办公室工作理论创

新时期办公室工作面临的挑战与对策

胜中社区管理中心党政办公室

一、办公室基本情况

我们胜中社区党政办公室是中心党委办公室和中心办公室两项职能合一的办公室，主要承担着胜中社区的党务和行政管理工作。我们办公室现有干部职工5名，按岗位划分，其中主任1名，副主任1名，秘书2名，机要文书1名。我们办公室工作2人员平均年龄38岁，其中1人具有大学学历，4人具有大专学历，2人具有政工师任职资格，3人具有助理政工师任职资格。在胜中社区党委和中心的正确领导下，在上级办公室的具体指导下，我们胜中社区党政办公室紧紧围绕本单位的中心任务，突出现阶段的工作重点，在持续改进中较好的发挥了参谋助手、督促检查、协调综合和后勤保障“四个作用”，有效地提高了为单位领导、机关部门、基层单位“三个服务”的水平。

当前，我国社会进入了一个全新的时期，改革进入了一个全新的阶段，各项事业呈现出了一个全新的局面。这种全新的变化，给我们的发展创造了无限的机遇，为我们施展才能提供了一个更广阔的竞争空间。同时，新的形势和新的任务对我们提出了新的更高的要求，使我们面临着更严峻的挑战和考验。通过深刻地思考，我们认为，企业办公室的工作在新时期要开创新局面、谋求新作为、树

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立新形象，就必须提高新认识、明确新思路、寻求新优势，就必须在加强中持续改进，在继承中不断创新。

二、办公室工作面临的新挑战

随着机构改革的深化和机关职能的转变，办公室的工作日益重要，地位愈发突出，对工作的要求也越来越高。在这种新的环境条件下，如何创造性地发挥好参谋助手、督促检查、协调综合等传统职能作用，办公室主要面临着四个方面的重大挑战：

一是应对知识经济浪潮的挑战。毫无疑问，我们现在正臵身于知识经济的社会。在知识经济时代，竞争优势源自于知识、创新和持续学习，创造和应用知识的能力与效率将成为决定一个企业竞争力的重要因素，知识经济的规模和质量将决定一个企业在参与社会市场竞争中的相对能力和地位。知识经济里的“知识”包括：科学、技术、能力、管理等，而且在知识经济里，更强调知识中的能力部分。当前，企业受国际、国内知识经济浪潮的影响和冲击越来越明显，越来越突出。办公室是企业应对知识和经济变革的“前沿阵地”，是获得保证企业发展所需信息的“集散地”；而办公室工作人员则是企业领导观察知识经济变革趋势和规律的“通讯卫星”，是捕捉、分析、加工、转化一切有价值信息的“中央处理器”。对办公室和办公室工作人员这种特殊的要求和定位，无疑是办公室和办公室工作人员在新时期面临的最大挑战。

二是应对现代信息技术的挑战。我们所处的是以信息为重要特

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征的时代，信息渗透到了社会生产和日常生活的各个方面及各个领域，任何管理活动都离不开信息。认识、利用信息比认识、利用材料和能源还要重要的多。然而，从目前的情况来看，我们企业办公室的办公自动化应用程度还不高，在现代信息技术认识和应用的广度和深度上还有较大的开发潜力。在我们的工作领域，以办公自动化为主要开发内容和表现形式的现代信息技术，是提高办公效率的“发动机”，是提高办公室管理水平的“推进器”。办公室人员必须树立现代化的价值观念和信息观念，将现代化办公手段运用到工作中，主动去适应信息技术发展的要求，努力实现办公室工作方式和管理手段的创新。掌握一定的现代信息技术，是办公室和办公室工作人员在新时期面临的全新挑战。

三是应对社会节奏加快的挑战。企业办公室作为一个企业的综合办事机构，是一个企业承上启下、联系内外、协调左右的神经中枢，是企业领导联系职工群众的桥梁和纽带，是展示本单位精神面貌和外在形象的“窗口”。在改革开放进一步深化、社会生活节奏不断加快、办公室人员进一步优化精简、人民群众对企事业部门的办事效率要求越来越高的大背景下，企业办公室工作效率的高低，不仅反映了办公室工作人员的素质和能力，也体现着办公室总体工作的质量和水平，更直接反映了一个单位的工作层次，体现着规范化和标准化的管理水平。作为新时期的办公室工作人员，具备传统的优良品质和素质是必不可少的，但更重要的是要在提高部门的整

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体办事效率和个人的综合办事能力上下功夫，这也是办公室和办公室工作人员在新时期面临的基本挑战。

四是应对依法参与政务的挑战。随着进一步改革开放，我国与世界各国在政治、经济、文化等领域的交往日益频繁和活跃，社会经济和政治文化融入了整个世界格局。特别是加入世界贸易组织后，我们既要与国际惯例接轨，又要最大限度地保护自己的利益，熟悉法律知识和世贸规则至关重要。同时，在企业深化改革的进程中，暂时的利益格局调整不可避免地触及到一些深层次的社会矛盾，损害到了部分社会群体的利益，引发了他们的思想波动。对待在企业改革中出现的这些热点、难点问题，就必须带着感情去工作，坚持做到艺术性与原则性相结合，就必须坚持灵活性与政策性相结合。面对已知和潜在的各种复杂问题，这就对办公室对外交往协调的法律法规水平、对参与政务提供法律政策信息的能力等提出了很高的要求。如果办公室工作人员对必要的法律知识不掌握、对解决热点问题的政策不清楚，就谈不上依法参政、照章办事，就做不到依法保护本企业的合法利益，就做不到依照政策处理热点难点问题，甚至可能会出现以权代法的现象。能否掌握足够的法规和政策，是办公室和办公室工作人员在新时期面临的比较现实的挑战。

三、加强和改进办公室工作的基本思路

面对新形势新任务带来的新要求新挑战，办公室的工作人员必须振奋精神，以积极进取的姿态，主动变压力为动力，进一步加强

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作风建设，进一步改进工作方法，进一步优化工作模式，以更加开阔的视野、更加敏捷的思维、更加扎实有效的工作，主动去适应形势变化的要求，不断提高工作水平，靠作为谋求地位。

（一）准确定位，突出重心

办公室的主要职责就是强化“三个服务”，即服务于领导、服务于机关、服务于基层，这也是办公室存在的基本理由。由于在一个企事业单位内，尽管领导、机关和基层的工作内容是不同的，但最终目标是一致的，指导思想是统一的。因此，从这种意义上来说，办公室的主要职责就应当是为单位的中心工作服务，一切工作的出发点和落脚点最终都要落到中心工作上。

首先，要按照“快、准、深”的原则，围绕着企业深化改革、加快发展、保持稳定的全局性和突出性问题抓好信息调研。一切有效信息的活力就在于一个“快”字，特别是对于重大的突发事件和工作动态，要及时收集，紧急上报，提高和凸显信息的时效性；准确是一切有效信息的生命力，在信息收集、整理和上报的每一个环节都要始终坚持实事求是的原则，准确把握信息的真实性，为领导正确决策提供正反两方面的信息参考依据；信息的影响力主要源于其自身深刻的思想性和启迪性，办公室工作人员要力求做到通过从苗头性和倾向性的信息里，揭示事物发展的总体趋势，避免以偏盖全，为领导的正确决策提供超前性的信息服务。

第二，要按照“严、细、实”的原则，围绕着企业阶段性的重

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点工作，抓好督促检查，促进工作的落实和问题的整改。督导工作是办公室维护领导机关权威的重要手段，是发现和解决决策落实过程中存在问题的关键。在执行督导工作中，办公室工作人员要身体力行“严、细、实”的工作标准，对进行督导的重点单位的情况和主要工作内容要熟悉，不能外行指挥内行；也不能漫无边际，失去针对性；更不能走马观花，搞形式主义。这就需要在事前做好充分的准备工作，不打无准备之仗。在督导过程中落实“严、细、实”的标准，就要严格工作要求，深入基层群众之中，多听听来自群众中的声音，甚至是意见和牢骚，善于从群众的心里话和细微之处发现问题或察觉潜在的隐患，实现由被动应付向主动工作的转变。

第三，要按照“精、畅、新”的原则，站在全局的高度，搞好综合协调，确保政令畅通和各项工作的落实。政令畅，则工作顺。搞好内部关系的协调，办公室首当其冲，责无旁贷。在综合协调工作中，办公室工作人员既要从横向上搞好各位领导之间、各个部门之间和各个基层单位之间的协调，又要从纵向上搞好领导与群众之间、机关与基层之间的协调。这样，便于从思想上加深相互之间的沟通和理解，减少摩擦和误会，统一认识和行动；从各项工作和活动中避免“撞车”和“扯皮”现象，凝聚各方的智慧与合力。要搞好综合协调，关键是办公室工作人员要胸有成竹，精心谋划、精益求精，形成一套周密的方案，并善于根据实际需要和临时的变化随机应变，精于临场“补台”；要搞好综合协调，重在办公室工作人

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员要加强自身建设，树好形象，增强协调的影响力和号召力，建立良好的内部沟通和信息交流机制，保持政令的畅通；要搞好综合协调，贵在出新，办公室工作人员要自觉培养“虑于未形，规于未兆”的能力，要主动炼就“言人之未言”的本领，在工作中善于观察和思考，不断发现新情况，研究新问题，总结新经验，拓展新思路，多出新主意，寻求新突破，开创新局面。创造性地把领导的意图及各项工作的任务、措施和目标落到实处。

（二）优化机制，规范运做

办公室的工作最主要任务的就是为领导集体做出的决策和推动决策的落实提供全过程和全方位的服务。这个全过程和全方位，是一个包罗万象、纷繁复杂的概念，与什么事都能挂上关系，什么事都不能轻视，更不能忽视。在这种工作环境中，要做到工作有条理、有章法，忙而不乱，多而不漏，就必须建立完善一整套适应形势发展变化的科学运作机制。

首先，要建立完善规范合理的工作制度。在内部机制上，办公室领导要有新思路，扬长避短搞好办公室工作人员的分工，制定各岗位的工作标准，明确不同工作的具体要求和时限，积极运用现代化办公手段，大力开发办公自动化应用软件，依靠科技解放生产力。同时，在办公室培育建立良好的协调配合机制（如推广“AB角”制度），在不违反保密制度的前提下，每个人相互熟悉其他同事的工作业务，在突击性任务或其中一人不在时，能够随时有人上去顶岗

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接替，以免造成工作延误。在对外业务中，办公室工作人员要积极转换角色，端正服务态度，尽量简化工作程序，减少办事环节，提高工作效率。尤其是外来办事的人员，对所到单位的情况不熟，办公室工作人员要热情地帮助他们联系相关的领导或部门，主动牵线搭桥，建立一条处理政务的绿色通道。

其次，要根据实际抓好把关协调。多年来，机关部门的“文山会海”，一直是基层反映最强烈、整改起来最困难的问题。在一个单位里，各部门都有自己的职责和重点工作，不开会，不发文，工作就不好安排，这似乎是“文山会海”的病根。各部门的各种文件和会议一般情况下都由办公室负责安排，办公室除了要认真督导把已有的文件和会议精神贯彻落实好以外，更应该要重点在“削文山、填会海”中发挥把关协调的关键作用。对各部门内容类似、时间接近、针对对象相同的会议和文件，办公室在充分分析研究的基础上，应当建议并进行适当合并调整；对各部门要求基层上报的相同或类似的信息，办公室应当创造条件在一定范围内实现信息资源的共享。通过“精文减会”，努力减轻领导和基层的负担，使他们能够把有限的精力集中到办一些实实在在的事情上来。

（三）博学善思，提高素质

新时期，办公室的工作既保持了传统的职能，又具有明显的时代特征。进入21世纪，社会环境变得前所未有的复杂、多变和充满竞争性，“黄牛型”、“事务型”、“秀才型”的办公室工作人员，

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已经远远不能适应瞬息万变的全球化市场经济发展的需要，不能适应办公室职能的转变，办公室工作人员工作的模式、价值观念、运做方法、工作机制等都应随之变革，而实现这种变革的主要前提条件就是提高秘书自身的综合素质。

首先，要加强思想作风建设。办公室人员要自觉加强政治理论的学习，及时跟进党的最新理论成果，做一个理论上的明白人和政治上的合格者，自觉实践“三个代表”重要思想，做先进生产力的促进者，做先进文化的弘扬者，做群众利益的维护者，胸怀大局，不计名利，任劳任怨；要自觉培养说干就干、干就干好的工作作风，快事快办，急事急办，特事特半，雷厉风行，加快办事节奏，提高工作效率；要自觉培养“从群众中来，到群众中去”的群众观点和实践观点，勤于调研，善于调研，多听群众的真心话语，多掌握基层的真实情况；要自觉培养“不求过得去，只求过得硬”的务实作风，努力克服小心谨慎、循规蹈矩的保守思想，严谨细致，多谋善行，善于把现有的新理论、新观点作为思考问题的出发阵地，提前分析研究下一步的工作，增强预见性，把握主动权，确立超前服务的新思路，坚持在开拓中前进，在实践中开拓，力求新的突破。

其次，要加强业务技能建设。随着科学技术的不但发展进步和社会竞争的日趋广泛激烈，在办公室的工作实践中也有许多新事物、新知识有待于我们去正确地认识和把握，需要不断提高工作水平和驾御各种复杂情况的能力。办公室综合性的工作职能这一重要

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特征，表明“一招鲜”的单一业务技能型人员是不能适应办公室的工作环境和工作要求的。办公室工作人员除加强政治理论和本职业务的学习外，要广泛涉猎各种知识领域，在学习的幅度、广度和深度上要求要高、力度要大、效果要实，不断拓宽知识面，丰富自己的知识积累。只有奠定了扎实的业务基础，处理起日常工作来才会才思泉涌，才会有悟性，才会有灵性。

四、有关的工作建议

局办公室、有限公司经理办公室一直非常注重提高我们办公系统工作人员的综合能力，经常创造条件组织有针对性的业务培训和实地考察，使基层办公室工作人员拓宽了视野、开阔了眼界、丰富了思路，持续提高了工作创新实践水平，受到了广大基层办公室工作人员的欢迎。然而，作为社区办公室工作人员，我们却由于社区经费十分紧张、培训考察费用很难处理，时常为参加正常的培训考察活动感到为难。请局办公室、有限公司经理办公室多做一些工作，在以后的培训考察活动中为社区系统减免部分费用，使社区办公室工作人员得到些优惠待遇，以提高他们的参与率。

2003年9月15日

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