外贸函电写作7C原则的运用

外贸函电是现代国际贸易交流中一种非常重要的工具,并且有其特殊的写作原则。主要探讨外贸函电写作7C 原则的运用,以及如何利用函电进行有效的沟通。

外贸函电写作7C原则的运用

李芸

摘

要：外贸函电是现代国际贸易交流中一种非常重要的工具，并且有其特殊的写作原则。主要探讨外贸函电写作7C原则的运用，以及如何

利用函电进行有效的沟通。关键词：外贸函电；写作原则；有效沟通外贸函电是现代国际贸易交流中一种非常重要的工具。然而，在实际操作中，由于不了解外贸函电特殊的写作原则，收件人经常收到的信要么冗长，要么粗俗、要么语义不清、更甚者还有拼写和语法错误，无疑这都会阻碍有效的交流。实际上，外贸函电有其特殊的写作原则。与一般的交往信函不同，外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻丰富，而讲求用精准朴实的语言，礼貌且明确地表达出写信人的意图。这也充分体现出商业领域效率优先的特性。函电写作的目在于有效地运用电函进行贸易磋商的同时，结交商伙伴，并取得对方的信任和尊重。为了更好地利用商业书信进行有效的沟通，我们有必要对其写作原则进行探讨和研究。

1Correctness正确

这里的正确除了指语法、标点及拼写正确外，还要求使用规范的语言，恰当的叙述，精确的数值。如在美式书信中称呼语要用gentlemen而不是gentleman，而英式则多采用DearSirs，后跟逗号。在给商务书信签名时，应检查其内容的正确性，按照惯例检测所写内容是否合适，要正确理解并使用对外贸易中所使用的专业术语。比较下列句子，括号中为正确形式。

（1）Itisthreefootslongandfourincheswide.（It'sthreefeetlongandfourincheswide.）

（2）Becauseourbookisfull，sowecan－notentertainanymoreorders.（Wecannoten－tertainanymoreorders，becauseourbookisfull.）

由此可见，书信写完后要仔细校措词要准确，尤其是日期、数字不能弄错，并注意语法、标点、字母大小写要正确。由于商务函电载明的信息非常正式、严肃，一定要尽力保证其准确性。

2Concreteness具体

要让信函中所涉及的对象具体化，明确化。任何含糊不清或易于引起误解以致混乱的表达方式都应避免。商务书信中必须使用意义明确的表达方法。当你要确认一封来信时一定要提出它的日期、事由及编号等。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意，明确详细。例如：

（1）Wehavereceivedwiththanksyourcheck.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.（WehavereceivedwiththanksyourcheckNo.23forusUS$20000，inpaymentofourmachines.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.）

（2）TheUniversalTradingCompanyisoneofourbigbuyers.（TheUniversalTradingCompanyplacedoverUS$2，000，000worthofbusinesswithuseachyear.）

达到具体的目标并不难，只需要清晰明了，

防止出现抽象、笼统、含糊不清的语句，在抽象

概念词句中加上具体的事例证即可。

3Clearness清楚

写信人必须要做到清楚地表达自己的意图，任何不严密的文字，含糊不清的词句均应避免使用，不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要传达的内容之后，就应该用最朴实，简单的语句表达出来，而尽量避免使用具有不同含义，意思不确定的词语。同时也要注意句子的结构安排，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，要选择简单的、直接的句式。商务书信讲究简洁，一目了然，因此写信人还应该注意恰当地划分段落，通常情况下，一个段落围绕一个主题。清楚明了的信函显得更富有诚意。例如：

（1）Wesendyou4samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10byair.（Wesendyouyesterday，byair，4samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10.）

（2）AstothesteamerssailingfromShang－haitoNewYork，wehavebimonthlydirectservices.（WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoNewYork.或WehaveadirectsailingfromShanghaitoNewYorkev－erytwomonths.）

在实务工作中，由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此，信函中所述的问题必须让对方清楚明白，不会产生歧义或误解。

4Conciseness简洁

简洁是写作的灵魂，这话同样适用于商务书信。商务书信应开门见山，内容精炼，才能对繁忙的贸易者有吸引力。精炼是指用尽可能少的语句来表达所要传递的信息，同时又不影响书信的完整性与礼貌性。如果用词晦涩，无法让收信人理解信文，那么函电交流信息的功能就无法实现。因此要使用简练的语言，直截了当地表达意思，尽量少用令人费解的行业术语。例如：

（1）Iwishtoexpressmyheartfeltgratitudetoyouforyourkindcooperation.（Thankyouforyourcooperation.）

（2）Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.（Wehavebeguntoex－portourmachines.）

为达到简洁目的，要注意长话短说，凡是有长和短的表达方式，尽量用后者。避免使用陈旧商业术语而采用现代商业英语。不用冗余表达式而采取简洁表达方式。

5Consideration体谅

体谅原则要求信函时要处处从对方的角度去考虑问题，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。下面举几个例子体会一下态度和语气：

（1）We'dliketosendourcongratulationstoyou.（We-attitude）

Congratulationstoyouonyoursuccess.（You-attitude）

（2）Weallowyoua2%discountforcashpayment.（We-attitude）

Youearna2%discountforcashpay－ment.（You-attitude）

要把握书写时的“体谅”原则，首先要求写信人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在对方的立场上措辞，给予对方充分的体谅和照顾，始终考虑到对方的愿望，要求以及读信时的感受。要让读者对你的来函留有良好的印象。你需要为了最好地传达信息、请求、希望等而精心设计好书信的内容。最好能够做到既拒绝了对方优惠的要求又不破坏双方的友好关系，既否定了对方打折的要求又不危及日后的往来。

6Courtesy礼貌

礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的，应该力求避免。尽量避免使用令人不愉快，不礼貌的措辞用语，要让读者有一种被尊重、愉悦的心情。在书写之前就把握好你的语气，要让对方感觉到具有说服力又不失诚恳，要立场坚定而又不失亲切恰当的语气会让对方感到温暖，产生兴趣。即使在催收欠款或提出索赔要求的书信中，也最好用委婉的语气来表现出礼貌。因此在商务书信中要学会用委婉的语气来指出对方的不尽人意之处。及时回复也是一种礼貌，让客户等待回复是不礼貌的。如果你不能立即回复一封探询信息的来信，那就写信给对方解释原因并应做到尽早地给予答复。礼貌可以带来友谊、互信互助，使对方阅后产生好感。请比较下面的例句：

（1）Quoteusthemostreasonableprice.（Willyoupleasequoteusthemostreasonableprice?）

（2）Youmadeaverycarelessmistakedur－ingthecourseofshipment.（Averycarelessmistakewasmadeduringthecourseofship－ment.）

通过以上的例如，在写作中要多使用一些表客气的套语和词汇，让对方能感受到写信人诚挚的愿望，愿意共同合作，达成交易。另外，被动句的恰当使用，可以避免感慨和无礼。

7Completeness完整

一封商业书信只有包含了你期望让对方作出反应的所有信息时才可称得上完整。对对方提出的问题应一一作答。对方所提出的问题都是对方所关心的与其利益密切相关的（下转131页）

外贸函电是现代国际贸易交流中一种非常重要的工具,并且有其特殊的写作原则。主要探讨外贸函电写作7C 原则的运用,以及如何利用函电进行有效的沟通。

文

巨大的变化。另外，现在家庭对上大学的孩子普遍抱有较高的期望值，尤其是一些经济困难的家庭，借钱供孩子上大学，把孩子作为改变家庭状况的唯一希望，这对学生也是一种无形的压力，越是懂事的孩子越怕对不起父母，压力也越大。

二是就业压力。社会用人制度改革后，双向选择对大学生的综合素质和实际能力提出了较高要求，就业市场面临着激烈的竞争。一些综合素质不高，择业观念陈旧，家庭状况不好的学生在就业过程中遇到了较大困难，面对竞争激烈、关系复杂的社会用人环境，他们无助、无奈、无望，个别学生因此丧失了生活信心，最终走向绝路。

三是经济压力。目前经济困难学生约占大学生总数的20%，特困生占10%，有些学生家庭贫困，借钱上学，经济上面临的压力很大。另外，贫困家庭的学生，与富裕家庭的孩子在生活方式、消费观念方面的攀比，也易使贫困学生产生心理失衡和压力，少数大学生不能正确对待困境，缺少奋发有为的精神状态，最终选择结束自己的生命。

四是人际关系和情感方面的压力。大学生来自五湖四海，同学之间的文化背景，生活习惯，性格特征存在很大差异，每个学生都面临着全新的人际关系问题。一些适应能力差，不善交流，不会合作共事的学生自我封闭，内心孤独，在这方面产生了压力。一些大学生心理不够成熟，遇到感情出现问题时不知如何面对和处理，也容易诱发极端行为。

当外部的多种因素反映到大学生身上，就会形成许多心理冲突，心理冲突对个体造成心理压力，如果得不到及时的疏导排解，超过了个体的最大承受限度，就容易导致大学生的自杀行为，最容易导致大学生自杀行为的心理冲突包括：理想自我与现实自我的冲突，理想社会与现实社会的冲突，独立愿望与依赖惯性的冲突，自尊心与自卑感的冲突。

因此，加强对大学生情绪方面的辅导，防止抑郁情绪的产生，开展心理咨询、心理讲座、心理健康教育等，促进大学生人格的健康发展，是预防自杀的重要途径之一。

4预防大学生自杀的对策4.1设置危机干预机构

如建立危机干预中心和生命热线，使处于危机之中的人知道有可以求助的机构，心理咨询人员能有效地为处于危机状态的人提供及时的帮助。自杀者在自杀前犹豫不决、万分痛苦时打了电话，咨询员立刻介入，采取紧急对策，可以有效地避免自杀行为的发生。

4.2在心理健康教育中增加生命教育内容心理健康教育是根据学生身心发展的特点和规律，运用心理科学的理论、技术和方法，有目的、有计划、有步骤地通过多种形式及途径，开展培养学生良好的心理品质和健全的人格，促进学生身心全面发展和素质全面提高的教育活动，其内容包括良好心理素质的培养、生命教育等。正确引导大学生认识社会、适应社会，热爱生活，钟爱生命，提高面对挫折的应对能力，学会以积极乐观的生活态度面对困境。

化教育

大学生整体心理健康水平都具有十分重要的现实意义。

参考文献

4.3在大学生中设立“心理健康观察员”，注意周围同学的情绪状况，开展心理自助与互助活动

学校要建立快速反应机制，当自杀事件发生后，不仅要及时处理自杀者的善后事宜，还要对周围的学生进行心理安抚，帮助他们尽快走出阴影。

4.4加强心理咨询工作，开展丰富多彩的心理健康教育活动

心理咨询和心理辅导是消除心理障碍、提高大学生心理健康水平的重要途径和手段。开设心理咨询，可以对学生发生的心理问题进行有效疏导和矫正，使学生的烦恼、郁闷有渠道宣泄和排遣。对心理问题比较严重的学生，还可以同心理医生和专家进行会诊，对症下药。同时，学校的心理咨询和心理辅导机构应该定期开展学生心理健康普查工作，建立学生心理档案，及时发现问题和解决问题。

4.5增强广大教师心理健康教育的意识和能力

心理健康教育单靠心理学教师的指导和咨询是不够的，必须渗透到学校教育、教学的全过程中去。因此，增强广大教师的心理健康教育意识和能力，是加强学校心理健康教育的关键。学校要组织教师学习、培训，提高对学生心理健康教育重要性的认识，学习心理教育理论，掌握心理健康教育的手段与方法，运用到教育和教学的各个环节中，帮助处理和解决学生心理问题。

4.6避免媒体的炒作诱发自杀事件

媒体对“大学生与心理障碍”问题的过度渲染，会带来潜在问题。媒体大量报道会导致自杀事件的频发，即自杀事件的媒体传染效应。关于大学生自杀问题，无论是报道还是议论，媒体都要自律。

综上所述，大学生心理健康问题不容忽视，虽然大学生自杀为少数，但其对自己及家庭带来的伤害以及对社会的严重影响不可估量，现在国内已有许多高校在积极开展心理卫生知识的普及与宣传，开设心理讲座选修课和咨询机构，建立大学生心理档案，这对早期发现大学生心理问题，及时给予咨询治疗帮助，减少大学生心理疾病和自杀的发生，从而提高

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最后指出的是这七个“C”原则是相辅相成

准确。叙述完整体现在外贸任的，答，并尽可能具体、在实际使用中要做到统筹兼顾。

何环节中，如要建立贸易关系信文应包括信息总之，世界市场已经形成，世界各国的经济源，本公司简介，写信目的，交易条件，提供信息相互依存的程度日益加深，国际贸易需要更频繁咨询，表达合作愿望。为了检查方便，看你的信息的沟通。外贸函电是商务沟通的重要手段，我们是否完整，人们常用所谓5W，即who，where，必须具备扎实的语言基础，并了解其语言特征，when，how，why。完整的信件可以让我们取得预熟练掌握函电各部分写作的规则和注意事项，这期的效果而无须再另写一封信，有利于更好地建样才能写出为业内人士所认同的外贸函电，以保立企业声誉，可以避免许多因重要信息不全而引证双方顺畅的交流，达到预期目的。

参考文献起的纠纷。总之，商务书信中应包括一切必要的

信息。尽量不要在商务书信中使用附言，否则会[1]诸葛霖.外贸英文书信[M].北京：对外经济贸易

2004.让对方感觉你做事不够认真，态度不够真诚。一大学出版社，

封不完整的商务书信有时会让对方很懊恼，从中[2]王宁.外贸书信大全[M].北京：对外经济贸易大得不到期待得到的信息。这样当然会抑制贸易往学出版社，2001.来的顺利进行，使双方的工作都受到了延误。

（上接133页）事情，应此，在回信时必须一一回

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