备件管理流程规范

备品备件流程管理规范

第一条、目的及定义

一、为规范、科学、合理地组织备件供应，满足设备运行需要，在保证公司设备正常维修和维护的基础上，保持合理库存，最大限度降低采购成本和储备资金，提高公司经济效益，特制定本流程管理规范。

二、备品备件是指已投入运行的生产线所用设备、物品和设备零部件（以下统称备件）。

第二条、备件供应流程的组织架构和职责分工

一、供应组织机构框图

二、部门职责分工：

1、各生产使用单位：备品备件采购需求的提出

2、设备管理部或生产技术部：负责入围供应商的选择、技术规范的把控、监造，并参与最终的验收和入库检验。

3、物资部：负责公司备品备件的招议标、合同签订、付款、催货等采购工作，同时负责设备的接货、保管、出库等库房管理工作；

三、备件流程涉及的主要岗位及岗位职能

1、采购员：负责提报本单位材料需求计划，严格按照标准的物资分类填报物资名称、规格型号、图号、需求数量、用途、需求时间。填报材料支领申请单。负责汇总出库物料出现的质量问题并进行反馈。对于生产部门的材料员要求具备一定的专业技术水平。

2、部门部长：审核本单位的材料需求计划，审核材料支领申请单

3、主管公司经理: 审核管辖单位的需求计划的合理性,审核支领单

4、计划员：

机电辅材：审核物资需求计划的合理性，核定物资名称、规格型号、数量及质量要求等。将核定完成的需求计划汇总制作采购计划下达给采购员。及时了解市场资源变化，为编制和更改采购计划提供准确依据。审核材料支领单。负责维护各种材料库存储备定额,定期组织库存盘点。大宗：根据月生产计划，库存量，外部市场资源制定月采购计划，有控制采购计划执行的权利，根据场地储备能力及生产情况随时启动或开通采购计划。

5、采购员：采购员担负对外询价、考察市场、信息反馈的责任。根据采购计划寻价比价，组织相关人员进行招议标活动，与供应商进行商务谈判,签定合同或定单，组织物资进货。保证在计划要求时间范围内到货。取得供货发票做采购入库处理.负责对使用部门提出的质量问题进行处理。大宗：负责大宗、原燃材料合同的签定，根据采购

计划组织供应商发货。根据供应商的发票做采购入库。

6、库管员：负责实物出入库管理，管理库存台帐,维护物资的存货位置。对入、出库物资的数量负责，负责入库物资的质量检验（目测），不合格物资不允许入库。

7、核算员：审核票据是否齐全，发票与入库单是否一致，进行入库核算。月末汇总收发存汇总表、部门成本费用表、项目费用表。

8、物资部部长： 负责合同定单的审查,审核各种物料的采购计划。随时掌握各类物资库存资金的占用情况。

9、材料会计：审核票据是否齐全，发票与入库单是否一致，检索已经核算的入库单，系统自动生成入库财务凭证，根据部门成本汇总表做财务出库凭证。

10、合同监审员：合同监审员主要负责供应商资质、信誉的审查，负责审核物资合同，参与商务谈判。随时抽查合同以外的定货文件。对于出现的质量、价格等问题具有监督审查的权利。定期组织召开质价量分析会，对于在采买过程中出现的质量价格问题进行分析处理。

第三条、机电、辅材业务流程

一、物资需求及采购计划业务流程

（一）、需求计划的分类

1、月计划：下月30号之前需到货的计划（当月20-25号之间报下月月计划，25号下班前电脑审批完毕到物资部计划员处），申报审批结束日为25日。

2、急用计划：审批结束之日起3日内到货的计划。申报月计划

后修改为紧急计划的，需出据书面材料，并由部门领导签字确认和主管副总审批。

3、固定资产零星购置计划

4、工程项目物资需求计划

（二）、物资需求、采购计划编制录入及审批流程

1、需求计划审批流程

（1）、月需求计划：

材料员 → 部门主管 → 专业审批人员 → 专业审批领导 → 公司主管领导→物资部计划员

（2）、追加需求计划：

材料员 → 部门主管 → 专业审批人员 → 专业审批领导 → 公司主管领导 → 物资部计划员

（3）、急用需求计划：

材料员 → 部门主管 → 专业审批人员 → 专业审批领导 → 公司主管领导 → 物资部计划员

（4）、零星购置固定资产需求计划：

手工流程：需求部门材料员 → 部门主管领导 → 相关职能部门 → 主管副总 → 总经理 → 财务部固定资产会计签字 → 物资部计划员

各部门手工填写零星固定资产申请表（一式四份：一联需求部门留存、二联：职能部门留存、三联：财务部会计留存、四联：物资部计划留存），手工审批完毕后，再由部门材料员录入微机系统 → 部

门主管审批→ 物资部计划员

（5）、工程项目计划：待定。

（6）、办公用品、印刷品

材料员 → 部门主管 → 总经理办公室 → 总经理 → 物资部计划员

（7）、劳保用品

物资部计划员直接录入采购计划→ 物资部长审批→ 物资部采购员采购

物资需求单位材料员负责将当月 “物资需求计划” 录入到微机系统中 → 物资需求部门负责人签字 → 主管副总或总经理审批 → 物资部计划员

2、采购计划编制录入及审批流程

物资部计划员首先根据生产经营确认申报项目是否合理，是否需要更换或添置 → 计划员根据储备定额、采购周期等审核确认是否需要采购及每次采购量 → 物资部计划员核对库存并同时在微机系统中审批“物资需求计划” → 物资部计划员汇总生成采购计划 → 物资部长审批 → 物资部计划员打印一份自己留存备查。

二、洽谈、招标及质价审批流程

物资部采购员负责录入供应商信息。

（一）、符合招标条件的审批流程

物资部长审批后的 “物资采购计划表” → 物资部计划员分配采购计划 → 物资部、物资需求部门、化验室公告投标供货商，技术、

质量方面以物资需求部门和化验室为主，商务方面以物资部为主→物资部采购员在接到合格资质2-7日内下达标书 → 两日后三天内进行招、议标确定供货商及价格 → 2-5日内给主管副总或总经理、物资需求部门、物资部及中标单位报书面中标结果 → 1-3天之内由物资部计划员必须把此次中标结果录入到微机系统中 → 物资部采购员按招标结果（从网上读取物资部计划员录入的招标结果）编制《采购执行单》、与厂家签订供货合同或协议 → 物资部长审批 → 主管副总或公司总经理审核签字（标的额超过8万以上的合同或协议）→ 审计室盖合同专用章（合同、协议生效）→ 物资部采购员采购计划的实施。

（二）、不符合招标条件的审批流程

1、能签订供货合同或协议的业务

物资供应系统进入微机化管理后，所有采购计划都需下达《采购执行单》从网上进行审批程序，由采购员实施采购任务。单批次采购总金额在3000元以上的物资,采购员必须签订供货合同或购货协议。

物资部长审批的“物资采购计划” → 计划员分配采购计划 → 采购员比价、询价确定供货商、品牌产地及价格 → 采购员签订合同 → 物资部长审批 → 主管副总或总经理审批→ 盖合同专用章（合同或协议方可生效）→ 采购员依据《采购执行单》、合同或协议执行采购任务。

2、不能签订供货合同或协议的业务

单批次采购总金额在3000元以下的物资，物资部长审批的“物

资采购计划” → 计划员下达分配采购任务 → 采购员进行询价、比价及议价确定供货厂家及价格并录入编制《采购执行单》→ 物资部长审批 → 物资部采购员按《采购执行单》执行采购。

3、急用物资采购计划洽谈业务：

急用计划来不及录入微机系统中，由提报急件部门以书面形式提供给物资部（并由该部门主管领导签字并注明加急字样），由物资部计划员下达手工的《采购计划》并签字 → 采购员经询价、比价后确定供货商并负责填写《急用计划采购执行单》 → 物资部长审批 → 主管副总或总经理审批 → 采购员进行采购到货 → 库管员 → 采购员通知使用部门支领。

由需求部门材料员书面急件提报后必须在两个工作日内补录到微机系统中，并将审批完成后到物资部计划员处。

三、物资采购、入库、出库、票据结算、及付款审批流程

（一）、物资采购、入库审批流程

物资部采购员依据《采购执行单》、合同或协议到物资部仓库接货或到供货厂家去提货 → 物资抵达物资部仓库 → 物资部采购员、仓库库管员、计划员（必要时需求部门技术员）共同验收物资。

1、实物入库：库管员必须依据《采购执行单》方可接货。

（1）、正常情况：微机系统中已生成《采购执行单》

物资部仓库库管员需见到微机打印的《采购执行单》后，按《采购执行单》上的编号，在网上确认实物入库，并同时给供应商打印《物资到货通知单》一式二联，一联：库管员留存；二联：供货方留存（入

库时随发票同行）；物资部仓库库管员负责将质量合格物资摆放到位；不合格的物资，由物资部采购员负责退货或索赔处理质量问题，并将处理结果报上级有关领导。

（2）、急用物资入库：指微机系统中未生成正式的《采购执行单》 库管员可以需求部门提报加有“加急”字样的书面计划为准（或有调度室值班长签字），库管员方可接货，同时给供货方打手工收条。

此急件计划由需求部门材料员两个工作日内负责补录到微机系统后，经审核到物资部计划员处。

2、票据入库

（1）、发票已到的办理正式入库：

物资部采购员必须依据库管员打印的《物资到货通知单》为准（手工收条无效），才能接收供货方送来的发票，再按照微机系统生成的《材料入库单》，核对发票上物资名称、规格型号、数量、单价及金额是否相符后，方可打印《材料入库单》，将《材料入库单》交到核算员，核对无误后，核算员在网上进行入库核算确认。如不符需将发票退回供货方重新开据发票。

（2）、发票未到的需办理暂估入库及暂估冲回：

当月到库的物资，如月底前供货方不能开据正式发票的需全部办理暂估入库手续，采购员需及时每月办理一次暂估入库，以微机生成的《暂估入库单》为准打印并办理暂估入库手续。

当正式发票到达时，需在微机上办理暂估冲回手续，由采购员负责打印《暂估冲回入库单》同正式发票再一同办理入库手续。

（3）、每月月底之前采购员需将本月所有到库物资全部办理入库手续。凡是当月入库物资供货方不能开据发票的全部办理暂估入库手续。

3、出库（支领）审批流程

（1）、计划内领料：由各部门材料员负责将领料内容录入到微机系统中的《领料单》上 → 经部门主管审批后 → 由领料人凭微机密码到库房领料 → 物资部仓库库管员依据密码在微机系统中确认后发料并打印《出库单》。

（2）、计划外领料：同需求计划审批流程一致。

《物资出库单》统一由库管员负责打印，领料人签字。一式二联：一联由库管员留存；二联由领料人留存。

（3）、特殊情况下领料程序：

A、节假日领料：

由各部门领料人填写一式二联的手工《领料单》（一联领料人留存，二联库管员留存），经部门值班负责人签字后，到物资部仓库办理临时支领手续。领料人须将留存的《领料单》交给本单位材料员，由材料员负责在第一个工作日补录到微机系统中，办理正式支领审批手续并在库管员打印的一式二联的《物资出库单》上签字。

B、夜间领料：

由各部门领料人填写一式二联的手工《领料单》（一联领料人留存，二联库管员留存），经生产部调度值班长签字后，到仓库办理临时支领手续。次日由领料人负责将临时《领料单》送交本单位材料员，

由材料员负责补录到微机系统中，办理正式微机网上支领审批手续并在库管员打印的一式二联的《物资出库单》上签字。

（4）、正常工作日急用材料领料：

由各部门领料人填写一式二联的手工《领料单》（一联领料人留存，二联库管员留存），经部门主管领导签字并标明“急用”字样后，到仓库办理临时支领手续。次日由领料人负责将临时《领料单》送交本单位材料员，由材料员负责补录到微机系统中，办理正式微机网上支领审批手续并在库管员打印的一式二联的《物资出库单》上签字。

（5）、退库：使用部门材料员网上退库 → 库管员确认实物后网上确认 → 打印退库单 →退库人员签字 → 一式二联：第一联由库管员留存；第二联由退库人员返回到使用部门材料员留存。

（6）、库存管理---库存盘点

仓库库管员需进行定期的库存盘点。

每月最后两天为期末盘点时间；12月25日-31日进行年终盘点。 期末库存盘点期间，库房不予发料。如遇急用材料可执行急用领料程序。

4、在使用中如发现质量问题的审批流程

使用部门材料员在网上办理退库 → 库管员确认实物后网上确认并通知采购员 → 采购员退货或索赔。

第二章 大宗原材料业务流程

一、合同与计划

（一）、采购员负责录入合同信息

1、供应商信息：录入供应商的详细信息，供以后录入其他信息使用，如合同、计划等。不允许删除已发生合同的供应商详细信息；

2、供应商供应品种：选择某一具体供应商，在该供货商供应此种前面划“√”点击“确认”。

3、合同信息录入：采购员录入一条合同信息时，合同编号、材料名称、供应商这三项必须录入，否则将无法通过“修改”操作将其录入进去；不允许删除已有对应的采购计划的合同信息或者已在执行的合同；合同的重要数据不允许轻易修改，尤其关于价格和数量信息；

（二）、采购计划编辑及审批

1、物资部大宗原材料计划员选择材料名称 → 选择供应商名称 → 选择合同后点击增加生成采购计划（采购计划中的数量和单价默认为合同中的数量和单价）。

2、采购计划的审批

由物资部长对采购计划进行审批。

3、采购计划执行进度查询：

选择起始日期和截止日期，点击“查询”按钮可以查看选定时间内的采购计划执行情况，主要指标有“与计划差量”、“未采购量、计划量”小于30%的数据，由红色标识出来；

物资部大宗原材料计划员到每月中、下旬需经常了解查询大宗原材料采购计划进货情况，并适当调整计划量，确保汽运进货流程的顺畅。

洽谈录入合同信息→ 物资部计划编制《采购计划》 → 物资部

长审批 → 采购员安排进货

二、进货管理

大宗原材料汽运进厂检斤流程 ：

司机持《送货单》→ 北门门卫登记车号、物料品种 → 重车厂内过磅→过磅员验证货物，并留存《送货单》→ 过磅员开具《进货检验通知单》→司机厂内卸车后由化验室质量调度在《进货检验通知单》上填写卸车区域、外观情况→检斤员留存《进货检验通知单》，过皮重→检斤单上填写卸车区域、外观情况后打印四联《检斤单》（一联检斤留存、二联物资留存、三联门卫留存、四联司机留存）。

三、大宗材料入库、票据、出库审批流程：

1、入库核算审批流程(货款、运费、运杂费、其它费用、暂估入库流程一致)：

采购员编辑并打印入库单 → 库管员确认 → 物资部核算

2、票据入库审批流程：

执行原手工审批流程。

3、出库审核 ：

次月2个工作日使用部门材料员录入当月各种大宗材料出库量 → 部门主管领导审批 → 库管员确认 → 物资部核算。

四、编织袋管理

1、编织袋进厂

统一由白班库管员负责录入：

正确选择好“材料名称”、“供应商”、“合同编号”，“编织袋编号”，

点击“增加”按钮可录入一条新记录，然后录入“入库数量”；

2、编织袋出库处理

统一由水泥车间材料员负责录入：

3、编织袋入库审核

采购员编辑并打印入库单 → 库管员确认 → 物资部核算

4、编织袋出库审核

水泥车间材料员录入微机 →

认 → 物资部核算打印出库单。

部门主管领导审批 → 库管员确

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