会计电算化的发展及在企业中的运用

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1 引言

随着社会的不断进步，科学技术的飞速发展，计算机在各个领域都有了广泛的应用，会计电算化也应运而生。它是运用电子计算机代替手工记账、算账、报账，以及代替部分由人脑完成的会计管理和辅助决策的过程。会计电算化不仅能减轻财会人员的劳动强度，为会计工作节省大量的人力、财力和时间；同时也由于会计电算化计算手段和会计管理决策手段的现代化，既提高了会计信息收集、整理、传输、反馈的速度和准确度，也提高了会计的分析决策能力，使会计工作能更好地满足企业管理的实际需要。基于会计电算化本身的特点，其与原始的运用账本记账相比，具有运算速度快、存储空间小、存储容量大、检索查询速度快、编制报表容易、数据分析准确等优点。会计电算化工作在我国已开展多年，目前，在我国发达地区，大中型企业已基本全部实现了会计电算化工作。近两年及未来的一段时期内，我国企业信息化市场的主角正逐步由大中型企业转变为数量庞大、IT基础建设较弱的小型企业。

2 会计电算化的发展及在企业中的运用

2.1 会计电算化的发展

2.1.1 我国会计电算化的发展历程

(1)实验科研阶段。1983年以前，我国的电算化基本上属于这一阶段，这一阶段也可以称为缓慢发展阶段。在这一时期，我国的会计电算化主要是处在理论研究和实验准备阶段。在此期间，我国会计电算化主要是进行工资核算的单项会计业务核算，且缺少与之相匹配的各种汉化的工具软件，专业人员也不够完备。1979年长春一汽大规模信息系统的设计与实施，是我国会计电算化发展的一个里程碑。

(2)自发发展阶段。这个阶段大致从1983年到1989年左右。这一时期正是新技术革命浪潮遍及时期，计算机在会计中的应用达到了高潮。然而，在此期间我国会计电算化在理论、经验、人员培训等方面还很不成熟，大部分单位采用自己开发的会计软件处理会计业务，造成了许多盲目性、低水平重复开发现象的存在。为此，我国开始进行了会计电算化的实践经验的总结和理论研究工作，也开始进行了“复合型”人才的培养工作。1989年12月，财政部颁布了第一个会计电算化的法规性文件《会计核算软件管理的几项规定（试行）》。我国的会计电算化事业开始沿着一条规范化的道路前进。

2.1.2 我国会计电算化的发展状况

(1)我国的会计软件正由简单的以事后核算为主的会计核算系统向综合的管理信息系统转变。会计软件由简单的数值计算发展到全面数值核算进而到具有人工智能的会计信息系统阶段，已经

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取得了很大的进步。通过财政部评审的会计软件有40余种，加上各省财政部门认可并使用的，总计达200多种，已经出现了一系列的实用、高效、商品化程度较高的会计软件。

(2)我国现有的会计电算化水平仍处于低水平状态。具体表现为：首先传统的手工帐与会计电算化处理手段两种核算形式仍在相当多的单位中并存，真正实现甩帐的单位并不多，会计核算效率低。其次会计软件管理功能开发不足或没有开发，且多数单位虽采用了具有管理功能的会计软件，但只应用了其中的一些核算功能，相当一部分的管理功能则处于闲置状态，系统资源浪费极大。 2.2 西安车辆厂电算化制度建设方案 2.2.1 西安车辆厂概述

西安车辆厂是西北、西南最大的铁路客车、货车生产修理厂家。产品有：轻油、粘油、酸碱、液化石油气、沥青、液氢、水泥等10个系列，40余种铁路罐车。

西安车辆厂曾经在“铁老大”的荫护下过着令人羡慕的日子，创造过辉煌的业绩。当体制机构与铁道部脱钩重组后，直接感受到了由市场竞争而带来的压力和挑战，加入WTO后又直接把企业推入国际化的市场；IT技术的飞速发展和电子商务的广泛应用，顾客需求瞬息万变、技术创新不断加速、产品生命周期不断缩短等，竞争日趋激励；日新月异的管理思维以及客户需求的提高，生产主导型经营方式要求必须转向市场主导型经营方式、粗放式经营必须转向集约化经营、部门级管理必须向企业级协同商务转变。

西安车辆厂的管理信息化仅限于部门应用，财务部门2001www.biyezuopin.cc年8月使用了用友软件的财务部分，库房（备品库）使用了早期自己开发的系统，供销处、生产处、分解检查处、库房等业务部门的业务仍延用手工处理。

由于信息不集成，企业决策者只能看到“只见树木不见森林”的各式各样报表，根本无法及时掌握企业的销售、成本、费用状况做出科学决策。

西安车辆厂项目建设涉及到厂办、规划处、财务处、供销处、生产处、分解检查处、质检处等多个部门，还有26个车间，87个库房，操作人数近250人。业务涉及到物资采购计划、采购管理、生产领用、委托加工、物资存储、物资存储管理、存货成本核算、存货占用资金控制、销售管理、产品成本核算与分析等各方面。

通过对完善财务的应用、企业资源计划-重点财务业务一体化、全面的企业管理信息化建设这三阶段的实现，逐步实现更深层次的管理要求，完善整个企业的信息化建设，如实现全厂办公自动化、全面预算管理、车间生产管理、人力资源管理等。

经过现场需求调研和客户需求，用友应用顾问对西安车辆厂物资管理业务进行了调研、分析；对采购、销售、库存的业务流程进行了优化和重组。这样帮助了企业业务流程，规范完善了现有

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的管理模式。

2.2.2 电算化制度建设方案 （一）会计电算化操作管理制度

会计电算化操作管理制度的主要内容包括：

（1）明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

（2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登入机内账簿。 （3）操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。

（4）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

（二）计算机硬件、软件和数据管理制度

计算机硬件、软件和数据管理制度的主要内容包括：

（1）保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。

（2）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份。

（3）对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

（4）健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。 （5）健全必要的防治计算机病毒的措施。 （三）电算化会计档案管理制度

（1）电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

（2）电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

（3）对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

（4）采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏

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而使会计档案丢失。

（5）通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年 （四）岗位及工作职责

（1）电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

（2）软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

（3）审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。

（4）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。

（5）电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任；采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。

（6）数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。

3 会计电算化的利弊分析

3.1 会计电算化的优点

会计电算化是人与计算机的有机结合，并且提高我们的工作和办事效率。那么它有什么样的特点呢？

3.1.1 数据处理一体化, 信息存放磁盘化

在手工方式下，从编制原始凭证、记账凭证到登帐、结帐、编制会计报表，要经过很多人的手工才能完成，增加了数据处理差错的可能性；而计算机则不同，数据一旦进入系统，记账、对帐、汇总编制会计报表等，都是在一个一体化处理过程中。西安车辆厂在采用手工记账时工作量大，

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业务流程复杂，容易在数据处理上出现差错，而采用会计电算化记账实现了数据处理一体化，避免了数据处理上的一些差错。

在手工方式下，一切信息都记录在会计凭证、帐簿、报表等媒介上；而计算机方式下，除原始凭证，其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质(硬盘、软盘)中，同时，随时可以根据需要，将信息打印到纸介质上。磁盘可以进行拷贝，使会计数据的保存更加安全。西安车辆厂采用手工记账时信息是存放在凭证、帐薄、报表上，这样使会计数据的保存有一定的风险性，而采用会计电算化记账信息是存放在电脑磁盘上，我们可以对其加密，保证会计数据的安全性。 3.1.2 减轻会计人员劳动强度，提高会计工作效率

实现会计电算化后，大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等会计核算工作，都由计算机自动完成，并且计算机的计算速度是手工的几百倍，几千倍，因此大大提高会计工作的效率，使会计人员从原来的抄抄写写，记记算算等记帐、算帐、报帐等繁重的工作中解脱出来，把主要精力和工作重要转向加强管理和监督方面，更好地发挥会计人员应有的参谋作用。

西安车辆厂的产品都是大型机车，生产中需耗用非常多的零部件、半成品，为每个令号耗费的统计相当困难。该厂在应用会计电算化做帐后，我们可以随时查看和输出每个产品的成本情况，这样，解决了成本核算问题，减少了工作量，提高了会计工作效率。 3.1.3 保证会计核算质量，促进会计工作规范化

实现会计电算化后，对数据来源提出了一系列规范要求，而且数据在处理过程中又能始终得到控制，在很大程度上解决了手工会计核算中的记帐不规范、不统一，容易错记、漏记等问题。因此可以保证会计核算质量，促进会计工作规范化。

西安车辆厂在全面采用了会计电算化做帐后，使企业的管理模式规范化，帮助车辆厂培养了一支过硬的管理队伍和财务业务一体化软件应用队伍。会计电算化在企业中的全面应用优化了企业的业务流程，保证了会计核算质量，促进了会计工作的规范化。 3.2 会计电算化的缺点

通过长期的实践，在企业会计电算化应用中存在着一些制约问题。这些问题既包含人的因素也包含软、硬件以及政策因素，概括起来主要表现在以下几个方面。 3.2.1 财会专业人员计算机知识的欠缺

一般会计人员所掌握的知识、理论能满足手工会计核算，会计电算化的应用，对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员要掌握一定会计专业知识,还要掌握相关的计算机知识，财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟

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练,对软件的认识有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。该西安车辆厂的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,只能对日常的会计核算进行处理,对如何提高会计管理水平则无能为力。同时会计人员的计算机知识十分薄弱,虽然有越来越多的财会人员接受 电子 计算机培训,但一般还只懂得怎样去使用计算机,谈不上对计算机进行维护、开发和利用。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。 3.2.2 重视账务功能,忽视管理功能

一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能也不健全，限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。西安车辆厂在实行会计电算化后，虽然加强了账务方面的功能，实现了账务方面的一体化但在管理功能方面还存在着一些缺陷，不能使会计电算化充分发挥其在企业中的应用。

3.2.3 应用会计电算化后，会计制度没有作相应的修改

现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，应用会计电算化后，从账户设置、账户。登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化，因此必须根据会计电算化的特点，财务会计制度做出相应的修改。由于会计电算化的运用是近几年才开始的，大多数单位把主要精力放在软件使用上，财务会计制度的滞后影响了会计电算化的发展。西安辆厂在实行会计电算化后，没根据会计电算化的特点，在会计制度上做出相应的修改，使其财务会计制度滞后于我国会计电算化的发展，一定程度上阻碍了我企业优化财务会计制度的脚步。

除上述会计电算化在西安车辆厂中存在的缺点，会计电算化在我国一些企业还存在着一些共同点问题，具体如下： ①对会计电算化认识偏差 ②政策与法规滞后

③会计电算化技术的使用在总体上还处于低层次水平 ④会计信息系统的安全性、保密性、可靠性较差等

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4 针对会计电算化的弊端提出的建议

通过上述分析，我们不难看出我国会计电算化工作还不完善、且面临着严峻的考验，针对会计电算化进程中存在的弊端我们提出以下建议。

4.1 培养复合型的会计人才www.xinlunwen.com.cn，适应会计电算化工作的要求

会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注意培养“会计——计算机——管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利发展。 4.2 改善和提高会计软件功能，向财务管理方面过渡

现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲，模块不能适应管理需要，要真正充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。 4.3 完善制度,规范管理

依据会计电算化的特点，制订岗位责任管理、操作管理、维护管理、机房管理、档案管理、财务管理和计算机病毒的防治等制度，确保系统高效、安全地工作，充分体现出会计电算化的优势。 除此之外，针对上一部分提出的会计电算化我国一些企业存在的共同的问题，我们在这也相对提出几点建议：

①更新认识，转变观念

②进一步完善会计电算化的配套法规 ③改变会计软件开发模式

④加强会计信息系统的安全性和保密性

设计总结

随着毕业日子的到来，毕业设计也接近了尾声。经过几周的奋战我的毕业设计终于完成了。在此要感谢我的指导**老师对我悉心的指导，感谢老师给我的帮助。在设计过程中，我通过查阅大量有关资料，与同学交流经验和自学，并向老师请教等方式，使自己学到了不少知识，也经历了不少艰辛，但收获同样巨大。在整个设计中我懂得了许多东西，也培养了我独立工作的能力，树立了对自己工作能力的信心，相信会对今后的学习工作生活有非常重要的影响。而且大大提高了动手的能力，使我充分体会到了在创造过程中探索的艰难和成功时的喜悦。虽然这个设计做的也不太好，但是在设计过程中所学到的东西是这次毕业设计的最大收获和财富，使我终身受益。

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