干部人事档案整理工作实务汇总

干部人事档案工作培训讲义

一、干部人事档案材料收集归档范围解读

（具体请按中组部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》执行。桂组通字[2010]116号已转发此文，文件已直接发至各县市区党委组织部）

要特别注意收集的材料：报告个人有关事项的材料；干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料，以及援疆、援藏、挂职锻炼考核材料，以更加全面地反映干部经历、政绩等情况；毕业证书、学位证书复印件；国(境)外学历学位认证材料等材料；检察院不起诉决定书、法院裁定书、公安机关有关行政处理决定等材料；党政领导干部问责决定书》；选聘到村任职高校毕业生登记表以及选调生登记表等材料（新录用的公务员的行政介绍信请大家一定注意收集归个人档案，如果是几人同一张的，复印后加盖公章归档。因为录用文件时间与报到的时间可能不太一致，参加工作时间是以报到时间为准，所以这个是很重要的证据材料）；党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料等：要在继续收集代表登记表的同时，注意收集委员简历和当选通知、考察材料等；干部人事档案报送、审核工作材料。

二、干部人事档案材料收集归档工作的具体要求

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1．完整

2．真实

3．及时

4．规范

三、干部人事档案整理工作

干部人事档案整理工作是根据一定的原则和方法，将收集起来的材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和规范化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。

一是对新建干部档案的整理；

二是因补充材料而对原有的档案进行局部整理。

整理的第一个环节是鉴别。试卷、论文、入党思想汇报等都不必归档。如果是优秀论文，归论文评语部分就可以，论文主体不用归。要审核是否每一份材料都属于该干部的材料，要注意是否错归了别的同名同姓的干部的材料。

除了鉴别以外，整理工作包括：分类、排序、编目、技术加工、装订等。

档案材料类型：

第一类：履历材料。主要包括干部履历表、简历和属于履历性质的登记表等材料。

第二类：自传材料。主要包括自传和属于自传性质的材料。第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。主要包括考察

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材料、年度考核登记表、挂职锻炼考核、后备干部登记表（提拔使用后归档）、个人经济责任审计结果报告、党校党员锻炼总结表等。注意：任职考察材料放任免审批表后作为任免表附件归九二类，平时的考察材料仍归第三类。

第四类：学历学位材料；职业(任职)资格材料；评（聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。

本类分四个小类：（1）学历学位材料，主要包括报考登记表、成绩单、学生登记表、毕业生登记表、授予学位的材料、英语四六级证书等。注意，在第四类的第一小层次中,同一个学历的材料放在一起，比如读大专的时候又去报考大学本科，那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面，我们整理的时候不要把它插在大专材料中间，先排完大专的材料再排大学的材料。

（2）职业（任职）资格材料，主要包括专业技术职务任职资格评审表、聘任专业技术职务审批表、计算机等级证书等。（3）反映科研学术水平的材料。

（4）教育培训材料，主要包括学员参加党校学习的登记表等。

第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。

在2006年10月以前，已经按照组通字〔1990〕24号更改了

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出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原始户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复；这些材料归在干部档案第五类。注意：更改姓名的材料以前是放第一类的，现改放回五类。第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。主要包括入团志愿书、申请书；入党志愿书、入党申请书、转正申请书；民主评议党员的组织意见，党员登记表；参加民主党派的材料。

第七类：表彰奖励材料。主要包括干部荣获各类奖励的登记表、审批表、先进事迹材料等。

第八类：涉法违纪材料。主要包括处分决定、处分通知、解除（变更、撤销）处分的材料等。

第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退，罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。

本类又分为四个小类：（1）工资待遇材料，主要包括各类工资变动审批表等。（2）任免材料，主要包括应征入伍登记表、干部任免审批表（含考察材料）、公务员登记表、公务员调任审批表、授予军（警）衔、海关关衔、法官和检察

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官等级审批表、军人转业（复员）审批表、（离）休审批表；以及辞退、辞职材料等。（3）出国（境）材料，主要包括因公（私）出国（境）审批表等。（4）参加会议的代表登记表等其它材料。

第十类：健康检查和处理工伤事故处理；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。

注意：以后转出档案时加一个《报送档案有关说明》在第十类，将需要说明的在里面写清：如本来有涂改的档案材料；经查找仍无法补齐的档案材料及原因。

操作实务：

第一步技术加工

对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

档案纸张裁剪、打孔时注意不要损害纸面文字。不能横着贴材料，要确保档案翻开后是竖着阅读的。

现在新归档的散材料， A4规格的不必裁剪。大于A4需要折叠的不要直接往回折，要让本来的边折在外围，不然翻多了容易断。

档案中材料如果是复印件的，必须加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。并在目录备注栏注明“复印件”。

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材料纸不够装订边的，要进行加边或包边处理。打孔装订不能压文字。必须拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。

第二步分类

档案材料的分类有几点说明：

1、第四类、第九类材料的二级分类

今后，凡新建的干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。

2、内容交叉材料的分类：1、学生鉴定表，如果档案第四类中有毕业生登记表，则毕业生鉴定表归第三类；如无，归第四类第一层次。

2、招工政审表或招工登记表，后面有同意招工的审批意见和公章，而九二类无招工审批表，则招工政审表或招工登记表归九二类。

3、参加培训的，比如参加党校培训等，学员鉴定表归第四类的第四小层次培训材料类别去。一般归2个月以上的培训材料，不过建议只要是有完整材料的都收录。

第三步排序

1.按材料形成的时间排序：

第一、二、三、七、十类；第九类每一小层次按形成时间排序。第四类基本也是按时间顺序排，但第四类的第一小层次中，注意要将同一个学历的材料放在一起，比如读大专的时

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候又去报考大学本科，那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面，我们整理的时候不要把它插在大专材料中间，先排完大专的材料再排大学的材料。

2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序：

第五、八类材料按材料内容的主次及内在联系排列：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第八类要把解除处分的材料放在处分材料前面。第六类材料按共青团、共产党、民主党派的材料顺序排列，入团志愿书应排在入团的其它材料之前；入党志愿书应排在入党的其它材料之前。其它材料按时间先后依次排序。

3、特殊情况下的排列方法：

第五类、第八类材料，有时遇到特殊情况，即多次审查材料。主要有两种情况：

第一种是同一问题的多次审查材料。如同一个问题经过三次审查的材料，其排列方法是：把最后一次审查的材料放在前面，接着是第二次审查材料、第一次审查材料。

第二种是非同一问题的多次审查材料。其排列方法是先按问题性质排列，再按上述方法排列。

注意：

1、每类材料的第一份材料的右上角贴角标号。

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2、凡是有文字、表格的材料都应编页码，包括封面和有字的封底及扉页的填表说明。页码用铅笔写，位置：材料下边距居中。

3、每份材料要在右上角标注类号和顺序号。

不分小层次的类的标法如下：1-1，1-2，1-3，1-4……前面的1是指第一类的标识；破折号是指联接标识，后面的1、2、3、4……是指第几份材料的标识。其它类的依此类推，如第二类的，编为2-1，2-2，2-3，2-4……

分小层次的类（第四、第九类）的标法如下：

第四类：4-1-1，4-1-2，4-1-3……前面的4是指第四类的标识；破折号是指联接标识，中间的1是指第一小层次的标识，后面的1、2、3、4……是指第几份材料的标识。其它小层次的依此类推，如第二类的，编为4-2-1，4-2-2，4-2-3，4-2-4……

第九类：同第四类编法。9-1-1，9-1-2，9-1-3……9-2-1，9-2-2，9-2-3，9-2-4……

第四步编目（具体请参照新目录版式）

目录修订思路

1. “类号”改为“序号”；

2. “材料制成时间”改为“材料形成时间”；

3. 删除“份数”栏。

编目的具体要求

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1. 档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。

2. 每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

3. “序号”填写材料类号和排列顺序号。

4．“材料名称”根据材料题目填写，必须名符其实。材料题目不长的应登记全称；无题目的应按材料内容拟定题目；材料题目过长的，可适当简化；凡材料题目不符合实际内容的应在《干部人事档案目录》备注栏注明。填写证明材料的名称要简明扼要，但不能简单地写成“证明”或“证明材料”几个字。可写成“XXX同志写的证明”、“XX单位写的证明”。

5. “材料形成时间”一般采用材料落款的时间。复制材料，采用原材料形成的时间。无形成时间的应尽量查明注明；若实在查不清的可空着不填写。

6. “页数”填写材料的页数。

7．“备注”填写需要说明的情况。

8. 每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

第五步装订

1、为了妥善保管并利用档案材料，档案材料应采取活页装放，不再使用缝纫、裱糊等装订方式。

2、干部人事档案材料用纸规格、档案卷夹及打孔样式请按组通字[2012]28号文的要求进行。

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3、对一卷装不下的档案材料，要进行分卷。但应保持干部人事档案上下有机联系、连贯，不得将同一类别的材料分成两半，分别作两卷。一般应以材料较多的那一类另立卷。比如：把第五类分出独立成为正本（二），留下的成为正本（一）。正本（一）的目录的第五类只填写“五、政审材料”即可，不必逐份逐页登记目录，但要在备注栏注明“详见正本（二）”，并留出空格备用。而另立的正本（二），则必须写上第五类标题并逐份逐页登记目录，其他各类的标题不必写，也不留各类的空格。

四、干部人事档案的保管和保护

（具体按《干部档案工作条例》执行。）

每千卷需20至25平方米；铁质档案柜；设置空调、去湿、灭火器等设备；防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温（温度14至24度；相对湿度45-65%）。

每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

五、干部人事档案的提供利用和转递

（具体按《干部档案工作条例》执行。）

新提拔的处级干部，档案要按新标准整理装订，2个月内上报。

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