制造业流程大全之采购管理制度

贰、采购管理制度

贰、采购管理制度

目 录

一、采购计划 P01–1 二、询比议价作业 P02–1

三、合约采购订约作业 P03–1

四、订购作业 五、国外订购作业 六、订购变更作业 七、进口作业 八、到货追踪作业 九、验收作业 十、数量验收不符作业 十一、质量验收不符作业 十二、索赔作业 十三、应付帐款作业 十四、非仓储管理物品之请购作业 十五、非仓储管理物品之订购作业 十六、非仓储管理物品之验收作业

P04–1 P05–1 P06–1 P07–1 P08–1 P09–1 P10–1 P11–1 P12–1 P13–1 P14–1 P15–1

P16–1

流 程 图

P01 询比议价作业 P02－2 P02 合约采购订约作业 P03－3 P03 订价作业 P04－2 P04 国外订购作业 P05－2 P05 P06 P06-1 P07 P08 P09 P10 P10-1 P11 P12 P13 P14 P15

订购变更作业 进口作业 (一) 进口作业 (二) 到货追踪作业 验收作业 数量验收不符作业 质量验收不符作业 质量验收不符作业 -- 特采 索赔作业 应付帐款作业 非仓储管理物品请购作业 非仓储管理物品订购作业 非仓储管理物品验收作业 P06－2 P07－2 P07－3 P08－2 P09－2 P10－2 P11－2 P11－3 P12－2 P13－2 P14－2 P15－2 P16－2

附 表

P01 原材料采购预计明细表 P01－3 P02 询比议价呈核表 P02－3 P03 P04 P05 P06 P07 P08 P09 P10 P11 P12 订购单 进货日报表 验收单 进料检验日报表 验退通知单 特采认证单 索赔通知单 请购单(非仓储管理物品专用) 订购单(非仓储管理物品专用) 验收单(非仓储管理物品专用) P04－3 P08－3 P09－3

P09－4 P11－4 P11－5 P12－3

P14－3 P15－3 P16－3

一、采 购 计 划

一、采 购 计 划 P01

1.作业程序适用于配合公司销售计划、生产计划及库存政策拟定材料、商品之采购计 划作业。

2.本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下： (一)采购单位 (二)仓储单位

3.采购单位对于各项材料、商品，应依其重要性不同，设定标准及前置期间，以决定其 订购时期，并提供仓储单位作为存量控制及提出请购时间之依据。

4.所谓前置期间系指从开始请购材料、商品到验收、备料、发料所需的时间，包括： (一)处理订购单时间。

(二)供货商制造准备期间。 (三)运送交货时间。

(四)进料检验、收料、备料、发料的时间。

5.为使材料、商品供应顺利，并降低库存量，配合库存政策对不同材料、商品类别实施 不同的采购计划，其区分如下：

(一)A类：每年耗用量大且值巨之主要原料，如CHIP，DRAM，PCB

( 1 ) 采购单位配合年度营运预算之编制，依销售计划、生产计划、对所需材料， 做通盘规划，调查各种材料，商品未来市埸供需情形、市场行情、预计用量 变动、前置期间等因素拟定『原物料采购预计明细表』(附表 P01)，注明日期 、编号、安全存量、计划进厂量、用量及预计单价、金额，经单位主管签核后 ，据以编制年度预算。

P01-1

( 2 ) 采购单位对于主要原料之供应，应于平时即寻访市场上可供应本公司需求之 供货商，且为确保供货来源的稳定，应依据采购计划对每项主要原料至少取 得三家以上之供货商资料，以作为与供货商订定长期供应合约或订购之参考。 ( 3 ) 为因应未来市场状况之影响，对主要原料之采购，采购单位得衡量现货，期 货市场价格变化、经济动向、汇率要动等因素，规划最佳之采购数量及进货 时机。

(二)B类：包括包装材料及被动配件等

( 1 )根据销售状况，以批次采购尽量降低库存为原则。 ( 2 )得视存货性质，依实际接单状况采购。

(三)C类：一般消耗性物料

( 1 )依存货性质以定量采购或需要时再行采购方式处理。

( 2 )得视需要依合约采购订约作业与供货商签订长期供应合约于需用时，随时订 货。

(四)商 品：

( 1 )购进商品以零库存为原则，以批次采购为之，按每次客户订单之数量为采购 数量。

( 2 )对来源不易，前置期间长及考虑经济采购量等因素之商品，则同A类原料管 理，惟应注意其周转性，预防形成呆滞。

P01-2

二、询、比、议价作业

二、询、比、议价作业 P02

1.本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之询、比、议价作业。

2.本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下： (一)采购单位

(二)财务单位

(三)会计单位

3.采购单位人员收到『请购单』第一联后，如为合约采购，则依订购作业程序办理订购， 如非合约采购，则依请购品名、规格、寻找供货商询价并建立『协力厂商基本数据表』 ，并依下列不同情况，以径行采购或透过书面比、议价方式办理订购事宜，兹叙述如下 ：合乎下列条件者由采购单位人员径行采购，勿须先行办理书面比议价。 (一)采购金额未达比议价额度者。

(二)采购金额虽超过比议价额度，但采购项目非首次采购，且价格未变动及前次之『询 比议价呈核表』未逾有效期间者。

除合乎上述条件者外，采购单位人员须透过书面化比议价作业办理订购。

4.采购单位人员办理询比议价时应选择三家以上供货商进行比议价工作．并填写『询比议价 呈核表』(附表 P02)注明日期、品名规格、用途、最近进货日期、厂商、单价、数量、请 购单号码、数量、日期、比议价厂商、单价、交货期、付款条件 ¸并就拟购对象之选择 加以分析及建议。

5.『询比议价呈核表』一式二联，依核决权限送呈签核，并加注有效日期，选定供货商后 ，分送如下：

第 一 联：连同『请购单』由采购单位据以办理订购事宜后，依编号顺序存盘备查。 第 二 联：送会计单位依编号顺序存盘备查。

P02－1

三、合约采购订约作业

三、合约采购订约作业 P03

1.本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之合约订立作业。

2.本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下： (一)采购单位

(二)测试单位

(三)品管单位

(四)会计单位

(五)行政单位

(六)财务单位

3.本作业程序中之大宗采购、项目性订购．其意义如下：

(一)大宗采购：系该项材料每年耗用量大且值巨，为产品之主要原料，如 CHIP、DRAM

(二)专案性订购：系依市场行情及国外总代理权或总经销权争取或为开发主要原料之 货源，项目申请属之。

4.采购经办人员应调阅『协力厂商基本资料表』了解过去采购及询价记录，并选出三家适合之

供货商询价(若合格之供货商少于( 含 )三家．则应全选)。

5.采购单位若向新厂询价，应同时请该厂商提供样品，并由厂商提供规格书或承认书一 式三份，经单位主管签核，连同样品交由测试单位测试。

6.测试单位完成测试后，将测试结果填入『承认书』经由单位主管签核后，分送如下： 第一份：送采购单位列为比价之对象。

第二份：连同『样品』送品管单位作为进料验收之依据。 第三份：测试单位依填单日期顺序存盘备查。

P03-1

7.采购单位收到『承认书』后，根据测试结果于『询出议价呈核表』上签注意见经单位主 管签核后应依规定会财务单位主管就资金状况及各供货商付款件签注意见，再依核决权 限送呈签核，选定供应厂商。

8.采购单位签订合约时应会同行政单位与供货商订定合约书正本二份，依财务管理印鉴 管理作业办理用印后，影印二份分送如下:

(一)合约书正本二份，一份送供货商留存，一份送行政单位存盘备查。

(二)合约书复印件一份，连同『询比议价呈核表』第二联送会计单位，作为付款核对之 依据，另『询比议价呈核表』第二联则依编号顺序存盘备查。

(三)合约书复印件一份连同『询比议价呈核表』第一联『承认书』单依编号顺序存盘并 据以登入供货商档案及办理采购事宜。

P03－2

四、订购作业

四、订购作业 P04

1 .本作业程序适用于采购材料、商品时之订购作业。

2 .本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下： (－)采购单位

(二)会计单位

3 .采购单位根据『请购单』第一联『询比议价呈核表』 第一联，长期供应合约或项目核 准之买卖契约，填写『订购单』(附表 P03)，注明订购日期、『请购单』及『询比议 价呈核表』编号、付款条件、厂商名称、联络人、电话或传真号码、送货地址、材料 编号、规格说明、数量、单价、金额，连同『请购单』第一联、『询比议价呈核表』 第一联，依核决权限送呈签核。

4 .『订购单』一式四联经核准后，『请购单』第一联、『询比议价呈核表』第一联，由 采购单位存盘备查，如为国外采购则依国外订购作业办理订购事宜，如为国内采购， 即将『订购单』分送如下： 第 一 联：送会计单位

第 二 联：依邮寄、快递、传真、电话等方式请供货商确认。 第 三 联：送仓储单位依编号顺序存盘并作为验收核对之依据。

第 四 联：由采购单位依编号顺序存盘，并据以跟催供货商如期交货，其后续作业 详见『 到货追纵作业』。

5 .会计单位收到『订购单』第一联后，应与『请购单』第二联核对，并将有关订购资料 输入计算机后，依编号顺序存盘备查。

P04－1

五、国外订购作业

五、国外订购作业 P05

1 .本作业程序适用于采购材料和商品时之国外订购作业。

2 .本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下： (一)采购单位 (二)会计单位

3 .采购单位依订购作业填写『订购单』一式四联，依核决权限送呈签核后，将『订购单 』分送如下：

第 一 联：送会计单位依顺序存盘备查。

第 二 联：送国外采购单位，据以依邮寄、快递、传真、电报、电话等方式发出订购 承诺电子国外厂商。

第 三 联：送仓储单位作为验收核对之依据并依编号顺序存盘。 第 四 联：由采购单位依编号顺序存盘，据以利于到货追踪作业。

4 .国外采购单位收到国外厂商之拟制发票 ( PRO-FORMA INVOICE )，应先与『订购单』核 对后，订购单第二联存档备查，再依据国外厂商之拟制发票办理进口作业。

P05－1

六、订购变更作业

六、订购变更作业 P06

1 .本作业程序适用于订购后数量、单价、交期、付款条件、规格、变更或取消订单等作 业。

2 .本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下： (一)采购单位

(二)会计单位

3 .采购单位接获供货商通知，必需变更『订购单』项目时，如为价格变动，则应依询比 议价作业，办理询、比、议价，再根据变更项目填『异动事项通知单』，注明日期、 原单据号码、异动型态、原内容、异动内容及异动原因等数据后，依核决权限送呈签 核。

4 .『异动事项通知单』经核淮后，影印三份分送如下：

(一)送会计单位 (二)送供应厂自存。 (三) 送仓储单位，置于原订购单下存档备查。 (四) 正本由采购单位，连同『订购单』第四联依『订购单』编号顺序存盘，并将异动 料登入供货商资料表。

5 .会计单位收到『异动事项通知单』复印件，与原『订购单』第一联核对后将异动资料输 入计算机更改原『订购单』数据后，依原订购单编号顺序存盘。

P06-1

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