公文处理办法

第十章 公文处理办法

第一节 总则

第一条 为建立科学、合理、规范的公文处理程序，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。

第二条 本办法适用于公司的公文管理。 第二节 公文的种类

第三条 公文的常用公文种类主要有： 请示：向上级请求请示、批准的事项。

报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问。 决定：对公司重要事项或重大活动做出安排，奖惩有关部门或人员。 决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 批复：上级答复下级的请示事项。

通告：在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项（人事方面分为聘用令、任免令、调令）。

通报：表彰先进、批评错误，传达重要情况。

函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请求批复或答复审批。

会议纪要：记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会人员或单位共同遵守执行。

第三节 公文格式

第四条 涉及公司的秘密文件应当在文件右上角标明密级和保密期限。如无密级，则可省去。

第五条 紧急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

第六条 发文号由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。

第七条 文件标题应该准确简要的概括文件的主要内容并标明文件种类，文件标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。使用黑体二号（或小二号）字体。

第八条 报呈对象主要指公司总经理以上领导；主送单位指文件的主要受理单位，抄送（报）单位指除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位。主送、抄送（报）单位应当使用全称或规范化的简称、统称。

第九条 文件如有附件，附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。

第十条 文件如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

第十一条 公文日期包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。

第十二条 文件用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。 第四节 公文行文原则

第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第十五条 报告、请示等属于上行文；决议、决定、通告（令）、通报、批复、会议纪要等属于下行文；函属于平行文。

第十六条 各部门对外行文必须通过行政管理部门，不得擅自以公司的名义对外行文。各部门如需就其所主管的业务工作向对口部门提出重要的指导性意见，可以以部门名义发文。如需布置事务性、临时性工作，可以用无标识纸张印发通知等形式进行。

第十七条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位或领导，应当抄报形式，但不得同时抄送下级单位。 第五节 公文处理程序

第十八条 拟稿：由具体承办部门起草，并由该部门负责人确认。发文稿必须符合公文种类、格式使用规范，并用规范的《文件签发稿纸》打印稿送签，各级审核、审批均用蓝黑墨水书写。

第十九条 核稿：拟稿完成后，依次送至行政管理部、承办部门领导、行政管理部领导核稿。核稿有问题时需与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。 第二十条 签发：公司文件由总经理签发，明确签署意见、姓名、日期。 第二十一条 编号：由行政管理部门统一编排发文字号。

第二十二条 校对、用印：急件应先行处理。保密件应由专人打印。校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。校对一般由行政管理部门负责人执行，经签字确认后用印。

第二十三条 发文登记：文件用印后，应填写发文登记。

第二十四条 分发：文件发放过程中由接收人在《文件签收单》上签字，外地公司发传真，事后由分发人填写分发情况。如需电子邮箱传送，经申请领导后再执行。

第二十五条 以部门名义发文，由部门自行操作，领导签发。具体手续可参照本

公文处理程序及《文件签发稿纸（部门）》 第六节 收文处理办法

第二十六条 签收：一切外来信件、电报、传真，统一由行政管理部门签收，填写登记在收件登记薄上。写明公司或行政管理部门收启的，统一由行政管理部拆封处理。写明各部门或个人收启的分送给各位，如与公司有关的公文，应主动送行政管理部登记处理。

第二十七条 分发：行政公文根据公文性质、要求，确定具体在办和阅批对象，填写《文件处理单》。分发去向如下：

1、重要来文，由行政管理部门提出初步意见（拟办），再由具体领导批示（批办）。

2、一般业务文件，直接转有关职能部门处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。

3、参阅性文件，直接挂钩公司公示栏传阅。

4、范围不明的文件，由行政管理部询问情况后交相关领导处理。 第二十八条 承办：承办部门在处理完毕后应及时将处理情况告行政管理部。 第二十九条 催办：分对内催办与对外催办，对内可使用打电话、会议通知、工作联系单等方式。对外可使用派专人打电话 、发函等方式，对来文做到事事有交代、件件有着落 ，防止漏办、延误。

第三十条 结办：文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。

第七节 公文归档及管理

第三十一条 公司文件在结办后一周内，交档案管理员归存，按“完整、有序”

原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，整齐存在文件柜内。公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政管理部登记保管，员工调离公司时应将文件和记录本理清移交。

第三十二条 公司文件除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以复印。复印时，应当注明复印的部门、经办人、日期、份数、和用途。

第三十三条 文件被撤销，视作自始不产生效力；文件被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十四条 不具备归档和存查价值的文件，经过鉴别并经公司领导批准，可以销毁。

第三十五条 销毁秘密文件应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。其中，销毁绝密文件应当进行登记。

第三十六条 本办法自发布之日起执行，解释权归行政管理部所有。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/4so3.html