社团活动办事指南

社 团 活 动 办 事 指 南

学生社团联合会 二〇一三年十月二十三日

目录

1、社团活动审批指南 2、物品借用指南 3、材料上交指南

4、百年理工讲堂活动指南 5、社团月度精品活动排行榜指南 6、《理工社团之窗》投稿指南 7、宣传单审核指南 8、新闻上传指南 9、财务报账指南 10、帐篷申请指南 11、社团赞助指南 12、社团换届指南 13、社团指导老师聘任指南 14、活动策划书的撰写指南 15、活动宣传指南 16、社团活动开展指南 17、社团活动注意事项 附件：

河南理工大学学生社团活动审批表（社联） 河南理工大学学生社团活动审批表（后勤管理处） 河南理工大学学生社团活动审批表（教务处） 河南理工大学学生社团外联赞助审批表

河南理工大学明德广场专用宣传板使用申请表（第1联） 河南理工大学明德广场专用宣传板使用申请表（第2联） 河南理工大学学生社团帐篷使用申请表 大学生活动中心活动室借用申请表 河南理工大学小礼堂借用申请表 社联各部邮箱

一、 社团活动审批指南

社团活动的审批是开展社团活动的第一步，具体流程如下: ◆ 申请步骤

1.社团内部讨论，制作活动策划书、填写活动审批表； 2.社团指导教师查阅并签字； 3.社联主席团值班人员签字盖章； 4.秘书处登记；

5.校团委审批盖章。（明德楼316李从强老师，内部活动只需社联审批）； 6.使用校内场地，须向相关部门申请。(后附审批表）

◆ 申请时间

社联：冬季每晚7：00—10:00，夏季每晚7：30—10:30。 校团委：周一、周二、周四下午。 活动请提前一周审批。

◆审核原则

1、需校团委审核活动： ①涉外活动(外出或外请)；

②使用场地（教室、活动室、室外设点）； ③有赞助；

④三个及以上社团或学生组织的联合活动。（后附审批表） 2、需后勤管理处审核活动： ①室外公共场所设点摆摊；

②室外公共场所有安全隐患（后附审批表） 3、需团委宣传部审核活动： ①出宣传品（公开发行的刊物）； ②主干道、建筑物悬挂条幅； 不属以上任何类型的活动审批至社联。 ◆其它注意事项:

1、教室审批:教务处教务科每周二下午审批。另写申请(多媒体需老师使用)。

2、室外公共场所审批:后勤管理处审批。活动审批表审批。

3、大学生活动中心审批:校团委李玲娟老师审批。填写活动室借用申请表。 4、小礼堂审批:校团委302李玲娟老师审批。填写小礼堂借用申请表。 5、圆形报告厅、音乐厅审批:校办审批（行政楼108）。填写学术报告审批表。

注：以上所有场地审批都要先经过校团委李从强老师签字。不属以上任何类型的活动审批至社联为止。 活动登记：

社团活动申请材料经社联主席团审批合格后，在社联秘书处根据具体要求登记活动，登记内容包括：活动举办具体时间、地点、名称、主题、审批者、登记者、社联分管考核部门、社团活动具体负责人联系方式，以方便后期活动考核。 二、物品借用指南：

1、借桌椅提前活动两天先到社联办公室登记，活动前一天晚上到办公室领取桌椅，活动结束当天晚上到办公室归还桌椅（登记时需携带现金50--100元以当押金，桌椅借用及归还只限晚上工作时间）

2、借档案资料需到提前到社联办公室登记，经办公室允许之后，方可借用，并在规定日期内返还。 三、材料上交指南：

1、活动材料：每个社团活动结束之后一周内将活动策划书、活动审批表、活动总结（可另附新闻稿）三份材料交于社联办公室，由办公室登记，保存。 2、指导老师授课记录表：有老师参与指导的活动，需提前下载“指导老师授课记录表”→活动结束后及时填写、签字→交至人力资源部（务必在交期末考评材料之前交齐） 四、理工讲堂活动指南：

1、理工讲堂每学年十讲，每学期五讲，第一讲由社联秘书处主办，并由秘书处总结；

2、在第一讲之后的第一次社团负责人会议中提出承办百年理工讲堂的倡议；

3、有意承办的社团上交百年理工讲堂策划书到秘书处。并由秘书处审阅； 4、举办百年理工讲堂时间自行协调；

5、活动举办结束后，社团需上交活动策划书，活动总结和活动照片至秘书处，并由秘书处存档。

五、社团月度精品活动排行榜指南：

1、活动参选资格：评选只针对社团主办或承办的校级及以上活动。对参选活动要求为当月评选上一月内(每月的1号到30号)完成的活动，有详细策划书，审批情况,指导老师意见，活动总结,活动现场效果展示等；

2、参选社团需要将所需上交材料纸质档于每月9日晚10点之前交至社联秘书处办公桌处,电子档发至社联秘书处邮箱hpumishuchu@163.com,超过规定时间不再补交材料；

3、参选活动于10日至12日进行社团活动的初评； 4、现场答辩时间:每月的12日后的第一个周二下午2：30； 5、答辩地点：大学生活动中心401（暂定）。

6、月度活动排行的评选的依据分为两部分，一部分是社联的初评得分，占60%的比例；另一部分是答辩环节得分，占40%。结果公示时间为现场答辩结束后一星期内。

7、答疑时间及地点：结果公示的第二天晚上7:00-10:00，大学生活动中心306社联办公室秘书处。

8、由财务部负责得奖社团奖金的分发及入账工作。 六、《理工社团之窗》投稿指南：

理工社团之窗，扬青春朝气，展社团风采。其中的“风采社团”版块是当月社团活动的新闻选刊，希望各社团积极投稿。“走近社团人”这一版块要对社团负责人进行采访，需要社团负责人的配合，因此引起的不便，还望谅解。最后的“社员心语”版块希望广大社团人踊跃发言，写出自己社团生活的所感所得。

投稿地址：hpubianjibu@163.com。

七、宣传单审核指南：

社团只需拿一份宣传单盖章即可到社联新闻信息部审核，后本社团需要几

题让更多同学对活动感兴趣。可以在学校论坛上发贴，若有能力的话，也可以搞个小型演唱会宣传一下。

找一些和学生联系紧密的企业像可口可乐、统一、中国移动、中国联通等，赞助自己的社团活动印刷条幅和海报。对活动新手来说，拉赞助可能是个很令人头疼的问题，但却也是特别能提升自己交际应变能力的一项任务，凡事都有第一次尝试，也许跨过这一步之后你会发现，谈合作的沟通对你来说根本不算什么，带上勇气，如添神翼！ 2、活动宣传方式 :

横幅悬挂于学校的春秋大道上，通过悬挂横幅，可以让更多的学生了解活动的信息，也可以让往来于理工大的其他人员有更多的了解，有良好的宣传效果。

◆海报宣传 海报可以张贴于宿舍楼、校内公告栏以及活动现场的宣传板上，海报上要表明活动的主题，主办、协办、承办单位名称等。

◆宣传单 主要介绍活动内容以及商家信息，传单上的公司以赞助商的身份出现，可独立发放，各社团或各学院各班级，在各自安排人员传达活动消息。 ◆展板 活动展板上可以张贴部分赞助商海报1-2张，本报不受其他组织宣传影响。

◆网站宣传 本次活动学校有关网站（社团网站，社联网站，学校主页等）进行宣传报道。

◆电子屏展示 可以与有关部门联系，利用三号教学楼、各餐厅、学苑餐厅东门广场的电子屏幕等展示相关信息，还可以在学校有关杂志刊物上进行宣传报道，同时也可以设立咨询点方便同学们询问活动信息了解活动内容。 ◆媒体宣传 可以邀请焦作相关媒体，校内相关通讯社团对活动进行宣传报道。

活动结束后可以制作DV和活动光盘等给学校领导、同学或者其他高校留念。 3、活动宣传过程场地及相关事项:

各社团张贴海报等宣传品，必须经社联加盖“核准4”章后张贴在专用海报栏。社团联合会有权撤消违规张贴的海报，并对该社团作通报批评。未经校团委授权不得以校团委名义在海报等宣传品上署名落款。

学生社团举办活动，必须于计划活动时间的前一周向社联提出书面申请，说明活动的目的、内容、方式、时间、地点、组织负责人、范围及经费预算等。社联对活动的可行性、规范性进行审核后，交由校团委审批。 与校外团体、单位联合举办的活动，校外人士做顾问或进行演讲，有涉外因素的活动，需上报校外人士、涉外人士简历，活动结束两周内将活动材料送交社联留档。涉外讲座、报告须经学校外事主管部门批准后方可举办。 新闻信息部对学生社团的宣传板进行统一管理，制定严格的借归条例，保证学生社团相关宣传的规范化。

公关部协助各学生社团申请活动场所及协助学生社团办理物品租用手续，举行活动所需的桌椅由办公室负责。

十六、社团活动开展指南：

经过社联和团委审批过后的活动可以逐步的开展，在开展过程中还要注意到活动宣传、活动组织、活动考核以及活动总结等工作。 ◆活动宣传

有社团根据自己活动需要进行前期宣传，可通过宣传海报、展板、宣传单、条幅、电子屏等途径进行宣传，所需相关物品需到相关部门申请，如座椅的租借应到社联办公室办理，帐篷的租借应到社联公关部办理。 ◆活动考核

社联根据社团活动举办时间、地点安排相关负责人到现场对社团活动进行考核，如若活动举办时间、地点有变化，务必及时通知秘书处负责人xxx，以方便社联相关人员及时考核。社团应积极配合社联活动考核工作，活动考核表填写完毕后，由社联相关负责人交至社联秘书处备案，为年终社团考评等做准备。如果社团发现社联未派人去考核,务必及时报知社联秘书处。 ◆财务报账

社团每次活动结束后一周内，由社团的财务负责人凭活动审批表和活动经费报销审批表到社联报销。经费报销审批表上面必须粘贴发票，由社联财务部副部以上审批后方可报销经费。否则不得申请下次活动经费。 ◆社团反馈阶段

社团举办活动后应在一周之内将活动总结、活动策划书以及活动审批表

交至社联办公室备案，同时及时上交新闻稿及相关材料至新闻信息部。同时社团内部需要召开会议总结此次活动，整理档案以备后人学习！ 活动新闻稿指南

1、要有新闻的标题（一定要有主标题，副标题是次要的） 2、新闻的导语（新闻的开头）要概括核心内容 3、主题（主要内容）

通讯：人物通讯、事件通讯 要求：

①语言尽量口语化 ②要及时报道

③篇幅要适量 （一般300字左右） 如何写新闻稿 ：

I、先拟定大纲：写短稿可以仅凭腹稿，但写长稿时，若无大纲或准备小抄，往往很难写得好。

II、开头与结尾：写导言时，最好已规划如何结尾，才不致於下笔千言，离题万里。

III、举例与说明：写人物时，穿插一些小故事最传神。切记要适可而止，最多两个例子。

IV、迅速与简洁：记者写稿要求迅速，整篇写再做修改。众人皆知的事不写，不用废字，力求扼要。

V、主题应熟悉：主题设定后一次完成，避免中断思路。遇严肃主题时，用字也应严肃表达。

V、可峰回路转：笔法模式试图改变，运用情节隐喻或拐弯方式，争取注意。

VII、能力与论述：除具备收集资料，应多方查证，抓住重点，论述正确，言之有物，客观事实，不穿插个人意见。 VIII、可以插入活动照片增加新闻真实性。 十七、社团活动注意事项：

1、社团活动审批只有社联主席团（主席、常务副主席、副主席、常务副

秘书长）有审批权，其他成员无审批权。

2、社团活动经社联审批后需抓紧时间提交校团委审批，经校团委审批通过后活动方可进行。所教活动审批表内容须填写完整，并在活动内容一栏内标明活动经费开支预算，无活动经费开支的填写零元。

3、与校外团体、单位联合举办的活动，校外人士做顾问或进行演讲，有涉外因素的活动，需上报校外、涉外人士建立，活动结束后两周内将活动材料送交社联留档。涉外讲座、报告须经学校外事主管部门批准后方可举办。

4、社团举办出游、社会实践、考察等大型校外活动经批准后，社团必须购臵集体保险，并与每个活动参与者个人签订《安全免责协议书》，方可进行此活动。对于安全风险较大的活动，所有参加者必须持有家长签署的书面同意意见方可进行。

5、社团活动获得社会赞助的，应如实上交至社联财务部；各社团不得参与赞助商进行纯商业性的经营活动。赞助活动结束后，被赞助社团应开列详细财务清单交指导老师审查和社团联合会备案。

6、各社团张贴海报等宣传品，必须经社联加盖“核准4”章后张贴在专用海报栏。社团联合会有权撤消违规张贴的海报，并对该社团作通报批评。未经校团委授权不得以校团委名义在海报等宣传品上署名落款。

7、学生社团举办活动，必须于计划活动时间的前一周向社联提出书面申请，说明活动的目的、内容、方式、时间、地点、组织负责人、范围及经费预算等。社联对活动的可行性、规范性进行审核后，交由校团委审批。

8、各学生社团在举办活动结束后七日内须向社联上交活动材料汇编，内容包括活动策划书、活动审批表、活动组织情况、照片资料、经费结算等实证材料。

附件：

河南理工大学学生社团活动审批表

社团名称 活动主题 活动时间 经费预算 社团类型 活动对象 活动地点 联办单位 活动内容指导单位及指导老师意见 社团联合会 审批意见 （盖章） 年 月 日 备注：此表一式两份，学生社团和社团联合会各保存一份；社团不论大小型活动必需指导老师签字及指导单位盖章；本表针对社团内部成员活动审批使用（无需使用室外场地及教室多媒体）。

（签章） 年 月 日

河南理工大学小礼堂借用申请表

借用方 借用时间 负责人 押 金 活动主题： 相关要求： 1.按照“谁使用、谁负责”的原则，借用单位应根据礼堂实际情况控制活动规模，活动期间必须派专人负责所有安全通道，确保人员能够及时疏散。举行大型活动，借用单位必须报保卫处，共同协作搞好安全工作。 2.礼堂使用期间，借用单位对会场布臵、现场秩序、人员接待、座次安排等负全责。使用时间原则上应控制在2个半小时以内。 3. 按照“先申请先使用，重大活动优先使用”的原则。同一单位的同一活动申请使用次数不得超过2次。 4.爱护礼堂公共设施（如有损坏，加倍赔偿），不得随地吐痰，乱扔果皮纸屑，严禁使用透明胶带张贴。 5.禁止在场内和舞台上吸烟、生火；未经允许，任何单位和个人不得私自乱接电线；禁止在场内和礼堂周围燃放礼花、烟花、鞭炮等易燃物；禁止乱动消防设施。 6.借用方应在活动结束后对礼堂卫生进行清扫。 7.如违反上述需求，将扣取相应比例押金或取消下次使用资格。

学院/指导老师：（签名/盖章） 联系方式 校团委审批意见： 保卫处审批意见： 使用情况： 工作人员： 注：1.活动场地申请需提前五天到校团委办公室审批（审批时间为周一和周三下午）

2.本表一式二，分别交到校团委和保卫处审批备案。

社联各部门邮箱：

秘书处： hpumishuchu@163.com 办公室： hpuoffice@163.com 新闻信息部：slxwxxb@163.com 人力资源部: hpurenli@163.com 财务部: hpucaiwubu@163.com 公关部: 网络资源部: 编辑部:

hpugongguanbu@163.comshetuanwlb@163.com

hpubianjibu@163.com

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