湖北高速资料归档指南

湖北省高速公路建设项目

文件材料收集整理归档

实施指南

目 录

第一章 编制目的及依据……………………………………………… 第二章 组织、职责与管理……………………………………………… 第一节 组织机构与职责………………………………………………… 第二节 管理与措施 ………………………………………………… 第三章 文件材料的收集归档范围及分类………………… 第一节 文件材料的收集范围及责任分工………………………… 第二节 文件材料收集要求………………………………………… 第四章 项目文件材料的分类整理………………………

第一节 文件材料的分类………………………………………………… 第二节 文件材料的整理………………………………………………… 第三节 卷内文件材料系统化排列……………………………………… 第四节 文件材料立卷与编目………………………………… 第五节 工程规范化表格编制与使用……………………………………… 第六节 竣工图编制…………………………………………… 第五章 文件材料归档移交…………………………………

第一节 文件材料移交………………………………………………… 第二节 工程档案汇总与排列……………………………………………

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附件

附件1： 湖北省高速公路建设项目文件材料收集归档范围 附录1竣工验收报告的主要内容及格式

附录2 交工验收报告的主要内容 附录3 参建单位总结内容及格式参考 附录4 竣工表

附件2： 设计变更与竣工图档号对照一览表 附件3： 施工原始记录归档一览表

附件4： 案卷封面、卷盒脊背、卷内目录、备考表 附件5： 竣工图封面

附件6： 建设项目档案归档目录

附件7： 建设项目竣工文件归档接收签证单

第二册 工程规范化表格表样

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湖北省高速公路建设项目 文件材料收集整理归档实施指南

第一章 编制目的及依据

一、目的：为加强湖北省高速公路建设项目的建设管理, 统一、规范高速公路建设项目文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档工作，确保工程项目档案文件材料准确、完整、系统和安全，结合湖北省高速公路项目建设实际和管理要求，特制定《湖北省高速公路建设项目文件材料收集整理归档实施指南》（以下简称《指南》）。

二、《指南》编制的依据 1、《交通档案管理办法》

2、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002） 3、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T-11822-2008） 4、交通部《公路工程竣（交）工验收办法》（2004年第3号部长令）

5、交通运输部《公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）

6、交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）

7、湖北省交通厅、湖北省档案局《关于印发湖北省交通建设项目文件材料立卷归档管理办法》（鄂办发[2005]450号）

三、项目文件材料的定义

本《指南》所称高速公路建设项目文件材料是指高速公路建设自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存和查考价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的历史记录。 四、适用范围

本《指南》适用于湖北省高速公路新建和改建工程项目竣工文件编制、收集、整理、移交、归档管理。其他等级公路建设项目可参照执行。

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第二章 组织、职责与管理 第一节 组织机构与职责

一、组织机构

1、高速公路建设项目档案工作按照统一领导，分工负责的原则，成立项目建设档案工作领导小组，领导公路工程建设项目档案工作，并依法对建设项目文件材料收集、整理、立卷、编制和归档工作进行管理，同时接受交通运输部档案馆、湖北省档案局、湖北省交通运输厅档案行政管理部门的监督和指导。

2、根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）文件“谁形成，谁负责”的有关要求，建立建设项目档案工作网络。档案工作领导小组由指挥部负责档案工作的领导任组长，代表项目法人落实高速公路建设项目档案工作项目法人负责制；成员由指挥部各相关部门负责人和总监理工程师组成。领导小组下设办公室，办公室主任由指挥部综合办公室主任或指挥部专职档案员兼任。各参建单位应成立建设项目档案工作管理机构，明确本单位档案工作分管领导，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。

二、各方的职责：

（一） 指挥部（业主）的职责

1、指挥部领导建设项目档案工作，制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。

2、明确建设项目文件材料编制与收集、整理、立卷、归档管理负责人，配备业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，做好指挥部各部门形成的项目文件材料的收集、整理、立卷、编制、归档工作。

3、负责各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、编制、归档的组织、协调和监督、检查、指导及考核等管理职责，为项目工程档案工作提供有利条件和环境。

4、负责组织专家和相关专业技术人员对施工单位、监理单位及设计单位形成的档案资料进行交工验收，接收参建各方移交的经验收合格的竣工档案文件资料并汇总编目，完成整个项目的档案工作。

5、提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设计、施工、监理等各参建单位完成档案验收工作。

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频率符合公路工程技术规范、规程的要求等。

监理工程师在审查施工单位的资料准确性时，要确保归档的项目文件资料能同它所反映的施工对象和建设过程相一致，文件材料与工程实际相符、图物相符，产生及使用部位标注清楚；同一个项目的文件材料相互之间在内容上应当协调一致；文字说明与图表、成果报告与试验记录、评定文件与原始文件应保持衔接一致。

4、真实：文件材料真实可靠。

⑴数据真实，特别是文件材料试验检测原始基础数据要真实，应能真实地反映工程建设的实际过程和实际情况相符，没有涂改和编造痕迹。

⑵勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，保持文件资料原始性;签名和日期不得涂改。按规定需要签字文件材料签字齐全、按规定需要盖单位公章的文件资料盖章齐全，文件资料真实有效；

⑶严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、“回忆录式”编写资料，监理工程师应对施工单位的资料真实性进行审查。

5、完整：收集文件资料应齐全完整、不缺项、不缺份、不缺张，无遗漏，该闭合的资料要闭合，如停工令－整改报告－复工令等资料一定要闭合。

⑴要保证整个项目的各类文件应齐全完整，不能缺项。

⑵要保证单项文件材料应完整，各份文件应齐全，不能缺份、缺张。

⑶要保证单份文件材料的应完整，正文和附件要齐全，表格内部填写完整，签字手续要完备，包括评语、签名和日期等。

⑷要保证该闭合的文件资料一定要闭合，批复与请示闭合；监督机构、指挥部、监理下达的整改指令与整改后的文件材料必须是一套完整的闭合资料。

６、规范：指表格填写规范、术语规范、字迹规范，文件材料分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。

７、美观：要求文字清晰、幅面整洁，符合档案存档规定。 二、文件材料质量具体要求

１、名称填写规范：包括项目、部位名称、合同号、单位名称要统一、规范。 ２、术语规范：包括外观描述、试验结论用语、自检用语、评定用语填写规范。

３、字迹规范： ⑴ 书写要规范

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书写工整，字迹、线条清晰，端正、耐久、书面要整洁，竣工文件材料中凡是需用手写、绘制的地方，必须做到字迹清晰可辩，书写工具应使用不易褪色书写工具书写。如原始记录、签名等文件材料应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。

⑵ 修改要规范

写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，并盖上修改人的私章。不允许用涂改液修改或用刀刮改。原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等如果必须更改，不能涂改只能杠改，并在旁边签名。

⑶ 签名要规范

①所有的签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。特殊情况需要代签，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上代签人的姓名。不允许直接代签应签字人的姓名；表格中的签名应签在表格规定的位臵上，关键签名不能由一个人重复签署，如计算与复核不能是同一人签名。

②文件材料签字应注意签字人的签字权限，严禁越权签字。

③开工申请批复单、变更申请批复单、单位（分部、分项）工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位（总监办）等需要单位盖章的资料应盖红色图章。

⑷ 纸张纸质优良，规格统一

①除房建图纸外，文件材料用纸均采用A3、A4两种尺寸。竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3纸，图纸允许加长，但不能加宽，如桥梁布臵图可以加长，但不能加宽；其他文件材料统一使用A4纸（除上级红头文件），小于A4纸规格的出厂证明、产品合格证等要粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。，严禁使用热敏纸、复写纸等不耐久的材料；当使用A3纸时，则需折叠成A4纸大小（297×210）。

②归档文字材料上的批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠；

⑸字体、字号应统一，规范。符合国家档案相关规定要求。

①各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定： 验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图表均需打印，字体以印刷体为宜。各种特殊字符用国标宋体，文件标题名用2号

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方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。抄送单位用3号仿宋体。

②竣工图所有文字均采用宋体，宽高比一般取0.65。字高采用以下高度或类似字号：尺寸标注数字字高为2.5毫米(特殊情况可放宽至3毫米)；竣工图图名字高为4毫米；“竣工说明：”字高为4毫米，“竣工说明：”的内容字高为3.5毫米；图框标题栏内，建设单位名称和竣工图名字高为5毫米(一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米)，其它图框各栏字高为4毫米。

③高速公路工程建设三大主体（指挥部、监理、施工）各自负责的文字材料或图表使用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，表格式样应铅印或用计算机激光打印。

４、各种工程建设用表使用和填写规范： ⑴正确选用工序用表

工程建设各种用表见本《指南》规范化表格，正确选用统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。

⑵表格填写规范：

①表格内容除意见签署和签名外，其他内容均可手工填写或打印，但质量监督部门要求备查的原始资料需要用手工填写。

②表头的填写必须完整统一。

③表格如果有附件必须详细注明附件名称和数量等。

④表格中工程名称的填写统一规范，如果分左右幅必须注明左幅或右幅。 ⑤自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚。 ⑥表格中的技术指标控制值，应符合有关设计、规范的要求。 ⑦表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确。 ⑧表格中的时间填写应符合实际，不能前后矛盾。

⑨成套表格前后的系列应该闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。

三、声像收集要求

1、参建单位应建立电子文档，并做好各类台帐数据资料的复制、登记与保管工作。 2、工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，

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胶卷、像纸应选择质地良好的产品。照片文件资料符合国家档案局《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)要求，照片资料数码照片应先冲印出6英寸纸质照片，用统一的相册归档；数码照片应当使用不低于400万像素的数码相机拍摄，图像格式为JEPG格式，未加修饰剪裁。

3. 工程录像档案资料应当主题明确，图像稳定，画面清晰，声音清楚，色彩真实。影像文件收集时应按MPEG2方式压缩。

4. 录音档案电子文件格式应收集时应统一转换为MP3格式WA 3 。

5. 文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集WORD97、WPS格式文档。电子文件及纸质文件数字化形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》(GB/T18994-2002)、《CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求》和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。

四.其他要求为避免文件材料在收集过程中的遗漏和重复，所有普发性文件、函件、通知等资料一般由发文单位收集。收文单位可不再重复收集。针对性文件、函件、通知等资料由收文单位收集，发文单位可不再重复收集。请示、批复等文件，由请示单位收集。

第四章 项目文件材料的分类整理

第一节 文件材料的分类

公路工程建设项目文件材料按照立项、准备、施工及验收四个阶段文件材料的自然形成规律和成套性的特征进行分类。施工和监理独立抽检文件材料按单位、分部、分项工程的划分（详见第六节二）施工工序整理组卷。

项目建设过程中形成的党政工团、精神文明、人事机构等文件不纳入到项目建设档案内容，将其作为文书档案另行整理归档。

本《指南》高速公路建设项目档案分十大类。 第一类：前期准备阶段类

此类文件包括项目前期立项审批文件。 第二类：勘察设计类

这部分文件材料主要是反映项目初步设计、 施工图设计两阶段勘察设计文件资料和设计变更文件及批准文件及勘察设计基础资料。

第三类：工程管理类

这部分文件材料主要是项目业主在项目建设工程中，从征地拆迁文件、工程招标

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投标，到项目竣工验收全过程形成的工程管理；工程项目质量、安全、环保、水保、进度、费用控制管理，技术管理等文件及资料。

第四类：施工类

这部分文件资料主要是各标段施工承包商在合同期内施工过程中形成的工程管理、工程质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、安全及文明施工等文件资料及缺陷责任期文件资料。

第五类：监理类

这部分文件资料主要是监理机构在工程监理服务过程中所形成的文件资料。它包括监理管理文件、质量、安全、环保、进度、投资控制监理文件材料；监理独立抽检资料和原材料平行试验等资料。

第六类：竣工类

这部分文件资料主要是工程交、峻工过程中形成的文件材料。它包括项目竣工验收文件交工验收文件、各参建单位总结报告、工程项目决算和审计文件和竣工图表等文件材料。

第七类：科研类

这部分文件主要是工程项目建设过程中科研和新技术推广应用文件资料。

第八类：声像类

这部分文件资料主要包括照片、录声、录像、图形、多媒体、文本电子文件及、其他特殊载体文件,如奖旗、奖杯等实物载体。

第九类：财务类

这部分文件资料主要有财务管理制度及财务管理性文件、财务报表、财务凭证、会计帐簿等。

第十类：设备类

设备购臵管理办法、设备购臵申请及批准文件、设备出厂合格证及验收、设备使用管理办法等。

第二节 文件材料的整理

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建设项目文件材料归档前，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，由文件材料收集整理责任单位，在预立卷的基础上，，进行系统化整理，做到分类科学，便于保管和利用。

一、立项审批文件整理要求及方法：

1、立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。文件材料按基本建设程序的顺序排列。

2、项目建议书及批准文件和工程可行性研究报告及批准文件按建设程序的有关批文顺序排列，结论性文件应放在前面

3、水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件、文物调查和保护等文件首先按文件类别分类，类别内再按时间顺序排列，结论性文件应放在前面。

4、初步设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。 5、施工图设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。

6、施工许可批准文件按照批准文件、申请文件及附件的顺序排列。 二、设计文件整理的要求及方法：

1、设计文件按照设计的不同阶段和专业分别整理并按照时间或者里程桩号顺序排列。初步设计文件、施工图设计文件按原设计院提供的图纸编排顺序排列，不另行拆装。

2、设计变更及批准文件按照时间或者里程桩号顺序排列。以合同段为单位按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图号对照一览表（见附件2设计变更与修改后的竣工图号对照一览表）

三、工程管理文件整理的要求及方法：

1、征地拆迁文件按类型、批次、线路走向及区域划分的顺序整理。

2、招投标文件及合同文件按招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。招标评标文件、投标书、合同协议书先按土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理等进行分类，再按招标文件、投标书、合同协议书内容时间顺序排列分别组卷。

3、工程综合管理文件材料按照问题并结合时间分别整理组卷；建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档

4、安全管理文件按照厅质监局有关规定要求，先按照类别，再按照时间顺序组成案卷。

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5、技术管理文件先按类别，再按时间顺序整理。 四、施工文件整理的要求及方法 （一） 施工管理文件

1、施工综合管理文件：先按内容分类，再按时间顺序整理。业主和监理普发性文件由业主和监理归档，针对文件由所针对的施工单位归档。

2、进度控制文件：以合同段为单元，按内容分类、再按时间顺序排列，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后，组成案卷。

3、投资控制文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。计量支付文件及其附件虽然不作为施工单位归档的范围，但施工单位需递交一套给业主(业主存档的除外)，作为备查使用。

4、合同管理文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。工程变更文件由施工单位提供一套，另外一套由业主提供，作为备查使用。

5、安全及文明施工文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。

6、施工日志及其它文件：施工日志可利用原记录本，不需另行拆装；施工日记、开工、完工记录，天气、温度及自然灾害均以合同段为单位，按施工日期依次整理装订；各工序施工原始记录、各工序测量原始记录、其它各种原始记录等均以合同段为单位、按分项工程和施工日期整理装订，各册厚度符合规定要求。

（二）施工质量管理文件

1、工程质量往来文件、工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件按内容分类，按文件材料的时间顺序排列，组成案卷。业主和监理处下发的文件，只需将针对本合同段的文件归档。如果请示、问函等有批复、复函的，应配套放在一起，批复、复函在前，请示、问文在后。建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档。

2、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总、交工验收施工单位的自检评定资料，资料按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷。

3、检验结果汇总表按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷 4、原材料及标准试验、配合比设计与试验质量保证文件属单位（分部、分项）工

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程专用的按单位（分部、分项）工程分别整理组卷。除此之外凡带有公用性的资料可以合同段为单位按水泥、钢材、砂石材料、沥青、 路基用土等分类的顺序和试验日期依次整理装订。分别整理组卷。

5、外购材料和设备的合格证书、预制场和集中拌和场的试验检测资料以合同段为单位，按试验的类别和日期依次整理装订。

以上试验、检测报告和记录，如果是试验室、工地预制场、集中拌和场集中进行试验和检测的(即公用性的)，就归入本册；如果是现场质量控制进行试验和检测的，则归入相应册(分册)的质检文件中。

（三）施工工序文件资料

施工原始文件，包括就施工质量控制问题下发的整改指令性文件、整改报告及相关验证资料等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序归入相应部分，分别整理组卷。

1、路基工程 ⑴土石方工程

①合同段为单位，以自然段为分类基础。先按照分部工程(1-3公里)分类，然后按照清表、软土路基处理、路基填筑、精加工、台背回填、路基沉降观测、其它路基处理的顺序分类，卷内文件按自然段分处或分区分层排列组成案卷。

②组卷时，根据文件材料的多少和规定厚度，一个自然段的文件可以组成一个或几个案卷。但是当一个自然段的文件不只一个案卷时，不要将一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与另一个自然段的文件合并组成一个案卷。

③施工原始记录归档及其排列顺序可参考附件3，下同。 ⑵排水工程

以合同段为单位，以每处排水工程为分类单元，分左右侧，按里程桩号顺序排列，组成案卷。

⑶小桥渡槽工程

以合同段为单位，按每座桥或渡槽所在桩号的顺序排列归档 ⑷涵洞通道工程

①以合同段为单位，以每座涵洞、通道为分类单元，每座涵洞、通道的文件，按工序的顺序排列组成案卷。

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②根据文件的多少和规定厚度，一座涵洞、通道的文件可以组织成一个或几个案卷，也可以几个涵洞的文件合并组成一个案卷。当一座涵洞、通道的文件不只一个案卷时，不要将一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与别一座涵洞、通道的文件合并组成一个案卷。在这种情况下，一般应将这个涵洞、通道的文件组成两个或两个以上的案卷。

⑸防护工程

以合同段为单位，按分项工程排序分处整理，然后按每处防护工程所在桩号顺序合订成若干本。

2、路面工程施工工序原始文件资料

以合同段为单位，按分项工程和里程桩号排序分类整理装订 3、桥梁工程施工工序原始文件资料

以合同段为单位，以每座桥为分类单元，先按分部工程分类(基础与下构、上部构造预制与安装、桥面系等)，再以里程桩号顺序按墩台(跨)(如0#台、1#墩……，第一跨、第二跨……)，再按施工工序进行分类组卷(如桩基、系梁、立柱、盖梁)。根据文件的多少和规定厚度，一个墩(台)或一跨(孔)的文件可以组成一个或几个案卷，也可以几个墩(台)或几跨(孔)组成一个案卷。但当一个墩(台)或一跨(孔)的文件不只一个案卷时，不要将这个墩(台)或一跨(孔)的一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与另一个墩(台)的文件合并组成一个案卷。在这种情况下，一般应将这个墩(台) 的文件组成两个或两个以上案卷。

(3)隧道工程施工工序原始文件资料

以每座隧道为单元，按分项工程的顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求，然后以合同段为单位，按每座隧道的桩号顺序排列归档。

(4)交通安全设施施工原始文件

以合同段为单位，以1-3km为一段，按分项工程的排序和规定的厚度整理装订成册。

(5)互通立交工程施工原始文件

以每处为单位按分部分项整理，各分部参照路基、路面、桥梁工程. (6)收费站及房建工程原始文件资料

施工资料应按照专业、系统划分组卷，每一专业、系统再按上述资料类别顺序排

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列，每册厚度符合规定的要求；竣工验收文件按单位(子单位)工程组卷。

(7)机电工程施工原始文件

①机电工程施工原始文件按监控系统、通讯系统、收费系统、供电照明设施系统、隧道机电设施分别组卷

②监控系统、通讯系统、收费系统合以同段为单位，按照监控分项、通讯分项、收费分项工程分类，以里程桩号顺序，按设备进场(开箱)、安装、调试等工序顺序排列，组成案卷。每册厚度符合规定的要求。

③供电照明设施系统:以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。

④隧道机电设施:以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。

(8)景观、环保、水保、绿化工程施工原始文件

以合同段为单位，按里程顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求。 (9)缺陷责任期施工原始文件

以合同段为单位，按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。

（五）监理文件整理的要求及方法：

1、监理管理文件：先按类别，再按时间顺序整理。

2、工程质量控制文件先按内容分类，再按时间顺序整理，其中，与承包商往来文件，有针对性的指令及回复先按合同段分类，再按时间顺序整理，每册厚度符合要求。业主的普发性文件由业主归档，针对性文件由所针对的监理处(含该监理处所管辖的施工单位)归档，请示与批复(答复)、指令与回复应配套放在一起，批复、回复在前，请示、指令在后。

3、材料、试验检测文件以合同段为单元，在每个合同段内，先按工程类别分类，再按里程桩号和时间(或编号)顺序排列、组成案卷。

4、监理独立抽检文件 （1）路基工程独立抽检文件

土石方工程先按合同段分类，在一个合同段内，按工程类别分类(如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等)，再按分项工程、里程桩号和时间顺序组织案卷。各分

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项工程中，按照施工工序的顺序编排。线外工程按工程类别分类(如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等)，与相应类别的文件材料一起组卷，排列在其后面。

（2）路面工程独立抽检文件先按合同段分类，再按工程类别分类(底基层、基层、面层等)，再按分项工程、里程桩号和时间顺序整理装订。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。

（3）桥梁工程独立抽检文件先按合同段分类，在一个合同段内，以每座桥梁为单位，再按分部(分项)工程、里程桩号和时间顺序组成案卷。根据抽检记录的多少和规定装订厚度，一座桥梁的抽检记录可以组 织成一个或几个案卷，也可以几座桥梁工程的文件组织成一个案卷，但不要把一座桥梁工程的部分抽检记录分散到另一座桥梁工程案卷里。

（4）隧道工程独立抽检文件先按合同段分类，在一个合同段内，以每座隧道为单位，按施工工艺顺序编排，组成案卷。根据抽检记录的多少和规定厚度，一座隧道一个工序的抽检记录可以组成一个或几个案卷，但是不要把一座隧道或一个工序的抽检记录和另一座隧道或另一个工序的抽检记录组织在同一个案卷内。

（5）交通安全设施独立抽检文件先按合同段分类，再按工程类别(标志、标线、隔离栅(墙)、防眩 板等)、里程桩号顺序排列组成案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排

（6）互通立交工程独立抽检文件先按工程类别分类(如桥梁、路基路面、匝道工程等)，再按分项工程、里程桩号和时间顺序整理装订。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。

（7）收费站及房建工程独立抽检文件

按国家和建设部颁发的行业标准和有关规定进行整理。

（8）机电工程独立抽检文件按合同段分类，在一个合同段内再按工程类别(监控系统、通讯系统、收费系统、供电系统、照明系统、隧道机电系统等)、里程桩号和时间顺序组成案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。

（9）环保、水保绿化工程独立抽检资料先按合同段分类，在一个合同段内再按工程类别分类，按分部(分项)工程、里程桩号顺序排列，组成案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排

5、交工验收工程质量评定文件先按合同段分类，在一个合同段内再按单位工程、

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分部工程、分项工程的顺序整理，然后按里程桩号顺序排列组成案卷。

6、工程进度计划管理文件按类别分类，再按时间顺序排列，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后，组成案卷。

7、工程合同管理文件

按内容分类，按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。 8、安全及环保、水保管理文件

（1）按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。

（2）安全管理文件按照厅质监局有关要求，先按照类别，再按照时间顺序组成案卷。

9、监理日志及其它文件按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。监理日志、巡视、旁站记录等如果已装订成册，可不另行拆装。

（六）竣工类文件整理的要求及方法 1、验收文件：

（1）竣工验收文件：竣工验收文件按附件1附录1相关内容及竣工验收委员会各专业检查组意见收集整理，按附表的表号顺序装订，结论性文件应放在前面。

（2）交工验收文件

①公路工程交工验收报告、交工验收合同段工程质量评分一览表、公路工程(合同段)交工验收证书、公路工程(合同段)交工验收申请书格式建议参照附件1附录2提供的形式；

②以建设工程项目为单元，按照文件材料的内容性质进行分类，交工验收证书与交工申请书宜配套组合，然后按照公路工程施工的不同性质，即土建、路面、环保绿化、交通安全设施、机电、房建等分类，按合同段顺序编排，结论性文件应放在前面。

（3）专项工程验收文件：

①机电工程验收文件:首先按监控系统、通信系统、收费系统、供电系统、照明系统、隧道机电系统进行分类汇总，再按附表的表号顺序装订，结论性文件应放在前面。 ②房建工程验收文件:参照建设部有关规定。

③环保工程验收文件:首先按环保类别(绿化等)分类汇总，再按附表的表号顺序装订，结论性文件应放在前面。

④档案验收文件整理的要求及方法：按附表的表号顺序装订，结论性文件应放在

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前面。

（4）参建单位总结报告

①各参建单位总结的内容和格式可参考附件1附录3。

②按建设管理总结；质量监督工作总结；监理工作总结；施工总结按合同段为单位总结；设计总结顺序装订。监理单位和施工单位总结按合同号顺序装订

③接管养护单位项目使用情况报告。

工程试运行按照监测记录及报告、缺陷整改情况、各项验收分别整理组卷。 2、决算和审计文件整理的要求及方法

（1）财务决算文件、工程决算文件以建设工程项目为单元，按照表格名称先总后分，即按照项目总决算，各合同段(按合同号顺序)决算的顺序排列，每册厚度符合要求。

(2)项目审计文件：

①以建设工程项目为单元，按照建设项目审计报告、承包商审计报告类； ②承包商审计报告类按工程性质分类，按合同号顺序排列，每册厚度符合要求。 （3）计量支付文件

①项目计量支付汇总表，以工程项目为单元，按表格名称分类，再按合同号顺序排列，组成案卷。

②月计量支付证书及附件，以合同段为分类单元，一个合同段内按期号顺序排列组成案卷(已装订成精装本的可不另行拆装)。

③月支付证书及附件一式两份，一份为业主存档的原件，另一份为施工单位存档的原件。

(4)其他文件按类别整理装订，每册厚度符合要求。

3、竣工图表可参见附件1附录4 (1)路线平面纵断面竣工图表

以合同段为单位按里程顺序排列，并按要求的装订厚度汇编成册。

（2）路基横断面及土石方竣工图表

以合同段为单位，按封面、目录、工程说明、竣工表、标准断面竣工图、路基横断面竣工图、软基处理竣工图的顺序排列，并按里程桩号顺序和规定 的装订厚度汇编成若干册。

（3）排水工程、防护工程竣工图表

以合同段为单位，分处整理，按里程桩号顺序和规定的装订厚度汇编成若干本。

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（4）小桥渡槽工程、涵洞通道工程竣工图表

小桥、渡槽、涵洞、通道均以合同段为单位分座整理，按里程桩号顺序和规定的厚度分别汇编成若干本。

（5）路面工程竣工图表

以合同段为单位，按里程桩号以分项工程排序和规定的厚度，整理装订 （6）(特)大桥、中桥工程竣工图表

以合同段为单位，分座整理并按里程桩号顺序和规定的装订厚度汇编成若干册。 （7）互通立交工程竣工图表

以合同段为单位，分座整理并按里程桩号顺序和规定的装订厚度汇编成 若干册 （8）隧道工程竣工图表

以合同段为单位逐座整理，按里程桩号顺序和规定的厚度装订 （9）标志、标线工程竣工图表。

以合同段为单位，按里程桩号和分项工程排序整理成本，每册厚度符合规定要求 （10）护栏隔离栅(墙)防眩板等竣工图表

①按护栏、隔离栅、隔离墙、防眩板的顺序分类整理

②以合同段为单位，每类资料按里程桩号顺序和规定的装订厚度汇编成若干本。 (11)环保水保绿化工程竣工图表

以环保、水保、绿化合同段为单位整理装订 (12)机电系统竣工图表

监控系统竣工图表：以监控系统合同段为单位装订。

通讯系统竣工图表：以通讯系统合同段为单位，按里程桩号顺序和规定的厚度装订

收费系统竣工图表：以收费系统合同段为单位装订 供电系统竣工图表：以供电系统合同段为单位装订 照明设施竣工图表：按里程桩号或以处为单位整理装订。 隧道机电设施竣工图表：按每座隧道为单位整理装订。 （13）收费站及房屋建筑工程竣工图表

按国家和建设部颁发的行业标准和有关规定进行整理，并按建筑物的分类装订。 （七）科研文件及新技术应用推广资料整理的要求及方法

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1、科技管理文件：按分类和时间组卷。 2、科研文件：按每个科研课题汇总归档。 3、新技术应用推广资料：按每项新技术汇总归档。 （八）声像等文件整理的要求及方法： 1、声像文件

（1）按业主、监理、施工单位分开整理。

（2）工程录音、录像、照片先按单位工程，再按照桩号或时间顺序编排。 （3）数码照片按年度分类，声像、照片号为年度号+流水号(各4位)。 （4）录音、录像、照片应附有简单的说明。 2、电子文件

（1）按业主、监理、施工单位分开整理，按时间顺序排序。 （2）CAD以合同段位单位，按照竣工图的顺序排列。 （3）编制电子文件的著录。 3.其他特殊载体文件

（1）按业主、监理、施工单位分开整理。

（2）先按载体形式分类，再按时间顺序编号，注明档号、荣誉实物名称、颁发机关、颁发时间、保管期限、存放地点及有关档案的参见号等。

（九）财务类文件

财务类文件编制顺序按财务档案规范要求进行编制。 （十）设备类文件材料

按设备购臵时间和设备类型整理组卷

第三节 卷内文件材料系统化排列

一、综合性文件先按问题或重要程度，再按时间顺序排列。即批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；转发文在前，被转发文在后；译文在前，原件在后。例如，转发上级文件时，转发文放在前面，上级的原文放在转发文后面。

立项审批文件材料按基本建设程序的顺序排列。每项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

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3 4 5 6 7 8 9 排水工程竣工图表 小桥渡槽工程竣工图表 涵洞通道工程竣工图表 防护工程竣工图表 路面工程竣工图表 (特)大桥、中桥工程竣工图表 隧道工程竣工图表 10 互通立交工程竣工图表 11 标志、标线工程竣工图表 12 护栏隔离栅(墙)防眩板等竣工图表 13 环保绿化工程竣工图表 14 监控系统竣工图表 15 通讯系统竣工图表 16 收费系统竣工图表 17 供电系统竣工图表 18 照明设施竣工图表 19 隧道机电设施竣工图表 20 收费站及房屋建筑工程竣工图表 科研及新技术应用推广文件 1 7 2 3 科技管理文件 科研文件 新技术应用推广资料 声像电子等文件 8 照片zP 录音ly 录相Lx 图形文件TX 多媒体网文件DM 文本文件WB 其他特殊载体文件 财务文件 1 财务管理制度及财务管理性文件。 2 财务报表、财务凭证、会计帐簿等 设备文件 9 10 1 设备购臵申请批准及使用管理文件 2 设备合格证、说明书、图片、验收文件

（二） 案卷的组成

案卷是由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。它由档案盒、内封面、卷内文件目录.卷内文件材料及备考表(封底)组成，其格式均应符合《科学技

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术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822——2008)。

1、档案盒

湖北省公路建设项目竣工文件档案案卷卷皮统一使用无酸卷盒，它是采用牛皮纸双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸。卷盒的外表规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm 60mm六种。档案盒式样见附件图4

2、案卷封面和脊背的编制

案卷封面由案卷档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级方面的内容，封面式样见附件5-1。

（1） 档号的填写

①档号按表4-1公路工程建设项目竣工文件分类编号方案，填写公路建设项目代号、分类号和案卷流水号，不同层次类号之间用间隔符号“.”分开。

②类号与案卷流水号之间用“—”隔开。

③案卷流水号必须按从1开始依次标注，中间不能断号。例如：黄咸高速公路第七合施工同段路基土石方工程工程第一案卷,其档号为：ＨＸ(7).4.3.1—1；

（2） 案卷题名：案卷题名应简明、准确揭示案卷文件的基本内容。包括公路项目的全称、

起止里程(桩号)、单位工程(含分部工程、分项工程)名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。 （3）立卷单位:是指案卷的组卷单位或部门。

（4）起止日期：指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间——年、月、日(年度应填写四位数字)。

（5）保管期限:

文件材料保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。

（6）密级:根据国家及交通运输部有关保密规定确定填写。

（7）案卷脊背可只填写档号.案卷题名和立卷单位。（其标准规格见附件5-2式样所示。

案卷封面及脊背的档号、案卷题名暂用铅笔填写；档案移交后由指挥部档案人员

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统一正式填写。

3、卷内目录的编制

卷内目录的编制格式应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822—2008)。卷内目录包括的内容见附件5-3所示：

（1）序号：文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一号。

（2）文件编号或图样图号:填写文件材料的原始编号或图号。

（3）责任者:文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。

（4）文件题名:文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的,应自拟标题，并加[]符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。

（5）日期:指文件形成最终日期；

（6）页次:每份文件材料首页标注的页号,经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号，最后一份文件标注起止页号；巳装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号 （7）备注，填写需注明的情况。 卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。

4、卷内备考表的编制

卷内备考表式样见附件5-4所示

（1）说明：包括卷内文件材料的件数、页数，不同载体文件数量，复印件归档原因和原件存放地以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

（2）互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。

（3）立卷人签字、检查人签字；立卷日期、检查日期。立卷人指案卷组卷人员，检查人应为部门或项目技术负责人及监理。

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二、声像资料编目与档号

声像资料包括：照片、录音、录像、电子档案和实物档案等，照片与声像等特殊载体通常放在一起，由专门的设备来保存。

（一）声像资料的档号

声像资料的档号由项目代号、分类号、载体代码和流水号（盘或张）组成，如：

录音: Ly—盘号 例如：黄咸录音第5盘：HX.8〃Ly -5 录相: Lx—盘号 图形： TX—盘号 照片: zp—册 多媒体: DM—盘号 文本文件：WB--盘 (二) 案卷的编目

归档的声像档案按照建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像档案按照

专题立卷。

1卷内目录的编制

(1) 卷内目录排列在卷内文件首页之前.

(2) 序号:即声像档案文件顺序号,用阿拉伯数字从\依次标注.

(3) 责任者:填写声像档案拍摄者或者录制者姓名. (4 )文件题名: 应简明、准确反映声像资料的基本内容，直接表达文件中心内容,包含人物,地点,事由等要素特征的名称。

领导视察、重大活动和成果等形成的声像资料按事由编制,一件事由为一个文件，一件事由有多件同一载体声像资料的,要在每一件声像资料说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……组联符号不宜越册；

工程建设过程、质量与安全事故、隐蔽工程处理过程形成的声像资料按构造物，一事一件,同一构造物同一时间形成的多件同一载体声像资料的,要在每一件声像资料说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……组联符号不宜越册。

(5 )日期:填写拍摄日期或者录制日期. 用8位阿拉伯数字表示（如2008年5月8

日表示为20080508）。

(6 )页次:填写照片或者底片在卷内的所在页号.

(7) 磁带时间码起止:填写一条录像或录音文件开始与结束的磁带时间码. (8) 文件量:填写电子文件的大小,以 M(兆)为单位.

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卷内目录一式两份,一份臵于案卷内,另一份臵于《声像档案移交目录》内. 2.卷内备考表的编制

卷内备考表主要标明卷内文件的总页数,各类文件页数(照片张数) ,以及立卷单位对案卷 情况的说明. (卷内备考表主要标明卷内文件的总数量(照片档案,底片档案标明张数,录像档案和 录音档案标明时间长度,电子文件标明文件量),以及立卷单位对案卷情况的说明. )

3 案卷封面的编制

(1)案卷的档号按声像资料的档号要求填写；

（2）案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件内容。 (1)公路工程工档案案卷题名应包括建设工程名称,单项工程名称,分部工程或专业名称,卷内 文件概要等内容,其中卷内文件概要必须符合所列案卷内容(标题)的要求。案卷题名一般由工程名称、单位（分部、分项）工程,专业名称或 专题;和载体名称三部分构成。

立卷人,审核人由立卷单位的立卷人,审核人签字. 时间填写完成立卷时间. 3、各类载体声像资料的归档要求 （1）数字照片

①数码照片应刻录在CD—R或DVD—R不可擦写光盘上作为数字照片的载体保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档； 载体上应作防写处理，不得擦划，触摸记录层; 照片档案归档应符合国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》要求。

②永久归档保存的数码照片应备份，备份载体一式3套，分别用大写英文字母A、B、C表示A套封存保管，B套查阅利用，C套异地保存；

③存储数码照片档案的光盘盘面及包装盒应包括：项目名称、光盘号、套别、形成时间、张数、制作人、制作日期、审核人、保管期限、光盘种类等；

④形成时间：起止年月，起始年月和终止年月中间用“-”分隔。如200701-200712。

⑤制作时间：用8位阿拉伯数字表示。

(2)光盘种类目录编制：如CD-R、DVD-R等。

①光盘封面内容与盘内内容应保持一致。每张光盘的根目录下应有说明文件、数码照片子目录。数字照片光盘应具有如下信息组织结构：

②文件名：README.TXT

③说明文件： 内容包括有关本存储载体的各种信息。应包括年度、保管期限、盘号、项目名称、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等。

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