公司接待管理规定
更新时间:2023-08-21 05:11:01 阅读量: 高等教育 文档下载
1.0 目的
为加强公司对外交流和开展业务合作,及时为来访者提供优质服务,充分展示公司良好的精神面貌,按照热情,节俭、对等的接待原则,规范公司对外接待工作,特制定本制度。
2 .0 适用范围
适用于来公司参观、访问、考察的客商和所有来宾。
3.0 管理职责
公司董事长、总经理、副总经理认为亲自接待的来宾以外,其
余由办公室负责接待工作。
4.0 定义
普通客人——与公司发生业务关系的一般人员(含应聘人员)。
重要客人——政府部门高级领导、重要客户、公司协作单位领导、外宾等为重要客人。
5.0 工作程序及接待层次
指引:客人来访时,办公室接待人员应引导客人到指定位置,及时奉
上茶水。
要求:负责接待人员应主动、热情、大方、微笑接待客人;
通知:通知被访者,告知客人姓名、单位。如被访者不在,请示相关领导是否安排相关人员接待。
用餐:如来访客人需用餐,则由接待部门通知办公室安排用餐,具体标准参见用餐相关规定。
确认:客人离开,由接待部门在《来访信息记录表》上确认。
接待层次:
A:原则上招商类接待,县区级及以下,由分公司安排自行接待;
市省级招商由分公司一名领导陪同,总公司领导亲自接待。B:事关公司形象及重要外联活动,由总公司领导或安排人员接待。
6.0接待流程
6.1 提前预约好的客人,办公室确定客人的详细资料(如来访的目
的、来访客人单位、姓名、人数等),提醒相关部门及人员做好接待准备工作。
6.2, 临时来访客人,公司前台先通知办公室主任,由办公室主任引
见相关接待人员。
6.3 重要客人来访接待流程
6.3.1公司内部做好接待事前安排,根据接待方案,责任到人与各时
间点。
6.3.2办公室根据客人人数,提前安排人或车辆到指定地点迎接。6.3.3.做好宾客迎接牌。会议室安排茶点、水果、咖啡、毛巾、笔、
纸、席卡(确定双方出席人员)、公司介绍资料以及灯光、空
调的开启等设施、物品。
6.3.4开启公司大厅灯光、样品展览室、显示屏幕等接待设施。
6.3.5安排摄影人员。办公室指定摄影人员对整个访问过程实施摄影。
6.3.6如有需要,可以安排重要客人与公司领导留影、留念、题字(题字薄)。
6.3.7根据需要,宴请或带领来宾观光,公司相关领导陪同并派专车接送。
6.3.8客人离开公司,由相关领导或部门人员送行。
6.4 客人到访接待工作与事宜安排
6.4.1根据客人身份等级(如重要客户、政府重要官员及社会名流),
公司领导及有关部门领导应主动在门口迎接并引进会议室。
6.4.2根据主宾位置安排入坐,接待人员倒茶添水。
6.4.3公司主持人致欢迎词后,幻灯片或DVD介绍公司情况;中、英
文人员专场解释。
6.4.4请来访者提问,公司专人负责回答问题,专业人员提供相关资
料。
6.4.5引领客人参观考察,专业人员陪同解释。
6.4.6参观结束。客人用餐、住宿、赠送礼品等行为按照相关标准执
行。
6.5 用餐标准
6.5.1客人的用餐标准,餐费标准在60—80元/人,不含酒水。重要客人餐费标准在120—150元/人,不含酒水。特殊重要客人,视情况而定。
6.5.2陪同人员应引领客人到指定酒店就餐,具体费用报销时需二人
以上人员签字认可,任何人陪同客人用餐需要有办公室及公司领导批准的接待申请单,否则视同无效。
6.6住宿标准
一般来访人员可以不用安排住宿,若安排,标准则为公司协议价标准间。重要客人住宿标准为三星级标准。特殊的高级别客人,住宿要求请示总经理后另行安排。
6.7纪念品标准
一般客人若要发放纪念品,金额控制在200-500元/人。重要客人,视情况而定。
6.8记录表单:
《接待申请单》
《来访信息登记表》
接待申请单
填单时间:
------------------------------------------------------------------------------------------------------- 接待申请单
来访信息登记表
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