河南公司POS机使用管理办法HN071113

制度编号

HNJQP0401

0 C

POS机使用管理办法

目 录

1 目的及适用范围 2 参考文件 3 术语 4 工作职责 5 工作程序 5.1 POS机操作程序 5.2 POS机管理

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5.3 POS机的申请与维护 6 记录与存档 7 发放范围 8 附则 9 附件

总经理签发：

发放日期：

起草部门 制度管理员 企管部审核

会 签

起草部门审核 起草部门分管副总经理审核

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POS机使用管理规定

1 目的及使用范围

1.1 为更好地使用和保护POS机，方便快捷结算应收帐款，防范现金交易带来的风险，确保财务票据的安全有效，特制定本管理办法。

1.2 本管理办法适用于河南九州通医药有限公司财务结算及营销部配送管理。

2 参照文件 无 3 术语

3.1 POS机：是一种具有法律严肃性和不可破坏性的带有计税功能的收款机，方便客户结算，实现配送与收款的高效运作。

3.2 批结算：POS机操作者在完成当天所有的结算后对当天结算情况的一种汇总。

4 工作职责 4.1 营销部 4.1.1 配送员

（1）负责POS机的保管与使用。 4.1.2 营销部经理

（1）负责POS机电池更换申请的审核； （2）负责新增配送员POS机配置申请的审核。 4.3 财务部

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4.3.1 结算员

（1）负责对配送员结算单据的收取及下账处理； （2）负责结算组POS机的保管和使用。 4.3.2 财务部部长

（1）负责POS机在使用过程中出现问题的协调与解决； （2）负责新增POS机的引进、到期合同的续签及银联业务。 4.4 办公室

4.4.1 负责POS机电池的采买与发放工作。 4.5 总经理

4.5.1 负责增加POS机及POS机电池更换申请的审批。

5 工作程序 5.1 POS机操作程序

5.1.1 配送员每天早上上班后开启POS机做签到操作后随身携带；

5.1.2 在配送客户中向客户宣传多使用POS机刷卡结算，在操作刷卡过程中严格按照POS机操作要求进行操作；

5.1.3 客户刷卡前仔细检查信用卡确定无异常后，根据操作说明完成刷卡任务并打印回执单，将回执单一份交客户，另一份有客户签字回执单配送员保留回公司后与结算组交接；

5.1.4 当天配送及账款回收结束后，配送员对当天的刷卡情况进行批结算即对当天刷卡数量进行汇总，并对POS机当天的使用情况作“签退”操作。 5.1.5 配送员回公司后第一时间到结算组结算，将刷卡回执单明细与结算员交接，结算员根据回单进行结算。

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5.2 POS机管理 5.2.1 使用管理 （1）电池使用要求

A POS机的前三次充电每次至少十小时以上，保证POS机电池的充分使用，POS机电池使用寿命为两年，当电池电量小于五分之一时不要进行刷卡使用。

B POS机电池不保修，价格300元，使用人对其负有保管与使用的权力，人为损坏，照价赔偿。

C POS 机电池正常使用损坏，由使用人书面申请，报营销部经理审核，总经理审批后，由办公室负责购买，营销部内勤领取登记，并办理以旧换新手续。

(2) 信号使用要求

A当POS机信号小于10或电量少余五分之一的情况下不允许使用，避免数据丢失造成货款损失及不必要的麻烦。

B对于没有信号的区域，配送员应及时将此信息反馈给财务部，由财务部负责与移动公司联系解决。 （3）操作要求

A POS机操作者每天上班、下班前操作POS机“签到”、“批结算”及“签退”处理

B批结算原则上每天只能打印一次，尽量减少进行二次批结算的机率，同时要保证打印纸的充足。

C 配送员在收款时应审查客户使用的银行卡，建议客户使用储蓄卡。

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D对于使用信用卡结算的客户，配送员应注意重点加强信用卡的识别，加强信用卡识别技能；

a信用卡防伪标志是否齐全。 b信用卡是否在使用有效期内。 c信用卡上相关信息为凸印。

d信用卡片左下角有持卡人姓名的中文拼音。

e信用卡背面必须有持卡人的签名，签名与信用卡正面中文拼音一致，对没有签名的信用卡或签名不一致的信用卡一律拒绝刷卡结算。

（5） 若配送员、结算员收取了签名与信用卡不一致的回单，因此造成的损失有责任配送员或结算员承担损失。

（6）POS机使用手续费为千分之二，为降低收款成本，对货款金额大于25000元的原则上不允许刷卡，应收取现金、支票、电汇或汇票。特殊情况报营销部经理批准方可刷卡，违反规定的，当笔手续费用由责任配送员承担。

5.2.2 保管要求 （1）POS机保管

A POS机属公司财产（每台价值8000元），责任配送员要妥善保管不得溅水等违反使用说明书的保管要求。

B 结算组当天值班人员下班时要将POS机电源拔掉，将POS机锁在柜中。 C 因个人原因造成POS机遗失或损坏的由配送员承担全部损失；若正常使用损坏，由公司负责维修或更换。

D 各配送员使用POS机编号一经确定不能随意更改不得相互借用，不得挪作它用。

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E 配送员休息、请假、其他原因不在岗时，POS机应交配送组统一保管。配送组相关负责人应做好POS机的交接、保管工作。 （2）回单保管

A POS机回单应特别注意防水、防潮，保证相关票据的清晰完整有效,配送员及结算员要做好回单的交接与保管工作，如有因此造成的损失由相关责任人负责；

B 回单均为热敏感纸质，结算员需将所有回单复印后保存。 （3）打印纸保管

A POS机打印纸为四元一卷，每卷可打印100单左右，各配送员应注意节约、并注意防水、防潮。

B配送员在打印纸用完后及时到营销部内勤处领取，营销部内勤要妥善保管打印纸，保证打印纸的清洁与干燥，打印纸库存低于安全用量时及时向财务部申请。 5.2.3 应急处理

A 若发现POS机被盗、被抢等特殊情况，责任配送员应第一时间报警，并立即通知公司法务部。 5.3 POS机的申请与维护

5.3.1 营销部内勤员提出POS机需求申请交营销部经理审核经总经理审批后交办公室，办公室将需求申请单交财务部与银行联系办理。

5.3.2 POS机因故发生故障后交法务部确定，若是人为原因造成的损坏，有责任配送员、结算员承担；若非人为原因产生的损坏交财务部与银行协商处理。

5.3.3 财务部随时和银行保持联系并对POS机使用合同进行维护及相关费用

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的办理。 6记录及存档

6.1 POS机回单及相关票据交财务部存档，存档期限为一年。

7发放范围

河南九州通医药有限公司副总经理以上管理人员，财务部、营销部负责人。 8附则

8.1 本规定报总经理批准后实施；

8.2 本规定执行部门为河南九州通医药有限公司财务部、营销部； 8.3 本办法解释权属财务部、企管部。 9附件 无

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