浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策分析

盐 城 师 范 学 院

毕业论文

浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策

分析

学生姓名 学 院 文学院 专 业 汉语言文学(高级文秘) 班 级 学 号 指导教师

2016年4月1日

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浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策分析

摘 要

秘书是现代社会急需的软人才之一，随着中国加入WTO，秘书工作迎来了更加广阔的发展空间。秘书工作具有服务的直接性和稳定性、知识化和专业化、年轻化和女性化等特征。但是随着社会工作越来越细分化，传统的秘书工作逐渐不能适应现代社会发展的需要，因而秘书工作从业者愈发难以适应这些改变，在日常工作中也不得不面对这些不适应带来的困境。社会分工的变化要求秘书工作也要逐步改变，主动适应。本文以当前秘书工作为背景，首先分析当前经济形势下秘书工作中存在的问题与面对的困境，引出解决方案和对策；然后再从当前的经济发展趋势，分析出未来秘书工作的前景。

【关键词】秘书；困境；方案；前景

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A Research of Guiyouguang’s

Prose About Anti-ancient Japanese invaders

Abstract

Jiajing period, the whole society exception dark chaos. Mongolia and other countries invaded the north border, Japanese pirates invaded south coast, the people lived very hard.Guiyouguang lived in Kunshan,witnessed scenes of human tragedy. He racked their brains for advice to the authorities, he has wrote many articles about anti-ancient Japanese pirates. In this paper, the prose of anti-ancient Japanese pirates as the main object, by studying the characteristics and value of its narrative prose, assessment and induction of strategic thinking and other political commentary prose anti-ancient Japanese pirates claims to a deeper understanding of the deep patriotism and keen strategic vision; and from the track Guiyouguang’s life, to appreciate the genuine feelings of Mr. Confucian ideas and thinking sad; Jiajing era live by the spirit of the era to tap to Guiyouguang represented by showing a virile Scholars backbone and heavy historical responsibility.

[Key words] Guiyouguang , prose of anti-ancient Japanese pirates ,

deep patriotism , the genuine feelings of Mr. Confucian ideas

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目 录

引 言.................................................................. 1 一、 秘书的定义和工作职责 ............ ....................................2 二、秘书的特征 .......................................................... 2 三、秘书工作的现状分析.....................................................5 (一)........................................... 5 (二)............................................. 7

(三)...................................................... 8

四、 秘书工作遇到的困境和对策分析................................... 10 (一)......................... 10

(二).......................................... 12

五、秘书工作的前景分析..................................... 13

结 语................................................................. 16 参考文献................................................................. 17

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引 言

在经济全球化的当今时代，秘书工作已经成为政府、企业发展过程中不可或缺的部分。知识经济的本质在于知识、创新和管理，秘书人员作为时代大变革的重要行业参与者，做好文秘工作是服务现代化建设的需要，是实践科学发展观重要思想的需要，是领导把握大局、提高科学决策水平的需要。秘书不仅是领导的助手，同时也承担着与各部门沟通的桥梁作用。由于秘书工作的复杂性与特殊性，在紧张的工作中所遇到的困境与挫折不断增加。为了更好地完成本职工作，出色为领导服务，与同事和睦相处，提高工作效率，秘书人员必须要发现当前工作存在的困境并找到解决的办法。

一、秘书的定义和工作职责

广义秘书的概念是领导人的事务与信息助手；狭义上的秘书逐步成为一种职业，

是接近领导，直接为领导从事辅助工作的助手，是一种职务名称。

秘书工作的职责主要包括11个方面：日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）；接待事务（来访接待、安排服务等）；会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）；行政事务；信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）；调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）；文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）；写作事务（各种文体的写作）；协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)；督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）；其他领导临时交办的任务。

二、秘书工作的特征

（一）高层次、复合型才能需求日益呈现

现代社会中，科学技术迅猛发展，社会生产的复杂性日趋增大，信息 高速公路的开通，全球网络的运行，使世界范围变得越来越小，人们的工作 和生活节奏越来越快。而我国自从加入WTO和互联网的飞速发展，使现代秘 书工作的宏观环境和微观环境发生了较大的变化。随着社会信息量的翻倍增 长，社会的生产和管理工作愈发显得复杂，脑力劳动在社会生产的比重也随

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之越来越大。秘书作为社会生产管理基层中的一部分，其工作的复杂性和重 要性对秘书的工作提出了更高地要求。秘书在帮助领导驾驭复杂形势中具有 重要的参谋作用。现如今科技发展日新月异，领导决策者如何获得可供选择 的信息或是决策选项?高水平的秘书在这个时候就显得犹为重要。这些高素 质的秘书在通过自己的强大的知识能力筛选出有用和有利的信息流，为决策 者提供最需要的帮助。同时由于社会的复杂交融性，传统意义上得单一型秘 书已经不适合社会的需求，复合型的秘书人才成为市场的主要需求，它满足 了领导对秘书辅助工作的需求而且能够在一些棘手问题上做出准确地判断， 帮助领导者规避风险，所以秘书的高水平和复合型才能将成为社会对秘书工 作的最大需求。

（二）秘书工作的职业化范围愈发广阔

秘书工作作为一种为领导和他人服务和起辅助作用的职业，随着时代的 变迁，它所服务的对象和范围将愈发广泛，它的职业化趋势更加明显。一是 秘书工作渗透于一切行业之中；二是秘书工作的只能正在扩大；三是秘书工 作的时空领域进一步拓展。高科技与办公自动化的发展，将使秘书人员“流 动办公”变为现实，即使在家里也能为公司处理事务，并且包持密切的联系。

三、秘书工作的现状分析

一般而言，“秘书”概念常被定义为：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”这种只从事简单的打字、收发、传真之类工作的所谓“秘书”显然已经落伍了。随着改革开放的日益加深，我国经济持续快速增长，综合国力和国际地位日渐增强，对外政治、经济、文化的交流与合作日趋频繁，秘书人才市场需求日愈放大，秘书工作的重心也发生转移，秘书职业遭遇了前所未有的新机遇与新挑战：

第一、秘书市场的需求从低级秘书转向高级秘书。所谓高级秘书指接受过正规系统教育、具有扎实的专业技能和广博的相关知识，谈吐高雅，外语优良，同时具有良好的沟通、组织、协调、决策和管理能力，是秘书行业中佼佼者。随着中国加入世界贸易组织，越来越多的外资企业进入我国，秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书需求量大增，已成为人才市场上的新宠，高级秘书人才十分短缺。

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第二、秘书市场需求从政务秘书转向商务秘书。我们过去培养的大多是党政机关的秘书，真正企业秘书或者商务秘书培养方向的几乎没有。随着市场经济的发展，各项工作的重心已转向经济建设，单纯的政务秘书显然不能满足市场的需求，可以预见，我们国家在企业和商务秘书方面孕育着巨人的需求。但是，目前商务秘书专业化程度低，用人单位在录用秘书时往往凭着感觉招聘，或者从中文专业、外语专业中选聘，这些人员对秘书工作往往只是一知半解，也没有与用人单位经济事务和商业行为相对应的专业知识，难以满足现代企业管理的需要。

第三、第三、秘书市场需求从简单事务型秘书转向复合、协作和创造性秘书。现代组织管理中，信息工作、协调工作、控制工作占据了极其重要的位置，秘书应是这些工作的主要承担者，因而现代组织包括政府和企业需求的是新型复合型的秘书，他们应具有新的工作观念与工作模式及工作技能，即不仅要具备计算机操作、外语运用、公文写作、办公室事务处理、档案管理、速记、会议组织、信息整理与传播等方面的知识和技能，还要通晓法律法规、经济管理、财务、市场营销、礼仪接待、公共关系等学科知识和技能。日本企业早在1985年就提出了“四合一”，即集科技、文学、经贸、外语于一身的人才计划，就是我们所说的复合型人才。现代社会是协作的社会，任何组织的成功运营都离不开内部机构和员工、外部客户和关联方的协作，秘书作为领导与员工、组织与社会联系的纽带，必须做好对内沟通协调、对外交流合作的桥梁，为组织搭建好良性运转的平台，这也已远非传统意义上简单地写写材料、当当勤务等角色了；另外，新型秘书工作往往是集体智慧的体现，它要求从业人员具有极强的合作精神，同时，还应成为各项工作执行督办高效运行的中枢，而这也超越了秘书原有的职业素养范畴。所以，以传统的简单的办事、办文、办公为标准选择秘书人才已远远不能适应社会瞬息万变的发展需要，而具有创造型、复合型与协作型的秘书人才是现代政府和企业所需。总的来说，随着社会的变迁，市场的转型对秘书职业提出了更高更新更专业的要求，因此，我们要祭起变革与创新的旗帜，不断扩大秘书工作的范围，促进秘书职业转型。

四、秘书工作的困境和对策分析

一、秘书工作出现了社会化的发展趋势。政府机关、社会团体、各类企业以及社会的方方面面，都有秘书工作的普遍存在。在日本，企业中部长以上，政府中局

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长以上都可设秘书。在美国，大凡政治家、企业主、教授、律师、医生、名演员、名运动员等，大多聘有私人秘书。

二、秘书工作的分类越来越细，专门化程度越来越高。目前，国内外政府中有机关秘书，法律界有法律秘书，医务界有医药秘书，实业界有管理秘书，科技界有科研秘书，教育界有教务秘书。几乎每一个新的社会行业的单身，都会产生一支新的行业秘书队伍。这要求秘书人员不仅要具有秘书工作的基本知识和技能，而且要掌握所在行业的扎实的专业知识，成为这一方面的行家里手。据《美国秘书行政管理》一书介绍，美国秘书分为社会秘书、法律秘书、医药秘书、公共关系秘书、学校秘书五大类。

三、现在秘书的职能较之以前有显著的扩展和强化。正如《韦氏秘书手册》开篇中所讲到的：“很清楚，今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理指望自己的秘书成为行政管理的助手。”“由于现代事务向全球扩展和延伸，促使经理们重新考虑秘书应起的作用以及应该委付的责任和赋予执行的权利。”秘书从处理杂务、撰写文稿、掌管文书到安排日程、提出方案、参谋咨询，确实起到了辅助或代替上司部分工作的作用，使领导者更有效地从事本职要务，提高工作效率。

四、秘书工作的效率大幅度提高。比如：秘书不必离开工作岗位，就能从计算机化的档案里获得所需的资料。应用精密尖端的通讯设备，使口头交往变得快捷而方便。特别是文字处理设备，对秘书工作的现代化、高效化影响很大。

五、秘书工作的前景分析

（一） 从技能性工作向智能性工作转化

新时期秘书处在一个崭新的信息时代，领导活动的日趋复杂化和科学化以及领导者的智力水平的不断提高、秘书智能的强化和扩大，客观上都要求秘书的素质有一个新的突破。从秘书的知识结构看，必须具备三个层次:一是基本知识。包括科学文化基础知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识;二是专业知识。包括秘书专业知识、行业专业知识；三是辅助知识。包括历史知识、管理知识等等。特别是在我国加入世贸组织后，大量的“三资”企业出现，它们有着先进的管理机制和成熟的秘书工作机制，所聘用的秘书是与我国传统意义上不同的新型秘书人才。作为涉外秘书从业人员，必须构

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建’“外向型”的专业知识结构，不仅要具备普通秘书应具备的基础知识，并且要协助管理，参与生产、贸易等经济活动，故必须学习和掌握以下知识：一是对外贸易知识。包括租赁以及与之相关的国际汇兑、各国税利、保险、仲裁等知识。二是涉外法规知识。包括国内的涉外法规和国际法规。三是财会与商务知识。总之，现代秘书不再是以往的传统技能型秘书，而是属于“智囊型”人物，是智能性的群体。 （二） 从常规内向思维向外开放思维转化

我国已经确立了社会主义市场经济体制，而加入WTO后更加速了与世界一体化的进程，这种状况客观上扩大了秘书的工作范围。党政机关、企事业单位将出现跨行业、跨地区、跨国界的政治、经济、文化、科技交流。在此背景下，秘书要有强烈的立体型开放性思维，不仅关注本行业、本地区的发展，还要密切注视国内及世界的动向。就企业秘书来说，在市场经济的体制下，企业的一切工作都必须围绕加入世贸组织后的市场需求这个轴心来运转，企业秘书的思维和观念必须按照国内外市场经济的运作规律来调整自身的行为。即作为辅助领导决策的企业秘书，不仅要掌握企业内部的生产经营过程以及各个阶段的薄弱环节，更要将自身思维不断变化和拓展，把握市场动向，收集有效信息，为领导及时把握市场形势提供最优决策方案，从而发挥最好的参谋助手作用。

（三） 从事务性服务向信息化服务转化

随着科学技术的迅猛发展，秘书工作的科技含量越来越高。21世纪的秘书工作，将会是一个知识、信息高度集中地领域。秘书所从事的工作已不仅仅限于办公、办事等一般性的工作，而是以信息为载体，把做好信息工作作为参谋协调、催办、督办的基础和手段，将采集到的各种信息进行分析、处理、加工，提出预案，主动为领导决策降低风险度。从某种意义上说，信息的参谋作用是领导科学决策必不可少的最经济有效的工具，秘书所提供的信息直接关系到领导决策的正误。因此，现代秘书必须具有很强的信息意识和信息的服务能力。秘书的信息服务能力主要包括五方面内容:一是信息获取的能力。秘书除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并且掌握

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常规的信息渠道，善于开发新信息资源，并及时、准确、全面地获取所需信息。二是信息选择能力。秘书需要学会对信息进行筛选和分类，能准确无误地识别、理解所采集到的信息的含义，正确判断信息的价值和意义，全面把握所获信息对领导决策产生的影响。三是信息预测能力。这是一种较高层次的信息服务能力，主要指秘书在现有的信息的基础上，对事物发展的理性判断，它对秘书辅导领导科学决策具有重要意义。四是信息处理能力。主要是对信息的加工、开发、传输、储存、吸收等能力，具体来说就是能对信息进行综合分析排序、归类整理。 （四） 从被动辅佐职能向主动配合职能转化

辅佐性是与主导性相对而言的。从管理系统来看，领导始终处于主导地位，属于决策管理的中心；秘书和秘书部门处于从属地位i，其活动都是为了给领导中枢和领导者的工作创造各种方便条件，都是为了保证领导者顺利地进行工作。也就是说，秘书和秘书部门不能脱离领导而单独存在，他具有明显的辅佐性功能。

（五） 秘书职业从随意转向专业，从非理性转向科学化。秘书活动涉及面广，具有

综合性、全面性和广泛性的特点，因而历来要求秘书人员成为杂家或通才，认为秘书缺乏专业，无技能，只要人机灵就能胜任，工作随意性强，无特别的规则，导致了秘书工作不规范，感性多于理性。秘书的职业化、专业化是当今世界性的潮流，它要求秘书以专业科学的工作方法服务于一个组织，尤其在组织、协调、信息收集与处理、文件处理等方面，秘书扮演着十分重要的角色，这些工作不能靠意气用事，而是有着严格的程序和科学的方法。因此，当今秘书必须具备该职业的专业知识和专业技能，有着明确的工作职责和规范的工作行为，即必须具有较合理的业务知识结构、较强的实际动手能力及分析处理日常秘书事务的基本能力，同时，还要具备组织协调能力、沟通能力、督办能力、应变能力、拓新能力、信息收集与分析能力等一系列秘书技能，它的知识结构、职业技能在传统的基础上大大拓展和创新了。为适应我国加入WTO后的国际环境，更好地培养我国市场经济发展急需的具有现代化秘书意识和技能的高级秘书人才，秘书教育要关注秘书职业不断变化的

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