兼职资料员具体管理。各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理文件。

1.6 项目监理部在项目开工前，项目监理部应与建设单位取得共识，主动与城建档案部门进行联系，明确具体要求。接受陕西建安工程监理有限公司的领导和检查。

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2、监理文件档案资料的质量要求

2.1监理文件档案资料的内容及深度必须符合国家有关工程的施工、监理等方面技术规范、标准和规程。

2.2归档的监理文件为原件。监理文件内容必须真实准确、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，与实际工程相符合。

2.3监理文件的样式采用公司统一下发的陕西省建筑工程资料软件生成的表式。

2.4监理文件的收集应满足“与建设工程同步，整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

2.5监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，复写时须用单面黑色复写纸。工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅。

３、监理文件档案资料的立卷、组卷

3.1监理文件立卷应符合建设工程文件归档整理规范，遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

3.2监理文件的组卷应执行地方城市建设档案馆的统一规定。

单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；

建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

４、监理文件档案资料的移交

4.1监理文件档案资料整理合格后，报送公司档案部门办理移交、归档手续。

4.2项目部移交的监理资料，必须由总监理工程师审核并签字。

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4.3移交监理文件档案，应符合下列规定

4.3.1向公司移交监理文件档案，应符合下列规定：项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向公司档案室移交档案，并办理“工程监理档案移交清单”。

4.3.2向建设单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规定：工程竣工验收合格后40日内，项目监理部应办理“工程监理档案移交会签单”，经各部门、主管领导会签完成后，方可向建设单位、城建档案馆移交资料，并办理“工程监理档案移交清单”，移交清单应交公司档案室一份备案。

5、监理文件档案资料收集、整理内容

监理文件档案资料是在工程监理过程中逐步形成，项目监理部在日常监理工件中收集、整理的监理文件包括以下内容：

A类：合同文件

１.委托监理合同及监理招投标文件

２.建设工程施工合同及施工招投文件

３.工程分包合同

４.各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同

５.各类合同变更的协议文件

６.合同争议调解的文件

７.违约处理文件

B类：工程前期文件

1. 建设项目立项批文

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2. 建设工程规划许可证

3.建设用地规划许可证

4.建设用地红线图

5.单体放样图

6.施工许可证

7.建设工程质量监督申报表

8.建设项目开工备案表

9.建设工程质量检测工作协议及见证检测实施计划书

10.质量监督站提供的≤建筑与安装工程质量监督计划≥

11.设计施工图审查批复文件

12.消防审查意见书

13.抗震审核意见书

14.民防审核意见书

15.环境评价意见书

C类：勘察设计文件

１. 工程地质、水文地质勘察报告

２. 施工图纸

３. 图纸自审记录

４. 设计交底及图纸会审会议纪要

５. 工程变更文件(含监理指令)

６. 工程设计、技术变更台帐

D类：监理工作指导文件

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1. 监理大纲

2. 监理规划

3. 监理实施细则

4. 监理交底书

E类：施工工作指导文件

1. 施工组织设计(含施工组织设计报审表)

2. 分部工程施工方案(含施工方案报审表)

3. 季节性施工方案(含施工方案报审表)

4. 其他专项(分项工程)施工方案(含施工方案报审表)

F类：资质资料

1. 项目监理人员登记表及上岗证

2. 项目施工人员登记表及上岗证(含施工管理人员变更报审表)

3. 分包单位资格报审表(含资质资料及人员上岗证)

4. 成品、半成品供应单位资质报审表(含资质资料)

5. 工程实验室(包括见证取样送检实验室)资质资料

G类：工程进度文件

1. 工程开工／复工报审表

2. 工程暂停令

3. 工程施工进度计划报审表(含进度计划)

4. 工程延期报审表

5. 工期控制台帐

6. 其他有关工程进度控制的文件

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H类：工程质量文件

1. 建筑材料报审表

2. 施工测量放线报审文件

3. 砼浇捣令(含砼开盘鉴定)

4. 拆模报审表

5.工程质量问题处理记录及质量事故处理报告

6.质量控制台帐

7.材料进场验收台帐

8.取样见证台帐

9.设备选型报审表

10.其他有关工程质量控制的文件

I类：工程造价审批文件

1. 工程量申报及审批文件

2.工程预付款报批文件

3.工程款支付申报表

4.工程变更费用报审表

5.费用索赔申请表

6.造价控制台帐

7.其他有关工程造价控制的文件

J类：会议纪要

1.第一次工地会议纪要

2.监理交底会议纪要

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3.监理例会会议纪要

4.专题工地会议纪要

5.其他会议纪要文件

K类：监理报告

1.监理周报

2.监理月报

3.地基基础、主体结构等分部工程质量评定报告

4.单位工程质量评定报告

L类：监理工作函件

1.监理通知单、监理通知回复单

2.监理工作联系单

3.监理备忘录

4.专题报告

5.工程竣工质量问题初验审查表

6.工程竣工预验收质量问题审查表

M类：工程验收文件

1.检验批质量验收记录(含工程报验单)

2.陷蔽工程质量验收记录(含工程报验单)

3.分项工程质量验收记录(含工程报验单)

4.分部工程质量验收记录(含工程报验单)

5.单位工程质量竣工验收记录(含工程竣工报验单)

6.竣工验收报告

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7.其他有关专业工程的验收记录

N类：监理工作记录文件

1.监理日记

2.旁站监理记录

3.监理巡视记录

4.监理抽检记录

5.监理测量资料

6.工程照片及声像资料

O类：监理工作总结

1.阶段工作小结

2.监理工作总结

3.监理业务手册

P类:工程管理往来文件

1.建设单位函件

2.施工单位函件

3.设计单位函件

4.政府部门函件

5.其他部门函件

Q类：监理内部文件

1.技术性文件

2.法规性文件

3.管理性文件

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6、监理文件档案资料的归档范围

６.1对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

6.2工程监理文件的具体归档范围见附录一

７、监理文件档案资料工作检查考核

7.1公司监理文件档案资料的检查考核由总工负责,工程部负责项目监理部文件档案资料检查考核具体工作，并对监理部文件资料整编情况打分，考核结果与项目总监工资报酬挂钩。

7.2项目部监理文件档案资料由总监负责，进行检查考核，考核工作每月一次，主要检查监理人员所负责的监理文件档案资料的收、整编情况，并与监理人员工资报酬挂钩。

7.3考核办法采用月度由监理部自检，季度由工程部巡查考核评分，年终公司总结，工程完工后进行一次总体评价的形式，考核结果与年终奖励挂钩。

7.4考核内容

资料填写的内容是否规范、科学、真实、完整、齐全。

资料整理是否及时与建设工程同步。

资料分类有序，归档及时。

8、附录

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附录一施工阶段归档的监理文件

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附录二工程监理卷案封面式样

B

卷合、卷夹封面A×B=310×220

卷安封面A×B=297×210

尺寸单位统一为：mm

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附录三：卷内备考表式样

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附录四卷内目录式样

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附录五工程监理文件档案移交会签单

附录六监理文件填写范例及说明

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A1工程复工报审表

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《工程复工报审表》填写说明

（1）工程暂停原因消失，承包单位向项目监理机构申请复工。

（2）对项目监理机构不同意复工的复工报审，承包单位按要求完成后仍用该表报审。

（3）“工作”：填写相应停工工程项目名称。

（4）附件：工程暂停原因是由承包单位的原因引起时，承包单位应报告整改情况和预防措施；工程暂停原因是由非承包单位的原因引起时，承包单位仅提供工程暂停原因消失证明。

（5）审查意见：总监理工程师应指定专业监理工程师对复工条件进行复核，在施工合同约定的时间内完成对复工申请的审批，符合复工条件的签署“工程具备了复工条件，同意复工”；不符合复工条件的签署“不同意复工”，并注明不同意复工的原因和对承包单位的要求。

（6）复工申请的审查程序：

①承包单位按《工程暂停令》的要求，自查符合了复工条件向项目监理机构报送《工程复工报审表》及其附件。

②总监理工程师应及时指定监理工程师进行审查，工程暂停是由非承包单位原因引起时，签认《工程复工报审表》时，只需要看引起暂停施工的原因是否还存在；工程暂停是由承包单位的原因引起时，复工审查时不仅要审查其停工因素是否消除，还要审查其是否查清了导致停工因素产生的原因和制定了针对性的整改措施、预防措施，还要复核其各项措施是否得到贯彻落实。

③总监理工程师根据审查情况，应当在收到《工程复工报审表》后48小时内完成对复工申请的审批。项目监理机构未在收到承包人复工申请后48小时（或施工合同规定时间）内提出审查意见，承包单位可自行复工。

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A2施工组织设计（方案）报审表

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《施工组织设计（方案）报审表》填写说明

（1）根据有关要求，须项目监理机构审批的施工组织设计（方案）在实施前报项目监理机构审核、签认。

（2）承包单位按施工合同规定时间向项目监理机构报送自审手续完备的施工组织设计（方案），总监理工程师在合同规定时间内完成审核工作。

（3）施工组织设计（方案）审核应在项目实施前完成，施工组织设计（方案）未经项目监理机构审核、签认，该项工程不得施工。总监理工程师对施工组织设计（方案）的审查、签认，不解除承包单位的责任。

（4）“工程施工组织设计（方案）”：填写相应的建设项目、单位工程、分部工程、分项工程或关键工序名称。

（5）附件：指需要审核的施工组织总设计，单位工程施工组织设计或施工方案。

（6）专业监理工程师审查意见：专业监理工程师对施工组织设计（方案）应审核其完整性、符合性、适用性、合理性、可操作性及实现目标的保证措施。且从以下几方面进行审核：

①设计（方案）中承包单位的审批手续齐全。

②承包单位现场项目管理机构的质量管理、技术管理、质量保证体系健全，质量保证措施切实可行且有针对性。

③施工现场总体布置是否合理，是否有利于保证工程的正常顺利施工，是否有利于工程保证质量，施工总平面图布置是否与地貌环境、建筑平面协调一致。

④施工组织设计（方案）中工期、质量目标应与施工合同相一致。

⑤施工组织设计中的施工布置和程序应符合本工程的特点及施工工艺，满足设计文件要求。

⑥施工组织设计应优先选用成熟的、先进的施工技术，且对本工程的质量、安全和降低造价有利。

⑦进度计划应采用流水施工方法和网络计划技术，以保证施工的连续性和均衡性，且工、料、机进场应与进度计划保持协调性。

⑧施工机械设备的选择是否考虑了对施工质量的影响与保证。

⑨安全、环保、消防和文明施工措施切实可行并符合有关规定。

⑩施工组织设计（方案）的主要内容齐全。

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○11施工组织设计中若有提高工程造价的，项目监理机构应取得建设单位同意。

根据以上审核情况，如符合要求，专业监理工程师审查意见应签署“施工组织设计（方案）合理、可行，且审批手续齐全，拟同意承保单位按该施工组织设计（方案）组织施工，请总监理工程师审核”。如不符合要求，专业监理工程师审查意见应简要指出不符合要求之处，并提出修改补充意见后签署“暂不同意（部分或全部应指明）承包单位按该施工组织设计（方案）组织施工，待修改完善后再报，请总监理工程师审批”。

（7）总监理工程师审核意见：总监理工程师对专业监理工程师的结果进行审核，如同意专业监理工程师的审查意见，应签署“同意专业监理工程师审查意见，同意承包单位按该施工组织设计（方案）组织施工”；如不同意专业监理工程师的审查意见，应简要指明与专业监理工程师审查意见中的不同之处，签署修改意见；并签认最终结论“不同意承包单位按该施工组织设计（方案）组织施工（修改后再报）”。

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