食品公司记录及文件管理制度
更新时间:2023-05-29 12:54:01 阅读量: 实用文档 文档下载
食品公司记录及文件管理制度
一、目的
为了规范公司各类文件的类别、编号规定、格式;编写、审批和发布、发放规则;评审、修订、作废管理,以提高文件编写质量,加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性;为保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全完整、归档及时、销毁受控等。特制定本文件。
二、适用范围
本公司内部文件、外来文件和记录的管理。
三、职责
1.办公室负责确定公司文件的相关管理要求;负责标准化审查、编号、登记及分发。
2.办公室负责外来文件的收发和公司的档案管理。
3.各部门负责编制及审核主管工作所需的文件。
4.公文的管理执行公司《公文管理办法》。
四、文件分类
1.文件分为如下类别:
⑴管理手册:向公司内、外部提供关于公司管理体系的
一致信息的文件;
⑵管理制度类文件:通过公司通知类公文形式发布,适用于公司各部门,或适用于一个部门但较重要的管理类文件。包括:
①管理制度:规定如何一致地完成主要管理过程的信息的文件,主要用于职能部门管理主要管理过程。
②方案、办法、细则等:规定如何一致地完成主要管理过程中相对独立活动的信息的文件,主要用于职能部门管理各项相对独立活动。
③预案:规定各种紧急情况的应急方法的文件。
⑶作业类文件:阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件,如作业规程、安全操作规程。
⑷记录:规定填写内容的格式文件,一般随管理制度类及作业类文件同时发布。
五、文件编制总要求
1. 各类文件所规定的条款应明确而无歧义,并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调,能被未参加文件编制的相关人员所理解。
2.各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相
关标准,特别是强制性标准的协调性,并考虑最新管理水平,能达到控制风险的目的。
在各层级文件内,文件的结构、文体和术语应保持一致,同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同,类似的条款应使用类似的措辞来表达,相同的条款应使用相同的措辞来表达。
在各层级文件内,某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词,每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。
文件的内容应便于实施,并易被其他文件引用。
为了保证文件的及时发布,在制定文件时,应遵守文件制定程序。在起草文件前,应确定预计的结构和内在关系,尤其应考虑内容的划分。
六、文件内容及格式要求
公司根据各项管理工作的需要,明确各类文件应描述的基本内容要求。按照相关要求,根据公司实际,规定各类文件格式,以保证公司文件的规范有序。
公司管理手册应描述公司的安全管理组织架构、方针、目标等基本信息;公司各项主要工作的责任部门、职能定位
及管理要求。
管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求及方法,应使用的相关记录等。
作业类文件应描述相关作业要求、步骤等。
记录是反映管理活动实施过程和主要内容。如使用信息系统上的电子记录,按照信息系统上确定的格式执行,在相应的文件中给予说明。
七、文件编制、评审
1.各部门根据管理需要按照第三、第四项的要求编制相关管理类文件。公司安全管理手册由质安部组织编制;管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。
2.办公室组织各相关主办部门评审文件。各文件编制主办部门组织本部门内部评审所负责文件的可操作性;各文件编制主办部门组织相关部门评审所负责文件的接口合理性;当编制部门和评审部门的意见不能达成一致时,办公室组织公司领导评审文件并确认文件。
3.各文件编制主办部门提交相关部门评审时可采用以下两种方式:
⑴书面评审:编制部门填写“文件评审记录”中的文件基
本信息栏目,提出审阅要求(包括审阅重点、完成时间等),并将待评审文件(电子版、纸质版均可)及“文件评审记录”提交相关评审人员。评审人员按照审阅要求,认真评审文件,并填写“文件评审记录”中的评审意见栏目,按期返回编制部门。
⑵跨部门会议评审:分管领导主持,编制部门负责汇报,组织部门形成“会议评审记录”。
编制部门根据评审意见进行修订,必要时执行上述条款再次评审。
4.管理手册、管理制度类及作业类文件的格式由编制部门根据第4章的要求进行格式自查,办公室进行最终审查,对不符合要求的文件应返回办公室修改,直至符合要求。
八、文件审批、发布
办公室将经过评审通过后的管理手册、管理制度类及作业类文件按照《公文管理办法》履行审批手续,并正式发布。
办公室按照第四项的规定,对格式符合要求的管理手册、管理制度类及作业类文件给予唯一受控编号,并在“文件管理一览表”中登记。
管理手册、管理制度类及作业类文件由办公室以公司通
知类公文形式发布,填写发放记录。文件及评审记录交办公室归档。
九、在用文件评审及更改、作废
各部门根据使用情况,评审文件的持续适宜性,对发现的问题及时记录,填写“在用文件评审/更改/作废记录”,办公室确认是否更改或作废相关文件。
办公室每年对所编制的文件进行定期评审,当出现组织机构调整、产品结构调整、作业场所重大变化等情况时,应及时跟踪变更情况,并评审文件是否适宜,填写“在用文件评审/更改/作废记录”,经部门领导确认是否需要更改或作废相关文件。
经确认需更改的文件一般由原编制部门组织更改,如转交其他部门更改,应由原编制部门提交相关背景资料。更改完成后,应填写“在用文件评审/更改/作废记录”,并按照第五、六项履行相关手续。
经确认需作废的文件由原编制部门填写“在用文件评审/更改/作废记录”,经分管领导审批后,回收作废文件或通知作废信息。
因法律或积累知识的目的而需保留的作废文件应标识
“作废”,以防混淆,该类文件应单独存放。
不需保留的作废文件,由负责回收的部门进行销毁,填写“文件管理一览表”。
十、外来文件管理
公司应确定管理所需的外来文件类别和明细,并确保外来文件得到识别,控制其分发。
公司各相关部门应按确定的外来文件类别和明细收集诸如行业标准、相关的法律法规、用户技术标准或要求、同行业相关技术标准要求等外来文件。
各部门收集到的外来文件应及时交与办公室归档管理,办公室将外来文件分类登记在“有效文件清单”中,备注“外来文件”。
外来文件的编号可采用原文件编号,如原文件无编号可自行编号,在每份外来文件封面右上角注明新的编号。
外来文件的借阅和发放由办公室负责,借阅和发放时要保留相关的记录,并在规定的期限内收回。
相关部门应关注外来文件的最新版本,并有新版本生效时,办公室应及时下发有效版本,并将旧版本收回。
十一、有效性控制
办公室建立包括公司公文、管理手册、管理制度类及作业类文件以及外来文件的“有效文件清单”,通过纸质或信息管理系统公布。
各职能部门内部管理或作业用文件由各部门建立本部门“有效文件(内部制度)清单”,并报办公室备案。
文件更改或作废后,应及时更新“有效文件清单”。
十二、档案记录管理
各部门根据工作需要,可使用如下记录形式:
⑴纸质形式,如:表格、传真、照片等;
⑵电子媒体形式,如:录音、录像、光盘、数码照片、信息系统上的电子记录等;
⑶实物形式,如:奖牌、奖状、奖杯、证书等。
各部门在确定需使用的记录样式时,应尽可能使用现有已固化的记录样式,并按照第4章规定的格式框架要求,尽可能保证记录清晰全面。
政府机构对相关记录的样式有统一规定的,按其统一规定执行。
各种记录应按内容分类,由专人负责填写。记录填写要准确、及时、标识正确、内容具体、字迹清晰、逐栏填写,
若有空项应用“--”划去(备注除外)。
记录不得随意涂改,确需更改时,应采用划改的方式,划改处应签上更改人的姓名及更改日期。填写人对记录的数据、文字负责,在记录上应签署姓名、注明日期。
各部门建立本部门的“记录清单”,收集本部门产生的记录,并按名称、产生时间等进行分类标识整理。
部门之间根据需要移交记录,对重要记录的移交应填写“记录交接清单”。需归档保留的记录应按公司《档案管理办法》规定移交人事办公室存档。
政府机构对相关记录的收集、整理、移交有统一规定的,按其规定执行。
各部门对需保存的记录应放于安全、适宜的地方,做到防潮、防火、防蛀、防丢失。
各部门根据工作需要,确定本部门记录的保管期限。并在“记录清单”中明确。但最低保管期限不应低于1年。存档记录的保存期执行《档案管理办法》。
公司内部人员因工作需要,经有关部门负责人同意,可以查阅该部门的记录。合同有规定时,顾客或其代表可以在商定期内查阅与合同有关的记录。
在第一方、第二方、第三方审核时,相关部门应在审核计划确定的范围内,向审核人员提供需查阅的记录。档案的查阅执行《档案管理办法》。
各部门保存的纸质记录及电子媒体记录中的录音、录像、光盘、数码照片的保存到期后,可以进行销毁。各部门填写“记录销毁清单”,报部门领导批准后销毁。档案的销毁执行《档案管理办法》。
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