记录控制程序

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杭州华夏电气有限公司

质量记录控制程序1 目的

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对质量记录进行有效控制和管理，以提供符合要求和质量管理体系有效运 行的证据，同时为可追溯性、预防和纠正措施及持续改进提供依据。 2 范围 本程序对质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置方法做出 了具体规定，适用于与质量管理体系有关的所有质量记录的控制和管理。 3 职责 3.1 办公室和技术质量部是质量记录的归口管理部门， 办公室负责对质量记录归 档的控制，技术质量部负责对有关产品质量的记录进行备案编号，并记录的使 用情况进行检查； 3.2 各部门负责对本部门有关的质量记录进行收集、整理、归档。 4 工作程序 4.1 管理内容 4.1.1 有关质量管理体系的运行记录： (1)管理评审记录； (2)内部审核记录； (3)人力资源教育、培训、技能和经验记录； (4)与产品有关的要求及引起的措施的评审结果记录； (5)供方评价记录； (6)产品可追溯性标识记录； (7)监视和测量的校准、复验记录和校准依据记录； (8)纠正措施实施结果记录；

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质量记录控制程序(9)预防措施实施结果记录；

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(10)质量手册规定的质量管理体系运行形成的其它记录。 4.1.2 有关产品质量的记录； (1)进货监视和测量记录； (2)过程监视测量记录； (3)产品的监视和测量记录； (4)不合格品的评审和处置记录； (5)产品由授权检验员放行记录； (6)不合格品、让步接收及返工情况记录； (7)物资贮存、库存产品定期检查记录。 4.1.3 有关外来的质量记录 (1)采购产品合格证明； (2)外委检定记录。 4.2 记录的编制 4.2.1 根据体系运行的需要编制记录,均以表格形式,经管理者代表审定后交办 公室统一印制； 4.2.2 各职能部门按职能分工对与其相关记录的表格进行设计,经负责人审批后, 报技术质量部统一编号登记； 4.2.3 记录应具有的标记为记录的名称、编号标识； 4.2.4 记录编号由技术质量部按照《文件和资料控制程序》 中记录编号规定统一 编号； 4.2.5 技术质量部应建立记录的总目录,对记录进行综合管理,所有应控制的记

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质量记录控制程序录,每年以《质量记录清单》的形式发布一次。 4.3 记录的收集、编目与填写

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4.3.1 记录的收集、整理应由记录的发生部门设专人负责,按程序文件所规定的 名称,分类收集,并按时间顺序编目； 4.3.2 记录按规定格式填写,内容必须及时、真实、

准确、全面，字迹工整、清 晰，重要记录需经校对、审核和批准。如某些项目不需填写的，应将该项用单 斜杠(\)划去。各相关栏目负责人签名不允许空白。各相关、可填栏目不允许 空白。 4. 9.2 记录不得随意更改，确需更改时，应采用单斜杠(\)划去原数据， 在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上更改人姓名及日期。 4.9.3 记录以书面、表格、清单形式为主，也可采用电子媒体作为载体。清 单形式的记录以打印方式为主。 4.4 记录贮存 4.4.1 各职能部门形成的记录由发生部门贮存保管,以随时提供质量管理体系有 效运行和产品符合规定要求的证据； 4.4.2 各职能部门需要归档的记录,由发生部门进行整理,交办公室审查,最终汇 总装订归档,并办理归档手续,存入文件柜中。 4.5 记录的保护 4.5.1 现场使用的记录应用文件夹保护； 4.5.2 归档的记录应放入文件柜保护,要有专人负责,防止丢失； 4.5.3 所有存放记录的地方应做到防潮、防火、通风干燥、防虫蛀、防鼠害、防 损坏、防变质、防污染。

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质量记录控制程序4.6 记录的检索 4.6.1 为及时准确的利用记录,凡对归档的记录,应进行检索； 4.6.2 检索方式： (1)档案编号； (2)卷内目录； (3)检索号。 4.6.3 所有记录的检索由记录管理人员按规定进行。 4.7 保存期 4.7.1 为控制记录并提供证实,实行保存期控制。 4.7.2 保存期的划分；

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(1)由办公室归档的记录保存年限,按档案管理执行,一般分为长期和 3 年； (2)由部门保存的记录保存 3 年。具体见记录清单。 4.7.3 具体记录的保存期由质管部在《质量记录清单》中做出规定； 4.7.4 凡整理归档的记录,必须注明归档日期,保存期限。 4.8 记录借阅及处置 4.8.1 记录借阅由借阅人提出申请,经部门负责人签字方可借阅,并由保管人员 在《记录借阅复制登记表》上登记； 4.8.2 对超过保存期的记录,应进行销毁处置。由保管部门填写《记录销毁审批 单》,经管理者代表批准后予以销毁。 4.9 空白记录的管理 4.9.1 各种记录的空白表由各主管部门设计，质管部备案、编号、发放，保 证各有关工作场所都能收到相应的空白表。

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质量记录控制程序4.9.2 空白表由办公室统一印刷，印制。

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4.9.3 办公室负责编制“质量记录清单” ,内容包括： “记录名称” 、 “记录编 号” 、 “使用部门” 、 “保存期限”等。 4.9.4 办公室负责按《文件和资料控制程序》对空白记录表格进行管理和保 存。 5 相关

文件 《文件和资料控制程序》 6 相关记录 《质量记录清单》 《记录借阅复制登记表》 《记录销毁审批单》 下为记录控制的流程图：质量体系 运行记录

编制表格

备案编号

审核

发放

有关产品 质量记录

使用

外来文件 质量记录 销毁 借阅 检索

贮存

保护

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