公司费用管理实施细则及指引

公司费用管理实施细则及指引 一、五项费用开支管理

（一）、费用控制原则

1、业务部门业务费及五项费用总额开支进度不得超过业务量的完成进度，若因“双节”等费用开支影响时间进度比例的，可按以下方式确定开支进度——各部门结合业务进度和业务费开支的时间分布，按月份分解五项费用年度预算、并报公司财务部审核，财务部审核后确定“开支进度比例”。

对未申报费用预算分解的部门，财务部将按业务量完成率和全年时间进度比例的较小值控制费用开支的进度。

2、五项费用全年实行随业务量半变动浮动原则。

3、财务部应对各部门当月费用开支进度进行跟踪和检查，若业务招待费或者五项费用总和已经超出上述“开支进度比例”，则当月业务招待费或者五项费用将不再予以报销、递延至下月开支；同时，月度预算范围内的各类费用必须在规定的有效时间内报销（详细要求见后面的报销时间要求），否则不予以报销。

若财务已通知当月费用开支额度用完，部门仍提交报销申请，则财务将可以不予报销且单据不予退回。

4、财务部应在每月12日前将各部门上月费用开支情况通知到各部门，各部门须根据累计进度比例及预算分解情况控制本月费用的开支。

（二）、费用开支规范

1、业务招待费

（1）、关于单据填写及附件的规范

①按规定填写“费用支出报销单”,业务经办人应完整填写相关内容：单位、填报日期、支出事由、单据数、填报金额、核准单据金额、经办人。如需用此笔报销费用还前期借款，还需要填写“还借款金额”一栏。填写不规范的单据，财务将予以退回、不予报销。

②其中“单位”栏填写部门名称，填报日期为填单日期，“支出事由”栏写清报销何月何种费用，“核准单据金额”栏的大写金额填写应规范书写，如1200元，应书写为：零万壹仟贰佰零元零分。

③关于附件的要求：业务招待费开支明细表，使用A4打印纸打印,其中开支明细表中必须写清业务费发生的具体场所名称和对应的金额，不得模糊地填写场所所属区域名称和夹带零散的发票，否则不予报销。

④发票的粘贴顺序必须与附件中的开支明细表中所列的内容顺序一致，粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减或折叠整齐。

（2）、关于费用的发票要求

①无论是定额发票还是手工发票，均需要在发票正面写清消费日期，并盖有该消费场所的财务章；不符合要求的发票，财务予以退回、不予报销。

②所用的发票与开支明细表中所列的发生费用地点的名称及用途必须一致，否则不予报销。

③单次发生200元以内（含200元）的费用如果无法提供消费场所的发票，则必须提供收据、并加盖印章，超过200元费用的必须严格按要求提供相应的发票，否则不予报销。

（3）、关于费用开支标准

①单笔业务招待费在标准（见附件二）内进行开支，超支自理，另外财务部根据上述一中费用控制原则进行月度、年度控制，超过报销原则的部分财务部不予报销。

②对于为了维持对外关系而赠送礼品、开展活动的业务费，预算内的费用必须在开支前做书面申请、经部门负责人审核，金额1000元以上的费用在开支之前还必须报财务部审核，预算范围以外的申请必须经总裁审批。报销该类费用时，应附清单，使用A4纸打印。

（4）、关于报账时间

业务招待费于开支后一个月内报销，申请报销的时间按财务最后一次接收单据的时间为准（下同），超过报销时间的，财务部不予报销。

2、差旅费

（1）、关于单据填写及附件要求

①使用“差旅费报销单”，出差前无申请借款的，完整填写报销单上除“还借款金额”外的所有项目；若出差前有申请借款，则需用此笔费用冲借支、并在报销单中“还借款金额”栏位上填写还款金额；所报销费用不够冲借支，则需在报销差旅费时、用现金归还剩余的借款，若不归还，则对借款人处以欠款金额的3-5倍处罚并计算利息。

②附件要求：报销单后需附——已有相应人员审批通过的出差申请；如果是在“私车补助范围”（指办公所在地200公里以内，详细地区参见附件二中汽车费的有关规定）以外地区及***区内未使用车队汽车所发生的短途交通费，需要附上部门核对签字的外出费用登记清单和相关发票。

③员工出差期间发生的业务招待费应另行张贴“费用报销单”，报销的要求与业务招待费相同，并与差旅费同时报销，否则不予报销。

④对公司给予的定额交通费补助，附件必须是与车费有关的发票（如路桥费发票、油费发票、汽车维修发票等）。

（2）、关于开支标准

①普通员工原则上不得乘坐飞机，若确实因业务紧急必须乘坐飞机，须经部门负责人审核后方能乘坐飞机，否则只能按乘机费用总额的60%报销，经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机，对于从机场到目的地（或酒店）的行程，选择乘坐机场大巴、地铁或公交车，非夜间不得乘坐的士。出差审批人必须对出差的必要性进行审核，且须根据出差地点、时间和差旅费开支标准等严格审核出差费用预算，特别是出差乘坐的交通工具和出差期间的业务接待费用。所有未经审批的出差申请，财务部将一律不予办理借款和报销。

②开支标准：对于国内差旅费的开支标准（见附件二）详细要求如下：

住宿费：住宿费在标准内凭住宿发票报销，且每天的住宿费都不得超标，超支费用不予报销；经理级（不含）以下人员多人（同性）

一同出差，原则上应安排二人间或三人间住宿，且每人住宿费开支标准比单人住宿标准相应降20%，对公司派驻异地的员工，享受定额住宿费补助的人员名单由所在部门提出、管理部人力资源审核、总裁审批。公司派驻异地的员工回本部视同出差，按国内出差的有关规定执行。

伙食费、市内交通费实行定额补助：按实际出差天数计算核发补助；如果因参加会议出差、且会议组织方提供食宿费用或会议费用中包含食宿费，则不予报销食宿费补助。出差人员在出差期间如有业务应酬费和市内交通费的发生，每报销一单业务应酬费和市内交通费按标准扣减当天的伙食补助和市内交通补助，业务应酬费应另行张贴费用报销单，并与差旅费同时报销，过期不予报销。

长途交通费：是指为了到达目的地而从出发点到目的地所产生的交通费，按照①规定实报实销；各部门须严格执行出差审批流程，加强规范管理。对于超支的差旅费，财务部将根据标准予以扣报，且追究部门负责人的连带管理责任，处以超支金额的2倍罚款。

出差天数计算方法：出发当天和返回当天都计算在内，若出现两个半天，则按1天计算，住宿费按实际住宿天数计算。

（3）、关于报账时间

①出差返回后的一周内（节假日顺延，下同）报销出差期间刷卡的所有费用，以便于公司及时将报销款项存入商务卡借记卡中还款，如因出差人员未及时报销产生的银行利息由出差人员承担。

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