关于高等学校学生档案管理工作的思考

本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上,探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

关于高等学校学生档案管理工作的思考

（云南师范大学教育科学与管理学院 云南昆明 字强 094010265）

【摘要】本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上，探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

【关键词】高等学校；学生档案；档案管理

“学生档案是反映和评估学生中学、大学在德智体能等方面的依据，是学生入学时和在校期间学习生活实践活动中直接形成的具有保存价值的文字材料，是学生在校期间的真实记录，是用人单位录用毕业生时不可缺少的参考依据和重要凭证。”①学生档案属于机密材料，管理要求规范、认真、细致。对高等学校学生档案管理工作进行系统研究，深刻认识高校学生档案管理工作的重要性、存在的主要问题以及解决措施，有利于确保学生档案的机密性、安全性、准确性、严肃性，对建立健全高校学生档案管理有效运行机制具有重大意义。

一、 学生档案与学校

学生是学校的主体，也是学校档案重要的构成要素。学生档案是对其在校就读期间成长经历的历史记录，是其人事档案的基础。学生档案是学校的一笔极其宝贵的精神财富，可以作为一所学校的文化积淀，作为研究工作、编史修志的参考，其利用的最大价值在于学校育人的事业。一般是通过举办优秀学生档案（先进事迹）展览，对青年大学生进行人生观和爱国主义教育。

俗话说：铁打的营盘，流水的兵。即便学生毕业离开了学校，他们也随即转换成了学校的校友。作为培养人才的基地，尤其是高等学校，不论校友走到哪里，取得什么成绩，校友以学校为荣，学校则以学生为荣。这是有道理的。校友中的许多佼佼者也是学校知名人物的一部分。特别是当校友几十年后回母校参加校庆等活动，如果看到了展览着保存完好的他曾经就读时的作业、毕业论文时，每一个人都不会无动于衷的。因此，重视做好学生档案的归档和管理工作，从这种意义上来说，也就是宣传无型的广告，并吸引人才。

《高等学校档案管理办法》中对高等学校档案的界定：“是指高等学校从事招生、教学、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。②在这个定义中，首次把档案与办学的主体——“学生”联系在一起。另一方面，按照学校工作规律，把高校的招①

② .韩秋黎.《学校档案管理与实务》[M].上海：上海交通大学出版社，2010. .国家教育部.《高等学校档案管理办法》[EB/OL],2008-09-24/

本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上,探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

生活动纳入档案管理范畴，强调了招生环节档案历史记录的保存，使高校档案的内涵更丰富，也突出了高等学校对学生形成的档案资料的保存和利用价值。

实际工作中，很多学校过去对学生类档案要求不够全面严谨。各校档案馆、室普遍只是关注学生学籍类材料，而对其他内容的材料较少列入收集归档的范围，或者因为收集难度大而忽略了齐全完整的要求。随着开放办学的不断深入和社会进步发展，国际学生、港澳台学生等材料越来越多，学生类档案在高校档案构成中的所占比例也不断增大。高校的在校生或毕业生因出国、就业、转学等个人利用其学生档案的已越来越多，因此，重视抓好学生档案工作对办学的历史积淀，扩大学校的知名度，服务学生都具有深远的意义。

二、学生档案的收集归档

（一）、学生档案的构成

《高等学校档案管理办法》在文件材料的归档范围内首次增设了“学生类”，这部分的归档范围“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。③

上述学生档案材料主要由以下两部分构成：

一部分是学生入学及毕业生而移动的学生人事档案。对于高校来说，这部分是随着学生入学转来的高中阶段的学生档案。这类档案主要记载了学生个人的基本情况。学生被录取后，由招生部门转到学生部门代存代管。在上述档案材料的基础上，学生在校期间，还将增加学生登记表、在校期间的学习成绩、实习材料、奖惩材料、毕业生登记表等。待学生毕业后，这方面的人事档案将随着学生毕业后的去向，由学生档案管理职能部门统一转递到其工作单位。

另一部分是由学生在入学后的几年学习期间相继建立和积累起来的学籍档案。学籍档案是反映一个学生在高校学习期间的基本情况的历史记录，主要内容包括：入学登记表、学生学籍卡、学生成绩册，学生在校期间学籍异动、变更的材料，学生在校期间奖惩情况材料，等等。学籍档案一般是以班为单位分专业、班级整理，归档由学校档案馆（室）保存。其中，学生奖惩材料也可以视文件材料的情况单独立卷归档。学籍档案在学生毕业后交到学校档案管理部门保存。

（二）、学生档案收集的原则

学生档案收集整理工作具有工作量大、繁琐复杂、连续性等特点，需要在一下几个方面细致地做好工作。

1.集中收集与定期收集 ③ .国家教育部.《高等学校档案管理办法》[EB/OL],2008-09-24/

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集中收集是按照学校制定的档案管理办法及归档要求，按规定的时间进行有关资料的收集。或者在阶段性工作结束后，例如在每年的学生综合测评工作或学期末成绩评定工作，及时组织对应归档的文件材料的归档。

2.及时征集与专门征集相结合

通过学校内部的各种信息渠道，如学生工作会议、学生活动，关注和掌握学生的学习情况和生活、实践等活动情况，及时收集整理，并保持与有关学生（如学生干部）的经常性的询问和沟通，必要时一对一专门征集。

3.抓住重点与工作过程积累相结合

档案是一个积累的过程。这里的重点，一是指对重点的征集对象，要重点征集，如优秀学生的先进事迹；二是指关注重点的活动，例如学校组织的大型活动、校庆展览、骨干人才的培养等工作，对重点学生的有关材料更是作为重点进行收集。④

（三）、学生档案的收集积累

学生类文件的收集重点是学生培养流程的记录。涉及学生的档案材料不仅需要相互衔接，还需要学校内部相关材料的不同责任部门协调做好管理工作。⑤要保证学生类文件材料收集的齐全完整及学生档案的质量，从学生入学开始，应重视从以下几个方面做好工作：

1. 新生入学

在新生入学后，要认真收集学籍登记表、体检表，检查转接学生的党、团组织档案，及时发现和查处档案缺失等问题。

2. 日常归档

学生档案主要产生在教学部门和学生管理部门、党团组织部门，主要包括：录取材料、学生的学籍卡，奖励、处分材料，党、团组织材料、毕业的相关材料等等。要保证学生在校期间所有相关材料完整归档，很重要一点就是做好日常工作，对学生学籍异动、奖励、处分、考试成绩等文件材料应做好及时归档，以免发生纰漏。

3. 毕业离校

学生毕业前，有关职能部门、各院、系要将毕业生的登记表、学籍记录、实习记录劶参加社会实践、奖惩材料等反映学生在校期间各方面情况的档案材料分别要求整理好后放入学生人事档案袋内。

三、 学校档案的管理

④

⑤ .韩秋黎.《学校档案管理与实务》[M].上海：上海交通大学出版社，2010. .国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[S].1993-11-16

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学生档案是否完整规范从一个侧面体现了学校管理工作的水平和相关工作的责任态度，必须以高度的责任心认真做好。由于学生档案的形成有个较长的时间跨度，因此，需要建立必要的工作规范，通过完善的基础工作，做到有档可查，查有所得，切实满足利用的需求。

（一）、建立学生档案流转制度

学生录取工作结束后，由招生部门将学生的个人档案转到学生管理部门。学生在校就读期间，凡涉及学生的文件材料，应首先由院系报送到学校学生管理部门。每学期结束后，各院、系应将一学期形成的学生成绩、学籍管理材料汇总后，一式两份分别送到学生管理部门和教务部门。学生毕业后，其中一份进入学生个人档案，另一份由学生管理部门整理好后移交到学生综合档案室或档案馆。⑥

（二）、学生活动及奖惩材料的归档

学生档案由各院、系分别管理，待学生毕业时，由各院、系负责将记录材料向学校综合档案室或档案馆归档。这些学籍档案应由档案馆（室）永久保存。

（三）、归档要求

1.认真记录

抓好学生类文件材料的归档，要求校内各有关部门进一步完善学生类文件材料的记录。学生管理部门、教学职能部门等要按学期及时记录反映学生个人在校学习和操行情况，并及时向学生管理部门传递纸质和电子文件或表格。待学生毕业后，这些材料将分别纳入学生人事档案和学籍档案保存。

2.保证质量

首先归档的学生材料必须是原件。其次，书写材料要优良。在新生入学后，学校档案部门要对学生管理部门加强业务指导，如果是由学生本人填写的表格，班主任或学生辅导员，特备是担任此类任务的学生助理在部署填表时要求认真对待，填写的字迹要清楚、内容详细，告知学生禁止使用不利于保存的铅笔、圆珠笔、红墨水等材料书写，以保证学籍档案的质量。

3.及时连续

学生档案管理工作是一个连续性很强的过程，要求工作人员及时整理，严格把关，在新生入学、日常管理、特殊情况（转学、退学等）、毕业这四个时段，及时做好相关材料的收集、整理、分类、归档、保存等工作。平时日常工作中，应该保持定期检查、定期完善，查缺补漏。

（四）、毕业生档案的处理

学生毕业后，学生管理部门要对毕业生的个人档案进行认真清理，并及时妥善办理档案转递手续。学生毕业后，其人事档案一般随之按三种方式处理：

1.发至就业单位或升学时就读的学校； ⑥ .华林.《档案管理学概论》[M].北京：中国社会科学出版社，2010.

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2.派送回生源地区的教育部门代理；

3.交人才市场代管。

计划经济时代，学生毕业后档案随即转到所分配的单位。现在，大中专院校毕业生早已取消了分配。在大多数毕业生自谋职业的情况下，有的毕业生因一时没有落实好工作单位，或因某些原因不愿将自己的档案发到就业单位，也不愿派回生源地等，在毕业生离校后，少数毕业生由于个各种原因存放在校的人事档案不便办理相关手续，档案就留在了学校，有的甚至长期不理不睬，或者多年以后才到学校领取。大多学校每年都有些毕业生的档案滞留在学校，这给学生档案的管理带来了难题。对这些遗弃在学校的档案，应编制目录，移交到学校档案部门保存。⑦

四、 高校学生档案管理工作的重要性

（一）、学生档案管理工作是强化学生管理的基础。

学生档案管理的好与坏,直接影响整个学校的学生管理工作。当代大学生作为跨世纪的接班人和建设者,肩负着社会主义建设事业的重任。社会主义建设需要的不是只有文凭,没有水平的庸才,而是有知识、有能力的人。国家要富强,民族要昌盛,靠的是青年一代,如何能教育好高校学生,作为学生管理工作者,如果对所管理的对象情况不熟悉、不了解,那工作就无从下手,管理犹如无源之水,无本之木。因此,要搞好学生管理,实现学生管理工作的科学化、规范化,首先必须从学生的档案管理入手。通过强化学生档案这一基础工作,全面提高学生管理水平。如每年招生完毕,新生入校前,组织新任班主任查阅学生的档案,对每个学生的详细情况做记载,尤其是对特殊学生的特殊情况的留心（如残疾学生、孤儿），其目的就在于为新生进校后的初期管理工作做准备,这样就能有的放矢,从而为入学后的学生管理工作创造良好的条件, 打下坚实的基础。自新生入校直至毕业,每个学生都在不断地“书写”自己的档案,学生科任老师及班主任又对这些档案材料加以收集和利用,以此去推动整个学生管理工作的发展。

（二）、学生档案工作贯穿于整个学生工作的全过程，并服务于各项学生管理工作。

1、学生档案工作在德育中的作用。德育教育是整个学生管理工作的重点,充分利用学生档案,将在德育中起着重大作用。要使青年学生成为合格的社会主义现代化事业的建设者和接班人,必须加强对他们的思想政治教育。实践证明,利用学生档案去抓德育教育成效显著,不少学生经教育思想转变很快,由原来的对学生工作的抵触对立情绪转化为积极支持态度,由差生转化为好学生,有的还⑦ .刘玉堂，郑胜军.《高等学校档案工作管理》[M].长春：吉林科技出版社，2004.

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成了入党积极分子,这充分反映学生档案在德育教育中的职能作用。⑧

2、培养合格人才从学籍管理入手。学生工作中的学籍管理主要是智育管理,它包括学籍卡片和学生表彰、处理等情况的管理,学籍卡片具体记载着每个学生在各个学期的考试、考查成绩,它是学生档案所必不可少的重要内容,没有它,档案就缺乏完整性。每一学年终,班主任利用学籍卡片对学生进行智育教育,依据不同学期学生的学习情况,加以分析比较,对学习成绩稳定、进步较快的同学给予表扬, 并要他们传经验,讲方法。对学习成绩差的、有退步的学生,应该加以鼓励, 找原因、吸取教训、迎头赶上,从而形成一个比学赶帮的良好学风。而良好的学风,又促进良好的校风与教风,对整个学生管理工作产生了良性循环。

3、利用档案管理，促进校园文化建设。开展多种形式、学生喜闻乐见又有益于身心健康的多种课余文体活动,寓教于乐,这样才能有效地占领校园文化阵地。现在的学生提倡品学兼优,德、智、体、美、劳全面发展,只有良好的思想品质和学习成绩,而没有健康的体魄和吃苦耐劳的精神,同样不能适应整个社会发展的要求。爱国主义教育、道德修养讲座、党团生活等资料,是学生档案中的重要内容,它的好坏对毕业后的择业将产生一定的影响,这将促使大部分学生自觉参加各种有益活动, 这样做既丰富了校园文化生活,又陶冶了学生的情操, 培养了学生各方面的能力。

4、充分利用信息资源，建设学生管理系统工程。为适应社会主义市场经济的需要,毕业生就业竞争愈演愈烈,学生毕业后实行双向选择,即毕业生可以根据自己的专业特长、兴趣、爱好自主择业, 各用人单位也根据需要从毕业生中择优录用。用人单位择优录用的途径是什么呢? 除了部分单位需面试、笔试外, 最重要的一条途径就是查阅档案,因为一份完整的学生档案,能全面地、客观地、真实地反映该生在校表现,如思想品德修养、学习成绩好坏、身体健康状况以及专业技术能力水平等,总之它将为各用人单位择优录用提供最可靠的依据, 由此学生档案在毕业生分配中显得尤为重要。⑨

（三）、学生档案工作室衡量学校学生工作管理水平的标志，是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。为了进一步加强学生档案工作, 加强学校现代化管理进程,一方面,要提高对现代化管理学生档案工作的认识, 认真加强组织领导；另一方面要健全管理网络,完善管理的规章制度,切实提高档案人员自身的业务素质。

五、 高等学校学生档案建设中存在的主要问题

高校学生档案建设中存在的主要问题有五：其一，少数学生纸质档案材料收⑧ .卫颖.浅谈高校学生档案的建立及其管理的重要性[J].山西财经大学学报，2007.

⑨ .包世同.《学校档案管理基础》[M].南京：南京大学出版社，1991.

本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上,探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

集不全，如高中毕业生毕业后，由于学校的疏忽，导致有关材料丢失或遗漏，如党、团组织材料；其二，学生档案材料的内容没有与时俱进地反映出高校培养高素质“创造性”人才的情况；如有些学校不注重学生创新能力、科学研究能力等发面的材料收集，也导致学生对这方面能力的不重视；不利于学生综合素质的提高；其三，传统的档案管理模式造成了学生档案材料记录性内容多，科学客观评价性内容少；如学习成绩的客观记录，缺少综合分析和教师评价；其四，落后的管理摸式和手段不能及时为用人单位提供学生档案服务；其五，由于纸质档案没有插上信息化、网络化的翅膀，导致毕业生与用人单位就业信息沟通不畅通。⑩

六、 解决存在问题的具体措施

（一）、建立缺失学生档案的催收制度。对没有纸质档案的学生和档案材料不全的学生，由各学院的辅导员负责发出提档函，由学生本人或家长向当地招办索要该生档案。新生的电文档由学校招办负责移交给校学生档案室。

（二）、以培养“创造性”人才为主线，建立学生档案。高校开展的素质教育、专业实践、学术交流、科技竞赛、科研活动较多，组织者应当及时为参与者出具相应的证书、鉴定、评价材料并签章归档。以上归档材料是学生综合素质和创造性才能的反映，是用人单位选订人才最看重的材料。

（三）、以用人单位对学生档案材料的需求信息为导向建立学生档案。学生档案材料不仅要反映学生的共性资料,更要重点反映专业技能、解决实际问题的能力和个性化差异。在学生档案建立中,要有针对性地收集用人单位感兴趣的材料，并给出客观、准确、科学的评价结果，提高学生档案材料的质量。

（四）、加强信息网络体系建设，加快档案信息网络化。由于以往纸质档案没有插上信息化、网络化的翅膀，导致毕业生与用人单位就业信息沟通不畅通，因此，应该加快信息网络体系建设，增加经济投入，建设网络通信基础设施，实现档案信息网络化，方便查阅。当然，实现档案信息网络化必须以安全、保密为前提，查阅者须具备相关资格或得到当事人和相关部门的许可，否则会导致不安全因素。

（五）、发挥学生档案在用人单位选才中的主渠道作用。将学生档案建立工作的重心前移，专职档案人员要提早介入学生档案的形成工作,主动做到事前指导，事中监督、鉴别、检查、审核，事后整理、归档，材料一旦形成就要及时归档，集中统一保管。要从新生进校起就开始做好建档工作，依据学生层次、专业及班级群体性特点，对学生档案形成的全过程进行动态流程管理，按照新的归档范围和要求及时收集整理归档材料。要建立后续档案材料的收集补充、定期移交归档⑩ .赵湘渝.高校学生档案建设中存在的主要问题[J].档案管理，2010-05;

本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上,探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

制度，明确补充后续档案的内容、要求和时间，使归档工作有序进行。

（六）、统一领导，加强监管，提高认识，严肃对待。学生档案工作室衡量学校学生工作管理水平的标志，是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。为了进一步加强学生档案工作, 加强学校现代化管理进程,一方面,要提高对现代化管理学生档案工作的认识, 认真加强组织领导，相关领导应提高重视，适时对学校档案管理部门做出科学指导；相关部门要做好监督管理工作，定期进行工作检查、监督、考核以及奖惩；另一方面要健全管理网络,完善管理的规章制度,做到档案管理工作有章可循，有规可依。同时，要适时对工作者提供培训，加强教育，档案人员自身要加强学习，切实提高自身的业务素质。

参考文献：

(一)、著作

[1]华林.《档案管理学概论》[M].北京：中国社会科学出版社，2010.

[2]韩秋黎.《学校档案管理与实务》[M].上海：上海交通大学出版社，2010.

[3]包世同.《学校档案管理基础》[M].南京：南京大学出版社，1991.

[4]刘玉堂，郑胜军.《高等学校档案工作管理》[M].长春：吉林科技出版社，2004.

[5]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范

[S].1993-11-16

[6]国家教育部.《高等学校档案管理办法》

[EB/OL],2008-09-24/

（二）、期刊论文

[7]赵湘渝.高校学生档案建设中存在的主要问题[J].档案管理，2010-05

[8]卫颖.浅谈高校学生档案的建立及其管理的重要性[J].山西财经大学学报，2007.

（三）电子文献：

[9]/lanmu_view.asp?id=1136

[10]/

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/44r4.html