机关公文的种类用途及其有关材料的写作要求

机关公文的种类用途及其有关材料的写作要求

一、机关公文的种类及其用途

机关公文的种类，按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，分别是14 类和13 类。 第一，公文的种类表述

《条例》规定的机关文种有14 类，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

《办法》规定的机关公文文种有13 类，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

第二，公文种类的用途

《条例》规定的14 类文种的主要用途是：

1 、决议。主要用于经会议讨论通过的重要决策事项。比如，《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》以及《中国共产党云南省第八次代表大会关于第七届省委工作报告的决议》、《中国共产党云南省第八次代表大会关于省纪律检查委员会工作报告的决议》等。

2 、决定。主要用于对重要事项作出决策和安排。比如，《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的的决定》、《中共

中央关于加强和改进党的作风建设的决定》以及《中共云南省委、云南省人民政府关于大力发展个体私营经济的决定》等。 3 、指示。主要用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。比如，《中共云南省委关于开展团结干事教育活动的指示》等。

4 、意见。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。比如，《中共云南省委关于兴起学习“三个代表”重要思想新高潮的意见》等。

5 、通知。用于发布党的法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。比如，中共中央关于印发《党政干部选拔任用工作条例》的通知，《中共中央关于在全党深入学习邓小平理论的通知》等。 6 、通报。主要用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。比如，《中共云南省委关于表彰禁毒卫士的通报》、《中共云南省纪委关于财政厅原副厅长魏晓雄挪用公款、违法违纪情况的通报》等。

7 、公报。主要用于公开发布重要决定或者重大事件。比如，《中国共产党第十六届中央委员会第一次全体会议公报》、《中国共产党云南省第八届委员会一次全体会议公报》等。

8 、报告。主要用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。比如，《中共云南省委关于开展“三讲”

教育情况的报告》、《中共云南省委、云南省人民政府关于云南贫困人口和民族地区经济社会发展情况的报告》等。

9 、请示。主要用于向上级机关请求请示、批准。比如，《中共云南省委、云南省人民政府关于用一部分税收设立云南扶贫基金的请示》等。

10 、批复。主要用于答复下级机关的请示。比如，《中共云南省委关于思茅撤地设地级市的批复》、《中共云南省委关于临沧撤地设地级市的批复》等。

11 、条例。主要用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。比如，《党政领导干部选拔任用工作条例》、《中国共产党纪律处分条例》、《中国共产党党内监督条例》等。

12 、规定。主要用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。比如《中共中央关于领导干部报告个人重大事项的规定》、《中共中央、国务院关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的八项规定》、《中共中央、国务院关于实行党风廉政建设责任制的规定》等。

13 、函。主要用于机关之间商洽工作、询问和答复，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。比如，《中共云南省委办公厅关于保留某某机构编制的函》、《中共云南省委宣传部关于办理出版印刷的函》等。

14 、会议纪要。主要用于记载会议主要精神和重要事项。比如，

《中共云南省委会议纪要》、《中共云南省委专题会议纪要》等。 《办法》规定的13 类文种及其主要用途：

1 、命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大法制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。如，中华人民共和国主席令、国务院令、国务院命令等。

2 、决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如，《云南省人民政府关于表彰100 户先进个体工商户和私营企业的决定》、《云南省人民政府关于表彰发展个体私营经济先进单位的决定》等。

3 、公告。适用于向国外宣布重要事项或者法定事项。如，在台湾海峡进行军事演习的公告、在公海领域进行核试验的公告、全国人大关于罢免成克杰副委员长的公告等。

4 、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5 、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。如，《云南省人民政府关于批转国务院办公厅加强税收征管问题的通知》、《云南省人民政府关于XXx 同志任职的通知》等。

6 、通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。如，《国务院关于表彰大兴安岭抢险救灾灭火各方人员的通报》、

《云南省人民政府关于某地引起失火问题造成巨大损失的通报》等。

7 、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如，《云南省人民政府关于民族区域自治条例的议案》、《云南省人民政府关于野生动物保护条例议案》等。

8 、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如，《云南省人民政府关于’99 世博会进展情况的报告》等。

9 、请示。适用于向上级机关请求请示、批准。如，《云南省人民政府关于在昆明建立省级经济开发区并享受省级批准权限的请示》等。

10 、批复。适用于答复下级机关的请示事项。11 、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。12 、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13 、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、机关有关材料的特点及其写作要求

除《条例》、《办法》规定的外，机关公文中还有一些常用的，必不可少的材料，就是领导讲话、专题调研、工作计划、工作总结、工作汇报的写作问题。下面，我结合自己的工作实践谈点粗浅的体会。

第一，关于领导讲话的写作问题。

和琢磨的。如果达到了这些要求，或者基本达到了这些要求，讲话稿的针对性就一定会强。四是贴近实际，讲求指导性。这里讲两层意思，一个是把上级精神与本地本单位实际结合起来，二是要少讲“普通话”，多讲本地话、群众话、“方言”。地方上任何一级会议，一般都是根据上级精神，结合本地本单位的实际召开的。因此，这里就有个如何把上级精神与本级实际结合起来的问题。上级精神必须传达贯彻，因为关系到党的路线、方针、政策能否落实执行。这就要求起草者必须认真考虑，讲话稿怎样才能很好地体现上级精神，怎样才能结合自身的实际。做到这点，起草者就必须熟悉上级的有关文件、会议精神、政策措施，熟悉本地本单位的工作实际、成绩和问题。这里需要特点强调的是，千万不要简单地照抄照转上级领导的话。上级领导的话，除了经典权威的语言外，一般少抄少转，而要多讲自己的话，多讲群众的话，或者把上级领导的话通过自己的语言说出来。毛泽东同志最反对“党八股”、反对“本本主义”，我们应当好好学习，深刻领会。 3 、在写作技巧上，注意把好三道关。

领导讲话的结构，一般包括导言、主体和结尾三部分，也就是通常说的“三道关”。

一是导言。导言是文章的先导语言，是讲话稿的开头，类似于新闻报道中的导语。其内容可以是全文的提要，也可以是概括介绍。一般介绍会议的性质、背景、主题、任务、形式、程序、目的以及方法步骤等。这段文字尽管在整个报告中份量不大，但颇

重要。它既是标题及事由的承接，又是主体内容展开的序幕，对全文起着提纲掣领的作用。

二是主体。主体部分是领导讲话的核心，可分为“上级指示精神”和“本地工作部署”两部分。“上级指示精神”主要包括：会议的性质和概况，对当前形势的最新看法，对某种工作的评价和估量，对下级工作的指示和要求。传达上级指示精神应坚持详尽的原则，该写的一定要写清楚。“本地工作部署”，包括的内容主要有，本地区在全局范围内所处的位臵，过去工作积累的经验，当前的有利条件，落实上级机关或领导指示精神的举措，总结评比和奖惩办法。进行工作部署是落实上级指示精神的关键环节，要注意必要性和可能性的结合，注意全局利益与局部利益的有机协调。安排“上级指示精神”与“本地工作部署”所占篇幅时，应注意两点：当领导讲话的重点是传达精神时，“上级指示精神”所占篇幅要长；当领导讲话的重点是部署工作时，则“本地工作部署”所占篇幅要长。

三是结尾。结尾是领导讲话的结尾部分。一般表明讲话人对会议的看法、希望和祝愿，是对全篇讲话内容的总结、概括和升华。领导讲话的结尾通常可分为“升华主题”和“祝愿会议”两个部分。“升华主题”所起的作用是强调前面的讲话内容，把会议的气氛推向高潮，其形式有5 种：一种是总结式。对全文进行总结概括，起强调作用。二种是召唤式。向参加会议的同志或一定范围内的同志发出号召。三种是预测式。对某项工作的完成情况作出

分析与预测。四是希望式。对会议或某项工作寄予希望。五种是鼓舞式。为完成某项重要工作任务而鼓励加油。“祝愿会议”所起的作用是表明对会议的态度。常用的祝词有“预祝大会圆满成功”、“祝各位代表身体健康”等。总之，写作领导讲话的各个部分应遵循三条原则：一是导言部分的简明原则；二是主体部分的详尽原则；三是结尾部分的升华原则。

第二，关于如何搞好专题调查研究的问题。 1 、要把握好选题方向。

专题调查研究并形成专题调查报告，是为各级领导和党政机关决策服务的，这一鲜明的目的性，决定了选题的方向必须紧扣党委中心、服务决策这个大局。具体来说，应围绕6 个方面选题： 一是围绕重点问题选题。重点是党委、政府工作中一个时期、一个阶段侧重要解决的主要矛盾和问题。专题调查研究只有紧紧把握党委、政府的工作重点，从关键性问题入手选题，开展调查研究，才能形成针对性强、价值大的调查报告，以引起领导的重视。因此，要选好题，首先就要了解党委、政府的工作重点，悉心研究重点，准确把握重点。首先要从党委、政府工作安排部署上把握重点。年度阶段性工作要点、重要性工作会议是结合本地实际、贯彻落实上级方针政策的指导性意见，集中体现和反映了党委、政府工作的意图和重点。围绕这方面选题调查研究，所形成的调查报告正是领导关注的重点。其次，从政策上把握重点。重点工作事关大局，涉及面广、难度大，各级党委、政府往往会

采取相

应的配套政策加以推进。在政策出台前，调研人员应适时开展超前性调查研究，为党委政府作出决策提供参考；政策出台后，应适时开展追踪性调查研究，针对实施中的问题，提出修改和完善意见。再次，从决策上把握重点。调查研究是决策之基，没有先行调查研究的决策是盲目的决策。调研人员应围绕党委的工作中心，想领导之所想，急领导之所急，早谋划、早选题、早出报告，及时转化为领导的决策，防止错过时机，成为“马后炮”。同时，要注重围绕决策贯彻落实情况选题，开展跟踪性调查研究，为领导二次决策提供参考依据。

二是围绕突出问题选题。突出问题是改革发展中比较尖锐、影响比较大的矛盾。这包括两个方面：其一，是群众反映强烈的热点。热点是人民群众关注而又十分突出的问题，这些问题与人民群众生活息息相关，牵涉面广，是社情民意的集中反映。解决的如何，将直接关系到党委、政府的形象乃至一个地方的稳定。及时选题开展专题调查研究，反馈群众的呼声和建议，有助于领导摸真情、知民意、办实事。在目前改革和发展的关键阶段，国有企业改制、下岗职工再就业、农村税费改革、群众上访等热点问题很多，这些都是人民群众关心的问题，也正是党委、政府时刻关注而又急于解决的问题。围绕这方面选题，调查报告就易引起领导的重视。其二，经济和社会发展中的难点。难点是短期难以解决的问题，是制约经济和社会发展的瓶颈，解决的状况如何，

对整体工作的开展起着举足轻重的作用，如农民负担、农民增收、 企业“三乱”、乡村负债、农村基层组织建设等都属于难点问题。围绕难点选题，摸清难点在哪里，制约因素有哪些、有什么危害，如何解决，正是领导所忧、所思、所虑的问题，容易形成共振，为决策所采用。

三是围绕可议性问题选题。可议性问题呈现模糊状态、争议较大、值得研究辩析的问题，是某项事物健康发展的关键。围绕可议性问题选题，通过深入调查研究，去粗取精，去伪存真，透过现象看本质，把真实的情况、正确的看法、合理的建议提出来。比如农村税费改革问题、农村基层组织建设中党支部怎样对村委会实施正确领导的问题、国企中如何实行股份制改造的问题等，就是领导很关注的问题。

四是围绕典型问题选题。典型有正面和反面之分。正面典型是实践中涌现出的具有推广价值的经验、办法及新生事物，俱有几点代面、指导全局的重要作用，对领导决策和正确实施和工作的开展起着推动和促进作用。抓典型引路是领导指导工作的一个重要方法，特别是在某些重大决策的实施推进中，领导更重视发挥正面典型的作用。调研人员就应善于捕捉和发现正面典型，挖掘闪光点，总结推广改革开放和现代化建设中的新经验、新做法，充分发挥典型对全局工作的借鉴和指导作用。反面典型具有警示作用，对预防同类事件的发生可以起到“举一反三”的作用，坏事变好事，被动变主动。围绕反面典型选题开展调查研究，通过

大到国家、小到乡村、连队、车间、商店、学校，从年始月初，都要订计划、做安排。因此，工作计划的使用频率很高。 工作计划，顾名思义，它是对未来一定时期内的全面工作或某项工作提出指标、要求、措施、步骤、期限的文种。

它是科学管理中的主要环节，是搞好管理工作的基础，是宏观控制的依据，是获得最佳成效的途径。决策部门的领导可以凭此统筹全局、纵横协调、综合平衡、理顺关系，减少盲目性、增强予见性，合理安排人力、物力、财力，以低消耗取得高效益，从而取得领导和指挥的主动权。

工作计划不是单一的文种，它是由计划、设想、纲要、规划、要点、安排、方案等文种共同组成的一个文体。设想，属于工作的初步构想，是粗线条的具有远景性、理想性、可变性的一种在时间上大都在长时间内的计划性文种。比如，建设小康社会的目标。

纲要，既具有远景发展设想，又具有较强的政策性、思想性、指导性的提纲掣领式的计划性文种。又与其它计划性文种对比，突出的特点是：在时间上，不象设想跨度那么大，又不似计划、安排的跨度那么小，多在5 至10 年之间；在空间上，局面比较大，多用于全局或某一方面重要工作的发展设计；在内容上，多为经济和社会发展，文字表述多为条款式。

规则，带有全局性、方向性的中期（如三、五年）计划。它与一般计划相比，其一内容不同，规划的内容属全局性部署，计划

是实施规划的具体方案；其二时间不同，规划是较长一个时期的科学展望，计划一般是全年或半年；其三要求不同，前者定方案、定规模、富于理想、展望远景，后者定指标、定时限、定任务，定措施，富于现实性，具有强烈的约束力与紧迫感；其四计划既服从于规划，又对规划起修改、补充的完善作用。

工作要点，通常在一个时期的工作计划尚未正式出台之前，先拿出一个工作要点发给下级。它与一般计划的不同点主要是：内容是工作的主要方面，不象计划要兼顾各方；内容是工作的重要之点，比较原则，不象计划兼顾一般，比较具体；内容表述比较扼要，不象计划文字较多。安排，是针对短时间，如周、月、季度内的工作所提出的工作计划，计划是制定安排的母体，安排是计划的分解与消化。

方案，是对未来某一项重要专门事项，从总体上所做的最佳选择与安排。它与安排的不同点是，安排主要适用于短时间的工作，方案主要用于专门性的某一中心工作或重要事项；安排是对已定的一个时期工作计划的具体贯彻与分解，方案面对的是尚未定局的新任务、新问题，有待通过方案来加以认定。 2 、写作要领

一是要有严格的科学态度。这里既包括积极进取的革命精神，也包括量力而行，实事求是。在确定发展速度和达到目的的措施时，凡是经过努力能达到的，一定要积极争取，努力做到。同时，也要量力而行。任务的提出，指标的确定，一定要建立在调查研

究和科学分析的基础上，协调各种比例关系，注意综合平衡，不搞脱离实际的高指标、大计划、一刀切。因此，制定计划、规划时，必须深入实际，调查研究，依靠群众，听取专家意见，吸取先进的成功经验，根据本地区、本部门的人力、财力、物力的具体条件与特点，从当时、当地的实际情况出发，扬长避短，趋利避害，充分发挥自己的优势。

二是要吃透两头。在制定工作计划之前，要通过向上级汇报今后工作想法以取得指导，学习和研究上级的一系列指示要求和计划文件等方法，尽可能多了解上级的意图，然后再正式起草计划，以使计划的总的要求和基本想法与上级协调一致。要使计划的目标、任务、措施、要求、方法做到有的放矢，根本在于了解下情。为此，在起草计划时，对成功的经验，失败的教训，哪些工作已经做完，哪些工作有待以后继续进行，工作中的有利因素，不利因素有哪些，都要各个比较清楚的了解。这样制定出来的计划，才具有针对性和可靠性。

三是突出重点，加强预见性。一个时期有一个时期的中心工作，这个中心工作就是我们所说的工作重点，除了工作中心外，还有一般工作。中心工作要做，一般工作也要完成。这就要求我们在制定计划时，首先要突出重点，明确工作中心，紧紧围绕和结合中心工作去安排一般工作，切不可以平分秋色，这样就会中心不明确、重点不突出，就不能很好地去完成各项工作任务。 四是要切实把握计划主体的内在逻辑要求。计划性文种写作的

结构形式可以是多种多样的。但是，无论采用哪种结构形式，计划的主体部分必须体现出“做什么”与“怎么做”的逻辑关系。所谓“做什么”，就是工作的目标、任务，同时要写明完成的时限。所谓“怎样做”，就是完成目标、任务的具体措施与方法、步骤。

第四，关于工作总结的写作问题。 1 、工作总结构的基本特征。

工作总结是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作。

一是总结与计划是一前一后，相辅相成。今年的．悠结是对去年计划的检验。因此，写总结时必须以去年的计划做前提；今年的总结势必又成为制定明年计划的基础。

二是总结不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。

三是总结的种类，从内容上看，有专题性和综合性两种。从结构形式上看，又包括以下5 种：其一，三大块式。这是综合性工作总结极其普遍常见的一种基本形态。通常有三大部份组成，即基本情况概述一一主要做法（或称主要经验、主要做法和经验、经验与体会、经验与教训等）一一问题及今后打算。在文字详略上表现为两头小，中间大。其二，因果侧臵式。这是专题性工作总结极其普遍的一种形态。它将经验、体会臵于重心部位。通常开头先讲工作所取得的成绩、这就是“果”。随后分条列项的表述

这一成果取得的原因，也就见经验、体会，这是“因”。先“果，，后“因”，形成因果倒臵。其三，条款并列式。把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起、归纳成若干条条，逐一加以叙述、议论，不采取大问题套小问题的方法，而每个问题都具有相对的独立性。其四，正反对比式。把情况特别是经验与教训揉在一起，归纳成几个大问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙说和议说。其五，层层递进式。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常先写一个非常简明的开头，说明开展某一项工作或活动的原委、背景，然后在主体部分里，按照这一工作进行的过程，从初期到后期，从远处到近处，从低级到高级，分作几个层次逐一加以说明，步步深入、顺理成章。 2 、写作要领。

一是找出规律，突出重点。总结的目的在立足当前、面向未来，以使对今后工作的认识更加明确、行动更加自觉、步伐更加稳健有力。为此，就必须通过总结找出工作中带有规律性的东西，就是能够揭示事物本质、内在联系和指导价值的东西，所以，写总结不能记流水帐，克服这一问题的办法就是要突出重点。所谓重点，是指事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。具体说，就是把工作中的基本经验、主要做法，贯彻党的路线方针政策的成功之处，指导工作开展的得力之法，推动事业顺利进行的关键所在，总结提炼出来。只有这样，才能总结出特色。

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