采购管理报告

采购管理报告

采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施

之购入活动的总称， 是公司成本控制的重点。 无论是公司管理者还是财务部门， 对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感， 这不仅因为采购是直接影响生产成本的主要因素， 而且有着很高的人为欺诈的可能。 在日趋完善的现代经营管理模式中， 公司管理当局越来越注重财务管理和财务运作的有效性， 那幺，公司怎样进行采购管理才能达到预期的效果呢？ 以我目前在公司观察和在书上网上看到的一些资料证实财务职能控制采购无论是在理论上还是在实务中都是直接可行而且行之有效的途径。

现公司的成本管理松弛， 有降低成本的空间。 经进一步分析得出， 导致公司成本松弛的原因， 很大一个方面为采购管理工作的薄弱和不到位， 综合后主要存在以下几方面问题： 1.没有专门的职能部门对公司采购活动进行全盘控制。 2. 没有有效的采购控制制度对公司采购工作进行规范和约束 3.没有相应的事前控制措施， 即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续。如何彻底解决以上问题呢？ 结合公司的实际情况，控制和降低生产经营中必需将公司的采购管理作为成本控制的一个专项进行筹划， 并形成了一套系统的运作流程进行贯彻执行， 下面对此进行综合简述。 一。设立采购监管部门。

针对没有专门的职能部门对公司所有的采购活动进行控制， 作为综合性的管理部门，财务部具有包括生产物料、工用材料、设备维修、办公用品、等在

内的所有采购活动的全面管理的涵盖面， 因为公司任何活动都以资金作为介质， 所以， 以财务职能来控制公司的全盘采购是再合适不过了。 作为采购管理工作的开始， 首先对财务部在采购管理中扮演的角色进行合适的定位。 在其位， 谋其职， 只有名正了， 才能言顺， 才能有人信服和认可。 公司管理当局在公司组织架构上赋予财务部为公司之采购监控部门的职能， 即财务部负责有关采购政策的制订和采购实务的监控工作。 管理当局明确授权： 财务部有权对公司任何采购事宜进行质疑、调查、监控和必要的参予，并对不合理或不利于公司利益之采购事项否决或终止（有必要时， 报请总经理决定）。 财务部设分管采购控制工作，并直接向财务经理负责。 财务部之采购监控工作直接向总经理负责。

二。建立和实施制度化的采购管理程序。

建立和实施制度化的采购管理程序， 这是采购管理工作有效进行的根本保证。 有法必依， 违法必究， 这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。 采购管理程序主要包括以下方面： ① 规定采购条件。 明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任， 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的， 而且经查对无库存或库存不足以满足需要单价须为掌握内的合适单价， 而且力求是最低的单价。 执行价格不得高于公者。 采购物品必须适量， 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择， 并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相

同的前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买， 即不适宜随意变更供应商。 已有之供应商处没有所需采购之物品， 或因单价及质量或因其它原因等因素， 可变更或选择新的供应商， 但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可， 同时向财务部提供[新增供应商资料]、采购物品必须保证物有所值且物有所用， 即相同质量下的价格最优化是采购的前提。 ② 明确分工。 公司下辖生产性原材料消耗的车间.电工班等生产部门、为明确采购员的权利和责任， 必须对公司的所有采购活动落实到相应采购人员。 采购人员须对种采购的物品了解.若不了解该物品属性因询问相关部门的负责人(采购计划单:制单人)，确认后购买. 如原材料及辅助材料由生产采购部胡自禾负责， 基建工程物资由段世舸负责， 设备维修材料由设备机电班李德钢负责，研发部所需物资由王存贵,等由使用部门或专业人员负责。 ③ 采购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行， 有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜， 但突发性或临时性急需物品（如工作中的机械突损部件、临时特采等）可以由财务部确认后即由采购负责部门采购， 但采购计划单上须注明急购字样并说明理由， 采购计划单由总经理补批。 ④ 验收职能。任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签名作实。 验收人员由财务部指定或确认(采购计划单制人)。 验收者必须核实进货的物品与采购计划单是否相符， 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。 只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。 验收无误后， 填制材料入库单， 连同供应商送货单或发票分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任， 结算凭据必须由采购员签名作实。 ⑤ 退货与索赔。 为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符，

采购部门须立即办理退货， 无论货品是否退还给了供应商， 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。 凡检验结果为不良品的来料检验报告， 品管部(仓库)应分发至采购部门和财务部， 以有效追踪， 不致有遗漏退货扣款事项的发生。 采购约定中必须明确索赔条款， 采购部门不能解决的， 公司可以采用不排除以法律形式解决的措施， 以及时保护公司的利益。 ⑥ 货款结付政策。 所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外， 均为月结付款方式。 不能使用月结的， 除小金额或零散性的供因应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外， 均由供应商经理直接到公司财务部收款而采购员在经理这收款。 禁止采购员直接办理现金支付事宜。 三。加强和完善采购的环境管理工作。

1.加强采购的事前管理， 建立完善的材料价格信息档案。 为了有效地控制和降低采购成本， 并保证采购材料的质量， 公司采购员应作好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理， 及时地了解市场行情和动态， 并与已在采用的采购价格进行比较和分析， 同时进行相应的调整和更新。 调整和更新后的价格档案应同时分发到财务部确认并留存。 如有必要， 财务部可直接通过各种渠道收集采购价格信息， 同时知会采购员， 由采购员进一步确认后进行归档并执行。

2.建立健全的供应商档案。 为全面掌握公司所有供应商的情况， 并对供应商进行相应的资质考评， 应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。 所谓重要性供应商， 即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准，并与公司有持常性业务往来的供应商，而

一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。 当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来， 且经考核符合公司重要性供应商标准后， 应转为重要供应商进行档案管理。 供应商的考核须由采购部及财务部联合进行。 供应商档案应有、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等， 并定期或不定期更新， 由专人负责管理， 同时由财务部留存副本。 原则上公司采购只选择重要供应商进行。 如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题， 公司可考虑对其酌情处理， 严重者终止其业务往来，并保留追究法律责任的权利。

3.对采购员进行考核、激励和约束， 这是防范采购中人为欺诈的有效方法。 采购员是采购的实际实施者， 在采购过程中起着至为重要的作用， 经历表明， 采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物料可以低价但不选择低价采购等方式向供应商收受或索取回扣， 这是采购中最普遍最易发生也是最难防范的人为欺诈， 而这则在很大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守，因此， 一要注重考核采购员的职业素养， 以公司制度约束其行为操守， 能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生。二是注重考核采购员的专业能力， 一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储， 又要了解物料的本身属性、市场行情等， 这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料， 使公司不会蒙受不必要的损失。 公司对采购员的考核应定期举行， 一般可采用半年考核制，考核由人事部及采购部联合进行， 财务部同时参予。 对考核结果优良， 完成或降低公司采购成本任务的采购员按公司规定或适度的标准进行精神和物质奖励， 以提高采购员的积极性， 事实表明，只有合适的利益得取才是良好贡献和抑制贪污的主因。

而对于考核结果不合格， 不能完成规定任务， 或经查证确有违规行为的采购员， 应按公司规定或适度的标准视不同情节惩罚， 如有必要， 应毫不犹豫地辞退， 并保留追究法律责任的权利。 考核和奖惩结果归入个人档案。 在对采购人员进行考核和激励的同时，应对采购员进行操守约束。 没有约束的权力最易产生贪污和腐败， 这是屡已验证的经验教训。 为保证公司的合法利益不受侵害， 也保护供应商的合法利益不受侵害， 在对采购员进行制度约束的同时， 应对其进行道德约束， 以降低人为欺诈动机。 公司可建立员工操守守则使员工按守则条款进行操守承诺， 总经理应向供应商颁发《操守承诺书》， 以公司制度和法律责任明确禁止采购人员向供应商收受和索取任何形式的不正当利益， 同时禁止供应商向采购员以任何形式送赠有损公司利益的不正当利益。 4.选择合理的采购方式。 根据不同资质不同类型的材料，选择合适的采购方式， 这是降低采购价格的良好途径。 ① 公开竞争招标。 对于大宗材料采购， 实行公开竞争招标的方式， 往往能通过供应商的相互比价， 达到采购成本最低质量最好的目的。 采购员应联系三家或三家以上的供应商， 并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料，采购定价由市场供求关系确定， 采用优质优价与批量折扣相结合的价格政策。 ② 合同采购。 对于持常性的材料采购， 可选择信誉佳配合能力好的供应商， 与之订立长期合同。 与诚实、信誉佳的供应商合作不仅能保证供货质量、预定交货期，而且能得到付款及价格等方面的关照。 供应商为了维护自己的商业信誉和利益， 建立稳定的销售渠道而不会掺假， 并能保持良好的合作关系和商业妥协。 ③ 最低价格采购。为了以最低的价格取得最优质的材料， 在价格确定前， 采购员必须先调查市场行情。 所有采购， 应有三家或三家以上供应商报价， 并与供应商价格档案

进行比较核实， 而且经财务部认可。 公司得到各供应商对各种材料的报价后， 不一定完全选择最低价格， 因为并不是最低的价格就是最可取的， 应考虑价格对应的质量， 并同时考虑与供应商的长远合作关系和其它材料的总体价格等因素， 选择多数材料价格最低的供应商， 并与之协商， 使总体材料的采购价格达到最低最优水平。

四。对采购工作进行严格的日常控制。

1.事前批准， 并严格按采购审批权限执行。 所有采购， 必须事前获得批准。 未经计划并报审核和批准， 不得采购。 采购员应根据需求计划选择供应商和报价。 所买物品的价格必须经财务部审核签名并经财务经理认可后送总经理审批， 审批后的价格确认,采购员可正示进行采购活动.

2.召开采购管理会议。 针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等，财务部定期或不定期主持召开采购管理会议， 采购管理会议可以固定在每个月月末举行， 也可以根据需要临时性地召开， 一般由财务经理主持，采购部门参加， 有必要时请总经理及相关部门负责人员参加。 各部门可以在会议上提出在采购工作中遇到的自己无法解决或决定的问题， 大家通过相互协调相互理解， 在达成公司利益目标的轨道上研究出可行的解决方案。 会议上通过的事项或决定各部门必须切实执行， 不得形式化和两面化， 对不切实执行的部门， 在责令改正的同时， 按公司规定究相应人员责任。 作为工作执行和纠正措施的追溯依据， 采购管理会议必须有会议记录存档并以文件形式下发各相关部门。

采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作， 是企业内部控制的关键控制环节之一， 具有长期性、持续性、系统性和过程性， 不可操之过急， 也不可能一步到位， 只有持之以恒毫不松懈地进行， 才能取得应有的绩效。 在财务监控的模式下， 一步步培养各采购部门自我约束和自我管理的工作意识和工作风格， 是达到公司管理最佳效果的目标之一， 而要达到这个层面， 良好的公司文化、健全而严密的管理制度和高层管理的全力支持是不可或缺的保证。

目前公司在采购上面所用的交通工具，都是以摩托为主要交通工具。在采购方面对时间来说是可以得到有效的控制,但其中也存在的问题是在购买物品时很多物品的规格重量都是摩托车所不能装载的了得,在这种情况下也只能调汽车来完成任务.而在调车的同时也存之问题是运费.而成本就会增加(摩托车油费和汽车运费).目前公司在购买这些物资的时候通长都是调用小型的汽车, 当然在效律节省了不少时间.具我所了解每次在外调用这些小型汽车的运费大多数都在40元以上( 范围萍乡市内,而在市外运费更高),可想而之长期如此公司在这运费上需要一笔很大的开支.以我所荐公司需购入一辆小型汽车,这样能使运输成本降低.也能在时间上得到有效保障..

2005-11-21

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