如何更好地发挥办公室的中枢作用浅析

如何更好地发挥办公室的中枢作用浅析

作者：贾亦俭

广义上的办公室是一个工作机构，是党政机关、社会团体和企事业单位内部设立的办理行政事务的办事机构，是设在领导身边，直接为领导服务的综合部门，是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁，是领导的参谋部、助手室。它起着整个部门（单位）的中枢作用，其工作效率的高低直接影响到一个部门（单位）的整体形象和效益。如何更好地发挥办公室的中枢作用值得各级领导和办公室成员的探讨，笔者在办公室工作十多年感受颇多，在此发表一点浅见，与诸位同仁商榷。

一、正确认识办公室的地位和特点 1、办公室的地位

办公室（厅）大体有如下几种类型：第一类为单一秘书型办公室，如笔者所在的单位金华市建设局办公室；第二类以文秘工作为主体的综合型办公室，如金华市人民政府办公室，办公室下辖14个内部机构：秘书处、综合处、调研处等；第三类包括某些业务职能机构在内的庞杂型办公室，如金华市经济技术协作办公室（此类不在本文讨论范围）。

办公室的地位和作用如江泽民同志所说的那样，起着承上启下的作用，担负着四大任务：一是为领导决策提供情况；二是检查督促领导决策的贯彻落实；三是协调处理领导决策后的矛盾；四是处理领导机关的日常事务。温家宝同志也明确指出，办公厅是连接领导和基层的桥梁，协调部门关系的纽带；保持工作正常运转的中枢。它的基本职责就是服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务，起着承上启下、协调左右、综合服务的重要作用。它具有五大职能：指导职能、管理职能、参谋咨询职能、服务职能、协调职能，可以用“参与政务、管理事务、搞好服务”三句话予以概括。对于办公室（厅）主任的地位也可以用三个形象的词来表述：“参谋、助手、管家”。

2、办公室的特点

办公室对于决策指挥中心来说它是综合办事机构；对于各执行部门来说，它是平衡协调的枢纽；对于上下左右单位来说，它是信息网络中心。它具有五个方

面的特点：辅助性、服务性、综合性、政策性、开放性。对于办公室工作人员来讲，它亦具有五大特点：从属性、政治性、事务性、被动性、服务性。

以金华市建设局办公室为例，它承担着文秘、人事、后勤、督查等具体职能，还兼管着工会、人武部、团委等相关职能。纵向对上要联系省建设厅、市委、市政府，对下要监管联络各县（市、区）建设行业主管部门和18家直属单位；横向要联系各兄弟建设主管部门和相关部门单位；对内要协调各处室，完成各项职能工作。其工作特性，决定了它在本单位的特殊重要地位，中枢作用十分明显。

二、发挥好中枢作用的基本原则和创新途径 1、正确认识并遵循八大基本原则

办公室工作千头万绪，办公室主任就像是不管部部长，别的部门不管的事情办公室必须全部接手过来处理。但其工作也有一定的规律性，它具有八项基本原则：（1）准确原则；（2）迅速原则；（3）保密原则；（4）密切联系群众原则；（5）一切从实际出发原则；（6）精简高效原则；（7）严密科学原则；（8）协作配合原则。只要按照这八大原则去认真贯彻执行并创造性的开展工作，办公室的各项职能肯定能圆满完成。

办公室工作是一项系统性很强的工作，进行任何一项大型的复杂工程都需要协作和配合，从调研、决策、拟文、打字、收发、存档，诸环节紧密相连。办公室作为领导的参谋部，要协助领导推动各项任务的完成，做好出谋划策和组织管理工作，办公室各个职能岗位和每个工作人员之间的协作配合尤其必要，八大原则可在每个岗位和环节具体体现。否则就不可能发挥办公室的整体功能，难以制定出好的方案，即使有了好方案也不可能很好地付诸实施，神经中枢作用就要大打折扣。

2、努力创新工作方法

办公室工作在任何时候都只有逗号，没有句号。它需要工作上精益求精，方法上不断创新，在不断做实“办文、办事、办会”这三项基本功的同时，努力做好“三个服务”：“为领导服务、为机关服务、为基屋和广大群众服务，”不断增强创新意识。创新是一个永恒的主题，是办公室工作永葆生机的源泉。面对具体

而琐碎的办公室工作中出现的新情况、新问题，办公室每个同志都要在实践中不断探索和创新。首先是观念上的创新，解放思想、更新观念，适应时代发展的潮流，主动接受先进理念，创新工作方法。其次要在制度建设上创新，既要严格按工作程序办事，又要勇于突破陈规，既要常中求新，又要新中求进。第三是服务方式上的创新，不断开拓服务领域，完善服务手段，要由忙于抓具体事务，向放眼全局、当好参谋方面转变，由注重做好眼前工作，向善于从实际出发，搞好超前服务方面转变。

具体地讲应从以下五个方面推进办公室工作科学化、精细化管理：第一，优化流程，有序运作。必须借鉴现代管理理论，按照精简程序，清理环节，分清责任，明确标准的基本要求，健全和优化办公室各项工作流程。办公室的核心工作职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程，使各项工作均依流程运行。如我局制定了“政务公开（审批）流程图”后，不仅自己的操作进一步规范，而且让前来办事的老百姓也能一目了然，明白无误。第二、定岗定职，权责对称。必须按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全完善办公室工作的岗责体系。要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。要明确界定岗位职责，形成具体的岗位工作规范，制订详细的“岗位操作手册”，使各个岗位的工作人员能够全面了解岗位职责，熟悉本职业务，确保严格按照管理标准和工作规范，优质高效地完成本职工作。如我局在2006年制定“机关工作人员岗位职责说明书”后，工作扯皮现象明显减少，工作效率大幅提升。第三，考核评级，提高绩效。要根据岗责体系的要求，按照奖优、治庸、罚劣的原则，积极推进绩效考核。要坚持定量考核和定性考核相结合，统一标准与分级负责相结合，办公室内部工作考核与外部服务对象评议相结合，增强考核的可信度。要充分运用行政管理信息系统，自动生成相关考核指标，对一些难以量化的指标，辅以人工方式，人机结合，提高考核效率。把考核结果与行政问责、奖优评先有机结合起来，推动办公室各项工作水平的提高。如我局近年来推行的由办公室具体操作的四大考核体系，就提升了整个建设系统的整体工作水平。第

四，完善制度、夯实基础。要健全从政务服务到事务管理，从外部协调到内部运转等办公室各方面的工作制度。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。如由我办经清理后编制的《金华市建设局工作制度汇编》就起到了行为规范作用。第五，改进手段，强化保障，要根据拓展范围、优化流程、全程监控的要求，推进办公信息系统建设，要进一步加强视频会议系统建设，规范会议管理，要按照“规范统一、适度集中、突出重点、信息共享”的原则，建立由各级办公室掌控的门户网站，发挥好办公室的宣传职能，推进政务公开。如由我办主办的金华建设网，由于内容丰富、更新及时，每日的点击量就高达数千人次。同时，要加快办公自动化建设，提高办公效率。

三、进一步发挥办公室人员的主观能动性

各级领导要主动关心体谅办公室工作人员的难处，积极想方设法解决他们的实际困难，充分调动广大工作人员的积极性、主动性、创造性，增强凝聚力和向心力，加强工作的原则性、系统性、预见性，努力培养一支政治坚强、作风过硬、业务熟悉、德才兼备的办公室工作人员队伍，使办公室的中枢作用得以充分发挥。

（一）努力培养办公室人员的良好基本素质 1、提升七项基本素质

所有办公室工作人员在日常生活和工作中均要自觉养成以下各项基本素质：（1）思想上进，注重学习。各级机关的办公室工作人员，都是各方面比较优秀者，择优而用的，所以，每位同志必须始终保持思想上进，注重政治和业务的学习，不断提高自己的工作水平。（2）为人正派，清政廉洁。办公室主任和所有同志都应该是机关干部职工的表率，一言一行为领导和群众所关注，注重形象建设十分必要。（3）勤奋敬业，勇于牺牲。办公室主任以及相关工作人员的时间是不能自由支配的，这样或那样的事情不知什么时候会冒出来，会有连加班加点也干不完的活，而且平时一般都要比别人早点到办公室，迟点下班，这就需要有奉献精神。（4）严守纪律，注意保密。办公室同志在领导身边工作，办公室主任还要参与一些人事等重大问题的决策，许多工作人员都能接触到机密文件，保密要求

较高，所以一定要严守纪律，注意保密。（5）团结同志，知人善任。办公室领导要善于发现办公室每个人的特长和缺点，扬长避短，尽量发挥每个人的作用，而不是去责全求备。（6）善于协调，维护全局。机关里各处室、各分管领导之间由于沟通不够，或多或少会产生一些矛盾，办公室领导要站在全局的利益上予以协调，不能因为某个处室的利益而损害了全局的利益，但协调要注意方式方法，讲究公平、公正，尽量让大家服气。（7）熟悉业务，成行家里手。办公室工作人员尤其是办公室领导，要能写会说，拿得起办公室的每一样工作，并像万金油一样，基本掌握全局的工作流程，不仅要让人考不倒，而且还要在业务上拨尖。

在工作中，每位办公室同志要努力转变作风，坚持为领导服务，为基层服务，到群众中去，到实践中去，坚决克服形式主义和官僚主义。坚持实事求是，全面客观地反映真实情况，对领导敢于直谏，善做诤友，对群众耐心解释，广泛宣讲，了解真情。要由偏重事务转向事务、政务并重，在具体处理各种事务过程中，要变被动地服务为主动的服务。正确处理好经常性和突击性关系，每个办公室人员不仅要能处理好经常性的工作，在遇到突击性工作时，要从容不迫、冷静而迅速地处理，该加班的时候决无怨言。

2、培育四大素养

要想造就一批优秀的办公室人员，首先要培育好他们所应具备的以下四个方面的素养：

（1）政治思想素养：①较高的政治觉悟；②一定的理论素养；③强烈的改革意识；④全心全意为人民服务的思想；⑤勇于抵制不正之风。

（2）作风素养：①实事求是，忠诚老实；②埋头苦干，从不抱怨；③思想敏锐，敢于创新；④服从领导，顾全大局；⑤公道正派，行为端正；⑥谦虚谨慎，平等待人；⑦遵守纪律，保守机密。

（3）业务素养：①较高的政策水平；②广博的知识和合理的知识结构；③调查研究和综合分析能力；④出谋划策的能力；⑤文字表达能力；⑥口头表达能力；⑦科学办事的能力；⑧熟悉和掌握文秘工作的业务知识；⑨使用现代化办公用具的能力。

（4）心理素养：①高度的注意力；②情绪稳定，善于自我调节；③坚强的意志；④良好的职业性格。

（二）正确处理好五个方面的关系

一是处理好全面与重点的关系。办公室工作无小事，不可出现一点的纰漏和闪失，每位同志都必须以高度负责的精神做好每一项工作，高标准、严要求地处理好每一件事情，要“多谋善断”。同时，又要抓住主要矛盾和重点的工作，在工作精力、力量分配上有所侧重，花更多的精力搞好政务服务，这是办公室的重中之重工作。

二是处理好过“过”与“不及”的关系。为领导出主意、当参谋，一定要把握好“度”，掌握分寸，办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位，做到“到位不越位”。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景材料，但不能越俎代庖。要积极谏言，但不能瞎掺和，向领导建言献策要有理有节。

三是处理好“专”与“博”的关系。“专”，就是办公室工作人员要具备公文写作、党政事务、文档管理等方面的专业知识；“博”，就是与办公室事务有关的其他方面知识，如人力资源管理与开发，计算机、人文地理、政策环境等。只有在这两个方面都具备较高的专业水平，而且处理好这二者之间的关系，做到“专”中有“博”，“博”中有“专”，才能更好地为中心工作服务。

四是处理好“动”与“静”的关系。众所周知，办公室事务性工作多，特别是基层单位，每天都有大量的事务性工作要做，使办公室显得十分忙碌，这是办公室工作的“动态”。但要在工作之余即“静”中加强学习，并对所做的工作进行总结、提炼，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适应办公室要求。同时，要善于从繁琐的机械性事务中解脱出来，富有创造性的开展工作，达到事半功倍、“四两拨千斤”的效果。

五是处理好“忙”与“闲”的关系。俗话说，文武之道，一张一弛。忙与闲都是相对的，办公室工作不应总是显得忙，像是一条没有弹性的直线，而应是一条张驰有度的曲线，有韧性。要想让办公室工作显得从容以对，首先要增强工作

的预见性，在制定工作计划时，就要尽可能地将可以预见的事情列入其中，有条不紊地逐一落实，并避免与其他工作发生冲突；其次要多观察、多积累，时刻为高效率工作积累素材；再次要分清主次，把主要精力用在最重要的工作上，用放松大脑时间来处理一般性事务。

总之，办公室工作要围绕党和政府及单位的中心工作，充分调动全体人员的积极性，努力发挥工作人员的创造性和主观能动性，全方位地尽心履职，使办公室的桥梁、纽带、中枢作用很好地发挥出来。

[2007年发表在《思考的轨迹》（论文集）。]

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/3hna.html