规范科技档案卷内备考表填写之我见

规范科技档案卷内备考表填写之我见

规范科技档案卷内备考表填写之我见

卷内备考表是科技档案卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。就科技档案而言，卷内备考表是科技档案里的一个小细节，它的使用和填写情况能从一个侧面反映出单位科技档案是否完整、成套、系统；反映出该单位科技档案工作的质量和受重视程度。因此，规范备考表的填写，完善其填写内容，是管好科技档案的前提。中国国家标准化管理委员会于2008年11月发布《科学技术档案案卷构成的一般要求》（下简称《要求》，已对卷内备考表作出相关要求。一、当前科技档案卷内备考表使用和填写存在的问题（一）使用格式不符合要求。最新备考表的样式是2008年发布的国家标准，而很多单位仍在使用2000年版的。与2000年版相比，2008年版规格是的297mm×21Omm，内容增加了档号。（二）记录的内容不完整。如案卷情况概要说明、案卷检查说明、卷内排列及与本卷有关的其它案卷线索说明、卷内情况更改及利用等情况说明内容不齐全，一些单位往往千篇一律地填写“资料齐全”；一些在利用、保管、鉴定等方面发生变化或需要补充说明的内容没有及时记录；有些单位备考表的填

写往往按填写文书档案卷内备考表的习惯，只填上立卷人、检查人的姓名和时间，实质内容大多没有填写。（三）书写不规范，字迹不清楚。主要表现在：有些单位的科技档案卷内备考表上填写的内容，字迹十分潦草难以辨认；有的案卷立卷人、立卷时间、检查人、检查时间不是由责任人亲笔签字，而是用电脑打印；科技档案备考表填写材料随意性强，有铅笔、圆珠笔等，不利于长久保存。二、填写科技档案卷内备考表须完善的相关内容（一）立卷整理阶段情况说明。主要包括卷内全部文件总数、总页数，图纸、照片等的数量，卷内文件的完整度；如果按项目的阶段归档，应注明归到哪个阶段；注明同一内容不同载体档案的档号及其载体类型；应注明本项目属于哪类基金项目；如是合作项目，应注明哪些资料是本单位、其他单位或合作完成的；根据新标准：通用图、标准图可放入相应一项文件或单独组卷，其他涉及这些图的项目，应在卷内备考表中注明相应的图号和档号。（二）保管利用过程中的情况说明。保管说明主要记录文件纸张霉变、字迹褪变、虫蛀情况；卷内文件材料出现缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；利用情况记录复制、拍摄、摘抄情况及利用中损坏、丢失、涂改及违纪人的记录；对以上情况所采取的抢救措施等情况。（三）鉴定过程中的情况说明。定期鉴定内容的记录，往往被档案人员所被忽视，如没有及时记录定期对卷内文件的再鉴定、销毁情况，包括重

份文件的刷出、销毁和某些文件保管期限的变更、密级的调整等。科技档案的数字化建设是新形势下的一项重要工作，档案人员应及时记录已完成数字化加工的卷内文件号，注明保存在其它载体上的档号与载体类型。（四）补充材料情况说明。科技文件需要不断地补充新材料，因此对历次补充应做好翔实的记录。主要包括：产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件宜采取插卷方式放入原卷中，亦可单独组卷排列在原卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注；产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注；获奖项目或取得专利的项目应在科技档案卷内备考表中标注相关奖状或专利证书的档号；科研项目的成果推广应用阶段的补充文件如成果评价及反馈信息等文件材料，可单独组卷，排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。三、规范科技档案卷内备考表填写的几点建议（一）提高档案人员对科技档案卷内备考的认识。（二）加强宣传与学习，消除大家对卷内备考表的模糊概念。（三）加强制度建设，制定具体、操作性强的卷内备考表管理制度和考核制度。

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