文件管理制度(2016.4.23)

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文件管理制度

1.目的

1.1规范公司文件管理工作，提高文件处理的效率和质量。 2.适用范围

2.1本制度适用于公司总部及各直营门店。 3.职责权限

部门 职责 （1）外来文件接收、签转、发放。 行政部 （2）公司内部文件发放、回收、签转。 （3）公司文件管理的负责部门。 （1）本部门发放文件的拟定、审批、归档、更改、废弃、销毁。 职能部门及门店 （2）与本部门业务相关文件的会签。 （3）本部门接收文件的保管。 4.外来文件管理

4.1 外来文件指来自公司外部的文件，包括公司员工的信函、政府部门文件等。 4.2 行政部前台接待员负责外来文件收转工作。 4.3 外来文件收转操作程序 外来文件类别 员工信函 操作程序标准 （1）收到员工信函后予以妥善保管。 （2）即时通知相关员工领取或送达。 （1）收到外来文件后在“外来文件登记表”中进行登记。 其他外来文件 （2）送达至该文件相应分管部门负责人，由文件接收人在“外来文件登记表”中签收。 4.4 外来文件由相应业务分管部门负责存档保管。 5.内部文件管理

5.1 内部文件指公司内部相关部门拟订、发放、流转的文件，包括会议纪要、经济合同、制

度、规定、通知、报告、请示签、工作联系函等。

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5.2 内部文件生成管理 程序 拟稿 要求 由相关部门根据工作需要，在充分调查研究的基础上认 真撰写，形成正式文稿。 （1）内容是否完整、准确地体现了发文部门的意图，相 关问题是否能够得到有效解决。 审核 （2）文件结构是否合理，层次是否清楚，语句是否简明通顺、易于理解。 （3）文件格式、排版是否符合要求。 （4）与其他文件是否存在冲突矛盾。 会签 审批 文件内容涉及公司多个部门的，由主办部门负责组织有取得一致意见后方关部门负责人审阅签字。 审批确认文件是否可以下发执行。 可报公司领导审批 备注 5.3 文件收发操作程序 文件分类 操作程序 （1）由指定记录人员于会后24小时内整理出“会议纪要”。 （2）会议记录人员填写“发文审批封面”连同会议纪要送至参会最高领导处审批。 （3）会议记录人员将审批后“发文审批封面”连同会议纪要会议纪要 交行政部前台接待员发放。 （4）前台接待员登记“发文登记表”相关内容后于24小时内送达各相关人员处，由接收人在会议纪要原件背面签收。 （5）发放完毕，前台接待员将已签字会议纪要原件连同“发文审批封面”按时间顺序归档保存。 （1）经办人拟定合同初稿后报部门负责人审核。 （2）部门负责人审核修订后填写“合同审批表”连同合同报经济合同 分管领导审批。 （3）分管领导审批后由经办人办理合同签定事宜。 （4）经济合同应由合作单位先行签定盖章后我方再予签定。

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备注 安徽翔云投资管理有限公司 （5）签定后合同原件交由公司财务部存档，如工作需要，经办人可复印使用。 （1）拟稿人根据工作需要拟定制度文件（通知文件）初稿后报部门负责人审核。 （2）部门负责人审核修订后填写“发文审批封面”，连同制度文件（通知文件）送交相关部门会签，如无会签需要，则直接报分管领导审批。 （3）部门负责人将审批后“发文审批封面”连同制度文件（通制度文件通知文件 知文件）交行政部前台接待员发放。 （4）前台接待员登记“发文登记表”相关内容后于24小时内 送达各相关人员处，由接收人在制度文件（通知文件）原件背面签收。 （5）发放完毕，前台接待员将已签字制度文件（通知文件）原件连同“发文审批封面”交还发文部门负责人，由发文部门负责人在“发文登记表”中签字确认。 （6）发文部门将已签字制度文件（通知文件）原件连同“发文审批封面”按时间顺序归档保存。 （1）向上级汇报工作、反映情况、提出建议和申请的，用“报 告”。 （2）拟稿人按规定要求拟定报告后，报部门负责人审核。 （3）专项工作安排可以直接向安排此项工作的领导提交报告，报告 除此以外的报告均应由部门负责人向相关领导提交。 （4）审批确定后报告由报告执行部门归档保存，如同时涉及两个或以上部门共同执行，则由发起部门向其他部门提交已审批报告复印件。 （5）“报告”不需要填写“发文审批封面”。 工作 联系函 （1）不同部门之间相互书面商洽工作、询问或答复问题，用“工作联系函”。 （2）拟稿人按规定要求拟定“工作联系函”后，交部门负责 第 3 页 共 3 页

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人审核。 （3）部门负责人按签审后送达联系部门负责人，由联系部门负责人在“工作联系函”原件背面签收。 （4）已签收“工作联系函”由发函部门归档保存和跟进。

5.4 文件格式要求

5.4.1 使用公司统一规定的页眉，详见本制度文件页眉。 5.4.2 文件字体统一为宋体。

5.4.3 文件标题版式要求为三号加粗、居中排列；文件正文版式要求为小四号、左对齐排列；文件正文中标题可加粗；段间距统一为1.5倍。 5.5 文件修订

5.5.1 因工作需要，对已发文件进行修正，由原发文部门负责。 5.5.2 修正后新版文件需按文件收发程序进行审批和发放、收存。

5.5.3 修正后新版文件发放的同时应收回原旧版文件，以确保各相关部门仅留存最新有效文件，避免出现文件版本混乱导致工作错误。 5.5.4 收回旧版文件由原发文部门按规定予以销毁。 6. 文件销毁

6.1 所有在用有效文件均应无限期保存。

6.2 已收回旧版文件除发文部门留存签收原件外，其他应于收回后立即予以销毁。 6.3 旧版文件留存签收原件及其他失效文件保存期为自失效日起12个月，保存期满可予销毁。

6.4 文件销毁时，应编制“文件销毁记录”经部门负责人、公司总经理逐级审批后，采取破碎或焚烧方式进行销毁，严禁将公司失效文件变卖处理。 7. 违规处理

7.1 各相关部门未按规定妥善保存有效文件，如有遗失、损毁，按100元/份给予责任人处

罚。

7.2 任何人不得将公司文件以任何形式转移给第三方，一经发现，给予责任人500元/次处

罚，同时，如因此导致公司损失或不良影响，由责任人承担全部赔偿责任，并予以辞退。 7.3 未按规定要求对失效文件进行回收、销毁，一经发现，给予责任人200元/次处罚，同

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时，如因此导致公司损失或不良影响，由责任人承担全部赔偿责任，并予以辞退。

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外来文件登记表

序号 文件名称 收文日期 来文单位 收文份数 收文人 送达部门 送达签收人 备注 第 6 页 共 6 页

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发文登记表

序号

文件名称 分发部门 发文日期 发文份数 发文人 备注

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发文审批封面

文件标题 主要内容 附件 拟稿部门 是否会签 拟稿人 会签部门 部门负责人意见 会签部门意见 负责人： 日期： 负责人： 日期： 分管负责人意见 分管负责人： 日期： 总经理意见 签 字： 日期： 公司董事长意见 签 字： 日期： 主送 抄送 印发人 印发时间

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会议纪要

安徽翔云纪字[20YY]ZZZ号 签发人：

会议名称：

时 间：×××× 年×× 月 ×× 日 地 点：×××××××××

参会人员：××× ××× ××× ××× ×××

会议内容：××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

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合同会签审批表

填制日期： 合同名称 签约对方 合同承办人 是否提供营业执照复印件 主办部门 部门负责人 是否具备相应的资质和营业范围 合同内容 （注明合同金额、付款时间等关键内容） 相关业务部门意见 负责人： 日期： 分管负责人： 日期： 签 字： 日期： 签 字： 日期： 分管负责人意见 总经理意见 公司董事长意见

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×××××××××制度/规定

1 目的

1.1×××××××××× 1.2×××××××××× 2适用范围

××××××××××部门/门店 3 ××××××××××

3.1××××××××××××××× 3.2××××××××××××××× 4×××××

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关于×××××××××的通知

各××××部门/门店

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

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×××××××部门

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关于×××××××××的报告

尊敬的××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××部门/个人

年 月 日

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工作请示签

文件标题 尊敬的×× ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× 妥否？请领导批示！ ×××××××部门/个人 年 月 日 相关业务部门意见 负责人： 日期： 分管负责人： 日期： 签 字： 日期： 签 字： 日期： 关于×××××××××的申请 分管负责人意见 总经理意见 公司董事长意见

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关于×××××××××的工作联系函

×××××××部门

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××部门 年 月 日

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文件销毁记录

自编号 文件名称 相关业务部门意见 销毁原因 负责人： 日期： 分管负责人： 日期： 签 字： 日期： 签 字： 日期： 备注 分管负责人意见 总经理意见 公司董事长意见

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文件销毁记录

自编号 文件名称 相关业务部门意见 销毁原因 负责人： 日期： 分管负责人： 日期： 签 字： 日期： 签 字： 日期： 备注 分管负责人意见 总经理意见 公司董事长意见

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