档案基本知识

第一章

1.试述档案学的研究对象与范围

答：档案学的研究对象就是档案、档案工作、档案事业和档案学科本身。档案学是研究档案现象、档案工作、档案事业和档案学科产生于发展规律的一门科学。

我国档案学的研究范围主要包括档案学基础理论研究、档案学应用理论研究、档案学应用技术研究以及档案学相关的内容。 2.档案的种类：（1）从档案形成领域的公私属性角度，可分为公务档案、私人档案。（2）从档案形成时间的早晚以及档案作用角度，可分为历史档案、现行档案。（3）从档案内容属性角度，可分为文书档案、科技档案、专门档案。（4）从政权性质划分，可分为旧政权档案、革命历史档案、中华人民共和国成立后的档案。 3公务档案：指人们在公务活动中形成的档案。 私人档案：指人们在私人生活中形成的档案，

历史档案：指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案。

现行档案：指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。 文书档案：即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文转化而成的档案 科技档案：指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。 专门档案：是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。

旧政权档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。

革命历史档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。

中华人民共和国成立后的档案：指1949年10月1日之后，在中国形成的归国家所有的档案。 4.档案的价值

（1）根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。档案的凭证价值，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案的情报价值。档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了其情报价值。（2）根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。档案的现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用需要的性质。（3）根据档案价值主体的不同，可以分为第一价值和第二价值。档案的第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值。档案的第二价值是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值 5.为什么说档案具有凭证价值。

答：档案的凭证价值是不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案之所以有凭证价值是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而另行编制的，因此它客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。 6.实现档案价值具有哪些规律性

答：（1）档案价值的扩展律。档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性。

（2）档案价值的时效律。是指档案对社会的有用性是由时限的。

（3）档案价值的条件律。各种条件对于档案价值实现的影响被成为价值实现的条件律。 7.各时期我国档案工作的主要内容有哪些？

答：我国古代档案工作的主要内容是保管档案。我国近代的档案工作主要包括档案的收集、整理、公布和利用等。新中国成立后，档案工作的内容更加丰富。很长一段时间，我国档案工作的内容主要是指档案的收集、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用等。后来又增加了检索、编研等。我国档案工作的内容是不断发展变化的。 8.我国档案工作的基本原则是什么？

答:我国档案工作基本原则，由三个互相联系的有机组成部分构成。

（1）全国档案工作实行统一领导、分级管理。这是我国档案工作的主旨原则和管理体制。（2）维护档案的完整与安全。这是档案工作的基本要求。（3）便于社会各方面的利用。这是档案工作的根本目的。

9.档案工作的效益：是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系。其特点有三：1.档案工作效益的社会性。2.～隐蔽性。3.～滞后性

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10.档案信息化建设包括：档案信息数字化、档案网站建设、数字档案馆建设 9.档案事业行政管理机构的主要职责是什么？

答：档案行政管理机构是党和国家指导和管理档案工作的部门，如国家、省、市、县档案局等，其基本职责是：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管国家档案事务。 10.档案室的主要职责是哪些？

答：档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。档案室的具体任务是：对本机关文书部门文件材料的归档工作专门指导和监督，负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用，定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。 11.我国档案馆有哪些类型？

答：我国档案馆主要可分为各级国家档案馆、专业档案馆、企事业档案馆三大类。

我国国家档案馆一般可分为历史档案馆和综合性档案馆两类。历史档案馆包括中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。综合性档案馆一把隶属于各级党和政府，收集保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案。根据综合档案馆所处层次的不同，综合性档案馆可分为中央级和地区级综合性档案馆两种类型。

专业档案馆是指国家为专门管理某一方面或某一特殊专业和技术或活动中形成的档案而设置的档案馆。 企业档案馆是收藏和管理本企业档案的档案馆，属于内部档案机构。

12.文件中心：是一种社会化、集约化和专业化的档案文件管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案文件管理机构。

档案寄存中心：是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。 档案事务所：是指提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构。 12.试述档案事业管理体制

答：档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案管理行政部门的设置及其隶属关系、权限划分等，从世界范围来看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。

分散制，指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。采用分散质大多是联邦制国家。 集中制，指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。 13.我国档案法规体系有哪些部分构成

答：一般分为档案工作法律、中央档案行政法规、中央档案行政规章、地方性档案工作法规、地方性档案工作行政规章，此外，各级档案行政管理部门发布的规范性较强的文件，可作为上述五个层次的补充。 14《档案法》的主要内容是什么？

答：修订后的《档案法》共分为六章27条。其中包括：总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任和附则。

15.档案工作职业道德包括哪些内容？如何理解？

答：档案职业道德是从事档案职业的人员共同认可并在档案职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范。其内容主要包括：忠于职守，爱岗敬业；遵纪守法，严守机密；博学求进，公正服务。

第二章

1.简述文书与文件的基本概念

答：文书是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。

文件一词出现时的含义为根据自己的职责范围所制法的具有法定效力并设有特定版头的公文，随着现代信息技术的发展，文件的外延也更加广泛，不仅指公务文书，也包括私人文件，不仅有纸质文件，还产生了大量电子文件。 2.公文概念是什么？它有哪些特点？

答：公文是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式形成、经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图，办理公文和记载工作活动的一种工具。

特点：是有法定作者制成和发布的；具有法定的权威和效力；具有规范的体式；具有特定的处理程序；具有现行效用。 3.简述公文的作用

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答：总体来说公文的作用是作为传达和贯彻执行党和国家的各项方针政策，管理国家事务，作为机关联系与处理工作的一种有力工具。具体分析有以下五个方面:（1）法规作用。（2）书面指导作用。（3）公文联系作用。（4）宣传教育作用。（5）凭证和依据作用。

4.公文的种类：1。从文件的来源分，可分为收文和发文2.从文件的机密性和阅读范围，可分为机密文件、内部文件和公布文件。3.从文件的制发机关和作用，可分为法规文件、行政文件和党的文件。4.从文件的使用范围，可分为通用文件和专用文件。 1. 简述专用文件和通用文件的概念和种类

答：专用文件是指在一定工作部门和业务范围，根据特殊需要专门使用的文件，如外交文件，军事文件，司法文件等。

通用文件时党、政、军各级机关和团体、企业、事业单位等，在工作活动中普遍使用的文件，如命令、决定、指示、请示、批复、报告和通知等。

5．公文的体式和撰写要求是什么？

答：公文的体式包括正文的体制、机构和文件上的各种标记、文字排列、用纸格式等，主要包括文体和格式两个方面。文体是指公文时采用以语体文为原则的应用文，兼用说明、叙述、议论三种表达方式。格式是指公文的数据项目的构成及其编排规范，主要包括：发文机关标识、发文字号、签发人标识、标题、题注、受文者、正文、附件说明、密级标识、紧急程度标识、收文章等。

撰写要求概括起来主要有：准确无误、讲求实效、严禁周密、简明精炼、庄重得体、符合规范和整齐划一等方面。 6.文书工作的基本内容和要求是什么？

答：文书工作的基本内容包括文件的撰制、传递、办理和处置、管理等。

基本要求主要有五个方面：准确、周密，反对紊乱和粗枝大叶；及时、迅速，反对拖拉、积压和迂缓；精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义；处理与管理公文，必须保证安全运转，保守党和国家机密；公文的管理必须由文书部门统一负责。

7.简述文书工作的组织形式

答：文书工作的组织形式是指在社会组织内部围绕着文书工作的活动程序，各部门之间的分工方式。根据我国现行体制和文书工作的实际情况，目前在各类社会组织中，文书工作基本上采用三种组织形似，即集中式、分散式、复合式。

8.什么叫行文规则？机关之间的行文方式有哪几种？

答：为确保公文运行的畅通无阻。国家有关部门专门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量的有关规定，这就是行文规则，即各社会组织之间文件来往运行必须遵守的统一规则。

机关之间的行文方式主要有下行文、上行文和平行文三种。下行文即上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文。上行文即下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文。平行文即同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文。

9.简述文书处理的程序

答：文书处理程序指的是在一个机关内部，按照公务文书的制发、办理与管理的规律，对文书工作的一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排。文书处理的全部程序，包括对本机关发文、内部文件的撰制，对机关收文的处理，以及对各类文件的日常管理等一系列工作环节。通常可分为收文处理和发文处理等具体过程。收文处理程序的一般内容包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办、清退、归档等。发文处理程序的一般内容包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注办、归档等。

10.归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理：指的是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 10.归档文件的整理原则与质量要求是什么？

答：归档文件的整理原则即遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

归档的质量要求：（1）归档文件应齐全完整。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

11.归档文件的范围：凡是本单位工作活动中办理完毕的，具有保存价值的各种文件均属归档范围。 11.归档文件的整理方法包括哪几个方面？

答：（1）装订。归档文件应按件装订。（2）分类。归档文件可以采取年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。（3）排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

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（4）编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。（5）编目。归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。（6）装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、及备考表项目。

12.试述电子文件的含义和特点。

答：电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机系统存取并可在通讯网络上传输的文件。 这个概念揭示了电子文件的两个基本特征为：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息和其他数字信息的共同点。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

电子文件的特点：（1）信息的非人工识读性。（2）系统依赖性。（3）信息与特定载体之间的可分离性。（4）信息的易变性。（5）信息存储的高密度性（6）多种信息载体的集成性。（7）信息的可操作性。

13.电子文件的管理原则有哪些？

答：电子文件的管理原则有：（一）全程管理原则。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。（二）前端控制原则。前端控制以生命周期理论为基础，把文件从形成倒永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。（三）真实性保障原则。电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原汁状态一致。（四）完整性保障原则。电子文件的完整性包括作为记录社会活动的真实面貌的具有有机联系的电子文件与其他形式的相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。（五）可读性保障原则。电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人工可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。

14.电子文件的管理有哪些模式？ 答：电子文件的管理模式有以下三种：

（一）机构内部电子文件的管理模式。各个机构应该对电子文件实行统一管理并实行文件、档案的一体化管理。（二）档案馆电子文件的管理模式。主要有集中式保管模式和分散式保管模式两种。（三）数字档案馆。数字档案馆应具有三个方面的功能：电子文件信息的汇集功能；电子文件信息的管理功能；电子文件信息的发布功能。

15.电子文件鉴定包括哪些内容？

答：电子文件鉴定工作的内容包括电子文件的鉴别、内容鉴定与技术状态鉴定。后两者构成电子文件鉴定工作哦的主体内容，又称“双重鉴定”。其中以内容鉴定为核心，以技术鉴定为保障。电子文件鉴别的任务是将文件从非文件信息中挑选出来，其实质是明确机构形成电子文件的需求。电子文件的内容鉴定是判断电子文件信息的有用程度，分为归档前鉴定和期满鉴定两种。电子文件技术鉴定是判断电子文件有用程度是否具有实现的可能。

16．归档电子文件的质量要求：齐全完整、真实有效、格式规范、一式两套、经过整理。 电子文件利用的特点：共享性、复用性、交互性、多样性、开放性

电子文件提供利用的方式：1.就地阅览2.出借3.复制供应4.提供咨询5.网站服务6.局域网服务 16.简述元数据的含义及于著录信息的区别。

答：元数据是数据的数据。电子文件管理中的元数据是指由电子文件系统自动记录的关于文件形成的时间、地点、人员、活动、文件系统、机构及内容等方面的具体数据。

元数据与著录信息既有联系又有区别。就内容而言，两者呈交叉关系，系统自动记录的元数据中某些可以直接转化为著录信息，但不是所有的元数据都是著录信息源；此外，某些著录信息无法从元数据中提取，需要人工编制而成。

就作用而言，元数据的作用要广泛的多，著录的作用包括登记、介绍、报道、交流和检索，而元数据的作用除了便于检索之外，还包括保护电子文件的长期真实性，保证其凭证性，维护电子文件的长期可读性等。

就生成方式而言，元数据是文件管理系统在文件形成于管理过程中自动生成的，而著录信息的生成则是借助于自动著录和人工著录相结合的方式。

17.电子文件管理系统：是包括所有与电子文件有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的信息系统。

17.电子文件管理系统的实现方式有哪些？

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答;电子文件管理系统的实现方式有嵌入式、联合式和独立式三种。

嵌入式以机构内部各个事务处理系统为母体，将电子文件管理功能需求和使用的技术措施器嵌入其中。联合式是在将必要的文档管理功能嵌入机构各事务处理系统后，设计一个独立的电子文件管理系统，并且通过某些必要的技术措施，保证这个系统和其他事物处理系统的无缝整合，共同支持机构的业务活动和机构的文件管理。独立式的电子文件管理系统出现在业务活动的主体，即生成和处理文件的机构或部门中。

第三章

1.简述来源原则的基本内容

答：来源原则就是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持统一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。来源原则的基本内容可以归纳为三个基本点，即尊重来源，尊重全宗的完整性，尊重全宗内的原始整理体系。尊重来源是指档案馆首先应按照标准整理档案，保持档案与形成者之间的来源关系。尊重全宗的完整性是指一个全宗是一个有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做到同一个全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。尊重全宗内的原始整理体系是指全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整。

2.试述来源原则的理论意义与实践价值

来源原则的理论意义和实践价值主要可以概括为三个方面：

（1）来源原则从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，对档案馆馆藏的实体整理和分类提供了合理的客观依据。（2）来源原则有力地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类中的至善原则（3）来源原则既不是一种纯观念性的抽象信条，也不是一种纯实践性的操作经验，而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。 2.试述文件生命周期理论的基本内容

答:文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。文件生命周期理论的基本内容主要为三点：（1）文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。（2）由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段（3）文件在每一阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。 2. 试述档案鉴定标准

答：中外档案鉴定理论制定的鉴定标准主要涉及以下五个方面:

（1） 档案的来源标准。这里的来源是指档案的形成者，形成者在社会上或机关中的地位、作用和职能直接影响甚至决

定着档案的价值。

（2） 档案的内容标准。社会的对档案的需求集中反映在对档案内容的需求上，因此内容的标准时档案鉴定最重要的依

据。

（3） 档案的形式特征标准。档案的形式特征通常是指档案的名称、形成时间、载体形态和记录方式等。这些特征在某

种情况下可能会对的档案价值产生一定影响。

（4） 相对价值标准。相对价值是指被鉴定的档案与其他档案相比较而存在的价值，在一定的情况下，某些档案的保存

价值可以相对提升或降低。

（5） 效益标准。效益标准是指鉴定档案价值必须考虑投入产出比，只有档案发挥的作用可能超过因保存它所付出的代

价才能判断它有保存价值。 5.档案收集的概念与内容是什么？

答：所谓档案的收集就是按照档案形成的规律，把分散在各机关、个人手中及其他地方的档案材料接收、征集、集中起来。

档案收集的内容主要包括三个方面：（1）对本机关需要归档案卷的接受工作。（2）对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接受工作。（3）对历史档案的接收和征集工作。

6.档案的整理工作：就是将处于凌乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

6.档案整理工作的内容与原则是什么？

答：档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。

档案整理工作的原则主要有以下几个方面：一.充分利用原有的整理基础。二必须保持文件之间的历史联系。三。必

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