费用报销管理制度办法

电器批发事业部费用报销管理制度

一、目的

为完善企业内部控制制度，统一报销程序及规定，规范审批流程与标准,合理控制营运费用开支，特制定本办法。 二、管理原则

1、归口管理原则：按照部门职责，管理什么，审批什么； 2、按序审批原则：先下级，后上级；先经业务线，后报财务线；

3、分级管理原则：下级发生费用由上级审批,分公司财务经理费用报事业部财务经理审批，分公司总经理费用报事业部（一部、二部）总经理审批；

4、预算控制原则：所有费用必须在经总部审核并确认的预算范围之内。超出预算的费用原则上不予报销，特殊情况执行申请审批程序，经审批同意的，予以报销。

5、内部控制原则： 报销和付款必须具有完备的审核审批手续 三、基本审批流程

1、分公司一般人员费用报销审批流程

经办人整理填写报销单据 直接上级主管审核财务部主办会计稽核财务部经理审核子公司 总经理审批出纳付款

2、分公司总经理费用报销审批流程

子公司总经理整理填写报销单据财务部主办会计审核财务部经理审核总公司总经理审批出纳付款 3、分公司财务部经理费用审批流程

子公司财务经理整理填写报销单据财务部主办会计审核总公司财务经理审核事业部财务经理审批出纳付款

四、审批流程中各环节审核审批责任

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审核审批环节 经办人 经办人上级主管 审核审批责任 1、业务内容的合法性、真实性 2、票据的合法性、真实性 3、金额的正确性 1、业务内容是否真实 2、费用发生是否合理、合法 3、金额是否正确 4、是否经过事前审批 5、报销单据和附件是否齐备 1、单据使用填写整理是否规范 2、票据的合法性、真实性 财务部（主办会计、3、报销业务所附各项单据是否完整 经理） 4、业务审核和签批手续是否齐全 5、金额计算是否有误 6、是否超过制度和预算规定的标准 1、审批、签字手续是否齐全 分公司总经理 2、超过制度和预算标准报销事项处理意见 3、其他特殊报销事项处理意见 1、复核报销金额的正确性 出纳 2、金额有无涂改 3、审核审批签字是否齐全 五、差旅费报销管理：

1、出差审批、备案：

除驻外人员外，员工出差必须事先填写《出差申请单》。出差申请单需注明出差人员姓名、出差时间、目的地、出差事由、乘坐交通工具等内容。省内出差，申请单由申请人上级主管签字同意，报公司总经理签字批准，省外出差需提交事业部总监审批。

驻外人员在驻地业务拜访无需填写出差申请单，但须根据出差实际情况填报《营销人员工作日清表》，月末随报销单据一并寄回公司接受审核；未同时提供《营销人员工作日清表》的，不予以报销费用，后补无效。

2、出差乘坐交通工具规定

（1）长途车船费：出差人员须本着勤俭节约的原则选择公共交通工具。乘坐火车从晚8时至次日晨7时之间，且在火车上过夜6小时以上或任意时间连续乘车时间超过12小时的，可按规定标准购买硬卧铺票。符合卧铺条件未购卧铺,可按同车次、等距离硬卧价差的50%予以乘车补助。原则上不允许乘坐飞机，特殊情况下需乘坐飞机，需由分公司总经理、事业部总监及董事长审批同意；

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（2）市内交通费：因公出差原则上只报销市内公交车票；符合以下条件的，由分公司总经理审批同意后可乘坐出租车：

①出差目的地偏远，没有公共交通工具的； ②携有巨款或重要文件须确保安全的； ③收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； ④陪同重要客人外出的；

⑤执行特殊业务或夜间办事不方便的；

⑥到达新目的地当天，因旅途辛苦转乘不便的；

乘坐出租车的费用报销，报销时必须在出租车票背后注明乘车起终点的地点名称、时间、简单事宜等项。

（3）发票要求：所有车票均须为机打正规发票；公交车票除二人及以上同行外均不得连号。 3、住宿费报销管理：

（1）凭真实有效发票，在规定的标准额度内据实核报； （2）标准

级别 标准 事业部总经理（总监） 公司总经理（总监） 品牌经理 区域经理 4、费用核报：

（1）非驻外人员出差完成任务，须在出差回来后5个工作日内办理报销核销手续，填写差旅费报销单，将各种报销单据分类粘贴整齐，连同经批准同意的《出差申请单》提交费用核报人员审核审批。出纳须凭已完成全部审核审批手续的有效报销单据予以核报付款。

（2）驻外人员须将当月所有票据按要求粘贴平整，编制差旅费报销单，并附上所有必要附件于当月28日前寄至公司，由销售内勤将单据呈报费用核报人员对其审核审批。出纳须凭已完成全部审核审批手续的有效报销单据在次月3日前予以核报付款。次月3日为正常节假日的顺延。

（3）报销支付，若为如为打款银行卡的须将打款凭证附报销单后作为有效付款凭证；如为现金支付的，须要求相应报销人员在报销单签字确认报销款已领；否则出现纠纷由出纳人员承担相应责任；

（4）出差前未经批准的费用或超出标准的费用，原则上一律不得报销。特殊情况书面报告经总经理审批同意后提交事业部营运总监审批，审批同意后按1）、2）流程办理费用报销；

（5）分公司总经理个人差旅费申请、核报一律上报批发事业部营运总监审批。

省会 160 120 100 80 地级 140 100 80 70 县级 120 80 70 60 3

六、业务招待费报销管理：

1、事前审批：费用发生前填报《业务招待费审批单》（格式见附件），按审批权限逐级审批，坚持一事一审批，不得一次审批多次使用；经审批同意后方可在审批金额内使用；如特殊情况不能及时书面申请，则事先电话申请，于三日内补书面申请；

2、招待费审批权限：500元/次以内分公司总经理审批；1000元/次以内事业部营运总监审批；超1000元/次由集团公司董事长审批。

3、餐费：因经营需要招待客户用餐，在规定限额标准以内的费用，事先报分公司总经理批准。超出规定限额或总经理本人招待客户餐费支出须事前报事业部营运总监或者董事长审批同意。费用报销必须保证真实性，如发现虚报，则当期发生的招待费一律不予以报销。

4、礼金、礼品：各部门根据业务需要送礼金、礼品时，必须事先报公司的职能部门及分公司总经理进行审批。礼品由行政部或指定承办部门统一购买后，根据申请单发给各部门办理相关业务。送礼品原则上必须两人以上并在行政部办理签字领用手续。礼金由财务部根据申请单分类进行封包后发给经办人，送礼金也必须俩人以上前往并同时在财务报销单据上签字领出。财务人员审核时必须检查与总部审批单是否一致，报销单必须由各部门经理和分公司总经理的签字，经审核后的申请单作为凭证附件做帐，除董事长特批外，严禁一人单独办理送礼事务外。

七、手机通讯费报销管理

1、手机通讯费标准 岗位 事业部总经理（总监） 分公司总经理（总监） 品牌经理 区域经理 其他人员 报销额度 600元/月 300元/月 300元/月 200元/月 100元/月 2、手机通讯费报销的审批：对正常的国内长话及市话费，实行定额内实报实销、超支不补的原则。200元（含200）以上报销限额标准的，每月报销时提供报销本机话费的消费发票及相应的费用发票，限额之内据实报销；其他人员在预算范围内凭费用发票限额报销。财务部门根据经总经理签字同意，并已报集团总部认可的通讯费报销人员名单及费用标准，每月监管支付报销。

3、手机通讯费报销原则上不允许超额，确因工作需要超额的，需提供电话清单，剔除非工作电话后，据实报销。

八、预算控制

1、各项费用的支出必须严格控制在预算额度之内。

2、超预算的真实费用支出，可按预算额度部分予以核报，超出额度部分经本人申请、分公司总经理审批同意，并报总公司总经理审批同意后，可按一定比例予以借支，待预算费用率达标后再予以报销冲账。

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3、因借款人原因不能偿还费用借款，且无法完成预算费用指标时，由相关品牌经理和总经理负赔偿责任。

4、各公司财务部是预算执行的监管机构，未经特别批准发生超预算报销费用，对财务经理处于超值额度一倍以上的罚款。

九、原始凭证及附件要求

1、各种报销的原始票、证，必须符合《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则的要求，违反规定要求的票证一律不得予以报销。

2、报销单上应按费用类别分别注明单据张数及金额，单据张数与实际粘贴票据张数相符。 3、含盖内容项目较多的购物发票，后面要附采购清单。因受限供货方不能提供清单的，经手人应按实际采购物品填列一份清单，并由物品保管或使用人员签字确认属实。

4、所有采购的实物，必须有手续完备的验收证明。需办理入库领用的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按相关程序验收后，在验收单上填写实收数额并签章确认。不需入库的物资，除经办人在相关凭证上签章外，实物保管人员或使用人员对所购物品验收后，也必须在报销凭证上签字确认收讫，同时要建立备查账，以便员工离职后物品的安全移交，确保公司财产安全完整。

5、预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。 6、申请报销的原始凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，书写、单据粘贴不规范的财务部将予退回重新补正。

7、各类款项支付后，领款人必须在相应的会计记账凭证上签名确认，出纳对报销单据加盖现金（银行）收付讫字样予以核销处理。

理论上，

十、其他规定

1、各项费用报销原则上不得跨月进行，特殊情况需报事业部总监特批，且年度内只允许一次。 2、本制度所涉及审核审批人员若因出差等原因无法及时履行审签手续，须书面通知财务部委托合适人选代为履行审签手续，事后再补签。委托人对受托人的审签行为负责。

3、本制度由集团家电批发事业部财务部负责解释。 4、本制度经总经理批准签发后实行。

集团电器事业部

2013年06月10日

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