《电算化会计》教案

第一章 电算化会计概论

[教学目的与要求]

通过本章的学习，使学生认识企事业组织与会计信息系统之间的关系，掌握会计电算化的内涵、特征和意义，熟悉会计电算化的内容，熟悉会计电算化的任务与原则，了解我国会计电算化的发展历程。

[教学重点与难点]

本章的教学重点是会计电算化的内容，难点是会计电算化和传统手工会计的联系和区别。 [教学时数] 4个课时

第一章 电算化会计概论

第一节 企事业组织与会计信息系统

会计信息系统存在于企事业组织，并服务于各个组织的经营管理需要，通过对特定组织各种交易和事项资料的搜集、处理、报告和分析，为组织和外部会计信息使用者提供相关信息，以使其作出正确的经营管理决策，完成其生存、发展和获利的管理目标。正是从这个意义上出发，本节将着重从企事业组织与会计信息系统的关系上进行阐述，试图说明会计信息系统在企事业组织中的作用。

一、企事业组织

（一）企事业组织及其分类

企事业组织是指由一定的人员和资源组成的群体，以实现特定的目标。例如，制造企业是工人、管理人员和生产资料的集合体，通过供应、制造与销售活动，满足客户对其产成品的需求，实现企业价值最大化的目标；学校是教师、学生和教学设备的组合，以提供各种教育与培训服务等等。

在现实世界中，企事业组织的经营活动内容不同，规模大小不一，因而其种类也繁多。根据经营目的不同，企事业组织可划分为不同的类型。 1．企业

企业是以获取经营利润为主要目的的组织，从经营活动的内容来看，企业又包括制造企业、商业企业、服务企业等。其中，制造企业生产满足不同消费需要的有形产品，如食品加工厂。商业企业不生产产品，而是从事商品的采购与销售，如超市。服务企业为顾客提供无形和运输服务、中间服务，如航空公司、酒店等。

2．事业

事业组织的种类与数目繁多，如医院、学校、社会团体等，但与企业不同的是其基本目的是提供公共性服务，而不是为追求利润的最大化。 （二）企事业组织的管理功能

会计信息系统存在于任何类型的企事业组织，也适用于任何类型的企事业组织，这一事实不因为会计操作手段的变化而改变。由于企业是数量最多和经营活动最复杂的组织，本书将着重讨论企业组织的会计信息系统。

企业的营运活动是劳动者借助于劳动手段作用于劳动对象的过程，它的营运活动离不开管理，因为构成企业系统的人财物和供产销必须加以合理配置、协调和控制，才能有机地结合起来，以实现企业的整体经营目标。

管理活动是一个复杂的系统工程。一般来讲，各种企事业组织的管理活动包含以下几项基本功能： 1．计划

计划是指预先规划为实现企业既定经营目标所需的长、短期行动方案或措施。广义的计划包括预测、决策和预算。计划是企事业组织生产经营的事前行为，在市场经济环境下，计划职能及其实现尤为重要。

2．执行

执行是指合理地配置各种生产要素和人力资源，指挥各个经济环节与作业过程，协调各项资金最佳流动，借以完成各项预定计划或预算。 3．控制

企事业组织的管理者不仅需要执行生产经营计划，而且必须对生产经营计划的执行过程施以控制。控制是通过复查来进行的，复查是为了验证某项业务活动或整个经营活动的执行结果是否与管理人员的期望结果相一致。复查的结果不是改变预期就是改变业务活动或经营过程的执行，以便使实际的执行结果与预期保持一致。

4．评价

通常管理人员要定期评价经营成果来考察业务活动及经营过程是否正在或已经实现组织的目标。评价是以计划为依据，分析考核业务活动或整个经营过程计划的实际执行情况，找出差距，查明原因，采取措施，纠正偏差，完成计划，实现计划的过程。

（三）信息与管理 1．数据与信息

数据是人们用符号化的方法对现实世界的记录，是用可鉴别

的符号记录下来的现实世界中客观实体的属性值。数据表示的是客观事实，是一种真实存在。例如，“20％”是一项数据，但这一数据除了数字上的意义外，并不表示任何内容。

信息是经过加工，具有一定涵义的、对决策有价值的数据。例如，“30％”是一项数据，但这一数据除了数字上的意义外，并不表示任何内容，而“甲公司对乙公司的股权为30％”对接收者是有意义的，接收者知道“30％”是表示甲公司对乙公司的投资具有控股权或重大的影响能力这一属性值。

由此可见，数据和信息是密不可分的，信息的表达以数据为基础，信息是数据的进一步加工和解释。从数据到信息的转化需要经过三个基本步骤：即数据输入、处理转化、信息输出。

在输入步骤，经营活动的有关数据可能来自企事业组织的外部，也可能来自于企事业组织的内部。无论是外部交易数据，还是内部事项数据，都将根据不同的使用目的加以处理转化为有用的管理信息。

数据的输入、处理转化和输出过程，构成一个信息系统。所谓信息系统包括对有关交易和事项数据的搜集、存储、依据特定规则执行加工处理，以及输出满足特定目的相关信息。例如，企事业组织的会计数据处理过程就是一个重要的信息系统。信息系统又可分为人工处理系统和电算化处理系统。传统的信息系统基本上依赖人工执行数据输入、加工处理和信息输出。随着信息技术的发展，电算化信息系统日趋普及，并成为信息系统的主流。

2．信息与管理

信息对企事业组织及其管理者有着十分重要的价值，因为在管理循环的每个步骤都需要应用相关与可靠的信息，如果没有信息或者信息的质量欠佳，各级管理者就无法做出正确、有效的决策。

信息在管理循环的各个步骤的作用表述如下：

（1）从管理循环的计划功能而言，无论是中长期计划，还是短期计划，都是对未来的策划和预期，而对未来的任何策划与预期，都需要用有关产品的生产成本、销售价格、销售收入等方面的信息，这些信息又需要利用企业以往财务状况、经营成果和现金流量方面的信息。

（2）从管理循环的执行功能而言，同样离不开信息。首先，计划执行过程是在计划信息的指导下进行的，为完成各项经营计划，管理人员需要应用各项预算信息、标准成本等；其次，管理循环的执行过程又是一个产生信息的过程，如计划执行状况的报告与分析，即是计划执行功能

所需的有用信息。

（3）从管理循环的控制功能而言，既需要计划或预算信息，又需要生产经营的实际信息，更需要将计划或预算信息与实际经营信息相比较而揭示的差异信息。前馈控制、反馈控制和防护性控制均需要信息的支持。

（4）从管理循环的评价功能而言，更是建立在相关信息的基础上的。只有如此，评价才有效，才权威。 二、会计信息系统

（一）会计信息系统的涵义

会计信息系统是一个经济信息系统，这个系统对会计主体已经发生和预期发生的经济活动所产生的数据，通过科学的程序和方法，加工生成以财务信息为主的经济信息和相关的非财务信息，供主体内外两方面信息使用者用于经济决策和社会发展决策，并据以实行必要的控制，类似于其他任何信息系统，会计信息系统同样包含输入、处理和输出三个基本构成要素。

在输入环节，会计信息系统侧重确认企事业组织经营管理过程中所发生的内外部交易或事项数据，以判定其能否进入会计信息系统处理，以什么类项目反映，并且根据既定的会计准则、制度予以定量化记录和反映。

在处理环节，已输入会计信息系统的数据必须经过诸如记录、分类、汇总等一系列的会计处理，方可把输入会计信息系统的数据转化为满足特定管理或其他需要的有用信息。

在输出环节，把已经处理的会计信息按照既定的报告格式和时间传递给特定会计信息使用者，以满足他人在决策过程中对会计主体的各种信息需求。

（二）会计信息的使用者

会计信息系统的目标旨在提供会计信息。在现实生活中，与会计信息提供者相对应，自然存在着会计信息使用者，会计信息的提供者和会计信息使用者构成会计信息的供需双方。会计信息使用者有内部使用者和外部使用者。

1，内部使用者

内部使用者主要是指企业内部的各阶层管理人员，上至总经理，下至各个生产班组长。内部使用者利用会计信息（包括财务会计信息和管理会计信息，尤其是管理会计信息），借以作为生产经营管理各种决策的重要依据。他们所处的地位不同，管理的范围不同，需要凭借会计信息作出的决策各异。比如，总经理需要有关供应、生产、销售、利润等方面的预算执行情况的全部信息；班组长却需要关于所属职工生产耗费与定额成本差异方面的信息，以利于对生产作业的控制。

2．外部使用者

外部使用者是指企业外部与企业有关利害关系的各方，包括股东、债权人、政府机构、供应商、客户、社会公众等各个方面。他们需要的是企业关于财务状况、经营成果及现金流量方面的会计信息，其获取会计信息的方式主要是通过资产负债表、利润表、现金流量表及其有关附表来实现的。当然，外部使用者由于和会计主体的利害关系不同，通过财务会计报告使用会计信息的侧重点也不同，如股东关心会计主体经营成果方面的信息，而债权人则更关注会计主体能否按期支付利息以及到期偿还借款本金的能力。

（三）会计信息系统的目标与会计信息质量特征

目标是信息系统的基本特征，会计信息系统也不例外。会计信息系统的目标是由会计信息使用者的需求决定的。会计信息系统的基本目标是向会计主体内、外部众多的会计信息的使用者提供有用的会计信息。

会计信息系统为实现其目标，就必须做到其所提供的信息在内容上和质量上是足以支持会计信息使用者决策行为的。具体阐述如下： 在内容上，会计信息系统能够提供会计主体有关日常交易和事项的记录信息、管理决策信息和资产受托责任的信息。

在质量上，因会计信息系统被区分为财务会计与管理会计两个子系统，二者的服务对象又不尽相同，所以，财务会计与管理会计在信息质量要求上亦是有别的。具体表现为，财务会计强调会计信息的真实性和完整性，而管理会计则更看重会计信息的及时性和决策相关性。

（四）会计信息系统的构成

如前所述，会计信息系统在会计学中被区分为财务会计与管理会计两个子系统（或分支）。其中：财务会计统一以货币形式反映企业的经营活动，必须严格遵循会计准则，从凭证、账簿到报表，对有关资料逐步进行综合，要严格按照既定的会计程序进行，具有比较严密而稳定的结构。管理会计不同于财务会计，它主要是为企业内部改善经营管理提供有用信息，它在许多方面可以不受会计准则的约束，结构比较松散，领域更加广阔，方式方法也更加灵活多样。财务会计与管理会计是会计信息系统整体中的两个分支，二者的基本关系是同源、分流的。所谓“同源”是财务会计和管理会计的数据来源均依赖于“凭证系统”，无论是财务会计，还是管理会计，二者在信息收集方面均不独立于对方另搞一套。所谓“分流”是从“算账”这个环节开始，二者在算账的内涵、外延及其方法上有所不同，但最终殊途同归，都在“报表系统”上汇合。

三、会计信息系统在企事业组织中的作用 （一）会计信息系统在企事业组织中的作用

会计信息系统是企事业组织管理信息系统中惟一正式的子系统，也是一个重要的子系统。会计信息是企事业生产、管理决策中使用最多的信息，在现代组织决策中处于中心和主导地位。我们之所以倡导建立以会计为中心的企事业组织管理模式，是因为：企事业组织中的资源有物流、价值流和信息流之分，而在这些资源中会计是以货币的价值形式反映和监督企事业整个生产经营活过程的，因此，会计信息系统反映的内容涉及供产销每个环节，组织的每个部门及员工。会计从价值流的角度，既反映物流的静态和动态变化，同时，也指导和协调物流过程和结果，其表现形式又是以信息的方式进行的。会计信息系统在企事业管理信息系统中的重要地位，是由它本身的特点决定的。

（二）会计人员在会计信息系统中的作用

会计人员是会计工作的主体，无论是在传统的会计信息系统中，还是在现代会计信息系统中，会计人员与会计信息系统之间有着密切的联系： 1．会计人员是会计信息系统的组成要素，是会计工作的主体。会计信息系统是由会计人员、会计法规与会计制度、会计操作手段、会计方法与程序、会计要素及其内容组成的有机整体。尽管随着社会经济环境与科学技术的进步，会计信息系统在不断的发展变化，但会计人员作为会计活动中的主体地位是始终没有改变的。

2．会计人员是会计信息的管理者，在企事业组织中，采用什么的会计模式，如何运行，内部控制制度怎样建立，经济业务与会计事项如何确认，计量、记录、报告，都离不开会计人员的参与和工作。不仅如此，企事业各项经济活动及资源利用的绩效评价，经营管理，战略决策，成本控制，也与会计工作密不可分。

由于会计人员在会计信息系统中的地位所决定，在未来知识经济和信息化社会中，会计核算、管理、决策面临着更加纷繁复杂、变化无常的环境，这就需要会计人员，在学习中实践，在实践中学习，不断提高自身的业务技能和专业素质，才能适应未来的学习化社会，发挥会计人员在会计信息系统中的主体作用。

第二节 会计电算化的意义

电算化会计是随着现代化信息技术的发展而诞生的一门新兴的综合性、边缘性的学科。由于它和现代信息技术水平紧密相联，导致其在发展过程中的变化日新月异。从早些时候的“电子计算机在会计中的应用”，发展到后来的“会计电算化”，再到今天的“电算化会计信息系统”，乃至将来的“会计信息化”。那么，什么是会计电算化，会计电算化的特点是什么，为什么要开展会计电算化，这是在学习电算化会计时首先要解决的问题。

一、会计电算化的涵义

会计电算化是以电子计算机为主的，把电子信息技术应用到会计中的简称，是电子计算机代替人工记账、算账与报账，以及部分替代人脑完

成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，也是会计工作不断进步与发展的需要。

目前，电算化会计已成为融会计学、管理学、电子计算机技术、信息技术为一体的一门边缘学科。人们把会计学的这一新兴分工称为电算化会计，其主要任务是研究在会计实务中如何应用电子计算机及其对会计理论的影响，以便更好地发挥会计在经营管理中的职能作用。

会计电算化是广大会计人员用电子计算机处理会计数据并生成会计信息的通俗、笼统的称呼，是会计工作现代化的重要标志。对会计电算化的理解是正确认识电算化会计的前提，为此，有必要搞清下述问题。

（一）会计数据与会计信息

数据是指从不同的来源和渠道取得的原始资料。一般来说，数据还不能作为人们判断、得出结论的可靠依据，数据包括数字数据与非数字数据。在会计工作中，从不同的来源、渠道取得的各种原始会计资料称为会计数据，比如某日仓库的进货量、金额，某日某零件的生产量等等。

会计信息与会计数据是两个紧密联系而又有着本质区别的概念。会计信息是通过对会计数据的处理而产生的，会计数据也只有按照一定的要求或需要进行加工处理，变成会计信息后才能满足管理的需要，为管理者所用。但会计数据与会计信息并没有截然的界限。有的会计资料对一些管理人员来说是会计信息，对另一些管理人员来说则需在此基础上进一步加工处理，才会成为会计信息。比如，某车间某月某部件的成本资料，对车间的管理员即是会计信息。但对企业领导来说，需要的是企业的成本资料，因此该部件的车间成本资料仅是会计数据，还需进一步的处理。

（二）会计数据处理

会计数据处理是指对会计数据进行加工处理、生成管理所需会计信息的过程。其一般要经过采集、录入、传输、加工、存储、输出等环节。会计数据处理不仅包括为提供对外报表所进行的一系列记账、算账、报账等工作，而且还包括在此基础上为提供控制、预测、决策所需会计资料所进行的处理工作。会计数据处理是会计工作的重要内容之一，是进行其他会计工作和管理工作的基础。会计数据处理有手工处理、半手工处理、机械化处理、电子计算机处理四种处理方式。电子计算机处理是指应用电子计算机技术处理会计数据，这种处理方式是本书的主要讨论对象。

（三）会计电算化

“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中，更具体地说，是指应用各种软件（主要指会计软件）指挥各种计算机设备替代中工完成，或完成在手工下很难完成，甚至无法完成的会计工作的过程，其是“电子计算机技术在会计工作中应用”的代名词。这是会计电算化的基本含义。

（四）电算化会计

随着计算机技术特别是计算机网络技术的飞速发展，人们已经不满足于使用计算机替代手工进行会计数据处理。面对瞬息万变的市场和顾客需求的五彩纷呈，企事业组织，尤其是企业必须具有迅速适应市场新机遇和客户新需求的能力。这种能力的形成需要建立一个在计算机基础上的，以会计系统为核心，集业务处理、计划管理、资源管理、财务会计和人力资源管理于一体的集成化系统。这个系统是基于计算机网络的，服务于会计——业务一体化的全新的会计信息系统，即电算化会计。从“会计电算化”到“电算化会计”绝不仅仅是一个概念的变化，而是一种理念的变化。它反映了人们对计算机系统与会计相结合的本质认识，从而为计算机技术、信息技术、网络技术在会计工作中发挥更大的作用奠定了坚实的思想和理论基础。

二、会计电算化的特点

会计电算化不仅是核算工具的变化，而且使传统的手工会计处理方式也产生了一系列的变化。下面通过手工会计与电算化会计的比较，明确电算化会计系统的特点。

（一）手工会计和电算化会计的相同之处 1．目标一致

无论是手工会计还是电算化会计系统，最终目标仍然是全面、准确、及时地提供会计信息，加强经营管理，提高经济效益。 2．遵循会计基本理论和会计基本方法，遵守会计法规和会计准则

会计理论是会计工作的指导思想，会计方法是会计工作的实践总结，会计电算化仍要遵循会计基本理论和会计基本方法。会计法规是会计工作的法律依据，会计准则是指导会计工作的规范，会计电算化理应在会计法规和会计准则的规范下实现。

3．会计工作要求相同

（1）采集会计数据，编制记账凭证并记账；

（2）对会计数据进行加工处理，如分类、计算、汇总、分配、转账，结账、检索和传递； （3）存储记录和相关数据；

（4）定期编制出会计报表，满足各类管理部门与人员的信息需求；

（5）保存会计档案。会计档案是会计的重要历史资料，必须按照规定期限和要求妥善保管，并方便查阅与审查； （6）利用会计资料，进行会计预测、决策、预算、控制、评价的程序和方法。 （二）手工会计和电算化会计的区别 1．计算工具不同

手工处理使用的计算工具是算盘、计算器，电算化后主要是电子计算机。 2．处理速度、正确性与深度不同

计算机处理数据的能力、速度是手工处理无法比拟的，而且只要硬件、软件工作正常，输入的数据正确，产生的结果必然正确。由于数据量多、计算工作量大等已不是电算化会计系统的主要矛盾；相反地可以充分利用计算机速度快的特点，为采用更科学的核算方法，更有效的数学模型与管理模型，从而及时获得更新、更丰富、更准确的会计信息提供了便捷、有效的途径。

3．会计信息的存储介质不同

手工会计的所有会计信息都以纸张为介质，电算化后会计数据的存储方式转变为以磁介质为主，纸介质为辅的形式。其优点是存取、传递速度快，占用空间小，成本低，检索、传递及再处理方便，容易复制与长期保存，数据内容不可见，必须使用专用设备及软件阅读，可以保留更丰富完整的会计信息。缺点是磁介质存储的数据文件容易复制、篡改与删除，并且不留痕迹，这就要求从硬件、软件上进行控制，制定有效的内部控制制度，以杜绝不应有的差错、舞弊与破坏。

4．账务处理程序不同

手工处理是各单位根据本单位规模、数据量、业务特点、管理要求及核算的繁简程度等因素，确定一种账务处理程序。但无论是记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序或汇总记账凭证账务处理程序，都避免不了重复转抄会计数据，随之而来的是会计人员和处理环节的增多，若不加强内部牵制和相互核对，难免发生差错和弊端。电算化可以采用科学的账务处理程序，使整个会计数据处理过程分为输入、处理和输出三个环节，全部处理过程在软件自动控制下在机内迅速完成，需要的处理结果或任何中间资料，都可以通过打印或查询获得。这样就避免丁重复处：理，实现了“多式记账”，有利于会计工作标准化和规范化。

5．会计信息的变换方式不同

在电算化会计环境下，企业的生产、销售、财务、人事等业务部门在网络环境下协同工作，所产生的各类信息存储于集成的数据库中，信息用户可以通过对数据库的实时访问，获取自己所需要的数据；同样，会计系统也可主动通过In”anet把会计信息向企事业组织的内部网页上发布，通过Internet把信息向企事业组、织的外部网页上发布。电子联机实时报告将更具个性化、更便捷，的会计信息传递给会计信息使用者，以满足他们进行各种决策对会计信息的需要。

6．内部控制制度不同

手工会计在长期的实践中，形成了一套行之有效的内部控制制度，从而保证了账证相符、账账相符和账实相符。电算化后，会计数据进入系

统被自动、连续地处理，中间过程不需要人为干预，许多传统的控制程序失去了作用，由单纯的人工控制转变为人机控制。其主要控制点有：把好数据输入关，将非法数据排除在系统之外；处理中和处理后应随时进行数据一致性检查，并通过操作员授权、提供运行标志，软件上采用容错、检错的纠错技术，重要处理前自动保留副本，数据定期备份、设置并控制运行状态等手段来加强内部控制，从而保证了系统的安全与可靠。

7．会计信息系统的设计方法不同

从手工处理到会计电算化，会计数据处理的物质基础和应用环境发生了根本变化。因此，在电算化会计信息系统的设计中，记账方法的选用，会计科目的设置，凭证账簿格式的确定，核算过程的设计，会计报表的定义等，都应该从手工和计算机两方面综合考虑，并充分体现计算机数据处理的特点，科学地安排处理系统，而不能把电算化会计信息系统设计成手工会计系统的复制品。

8．会计工作的组织机构不同

手工会计以核算内容来设置会计岗位，一般来说，划分为出纳、财产物资核算、工资核算、成本费用核算、财务成果核算、资金核算、往来核算、总账报表等，它们之间通过信息资料的传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使会计工作正常进行。电算化后，会计组织机构的划分以数据处理的不同形态为主要依据。一般设置数据收集、凭证编码、数据处理、信息分析、系统维护等部门或岗位。以数据形态来设置会计机构，使会计信息的提取和使用更适合现代化管理的要求。

9．会计人员的素质要求不同．

手工会计处理方式下的会计人员均为会计专业人员，只要具备会计专业知识，就能处理会计业务。电算化后会计人员的知识结构发生了根本变化，要求不但能精通会计专业知识，而且要熟悉计算机软硬件，今后的会计人员必须是熟悉会计与计算机的两栖人才。

三、会计电算化的意义

我国会计电算化的迅速发展和普及，对会计改革的顺利实施起到了重要作用，使会计工作发生了巨大的变化。具体讲，会计电算化的意义如下：

（一）减轻了会计人员的工作强度，提高了会计工作的效率

实现会计电算化后，只要将原始凭证或记账凭证输入电子计算机，大量的数据计算、分类、存储等工作，都可由计算机自动完成。不仅可把广大会计人员从繁重的记账、算账、报账工作中解放出来，而且由于电子计算机的计算速度是手工的几十倍、几百倍，因而大大提高了会计工作的效率，使会计信息的提供更加及时。

（二）促进了会计I作的规范化，提高了会计工作的质量

由于在电子计算机应用中，对会计数据来源提出了一系列规范化的要求，在很大程度上解决了手工操作中不规范、易出错、易疏漏等问题。因此，促使会计基础工作规范化程度不断提高，使会计工作的质量得到进一步保证。

（三）促进了会计工作职能的转变，提高了会计人员的素质

采用计算机后，提高了会计工作效率，会计人员可以有更多的时间和精力参与经营管理，从而促进了会计工作职能的转变。同时，无论从主观愿望，还是客观要求，都要求会计人员努力学习，不断提高自身业务素质。

（四）为整个管理工作现代化奠定了基础

据统计，会计信息约占企业管理信息的60％～70％，而且多是综合性的指标。实现会计电算化后，就为企业管理手段现代化奠定了重要的基础，就可以带动或加速企业管理现代化的实现。

（五）促进会计自身的不断发展

会计电算化不仅仅是会计核算手段的变革，还必将对会计核算的方式、内容、方法、会计核算资料的保存，以及会计理论等产生重大的影响。在手工方式下，复杂的计算方法往往很难或很少应用，而这些方法往往更能客观地反映实际财务状况，实现会计电算化后，复杂的计算方法已不再是什么难题了；同时那些繁琐、人们不易记忆的运算条件也都由计算机来自动判断，设计会计制度不再需要考虑会计核算方法的简化了。

第三节 会计电算化的内容

随着会计电算化事业的发展，会计电算化的内涵日益丰富，内容更加广泛，可以从不同的角度进行归纳。会计电算化的内容有广义和狭义之分。

一、广义会计电算化的内容 （一）会计电算化的组织

组织工作是一切工作的重要内容，对会计电算化也不例外。会计电算化的组织工作主要包括单位会计电算化机构的设置、会计电算化宏观管理体制的建立、电算化会计信息系统队伍的组织。单位组织机构的设置主要是指根据单位的总体情况和计算机的应用情况，按效率、效益的原则，调整和设置单位的机构与岗位及职责的划分；会计电算化宏观管理体制的建立主要指负责会计电算化宏观管理的机构设置及职责的划分；电算化会计信息系统队伍的组织主要指为建立电算化会计信息系统而组建的实施小组的组织。

（二）会计电算化的规划

会计电算化是一项庞大的系统工程，做好规划是搞好会计电算化工作的重要手段和保证。会计电算化规划可分为单位会计电算化规划、会计电算化的宏观发展规划及电算化会计信息系统实施计划。单位会计电算化规划是指一个单位确定近几年单位会计

电算化应达到的目标及为分步实现这个目标所做的安排，会计电算化的宏观发展规划由财政部门及各行业主管部门制定；其主要是为促进会计电算化事业的发展，而制定的国家、地区、行业的会计电算化工作目标、发展方向及实施办法。电算化会计信息系统的实施计划主要是指为建立电算化会计信息系统所作的安排

（三）电算化会计信息系统的建立

电算化会讨信息系统的建立是指建立电算化会计信息系统的全过程，包括实施队伍的组织、硬件的购置、系统软件的配置、会计软件的取得（开发、购买）、新旧系统的转换等内容。实施队伍的组织一般是指组建一个负责系统建立工作的实施小组。硬件及系统软件的配置主要是指根据规划及实施计划的要求，配置将建立的电算化会计信息系统所需的计算机硬件及相应的系统软件。会计软件的取得主要是指取得开展会计电算化工作所需的会计软件，主要有开发、购买等取得方式。新旧系统的转换主要是指旧系统向新系统过渡过程。包括新旧系统的并行运行，进一步检查建立的新系统的正确性、安全性、可靠性；旧系统向新系统的转换等内容。

（四）电算化会计信息系统的管理．

电算化会计信息系统的管理主要是指怎样运行、怎样更好地运行已建立的计算机系统和怎样保证计算机系统的安全、正常运行。一般来说，主要包括以下内容：电算化会计信息系统的人员管理、使用管理、维护管理、档案管理、财务管理。

（五）会计电算化人才培训

会计电算化是一项高技术的工作，其不仅需要会计、计算机的专门人才，也需要既懂会计，也懂计算机技术的两栖人才。当前，我国严重缺乏这些人才，搞好会计电算化人才的培训是当务之急。会计电算化人才的培训主要是多渠道、多方式、多快好省地培训各种急需人才。

（六）会计制度的建设

现行的财务、会计制度主要是以手工核算为基础的，电算化后，不仅使核算手段发生了重大变化，而且还改变了大量的手工处理习惯和方法，对单位会计管理的方法、程序、核算体系产生巨大的影响。制定的会计制度需要考虑会计电算化的要求，作出相应的变动。加强会计制度的建设是会计电算化宏观管理的重要内容。

二、狭义会计电算化的内容

（一）会计核算电算化

会计核算电算化是会计电算化的第一个阶段，在这一阶段完成的任务主要包括：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计核算电算化主要是指这几个方面运用会计核算软件，实现会计数据处理电算化。．1．设置会计科目电算化

设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的．初始化功能是在软件开始正式投入使用时运用的，除了输入总分类及明细分类会计科目名称和编码外，还要输入会计核算所必需的期初数字及有关资料；计算有关指标需要的各种比例；选择会计核算方法，包括借贷记账法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证；输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

2．填制会计凭证电算化

会计凭证包括原始凭证和记账凭证，对这两类凭证的处理方法，在各个会计核算软件中是不同的。记账凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计软件是要求会计人员手工填制好记账凭证，再由操作人员输入电子计算机；有的会计软件是要求会计人员根据原始凭证，直接在计算机屏幕上填制记账凭证；有的

会计软件是要求会计人员直接将原始凭证输入电子计算机，由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记账凭证。前两种方法比较接近，区别只在一个是输入已经手工写好的记账凭证，一个是边输人边做记账凭证，但都是把记账凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别，它不是由人工来做记账凭证的。

3．登记会计账簿电算化 会计电算化后，登记会计账簿一般分两个步骤进行，首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内账簿，其次是把机内会计账簿打印输出。1996年财政部发布的《会计基础工作规范》考虑到了电算化的要求，对电算化条件下登记会计账簿做出了规范，改变了过去设计制度时主要考虑手工方式操作的作法。

4．成本计算电算化

根据账簿记录，对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用，进行成本核算，是会计核算的一项重要任务。在会计软件中，成本计算是由计算机根据机内上述费用，按照会计制度规定的方法自动进行的。许多商品化会计软件提供了多种成本计算方法供用户使用，定点开发会计软件提供的成本计算方法，则相对少一些。

5．编制会计报表电算化

编制会计报表工作，在通用会计软件中都是由计算机自动进行的，一般都有一个可由用户自行定义报表的报表生成功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化也都可以适应。但是在各个会计软件中，这个功能模块的开发水平有很大的差别，有的灵活性比较强，有的则比较差。

（二）会计管理电算化

会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他有关数据，借助计算机会计管理软件提供的

功能和信息，帮助会计人员合理地筹措和运用资金、节约生产成本和经费开支、提高经济效益。会计管理电算化主要有以下几项任务。 1．进行会计预测

根据计算机内存储的会计核算历史数据，并按照现有条件和要求，在会计管理软件的指挥下，补充输入计算机一部分数据，并选定预测方法后由计算机进行预测和输出预测结果。

2．编制财务计划

财务计划是会计预测的系统化和具体化，可由计算机自动完成，编制计划的方法需要事先在会计管理软件中加以定义。 3．进行会计控制

主要通过成本控制软件和责任会计软件来实现，这两个软件是会计管理软件的两个部分，都需要会计核算软件提供详细的数据。 4．开展会计分析

采用会计管理软件分析和评价计划的完成情况，找出差距和努力的方向。 （三）会计决策电算化

会计决策电算化是会计电算化的最高阶段，在这个阶段由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。会计决策软件根据会计预测的结果，对产品销售和订价、生产、成本、资金和企业经营等内容进行决策并输出决策结果。

第四节 会计电算化的任务与原则

一、会计电算化的任务

概括地说，会计电算化的任务就是通过会计核算、分析、决策手段的现代化，提高会计工作的地位，实现会计工作的现代化，进而促进微观和宏观管理的现代化，为提高宏观和微观经济效益服务。具体说来，包括以下几方面：

（一）通过核算手段的现代化，使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，参与经营决策

会计电算化，首先就是使财会人员从繁重的核算工作中解脱出来，减轻工作量。这样，许多经验丰富的会计人员，从繁杂的核算工作中解脱出来，充分利用他们的经验与知识，为企事业单位的管理出谋划策。

（二）利用计算机的优势，及时、精确、灵活、有效地利用会计信息，为会计参与经营、参与决策提供竖实的基础

首先，会计电算化可利用计算机运行速度快、处理精确度高、存贮量大、处理方便、灵活、能连续工作、多台计算机联网可实现实时处理等特点，改变手工状态下，受人的阅读速度、记录速度和运算速度的制约，反馈会计信息慢的状况，改变在会计人员有限的情况下，为了按时结账、上报报表，简化核算方法和核算内容，降低提供信息精度的作法，从而使从根本上改善会计工作提供会计信息的精确度，数量，及时性成为可能。其次，并非所有管理人员都精通会计业务，但他们需要会计工作提供大量的管理信息。会计电算化后，即可利用计算机提供的查询、排序、检索等功能，灵活提供会计信息，并可利用计算机的优势，将同样的数据以不同的形式提供给管理者，为管理服务。由此可见，会计电算化后，我们可利用计算机提供精确、及时、大量的会计信息，为会计参与经营、参与决策服务。

（三）通过核算手段和分析决策手段的电算化，使会计的两个分支——财务会计与管理会计更有效、更高效率地相互结合、互相补充，充分地发挥令计参与经营、参与决策的作用，推动会计向管理型会计的转变

首先，会计屯算化后，会计人员可利用计算机的优势，采用各种管理会计的方法，对原有的会计数据进行灵活的处理，生成各种管理所需的信息，例如，实行责任会计，往往需要会计人员登记两套账，在手工方式下，近乎不可能。电算化后，只要软件设计得当，登记一套账，生成两套数据不成问题。其次，会计电算化能使广大会计人员从繁重的手工操作中和日常的事务性工作中解脱出来，可利用电算化会计系统提供的各种管理信息，积极参与决策、参与经营。、

（四）实现会计电算化，促进微观管理和宏观管理的现代化

管理现代化要求管理手段现代化、管理方法定量化、管理组织合理化和管理思想现代化。会计工作是经济管理工作的重要组成部分，会计电算化在管理现代化中有着特殊的作用。首先，会计电算化有助于推动企业管理现代化。在现代社会中，企业不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现管理的现代化，借以提高经济效益，使自己在市场竞争中立于不败之地。会计工作是企业管理工作的重要组成部分，会计电算化在企业管理现代化中有着特殊的作用。这不仅有助于推动管理手段的现代化，而且也有利于各种现代管理方法的应用，还有利于管理组织机构的合理化。其次，会计电算化有助于推动宏观管理的现代化。由于企事业单位的会计部门是宏观管理信息的主要来源之一，且在国家各项方针、政策的制定、

贯彻执行中起着监督与保证作用，所以会计工作是一切宏观经济管理的基础。因此会计电算化在宏观管理现代化中能起到巨大的推动作用。

二、开展会计电算化的原则

会计电算化的主要目的是，通过核算手段的现代化，提高会计信息搜集、整理、反馈的灵敏度和准确度；通过会计管理决策手段的现代化，提高会计的分析决策能力，从而更好地发挥会计参与管理、参与决策的职能，为提高现代化管理水平和提高经济效益服务。因而开展一切会计电算化工作都要以提高经济管理水平和经济效益为中心。一般来说，在开展会计电算化工作中应遵循以下几项基本原则：

（一）致用原则

无论是会计核算电算化系统，还是会计管理电算化系统，最终都要输出信息，如果输出的信息不能为经济管理部门所用，则是无效信息，不能产生效益。单纯的装点门面，或为应付上级检查、评比，就不能真正搞好会计电算化。

（二）需要与可能相结合的原则

会计电算化工作要耗费一定的人、财、物，而经济管理的要求是无限的。因此，现有条件下不可能都满足这些要求。所以，开展会计电算化工作首先要考虑到承受能力、耗费和效益的对比情况。包括三个方面：一是经济上是否可行；二是技术上能否实现；三是现有管理水平是否跟得上，主要指组织工作和会计基础工作。

（三）最佳效奉原则

在我国目前的情况下，许多单位无论在技术上，还是管理水平上，还不存在开发一个完整的计算机会计信息系统的条件。我们认为，一般单位不宜过分的追求系统全面的电算化，要切实结合自己的需要，有选择、有重点的开发，要坚持“面向普通会计人员，采用实用先进技术”的开发方针。行业会计电算化工作也

不具备在所有所属或行业管理范围内的单位都应用计算机技术，或都采用高、新、尖的计算机技术来实现计算机处理。

第五节 我国会计电算化的发展

一、我国会计电算化的沿革

我国会计电算化工作起始于20世纪70年代末，迄今为止，可以说经历了三个阶段，即缓慢发展阶段、自发发展阶段、逐步走上了有组织、有计划发展的阶段。

（一）缓慢发展阶段（1983年以前）

这个阶段起始于70年代少数企业单项会计业务的电算化。主要特点是：（1）单项会计业务的电算化，最为普遍的是工资核算的电算化，（2）还处于试验探索阶段；{3）后期对会计电算化重要性已有所认识。

这个阶段我国会计电算化工作发展缓慢的主要原因有，（1）我国的会计改革工作当时主要是适应刚刚起步的经济改革，工作重点是恢复、健全会计核算制度，对会计电算化的需求尚不高；（2）当时，会计电算化的专业人才奇缺，计算机专业人才相当缺乏，既懂会计又懂计算机的人才更是寥寥无几，（3）设备缺乏，价格性能比不能满足普通企业的需要，系统软件的汉化工作也不理想，尚缺乏会计电算化的物质技术基础，

（二）自发发展阶段（1983午一1986年）

此时，新技术革命的浪潮波及整个中华大地，1983年国务院成立了电子振兴领导小组，在全国掀起了计算机应用的热潮，会计电算化也不例外。这个阶段的主要特点为：（1）采用工程化方法开展会计电算化工作和开发会计软件的少，多是单位各自为阵，

自行组织开发会计软件，低水平重复开发现象严重；会计软件多为专用定点软件，通用性、适应性差；盲目上马，浪费严重。（2）单位会计电算化工作的开展缺乏与之相配套的各种组织管理制度及其他控制措施。（3）在宏观上，缺乏统一的规划、指导与管理，没有相应的管理制度。（4）开始了既懂会计又懂计算机人才的培训工作，自1984年起财政部科研所、中国人民大学、上海财经大学等开始招收会计电算化研究方向的研究生。（5）注重了会计电算化实践经验的总结和理论研究工作。

（三）逐步走上有组织、有计划发展的阶段（1986年至今）

随着会计电算化工作的逐步深入开展，要求加强组织、规划、管理的呼声越来越高，各地区、各部门也逐步开始了对会计电算化工作的组织与管理工作。这个阶段主要有以下特点：（1）涌现出一批会计电算化的先进单位，他们开发了一些质量较高的专用会计软件，并在电算化后的组织管理上积累了一些经验。（2）会计软件的开发向通用化、规范化、专业化、商品化方向发展；出现了一批开发和经营商品化会计软件的单位。（3）主管部门组织开发、推广会计软件取得显著成效。（4）各地、各主管部门加强了会计电算化的组织、指导、管理工作。（5）一大批单位甩掉了手工账，实现了会计核算业务的电算化处理。（6）以财政部为中心的会计电算化宏观管理体系正在形成。（7）会计电算化的理论研究工作开始取得成效。（8）逐步培养和形成了一支力量雄厚的会计电算化队伍。（9）与单位会计电算化工作的开展相配套的各种组织管理制度及其他控制措施逐步建立和完善起来。

二、会计电算化的现状

纵观我国会计电算化的发展历程，其发展有如下特点： （一）起步较晚

我国的会计电算化起始于20世纪?0年代末，而这时发达的

资本主义国家的管理电算化工作已进入联网，建立起有机组合的管理信息系统。 （二）发展迅速

发达资本主义国家的会计电算化工作一般都经历了手工处理会计数据到以穿孔卡片为录入方式的半手工、半机械化处理会计数据，再到电子计算机处理会计数据这三个阶段，而我国则直接从手工过渡到计算机处理。

（三）单位与主管部门联动

基层单位的会计电算化工作推动了电算化会计管理的发展。财政部门、主管部门在会计软件的开发、推广应用上起了很大的推动作用。 （四）水平参差不齐

一方面，有许多先进实用的会计软件，但同时也存在许多低水平的会计软件；另一方面，在上海市、北京市、吉林省、江苏省等发达地区，会计电算化普及率较高，而在另一些经济不发达的地区，会计电算化普及率则较低。

三、我国会计电算化的发展趋向

我国的会计电算化事业如火如荼、方兴未艾。面对改革的时代，新技术的浪潮，将有以下发展趋向。 （一）以机代账单位将逐步扩大

自财政部1989年颁布了《会计核算软件管理的几项规定（试行）》之后，大量的单位实现了以机代账，真正实现了会计电算化。随着评审工作和以机代账审批工作的深入开展，将会有更多的单位用计算机代替手工会计工作。

（二）向“管理一体化”方向扩展

这里所说的“管理一体化”是指从整个单位的角度开展计算机在管理中的应用工作。会计电算化只是整个管理电算化的一个

有机组成部分，其需要其他部门电算化的支持，同时也给其他部门提供支持和提出要求。如今许多单位的会计电算化已有了一定的基础，具备了向其他部门扩展的条件。网络、数据库等计算机技术的发展也在技术上提供了向管理一体化发展的可能。从发展趋势来看，会计电算化将逐步与其他业务部门的电算化工作结合起来，由单纯的会计数据处理的电算化向形成本单位的财务、统计信息综合数据库，综合利用会计信息方向发展。

（三）单位会计电算化与行业会计电算化相互渗透，相互促进

单位会计电算化是主管部门会计电算化的基础，反之主管部门的电算化将促进单位的会计电算化工作。在我国宏观管理向现代化进军的今天，主管部门与基层单位的会计电算化工作还将继续相互促进和相互渗透。

（四）软件技术与管理组织措施日趋结合

电算化会计信息系统是人一机系统，仅有一个良好的软件是不够的，必须有一套与之紧密结合的组织措施，才能充分发挥其效用，保证会计信息的安全与可靠。在会计电算化的初期，重点主要放在软件的开发与应用上，随着会计电算化工作的进一步深入，与计算机应用相适应的管理制度建设，将与软件的应用并驾齐趋，在实践中逐步完善起来。

（五）软件的开发和安装日益工程化

准确透彻地了解用户需求是一个软件开发与安装的首要工作，采用工程化的方法开发与安装应用软件是当前国际流行趋势。我国会计软件开发也正从以往的经验开发向科学化的工程方法转化。随着商品化会计软件日益增多，竞争日益加剧，充分满足用户需求的工程化方法也将进一步完善起来。

（六）会计电算化管理将向规范化、标准化方向发展，软件的开发与安装日益工程化，以充分满足用户需求

标准的账表文件格式将由有关权威机构统一制定出来，以解决各种会计软件之间的接口问题、会计信息的相互传递问题、会计电算化后的审计问题，从而更为充分和更为广泛地利用会计信息。

会计电算化的宏观管理将向规范化和标准化过渡。规范化的软件开发、评审、验收等规范和标准化的文档、管理制度、账表数据文件将逐步出台。

（七）商品化会计软件市场将全面形成

在向现代化管理进军的今天，商品化会计软件的买方市场早已形成。随着商品化会计软件日益增多、日趋成熟，维护队伍的日益壮大，我国的商品化会计软件市场将全面形成。

（入）商品化会计软件与专用软件将结合起来

多数单位不可能也没有必要集中各种软件技术的专家开发会计软件，反之商品化会计软件也不可能完全汇合各种单位的管理需要。选用适用的商品化会计软件，再在此基础上完善补充本单位管理所需的计算机程序，或在自行开发的基础上，结合选用商品化会计软件，即可利用购买商品化软件费用省、先进、实用的优势，也可弥补其不能充分满足管理需要的缺陷。这是我国会计电算化发展的又一趋势。

（九）与手工会计制度融合为一体的会计电算化管理制度体系将全面形成

目前，我国的会计电算化管理制度还不健全。随着宏观管理工作的逐步开展和经验的积累，集会计软件的开发、评审、验收规范，各有关管理部门的责权，电算化后的岗位责任制，人员管理制度，档案管理制度，各种标准账表文件为主体的电算化管理制度体系将逐步形成与完善。

（十）为宏观管理服务的各级会计信息中心将逐步建立起来 会计电算化从主要为微观经济服务，开始转向同时为宏观经

济管理服务，为了使会计信息在宏观管理中发挥更大的作用，有必要并已经开始建立以微观会计信息为基础，计算机为手段，搜集、处理和利用会计信息的，从中央到地方的各级会计信息中心。

复习思考题：

1．什么是数据?什么是信息?它们的共同点与区别是什么? 2．何为会计数据?何为会计信息?

3．何为会计信息系统?会计信息系统有哪些特点? 4．什么是组织?组织有哪些类别?

5．会计信息系统在企事业组织中的作用是什么?

6．什么是会计电算化?电算化会计与手工会计有哪些共同点?又有哪些不同点? 7．会计电算化的内容是什么?

8．试分析我国会计电算化的发展趋势。 第二章 会计电算化的实现

[教学目的与要求]

通过本章的学习，使学生了解企事业组织会计电算化的规划与策划，熟悉会计电算化的物质基础，掌握企事业组织会计电算化的基本条件及其实施。

[教学重点与难点]

本章的教学重点是企事业组织会计电算化的基本条件及其实施，难点是会计电算化的物质基础。 [教学时数] 2个课时

第二章 会计电算化的实现

第一节 企事业组织会计电算化的规划与策划

一、企事业组织会计电算化的组织策划机构

一项工作的成功与否首先取决于领导是否重视，但是组织、策划与计划的好坏也将决定其能否成功。要组织并规划好会计电算化工作，首先必须抽调一些精干的人员建立一个组织策划机构来具体负责这项工作。这个机构的任务和职责是：（1）组织制订会计电算化发展规划和计划；（2）确定计算机硬件和系统软件的配置；（3）开发或购买会计软件；（4）组织制订单位会计电算化管理制度；（5）组织本单位会计人员的会计电算化培训，为电算化会计系统的正常运行打好基础；（6）电算化会计系统投入使用后要按设计要求及时组织输入数据，并操纵计算机完成会计核算和管理任务，输出有关信息。

二、企事业组织会计电算化的规划与计划

计算机在会计工作和企业管理中的应用是一个长期的过程，因此需要制订单位会计电算化发展规划和工作计划，它是企业会计电算化的重要工作，是会计电算化工作顺利、健康发展的重要保证。通过制订规划与工作计划，明确企业会计电算化的发展方向及远期、中期与近期会计电算化工作的主要任务和奋斗目标，并在统一规划下，分步有序地实施，以避免盲目性，保证前后阶段工作的协调，从而扎扎实实地扩大应用范围，最终实现会计电算化的总目标。

（一）制订会计电算化规划 单位会计电算化主要g．，的有两个，一是提高工作效率，二是满足单位管理和有关部门对会计信息的要求，为单位创造更大的经济效益和社会效益。因此，制订会计电算化的发展规划应该围绕这两项目的进行，单位会计电算化规划的主要内容有：

1．制订单位管理信息系统的总体规划。 2．制定单位会计电算化发展规划。

（二）制订会计电算化的工作计划

在单位会计电算化整体规划的前提下，要制定实施工作计划。、国外统计资料表明，制订工作计划并在实施过程中根据计划进行考核审查与计算机信息系统开发与成功使用的关系极大。因此必须予以足够重视和认真落实。单位会计电算化实施工作计划包括以下内容：

1．根据单位会计电算化总体规划与信息系统的总体结构制订具体实施阶段与步骤。 2．确定会计电算化工作组织机构与管理体制。 3．确定硬件与软件的配置要求。 4．人员配置及预算计划。 5．资金来源及预算计划。

三、企事业组织会计电算化的策划

据了解，国内绝大多数企事业组织在会计电算化方面都不很成功。许多企事业组织在实现会计电算化的初期目标很明确，就是要提高工作效率，实现更多的利润，在购买会计软件并按会计软件商的要求实施后，数据录进去了，报表也出来了，突出的感觉只是过去的手工流程现在让计算机实现了。究其原因，主要是：（1）企事业组织决策层没有真正明确自己需要什么样的会计软件；（2）企事业组织决策层没有真正明白和接受会计软件提供的管理思想；（3）企事业组织决策层没有真正认识到对职工培训的内容和意义。可见，会计软件应用的不成功或失败大多是在上述三个方面出了问题。这些问题的出现，其关键是在会计软件和企事业组织之间缺乏一个环节，这就是对会计软件及其应用的策划。

无论企事业组织走委托开发之路，还是选用成型会计软件，要真正取得成功都应聘请专业人员进行策划和咨询，才能提高开发成功率或软件实施成功率。专业咨询人员由于经过长期职业化训练，积累了丰富的经验，一般具有以下素质：

1．能够认清行业业务处理特殊性。 2．具备企业运作的分析能力。

3．在项目管理和进度控制方面富有经验。 4．具有处理职工心态转变的管理经验。

5．能够为特定企事业制订管理绩效衡量指标。

6．能够为特定企业编制决策信息体系并提供决策分析方法。 7．熟悉计算机软硬件之间的系统集成。 8．具有丰富的咨询知识支持。

专业咨询人员的这些知识与经验，在企事业单位选用成型会计软件时，其作用尤其重要，其主要内容包括： 1．准确把握和描述企事业组织的应用需求。

2．为企事业单位制定合理的技术战略与技术方案。 3．辅助企事业组织选用合适的会计软件。

4．辅助软件在企事业组织中的安装、调试和系统集成。

5．对企事业组织原有业务流程进行重组，制定规范合理的新的业务处理流程。 6．结合软件的功能和新的业务处理流程，组织软件实施过程。 7．组织用户进行培训。

8．负责应用软件系统在企事业组织中的正常运行。

9．根据应用软件，为企事业组织编制衡量管理绩效的数据监控体系和内部管理报表体系。 10．为企事业编制决策数据体系和决策数据分析方法。 11．辅助企事业组织建立电算化会计信息系统的管理制度。 12．负责系统正常运行后的运行审查。

第二节 计算机系统是会计电算化的物质基础

建立电算化会计信息系统需要首先建立系统运行平台，一是运行会计软件的硬件环境，即计算机（或计算机网络）硬件系统；二是运行会计软件的软件环境，即计算机（或计算机网络）系统的运行环境，如微机或网络操作系统、数据库管理系统等。

一、计算机硬件配置和系统软件配置 （一）计算机硬件配置

开始实施电算化会计系统时，首先应当考虑的是企事业组织对系统工程的要求，也就是说通过这个工程能为企事业组织解决什么问题。确定了基本定位后就可以采购硬件设备了。硬件是电算化会计信息系统运行的物质基础，硬件配置的好坏直接影响到电算化会计系统的运行质量与运行情况。所以，在进行硬件配置时应当考虑以下因素：

1．系统规模对硬件配置的要求，即需要网络硬件还是单机硬件或其他形式的硬件。 2．考虑本单位目前的资金情况，或考虑自身财力能承受什么样的设备配置。· 3．从价格性能比方面分析并选择硬件。

4．硬件商能提供的服务情况，也是必须考虑的因素。

5．从单位长远发展需要出发，衡量硬件购买的标准，最终确定硬件配置方案。

此外，对于计算机来说，需要考虑的具体因素还有：运行速度、内存容量、硬盘容量、显示器类型、打印机、断电保护设备以及计算机性能的稳定等。

（二）系统软件配置

软件分为系统软件和应用软件，其中系统软件主要包括操作系统、编程语言、数据库管理系统等。所以，在选择支撑电算化会计信息系统运行的系统软件时，应考虑以下主要指标：

L与所选计算机设备的兼容性。

2．提供的处理能力是否满足要求，是否能够支撑应用软件的运行。 3．能否与其他系统软件兼容，能否支持汉字处理。

4.中文处理能力如何?中文输入方式与速度以及可供选择的字体种类等能否满足需要等。 5．提供安全保密措施。 6．性能价格比。

7．满足单位电算化会计信息系统总体规划的要求。 二、会计软件的选择 （一）会计软件的分类

会计软件是指专门应用于会计核算与管理工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编的用于会计核算和管理工作的计算机程序和有关文档资料及使用说明书。

1．会计软件按其适用范围的不同，分为专用会计软件和通用会计软件。

专用会计软件是指仅能适用于个别单位的会计软件。其特点是把使用单位的一些会计项目和具体规划作为会计软件的一部分，使用起来简单、方便，软件初始化内容少，软件不修改的情况下不能在其他单位直接使用。

通用会计软件是指在不修改会计软件的情况下可以在一定数量的单位直接应用的会计软件。通用会计软件的特点是适用范围广、初始化内容多、使用难度比专用软件大，而其最明显的特点是便于实现商品化。

2．会计软件按其在会计工作中所能发挥的作用分为核算型会计软件和管理型会计软件。 核算型会计软件主要完成日常会计核算业务，如账务处理、材料核算等。

管理型会计软件在完成日常会计核算的基础上还可进行财务分析、控制和管理，如计划分析、收入和费用结构分析、费用控制、资金管理等。 3．会计软件按其对计算机资源的利用和信息共享程度分为单机环境下的会计软件，局域网环境下的会计软件和广域网环境下的会计软件。 （二）会计软件的取得方式

目前会计软件的取得方式有定点开发、购买商品化软件和使用上级部门推广的软件三种，定点开发中又包括自行开发、委托外单位开发和合作开发三种形式。定点开发的属于专用软件，后两种则为通用软件。这些方式都各有特点和适用范围，企事业单位采用哪一种，要根据应用单位的特点与需要选择确定。下面分别予以介绍。

1.自行开发

会计电算化早期，会计软件大多由用户单位自行开发。最初都由本单位内部（如厂计算机室、计算中心）的计算机专业人员研制，后来随着微机的普及，又出现了由财会人员独立开发或财会人员与计算机人员合作开发的。这种方法的优点是软件的针对性强，特别是由财会人员自行开发的软件，由于他们对会计业务精通，也了解本单位的管理要求，所以软件从功能上、操作上都比较实用，常常是从简到繁地开发一块，使用一块，日常维护也比较方便。缺点也是明现的。首先，系统开发费用相对较大，开发周期较长，需要较长时间的试运行并通过有关部门的评审才能甩账，所以系统实现就比较慢。其次，系统的升级换代不容易@有，自行开发时往往强调好用和快用，通常来说，系统的安全保密性较差，不利于内部控制和审计的实现，也无法科学地阻止“高手”对程序和数据的篡改。

2．委托外单位开发

这也是会计电算化发展早期的一种主要形式。本单位无开发能力，就委托科研单位或大专院校等外单位开发。首先，委托开发费用较高，而且由于开发人员大多是计算机人员，对会计业务不熟悉，要花大量时间了解业务流程与用户需求，势必会延长开发时间。其次，他们往往从计算机角度考虑较多，而忽略会计业务的特点与用户的要求，所以开发的系统实用性差，甚至还常常因搞错，遗漏处理流程而不得不重新返工。再次，软件使用后，对方的服务与维护承诺不易做好，时间长了更难协调，如果本单位没有过硬的维护人员就很难持久使用。因此，这种方式目前已很少使用。

3．与外单位联合开发 即上述两种方式的结合，通常是以外单位为主、本单位为辅，所以具有上面两种方式的特点与通病。由于本单位财会人员也参加了系统开发，对系统结构与流程比较熟悉，因此有利于使用后对系统的日常维护。

4．购买商品化会计软件

软件开发是一项高科技的智力工作，不但工作量很大，而且对开发人员的知识结构与能力要求较高。由于我国会计电算化专业人员比较缺乏，大多数单位不可能定点开发，因此出现商品化会计软件是市场和社会要求的必然结果。所谓商品化会计软件，是会计软件公司组织计算机专家与会计专家联合开发，并以产品形式投入市场的会计软件。这样，用户付款购买即可获得会计软件使用、培训、软件升级以及维护承诺等服务。

5．使用上级主管部门推广的会计软件

由于行业之间会计工作差别较大，而同行业单位之间差异就要小得多，所以同一行业的会计软件就更容易通用。因此，有些行业就由主管部门牵头开发会计软件，把它们推广到本行业基层单位使用。企事业单位花少量的投资就可以实现会计电算化，所以也可以把它看作是行业内通用的商品化会计软件。由于这种推广方式常常是指令性的，所以容易统一与标准化（包括硬件设备、系统结构等），同行业也容易组织培训与交流，而且接口标准化，

基层单位的会计信息容易拿到主管部门进一步处理，最终上下联阐，实现全行业的会计电算化。 （三）商品化会计软件的选择

商品化会计软件是指公开在市场上销售的通用会计软件。在会计电算化发展初期，不少企事业组织自己开发会计软件，这符合产业分工细化和专业化原则，但大多数企事业组织软件开发与应用工作都不很成功，有的甚至彻底失败。随着信息技术应用的不断深入和发展，社会上商品化会计软件日益增多。到目前为止，通过财政部评审的商品化会计软件近40家，而通过地方财政部门评审的商品化会计软件近200家，且大多数商品化会计软件既通用，：又稳定实用。因此，购买商品化会计软件，已成为企事业组织电算化会计信息系统建设的一条重要途径。那么，用户面对众多的商品化会计软件该如何选择呢?一般来说，用户购买商品化会计软件时，应关注以下几方面固奉：

l．了解软件是否通过了省级以上财政部门的评审 财政部发布的《会计电算化管理办法》规定：基层单位使用计算机替代手工记账的条件之一就是“使用的会计软件必须符合财政部制订的《会计核算软件基本功能规范》要求”，主要看会计软件是否通过财政部门的评审。

2．了解软件功能是否满足本单位业务处理的要求

用户应明确自身业务处理要求并了解软件功能是否满足这些要衰，这是企事业组织选择会计软件的一个重要方面。了解软件功能，不仅要求软件具有用户期望的功能，而且还要看软件在功臣上的准确和细节上的符合性以及软件功能的完整性。

3．了解软件系统设置的灵活性、开放性与可扩展性

弘龟算化会计信息系统是发展、变化的。这种变化，或源于信暴蓑术的进步，或导因于企事业组织经营管理方式的变革。这就薯鞋软件系统的设置具有一定的灵活性，以便调整软件操作规程

和适应新的业务处理流程的变化。同时，软件在与其他信息系统进行数据交换或进行二次开发方面的功能，对于适应信息技术的飞速发展所引起的商业运作方式变化、对企事业组织经营管理方式变化是至关重要的。

4．了解会计软件网络结构体系与自身业务量和规模的匹配情况

不同用户的规模和业务量是不同的，因而对网络会计软件的结构体系的要求也是有差异的。文件／服务器结构体系的会计软件和使用小型数据库开发的会计软件只适用于业务量和规模不大的中小型企事业组织；客户/服务器机构体系的会计软件和使用大型数据库开发的会计软件适用于业务量和规模比较大的企事业组织；浏览器／服务器结构的会计软件则通常适用于跨地区经营的集团型业。

5．了解会计软件运行的稳定性和操作的易用性

会计信息系统是企事业组织中惟一正式的子系统，它在运行的连续性上有特殊的要求。而要保证做到这一点，对于电算化会计信息系统而言稳定性是极其重要的。同时，软件运行稳定性也是衡量软件质量和技术水准的重要标准。用户除了应关注会计软件的稳定性之外，还需要关注软件的易用性。因为，方便易用的会计软件不仅减少培训工作量，也在一定程度上能提高会计信息系统的应用效果。

6．了解会计软件对计算机系统的性能要求及其运行效率

企事业组织在选择会计软件时，应尽可能选择与网络硬件平台无关的软件，这样的会计软件对计算机系统的依赖性小。对任何企事业组织来讲，因会计软件的选择行为，而淘汰现有的计算机系统，或去寻求与所选会计软件相匹配的计算机系统，这都是得不偿失的行为。此外，软件在投入正常使用后，用户便开始关注软件的运行效率或运行建设。因此，在选择会计软件时，其运行效率也是不能忽视的一个重要因素。

7．了解开发商的发展前景和售后服务体系

从会计电算化整体工作而言，涉及面最广，最见实效的是会计软件的应用效果。而软件应用效果则由以下几方面决定：一是所购软件的质量，

包括实用性、可靠性和稳定性等；二是用户及其领导是否重视，与系统运行相关的人员是否得力；三是软件经销单位的售后服务是否完善。其中，软件开发商的发展前景和售后服务是非常重要的。人们常说，三分软件，七分服务，道理就在于此。售后服务主要包括：（1）操作培训；（2）应用指导与排除运行故障的维护工作；（3）软件产品的保修；（4）软件版本更新。值得注意的是：用户必须购买正版会计软件，因为只有正版会计软件才能得到厂商提供的各项服务。

第三节 企事业组织会计电算化的基本条件

电算化会计信息是一个科学的、先进的、复杂的信息系统，它的建设需要建立在企事业组织经营管理的主客观需要、领导重视与会计人员支持、组织建设与会计基础工作规范、经费保证的基础之上。概括起来，陈述如下：

一、企事业组织经营管理的客观要求与主观需要

随着企业生产的发展和激烈的市场竞争对企业经营管理要求的不断加强，会计工作就显得越来越重要，不但需要处理的会计信息剧增，而且因会计自身发展变化与职能的转变，业务处理的复杂程度也越来越高。再靠传统的落后的计算工具与手工操作方式，尽管加了人员，大家整天地忙忙碌碌，甚至还经常加班，所能提供的会计信息在及时性、准确性、系统性方面，甚至报送形式（如果要求软盘或通过网络传送数据，以方便上级进一步处理）等方面，都难以达到要求，许多企业迫切需要实现会计电算化。

二、企事业组织领导重视与会计人员支持

单位会计电算化工作不仅是财会部门的事情，它涉及到企事业组织外部及内部许多部门，并且如前所述，会计电算化应用程度越高，则外界的制约因素就越大。因此，会计电算化只有财会部门领导与人员的热情是远远不够的，应该得到企事业组织主要领导的重视和支持。所以要加强对企事业组织领导的宣传，引起他们对会计电算化工作的重视和支持。

会计人员是会计工作的主体。企事业组织在电算化会计信息系统的建设和运行过程中，需要得到会计人员的广泛支持，包括会计人员的观念更新、自身业务素质的提高、对信息技术的适应能力等方面。尤其是要使广大会计人员能够熟练地驾驭电算化会计信息系统。

三、会计组织机构建设和会计基础工作规范化

电子计算机技术进入会计领域，使传统会计信息发生了深刻变化。这种变化不仅表现在核算和管理手段的革新上，更主要的是推动了会计管理思想、会计数据处理运作方式、企事业组织的业务流程、企事业组织运行机制的全面革命。传统的会计机构设置和会计工作组织方式在电算化会计信息系统环境下显得格格不入，这就要求会计机构设置和会计人员分工放弃传统的以业务内容为主的方式，取而代之的是按照数据处理特点和会计信息共享的新型的会计机构设置和人员分工，以体现会计工作效率和会计工作质量。

会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算流程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好会计电算化工作的前提条件之一。对于核算业务量大、业务流程复杂或重视计量的企事业来讲，这一点显得尤其重要。该条件是由会计数据处理特点与计算机数据处理的特点决定的。

要搞好会计电算化，会计基础工作较差的单位要先进行整顿，使其迅速达标；对于有一定基础的单位也要进一步提高与规范，积极创造条件，这样做对今后由手工处理向计算机处理转换时就会容易与省力得多。由此看来，会计电算化也会推动企业会计工作规范化、标准化、制度化、程序化和合法化，这是一个改造与提升管理的过程。

四、经费保证

毋庸置疑，会计电算化需要经费，而且在单位电‘算化会计信息系统的实现过程中，各个阶段都需要一定的费用支出。这些支出包括计算机硬件、系统软件购置费，会计软件开发费或购置费，人员培训费，以及保证系统正常运行的各种费用等等。

第四节 企事业组织会计电算化的实施

在实现会计电算化的过程中，任何企事业组织，只要做好了充分的思想准备，购置了计算机硬件和软件，就可以开展电算化信息系统的实施工作。这一方面的工作包括建立电算化会计信息系统、电算化会计信息系统的试运行和计算机替代手工会计系统。

一、建立电算化会计信息系统

正像会计软件的开发一样，电算化会计信息的建立同样是一项系统化的工程。这一工程包括： 1．进行软件安装，将计算机系统资源与会计软件一体化。 2．进行软件参数设置与有关编码设置。 3．准备初始化数据并录入这些初始化数据。

4．对会计人员进行培训，使他们学会会计软件的操作使用。 5．解决运行过程中可能出现的问题。

值得注意的是，对于大型会计软件，系统功能丰富、数据结构及关联程度复杂、系统内业务处理流程与手工业务处理流程之间的非一致性，有时可能按照用户需求进行二次开发。这就导致了系统建立的复杂性，也提高了系统实施的难度。对此，应由软件供应商、专业化管理咨询机构和用户组成三结合的实施组织机构，制定科学合理的实施方案，进行规范化的实施。

二、电算化会计信息系统的试运行

系统试运行就是将手工会计业务交给会计软件来处理，同时继续保留会计业务的手工处理方式，不断将手工处理结果与计算机处理结果进行比较，当手工处理结果与计算机处理结果不一致时，查出原因，解决问题。通过系统的试运行进一步认识与熟悉会计软件的业务处理功能，不断调整会计软件的基本设置，使系统运行达到比较理想的结果。

三、计算机替代手工会计核算

会计电算化的最终目标和表现形式是用计算机全部代替手工操作，甩掉手工账。一个单位只要具备财政部颁发的《会计电算化管理办法》所规定的标准，经过有关部门审批，即可用计算机替代手工记账。

一般来说，会计软件需要经过一定时间的试运行。对购买的商品化软件来说，主要是为了熟悉软件的操作使用方法，并积累经验尤其是异常情况处理的经验；对定点开发的软件来说，更重要的是为了在实际使用中进一步考察软件是否真正达到了设计要求，既合法，又实用。对定点开发的会计软件，试运行满意之后要提交必要的技术资料，报请有关部门对软件及时评审，得到批准之后才能正式使用。软件正式使用后，要及时报请批准甩账，真正实现用计算机代替人工记账、算账与报账，并要对系统运行中的异常及故障及时进行维护，以确保系统能持久可靠地使用。

复习思考题：

1．企事业组织为什么要制定会计电算化发展规划与实施计划?

2．企事业组织实现会计电算化为什么要进行策划?主要解决什么问题? 3．阐述基层企事业组织会计电算化应具备的基本条件。 4．分析会计软件的取得方式及其特点。 5．选择商品化会计软件应考虑哪些因素? 6．选择计算机硬件应考虑哪些因素?

第三章 会计信息系统硬件平台的构建

[教学目的与要求]

会计信息系统的运行离不开相关环境的支持，运行环境包括计算机硬件系统，系统软件和数据库管理系统。通过本章的学习要求掌握会计信息系统中常用的硬件知识、以及会计信息系统在网络集成等方面的应用，为建立合理、高效的会计信息系统运行平台提供技术参考。 [教学重点]

会计电算化系统运行环境的构成及其发展演变 基于局域网环境下的会计电算化硬件平台构建 基于互联网环境下的会计电算化硬件平台构建 [本章难点]

局域网工作原理与组网技术 OSI七层协议

互联网环境下的会计电算化硬件平台构建 [教学时数]

2学时

第三章 会计信息系统硬件平台的构建

第一节 微机系统的构成

微机是保证构成会计电算化硬件平台的主要设备，选购微机时，必须要考虑各部件的性能价格比。因此，有必要对计算机各组成部件进行一定的了解。

一、微机的基本构成

计算机的硬件由五个部分组成，即输入设备、存储器、运算器、控制器和输出设备。对于微机来讲，其标志是将运算器和控制器集成在一个芯片中，我们称之为CPU (中央处理器)。

（一）主机

1、中央处理器（CPU）

CPU是微机系统的核心部件。从功能来看，主要完成两方面的任务，即完成运算和控制的作用。每个CPU以一个预先定义的频率（时钟速度）产生一系列电子脉冲。时钟速度是用兆赫兹（MHz）来计量。表示每秒百万个频率周期。微机的时钟频率大约在200MHz—1GHz（1GHz=103MHz）之间或更大的范围内工作。CPU 的工作速度将直接决定微机的工作速度。

2、内存

内存是CPU可以直接访问的存储设备，它直接影响计算机的工作效率，用于存放计算机运行所需要的程序和数据。内存的大小也是衡量计算机性能的重要指标，一般以KB（1024个字节）或MB（兆字节）为单位，目前主流计算机的内存大小有128M、256M等。内存可分为随机存储器（RAM）和只读存储器（ROM），在随机存储器中，用户可以进行读操作，也可进行写操作，断电后，RAM中的信息将全部丢失。在只读存储器中，存储的内容是厂家写入的常驻程序，用户只能读取，而不能修改。断电后，数据也不会丢失。

3、系统主板

系统主板也叫系统板、主板、母板等，是微型计算机的核心部分。他的作用是提供公用的接口，计算机的各个部件通过主板连接在一起，并通过主板实现数据和指令的传递。每块主板上包含的主要元件有：CPU插槽、内存插槽、I/O控制芯片、降压元件、BIOS、CMOS以及键盘控制芯片等。

（二）辅助存储器 1、软件驱动器

目前，软驱基本上都是3.5英寸，容量为1.44M。主要用于数据的携带和在不同的计算机之间传递数据。软盘具有容易保存、磁盘片不易损伤等优点，但其容量较小，不适合于目前越来越庞大的会计信息系统。

软盘在使用前，必须进行格式化，所谓格式化，就是将磁盘表面化分成若干个存储单元，并给每个存储单元分配唯一的地址。 2、硬盘

硬盘是计算机重要的外部存储设备，用于长期存放计算机所使用的文件。硬盘容量一般用MB或GB来衡量（1GB=1024MB），目前，硬盘容量一般在10G—100G左右。

3、光盘

光盘存储器存储容量大，性能稳定，使用方便，已成为计算机标准配置的部件之一。光盘的存储容量一般在640M左右。目前，用于计算机的光盘主要有三类：只读光盘、一次写入光盘和可写光盘。

（三）输入设备 1、键盘和鼠标

键盘是微机上标准的输入设备，主要用于字符、命令和文本的输入。使用设计科学的键盘，有助于避免长时间敲键盘而引起的腕部和手部损伤。

鼠标是用来精确定位的输入设备，在图形化的界面下，通过点击图表和菜单完成命令的输入，在文字和图形的编辑中，用于精确定位。常见的有两键鼠标和三键鼠标等。

2、数码照相机

数字相机是一种新型的图像获取设备，它在拍摄照片时，不通过胶卷这一步，而是直接将拍摄到的图像转化为数字信号，存储在自己的存储卡中，然后可以随时输入到计算机中。数字相机的好处是可以随时观看刚刚拍摄到的照片效果，还可以删除没有拍好的照片，向计算机传输图像也很方便。但它目前价格还较高。挑选数字相机时要注意相机一次能够存储多少相片。

3、扫描仪

扫描仪是将照片、图片输入到微机中的工具，它是图像工作者不可缺少的设备。不同档次的扫描仪的效果相差很多，价格当然也相差很大。好的扫描仪扫描速度快，图像边缘清晰，色彩层次感好，但对于一般使用来说，低档的扫描仪也足够了。扫描仪的主要性能指标是光学分辨率，一般选取用300dpi以上的，有的扫描仪上标有软件增强的分辨率值，比如2000dpi、4000dpi，那并不能真正代表扫描后的精细程度。

（四）输出设备 1、显示器

显示器是计算机必备的输出设备，显示器上显示的图象是由电子束撞击显示屏产生的发光点组成，每个发光点就是一个像素。每平方英寸上的像素越多，图像的分辨率越高。例如：1024*768、1600*1200等。

显示屏幕上相邻两个像素中心点之间的距离称为显示器的点距。目前市场上显示器的点距（也称像素点的直径）0.21mm,0.25mm,0.28mm,0.31mm和0.39mm等几种,其中以0.28mm的较多。点距越小图像的清晰度越高。

2、显示卡

显示卡是一块印刷电路板，插在主板上，用来连接主机和显示器，并且控制屏幕上字符和图象的输出。显示卡的分辨率越高、颜色值越大，显示的效果越好。

3、打印机

打印机根据原理不同可以分为很多种，它们的价格也不一样，现在常见的针式打印机、喷墨式打印机、激光打印机。针式打印机的噪音较大，但使用过程中的消耗比较低，而且只有针式打印机可以打印票据。喷墨打印机噪音小，打印效果比较好，但是它用的墨水要比针式打印机的色带贵得多。激光打印机打印效果好、速度快，日常消耗也比喷墨打印机低，但本身价格比较贵。

（五）其他设备 1、多媒体系统

如果想通过电脑听音乐、看电影，那么音箱是一个很重要的设备。微机的音箱有很多种，一般可以分为有源和无源。有源是指音箱本身自带电源和功放，它需要插在电源插座上才能使用，它可以放出很好的单色和很大的音量。而无源音箱则需要声卡或解压卡本身的输出功率比较大时，才能放出比较大的音量，一般微机中的无源音箱要比有源音箱的音色差得多，当然也便宜得多。

2、Modem

Modem又叫调制解调器，是计算机通过电话线收发传真、E-mail、上Internet（因特网）的必需设备，它可以将电脑的数字信号变成模拟信号，通过电话线传到其它计算机的Modem上，还可以把其它Modem发来的模拟信号变成数字信号传回计算机。

Modem主要的性能是看它的传输速度，一般有9.6K、14.4K、28.8K、33.6K和56K的，单位是bps，即每秒传出信息的位数，越快当然越好，所以一定要选择传输速度高的。

3、不间断电源

不间断电源，即UPS，其实是一块大蓄电池，平时，它处于充足了电的状态。一旦停电，那么它就可以向计算机供电，保证有足够的时间保存有关信息，以避免重要数据丢失。因此，用于处理会计数据的计算机应配备UPS电源。

由于价格的不同，UPS的性能也不同，其中最重要的是UPS在断电后的供电时间。一般来说供电时间最少也有10分钟，这些时间已经足够普通用户保存信息了。也有的UPS供电时间长达数十小时，一般是供专业用户使用的。

二、微机选购时的综合考虑

1、选购微机时，不必要单纯追求部件的先进，而要考虑部件之间的匹配和协调问题。某一部件的过高配置，并不能有效的提高计算机系统性能，它会受到较慢速度设备的限制。

2、微机部件的更新换代时非常快的，选购微机时，要充分考虑部件的卡扩展性。如：内存插槽的数量、PCI、AGP接口的数量和结构等。对于关键部件如主板、CPU、硬盘等要参考它的技术指标。

3、微机部件的标准化问题。一般来讲，计算机配件的生产都是按照一定的标准来进行的。选购时，应考虑其标准是否是主流的、先进的，否则，在技术支持和升级服务时，会受到限制。

第二节 计算机网络

一、计算机网络基础概念

所谓计算机网络，就是将不同地理位置的多个计算机系统通过通信设备和介质相互连接起来，在网络软件的支持下，实现网络资源的共享。 网络的优势逐渐被企业所了解。利用计算机网络，一方面，可以共享组织内部的软件和硬件资源，共享信息和数据，有效的提高信息的传输的效率和准确性；另一方面，利用网络，可以为企业组织结构、业务流程的重组，为建立适应现代化企业的标准提供技术支持。

二、计算机网络的类型

简单来讲，按照网络中计算机之间的物理距离和网络提供的通信和服务，可将计算机分成局域网和广域网两大类。 1、局域网

将地理位置较近的计算机和设备连接而成的网络，通信距离通常限于1——20公里范围内，如一幢办公楼、一所学校、一个企业等。它能借助于具有中高速数据传输率的物理通信信道实现可靠通信。

2、广域网

广域网又称远程网，一般是跨地区甚至延伸到整个国家和全世界。几个不同地域的局域网相互连接起来就构成了一个广域网。 三、网络的拓扑结构

计算机网络节点的地理分布和互连关系上的几何结构，称为计算机网络的拓朴结构。它决定了网络设备和传输介质相互连接的物理布线方式，以及在该结构下的网络介质存取控制技术，影响着整个网络的设计、性能、设备开销和通信费用等重要方面。

常见的网络拓扑结构主要有： 1、星形结构

图2-1 星形结构

星形结构中，由一个位于中心点的计算机系统，其它计算机通过相互独立的通信线路与中心点连接。位于中心点的计算机负责网络的控制和信息的传输，因此，中心点计算机系统的故障，可能会导致整个系统的崩溃。这种结构，在局域网环境下使用的较多。

2、层次型结构

层次形结构的特点是网络中有多个中心节点，其主要的信息流通是在网络的各分支之间，形成一种分级管理的集中式网络，实际上它是多个星形结构的分级组合。这种结构适宜于各种管理部门进行分级数据传送的场合。层次形结构的优点是连接容易、管理简单、维护方便，缺点是共享能力差、可靠性低。

图2-2 层次结构

3、网状结构

图2-3 网状结构

网状结构中，任意两个计算机之间都有通讯线路进行连接，每个节点的故障，并不会影响其他节点的工作。主要用于较大范围的网络连接。 四、网络通讯协议

在计算机网络中，为使计算机之间能顺利地进行通信，他们必须按照一个统一的标准来进行通讯，必须有一套全体成员共同遵守的约定，例如通信设备何时以及如何访问和共享传输介质、发送方和接收方如何进行联系与同步、如何指定信息传输的最终目的地、提供差错检测和恢复手段、确保通信双方互相理解等。这就是网络通信协议。

开放式系统互连（OSI）是由国际标准委员会认可的协议，它采用分层描述的方法描述通讯标准的各个方面。各层及其功能可用下表描述：

协议 作用 应用层 控制用户从终端输入，在主机上执行用户的应用程序 表示层 格式化数据，从而可将他们传送给主机。 会话层 会话层的任务是把会话地址转换成与其相对应的传送站地址，并负责建立、释放和管理对话双方的会话连接 传输层 是用户与主机节点能相互通讯，可与快速和慢速设备同步，并避免由于输出太多而使一个设备负载过重 网络层 其主要功能包括路由选择、拥塞控制，在网络层还可以通过网关在两个使用不同通信协议的网络之间进行必要的协议转换， 数据链路层 数据链路层负责在两个直接相连的无故障节点间进行点对点的可靠数据传输，检测并纠正通信中出现的错误。 物理层 便于不同的设备制造厂家能够根据规定的标准各自独立地制造设备，使各不同制造厂家的产品都能互相完全兼容。 表2-1 OSI七层协议 五、局域网的构建

1、局域网构建所需的硬件设备 （1）服务器

服务器是一台提供网络资源并为工作站和其他客户服务的计算机，是局域网的核心，是网络管理人员满足用户需求的工具，它使网络有一系列功能，如数据保护、网络管理和资源共享。

（2）客户机

客户机直接面向用户，用户通过客户机访问网络内的各种硬件和软件资源，并和服务器进行通讯，完成具体的各项任务。 （3）通讯设备

局域网中，通讯设备主要有 1）网卡：提供计算机与网线之间的接口，主要负责数据的发送和接收，其传输速度来分可分为10M网卡、10M/100M自适应网卡以及千（1000M）网卡。

2）集线器：集线器是管理网络的最小单元，是一种特殊的中继器，是星形网络的连接点，主要用于在星形结构的中央节点上连接多条线路，

使得当某条线路节点有故障时不影响其他节点的正常工作。

3）交换机：从功能上看，与集线器相同，但其传输速度更快，性能较为稳定。 （4）通讯介质

通讯介质的性能可以用两个指标来衡量，介质的传输速度和带宽，介质的传输速度用每秒传输的比特位表示，计为bps；带宽是指在给定的介质上，可同时传送的信号的频率范围，带宽是传输容量的单位。宽带网的传输速度可达百万bps。在局域网中，常用的通讯介质有：双绞线、同轴电缆和光缆。

2、网络操作系统

网络操作系统具有多任务、多用户结构，它的基本功能主要有：

（1）设备共享：使得网上用户共享硬件设备，好象使用本地设备一样方便。

（2）多用户文件管理：用户可以在服务器硬盘上进行文件或目录的读写等操作，由网络操作系统对这些操作及权限进行协调和控制。 （3）网络安全：防止非法用户对网络资源的窃取、修改和破坏。 在局域网中常用的操作系统有：

Novell公司的NetWare，目前常用的版本有NetWare V4.0、V4.1等。NetWare V4.X，支持DOS、Windows、OS/2、Macintosh、Unix等多种类型的工作站客户。

Windows NT是Windows家族中技术最新、功能较强的32位操作系统，具有内部安全性高和网络功能强的特征，它既可作单机的操作系统，又可作网络操作系统。每一个Windows NT工作站都可共享网络上其它计算机的文件、打印机和其它资源。

UNIX是典型的32位多任务、多用户网络操作系统，其文件系统访问较简单，连网功能强，在大型的网络系统中，一般采用UNIX系统，但其建立和维护有叫高的技术要求，而且基于UNIX系统开发的财务信息系统也较少，限制了用户的选择。

第三节 国际互联网（Internet）

一、互联网的工作原理

确切的讲，国际互联网（Internet）是世界上最大的计算机网络，它实际上是无数互连的网络的集合。

互联网讲述具有一台主机传送给另一台计算机，如果接收数据的计算机处于和主机同一个网络中，数据可以直接送达。如果接收数据的计算机不是和主机同一个网络，则需要通过其他的计算机进行转发。互联网采用的连接方式是网状的，两个计算机之间的通讯可以有多条通路，因此，在转发过程中，需要“路由器”来完成发送路径的选择和解决网络拥塞问题。数据传输时，将传输的数据划分成若干个小的数据包，每个数据包中都包含有发送方和接受方的地址信息。每个数据包独立的在网络之中传输，属于某一组信息的数据包可与其他的数据包结合，通过不同的路径传播，在到达目的地后再重新组合成员信息。这种方法是通信设备得以充分利用，并提高了用户的共享程度，有利于成本的降低。

将一个数据包从一台主机传送给另一台主机的规则成为网际协议（IP），它和传输控制协议（TCP）一起构成了互联网的基础。连入Internet的计算机必须按照TCP/IP协议进行数据的传输和管理。Internet中的每台计算机分配有一个唯一的地址，叫做IP地址。IP地址由两部分组成，即网络号和主机号，网络号用于识别一个子网，而主机号用于识别网络中的计算机。如223.45.33.78。除了使用IP地址来表示计算机以外，每台主机还有一个域名，域名的结构如下：

计算机名·组织机构名·网络名·顶级域名 如www.tsinghua.edu.cn

其中cn 表示中国，edu 表示教育网址，tsinghua表示机构名称，www表示这台主机是一台WWW服务器。 二、互联网的主要服务 互联网的主要服务有

电子邮件：利用电子邮件，不仅可以发送文字信息，页可将图片、声音和可执行文件作为附件发送给接收者。网络之间通过电子邮件的相关协议发送邮件信息。

文件传输（FTP）：用来描述机远程的计算机之间文件传输过程的协议。它可以实现文件在远程计算机之间的复制工作，实现网络资源的共享。 远程登陆：利用该服务，可以远程访问互联网的其它计算机，可以远程浏览其它计算机上的公用数据。 电子公告牌（BBS）：实际上是一个关于某个主题的联机讨论组，用户可以利用它发布信息，实际上它也是通过电子邮件来进行讨论的。 三、互联网的接入方式 1、通过电话线拨号上网

拨号上网是目前家庭和小型用户网访问internet 的主要方式，它需要调制解调器和TCP/IP协议和PPP协议的支持。在Windows中，已经集成了浏览器和拨号上网的相关协议，用户在安装了调制解调器后，可以直接通过拨号网络访问internet。

ISDL

综合服务数字网（ISDL）是一种技术，利用它可以同时以数字的形式传输声音、图像和视频。它的传输速率可达144k，需要的硬件设备是一块ISDN板。

3、DDN

DDN是数字数据网（Digital Data Network）的简称，它是随着数据通信业务的发展而发展起来的一种新兴网络。是利用光纤.数字微波或卫星，数字传输通道提供永久或半永久性连接电路，以传输数据信号为主的数据通信.数字通信.数字传输.数字交叉连接.计算机.带宽管理等技术，可以为用户提供专用的数字数据传输通道，为用户建立自己的专用数据网提供条件。

4、ADSL

ADSL（不对称数字用户环路），ADSL技术能利用现有的市话铜线进行信号传输，其最高速率：下行信号（从端局到用户）为9Mbps，上行信号（从用户到端局）为1Mbps。

四、网络管理问题

网络管理是局域网和广域网中普遍存在的，加强网络管理，提高网络运行的效率和安全性，是网络发展面临的共同问题。 1、通讯瓶颈

随着通讯量的激增，网络的速度成为网络发展的瓶颈。现有的通讯线路难以符合用户对通讯时间的要求，甚至会造成网络的拥塞。路尤其是负责将数据按照正确的路径发送出去的设备，她也成为网络通讯的瓶颈，当某个路由其中需要发送的数据大量增加时，会造成路由器超载和丢失数据包，这时系统会要求重新发送丢失的信息，形成恶性循环，造成网络的拥塞。此外，硬件和软件的故障也是造成这一问题的原因之一。

防火墙

防火墙是位于内部网络和外部网络之间的一个设备，它的作用是根据组织的访问策略，限制对网络的进出访问，类似于一个信息的过滤器。安装防火墙，可以有效的阻止病毒和非法数据的入侵，限制一些服务功能的使用。

防火墙的安装并不能完全解决网络的安全问题，新病毒的产生和黑客的攻击仍然会发现防火墙中的缺陷和漏洞，从而攻破防火墙或绕过防火墙，对网络数据进行非法访问和攻击。

加密技术

如果不对数据进行加密，在数据的传输过程中，很容易被窃取和非法浏览。数据的传输安全，已经成为限制网络发展和电子商务开展的主要

问题之一。加密技术是指在数据传输之前键数据转化微密文，然后再进行传输，在目的地在转换为可以被阅读者理解的明文。

复习思考题：

1、微机有哪些主要部件，各自的关键技术参数是什么？ 2、网络ISO七层协议包括哪些内容？ 3、互联网的主要功能有哪些？ 4、简述互联网的工作原理。

第四章 会计信息系统软件平台的构建

[教学目的与要求]

会计信息系统的运行离不开相关环境的支持，运行环境包括计算机硬件系统，系统软件和数据库管理系统。本章主要介绍会计信息系统中常用的软件知识、特别是数据库技术的发展对会计软件的影响，为建立合理、高效的会计信息系统运行平台提供技术参考。

[教学重点]

软件及软件相关概念介绍 数据库技术对会计软件的影响 [本章难点]

数据库平台的选择

数据库技术发展对会计软件的影响 [教学时数] 2学时

第四章 会计信息系统软件平台的构建

第一节软件基础知识

软件系统是计算机系统不可缺少的部分，如果把计算机的硬件设备比作一个人的躯体的话，那么，软件则可认为是人的思维。软件按功能不同，又可分为系统软件和应用软件。

一、计算机的操作系统 1、操作系统的概念

概括的讲，操作系统的功能有二：一是对计算机的各种资源进行管理，如内存、硬盘、显示器等，二是提供一个人机之间的接口，把人能够理解的自然语言转化成计算机能够执行的机器代码，同时，把执行的结果转化为人能够理解的符号和图形进行输出。

2、操作系统的功能

1）管理硬件资源：操作系统的主要功能之一就是对硬件资源的管理。事实上，用户通过应用软件发出的任何一条指令，都要通过操作系统来执行。例如：捕获键盘和鼠标的录入、从磁盘检索数据、向内存中调入和调出数据、在显示器和打印机上述出信息等。操作系统将一个简单的命令，如读取硬盘数据，转换为一系列指令，交由计算机进行处理。

提供用户界面：操作系统主要的功能之一是提供用户界面。用户通过界面向计算机发出指令。用户界面可分为两大类，一类是基于命令的用户界面，要求向计算机以字符形式输入命令，实现计算机的基本活动，如DOS系统等；第二类是图形用户界面（GUI）,以显示在屏幕上的图标或菜单向计算机系统传递命令。如我们熟悉的Windows系统。

内存管理：内存管理的目的是控制内存的访问，最大程度的使用内存和存储设备，以提高计算机的处理速度。在有的操作系统中，内存被分为常规内存、高端内存、扩展内存和扩充内存.并且被划分成若干个“页”。醋CPU在处理数据时，需要以页为单位与内存交换数据，因此，内存管理是十分有必要的。有的操作系统支持虚拟内存，他分配硬盘空间以提供可读写内存的直接存取功能和其他内存功能。

任务管理：任务管理负责分配计算机资源以使各系统资源得到充分利用。任务管理可以让一个用户同时运行多个程序或任务，也可让多哥用户在同一时刻使用统一台计算机。

除此之外，操作系统还具有文件管理、网络资源管理等多项功能。 二、常见的单机操作系统 1、PC-DOS和MS-DOS

PC-DOS和MS-DOS是20世纪80年代后流行的操作系统。它属于基于命令的操作系统。如DOS中使用copy 、rename等命令实现相关的操作。并且，它属于单任务、单用户的操作系统，即在一个时间短内，它只能执行一个任务或只为一个用户提供服务。他管理的内存大小和硬盘大小的等也有一定的限制。

2、Windows9x和Windows2000

早期的Windows3.1、3。2版本并不是一个完整意义上的操作系统，不过是在dos的基础上，添加了一个图形化的界面罢了。随后产生的Windows95、Windows98以及Windows2000等，成为目前个人电脑上流行的操作系统。他具备图形化的用户界面，能搞实现多任务的管理，突破了dos下对内存、硬盘的访问限制，支持即插即用（PNP）提高了硬件设备的兼容性,特别是在Windows98以及Windows2000中，增强了网络功能，用户可以轻松的访问互联网，而不必对计算机作复杂的设置。

3、OS/2操作系统

OS/2操作系统是IBM公司推出的一套用于个人电脑的操作系统。他也采用了图形化的用户界面，是一个多任务的操作系统。但支持其的应用软件较少。

三、应用软件

应用软件的主要功能是利用计算机的强大的优势和能力，为个人、组织和团体提供解决问题和完成特定工作的能力。一般来讲，我们日常的工作往往是通过应用软件来完成的。如办公自动化日软件、财务软件、管理软件等。

应用软件和系统软件以及计算机硬件设备之间的管理可以用下图表示：

应 操硬

用 用 作件

户 软 系设按照应用软件处理对象的不同，可将应用软件分为：数据处理、科学计算、图形处理、办公自动化等多种类型。按照应用软件的开发方式不同，可以分为：专用应用软件、通用应用软件、自行开发软件等。 件 统 备

第二节 会计数据管理

会计信息系统的中心问题是对会计数据和信息的管理，数据管理不仅要求计算机能够对数据进行分类、汇总、拆分、存储、检索等基本功能，同时也要求具备科学的数据管理方法，提高数据的处理效率，减少数据冗余。而数据库技术的研究对象就是如何科学的组织和管理数据。

一、数据管理的三个阶段 1、人工管理阶段

在这一阶段，计算机没有能够直接用于数据存储的设备，如硬盘、软盘等。数据无法保存，当执行完程序时，数据即被撤走。同时，也没有软件系统对数据进行管理。计算机只是完成了基本的计算任务，数据的管理依靠人工来进行。

2、文件系统阶段

在这一阶段，应用程序之间是相互独立的，每个应用程序都有自己的数据文件，并且，数据文件和应用程序之间是一一对应的。这种数据管理方法的缺点是数据和程序的冗余度高，而且数据的存储格式各不相同，数据无法实现共享。例如：为了完成三项任务：（1）记录顾客订货。（2）维护顾客邮购清淡。（3）记录装运情况。则需编制三个应用程序实现上述功能，每个程序访问各自独立的数据文件，因此存在三个独立的数据文件：

（1）订货文件：单据号、日期、顾客号、顾客姓名、订货商品、订货数量。 （2）邮购清单：顾客号、顾客姓名、顾客地址

（3）装运文件：日期、装运号、订货号、顾客号、顾客姓名、顾客地址、订货商品、装运商品。

不难看出，上述各个文件中都由数据重复。顾客号、顾客姓名、订货商品等信息都重复存储在两个获两个以上的文件中。数据的冗余度较高，这时，不仅导致数据管理的效率下降，同时由于同一个实际意义的字段，如顾客姓名，存储在不同的文件中，也会造成数据不一致的情况发生。给程序处理带来隐患。

3、数据库管理阶段

在这一阶段，由于计算机技术的发展，有了专用的存储设备，数据的规模急剧扩大，而且数据的共享要求越来越高，因此，出现的数据库管理技术。他要求建立可以共享的数据库来支持多个应用程序的执行，不同的应用程序可以存取公用数据库中的相关信息，数据库和应用程序之间的独立性提高了很多。针对上述例子，可以建立如下三个数据库：

顾客：顾客号、顾客姓名、顾客地址

订货：订货日期、单据号、订货商品、订货数量、顾客号

装运：装运日期、装运号、订货号、顾客号、装运商品、装运金额

不难看出，采用上述方法后，数据的冗余大大降低，并且，增强了数据的一致性，例如：更新顾客姓名时只需更新一次。同时，数据之间的结构化程度也加强了，如图所示： 顾客姓顾客地顾客号 名 址 订单订订顾 装装定顾装装 货据货货客运运货客运运 日号 商数号日号号号商金 期 品 量 期品额

图2-5 使用数据库的优点主要有： 大量减少了数据冗余

提高了数据的完整性和一致性 容易修改和维护

提高了数据和程序的独立性 提高了数据的共享程度 数据存取的标准化

因此，目前，对于数据的管理，特别是对会计数据的管理，都采用数据库的管理方法。 二、数据库管理系统（Database Management System）

数据库是一个综合性的数据集合，并有多个程序共享的使用数据库，因此，需要引入一个数据库的管理系统（DBMS）对数据进行统一的控制。实际上，DBMS有一组程序组成，这些程序执行数据库的实际操作，并提供数据库与用户或用户与应用程序之间的借口。数据库、数据库管理系统与多个利用数据库中数据的应用程序就构成了数据库环境。

1、数据库管理系统的功能

（1）数据库定义功能：定义数据结构和数据的逻辑表示。

（2）数据存取功能：通过数据操纵语言，实现对数据库中数据的基本操作：检索、插入、删除和修改。 新建及修改数据库。

提供用户视图和报表生成

数据库的运行管理：这是DBMS的核心，包括并发控制（防止同时访问某一正为其他应用程序所更新或使用的记录）、安全性控制（防止数据非法操作）、完整性约束条件的检查和执行、数据库内部的维护等。

2、关系型数据库管理系统

DBMS按照其创建和管理逻辑数据结构能力的不同，可分为层次型数据库、网络型数据库和关系型数据库。关系型数据库技术是目前使用较为广泛的，特别是在财务软件中，关系型数据库能够满足财务数据中较为复杂的逻辑关系。

关系型数据库将数据存放在由行和列组成的二维表中，如下表所示： 编姓名 职基补岗扣实号 称 本工资 助 位津贴 款 发工资 000张小初36182015691 花 级 0 0 0 0 0 000王主高50305010122 管 级 0 0 0 0 00 000李会中40264516953 计 级 0 0 0 0 0 表2-2 在关系型数据库中，表的每一行称为一个元组，表的每一列称为属性，每个属性都有一个所允许的取值范围称为域。例如上表中，编号、姓名等都为属性，编好是由4位的数字构成的字符串，基本工资的取值只能是整数或小数。表的每一行都有一个属性，唯一的标识当前的记录，称

为主关键字，如上表中的编号。

在关系型数据库中，简化了数据的结构组织简单，易于维护，用户可以创建自己的特殊的关系和逻辑结构，修改数据库时，也不必对应用程序进行修改。

关系型数据库的缺点是：计算要求高。若记录超过1000万条的时候，层次性或网状结构的相关软件执行的效率较高。 3、数据库管理系统的选择

数据库管理系统可分为个人数据库（小型数据库）和大型数据库系统，两者之间在数据的存储量、数据库的运行管理，如并发控制、安全性控制、完整性约束条件的检查和执行、数据库内部的维护等方面存在较大差异。就财务软件使用的数据库管理系统而言，随着系统规模的不断扩大，小型数据库已不能很好的满足企业的信息要求，因此，会计软件使用的数据库正处于小型数据库向大型数据库过渡的阶段。大型数据库数据存储容量大，数据的容错性和一致性较好，能够较好的支持网络化的运行环境，但大型数据库的操作和管理难度较大，技术含量高，而且购买成本也较高。主要有SQL server、Sybase 、Oracle、 DB2等。

小型数据库相对来说，数据容量小，数据处理能力也较弱，在数据安全方面也存在一些隐患，但易于掌握、易于管理、投资成本也较小，对于小型用户是比较适用的。常用的小型数据库有FOXPRO、ACCESS等。

三、数据库系统体系结构发展

数据库系统的体系结构是指带有数据库的计算机系统中各组成部件之间的相互关系，它是硬件、软件、算法和语言的综合性概念。研究体系结构就是研究系统的硬件和软件功能的分配问题。

数据库系统的体系结构经历了三种发展形式： 1、主机/终端结构

80年代中期以前，由于受计算机硬件性能的制约，主机/终端结构一直是数据库系统所支持的主要的应用模式，他将除用户界面以外的数据库应用系统所有的其他部分都放在主机一端，终端只提供对数据的简单显示功能，所有的数据处理工作都放在主机中完成。主机系统是一种集中式处理和管理的系统

主机系统对于资源的管理效率较高，但缺乏灵活性，不能满足信息量的迅速增大。 2、文件/服务器结构

随着计算机硬件性能的提高和局域网的发展，产生了文件/服务器结构体系。在服务器上网络操作系统一文件的新式对共享数据进行管理，对共享数据的其他操作有工作站完成。这种结构的缺点是：在工作站上，容易造成数据的不一致，网络复核较重。

3、客户/服务器结构

在这种结构中，将任务的执行分配在两台或多台计算机之间进行，客户机运行前端的用户接口和应用程序，服务器端提供客户机运行所需的各种资源。从软件结构看，客户/服务器结构是把应用或系统按逻辑功能划分成客户软件部分和服务器软件部分。客户软件负责数据的表示和应用，并接受用户请求并转换为服务器的请求。

在传统的客户/服务器结构的数据库中，一般设计为两层结构，服务器端负责对数据库数据访问和事物管理，执行数据的存取逻辑部分；客户端负责应用的处理，执行应用逻辑的部分。客户/服务器数据库结构的优点可综合为以下两点：

（1）具有较高的性能。由于客户端和服务器端划分了数据处理的任务，降低了工作站和服务器的负载，提高了数据库系统的处理能力。 （2）具有较高的开放性。客户/服务器开放性的基础在于客户/服务器结构的数据库系统在语言、数据连接接口等方面遵循相应的标准。这些标准包括：网络协议（TCP/IP）、开放数据库互联的接口标准（ODBC）、数据库语言标准等。

在现代的客户/服务器结构中，三层的体系逐渐被使用，三层结构是在两层结构的基础上发展起来的，三层分别是： 客户端服务：负责提供独立的、可移植的应用界面，即数据的表示逻辑 中间层（应用服务层）：该层执行必要的计算，负责与数据库的交互工作，并将结果发送给客户，提供可共享的数据处理。 服务器端：负责数据的访问、存储和管理。

复习思考题：

1. 什么是数据库管理系统，其主要功能有哪些？

2. 什么是大型数据库？目前主流的大型数据库有哪些？

3. 数据库管理系统体系结构的发展对会计电算化系统有哪些影响。

第十一章 会计核算软件的基本工作原理 第一节 账务处理软件工作原理

一个完整的会计信息系统是由若干个子系统构成的，这些子系统包括账务处理子系统、报表处理子系统、固定资产核算子系统、工资核算子系统、材料核算子系统、成本核算子系统、产成品及销售核算子系统等。而在所有子系统中，账务处理子系统处于核心地位。会计信息系统所提供的企业用于微观管理和国家经济管理部门进行宏观管理所需要的会计信息，都必须经由账务处理子系统对所发生的经济业务进行加工处理后才能取得。一个账务处理软件安装以后，其使用过程分为初始化工作和日常工作两部分，本节将详细介绍账务处理软件的工作原理。

账务处理软件是由系统初始化、凭证处理、记账结账、账簿输出、银行对账和数据管理等模块构成。 一、系统初始化

系统初始化是指从手工会计信息系统转移到电算化会计信息系统所做的初始性工作，这些工作完成后，才可以用会计软件进行日常会计处理。账务初始化工作主要包括：账务初始化主要包括：设置账套、操作员管理、设置凭证类型、 建立会计科目和装入期初余额等工作。

(一)设置账套

设置账套是指确定账务处理子系统的使用单位，定义会计核算主体。由于一个核算单位可有一套独立的账簿体系，因此，一个核算单位也称一个账套。许多账务处理软件允许同时设置几个账套，各个账套都有其各自的使用单位，这些使用单位可以是账务处理系统的管理单位，也可以是其下属的各独立核算部门。每一个账套都有其账套名称、账套代码(号)、启用日期和会计科目级长。任何单位在正式使用账务处理子系统前，必须首先为本单位建立账套。

账务处理软件使用单位可根据实际情况，按照软件提供的设置账套功能，输入账套名称、账套代码(号)、启用日期和会计科目级长等数据，建立适合本单位核算要求的账套。其中会计科目级长指会计科目分为几级，每级长度为几位。

(二)操作员管理

操作员管理是指对操作账务处理软件的会计人员使用权限的分配。在手工账务处理时，存在着分工协作相互制约的关系，这一关系是通过会计人员工作权限不同而体现的。设置完账套后，要将手工的这种分工在计算机中进行体现，即对会计人员进行工作及权限的分配。对操作软件的会计人员工作及权限的分配，要符合会计制度的要求。主要包括设置操作员姓名、口令、指定每个操作员所允许的操作权限。

(三)设置凭证类型

许多单位为了便于管理和登账方便，对记账凭证进行了分类，通常将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三类。有的单位在此基础上对收款凭证再分别按现金和银行存款进行分类，即现金收款凭证和现金付款凭证以及银行收款凭证和银行付款凭证，共分为五类。有的企业不进行凭证分类，统称为记账凭证。因此，账务处理软件提供了凭证类型设置功能。各个单位可根据其实际情况，按照核算要求和习惯设置凭证类型。凭证类型设置的内容主要包括：定义凭证类型代码和凭证名称。凭证类型代码可以采用数字型代码或字母型代码，凭证名称是指其汉字名称。有些账务处理软件在设置凭证类型时，可以让用户按照各类凭证的特点，同时以每类凭证中必有的科目或必无科目进行定义。这样设置的好处是，在日常工作中，用户按凭证类型输入了某张凭证，如果输入凭证的借方科目或贷方科目与在初始化工作设置该凭证类型时定义的借方科目或贷方科目不一致，则账务系统自动判断该凭证输入错误，并在屏幕上予以提示，以便用户进行更改。

凭证类型定义并使用后，不能进行修改，否则会造成不同时期凭证类别的混乱，致使按类别对凭证进行查询、打印、汇总等工作将无法顺利进行。

(四)建立会计科目

在手工方式下，任何单位在记账之前必须根据自己的业务特点和规模，按照会计要素的具体内容，确定本单位需要设置的账户及其名称，建立会计科目核算体系。在电算化方式下，正式使用账务处理子系统之前，也必须建立好本单位使用的会计科目。账务处理软件提供了建立会计科目功能，实现对会计科目的管理。各个单位应根据其需要建立适合自身业务特点的会计科目。为了方便用户建立会计科目体系，账务处理软件通常都提供增加、修改、删除和打印会计科目的功能。需要注意的是，在账务处理软件使用过程中，每年年初可以调整会计科目，但是月中不能变动会计科目。建立会计科目的内容主要包括设置科目代码、科目名称、科目性质和账簿格式。

1.科目代码和科目名称

科目代码和科目名称是一一对应的关系。在账务处理子系统中，为了便于计算机处理和减少用户输入工作量，除了要为每个会计科目设置科目名称外，还要设置与之相对应的科目代码。为保证会计数据在全国范围内口径一致，在财政部制定的会计制度中统一规定了一级会计科目的名称和编码。明细科目的名称和编码未作统一规定，各单位可根据其实际情况，在满足会计核算和管理要求以及报表数据来源的基础上自行设置。各单位必须在符合财政部统一规定的前提下，根据其自身的实际业务需要建立会计科目名称和代码。

某公司的会计科目编码如下所示： 某公司会计科目编码表 科目编码 科目名称 1001 现金 1002 银行存款 100201 工行存款 100202 中行存款 ?? ?? 2.科目性质

科目性质是指此科目属于资产、负债、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。科目性质是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。在财政部颁发的企业会计制度中，会计科目编码的第一位就标识了科目性质，其中科目编码首位为1、2、3、4、5，分别代表资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类科目。使用账务处理软件，在设置科目性质时，必须注意定义的科目性质与科目代码的首位相一致。

3.账簿格式

账簿和会计科目有着密切的关系。在手工方式下账簿的格式主要有三栏式、多栏式和数量金额式，各种格式有其特定的用途。在电算化方式下，账务处理软件提供账簿格式定义功能，用户在账务处理子系统初始化时可以定义各会计科目对应的账簿格式。不同的账务处理软件对账簿格式的定义有不同的设计，有的在建立会计科目的同时定义账簿格式，有的则将定义账簿格式单独作为一个功能来处理。

(五)余额初始

余额初始即输入期初余额。为了实现手工管理账簿数据与计算机管理数据的衔接，保持其连续性、完整性，当初次使用账务处理系统时，应当先将手工方式下各个账户的期末余额整理好，编制科目余额表，然后通过键盘输入到电算化账务处理子系统作为其期初余额。输入的内容主要包括余额和余额方向。设置余额有两种情况，第一，用户年初启用账务处理子系统：只需将各科目年初余额输入。第二，用户年中启用账务处理子系统：除了输入各种科目的年初余额，同时还要输入各科目启用月前各月借方、贷方累计发生额，这样可以保证全年各科目每月发生额是连续的。输入完成后账务处理软件提供试算平衡原功能，由计算机自动试算所有科目的借方余额与贷方余额是否平衡，以保证初始数据的正确性。

(六)其他初始化工作

1.如果软件使用单位有外币核算，则应设置外币币种及记账汇率。

2.如果同时使用账务处理软件中的银行对账功能，则应输有关未达业务。

3.如果使用往来账辅助核算功能，应设置往来客户编码，录入开始使用账务处理子系统时未核销的往来业务。

4.如果两个科目之间不允许有借贷对应关系，则称之为非法对应科目。有的软件提供了非法对应科目设置功能。如果设置了非法对应科目，当凭证输入时，就会拒绝接收非法对应科目的凭证，这就使得有更多的控制措施，防止错误凭证进入计算机。

5.设置打印方式。有些系统提供了多种打印方式，如套打、非套打等，使用者可进行选择。 二、凭证处理 (一)填制凭证

在手工方式下，会计人员根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是日常会计的主要工作。在电算化方式下，计算机以记账凭证处理为起点，凭证填制正确与否，将直接影响账务处理软件的应用效果。因此，填制凭证十分重要，必须确保填制凭证的工作质量。在实际工作中，使用者可直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，也可以先由人工填制好记账凭证再集中输入。各单位可根据其实际情况进行选择。一般来说，业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用在计算机上直接根据原始凭证填制记账凭证的方式，而在第一次使用账务处理软件或人机并行阶段，采用人工制单集中输入方式较为合适。

1.输入凭证

在手工方式下，记账凭证分为专用记账凭证和通用记账凭证，专用凭证又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。各单位可根据其特点采用不同的记账凭证，不管采用哪种记账凭证，其基本内容大体相同。手工方式下将记账凭证区分为收、付、转的目的是着眼于以后处理的方便。在电算化方式下，记账凭证一旦输入，此后的各种处理通通由计算机进行，将记账凭证分为收、付、转的意义随之降低。而且，由于日常业务的发生昌随机的，可能有收款，也可能有付款或转账，采用一种格式可以避免输入过程中不断切换屏幕输入格式，提高输入速度。

因此，目前的账务处理软件通常采用的方法是，允许使用者根据需要设置凭证类型，但所有凭证类型均采用统一的凭证格式。 输入凭证时需要注意以下几个方面：

(1)日期：为填制记账凭证的日期。输入记账凭证时，必须输入填制日期，日期不能大于系统日期。

(2)凭证类别：为账务初始化时定义的凭证类别，只要输入类别代码即可。有的软件在输入凭证类别时，可在屏幕上开一个窗口，显示已经定义的凭证类别，让用户输入凭证时根据经济业务进行选择。

(3)编号：为记账凭证编号。凭证号可以由手工输入，也可以由会计软件自动生成。会计软件应对记账凭证编号的连续性进行控制。 (4)附件张数：指所附原始凭证的张数，根据填制记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入。

(5)摘要：指对发生的经济业务内容的简述。摘要的输入可以在填制凭证时根据经济业务内容用键盘输入，也可以在账务初始化时对常用的

摘要内容定义好，当输入凭证摘要时，根据经济业务选择相应的摘要。

(6)会计科目：输入会计科目时，必须输入该科目的明细科目。

凭证输入时，会计科目通过科目代码或科目助忆码输入，不需输入科目汉字名称。输入科目代码后，科目名称自动显示在屏幕上。有的账务处理软件在输入科目代码的地方，可以调出一张科目代码和科目名称对照表供使用者根据经济业务的内容进行选择。

(7)借方金额、贷方金额：在凭证的同一行，借方金额和贷方金额不能同时有数额，必须有一个为0.00。

当凭证输入完后，软件提供借贷平衡检验功能，由计算机自动检验输入凭证的借方合计与贷方合计是否平衡。如果不平衡，将给予提示并要求修改，直到平衡为止。此外，当填制一张需要进行数量核算的凭证时，在输入带有数量属性的科目之后，需要输入数量及单价。当填制一张需要进行外币核算的凭证时，在输入带有外币属性的科目之后，需要输入外币金额和汇率。对于汇率，系统自动取用户在汇率定义中设置的汇率，用户也可以在输入汇率时根据实际情况随时修改汇率。

2.修改凭证

要保证凭证输入不错，几乎是不可能的。那么，一旦发现数据有错，应该如何纠正呢，会计工作的严肃性要求人们不能随意修改数据，特别是会计电算化后，存储介质发生了变化，如果计算机内的数据能够任意修改，势必给人造成一种对系统原不安全感。因此，纠正错误的方法要根据下面的情况分别处理。

(1)修改输入前的凭证

凭证填写错误，数据还未输入账务处理子系统，输入审核人员发现错误，此时操作员不得直接更改，应退回凭证填制者纠正后再输入。 (2)修改登账前的凭证

凭证输入账务处理子系统后发现错误，但此时还没有登入有关账簿，则分两种情况纠错：若在凭证输入过程中发现错误，则操作员可直接在屏幕上利用光标移到出错处，直接修改；若凭证已输入完毕，存入凭证库中，审核员在审核时发现错误，此时审核员不得更改，应由凭证输入者对错误凭证调出后进行纠正。

(3)修改已登账的凭证

如果错误凭证已经作过登账处理，为了保证凭证与账簿的一致性，不能直接修改凭证，更不能修改账簿数据，只能用重作凭证的方法来更正。例如，正确的凭证A为：

借：管理费用——办公费 2050.00 管理费用——会议费 250.00 贷：现金 2300.00 输入后的错误凭证B为：

借：管理费用——办公费 2250.00 管理费用——会议费 50.00 贷：现金 2300.00

类似这种错误，计算机的容错及校验无法发现，一旦查到，纠正的方法只能重作更正凭证，其步骤如下：

第一步，先将错误凭证B打印出来，交给凭证填制者，凭证填制者根据凭证B，作一张与此相反的冲销凭证C，并在摘要内注明冲销原因。 借：现金 2300.00

贷：管理费用——办公费 2250.00 管理费用——会议费 50.00

第二步，输入人员把正确凭证A和冲销凭证C一起输入计算机。 第三步，重做登账处理。 (二)审核凭证

审核凭证是审核人员按照会计制度对输入人员填制的记账凭证进行检查核对，防止有意或无意的操作错误。主要审核记账凭证是否与原始凭证记录的信息相符，会计分录是否正确等。

账务处理软件提供有凭证审核功能，输入的凭证只有审核签章后，才能记账。为遵守财务管理制度，审核与填制凭证不允许是同一个人，具有审核权力的财务人员才允许进行凭证审核工作。审核人员发现错误或有异议的凭证，应给填制人员修改后再审核。当使用账务处理软件选择了审核功能后，屏幕上将出现要审核的凭证，供审核者进行审核。对于正确的记账凭证，可用功能键发出签字指令，由计算机自动进行签字。签字后计算机自动翻页，可连续审核。对于已经审核的凭证，在尚未登账自理时有错误，审核者根据软件提供的取消审核功能，取消签字后才能由凭证制做者进行修改。

(三)凭证查询及汇总

对于已输入计算机但未登账的凭证可以在凭证处理功能中进行查询。而对于输入计算机并已记账的凭证通常在账簿输出功能中进行查询。凭证汇总表总是将一定范围内的凭证进行汇总，产生凭证汇总表或科目汇总表。

当选择好查询、汇总的凭证范围后，计算机就会自动给出查询、汇总的结果。 三、记账与结账 (一)记账

记账凭证经审核签字后，就可以据此登记有关账簿，包括各种总分类账、明细分类账和日记账。在电算化下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行的。

1.账务处理软件的记账原理

账务处理软件记账的原理通常有两种，一种是当用户选择了软件提供的记账功能后，计算机把已审核的记账凭证分别登记在日记账、明细账和科目发生额数据库中，输出日记账、明细账、总账时，分别从有关数据库中取数据编辑输出；另一种是当选择了记账功能后，计算机把已审核的记账凭证从临时凭证库，转移到正式凭证库中，同时产生本月最新的科目发生额余额数据，输出日记账、明细账和总账时，从正式凭证库和科目发生额库中取数据。

2.账务处理软件的记账步骤 (1)确定记账时间范围

选择记账功能后，软件首先要求使用者确定记账的时间范围，以便对确定的时间范围内的凭证进行记账。 (2)记账

确定了记账的时间范围后，用软件提供的功能键发出记账指令，系统就开始记账，记账过程由计算机在短时间内自动完成，不需要人工干涉。记账时系统首先做备份，保护记账前的各种凭证账簿数据，一旦断电或其他原因造成记账中断，使用软件提供的恢复功能，计算机可自动根据备份的数据恢复到记账前的状态，以便重新记账。备份保护完数据后，就开始记账。

3. 在使用记账功能时需要注意以下几个方面：

(1)记账功能比较重要，一旦记账，凭证不再能修改。因此，可将记账功能限定为专人使用。建议由审核凭证的人员使用记账功能。 (2)在记账过程中，不得中断退出。

(3)每月可多次使用记账功能，分批将凭证记入各种账册，业务多的企业可每天记一次账。

(4)如果凭证中有银行或往来科目，记账时同时产生要进行对账的“待核银行账”和往来业务账。

(二)结账

在手工会计处理中，结账用于终结本月的账务处理。在电算化方式下，为符合会计制度的要求，账务处理软件提供了结账功能。一般来说，采用计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后生成的各种账簿数据都应该是正确的、平衡的，但由于非法操作或其他原因，有时可能造成某些数据被破坏，引起账证、账账不符。为了保证账证、账账相符，许多账务处理软件都提供对账功能，建议使用者在结账前使用对账功能。通常当输入了要进行对账的时间范围后，系统将自动进行对账工作，并显示对账结果。

在电算化方式下，结账是以当月记账凭证全部输入计算机，并全部记账为前提的。结账以后，把期末余额转到下月，当月不能再进行经济业务处理。

在使用结账功能时需要注意以下几个方面：

(1)结账月份内，不允许含有未记账凭证，否则将不予结账并提示相应信息。 (2)结账必须逐月进行，上月未结账则不允许结本月的账。

(3)某个月结完账后，将不能再输入该月的凭证。所以结账时应注意当月全部凭证都已输入计算机并全部记账。

(4)结账后，产生的报表和打印的账册才是完整的。结账前打印的账册，编制的报表不一定能反映该月的全部业务。 四、账簿输出

账务处理软件的最终目标是产生各种账簿数据的账页。在电算化方式下，账簿输出的过程就是系统根据企业管理制度以及会计制度的要求对账簿文件或凭证文件数据进行排序、检索和汇总等处理，得到企业所需要的各种账表。账簿输出包括查询和打印两种方式。账务处理软件一般都提供有丰富的查询、打印功能，不但快速准确，而且还可以根据需要进行多种形式的查询工作。

(一)查询

查询是按照给定的条件查找满足条件的账证数据，并在屏幕上予以显示。账务处理软件的查询功能一般包括：日记账查询、明细账查询、总账查询和记账凭证查询等。查询的方式主要有指定条件查询和综合查询。指定条件查询是指输入查询条件时指定具体的条件进行查询，综合查询是指根据用户所定给的任何有意义的组合条件进行查询。

1.查询日记账

在手工方式下，考虑到工作量的关系，只有少量重要科目有日记账，如现金日记账、银行存款日记账等。与手工不同的是，电算化后任何科目均可有日记账。区别在于重要科目日记账必须日日打印输出，而其他科目的日记账可视需要显示输出或按月、季、年打印输出。

择日记账查询功能时，只要用户输入查询条件，系统就会按照指定的条件在屏幕上显示出日记账数据。对于一般科目账务处理软件产生三栏式日记账；对于外币科目，账务处理软件能产生复币日记账，复币日记账中，借方、贷方和余额三栏均包括三小栏：外币、汇率和人民币；对于数量科目，账务处理软件能产生数量金额式日记账，数量金额式日记账中，借方、贷方和余额三栏均包括三小栏：数量、单价和金额。

有些账务自理软件中把按月输出 的日记账和每天需查看现金、银行存款等余额的日记账区分开来，专门设计一个供输出每天业务的功能，称为“日报表”。

2.查询明细账

查询明细账既可按指定条件查询，也可按综合查询方式查询。选择明细账查询功能后，输入查询条件即可得到满足条件的查询结果。

明细账主要有三栏式、数量金额式、复币式和多栏式。三栏式、数量金额式、复币式明细账与日记账基本相同，不同之处仅在于明细账无需在每日经济业务输出完毕后输出日小计行，结出当日余额。多栏式明细账分为借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式。

3.查询总账

在手工方式下，总账采用三栏式格式。电算化后，总账除了采用三栏式格式外，还可以用总分类账户本期发生额对照表替代。在财政部颁发的会计核算软件基本功能规范中指出，在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。选择总账查询功能后，指定查询条件即可得到查询结果。查询条件主要有日期和科目编号。当只输入月份时，表示查询某月全部总账科目的数据；当只输入科目编号时表示查询该科目本年内所有已经发生的业务数据；若输入月份又输入科目号，则表示查询某月该总账科目的数据。

(二)打印

账簿查询是以屏幕显示的形式，为会计资料的需求者输出数据信息。但要作为正式账簿保存还需要通过打印功能打印输出账簿。账簿打印是利用打印机通过账务处理软件提供的打印机功能，将会计信息输出到纸上形成账簿档案。账务处理软件为使用者提供了账簿打印功能，包括打印日记账、明细账、总账、科目汇总表和记账凭证等。打印的方式有套打和非套打两种。套打方式是指将打印纸预先按规定的格式印制好形成专用打印纸，打印时打印机将输出的数据打印在已有格式的专用打印纸上。这种打印方式与手工方式下的凭证账簿的登记方式相同，但在打印时容易错位，而且必须使用专用打印纸。非套打方式是指将账簿格式或凭证格式连同输出的数据一同由打印机打印输出到空白纸上。这种打印方式在打印时不会出现错位问题，使用方便，对打印纸无严格要求。

账务处理软件的使用者选择打印功能后，按照系统的提示进行操作，就可完成打印工作。 五、银行对账

每个企事业单位都有大量经济业务通过银行结算，银行要为每个单位记载这些经济业务。但由于企事业单位与银行的记账时间不同或由于其他原因会形成一方入账而另一方尚未入账的事项。银行对账是指将银行记载的本单位银行存款收付记录(银行出具的对账单)与单位自己登记的银行存款日记账进行核对并编制银行存款余额调节表。银行对账的目的就是要核对出未达账项，找出未达账项的根源，防止有意无意的错误。

(一)银行对账功能模块结构

银行对账功能是货币资金管理的主要内容，许多会计软件都把它放在账务处理子系统中，但是银行对账和银行存款余额调节表的编制仍是一项相对独立的日常工作。

银行对账模块的功能包括： 1.输入银行未达账 2.输入银行对账单 3.自动对账 4.手工对账

5.输出单位未达账 6.输出银行未达账 7.打印余额调节表 (二)输入银行未达账

输入银行未达账是指将启用系统之前的所有银行未达账项业务输入到计算机中，以便今后利用计算机继续与银行进行对账工作。输入时，应利用系统启用前一个月的银行存款余额调节表，把银行存款余额调节表中的银行未过账项按照要求输入系统。

(三)输入银行对账单

输入银行对账单功能可以完成两项工作：一是将启用系统之前的所有单位未达账项业务输入到计算机中， 以便今后利用计算机继续进行对账工作。一是定期把从银行取来的对账单输入到计算机中，以便与存贮在计算机中的单位银行日记账进行核对，进行银行对账工作。

银行对账单的输入方法有两种，一种是由操作员通过键盘将银行对账单输入计算机。输入银行对账单数据后，必须校验数据的正确性。另一种是软盘输入，它是指银行提供的银行对账单数据已存贮到软磁盘上对账单数据库中。但是，银行的银行对账单数据库文件结构必须与企业所使

用的账务处理软件中的对账数据库文件结构相同，如果不同，则需要通过转换，才能进行软盘数据传输。目前提供软盘对账单的银行很少，但这将是今后的一个发展趋势。

(四)自动对账

自动对账是由计算机根据对账依据自动进行银行对账工作。对账的依据是，结算方式+结算号+方向+金额。即仅当单位银行账中某一笔业务与银行对账单中某一笔业务的结算方式、结算号、金额以及发生方向完全一致时，系统才将这两笔业务进行核对、勾销。在对账过程中，不同软件采用不同的处理方法，有的软件在对账过程中把银行存款日记账和银行对账单同时显示在屏幕上，操作员可以同时检查确认哪些是计算机不能确认的已达账款，对账完成立即显示对账结果。

有的软件则把对账过程隐藏在程序中，对账完成后返回上级菜单，选择查询功能可查看结果。 (五)手工对账

手工对账对“自动对账”有补充。由于同一笔经济业务可能在“银行存款日记账”和“银行对账单”上作了不同口径的记录(例如，一笔业务，日记账分成两行登记，而对账单上只有一行)，而对比情况通过“自动对账”计算机将不能核销这些业务，为了保证对账更彻底正确，此时，可用“手工对账”功能核销。手工对账是对自动对账的补充。当使用手工对账功能时，软件首先要求使用者选好银行科目，接着屏幕被分成上下两部分。上部分是日记账业务，下部分是对账单业务，软件使用者可通过目测分析，将日记账和对账单上的已达业务按操作提示进行核销。

(六)输出对账结果

对账完成后，计算机会自动将未达账项整理出来，形成银行存款余额调节表。许多软件都提供了查询银行未达账和查询单位未达账的功能。使用者可利用软件提供的功能，按照操作提示，查询银行未达账情况和单位未达账情况。

六、自动转账

在会计业务中存在一类凭证，他们每月有规律地重复出现。例如，每月提取折旧，按月计算结转税金，按月进行工资分配，月底结转管理费用到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源和计算方法也基本不变。因此，我们可以把这类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先存入计算机，将其称为“自动转账分录”，并用不同的“分录号”标记命名。每月使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分录号，由计算机自动调入该“自动转账分录”，并根据预先定义的金额来源或计算方法自动填制相应的金额，产生凭证。这样就不必每月重复输入此类凭证。这种预先定义分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”。预先定义的分录称为“自动转账分录”，简称“自动分录”。根据自动分录编制的凭证称为机制凭证。

自动转账分录必须先定义后使用。 (一)定义自动转账分录

许多账务处理软件都具有自动转账分录定义功能，通过此功能，软件使用者可以把每月重复有规律出现的固定转账业务内容按照一定的模式告诉系统，完成自动转账分录的定义工作，以便由计算机根据自动分录生成机制凭证。自动转账分录定义的常用格式如下所示：

自动转账分录定义

分录号： 凭证类型： 摘 要 会计科目 借/贷 金融来源表达式 1.分录号

分录号是“自动转账分录”的唯一标识，不同的自动转账分录应有不同的分录号。 2.凭证类型

凭证类型说明该自动分录编制的凭证属于哪一类。如定义工资费用分配的转账分录，其凭证类型为“转账”类。 3.摘要

摘要是自动转账分录的业务内容简明扼要的说明。图表11-6中每行均有一个摘要，不同行可以不相同，也可以是相同的。 4.会计科目

定义自动转账分录，输入会计科目时，可输入会计科目代码，输入科目代码后，科目名称会自动显示在屏幕上。 5.借/贷

借/贷表示分录的方向为借或贷，应在每个会计科目输入后同时定义其方向。 6.金额来源表达式

金额来源表达式表示固定转账业务分录的金额是如何取得的。转账业务数据的来源主要有账务系统内部数据、其他子系统数据和其他数据。使用者可按照软件提供的操作提示定义金额来源表达式。

(二)自动转账

软件使用者一旦定义好自动转账分录，每月都可以对有关转账业务由计算机自动调入“自动转账分录”生成机制凭证。不同的会计软件对机制凭证生成的处理有所不同，有的软件将编制机制凭证放在了凭证输入功能中，有的软件则提供专门功能编制机制凭证。

七、数据管理

财务处理软件是在硬盘上处理账务数据的。为保证硬盘系统的正常运行，账务处理软件均提供数据管理与维护功能，主要包括：数据备份、数据恢复、数据删除、重建索引、数据检测和修改口令。数据备份功能是将硬盘数据建立软盘副本，以便得到长期保存，同时也可防备意外事故造成的硬盘数据丢失。一旦硬盘数据被破坏，数据恢复功能能使系统数据得到尽快恢复，保证业务正常进行。如果某些数据不需要长期存放在硬盘上，可执行数据删除功能。

如果数据顺序发生混乱，或做完数据恢复后，为防止数据造成混乱，则需执行重建索引功能。数据检测功能可以检查系统运行所需的各种文件是否存在。为保证会计数据的安全可靠，防止无关人员窃用操作员口令进入系统，操作员应经常修改口令。修改口令时，执行修改口令功能。

(一)数据备份

数据备份是将硬盘上的数据备份到软盘上，制作软盘副本。为防止账务数据因意外情况遭破坏，同时为了账务数据的存档保存，应经常做数据备份工作。许多账务处理软件都为使用者提供了生动直观的数据备份功能，使用者只要按照系统提示进行操作即可完成硬盘数据到软盘的备份工作。备份时，系统首先删除软盘上所有的数据，然后再将硬盘数据不断复制到软盘上，一张软盘存满后，会自动提醒操作者插入下一张软盘，直到所有数据备份完毕。备份好的数据应在磁盘的标签上写明盘号及备份时间，以便日后进行账务数据的恢复工作。

应当注意，进行数据备份时，必须使用已经格式化的软盘作备份盘，切勿将装有有用文件或数据的软盘作备份盘。备份过程中不要抽出软盘，除非系统要求换盘。

为确保数据万无一失，建议AB备份法，即准备若干张已格式化的软盘，将其分成AB两组，对于相同时间的数据，做两次备份，分别备份到A组盘和B组盘。A组盘和B组盘最好保管在不同地方，以防其中某一备份因环境影响出错或丢失。当硬盘数据丢失时，可用A组盘进行恢复，若A组盘出错，或丢失，则可用B组盘进行数据恢复。

(二)数据恢复

数据恢复是指将软盘上的备份数据恢复到硬盘。在账务处 子系统的运行过程中有时会受到某些随机因素的干扰而使硬盘数据损坏或丢失。当硬盘数据损坏或丢失时，可选择软件提供的数据恢复功能，利用以前制作的数据备份进行数据恢复工作。选择此功能后，首先要将备份软盘插入指定的驱动器，并确定恢复哪年哪月的备份。然后计算机将自动检测插入的软盘中是否有备份数据。如果有，则开始进行恢复工作，直到所有

数据恢复完毕；如果插入的软盘中没有备份数据，则系统将提示“错误信息”。

应当注意的是，恢复数据将覆盖硬盘中现有的数据，只有在硬盘数据被破坏的情况下才能使用恢复功能，硬盘数据正常时，禁止使用该功能。 (三)往年数据删除

只要用户的硬盘有足够的空间，硬盘上就可以保存任何年度的会计数据。但是硬盘存储空间总是有一定限度的，如果业务频繁，数据量大，系统运行到一定时间，就会被往年会计数据占据过多的存储空间，出现硬盘空间不足而影响系统运行的情况。此时，可将以前年份的账务数据备份留档。然后使用“往年数据删除”功能，把已备份好的以前年份的账务数据库从硬盘中删除，以节省计算机的硬盘空间。

建议不要删除上年度的会计数据。因为经常要查询上年数据或与上年数据做比较分析。 (四)重建索引

为了产生会计账表的方便，计算机中的会计数据是按某个关键字建立索引文件后顺序存放的，如可按日期、凭证号、科目代码顺序排列。系统运行过程中会计软件自动使各种会计数据有序存放。但是，当硬盘出现故障或异常中断时，容易引起数据排序混乱，执行“重建索引”功能可消除此类错误。使用者可经常执行此功能，以保证数据索引和排序正确。

(五)修改口令

任何操作人员都可用“修改口令”功能定期修改自己的口令(密码)，以防泄密，致命无关人员使用他人口令进入系统。选择“修改口令”功能后，系统要求用户首先输入原来的口令，然后输入新的口令，并要求再确认一次新口令。如果输入的原口令有误，系统会自动给予提示并拒绝修改。操作员应当牢记自己的口令，一旦忘掉将无法进入系统工作。

(六)数据检测

有些账务处理软件提供数据检测功能，用于检查运行软件所需的各种文件是否存在。当发现软件不能正常运行时，可用“数据检测”功能检查各种文件是否存在，如果发现有文件不存在，软件会在屏幕上提示这些文件的文件名。对于不存在的文件，可以用操作系统的文件拷贝命令从软件系统软盘拷贝到相应的硬盘子目录，或用数据恢复功能从备份盘上恢复。

第二节 报表处理软件工作原理

会计报表是以日常会计核算资料为主要依据，总括反映企事业单位财务状况及其经营成果的书面报告文件。实现会计电算化后，在日常的会计核算工作中，利用账务处理软件，可以通过编制凭证，登记各种账簿，对所发生的各类经济业务进行全面、连续、系统的记录。但这些核算资料是分散在各种账簿之中的，不能集中概括地反映企业生产经营活动的全貌，编制会计报表可以将账簿中分散的资料集中起来，总括反映企事业单位的财务状况和经营成果。

利用报表处理软件可以完成会计报表的自动编制工作。本节将详细介绍报表处理软件的工作原理。 一、报表处理软件概述

编制会计报表是每个企事业单位会计工作的一项重要内容，因此，报表处理子系统是会计信息系统的一个重要组成部分。会计报表按其使用对象分为两大类，对内会计报表和对外会计报表。对内会计报表是专门提供给企业内部的经营管理者，为其制定正确的经营管理决策服务。其种类格式根据企业内部管理的需要由企业自行规定。因而不同单位的内部会计报表送别很大。对外会计报表不仅供企业内部使用，更主要的是提供给企业外部的主管部门、财政税务、银行、投资者、合作者等。我国企事业单位对外提供的会计报表的格式、内容和编制方法是由行业会计制度规定的，主要包括：资产负债表、损益表、现金流量表等。报表处理子系统必须同时能编制对内和对外的会计报表。报表处理子系统的基本任务就是利用计算机来解决表格结构的绘制，以及表中数据的填写。

由于会计制度、财务制度、企业经济事务的变化都可以在报表中得以体现，所以随着经济业务、财务会计制度及经济政策的调整，会计报表也必须作相应的调整。因此，大部分报表处理软件在设计时都注意到了这一点，注重可维护性。通用报表处理软件可由用户定义报表格式和内容，不仅可以生成对外的固定格式的会计报表，而且还可以根据企业管理的需要生成对内的各种会计报表。

随着会计电算化的普及，现在越来越多的行业和部门要求下属单位不仅要报送纸性的会计报表，而且要按规定的结构报送磁性的报表库文件，以便上级部门进行快速汇总、合并，及时提供有关信息。上报的磁性报表可以通过计算机网络传递，也可以通过软盘拷贝报表文件报送。

(一)报表处理流程 1.手工报表编制流程

会计报表是根据登记完整、核对无误的账簿记录和其他有关资料编制的。手工报表编制处理流程为：

(1)根据有关总分类账户或明细分类账户的数据直接填入或分析计算后填入有关报表，同时根据需要将其他有关数据填入报表。 (2)将下属单位上报的报表进行汇总生成汇总报表。 (3)母公司按会计制度规定编制合并会计报表。 2.电算化报表处理软件数据流程

电算化方式下，报表处理软件数据流程为：

(1)将报表格式输入计算机，生成报表结构文件，该文件记录报表格式信息。

(2)将报表各单元数据来源及报表勾稽关系输入计算机，存储于数据来源勾稽关系中。

(3)按照报表数据来源的规定，计算机自动从账务处理子系统采集有关账簿数据或从其他子系统采集数据，填入报表有关栏目内，同时根据需要通过键盘输入有关数据，经过表间逻辑运算和勾稽关系检查生成报表文件。

(4)根据报表文件数据，输出有关报表，如资产负债表、损益表等。 (二)报表处理软件功能模块结构

报表处理软件主要功能模块如教材中图表11-9所示。 (三)报表处理软件使用过程

安装报表处理软件后其使用过程分为系统初始化工作和日常工作两部分，如如教材中图11-10所示。 二、报表格式、编制方法及勾稽关系定义

报表格式、编制方法和勾稽关系定义是报表处理子系统的初始化工作。首次启用报表系统，把手工报表处理转移为计算机进行处理时，必须首先进行初始化工作，定义各报表的格式、编制方法及报表审核方法(勾稽关系定义)，以便在日常处理中由计算机按照定义自动采集数据生成会计报表。

(一)报表格式定义 1. 报表格式分析

就会计报表的结构而言，报表格式不外乎由以下几部分组成：即标题、表头、表体和表尾。 (1)标题

标题用来表示报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有副标题、修饰线等内容。标题在计算机打印时，通常用放大字体和加重字体打印。

(2)表头

表头主要用来描述编制单位、日期、货币计量单位、报表栏目名称等内容。报表横栏项目是表头的重要内容。有的报表表头栏目比较简单，

只有一层，有的报表表头栏目则比较复杂，分为若干层。也就是说，大栏目下分若干小栏目，小栏目下又分为更小的栏目。

(3)表体

表头下面表尾上面的内容即为表体，包括项目说明和数据，它是报表的主要组成部分，是报表数据的主要填制和存放区域。表体纵向由若干行组成，横向由若干栏组成。报表表体中，某行某栏交叉的报表单元，简称表元。

(4)表尾

表尾是指报表底部的描述部分，报表底部进行辅助说明的部分以及编制人，审核人等内容都属于表尾所含的内容。 2. 报表格式定义

报表格式定义工作是整个报表处理子系统的重要组成部分。报表格式定义就是将一张报表的表样按表头、表体及表尾等三个部分输入计算机，由计算机产生相应的报表数据结构和相应的数据记录的过程。报表格式定义是报表数据录入和处理的基础，也是使用者操作使用报表软件的基础。报表格式定义的主要内容有报表登记、表头表尾制作、报表项目定义、报表打印参数定义。

(1)报表登记

由于各个单位编制会计报表的种类和数量不尽相同，因此报表处理软件为了管理和处理报表的需要，提供报表登记功能。报表登记就是报表注册，即把所有需要用报表处理系统处理的会计报表在系统中进行登记。登记的内容一般包括报表编号、报表名称和与报表有关的属性，如表格使用粗线还是细线等。其中报表编号是计算机区别不同报表的唯一标志。

(2)表头制作

在众多的报表处理软件中，对于表头制作功能的处理可以 归为两类。一类在表头制作时，需输入报表的标题，由手工绘制表栏或由计算机自动绘制表栏线，并输入横栏各项目。另一类将表头制作分为建标题和建表头两个功能。建标题指输入报表的名称和副标题。建表头指设置表头项目，规定其宽度和属性，其中属性是指字符型、数字型等。

(3)表尾制作

表尾制作是输入表尾的内容。表尾内容主要有报表辅助说明、制表人和会计主管等。 (4)报表项目定义

在报表结构中，报表项目指表头与表尾之间的说明性文字，属于固定信息。这结说明文字一旦在报表格式中定义好，便作为报表格式的一部分，在数据处理时不能再对其进行任意操作。经过表头表尾制作并完成项目定义后，在计算机内就建立了一张表的空表样。

(5)报表打印参数定义

为了美化报表打印输出效果，报表处理软件提供打印对数定义功能。利用此功能可确定报表打印输出时所需要的参数。包括设置报表页长、页宽、行距、列距、页首空行、页尾空行、字型等。打印参数对整个报表起作用，一个报表具有唯一的一套打印参数，如果没有对其参数进行设置，则软件在执行打印功能时按打印参数的默认值打印输出报表。

(二)编制方法定义

编制方法定义就是报表单元(表元)数据来源的定义。每张报表虽然各个取数表元的值在每个编表期都会发生变化，但是对于每一种报表其表元值的计算方法却是相对稳定的。因此，一旦完成了各表元值计算方法的定义，编表时就可反复使用。在以后各期利用报表处理软件编制报表时，计算机可自动根据已定义的编制方法求出各报表单元的值，生成会计报表。报表处理软件提供了一定的函数，软件使用者可以有效地利用这些函数定义计算公式，即报表数据来源。计算公式的输入方式有两种：一种是直接输入方式，一种是引导输入方式。

1. 直接输入式

直接输入方式就是定义每个报表数值单元的取数公式时，直接输入其行号、栏次、算符和公式。 (1)行号：是被定义报表单元在报表中所处的行顺序号。

(2)栏次：是被定义报表单元在报表中所处的列顺序号。由行号和栏次唯一指定报表中一个单元的位置。 (3)运算符：运算符是指+、-、*、/、=五种运算符号。

其中：=表示运算公式计算的结果直接赋给行号和栏次指定的单元。+(或-、*、/)表示行号和栏次指定单元的结果为原有值加上(或减去、乘以、除以)运算公式计算的结果。因此，算符+、-、*、/一般适用于报表单元的运算公式较长而又在一行写不下的情况，此时可考虑将一串公式分在二行或三行定义，只要这几行公式中表示报表单元的行号和栏次完全一致即可。

(4)公式：公式是用于运算的表达式，说明了被定义报表单元的数据来源。其运算符可以是加、减、乘、除(+、-、*、/)，公式中可以出现常数和报表处理软件提供的函数。

直接输入方式操作步骤少，方便快捷，通用性强，但是需要记忆软件系统提供的大量函数对初学者难以把握公式处理技巧。 2. 引导输入方式

引导输入方式是采用屏幕引导选择输入的方式，免除了对大量函数的记忆。日期、运算符、行号、栏次等参数也由系统给出或选择输入，使得公式的定义操作变得非常容易。采用引导输入方式定义报表编制方法时，需按软件操作提示进入引导输入状态，然后进行以下操作：

(1)选择目标单元 (2)选择运算符 (3)选择生成公式

综合分析报表的不同编制方法，报表数据的来源一般有从财务账上取数据、从凭证中取数据、根据本表取数据、从其他报表中取数据、计算机不能自动生成而需人工输入数据等。因此，报表系统一般提供以下几类基本函数：账务取数函数、凭证取数函数、本表取数函数、表间运算函数、人工输入函数、预算函数等。

(三)勾稽关系定义

在会计报表中，不仅报表内部存在着某些勾稽关系，而且表与表之间也存在着勾稽关系。利用勾稽关系对报表进行检查是保证报表正确性的重要手段，根据报表内部及表与表之间的勾稽关系，可以定义审核公式，产生报表审核方法。勾稽关系定义就是得用逻辑表达式，把要检查的所有勾稽关系预先存入计算机，准备今后用来检查所编制报表的正确性。利用勾稽关系定义功能，可使软件使用者预先定义一些用于检查报表勾稽关系的审核公式，当报表编制生成后，计算机可根据审核公式对其进行审核，以保证报表的正确性。

勾稽关系定义与编制方法定义基本一致。在报表编制方法定义中所提到的所有报表函数，都可在勾稽关系定义时定义审核公式。所不同的是，在审核公式定义时，算符不仅有+、-、*、/等运算符，而且还有>(大于)、<(小于)、#或< >(不等于)、< =(小于等于)及(等于)等逻辑运算符。其中“=”符号在审核中表示的是一种“相等”的逻辑关系，在编制方法定义的运算公式中是一种赋值操作。

三、报表编制

报表编制就是在报表格式定义、编制方法及勾稽关系定义结束后，由计算机根据定义好的运算公式计算出相应的数据，并用定义好的审核公式对报表进行审核，产生本期会计报表的过程。报表编制可分为两项工作：报表计算编制和报表审核。

(一)报表计算编制

报表计算编制就是根据编制方法定义中确定的运算公式，由计算机自动产生指定时间的数据，生成相应的会计报表。例如，一张“损益表”，只要一次性定义好报表的格式和运算公式，以后每到月末，软件使用者根据操作提示输入正确的关键字如年、月等，计算机可自动计算生成一张本期的“损益表”。也就是说，在使用报表处理软件编制报表时，只要使用者完成了报表的格式定义、编制方法及勾稽关系定义后，报表编制是一个计算机自动处理的过程。报表编制功能可多次运行，用来生成不同时期的报表。

报表计算编制是由计算机自动进行的，但是如果在报表运算公式中使用了人工输入函数，则需按要求通过键盘输入数据。

(二)报表审核

报表计算编制完成后，根据事先定义的勾稽关系检验公式，可以对生成的报表进行审核以检查报表计算编制的正确性。

报表审核是由计算机自动进行的。使用报表审核功能选择好要审核的报表后，计算机就可根据公式自动核对勾稽关系，当发现不符合预先定义的勾稽关系时，屏幕会自动显示纠错信息，或将纠错信息打印出来。根据这些纠错信息，使用者可以检查计算公式编制的正确性或有关账簿数据的正确性。

四、报表输出 (一)报表查询

对报表的查询是电算化会计的一项重要内容。在手工方式下，会计人员对历史的、现时的书面会计报表进行查阅，耗时大工作效率低。在电算化方式下，报表查询工作变得方便迅速。使用报表处理软件，可快速查询出报表子系统生成的各种报表，并将查询结果显示在屏幕上，供使用者浏览。

(二)报表打印

报表处理软件除了提供查询功能外，还提供打印功能。选择报表打印功能后，根据系统提示进行操作即可完成打印工作。许多报表处理软件不仅可以打印已编制完成的各种会计报表，而且还可以打印出报表的空表样(没有数据，有表头、表尾、表格线及汉字项目)，报表运算公式和审核公式。打印输出报表空表能帮助软件使用者检查报表结构定义的正确性，打印输出运算公式和审核公式，能帮助使用者检查报表编制方法和审核方法定义的正确性。为了美化报表打印输出效果，报表处理软件一般都提供报表打印参数设置功能，如允许调整字体、字型，允许设定行距，允许指定使用的打印纸尺寸等，软件使用者可根据需要设置报表打印参数，以打印出美观的会计报表。

报表输出方式除屏幕显示和打印输出外，还有磁盘输出和网络传输。对需要长期保存的会计报表，除打印在纸介质上外，还需存储在软磁盘上。利用网络通讯功能可完成自动报表传输工作。

五、报表汇总与合并 (一)报表汇总

报表汇总分为同表不同期间汇总和同表不同单位汇总两种情况，无论哪种情况汇总后均生成新表。 1.同表不同期间汇总

同表不同期间汇总主要用于看一段期间的累计值。它将某个指定报表某一时间段内的数据项目进行汇总累加，并将汇总结果放到新表中。实际上是同表叠加过程。使用此汇总功能时，选择好要汇总的报表，并输入日期范围后，汇总过程由计算机自动进行。

2.同表不同单位汇总

同表不同单位汇总主要用于主管部门对基层报表的汇总工作。通过应用报表处理软件，可使这种汇总变得省时省力。 有些报表处理软件提供“运行外部通讯程序”功能，利用此功能可以进行数据的远程通讯。 (二)报表合并

报表合并功能，可对财务上所要求的报表进行合并。它包括对资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表进行合并。它可通过账务处理子系统提供的集团公司内部交易自动编制对债权与债务，投资与资本等经济业务的冲销分录。用户还可根据内部交易清单编制内部购销交易冲销分录输入给电脑，系统自动根据冲销分录生成合并报表的工作底稿和正式的合并报表。

六、报表维护

报表维护是报表处理的辅助功能，它为报表处理提供强有力的服务。主要包括：删除旧报表，进行报表结构复制，报表数据的备份与恢复等。 (一)报表删除

通常计算机中存放两年的报表数据即可满足报表生成的需要。所以，对于年限较长的旧表备份到软盘上后要删除。否则，这些表会占用磁盘空间，同时还影响运行速度。报表删除功能不仅能删除日期报表，甚至还可以删除报表结构乃至将报表从系统中注销。因此，使用时要慎重，应根据实际需要，按照软件提示进行操作。

进入报表删除功能后，通常屏幕弹出一报表选择窗口，供用户选择报表。所选中报表是报表删除操作的对象。随即，系统弹出一日期范围选择窗口，表明要删除所选哪年哪月至哪年哪月的报表。选择时间后，系统提问，是否删除报表结构？一般来说，如果报表格式无面目全非的变动，建议回答“N”，否则回答“Y”。接着，系统提问，是否将所选报表从本系统中注销？这一操作带有“革命性”的行动，一旦本系统正常运行之后，此操作应格外谨慎。

(二)报表结构复制

报表结构复制功能主要用于报表格式定义时，如果有两个表的结构或格式完全一致或大部分一致，为了节省格式定义的工作量，一般我们选定一个报表，另一个报表的格式可用此功能，将先前定义的报表格式复制过来。然后，再对复制过来的格式略加修改，从而完成报表格式的定义。

两个格式相同或相近的报表中，第一个定义格式的报表我们称为源报表，采用结构复制方法进行格式复制的第二个报表，我们称为目标报表。按软件操作提示进行操作，可完成报表结构复制工作。

(三)报表备份

通常报表系统生成的报表文件全部存放在计算机硬盘中，为防止意候不到的后果发生，提高系统运行的安全系数，报表处理软件都提供报表备份功能。用此功能可完成报表数据从硬盘备份到软盘的工作。此外，为加强会计档案的保管与存放，也应该将报表数据备份到软盘上。在进行报表删除之前，要先将报表数据备份，除非要删除的报表毫无用处，当报表格式变动时，请在变动之前将报表备份并加以注明。

选择报表备份功能后，屏幕将显示一报表选择窗口供用户选择报表。可以选择一个报表，也可以选择多个报表，所有被选择报表都是要进行软盘备份的报表。随后，需输入时间范围，说明要备份所选什么时间的报表。确定时间之后，系统提示，数据备份到哪个驱动器［A/B］，确定驱动器，系统就开始进行报表备份工作。

(四)报表恢复

报表恢复与报表备份相反，它是将软盘上的报表数据恢复到计算机硬盘上。 报表恢复功能常用于以下几种情况：

1. 计算机故障造成硬盘上的文件全部丢失时，在处理完故障之后，需要将报表系统及其数据文件全部恢复到计算机。 2. 当报表数据因意外操作造成丢失时。

3. 当报表历史数据被删除，而又需要查看时。 4. 其他临时报表文件的恢复。

选择报表恢复功能后，用户应当首先选择驱动器，说明从哪个驱动器恢复备份数据［A或B］。当系统确认驱动器上有报表数据备份后，屏幕会显示一报表选择窗口，供用户选择要恢复到硬盘中的报表名称，选好报表后，需选择日期范围，指明要恢复什么期间的被选报表。时间范围确定后，系统就开始数据恢复工作。此外，报表处理软件还提供报表改名功能，用于更改报表在注册登记时的名称。

复习思考题：

1. 账务处理软件包括哪些主要功能？ 2. 账务处理软件应包括哪些基本内容？ 3. 简要说明“自动转账”的含义。

4. 为什么要对账务处理子系统的数据进行管理？有何手段？

5. 用图示说明账务处理子系统与其他会计信息子系统的联系。 6. 简述账务处理软件日常业务处理的步骤。 7. 简述报表处理软件的数据处理流程。

上机实验要求：

(1)使用账务处理软件建立会计科目； (2)装入科目初始余额，并试算平衡； (3)练习上机编制会计凭证；

(4)联系平整审核、汇总、记账和结账操作； (5)查询、打印现金日记账和银行存款日记账； (6)查询、打印有关科目的明细账。 (7)练习报表定义、编制与审核。

第十二章 会计数据综合利用

[教学目的与要求]

会计数据的综合利用是会计工作的重要内容。通过帐务处理系统和报表系统对数据的处理，为实现会计数据的统合利用提供了基本数据，结合其他相关信息，利用会计软件、专用的分析软件、表格处理软件等提供的强大的数据处理功能，可以及时为企业提供所需要的各种信息，为企业进行预测、决策提供强有力的支持。通过本章的学习，要求学生能够综合利用会计软件、数据库管理工具、EXCEL等工具，对数据进行综合分析和利用，提供决策有用的信息。

[教学重点]

会计数据综合利用的一般途径和方法 利用报表软件实现数据的综合利用 利用EXCEL实现数据的综合利用 [教学难点]

不同环境下，会计数据获取 EXCEL决策分析模型的构建 [教学时数] 6学时

第十二章 会计数据综合利用 第一节 会计数据综合利用的实现策略

一、获取会计数据的方法

会计数据的综合利用首先需要获取数据，如何获取所需要的信息，以及如何从不同的角度取数是进行财务分析的前提。在手工方式下，会计数据存放在纸性介质中，获取会计数据只能靠人工摘录、抄写和复制。实现会计电算化后，传统的财务会计的数据处理方式、存储方式、输出方式等发生了根本性变化，它可以根据企业管理、预测、分析、决策等各种需要，及时准确地提供丰富的数据和运算结果。

（一）会计数据源的分类

根据会计数据存放介质和范围的不同，会计数据源分为： 1. 手工环境下的数据源

有些单位还没有实现会计电算化或者正处与会计电算化的初始阶段，其会计数据大部分还是存储在纸性介质中，需要从手工帐簿中获取数据。 2. 单机环境下的数据源

利用单机进行会计核算的企业，数据大部分存放在本地计算机内，数据不能共享，需要借助于磁性介质来传递。 3. 局域网环境下的数据源

在局域网环境中，会计核算工作是在若干工作站和网络服务器构成的网络中进行，会计数据保存在本地的网络服务器中，单位内部可以实现数据资源共享。

4. 广域网环境下的数据源

在广域网环境下，不仅能够提供集团公司内部的会计数据，而且还能提供丰富的外部信息。很多软件已经推出了具有Web功能的远程查询系统，以访问不同地区的多种数据源。

5. 辅助数据源

实现会计数据综合利用时，除了会计核算信息外，还需要其他的辅助信息，如市场信息、金融信息、政策信息等，还需要从其他管理系统中获取。

（二）从会计数据源中获取信息的途径 1. 利用中间数据获取会计数据

所谓中间数据是指从会计软件中获取的，以某种格式存在的，用于为其它系统提供数据的文件。由于文本格式的文件易于数据导出，也利于数据导入，因此常作为中间数据的存储格式。这种方法往往用于对财务软件中查询数据的转出。在单机环境下使用较为广泛。

2. SQL查询

对于在局域网环境下的会计数据，可以使用数据管理系统提供的“查询分析器”等工具，利用SQL结构化查询语句，按照用户的需求，直接从数据库获取所需的数据。相对于前一种方式，这种方式具有更大的灵活性，用户可以自己构造所需要的查询视图。

但这种方法应用的难度在于要熟悉财务软件的数据存储结构和掌握基本的SQL结构化查询语句。 3. 数据挖掘

数据挖掘技术是先进的数据获取技术，利用它可以直接获取有助于决策的信息。在越来越多的信息系统中已经逐步引入了该项技术。 二、会计数据综合利用的实现

会计信息系统是一个开放的系统，对于会计数据的综合利用不能局限于会计软件本身提供的一些功能来完成。在进行数据的综合利用时，可以选择能够满足用户需要的其他软件的相互配合，共同完成对数据的综合利用。实现数据综合利用的一般途径有：

1. 利用财务分析模块实现数据的综合利用

财务分析模块是会计信息系统中的一个组成模块。目前大多数财务软件如用友、金蝶、浪潮等软件都具有了财务分析模块对会计数据进行比较分析，提供的分析功能主要有：财务指标分析，包括变现能力比率、资产管理比率、负债比率、盈利能力比率等内容；标准指标分析、理想指

标分析、报表多期分析，同时还具备变动百分比、结构百分比、丁基百分比、历史比率分年分析、财务状况综合评价以及盈利能力、偿债能力、成长能力等指标分析。分析的结果已报表或图形的方式直观地提供给用户。有些软件还提供了现金收支分析功能，向客户提供现金收支表、现金收支增减表、现金收支结构表等。

利用财务分析模块进行财务分析时，首先要进行一定的初始化操作，用来设定一些基本的分析项目和指标等，然后指定指标数据的分析日期以及比较日期等时间信息，就可以得到相应的分析内容。

2. 利用报表软件实现数据的综合利用

对于现有报表软件来讲，其功能不仅仅局限于财务报表的编制和输出上，很多报表软件本身就提供了数据的分析和计算功能。因此，会计数据的综合利用常常利用报表软件来实现。借助于报表软件的强大的数据获取能力、强大的数据运算能力、逻辑判断能力和灵活多样的报表格式定义等功能，不仅可以完成日常的财务分析工作，还可以自由定义分析或管理数据。

3. 利用Excel实现会计数据的综合利用 Excel是常用的表格制作软件，和其他表格制作软件不同的是它具有强大的数据运算能力，所以可以称其为一个很好的管理软件。借助于Excel的强大功能，实现数据的综合利用。

第二节 利用报表软件实现数据的综合利用

目前，报表软件的功能日趋强大，借助于报表软件不仅可以完成日常的财务分析工作，同样，也可以自由定义分析或管理数据。 一、利用报表处理软件实现数据综合利用的条件

一般来讲，报表软件如果具备以下功能，即可胜任数据的分析工作： 1. 强大的数据取数能力

数据的来源是进行数据分析的基础，利用报表软件与财务各子系统的无缝连接，可以很好地解决数据的来源问题。这也是报表软件的优势所在。一般来讲，报表软件提供的数据取数来源主要有：帐务取数、凭证取数、辅助帐取数、报表表内取数、报表表间取数、其他子系统（工资、固定资产、进销存）取数、历史数据获取、数据库直接取数和外部数据的引入（输入）等。

用友通标准版的财务报表中提供了取其他表页的数据、取其他报表中的数据、提取应用服务数据和提取数据库数据等功能。 2. 强大的数据计算能力

除了一般的四则运算外，有的报表软件提供了比较复杂的数据计算功能，如开方、乘方等，以及常用的运算函数，如统计函数、数学函数、字符处理函数、时间和日期函数、表操作辅助函数、条件取数/赋值函数和读取数据库数据函数等，软件提供的运算方式越多，越有利于数据的处理。

3. 基本的逻辑判断能力和操作命令的使用

在报表软件中，一些基本的逻辑判断能力是应该具备的，如简单的逻辑比较（＞，＜，＞＝，＜＝，＜＞ ）等；完成一些既定任务的命令，如状态转换命令、文件目录、编辑命令、格式命令、数据目录、赋值命令、文本文件输入/输出命令、提示框命令、注释命令和列表命令等。

4. 灵活多样的报表格式定义

灵活多样的报表格式有助于信息的组织和排列，有助于信息的表达。目前，绝大多数软件在格式定义时采用了模拟Excel的方式，在这种方式下，用户可以随心所欲的定义所需的报表格式。

二、利用报表软件实现数据综合利用的一般步骤 1. 设计和确定一种会计数据的分析模型； 2. 确定和分析模型中所需的数据及其来源；

3. 进入报表系统，完成报表格式的定义，指定报表标题、行列信息等内容； 4. 具体描述报表内容，定义报表项目；

5. 定义每一具体项目的公式，包括取数方式、数据来源、运算公式等信息； 6. 调用报表计算功能，生成分析报表； 7. 打印输出、查询或以直观形式输出数据。 三、报表软件的局限性

报表软件毕竟不是专用的表格制作软件，因此，在报表的格式定义、数据的处理和分析能力上，都与数据管理的要求有一定的差距，这就局限了报表软件的应用。主要表现在：

1. 报表格式的定义缺乏灵活性；

2. 数据的获取能力有限，有些数据无法直接获取；

3. 对数据只能完成一些简单的数理，无法进行深层次的处理； 4. 数据的显示格式单一； 5. 提供的数据分析功能较少；

6. 只能设计简单的模型，模型界面的设计困难； 7. 缺少函数来完成复杂的运算。

第三节 利用Excel实现会计数据的综合利用

Excel功能强大，操作简单，适用范围广，能普遍应用于报表处理、数学运算、工程计算、财务处理、统计分析、图标制作等各个方面，还具有一定的数据库功能，提供了丰富的数据处理和运算函数，具备多种文件输入、输出接口，所以可以利用该软件数显数据的综合利用。

一、Excel获取会计数据的方式

使用Excel实现数据的综合利用，首先要解决的问题就是如何获取财务软件生成的数据和其他的外部数据。Excel有多种获取数据的途径： （一）直接读取会计软件产生的数据交换文件

目前，绝大多数数据库都符合ODBC（开放式数据库互连）标准，即数据库可以将数据库中的数据按照一个标准的格式转出，也可以按照标准的格式转入。会计软件都离不开数据库的支持，每个成熟的商品化会计软件都提供了与其他软件相连的数据接口，各种数据库都可以转出和读取文本格式的数据。例如使用Visual FoxPro为数据库的财务软件中，可以按如下方式提取数据：

首先找到要提取的数据表的名称。这一过程需要财务软件供应商提供相应的数据库结构，但是目前绝大多数财务软件并没有提供相关的文档，这对缺乏数据库知识的用户来讲，有一定难度；其次，使用Visual FoxPro中提供的数据到处功能，将数据转存为Excel格式；最后，使用Excel打开该文件，进行相应的数据分析处理。

这种方法实际上绕开了财务软件直接访问数据库，虽然提取数据效率较高，但也存在一定的风险，即数据的安全性将受到威胁。目前财务软件大多采用了C/S结构，为数据的提取提供了条件。

（二）利用 Excel 软件提供的“获取外部数据”功能获取数据

可以通过使用Query来检索诸如 Microsoft Access 或 Microsoft SQL Server 等关系数据库中的数据。除外部数据库外，还可以检索

Microsoft Excel 数据清单或文本文件中的数据，并且可以保持数据库中的数据与 Excel 中的数据同步。

Microsoft Query 是用于将数据从外部数据源检索到其他 Microsoft Office 程序（特别是 Microsoft Excel）中的一种程序。通过使用 Query 可以从企业的数据库和文件中检索数据，而不必重新键入需要在 Excel 中分析的数据。也可以在每次更新数据库时，自动通过源数据库中的数据来更新 Excel 报表和汇总数据。

通过 Query 向 Excel 中引入外部数据需要以下三步：首先建立数据源以连接数据库，然后使用“查询向导”选择所需数据，最后将数据返回到 Excel 中，在 Excel 中用户可以设置数字的格式、进行汇总计算并根据数据创建报表。可以从以下类型的数据库中检索数据：Microsoft Access、Microsoft SQL Server 和 Microsoft SQL Server OLAP Services。也可以从 Excel 列表和文本文件中检索数据。在 Excel 中，也可从网页上检索数据，但并不需要用 Query 进行此项工作。

从数据库中选择数据，通过创建查询，用户可以从外部数据库上检索数据，形象地说，查询就是向外部数据库提出的一个问题，用以了解数据的存储情况。例如，对于存储在 Access 数据库中的数据，如果要了解不同地区内某一产品的销售数据，则可以仅检索需要的数据，方法是：选择只与要分析的地区和产品有关的数据，而省略其他不需要的数据。

在 Excel 工作表中引入外部数据后，无论何时更改了数据库，都可以刷新 （刷新：更新源于外部数据源的数据。每次刷新数据后，查看到的都是数据库中信息的最新版本，其中包括对数据所做的任何更改。）数据以更新分析结果，而不需要重新创建汇总报表和图表。例如，可以创建每月销售汇总，并在每月产生新的销售数字时进行刷新。

二、使用Excel进行数据分析的一般方法 1. 确定需要解决的问题； 2. 确定求解问题的可行解；

3. 确定解决问题所需要的参数； 4. 数据的提取和整理； 5. 定义公式和分析模型；

6. 以较为直观的方式显示分析结果。 三、Excel在会计工作中的高级应用

Excel 作为专业的表格数据处理系统，其功能是其它软件无可比拟的。在实现简单分析的基础上，可进一步挖掘Excel 的强大功能，为管理和决策提供支持。举例说明如下：

例1：用Excel获取会计软件中的数据

要获取会计软件中的数据，必须知道软件中采用什么数据库，以及数据库的存放位置和库结构。下面以用友通（用友通采用的是SQL server数据库）为例来说明如何从Excel中获取会计软件中数据的方法。

1. 选择“控制面板”中的“管理工具”，在“管理工具”中双击<数据源>，进入ODBC数据源管理器，单击<添加>按钮，进入“创建到SQL Server的新数据源”，如图12-1所示；

图 12-1 创建到SQL Server的新数据源1

2. 在“名称”中输入新数据源的名称，如用友数据；在“描述”中输入对数据源的描述，如用友；在“服务器”中选择“BILLGATES22”，单击<下一步>，进入图12-2的对话框，选择SQL Server如何验证登录ID的身份等，单击<下一步>，进入到图12-3所示的对话框。

图 12-2 创建到SQL Server的新数据源2

图12-3 创建到SQL Server的新数据源3

3. 在图6-3中，单击“更改默认的数据库为”的下拉框，从中选择需要创建的数据库，如用友通的演示帐套UFData_999_2005，其它采用默认设置，单击<下一步>，在新弹出的对话框中，单击<完成>，就完成了数据库的配置。

4. 进入Excel，选择【数据】菜单下【导入外部数据】子菜单中的<新建数据库查询>命令，弹出如图12-4所示的“选择数据源”对话框，就会看到在被选数据源中已经添加了“用友数据*”的数据源。单击<确定>按钮，弹出如图12-5所示的对话框。

图 12-4 选择数据源

图 12-5 查询向导—选择列

5. 在“查询向导—选择列”的对话框中，找到要导入的数据库（如GL_accsum总账），然后选择需要的字段，选择完成后，单击<下一步>按钮，进入到如图12-6所示的“筛选数据”的对话框，单击<下一步>按钮，进入到如图12-7所示的“排序顺序”的对话框，从中选择需要导出数据的排序顺序，单击<下一步>按钮，进入查询向导的最后一步——完成。如图12-8所示。

图12-6 查询向导—筛选数据

图12-7 查询向导—排序顺序

图 12-8 查询向导—完成

6. 在“查询向导—完成”对话框中，选择“将数据返回Microsoft Office Excel”,单击<完成>按钮，弹出如图12-9所示的导入数据对话框。

图12-9 导入数据

7. 在“导入数据”对话框中，确定了数据存放位置后，单击<确定>按钮，用友通中总账的数据就导入到了Excel数据表中。如图12-10所示。

图12-10 完成数据导入

8.数据导入后，可以修改数据表中的字段，然后利用Excel的数据管理功能对所导入的数据进行相应的处理。同时可以利用如图11-10所示的更新命令对数据实时更新。

例2：用Excel 建立最优订货批量模型

1. 基本数据。假设某企业有四种存货需要采购，供应商也规定了各种存货的数量折扣，各种存货的基本数据如图12-11所示。

图12-11 基本数据

2. 最优订货批量求解分析区域的公式定义。在计算分析区域分别定义采购成本、储存成本、订货成本、总成本、综合成本、最佳订货次数、最佳订货周期和经济订货量占用资金的公式。定义方法是先定义B列的公式，然后复制到其它单元格。如图12-12所示：

图12-12 计算公式

3. 约束条件。供应商提供的条件是：甲、乙、丙、丁的订货批量分别为不小于400、350、500和300。 根据以上条件，我们可以利用Excel 提供的规划求解工具计算各种存货的最优批量。操作如下： 1. 选择【工具】菜单下的<规划求解>命令，弹出规划求解参数对话框（如图12-13）。如果在【工具】菜单下没有“规划求解”命令，可以执行【工具】菜单下<加载宏>命令，从弹出的对话框中选择“规划求解”后，即可。

图12-13 规划求解参数

2. 设定规划求解参数

·在“设置目标单元格”中输入综合成本所在的单元格C20； ·在“等于”选项中选择“最小值”；

·在“可变单元格”中输入四种存货最有订货批量所在的单元格B15:E15；

·在“约束”条件范围内，单击<添加>按钮，分别输入各种存货的约束条件，如图11-3所示。

3. 求解。当目标单元格、可变单元格、约束条件不变时，无论基础数据如何改变，都不需要修改上述设置，直接进行求解。单击<求解>按钮，即可得出各种存货的最优批量。如图12-14所示：

图12-14 规划求解结果

通过求解，求出了每种存货的最优批量，并自动计算出最优订货批量下的总成本、每年最佳订货次数和最佳订货周期等，同时，在规划求解结果中，还提供了敏感性分析报告、运算结果报告和限制区域报告等，供企业了解经济订货批量求解的过程和结果。

在模型中，总成本与各要素之间建立了动态链接。当企业财务政策发生变化，如存货年需要量改变，或经济条件发生变化，如每次订货变动成本、单位储存成本或单价等发生变化，我们只需改变基本数据区的各项数据，使用规划求解功能，最优订货批量模型即可迅速计算出相应的结果。

[综合应用案例]

筹资与投资是财务管理活动中最基本、最引人关注的内容。随着我国资金市场的逐步完善，企业所需资金的供应渠道、筹资方式以及投资机会的日趋多样，对企业的筹资管理人员提出了新的要求，建立和使用筹资管理与决策模型，可以更好地分析不同筹资方式和渠道带来的成本和风险，以便选择合理的筹资渠道和最佳的筹资方式。企业筹集资金的方式很多，通过利用Excel的筹资决策函数、模拟运算表工具、图形接口工具，可以建立筹资分析和决策模型。

在手工条件下，由于计算的复杂和建立模型的困难，使得很多企业只能通过定性分析而做出某种筹资决策。计算机的发展，为建立筹资决策模型，对决策工作的定量化创造了条件。通过利用Excel提供的函数和工具，就可以建立筹资决策模型。下面通过长期借款分析模型来说明应用计算机建立筹资决策模型的基本思路。

一、借款筹资分析模型

取得长期借款是各类企事业单位筹集长期资金必不可少的方式。企业在进行长期贷款之前，需要对贷款金额、贷款利率、贷款期限以及偿还期限等因素进行多种测算，从多种方案中选择一种比较合理的贷款方案。该模型包括两部分：分析偿还借款基本模型及分期偿还分析表。

分期偿还借款分析模型通过建立窗体来调整借款年利率、借款年限和每年还款期数，总付款期数通过借款年限和每年还款期数计算，每期偿还金额利用函数PMT来计算。把借款金额、借款年利率、借款年限、每年偿还期数等与每期偿还金额之间通过使用PMT函数建立动态链接。

分期偿还分析表因为要考虑净现金流量，所以需要使用函数IPMT计算各期应偿还的利息，利用折旧函数计算折旧，把偿还利息加上折旧乘以税率就计算出税款节约额，净现金流量是每期偿还金额减去税款节约额，现值通过公式计算。定义了相应的公式后，整个贷款期间的现金流量的现值就计算出来了。

下面是一个偿还贷款的基本模型及贷款分期偿还分析表，如下图所示。

贷款分析模型图

二、贷款分析模型的制作

1. 分析偿还借款基本模型的制作

该模型涉及到贷款金额、贷款年限、年利率、每年还款次数、总付款次数、每年偿还金额等，因为需要考虑不同折旧方法对现金流量的影响，所以增加了折旧方法。

2. 贷款金额直接输入

贷款年利率通过设置滚动条窗体来调整，设置方法如下： 选择【视图】菜单下的【工具栏】子菜单下的“窗体”，在窗体中选择滚动条，然后在适当的位置（利率旁）拖动鼠标确定其大小。单击鼠标右键，选择“设置控件格式”，在设置对话框中，输入单元格可能变化的最大值（3000）、最小值（0）和步长（1）、页步长（10），以及单元格连接的位置。这里选择单元格连接为A6（模型空白处），然后在单元格E6中输入公式“=$A$6/10000” 贷款年限和每年还款期数可以设置微调按钮，其设置方法是在窗体中选择微调按钮元格连接分别为E7和E8。

总付款次数输入公式“=E7*E8”。

每期偿还金额输入公式“=ABS(PMT(E6/E8,E9,E5))”

，在设置控件格式中，输入最大值、最小值和步长，单

折旧方法是在窗体中选择组合框，在设置控件格式中输入“数据源区域（折旧方法名称的位置）”和“单元格连接（E11）”，即可。 3. 分期偿还分析表的编制

为了使模型在不同贷款年限下分别计算出各期的具体项目，需要设置当还款期数变动时，分析表中的数据相应增减，所以在编写公式时要考虑到还款期数的问题。下面分别列出各单元格的公式（因考虑到公式的复制，所以第一行公式和下面的公式不同）：

年（期）：

A14：=IF($E$9>=1,1,\

A15：=IF(A14=\合计\合计\还款额：

B14：=IF(A14=\合计\B15：

=IF(A15=\合计\偿还本金：

C14：=IF(A14=\合计\C15：

偿还利息：

D14：=IF(A14=\合计\D15： 折旧： E14：

E15：

税款节约额：

F14：=IF(A14=\合计\

F15：=IF(A15=\合计\净现金流量：

G14：=IF(A14=\合计\

G15：=IF(A15=\合计\现值：

H14：=IF(A14=\合计\

H15：=IF(A15=\合计\把第15行的公式定义好后，用复制柄向下复制公式到需要的行数计完成模型的制作。 三、模型的应用

财务管理人员可以通过改变借款金额或拖动滚动条来调整借款利率、调整微调按钮改变借款年限和每年还款期数，来观察每期应偿还金额的变化、各期的现金流量以及总现值，根据模型，可以选择一种当前企业能力所及的固定偿还金额进行贷款或与其他筹资方式进行比较。

复习思考题：

1. 会计数据综合利用的途径有哪些？各自的优缺点是什么？ 2. 会计数据综合利用的步骤有哪些？ 3. 识别会计数据综合利用的关键环节？

4. 利用报表软件实现数据综合利用的步骤和方法是什么？ 5. 利用EXCEL实现数据综合利用的步骤和方法是什么？ 6. 什么是二次开发，他对会计电算化的实现有何作用？

第十四章 会计电算化的管理

[教学目的与要求]

通过本章学习，使学生对会计电算化的管理有一个基本的了解，比较熟练地掌握会计电算化的微观管理和宏观管理的主要方法。 [教学的重点与难点]

会计电算化的微观管理的内容、日常操作管理。 [教学时数] 2学时

第十四章 会计电算化的管理 第一节 会计电算化的宏观管理

会计电算化的宏观管理，是指国家各级财政部门和各级业务主管部门对全国和本地区、本系统的会计电算化及其相关工作的组织领导和管理。它是相对于微观管理而言的。一般包括会计电算化计划管理、制度管理、会计软件管理、日常管理、人员培训和考核管理、理论研究管理、与其他计算机系统的协调管理等。

一、制订会计电算化发展规划

会计电算化发展规划就是会计电算化工作的各级管理部门根据经济发展情况和电子技术发展趋势，联系会计电算化工作的现状及会计工作的客观要求，制订国家、地区或部门的会计电算化工作目标、发展方向和规范要求等，以指导、推动、促进会计电算化工作健康顺利地发展。它是会计电算化宏观管理的重要内容之一。

(一)我国会计电算化事业发展总目标 1994年财政部颁布的《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》中明确指出我国会计电算化事业发展总目标：“到2000年力争达到40%~60%的大中型企事业单位和县级以上国家机关在账务处理、应收应付核算、固定资产核算、材料核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总等基本会计核算业务方面实现会计电算化；其他单位的会计电算化开展应达到10%~30%。到2010年，力争使80%以上的基层单位基本实现会计电算化，从根本上扭转基层单位会计信息处理手段落后的状况。”

(二)会计电算化发展规划

1. 按其制订的部门划分，一般有国家会计电算化发展规划、行业和地区会计电算化发展规划等。行业和地区会计电算化发展规划则是在国家会计电算化发展规划指导下，根据部门或地区的特点和要求制订，以规划、组织、协调、指导本部门或本地区的会计电算化工作。

2. 按规划的时间长短划分，分为长期规划、中期规划、短期规划。长期规划提出相当长一段时间内会计电算化工作发展的目标、方针和任务，比较抽象和笼统；中期规划是根据长期规划的要求制订的阶段性规划，即三至五年内的目标和任务，比较具体；短期规划是为贯彻落实中期规划提出的目标和任务而制订的近一至两年内实现的目标、施行的措施、应做的工作和具体要求，内容具体而详细。

二、会计电算化人员培训

(一)我国会计电算化人员培训的总目标

财政部颁布的《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》中明确阐述了关于人才培训方的问题，具体目标是：“到2000年，力争使大中型企事业单位和县级以上国家机关的会计人员有60%～70%接受会计电算化知识的初级培训，掌握会计电算化的基本操作技能；有10%～15%接受会计电算化知识的中级培训，基本掌握会计软件的维护技能；有5%能够从事程序设计和系统设计工作。会计电算化知识应逐步成为在职会计人员必须具备的知识之一，其培训工作要逐步纳入会计专业技术资格考试和在职会计人员培训的相关课程中。”

(二)会计电算化人员培训的管理

1995年财政部颁布了《会计电算化知识培训管理办法》(以下简称《办法》)，以加强会计电算化人员培训的管理。 1.《办法》中明确规定：“财政部负责全国的会计电算化知识培训工作，具体由财政部会计司承担；地方各级财政部门负责领导本地区会计电算化知识培训工作，具体工作由会计管理部门承担。国务院业务主管部门负责领导本部门直属单位的会计电算化知识培训工作，促进本系统直属单位会计电算化知识培训工作的开展。解放军总后勤部负责军队的会计电算化知识培训工作。”

2.《办法》中将会计电算化知识培训划分为三个层次：初级、中级、高级。并明确了各层次的培训目标，以及各层次知识培训的组织机构及管理权限细则。

3. 制定会计电算化知识培训大纲及考核办法。目前，财政部已颁布了《会计电算化初级知识培训大纲》和《会计电算化中级知识培训大纲》，明确了会计电算化知识培训的考核方法等内容。除此之外，通过评审与推荐会计电算化教学软件，以及组织编写会计电算化培训教材等方式进一步完善培训手段，使得会计电算化知识培训工作迅速步入正轨。

三、商品化会计软件的评审管理 (一)评审机构与评审标准

为了保证会计软件的质量，维护使用商品化会计软件单位的利益，推动会计电算化事业的发展，必须加强商品化会计软件的评审工作。 《会计电算化管理办法》规定：“各单位使用的会计核算软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当符合我国法律、法规、规章的规定。”怎样才算符合规定，需要一个具有权威的机构按评审条件和程序进行评审。

1. 评审的权威机构首先是财政部，然后是省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)。 2. 商品化会计软件评审的标准就是财政部颁发的《会计核算软件基本功能规范》。只有评审合格的会计软件，才能用来实现以机代账。 (二)会计软件的评审条件和程序 1.评审条件

由于商品化会计软件的特殊性，在申请评审时应当具备一些必要的条件。财政部颁发的《商品化会计核算软件评审规则》对此做了详细说明。 (1)软件开发研制单位是在我国注册的经济实体，具有与软件开发规划相适应的专职软件开发人员；

(2)软件经销单位(包括分支机构和代理销售机构)，其经营范围包括软件产品，且具有与软件销售规模相适应的专职售后服务人员； (3)软件开发和经销单位(包括分支机构和代理销售机构)能够依法开展经营活动。

此外，还明确规定：申请省级评审的商品化会计软件必须有三个以上的功能模块，其中包括账务处理功能模块，并在三个以上单位与手工会计核算同时运行三个月后取得与手工会计核算相一致的数据，且至少两个单位运用了软件的全部功能。申请财政部评审的商品化会计软件应具备更高的条件。

2.评审程序

(1)由软件开发单位将软件交由软件测评中心评测。

(2)通过测评后再向所在省、自治区、计划单列市财政厅(局)申请评审。评审通过一年后，当地财政厅(局)认为软件运行正常，有关售后服务良好，具备财政部规定的评审条件，可由当地财政厅(局)推荐给财政部组织评审。当申请评审的单位接到财政部门同意评审的通知后，应当提交必要的评审材料，通过评审的会计软件由财政部门公布评审结果，核发《商品化会计核算软件评审合格证》。

(三)评审依据

对商品化会计软件的评审，主要审查软件的功能是否符合会计基本原理和我国法律、法规、规章的情况，检测软件主要技术性能，对财务会计分析功能和相关信息处理的功能以及软件开发经销单位的售后服务能力也适当予以评价。评审依据是财政部颁布的《会计核算软件基本功能规范》。

(四)会计软件市场的管理

随着会计电算化事业的发展也暴露出一些问题，主要是市场竞争激烈、无序；大量重复开发，造成人力、物力和财力的极大浪费；会计软件产业化进程缓慢。为此，有必要对软件市场加强管理。

1. 强化对会计软件市场的管理手段

加强对会计软件行业协会的领导，合理组织并管理会计软件市场并加强会计软件的评审管理。 2. 引导核算型会计软件向管理型会计软件转变

目前，我国核算型会计软件日益完善和成熟，会计软件由核算型向管理型转变已是大势所趋。为此，财政部及其他业务主管部门应制定相应的政策或制度，引导软件开发商开发管理型会计软件，以推动管理型会计软件研制开发的成熟与完善。

四、甩账审批

甩账也即计算机替代手工记账，是我们开展会计电算化的目的之一。甩账必须符合有关规定，经有关部门批准。 (一)甩账条件

根据财政部《会计电算化管理办法》的有关规定，甩账的基本条件有：

1. 使用的会计核算软件达到财政部颁布的《会计核算软件基本功能规范》要求。

2. 配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端；并配有熟练的专职或兼职操作人员。 3. 用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行三个月以上，取得一致的结果。

4. 有严格的会计电算化管理制度，包括岗位责任制度、操作管理制度、硬软件管理制度、数据管理制度与会计档案管理制度等。 (二)批准甩账的主管单位

1.地方各单位应取得同级财政部门或财政部门授权的单位批准。 2.国务院各直属单位应得到国务院各主管部门的批准。

3.军队单位应取得中国人民解放军总后勤部授权的单位批准。 (三)甩账程序

1. 单位使用计算机替代手工记账，应当提出申请，由地、市以上财政部门或其授权的单位组织5至7名专家组成验收组，严格按评分标准打分验收。

2. 申请使用计算机替代手工记账的单位应向批准部门提交以下材料。 (1)验收申请报告及《计算机替代手工记账申请表》；

(2)由软件评审单位出具的软件通过评审的文件及有关资料； (3)有关会计电算化的管理制度；

(4) 替代手工记账的会计科目代码及其他有关代码及编制说明； (5)试运行简况 及打印输出的凭证、账簿、报表样本； (6)操作人员的会计电算化知识培训合格证书； (7)审批单位要求提交的其他资料。

3. 审批单位经审核同意申请单位采用计算机替代手工记账，应给以正式批文，批文应抄送相应的审计、税务部门。

4. 软件使用单位在得到同意甩账并给予正式批复后，会计电算化工作进入正式运行阶段。如果是自行开发的软件，还要在申请甩账同时申请对软件进行评审。关于评审问题，目前财政部已有明文规定，各省市、各企事业的主管机关也都有一些具体规定，按这些规定组织评审即可。

五、制定会计电算化管理制度

我国会计电算化的管理工作是从20世纪80年代中期开始，而且是在一些地方和行业起步的。当时，地方的会计电算化管理多以会计电算化管理办法的制定、会计软件鉴定或验收、提高各级管理部门和企业领导对会计电算化的认识为主要内容；行业会计电算化管理则以制定行业会计电算化发展规划、研制行业通用会计核算软件、进行人员培训为主要内容。1989年，财政部从抓会计核算软件管理着手，逐步推动会计电算化管理工作的全面开展。

为了适应全国会计电算化形势发展的需要，财政部于1988年开始着手研究制定全国统一的会计电算化管理制度。 1. 1989年12月9日，颁布了《会计核算软件管理的几项规定(试行)》，它的颁布标志着我国会计电算化管理进入了一个新的发展阶段。 2. 1990年7月又发布了《关于会计核算软件评审问题的补充规定(试行)》，规定了提交财政部评审的商品化会计核算软件的评审条件及评审委员会的工作职责。

3. 1991年4月发出了《关于加强对通过财政部评审商品化会计核算软件管理的通知》，要求通过财政部评审的商品化会计核算软件开发经销的单位定期报送用户情况表及有关资料。

4. 1994年6月30日发布了《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》三个规章制度。 5. 1996年发布了《会计电算化工作规范》，这标志着我国会计电算化的宏观管理制度已建立起来，并开始走上了正轨。 六、推动会计电算化理论研究

会计电算化事业的发展，离不开会计电算化理论研究的指导。各级财政、财务部门要在宏观管理工作中注重理论研究，支持理论和学术团体的活动，吸收理论研究的成果，发现理论研究人才，以更好地推动会计电算化事业的发展。

第二节 会计电算化的微观管理

会计电算化微观管理是指基层单位在建立了电算化会计信息系统后所进行的组织和管理工作。主要包括岗位责任管理、日常操作管理、维护管理、机房管理、档案管理、财务管理、计算机病毒的防治等内容。

一、岗位责任管理 (一)岗位分工

会计电算化后的岗位一般分为：基本会计岗位和电算化会计岗位。

基本会计岗位包括：会计主管、出纳、稽核、会计核算各岗(财产物资核算、工资核算、成本核算、收入利润核算、资金核算、往来核算、总账报表)等岗位。会计电算化岗位包括：电算管理员、软件操作员、审核记账员、电算维护员、档案管理员和电算监督员等。

(二)会计电算化岗位人员的职责

1.电算管理员。主要负责协调计算机及会计软件系统运行，要求精通单位的财务和会计业务，具备一定的计算机知识，并熟悉本单位在用的计算机及软件系统的使用与维护。此岗位应由负责会计电算化的会计主管人员担任。具体职责如下：

(1)负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统有效、安全、正常运行。在系统发生故障时，及时组织有关人员恢复系统的正常运行。 (2)协调基础会计岗位人员和电算会计岗位人员的关系。

(3)负责组织建立和监督系统运行环境，负责系统建立时 的各项初始化工作。

(4)负责系统各有关资源(包括设备、软件、数据及文档资料等)的调用、修理(软件修改)和更新。 (5)负责检查系统操作运行的安全性、正确性和及时性。

(6)负责检查和审批计算机输出的账表、凭证数据的正确性和及时性。 (7)负责做好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。 (8)负责规定机内各使用人员的权限等级。

(9)负责考评系统各类人员的工作质量，以及提出任免意见。

2.软件操作员。负责输入会计数据、输出会计数据，包括查询、打印各种会计报表、备份各种会计数据。要求熟悉本单位财会业务，具备会

计软件操作知识，经过会计电算化初级知识培训，并取得会计电算化上岗资格。该岗位可以设置专人，也可以由基本会计岗位人员兼任。

3.审核记账员。负责对输入计算机的会计数据的真实性、合法性及合理性进行审核，操作会计软件登记机内会计账簿，对打印输出的账表进行确认，上岗人员要求熟悉本单位的会计业务，具备会计和计算机两方面的知识。

4.系统维护员。负责保证计算机硬件和软件正常运行，要求有一定的计算机知识、会计业务知识，熟悉一种计算机语言，对单位使用的计算机及软件非常熟悉，能排除一般的计算机硬件故障和会计软件运行环境故障。其主要职责包括：

(1)定期检查软、硬件设备的运行情况； (2)负责消除系统运行中软件、硬件故障； (3)负责系统的安装和调试工作；

(4)按规定的程序维护软件的完善性、适应性和正确性。

系统维护员了解所用的软件，所以一般不能从事系统的任何操作使用工作。

5.档案管理员。主要负责各种会计数据管理，如制作会计数据备份，管理计算机打印的会计账表等。各单位可根据本单位的特点，确定是否设立该岗位。如不设立，可并入软件操作员岗位。

6.电算监督员。负责监督计算机及会计软件系统运行，防止利用计算机舞弊，要求具备计算机和会计两方面的知识，对本单位所使用的会计软件比较熟悉。

7.数据分析员。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设此岗位，由会计主管兼任。

8.软件开发员。由本单位人员进行会计软件开发的单位，还可设立软件开发岗位，主要负责本单位会计软件的开发和维护工作。 二、日常操作管理

操作管理是指对计算机及系统操作运行的管理工作，其主要体现在建立和实施各项操作管理制度上。操作管理制度主要包括：上机运行系统的规定、操作员职责、操作权限、操作规程及会计业务处理程序。

(一)上机运行系统的规定

上机运行系统的规定主要是指哪些人员能上机运行系统，哪些人员不能上机运行系统。一般包括以下内容： 1.电算管理员、软件操作员、审核记账员及其他经电算管理员批准的有关人员，有权上机操作运行系统。 2.非指定人员不能上机运行系统。

3.软件操作员、审核记账员由电算管理员根据业务需要确定。

4.与业务无关的人员及脱离会计工作岗位的人员不得上机运行系统。 5.软件操作人员需经培训合格后方可上机运行系统。 (二)操作员职责

操作员职责已在本节前文详细论述过，这里不再赘述。 (三)操作权限

操作权限是指系统各类操作人员所能进行操作的权限，主要包括： 1.电算管理员一般具有最高的权限。

2.软件操作员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，如发现差错，应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员或电算管理员，已输入计算机的数据，在记账前发现差错，可按凭证数据进行修正。如在记账后发现差错，必须另做凭证，以红字冲销，录入计算机。

3.审核记账员只具有审核记账权限。

4.系统维护员必须按有关的维护规定进行操作，除了系统维护员之外，其他人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意修改源程序和数据库文件。

(四)操作规程

操作规程主要指操作中应注意的事项，是保证系统正确、安全运行，防止各种差错的有力措施。主要包括： 1.操作人员在上机操作前后应进行上机操作登记，填写姓名、上机时间、操作内容、供电算管理员检查核实。 2.操作人员的操作密码应注意保密不能随意泄露。

3.操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。

4.每次上机完毕，应及时作好所需的各项备份工作，以防发生意外事故。若中途离开机房，应执行相应命令退出会计软件，否则会给无关人员擅自操作软件留下机会。

5.不能使用来历不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止计算机病毒的传入。 (五)会计业务处理程序管理

1.要按照《会计基础工作规范》的要求处理会计业务。

2.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿，保证会计数据正确合法。 3.替代手工记账后，各单位应做到当天发生的业务，当天登记入账，现金和银行存款日记账必须日清月结。 4.要保证记账凭证的连续编号。 5.要按规定程序编制转账凭证。

6.期末要按规定时间及时结账。结账时，应防止本期还有未记账的凭证。 7.期末应及时生成和打印输出会计报表。

8.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

9.在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总账。

10.要按有关规定装订原始凭证、记账凭证、账簿、报表等。

11.要灵活运用计算机对数据进行综合分析，及时定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。 三、维护管理

系统维护包括硬件维护和软件维护。 (一)硬件维护的内容主要包括：

1.定期进行设备检查、保养，并作好相应的记录。

2.在系统运行过程中，出现硬件故障时，及时进行故障分析，并作好记录。

3.在设备更新、扩充、修复后，由电算管理员与系统维护员共同研究决定，并由系统维护员实施安装和调试。在硬件维护工作中，较大的维护工作一般由销售厂家进行。使用单位一般只进行一些小的维护工作。

(二)软件维护的内容主要包括操作维护和程序维护

操作维护主要是一些日常维护工作，程序维护包括正确性维护、完善性维护、适应性维护。

对于商品化会计软件的程序维护是由软件厂家负责，单位负责操作维护；对于自行开发的软件，程序维护应由系统维护员维护。 四、机房管理

机房管理的主要内容包括：

1.有权进入机房人员资格审查。系统维护员不能单独进入机房。 2.机房内的各种环境要求。如卫生要求、防水要求。 3.机房内的各种环境设备的管理要求。

4.机房中的禁止活动或行为，如严禁吸烟等。 5.设备和材料进出机房的管理要求。 五、档案管理

电算化会计档案包括存储在硬盘、软盘、光盘等载体中的会计数据和打印出来的账证表等数据，以及会计软件系统开发运行中得到的各种文档及其他会计资料。档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。主要包括以下内容：

1.存档的手续。主要是指各种审批手续，如打印输出的账表，必须有会计主管、电算管理员的签章才能存档保管。 2.各种安全保证措施。如备份软盘应实施写保护，存放在安全、洁净、防热、防潮的场所。 3.档案管理员的职责与权限。 4.档案的分类管理办法。

5.档案使用的各种审批手续。如调用源程序应由有关人员批准，并记录调用人员的姓名、内容等。 6.各类文档的保存期限及销毁手续。应按照《会计档案管理办法》的规定执行。

7.档案的保密规定。如对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、软盘等行为都要进行相应的处理。 六、计算机病毒的防治

计算机病毒的概念是1987年由美国的F.Cohen首次提出的。目前，对计算机病毒概念的描述尚不统一，但对计算机病毒的认识有一点是共同的：计算机病毒是程序，是一种可以在计算机系统中潜伏、复制(传染)和进行破坏的程序。

(一)计算机病毒的传播途径、条件

1.传播途径主要是：通过计算机网络传播；通过磁、光介质，如软盘、光盘等传播。此外，便携式硬盘、活动光盘等也为病毒的传播提供条件。

2.病毒的传播依赖于两个条件。一是计算机要处于运行状态；二是对介质有读写操作。两者都必须满足，病毒才能传播。

3.病毒的传播分为三个步骤：首先，病毒要驻留内存，这样才能获得对系统的控制，获得传染的机会。其次，寻找传染机会，病毒会自动寻找易攻击的文件进行传染。最后，通过对硬盘的读写操作，将病毒传染给目标文件。

(二)计算机病毒的表现

一般讲，计算机出现以下情况时，很可能已经染上病毒。 1.计算机启动时间过长。

2.文件长度在不明情况的前提下发生明显变化。

3.系统出现异常情况，如不能正常启动，不能正常访问磁盘驱动器，屏幕上出现异常信息等。 (三)计算机病毒的预防 预防措施有：

1.不要随便使用来历不明的软盘，确信盘上无病毒时才在机器上使用。 2.与系统无关的程序或数据应避开系统盘或系统子目录。 3.对计算机内的重要数据，要及时作好备份。 4.定期对硬盘进行检查，及时发现病毒。

5.如果计算机已联网，下载文件前，先检查文件是否有病毒。 6.在系统上加防病毒卡或在内存中驻留病毒检测程序。

如果一旦染上病毒，可以使用杀毒软件，如KILL或KV3000进行杀毒。

复习思考题：

1.简述会计电算化管理的内容。

2.如何实施单位会计电算化微观管理?

3.岗位责任如何划分?不相容职责如何区分? 4.简述会计电算化宏观管理的内容。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/457o.html