办公室管理

《办公室管理》形成性考核册作业参考

为帮助同学们更好复习，现将一下题作一提示性的解答和评讲，供同学们参考。

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以下彩色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题

时加以注意。

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。 本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。

办公室实务工作一览表 序号 1 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企） 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信记录上司指令及会 函。 复印资料。 在权限内按自己的意思发出信函。 档案管理。 谈、会议内容。3 ]3 z$ S G8 e7 T5 r L2 ~& y' { 2 文书制作 打印文稿及表格。r3 B% x* Q: Q' M- y3 w: v+ 3 文书处理 信函和邮件的处理。 4 档案管理 ' x8 ?3 k) l4 P) i' 5 会议组织 [- B9O9 ~0 % [#T4 A8 * _&I!安排会议事务，并做会议记录或纲要。6 Q: O) x; T: i7 b# f5 ` X! k记录上司指令及会谈、会议内容。 6 调查研究 : z3 x# x' m) L, @协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 ! L/ y- e. e4 | ~9 Z7 信息资料 准备好公司要公开的资料； 替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。 3 t, _+ O- O }7 H* V5 J/收集及整理各种信息。 8 信访工作 - a {% n7 Z1 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。 x. b# O6 ]' Z+ x接待宾客和员工的9 接待工作 接待来访宾客； 替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。 3 V7 Z# R @\F3 @9 来访。/ u( X7 s9 j; q5 S, N) \\ 1

10 协调工作 : n6 l h! V6 V$ _5 X( Z以电话往来维持和外界的良好公共关系。 督导一般职员或速记员。 ! K! t1 G7 Y7 L2 T. 8 e. |5 Q% n8 K j. 11 督查工作 12 日程安排 替上司定约会并做好记录； 9 r h4 {2 f6 H为上司安排旅行或考察。阅读并分类信件； 0 u% q2 I5 U7 d5 K5 R$ C$ U* a3 e/ V1 b( [ / ]+ {, z O2 m\A0 @8 通讯事务、电话； 照料上司身边的琐事。 13 日常事务 / p6 k7 F3 G1 ?+ p自动处理例行的事务； / h8 C* z, n/ R, N替上司保管私人的、财务的或其他的记录。 3 p) {* x: R M7 F/ 办公室环境的布置14 办公室管理 和整理；用品。 9 保管办公室设备及15 其他临时交办的事项6 _. \\$ q, u! f9 H8 以速记记下上司交待的事项； 执行上司留在录音机中的吩咐。 执行上司交办事项。 , F, j4 e* V! f9 Z8 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。 17 18 外出办事，如银行、邮局等。 二、办公用易耗品主要包括哪些？ 办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；

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4 w+ O, g- K\i4 Z# r, L4 2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；

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6．修正液或修正带；7．印盒；

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8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；

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10．日历等；

5 p6 b5 R1 a6 ]! K0 11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

+ |6 p2 o4 @4 B/ W三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？ 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

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1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。

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2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

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3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。

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文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。

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本题虽然在书上有现成的答案，但是还是需要同学们进行一定的归纳再答题。 四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。 2．对于A类事情再进行分类，分为：

重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。

1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法； 5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。 1．首先简要说明此种方法：

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：

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（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

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（2）备好记录本，记录下指示要点；

5 M( L8 q; N0 R\ i*（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

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（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

\\\\2．结合实际谈体会。

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我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

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才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

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从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

《办公室管理》重难点(2)

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；异：

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) R0 N! K+ c0 4．都应简明扼要表达自己的意思。

1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。 2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

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二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。

4 J3 L+ Q! F! y$ 本题主要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。本题答题思路如下：

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1．基本用途：

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“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。

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“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。 2．两者与一般会议的不同：

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可以消除时空上的局限性。 3．各自的优劣：

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6 k/ b3 o5 B; ]5 h4 w0 E* F4 “电视会议”——

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优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”——

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优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。

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三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣； （2）按照邮件的重要性分拣；

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（3）按照收件部门的名称分拣。

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本题在书上有明确的答案，得分率很高。

要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。

. C* ]9 [, P5 \\; }\四、怎样处理上司不在时的邮件？

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；4．远道来访或有重要事情的来访时。

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《办公室管理》重难点 (3)

一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

1．日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。 （2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。

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周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

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日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？ 1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事： （1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

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