采购资料

项目采购及管理

目录

一、 采购总流程

1.采购工作要求 2．采购总流程 二、 设计与采购的衔接

三、 、采购各阶段主要工作内容及其实施、组织过程

1.采购组组织机构 2. 现场采购组组织机构

3．采购各阶段主要工作内容及其实施 3.1采买管理 3.2催交管理 3.3 检验管理 3.4 运输管理 3.5 现场材料管理

一．采购总流程采购总流程 1.采购工作要求

中国石化集团公司在制度上要求落实项目集中采购、分段管理、分级授权、流程化操作；在业务运行体制上，实现采购决策、执行和监督的分离，并要求“全程在案，永久追溯”。

整个项目采购工作划分为投标报价（前期）、采购策划、采购实施以及采购收尾四个阶段。其中采购实施阶段的工作流程作为执行的重点又分为采买、催交、检验、运输、现场管理等五个环节，每个环节都编制了详细的程序文件以指导具体工作。同时还对每个工作步骤中各岗位的职责和权限、形成的工作文件以及用于指导该工作的标准规范都作出了详细规定，实现采购操作标准化、自动化、统一化，使采购过程更加透明、流程更加标准和过程更加规范。 2．采购总流程（见附图）

采购策划--采买--催交（进度控制）--检验监造--运输--现场物资管理

二. 设计与采购的衔接

1.设计组负责编制设备和材料请购文件，并按项目进度要求随请购文件由控制组一并提交采购部，包括请购单、规格书、数据表、询价用图纸，采购说明书及对厂商图纸资料要求、QA/QC要求等，作为采购工作的依据。

2.采购组向设计组提交供应商的技术报价文件（如有的话），设计组负责对技术报价进行评审，给出推荐顺序，并注明详细的理由，供采购组确定供应商。

3.设计组有关人员必要时应参加由采购部组织合同谈判、分承包方协调会，负责技术谈判，包括对厂商图纸资料要求、供货范围确定、备品备件清单确定等；采购部负责商务谈判。

4.采购组负责催交供应商资料、图纸按时提交设计部相关人员，供其确认或作为设计依据；检查确认进度，并按时将确认后的图纸返回制造厂商。

5.采购组对所购产品是否符合请购文件的要求负责；设计组对技术附件等的正确性负责。

6.在设备制造进程中，技术要求的任何更改应通过采购部传达至制造商，设

计组有责任及时处理有关技术问题；必要时，应采购组邀请参加产品的试验、试运转等出厂前的验收工作。

7.当设备和材料到达现场后，必要时，设计人员应参加由采购组组织的现场开箱检验工作。当交付的货物与订单的技术附件不符时，采购部组负责与供应商联系解决。设计组应积极派员赴现场解决设备材料供货中的技术纠纷，应现场邀请参与解决现场供货出现的技术质量问题。

三、采购各阶段主要工作内容及其实施、组织过程

1.采购组组织机构

2. 现场采购组组织机构 现场综合管理

3．采购各阶段主要工作内容及其实施 3.1采买管理

采买管理系指对采购阶段的全过程进行控制和管理，其工作内容包括：请购

材料信息管理 现场采购组 采买组 采 购 组 催交组 检验组 物流组 综合管理组 物资接运（含清关） 现场到货验收（含商检） 仓库主管 文件的接收与发放、采购方案审批、编制询价文件、发出询价、询价文件的修改、接收报价、技术评审、商务开标、商务评审、综合评审、订单签订等。 1)

请购文件的接收与发放

a.请购文件作为采购工作的依据，其必须是由项目设计部门提出的、经过项目控制部各职能工程师及项目经理（必要时）有效签署的请购文件。请购文件应包括请购单、设备材料规格书/数据表、图纸资料、采购说明书、适用的标准规范以及各种控制要求等技术文件。

b.任何形式的请购文件必须由PDC（采购文档控制）接收。PDC接到请购文件后，应立即检查纸介质请购文件的完整性，包括规格表，图纸，技术要求及标准，签署是否齐全等。由PDC向项目DCC（项目文档控制中心）和项目材料控制工程师索取相应的全部电子版文件（PDF格式和可编辑的电子文件），并负责全部电子文件的归档。

c.经检查无误后，由采购经理签字接收，PDC更新《请购单登记表》。由装采购经理签署过的请购单首页由PDC返给项目DCC一份，PDC自己留存一份完整的请购文件备案，并同时转发给采购计划工程请购单首页一份，供其编制《订单/合同方案审批表》时使用。

2) 采购方案审批

a.当项目采购部收到请购文件后，由采购计划工程师根据《项目采购进度计划》，业主和物装部审批的《物资分交计划》，并会同装置采购经理，专业采购组长，采买员一起编制《订单/合同方案审批表》，内容包括采购模式、采购方式、询价厂商名单、作业进度计划等。

b.采购方案的审批按照SEI规定的审批权限进行审批,采购经理将采购方案会同请购文件下达给采买员作为工作指令。

3) 编制询价文件

a.采买员收到请购文件和订单采购方案后，应逐项确认请购文件的一致性、技术文件的完整性和签署的有效性。如果发现问题应及时向装置采购经理汇报，重大问题还需报项目采购经理，要求项目控制部予以更正，必要时向项目经理汇

报或出具备忘录。

b.采买员整理请购文件的技术文件并附上商务文件，形成一套完整有效的询价文件。

4）发出询价

a.采买员将编制好的询价文件发送给询价厂商，并将报价日期进行登记。 b.如果询价期间，设计人员对已提交的请购文件进行修订而产生的变更文件应按项目设计变更审批程序，经批准后由装置采购经理转发给采买员。采买员接到变更的请购文件时，应立即通知全部询价厂商。如果需要延期报价经装置采购经理批准后，通知全部询价厂商执行新的报价截止日期。

c.在询价、报价过程中乃至整个采购过程中，询价厂商与承包商之间的任何联系都应通过项目采购组，并形成书面文件，由项目采购组归档。采买员负责与询价厂商的联络协调工作，并填写相应的记录。临近报价截止日期应及时提醒报价厂商，以保证采购进度。

5) 接收报价

a.询价厂商必须将技术报价文件（不带价格）与商务报价文件（带价格）分开独立密封包装。商务报价文件也应包含全部技术文件。如果需要询价厂商提供电子版时，询价厂商应使用可靠的载体如光盘，闪存等介质。凡带价格的电子版文件必须与商务报价密封在一起包装。

b.采买员接收到所有报价后应立即检查报价的完整性和有效性，并作书面记录。任何在报价截止日期以后才收到的报价书，在没有得到装置采购经理的书面批准前都将被视为废标。

c.采买员将整理完整的技术报价文件经PDC传送给项目DCC转交相关专业设计人员。商务报价文件由采买员严格保管至规定的开标日期。

6) 技术评审

a.如果在设计人员技术评审中对报价存在疑问，可进行技术澄清。设计人员可通过电话、传真、邮件等方式对技术报价中存在的疑问进行技术澄清。必要时，

还可由采买员组织召开技术澄清会议或技术谈判，项目设计经理和相关设计人员参加。技术澄清会议或谈判召开后，当双方取得一致性意见时应形成会议纪要，由所有参与人员共同签署。

b.技术澄清完成后，设计人员应与所有满足要求的询价厂商签订技术协议，并向采购部提交由专业设计人员填写，专业负责人审核，设计经理审定的《技术评审结论表》。

c.如果技术澄清后对商务报价有影响，可以允许询价厂商在规定的时间内进行重新报价，二次商务报价可采取密封报价或传真报价，形式由采购部确定。

7) 商务开标

当采买员收到签署有效的《技术评审结论表》后，将在规定的开标日期内对密封的商务报价进行统一开标工作。所有参与开标人员应对开标信息严格保密。开标信息除本项目应合法需要知道的人员以外，其他任何人均绝对无权了解有关价格的任何信息。总公司派驻的效能监察组和SEI效能监察有关人员将参加全部开标活动。

8) 商务评审

a.采买员检查商务报价书中是否已全部满足询价提出的所有要求，并已 明确列出各项费用。同时审查商业条款，并审查各询价厂商由于具体情况不同而产生的差价。

b.商务评审前还应进行商务澄清。商务澄清是就商务报价中的疑问与询价厂商进行澄清。一般问题的澄清由采买员负责，重大差异或价格的澄清应由装置采购经理主持，并报采购部审定。重要问题澄清后应形成书面文件，由双方签字确认有效。

c.采购经理负责组织商务评审，商务评审结果按照公司的授权进行审批。 9) 决标

决标是对技术评审和商务评审进行综合比较，推荐出中标供货厂商和成交条件，并按照采购决标评审程序及公司授权得到审批。

10) 签订订单 11) 订单变更

订单一经双方批准，签字盖章生效后，任何一方对其中内容的任何修改包括增补、删减、修订等，均须得到双方的书面认可，方可成为订单的变更或补充订单。

12) 合同关闭

当每一个订单完成以后，采买员/催交员应对一个订单实际执行情况对供应商进行评价。应确认以下工作已经完成，但不限于此：

? 所有设备和材料已经收到，服务已经完成 ? 所有材料接收报告已经收到，所有到货完毕 ? 提交发票正确并且得到批准 ? 没有特别的索赔 ? 盈缺损问题已经解决

? 修改已经完成，最后的检验已完成

? 竣工资料（包括图纸，证书，安装指南、开工手册、服务手册等）收到并且合格

? 推荐的备品备件报价已提交 ? 备品备件到货 ? 设备操作准备

? 检验员核查车间的调试报告 ? 工厂或现场分析调试完毕 ? 支付/计划控制数据报告完毕 ? 审查订单规定的所有行为文件

3.2催交管理

催交是指从发出订单至货物交付期间，为促使供应商切实履行订单义务，按时提交制造厂文件、图纸资料和最终产品而采取的一系列督促活动，以保证整个项目的物资供应做到准时、准确，准量，满足项目工地现场的施工进度。做好所有催交工作的记录，使催交工作具有连续性和可追溯性。

1) 催交范围

从催交员收到采买员发出的不带价格的订单副本后，直至收到来自项目工地现场库房的《材料接收报告》时标志催交工作完成。

2) 催交方式

本项目催交工作可以通过以下2种方式完成：

a) 办公室催交：指通过电话、传真、信件、电子邮件等通讯手段来实现的 一种催交方式。要求供应商定期提交更新后的进度计划、及时反馈生产过程中遇到的有可能对进度产生影响的各类因素。

b) 工厂催交：指催交人员在供应商的工厂内直接进行催交工作，以便获得供应商的实际设计进度、材料到货情况、制造进度、人力配备等详细情况。核实供应商提供的各种进度报告的可靠性，客观评价供应商执行订单的能力。工厂催交分为临时性的催交和长期的驻厂监造。

3)

催交等级

a.所有设备和材料的订单的催交等级分为I，II，III，IV四个催交等级。 等级 I II III 描 述 长期驻厂进行催交，每周一次催交报告。 每6周一次工厂催交，每周一次办公室催交。 不定期工厂催交，每3周一次办公室催交。 IV 定期办公室催交，必要时进行工厂催交。 b) 催交协调员负责编制《设备、材料催交等级划分》，报采购经理校

审，项目采购经理审核，采购部主任批准执行。 4)

催交计划

催交员在收到采买员发出的不带价格的订单副本后，根据《项目催交执行计划》和《设备、材料催交等级划分》，在一周内编制完成《订单催交计划》，经催交协调员审核后，报装置采购经理批准后实施订单的催交。

5)

催交工作内容

及时发现供应商在进度方面已出现或潜在的问题，及时预报警，督促供应商采取必要的补救措施，或采取有效的财务控制和其它保证措施，努力防止进度拖延和费用超支。对于已出现的或潜在的延误要通过必要的协调手段和相应的催交方式，将由此引起的影响控制在最小范围内。

a.文件资料的催交

计划类文件：供应商应向提交所需的各类工作计划：生产进度计划、检验计

划、质量控制/检验计划（QA/QC计划）、提交文件的清单、主要材料订货计划、运输计划等。

图纸资料：核实是否将应提供给制造厂的全部图纸资料按时发出；督促供应商尽早提交各类需要项目设计人员审批的图纸资料；落实设计人员返给供应商关于需要审批的设计文件的修改、修订意见。

制造状态报告：定时向SEI提交《订单执行状态报告》及其它相关的进度报告。特别是那些影响计划进度的关键环节，如主要外协件和配套辅机（大型铸件、大型锻件、大型电机等）等，要求供应商提供一份详尽的报告，包括订货计划、加工周期、实际制造情况和到货情况等，以便发现潜在的问题并力求减小对计划进度的影响。

货物放行：供应商在货物通过最终检验，并准备启运前提出《发货申请》，

在得到催交员的最终批准的《准运通知》后，应立即向SEI提供一份详细的《装箱清单》，并按准运通知上规定的时间到达本项目现场工地。催交员负责协调到货直至获取《材料接收报告》。

b.办公室催交

通过电话、传真、信件、电子邮件等现代化通讯手段与供应商保持联络，及时了解设备和材料制造状态，保证其满足制造进度计划的要求，并在计算机系统中填写当前的催交状态。

c.工厂催交

工厂催交是指催交人员直接到达供应商的制造厂进行工厂敦促和督办。为获得实际设计进度、材料到货情况、制造进度、人力配备等第一手资料时，或需要验证制造状态的真实性可以进行工厂催交。执行工厂催交前应得到催交协调员和装置采购经理的批准。 6) 催交报警

当催交员通过催交工作，发现供应商有可能无法按时交货时，应发出《催交报警报告》并采取相应措施减小对项目进度的影响。 7) 催交协调工作

a) 订单付款：催交员在催交过程中应判断订单支付条件的符合性，及时通知采买员按照规定支付相应的款项，以保证进度正常进度。

b) 货物检验放行：按照检验计划，当货物具备进行最终检验条件时，检验员对供应商的货物进行出厂检验。如果货物检验合格，则由检验员向催交员出具《检验放行报告》。

c) 当货物准备启运前，供应商向催交员提出《发货申请》，在得到催交员的最终批准的《准运通知》后，应立即向SEI提供一份详细的《装箱清单》，并按准运通知上规定的时间将货物运送到指定地点。供应商同时应向项目工地的现场接运员发送《供应商发货通知》包括详细的运输方案、到达工地的日期等。催交员批准的《准运通知》和该批次的《装箱清单》应作为

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