竣工文件编制与整理

公路工程竣工文件 编制与整理浙江省档案事务所 毕祗怡 电话：0571-85216770 13805706009 邮箱：zjdasws@

一、工程文件的各阶段 建设期间工作 交工验收后工作

(一)建设期间档案工作 文件形成---规范性、原始性和真实性 文件的收集和分类---完整性和系统性 文件的保管---安全有序、便于利用 文件的预整理----分卷合理、排架有序

(二)竣工文件编制阶段 鉴定----原始性、真实性、完整性、准确 性 竣工图编制----符合规范要求 整理----系统性、规范性 保管----成套性、有序性

二、关于鉴定工作 从规范性、原始性、真实性、完整性来 鉴别档案质量和归档与否。

规范性一、制成材料 1.原则要求A4幅面纸，激光打印 2.擦除铅笔字迹；圆珠笔、复写件的，要求 复印，将复印件附后归档 3.因字迹褪变造成档案模糊或字迹难以辨认 的，应予重做档案。重做件应符合要求 4.表面整洁——污损、锈蚀、发霉、破损等 情况的，应替换、补做

规范性二、签署完整——签名、日期、意见、盖 章 三、内容填写符合要求 四、文字、图纸、表格一致 五、记载项完整无缺(空白部分要斜线划 掉或加盖“以下空白”章)

原始性和真实性 原始性是文件与档案的本质特征----公路工程文 件是建设与管理活动中直接、自然形成的第一手 资料，它是孤本，具有不可再生性。与情报、图 书有本质的区别。 内容的原始性要借助于形式材料的原始性来确认， 原件为集两种原始性于一身的代表 确认原件看是否为自然形成的、并经签字盖章确 认、符合实际情况的 未经签字盖章的复印件、打印件不能认作原件。

准确性 设计与竣工一致 图纸与文字一致 图纸、文字内容与实际施工一致 施工台帐记录与附件材料、与实际一致 总体与分部一致 使用的表式文件与分部分项工程内容准 确无误

完整性 符合归档范围的要求 管理性文件应闭合 1.报告和批复闭合 2.通知和反馈闭合 前后对应——评定和质检、试验资料相对 应 一份完整有效的文件，必须是内容完整、 附件齐全，签字盖章齐全有效的文件

如何确定完整性 对照合同分析文件数量、内容是否符合 要求 对照归档范围分析完整性准确性 对照工程施工、监理程序分析完整性准 确性

三、关于工程文件的预整理 包括管理性文件和质保材料的预整理 整理内容包括:编制平时归卷目录；初步 分类、分卷；卷内文件整理(卷内文件 排列与编目)、案卷编目(卷内目录填 写、备考表填写、案卷封面填写、案卷 目录编制等)。

要求掌握各个环节基本原则、思路、方 法和标准。

(一)掌握监理文件和施工文件的 构成 监理单位和施工单位职能任务不同，形 成的文件有所不同

1、监理单位形成的文件 监理管理文件：监理规划、实施细则、会议 纪录、月报、书面指令和文件、质量事故及 处理文件、工程延期及费用索赔文件、交竣 工证书及缺陷责任书、监理通知单、联系单 及往来函件。 监理基础资料：监理工程质量评定资料、抽 检试验汇总资料、工序抽检资料、试验资料、 监理日记等 监理声像资料。

2、施工单位形成的文件 管理性文件 施工基础资料：评定、质检、试验 声像资料

A、施工管理性文件的构成(1)总体开工令、开工报告及附件 (2)施工组织设计、施工技术交底、图纸会 审纪要和重要会审纪要 (3)各分部、分项工程开工报告及其批复 (4)总体和年度施工计划及工程月报表(第 一期至末期) (5)工程变更、单价审核表及价格调整(一 般变更按变更令号)

施工管理性文件的构成(6)工程延期和索赔的报告及批复 (7)每次工程质量、安全检查的通知、检查意见 及其整改报告、反馈意见(按省厅、省质监站、 市质监站、总指、总监办顺序) (8)工程安全生产、廉政建设、文明施工、合同 管理等各种检查的通知、检查意见及整改报告 (按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监 办顺序)

施工管理性文件的构成(9)工程材料使用、工艺措施实施的报告及批 复、地质补勘资料

(10)工程决算审定书、最终付款证书(11)工程支付证书及工程计量表(按第一期至 末期顺序) (12)项目部组建、项目经理任命、项目部印章 启用、项目部人员变更及项目部被评为先进 的文件材料

施工管理性文件的构成(13)工程交工证书、工程缺陷责任期满证 书及其缺陷期内形成的各种文件材料 (14)工程施工总结、竣工总结、工程交接

表(工程变更一览表中内容描述要准确)(15)工程施工日记

管理性文件注意事项 合同管理、项目部成立及印章启用、人员管理、 施工总结、质量检查意见及整改情况、地质勘 探材料、交工证书等归档难度大。 表式文件如工程联系单、变更文件等没有文件 标题或标题不准确，导致档案无法查找。 设计变更文件的传真件、复印件特别多。 施工日记内容记载不全

不需归档的文件材料 一般的普发性文件 重份文件 事务性文件 不符合档案保管要求的文件(模糊不清 的、不耐久字迹材料形成的)

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