物业公司日常办公流程

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租赁意向书（电子版文件及纸质版文件按分类存放）

租赁周期即将合同期满的租户

在租户们租赁周期终止前的三个月内，中心起草租赁意向书交由租户们自行决定是否需要续签合同。

1、中心在起草意向书前三个月内将经由经理及主管等进行周边市场调查提供依据，经过公司会议讨论通过新的租赁周期内租赁场地的具体金额标准等指标做成文件经由领导及管理处领导签字同意，使租赁金额及标准有依有据。

2、我们在起草的意向书内列明租赁场地、租赁面积、每平方租金标准、每平方管理费标准、租赁周期、于某年月日前回复是否续签合同等主要金额及标准。

3、自行浏览确认内容，然后交由办公室复核后再移交给经理盖上中心章（部门章）分发给租户。

4、统一收回后按照租户的反馈报告公司领导。

5、原则上要续签的租户要准备租赁合同、安全管理责任书、保证金单据等事宜，不需要续签的租户要准备租赁合同终止协议明确场地接收、与财务核对缴费情况后对租户进行催缴及在最后办理场地保证金清退等事宜。

租赁合同（电子版文件及纸质版文件按分类存放）

经由领导及管理处领导签字同意后的租赁周期、每平方租金、每平方管理费等主要租赁金额及标准。公司将参照上述标准执行签订租赁合同之用。

1、有新租户需进场租赁场地，由中心经理提出租户名字、需租赁的场地、是否提供免租期、免租期多久等的主要参数，并给予租户的身份证与电话号码存档（若是以公司名义租赁，需对方提供法人身份证复印件、营业执照、组织机构代码证）。

2、打印公司公文呈批表、填妥框格内相应的内容。与包含上述主要租赁金额及标准的《租赁合同》一式四份（办公室存档、中心存档、财务存档、租户存档），同时起草该租户的《安全管理责任书》一式四份（办公室存档、中心存档、经理中心办公室存档、租户存档），保证金单据一式两份（保证金除协定金额外，一般按照对应租户两个月的租金及管理费的标准暂收）（财务存档、租户存档）。

3、《租赁合同》及《安全管理责任书》自行浏览确认后交由办公室复核，办公室复核无误后请办公室复核人员在公文呈批表上签上意见，交由经理在公文呈批表上签上意见并经由经理下发给租户在《租赁合同》上签字并盖章或按上手印（缺一不可）。

4、租户同意《租赁合同》所述内容，签字并盖章或按上手印后，将会由经理或主管交还给中心。确认经理已在公文呈批表上签上意见、合同数量及租户在《租赁合同》内签字并盖章或按上手印的情况后，统一收集交由总经理签上意见。

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5、租户同意《安全管理责任书》所述内容并签字确认后，全部四份交由经理盖上部门章。中心办公室保存第一份，第二份由经理下发给租户存档。

6、两份保证金单据此时也一并交由经理盖上部门章，第一份保证金单据经由经理下发给租户进行缴费事宜，第二份保证金单据先暂存。

7、租赁周期、租赁面积与租赁金额较大的《租赁合同》在总经理签上意见后，还需交由后勤管理处处长签上意见（这一步骤若公司领导或会议上提出需交给后勤管理处处长签上意见便必须执行，若领导不提出便可跳过该步骤）。

8、公司领导签上意见后，公文呈批表及四份《租赁合同》交由办公室主任盖章。每份《租赁合同》统一于尾页公司一栏上盖上公司合同章、法人章。并在所有《租赁合同》右侧页上用公司合同章盖上骑缝。同时需要在主任的盖章记录表上签上办理盖章内容、办理盖章分类数、办理盖章时间并签字确认。

9、确认每份《租赁合同》骑缝、尾页合同章与法人章都齐备后。公文呈批表复印一份，公文呈批表原件连同第一份《租赁合同》及第三份《安全管理责任书》交由办公室主任存档，即公司办公室存档。

10、公文呈批表复印件连同第二份《租赁合同》及第四份《安全管理责任书》存放于档案盒内，即中心存档。

11、更新相应档案盒存放内容的电子版文件。

12、更新《服务公司租赁物业列表》内相应租赁场地的内容。

13、更新租户缴费单上对应租户的《租赁合同》自生效之日起的缴费周期、缴费金额、明细等。

14、第三份《租赁合同》在填妥文件收发登记薄内相应框格内容后，与第二份保证金单据一起交由财务签收（保证金单据不需要记录在文件收发登记薄内交由财务进行签收）。即财务存档。

15、第四份《租赁合同》交由经理下发给租户，即租户存档。

补充协议（电子版文件及纸质版文件按分类存放）

当《租赁合同》内其中一方作出书面申请增加或减少租赁周期、面积与金额、条款等主要条款，经由另一方书面同意，制定《补充协议》供双方执行。

1、多数情况下，由租户提出书面申请，经经理及主管接收知悉后，交由我们进行后续处理并制定《补充协议》供双方执行。少数情况下，由公司根据中心整体租赁环境作出条款调整，做成文件汇报给上级部门，经领导及后勤管理处签字同意后，下发通知给租户，租户同意后

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制定《补充协议》供双方执行。

2、多数情况下，将租户的书面申请连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》、《三方协议》等亦一并附后），交给总经理了解情况并由他作出批示。如总经理同意该申请，便请总经理在该租户的书面申请上作出同意的批示。或正式起草打印一份同意该租户书面申请的回函并加盖公司公章，交由经理下发给租户（如总经理不同意，亦请总经理在该租户的书面申请上作出不同意的具体批示。或正式起草打印一份不同意该租户书面申请的回函并加盖公司公章，交由经理下发给租户）。

3、经总经理同意该租户书面申请后，使用电脑内标准的《补充协议》模板起草对该租户相关租赁条款作出补充或修改变动等的《补充协议》。如该租户已有《补充协议》存在，请按照顺序填写补充协议（二）、补充协议（三）等，如此类推。

4、确认内容无误后，打印四份该租户的《补充协议》（办公室存档、中心存档、财务存档、租户存档）交由公司办公室复核。

5、打印一份公司用印审批表，填写相应框格内的内容，“经办人”一栏填写自己名字。

6、将四份《补充协议》交给经理下发给租户签字确认，并请经理在用印审批表上的“部门负责人”一栏签上名字。

（根据上述的少数情况下，较重大的《补充协议》流程需打印公司公文审批表，与租赁合同的部分审批步骤一致）

7、经理交还四份租户已签字确认的《补充协议》与经理已签字的公司用印审批表。上述材料连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》、《三方协议》等亦一并附后），汇报给总经理再次确认，并让总经理在公司用印审批表上“公司领导审批意见”上签字确认办理盖章事宜。

8、四份租户已签字确认的《补充协议》连同总经理及经理已签字的公司用印审批表，交由办公室主任进行盖章事宜。《补充协议》加盖公司公章。同时需要在主任的盖章记录表上签上办理盖章内容、办理盖章分类数、办理盖章时间并签字确认。

9、公司用印审批表复印一份，总经理批示后的租户书面申请亦复印一份。公司用印审批表原件、总经理批示后的租户书面申请复印件连同第一份《补充协议》交给主任，即办公室存档。

10、公司用印审批表复印件、总经理批示后的租户书面申请原件、连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》、《三方协议》等亦一并附后）、及第二份《补充协议》，放在对应租赁场地的档案盒内，即中心存档。

11、更新添加对应档案盒内容的电子版文件。

12、更新《公司租赁物业列表》内根据该租户《补充协议》所述条款修改后的内容（如修改后的面积、租赁周期、金额等数据）。

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13、更新租户缴费单上对应租户的《补充协议》自生效之日起产生变动后的缴费周期、缴费金额、明细等。

14、第三份《补充协议》在填妥文件收发登记薄内相应框格内容后，交由财务签收。即财务存档。

15、第四份《补充协议》交由经理下发给租户，即租户存档。

三方协议（电子版文件及纸质版文件按分类存放）

当《租赁合同》内的租户（即乙方）作出书面申请，需要变更《租赁合同》内主体，即由丙方承担全部原由乙方执行的租赁义务。俗称“转租”（乙方仍保有相关连带责任）。 当《租赁合同》内的租户（即乙方）作出书面申请，需要增加《租赁合同》内主体，即由丙方承担部分原由乙方执行的租赁义务。俗称“分租”（乙方仍保有相关连带责任）。 上述两种情况，需制定《三方协议》供甲、乙、丙三方执行。

1、由租户提出书面申请，经经理及主管接收知悉后，交由我们进行后续处理并制定《三方协议》供三方执行。

2、将租户的书面申请连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》亦一并附后），交给总经理了解情况并由他作出批示。如总经理同意该申请，便请总经理在该租户的书面申请上作出同意的批示。或正式起草打印一份同意该租户书面申请的回函并加盖公司公章，交由经理下发给租户（如总经理不同意，亦请总经理在该租户的书面申请上作出不同意的具体批示。或正式起草打印一份不同意该租户书面申请的回函并加盖公司公章，交由经理下发给租户）。

3、经总经理同意该租户书面申请后，使用电脑内标准的《三方协议》模板起草对该租户相关租赁主体作出变动的《三方协议》。（原则上绝不允许《三方协议》签订后的丙方书面申请办理《三方协议》，以免管理混乱。）

4、确认内容无误后，打印五份该租户的《三方协议》（办公室存档、中心存档、财务存档、租户乙方与丙方存档）交由公司办公室复核。

5、打印一份公司用印审批表，填写相应框格内的内容，“经办人”一栏填写自己名字。

6、将五份《三方协议》交给经理下发给租户签字确认，并请经理在用印审批表上的“部门负责人”一栏签上名字。

（较重大的《三方协议》流程需打印公司公文审批表，与租赁合同的部分审批步骤一致）

7、经理交上公司五份租户已签字确认的《三方协议》与经理已签字的公司用印审批表。上述材料连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》亦一并附后），汇报给总经理再次确认，并让总经理在公司用印审批表上“公司领导审批意见”上签字确认办理盖章事

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宜。

8、五份租户已签字确认的《三方协议》连同总经理及经理已签字的公司用印审批表，交由办公室主任进行盖章事宜。《三方协议》加盖公司公章。同时我们需要在主任的盖章记录表上签上办理盖章内容、办理盖章分类数、办理盖章时间并签字确认。

9、公司用印审批表复印一份，总经理批示后的租户书面申请亦复印一份。公司用印审批表原件、总经理批示后的租户书面申请复印件连同第一份《三方协议》交给主任，即办公室存档。

10、公司用印审批表复印件、总经理批示后的租户书面申请原件、连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》亦一并附后）、及第二份《三方协议》，放在对应租赁场地的档案盒内，即中心存档。

11、更新添加对应档案盒内容的电子版文件。

12、更新《公司租赁物业列表》内根据该租户《三方协议》所变更条款修改后的内容（如丙方全部承担的租赁面积、或乙丙双方各自承担的租赁面积、租赁周期、金额等数据）。

13、更新租户缴费单上对应租户的《三方协议》自生效之日起产生变动后的缴费周期、缴费金额、明细等。

14、第三份《三方协议》在填妥文件收发登记薄内相应框格内容后，交由财务签收。即财务存档。

15、第四份与第五份《三方协议》交由经理下发给租户，即租户存档。

终止协议（电子版文件及纸质版文件按分类存放）

租户合同期满不续签、租户书面申请终止合同、合同期满后公司不与租户续签、公司书面提出终止合同、租赁合同存在错漏需终止后重新签订等主要事项，制定《终止协议》供双方执行。

1、由租户提出书面申请，经经理及主管接收知悉后，交由我们进行后续处理并制定《终止协议》供双方执行。（原则上绝不允许租户当月申请即月起提前终止租赁关系）

2、与财务核对该租户租金、管理费、电费等清缴情况，及时反映给总经理及经理知悉。若租户已清缴至申请终止合同日期前的租金、管理费、电费等。继续执行后续步骤。

3、将租户的书面申请连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》、《三方协议》等亦一并附后），交给总经理了解情况并由他作出批示。如总经理同意该申请，便请总经理在该租户的书面申请上作出同意的批示。或正式起草打印一份同意该租户书面申请的回函并加盖公司公章，交由经理下发给租户（如总经理不同意，亦请总经理在该租户的书面申请上

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作出不同意的具体批示。或正式起草打印一份不同意该租户书面申请的回函并加盖公司公章，交由经理下发给租户）。

4、经总经理同意该租户书面申请后，由总经理及经理确定允许该租户移交场地的截止时间。使用电脑内标准的《终止协议》模板起草对该租户的《终止协议》。

5、确认内容无误后，打印四份该租户的《终止协议》（办公室存档、中心存档、财务存档、租户存档）交由公司办公室复核。

6、打印一份公司用印审批表，填写相应框格内的内容，“经办人”一栏填写自己名字。

7、将四份《终止协议》交给经理下发给租户签字确认，并请经理在用印审批表上的“部门负责人”一栏签上名字。

（较重大的《终止协议》流程需打印公司公文审批表，与租赁合同的部分审批步骤一致）

8、经理交还四份租户已签字确认的《终止协议》与经理已签字的公司用印审批表。上述材料连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》、《三方协议》等亦一并附后），汇报给总经理再次确认，并让总经理在公司用印审批表上“公司领导审批意见”上签字确认办理盖章事宜。

9、四份租户已签字确认的《终止协议》连同总经理及经理已签字的公司用印审批表，交由办公室主任进行盖章事宜。《终止协议》加盖公司公章。同时需要在主任的盖章记录表上签上办理盖章内容、办理盖章分类数、办理盖章时间并签字确认。

10、公司用印审批表复印一份，总经理批示后的租户书面申请亦复印一份。公司用印审批表原件、总经理批示后的租户书面申请复印件连同第一份《终止协议》交给主任，即办公室存档。

11、公司用印审批表复印件、总经理批示后的租户书面申请原件、连同档案盒内调出的相关《租赁合同》（如有《补充协议》、《三方协议》等亦一并附后）、及第二份《终止协议》，放在对应租赁场地的档案盒内，即中心存档。

12、更新添加对应档案盒内容的电子版文件。

13、更新《公司租赁物业列表》内根据该租户《终止协议》修改后的内容（如“空置”“留空”等状态）。

14、

14、更新删除租户缴费单上对应租户的《终止协议》自生效之日起产生变动后的缴费周期、缴费金额、明细等的单据。

15、

15、第三份《终止协议》在填妥文件收发登记薄内相应框格内容后，交由财务签收。即财务存档。

16、第四份《终止协议》交由经理下发给租户，即租户存档。

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退保证金通知（电子版文件及纸质版文件按分类存放）

租户办理《终止协议》后清缴全部租金、管理费、电费并完成移交场地，或租户办理《三方协议》转租、且丙方缴纳与乙方金额相同的保证金给财务后、乙方书面提出退保证金，上述两种主要情况下，制定《退保证金通知》交由财务办理退保证金事宜。

1、租户书面申请，再经经理及主管接收该租户的《保证金收据》后，交由公司进行后续处理并制定《退保证金通知》交由财务。

2、与财务核对该租户租金、管理费、电费等清缴情况。若全部清缴且完成场地移交手续，与经理反映该情况，请经理在《保证金收据》后面签上意见，再由我们转呈总经理审批。若租户仍未清缴需缴纳的租金、管理费、电费等费用，或未完成场地移交手续，与经理反映该情况，《退保证金通知》事宜延后办理至租户全部清缴该缴纳的费用或完成场地移交手续。

3、使用电脑内的模板，起草打印一份关于该租户租赁场地、租赁合同终止日期、相应保证金金额等主要数据的《退保证金通知》。

4、将租户的书面申请、经理已在背面签上意见确认的《退保证金收据》及我们起草打印的《退保证金通知》交给总经理了解情况并由他作出批示。如总经理同意该申请，便请总经理在我们起草打印的《退保证金通知》上作出同意办理该租户保证金清退的批示。

5、将总经理已批示的《退保证金通知》，交由经理盖上部门章。

6、将总经理已批示、盖好部门章后的《退保证金通知》，与该租户的书面申请，复印一份，留复印件存档，添加对应档案盒内。

7、更新电脑内的《保证金往来表》。

8、将总经理已批示、盖好部门章后的《退保证金通知》原件附上该租户的《保证金收据》及书面申请原件。在填妥文件收发登记薄内相应框格内容后，交由财务签收。

9、处理好第8个步骤后，与经理联系沟通财务已经签收总经理已批示、盖好部门章后的《退保证金通知》原件、该租户的《保证金收据》及书面申请原件。

10、最后由经理与财务处理与安排租户进行后续退保证金事宜。

分租证明（电子版文件及纸质版文件按分类存放）

租户需办理广州市房屋租赁合同备案的相关证明文件时，制定《分租证明》供对方办理。

1、由租户提出书面申请，经经理及主管接收知悉后，交由公司进行后续处理并制定《分租证明》供对方办理。

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2、将该租户的书面申请交给总经理了解情况并作出批示。如总经理同意该申请，便请总经理在该租户的书面申请上作出同意的批示。或正式起草打印一份同意该租户书面申请的回函并加盖公司公章，交由经理下发给租户（如总经理不同意，亦请总经理在该租户的书面申请上作出不同意的具体批示。或正式起草打印一份不同意该租户书面申请的回函并加盖公司公章，交由经理下发给租户）。

3、经总经理同意该租户书面申请后，使用电脑内的模板，起草打印三份关于该租户的《分租证明》（办公室存档、中心存档、租户存档）。

4、自行确认内容无误后，交由公司办公室复核。

5、打印一份公司用印审批表，填写相应框格内的内容，“经办人”一栏填写自己名字。

6、将三份《分租证明》连同公司用印审批表交给经理核对，并请经理在用印审批表上的“部门负责人”一栏签上名字。

7、经理交还三份确认后的《分租证明》与经理已签字的公司用印审批表。上述材料汇报给总经理再次确认，并让总经理在公司用印审批表上“公司领导审批意见”上签字确认办理盖章事宜。

8、三份经确认后的《分租证明》连同总经理及经理已签字的公司用印审批表、总经理批示后的租户书面申请，交由办公室主任进行盖章事宜。《分租证明》加盖公司公章。同时需要在主任的盖章记录表上签上办理盖章内容、办理盖章分类数、办理盖章时间并签字确认。

9、公司用印审批表复印一份，总经理批示后的租户书面申请亦复印一份。公司用印审批表原件、总经理批示后的租户书面申请复印件连同第一份《分租证明》交给主任，即办公室存档。

10、公司用印审批表复印件及总经理批示后的租户书面申请原件，连同第二份《分租证明》放在对应租赁场地的档案盒内，即中心存档。

11、第三份《分租证明》交由经理下发给租户，即租户存档。

广州市房屋租赁合同备案

租户完成《租赁合同》、《补充协议》、《三方协议》等签订情况后，需将合同提交至所在街道主管部门进行工商登记时，制定《房屋租赁合同》供对方办理。

1、由租户提出书面申请，经经理及主管接收知悉后，交由我们进行后续处理并制定《房屋租赁合同》供主管进行办理。

2、将该租户的书面申请交给总经理了解情况并由他作出批示。如总经理同意该申请，便请总经理在该租户的书面申请上作出同意的批示。如总经理不同意，亦请总经理在该租户的书

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面申请上作出不同意的具体批示。

3、经总经理同意该租户书面申请后，使用《公司相关备案资料档案盒》内的空白A3纸质《广州市房屋租赁合同》模板，手写四份关于该租户的《广州市房屋租赁合同》。

4、自行确认内容无误后，交由公司办公室复核。

5、打印一份公司用印审批表，填写相应框格内的内容，“经办人”一栏填写自己名字。

6、将四份《房屋租赁合同》连同公司用印审批表交给经理处理下发给租户签字确认，并请经理在用印审批表上的“部门负责人”一栏签上名字。

7、经理交还四份租户签字后的《房屋租赁合同》与经理已签字的公司用印审批表。上述材料汇报给总经理再次确认，并让总经理在公司用印审批表上“公司领导审批意见”上签字确认办理盖章事宜。

8、调出《公司相关备案资料档案盒》内存放的、企业法人营业执照副本复印件、组织机构代码证副本复印件、总经理的身份证正反面复印件、主管的身份证正反面复印件、公司出具的相关位置建筑证明、规划局出具相关建筑位置的建设工程规划验收合格证、规划局出具相关建筑位置的建筑功能指标规划验收明细表。上述合计7份文件材料全部各复印两份备用。

9、上述合计7份文件材料全部各复印两份备用后，调出的上述合计7份文件材料放回《公司相关备案资料档案盒》内存放。

10、四份经租户签字后的《房屋租赁合同》连同总经理及经理已签字的公司用印审批表、总经理批示后的租户书面申请，交由办公室主任进行盖章事宜。《房屋租赁合同》加盖公司合同章、法人章。

11、同时，企业法人营业执照副本复印件、组织机构代码证副本复印件、总经理的身份证正反面复印件、主管的身份证正反面复印件、公司出具的相关位置建筑证明、规划局出具相关建筑位置的建设工程规划验收合格证、规划局出具相关建筑位置的建筑功能指标规划验收明细表。各复印两份后的上述合计7份文件材料，交由办公室主任进行盖章事宜。所有办理备案相关文件加盖公司公章。

12、在主任的盖章记录表上签上办理盖章内容、办理盖章分类数、办理盖章时间并签字确认。

13、办公室主任填写办理备案法人委托书。需提供一个时效给主任，一般为自即日起的一个星期内失效。

14、加盖公司合同章及法人章的《房屋租赁合同》复印两份。第一份复印件留给主任，即办公室存档。

15、企业法人营业执照副本复印件、组织机构代码证副本复印件、总经理的身份证正反面复印件、主管的身份证正反面复印件、公司出具的相关位置建筑证明、规划局出具相关建筑位

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置的建设工程规划验收合格证、规划局出具相关建筑位置的建筑功能指标规划验收明细表。上述7份文件材料的第一份加盖公章后的复印件交给主任，即办公室存档。

16、公司用印审批表复印一份，总经理批示后的租户书面申请亦复印一份。公司用印审批表原件、总经理批示后的租户书面申请复印件交给主任，即办公室存档。

17、公司用印审批表复印件及总经理批示后的租户书面申请原件，放在对应租赁场地的档案盒内，即物业经营管理中心存档。

18、加盖公司合同章及法人章的《房屋租赁合同》的第二份复印件放在对应租赁场地的档案盒内，即中心存档。

19、企业法人营业执照副本复印件、组织机构代码证副本复印件、总经理的身份证正反面复印件、主管的身份证正反面复印件、公司出具的相关位置建筑证明、规划局出具相关建筑位置的建设工程规划验收合格证、规划局出具相关建筑位置的建筑功能指标规划验收明细表。上述7份文件材料的第二份加盖公章后的复印件，交由主管办理备案事宜。

20、四份加盖公司合同章及法人章的《房屋租赁合同》办公室主任填写并加盖公司公章后的办理备案法人委托书，交由主管办理备案事宜。

21、主管办理备案事宜后，回执交还，存放在对应租赁场地的档案盒内，即中心存档。

基本常用文件

涉及物业租赁列表、合同模板、安全管理责任书模板、催租函模板、文件借用表格、租金清缴情况明细等常用电子版文件。

平时拖放至电脑桌面，根据收集的数据，起草、确认保存、打印。进行后续事宜。 物业租赁列表、租金清缴情况明细等关于租户参数的表格，随用随更新。不需另外起草保存。

服务公司文件

涉及四种基本情况及处理方法。

第一种情况是，由公司办公室起草确定后的电子版文件经由网络传输给我们，闲时统一存放在电脑内对应文件夹。

第二种情况是，由公司办公室起草确定后的电子版文件打印盖章后交由我们存档，闲时统一按年度存放在服务公司文件档案盒内。

第三种情况是，由我们替公司办公室起草确定后的电子版文件，闲时统一存放在电脑内对应

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文件夹。

第四种情况是，由我们替公司办公室起草确定后的电子版文件在打印盖章后，闲时统一按年度存放在服务公司文件档案盒内。

其余办公文件

一、帮助管理处起草确认并打印文件。

二、帮助部门起草确认并打印文件。

（第一及第二种情况，可单独新建电子版文件夹及向办公室领用档案盒单独或合并存放，甚至是不需保存）。

三、帮助财务起草确认并打印文件。

（第三种情况可将电子版文件放在《中心物业收入统计文件》内，纸质版文件可根据内容存放在公司文件档案盒或中心文件档案盒内）。

四、起草确认并打印针对租户缴费情况的咨询函（加盖公章或部门章），交给财务。

（第四种情况，咨询函的电子版放进“租户欠费数据统计”文件夹，咨询函的纸质版按照加盖章的类别，放进公司文件档案盒或中心文件档案盒）。

业务图片

租户租赁场地效果图、展示图等业务图片。

涉及四种基本情况及处理方法。

第一种情况是，我们使用扫描仪扫描图片后生成的图片资料电子版，闲时统一存放在电脑内对应文件夹。

第二种情况是，租户发给中心的图片资料电子版，闲时统一存放在电脑内对应文件夹。

第三种情况是，租户发给中心的图片资料纸质版，闲时统一存放在对应租户的租赁场地档案盒内。

第四种情况是，我们使用扫描仪扫描图片后生成的图片资料电子版打印后，闲时统一存放在对应租户的租赁场地档案盒内。

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中心平面图

租赁场地平面图

涉及两种基本情况及处理方法。

第一种情况是，经由设计提供给我们的租赁场地平面图电子版，闲时统一存放在电脑内对应文件夹。

第二种情况是，经由经理、主管、设计提供给我们的租赁场地平面图纸质版，闲时统一存放在平面图的档案盒内。最后更新对应档案盒文件内容的电子版文件。

考勤表

* 每月固定办公事宜。

办理流程

1、由经理、主管提供产业中心本月份保安员及保洁员的考勤记录给我们。

2、复核一遍考勤记录（刚接触的时候，需向经理及主管咨询如何查阅核对）。

3、然后复制上月电子模板至桌面，更新相关人员参数及电子文件名称。

4、自行起草打印，查阅核对后签上自己名字，电子版存放在电脑内的“中心考勤表”文件夹。

5、再交由经理及主管查阅核对后签名。

6、经理及主管和我们三方查阅核对签名后，最后交由总经理查阅核对后签名。

7、四方查阅核对签名后，考勤表连同考勤记录复印一份，留复印件，存放在对应档案盒内。

8、考勤表原件及考勤记录原件交由办公室保存。

9、多数情况下，每月26-31号前需要完成提供给办公室。少数情况下，即春节期间，办公室会提前告知经理，需要提前办理该月考勤表及考勤记录。

抄电表记录

每月固定办公事宜。

1、由主管在每月26-31号提供给我们，有关于中心内各租户的上月用电记录。

2、自行核对，准备制作缴电费通知单。

物业公司日常办公流程

3、核对无误后，打印出来备用。抄电表记录（中心）内列明的数据，记录出具的缴电费通知单内，中心内各租赁场地的用电缴费周期、用电度数、需缴纳的金额。

4、抄电表记录（中心）的电子版文件在使用完毕后，统一存放在电脑内对应文件夹。

5、抄点表记录（中心）的纸质版文件在使用完毕后，与文件一起存放在对应档案盒内。

6、租户需提供抄电表记录（中心）时，从档案盒内调出来，复印一份给租户领走。需要使用文件收发登记薄让其办理签收手续。

缴电费通知单

* 每月固定办公事宜。

在每月8号之前，根据《抄电表记录》表格内的数据，起草并打印，拿去中心给经理分发给租户。

1、复制上月的缴电费通知单文件，粘贴在电脑桌面。更换文件名为该月月份，方便辨识存档。

2、打开该新建文件，根据《抄电表记录》表格内的数据，起草，复核确认无误后打印2份。

3、打印后的电子版，闲时统一放入电脑内“租户缴电费通知单”文件夹内。

4、打印后的纸质版2份，拿去中心加盖部门章后，使用放置在中心的剪纸机剪裁成A5大小。

5、打印后的第一份纸质版，交由经理分发给租户们作通知缴费之用。

6、打印后的第二份纸质版，交由财务作租户缴费后入账之用。

（无线通信站站址租赁合同、室内覆盖安装操作合同这两份合同，需要通过电话及传真联系租户缴纳某一租赁周期内的电费。缴费周期请看物业租赁列表备注项）。

缴租金通知单

* 每月固定办公事宜。

在每月8号之前，根据《公司租赁物业列表1》这份表格内的数据，起草并打印，给经理分发给租户。

1、复制上月的缴租金通知单文件，粘贴在电脑桌面。更换文件名为该月月份，方便辨识存档。

物业公司日常办公流程

2、打开该新建文件，根据《公司租赁物业列表1》这份表格内的数据，起草，复核确认无误后打印2份。

3、打印后的电子版，闲时统一放入电脑内“租户缴租金通知单”文件夹内。

4、打印后的纸质版2份，加盖部门章后，剪裁成A5大小给经理。

5、打印后的第一份纸质版，交由经理分发给租户们作通知缴费之用。

6、打印后的第二份纸质版，交由财务作租户缴费后入账之用。

（无线通信站站址租赁合同、室内覆盖安装操作合同、户外广告有限公司这一批合同，需要通过电话及传真联系租户缴纳某一租赁周期内的租金。缴费周期请看物业租赁列表备注项）。

零星收费及保证金单据

1、零星租户保证金（新租户进场签订合同后需按照合同条款内所列金额缴纳的合同保证金）。

2、零星租户缴租金通知单（一种情况是漏发。另外一种情况是已发出的租金单存在错误需要重发，错发需收回及由经理提醒租户及我们自行提醒财务。

3、零星租户缴电费通知单（一种情况是漏发。另外一种情况是已发出的电费单存在错误需要重发，错发需收回及由经理提醒租户及我们自行提醒财务）。

4、某租户在某一阶段内的总计费用（一般由经理或主管提出，按照他们针对某一租户在某一阶段需缴纳的金额，经过公司自行计算后制定单据及清单）。

5、特别情况下需要额外收取的费用（一般由公司领导会议确定后再由我们制定）

一址多证单据

自2016年1月份开始，需收取租户办理涉及一址多证事项时的相关费用单据。

（需要咨询总经理及经理具体办理流程，及在电脑上另外新建一个关于“一址多证单据”的文件夹作存档之用）。

租赁收入与支出电子版

物业公司日常办公流程

* 每月固定办公事宜。

1、每月26-31号与财务联系，取得公司租赁物业的该月租赁收入支出文件。

2、取得后，留作做中心及其他租赁位置内相关租户的欠租统计。

3、经由网络，传输一份电子版给总经理邮箱。

4、使用后，闲时统一放置在电脑内的“财务提供收入文件”文件夹。

5、如未取得，再次催促财务直至提供为止。

欠费数据统计

* 每周固定办公事宜。

1、与财务取得公司租赁物业的该月租赁收入文件，进行记录（或根据未入账，即剩下的租户缴租金单与缴电费单进行记录）。

2、每周五前更新一次，将取得的数据更新在电脑“基本常用文件”文件夹内的《截止至2016年X月X日清缴明细》表格。

3、经网络传输给经理。

4、排版后打印一份纸质版存放在对应档案盒内。

催租函

* 每两月固定办公事宜。

根据我们每周整理的欠费数据统计，即《截止至2016年X月X日清缴明细》表格。得出长期未按期缴纳租金、管理费、电费、保证金、一址多证等费用的租户明细。

需起草下发的第一种情况是，根据电脑内《截止至2016年X月X日清缴明细》表格，整理后的欠费数据统计。起草确认后，交由经理加盖部门章下发至租户。

需起草下发的第二种情况是，公司例会上，总经理询问租户欠费数据统计后，指出需对某些租户要下发《催租函》。起草确认后，交由产业中心经理加盖部门章下发至租户。

需起草下发的第三种情况是，经理及主管需要我们即日内起草对某租户的《催租函》。起草确认后，交由经理加盖部门章下发至租户。

1、起草前再度与财务确认租户最新欠费情况。

物业公司日常办公流程

2、使用电脑“基本常用文件”文件夹内的《催租函》模板，复制黏贴在电脑桌面。

3、收集需要下发《催租函》的租户欠费数据等主要参数进行统计，并更替部分模板内的内容。

4、确认无误后，每一份下发租户的《催租函》需要打印三份（公司存档、办公室存档、租户存档）。

5、打印后的电子版，闲时统一放入电脑内“租户催租函”文件夹内。

6、交由经理加盖部门章后，第一份《催租函》交由经理保存，即经理办公室存档。

7、第二份《催租函》亦交由经理，由他下发至租户手上。

8、第三份《催租函》，根据租赁场地的分类，存放在租户相关的档案盒内。

9、已下发《催租函》的租户若仍然未按期缴费，将该情况汇报经理，由经理在公司例会上汇报给总经理，由总经理决定是否通过办公室与律师联系，执行法律程序、出具律师函等维权方式。

产业中心公司用电费用

* 每季度整理一次（每年3月底、6月底、9月底、12月底），整理成文件交由财务划账给学院。

1、根据主管提供的《抄电表记录》，收集汇总起草公司用电费用文件。

（可询问主管如何在《抄电表记录》确认并收集公司用电部分）

2、确认无误后，打印纸质版四份交由主管复核。

3、打印后的电子版，闲时统一放入电脑内“抄电表记录）”文件夹内。

4、主管复核无误后，交由经理加盖部门章。

5、加盖部门章后的纸质版，第一份《公司用电费用表》交由经理办公室保存。

6、第二份《公司用电费用表》按年度分类后，存放在中心文件档案盒内。

7、第三份《公司用电费用表》在填妥文件收发登记薄内相应框格内容后，交由财务保存。

8、第四份《公司用电费用表》，交由公司办公室保存。用作年度总结统计用途。

物业公司日常办公流程

中心上报公司文件

多数情况下（如中心消防安全自查、高额材料设备购置、年度总结等），由经理在办公室起草确认加盖部门章后，分发一份存放在《中心相关文件》档案盒内。

少数情况下（如租户的相关情况说明、年度总结等）。

1、经公司会议讨论后，由总经理、经理、主管等领导授意，由我们起草确认打印相关内容。

2、交由经理复核并加盖部门章后，上报给总经理审批。

3、总经理审批签下意见后，按相关内容进行办理。

4、电子版文件统一存放在电脑内的《中心上报文件》文件夹。

5、完成后，由我们复印一份保存原件、按年度分类在《中心相关文件》档案盒内。

6、复印后的复印件，交由经理保存在中心办公室。

物业经营管理中心下发租户文件

多数情况下（如中心消防安全自查纠正书、消防整改通知书、安全管理规定、户外广告设施安全责任书等），由经理在中心办公室起草确认加盖部门章后，分发一份给我们按年度存放在《公司下发租户通知安全责任书》档案盒内。

少数情况下（如我们需要租户提供资料的通知等）。

1、经公司会议讨论后，由总经理、经理、主管等领导授意，由我们起草确认打印相关内容。

2、交由经理复核并加盖部门章后，上报给总经理审批。

3、总经理审批签下意见后，按相关内容进行办理。

4、电子版文件统一存放在电脑内的《中心上报文件》文件夹。

5、完成后，由我们复印一份保存原件、按年度分类在《中心相关文件》档案盒内。

6、复印后的复印件，交由经理保存在中心办公室。

后勤服务公司年度租赁应收款项总计

* 每年年底固定办公事宜

1、经公司会议讨论后，由总经理、经理授意，起草确认打印相关内容。

物业公司日常办公流程

2、打印三份，交由经理复核并加盖部门章后，上报第一份给公司办公室存档。

3、电子版文件统一存放在电脑内的《中心物业收入统计文件》文件夹。

4、完成后，由我们保存第二份、按年度分类在《中心相关文件》档案盒内。

5、第三份，交由经理保存在中心办公室。

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