秘书文档案管理教案

福州外语外贸学院

教 案

院部 外语学院 姓名 魏金山 职称 副研究员 课程名称 秘书文档管理

编写日期 2012年9月

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第一章 文档与文档工作概述 一、课时安排 4课时 二、教学目的要求

1、知识要求：掌握文书、档案、文书工作、档案管理的具体内涵； 2、能力要求：明确辨析文书与档案、文书和档案工作之间的关系； 3、素质要求：具备清晰的思辨能力 三、教学重点

1、文书、公文、文件、档案、文书工作、档案管理等具体内涵的把握 2、文书工作与档案管理的联系与区别

四、教学难点

1、文书与档案的界定 2、文书与档案的区别 五、教学内容

第一节 文书与文书工作 一、秘书工作简述： （一）秘书定义： 《现代汉语词典》：“秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。” （二）秘书工作

文书档案管理：34.25% 行政后勤管理：26%

协助老板参与经营管理：18.27% 组织协调公司会务：12.49% 公关与政府关系：5.02% 和老板出差跑来跑去3.97%

结论：从秘书的定义和秘书工作的实际调查可以发现文书档案工作在秘书工作中的绝对位置。 二、文书与文书工作

（一）文书、公文、文件、应用文概念辨析与关系（详见书本第2-3页) 选择：文书、公文、文件、应用文的关系 A 文书 〉应用文 〉公文 〉文件 B 应用文 〉文书 〉公文 〉文件 C 应用文 〉文书 〉＝公文〉文件 D 应用文 〉文书 〉＝公文〉＝文件 （二）文书工作

1、文书的作用、种类和稿本（见书本第6、7页） 作用：指导、规范、联系、记载凭证

种类：按涉密分为：绝密、机密、秘密、内部限国内公开和对外公开等；按行文方向分为：上行文、平行文和下行文；还其他有不同的分类标准

稿本：草稿；定稿；正本；副本；存本；试行本；修订本；各种文字文体 2、文书工作的定义、任务和具体内容（见书本第7、8页）

定义：机关等文书单位形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。任务和内容：制作、处理、管理

3、文书工作的组织与管理（见书本第8、9页）

（1）组织形式 ：集中、分散； （2）领导体制：中办、国办负总责，秘书长和办公厅（室）主

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任负责领导，上级领导机关办公厅（室）业务指导，机关档案室指导、监督和检查单位各部门具体文书立卷和归档工作；各部门秘书负责文书工作。 4、文书工作的原则与要求（p10) 准确、及时、安全

第二节 档案与档案工作 一、档案的界定：

（一）关于档案(archive)的定义

中外档案界至少有几十种不同的说法。常见定义：

1、 档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。（《中华人民共和国档案法》）

2、 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。 3、档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种各样的历史记录（教科书p11）

(1)原始记录说。如“档案是人们社会活动中形成的以备查考的原始历史记录”。 (2)材料说。如“档案是人们在实践活动中形成的具有使用价值的历史记录材料” (3)信息说。如“档案是人类社会活动中形成的原始信息”。

(4)载体说。如“档案是直接记录作为社会成员与个人自身社会实践及思维活动信息

5)文件说。这是多数研究者和官方的、占主导地位的观点。如：档案者,乃已经办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书。 解析：

（1）以文件为档案定义的属概念，符合定义规则，解释了档案的内涵于外延、档案与文件的差异与联系。

今日之文书,明日之档案;文书是构成档案的因子,档案是文书的归宿。文件生命周期理论也告诉我们,文件从其产生、成长到成为档案进入档案馆保存是一个不断发展变化的完整过程,文件和档案是在不同运动阶段的同一事物。档案由文件转化而成,没有文件就无所谓档案。所以,上述以文件作为属概念的档案定义揭示了档案的内涵,指出了档案这一概念所反映对象的本质属性。

（2）以文件作为档案定义的属概念,反映了档案工作的客观事实,并指导着档案工作的开展。 文件形成、使用过后,经鉴定认为确有查考利用价值,再经过整理(立卷),然后移交给档案馆保存,这是档案工作的内容,也就是说文件要通过档案工作而成为档案。档案工作者有必要以一种适合工作要求的方式为档案下定义,而以文件为属概念的档案定义恰好为档案工作提供了一个基础,使档案工作者能在这个基础上,有效地应付他们为之服务的机关所产生的各种文件。 （3）以文件作为档案定义的属概念,体现了档案的起源及档案一词的由来。

杨宾《柳边纪略》三:“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也;存贮年久者曰档案,曰档子”。后来分类保存的文件,沿称档案。

(4)以文件作为档案定义的属概念,被国际上有关档案组织、多数国家的档案机构与档案学者认可和使用。

记录、材料、文献、及载体等虽都是档案具有的属性,但除了档案之外,它们也是其他诸如图书、期刊、报纸的属性,因此不是档案的特有的属性,或者说不是本质的属性。其实,档案具有的记录、材料、文献、写照和文化遗产及载体等性质,归根到底是因为文件具有这些性质而具有的。文件成为档案后,文件自身并没有变化,即文件的记录内容、物质形态、本质属性没有变化,因而档案保持了文件的原貌,沿袭了文件的记录内容、物质形态和本质属性。文件是机构或个人活动中的文字、图像、声音的直接记载,具有原始性, 由于档案继承了文件的原始性, 因而档案所含的信息也具有了本源性的特点。所以,档案的本质属性在于文件,即因为文件是一种记录、是一种材料、是一种文献

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等,才使档案具有了记录、材料、文献等性质。 （二）档案的特点

来源广泛性、内容社会实践性、本质原始纪录性、作用价值性和形式多样性。 （三）档案的价值

凭证价值和情报价值 （四）档案的作用

行政管理的凭据、生产活动的依据、政治斗争的工具、科学研究条件、宣传教育素材、维护权益凭证

（五）档案的种类：不同标准不同分类（p15) 二、档案工作

（一）概念（p16)：通过科学的管理，提供丰富的档案材料直接为社会政治、经济、科学、文化等各领域事业服务的专门性管理工作。

档案工作8个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用 档案的使命：提供利用

（二）档案工作的组织与管理

1、档案工作的基本原则和要求（见书本第17页） 基本原则：集中统一领导、分级管理 维护档案的完整与安全 便于社会各方面利用

基本要求：维护档案的完整与安全 具体要求：完整、安全、有效 2、档案事业的管理体制 分散式和集中式

3、我国档案工作机构

公共档案馆（国家档案馆、专业档案馆）；内部档案机构（企业档案馆、档案室）；档案行政管理机构；新型档案机构（文件中心、档案寄存中心、档案事务所）

第三节：关系辨析：文档与文档工作

（一）文书与档案的联系与区别（见书本第22页） 文书转化为档案的三个必备的条件： 1、办理完毕

2、对日后工作有参考利用价值

3、按照一定的规律集中保存起来的文件 辨析：1、今日之文书就是明日的档案。

2、文书是档案的基础，档案是文书的精华。

3、只有具备原始记录性的文书才可以转化成为档案。 4、文件是档案的因素，档案是文件的组合。

5、档案是根据需要编写、收集、复制的二手或三手材料。 6、图书、报刊、资料是档案。

（二）文书工作与档案工作的区别与联系（见书本第23、24页）

（三）补充材料：文档一体化介绍 1、文档一体化：就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的

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具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享，规范衔接。 2、目的：加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门工作的程序、避免无谓的重复劳动，使档案工作流程科学化、合理化。 3、立论依据：（1）文书工作与档案工作的密切联系

（2）现代信息技术能够保证将文书处理的结果很便捷地用于档案工作，文档一体化的技术已经成熟。

4、做法 ：将文件、档案工作有联系的内容进行配合、交融，精简不必要的环节，实现文件登记于档案著录同步同卡。它与传统模式的主要区别在于把文件的“归档关口”提前，使之与文件的收发文登记统一进行，同时还进行分类立卷和著录标引工作，简称为“三位一体”。

具体操作方法如下：第一，在文件登记时，按全宗内档案实体分类方案为文件分类；第二，鉴定文件价值，将其区分为永久、定期和不归档三级；第三，在已经分类和鉴定价值的基础上为文件立卷；第四，为文件标引档号、分类号、主题词等；第五，将文件主要特征著录在案卷封面上。 这样，文书处理完毕，立卷、著录工作也同时完成，文件办毕即归档，使一个单位的文件、档案管理真正从组织制度和具体操作程序上由原来相互独立，雷同走向相互交融、统筹安排。 5、意义：

（1）使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 （2）文档超前控制

（3）信息检索效率提高

6、 对文秘工作的要求：

文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，因此，文秘人员必须具有较强的档案意识。文秘工作不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。

7、当前文秘工作和档案工作衔接方面主要存在的问题： （1）用纸不达标，装订不规范；

60克－80克的胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用A4型 左侧订，不漏页，无坏钉，不脱落、不散页，后背平整 （2）版记不全面，附件不规范

（3）文种使用不当，办理程序不规范

决定和意见不分，通知和通告混用，请示和报告混淆 越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发 （4）原稿不齐全，编号不规范

注意：有领导批示的原稿比定稿更具有存档价值。 漏号、重号、乱号 小知识：

档案最早产生于怎样的历史背景和什么历史时期，历来众说纷纭。其中较有代表性的观点，是阶级社会产物说和原始社会产物说，后者又被称为社会产物论。阶级社会产物说的主要见解有两种：①认为随着阶级的出现和国家的形成，为了管理国家和大规模的生产，进行国与国之间的交往或战争，国家需要文字记录作为管理和交际的工具，因而发明了文字。国家机关利用文字记载和传达各种事务，于是产生了文书，它被保存起来便形成了档案。②认为在国家产生之前虽已出现了文字，但在原始社会人们并无保存和利用档案的社会需要，只有当阶级产生和国家形成之后，国家为了进行管理，需要以文字记录事务和表达统治阶级的意志，才产生了文书并贮存档案。这两种见解共同的论点是，都认为文字和国家机关的出现，成为产生档案必须兼备的条件；不同点主要在于文字产生的时期及其对形成档案的关系各持异议。

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原始社会产物说的主要见解也有两种：①认为国家形成之前，在原始社会后期，随着生产的发展、社会交往的扩大和文字的发明，人们便开始应用文字记录，即产生了最早的文书，保存起来则成为档案。②认为早在原始社会较长的时期内，人类已有利用并保存档案的需要和可能，在文字发明之前人们即以结绳、刻契等原始的方法记事，这些绳结和刻契就是历史上最早产生的档案。两种见解的共同论点是都认为档案产生于国家形成之前的原始社会时期；不同点主要在于结绳刻契档案说认为这些载体已有记录、凭证等档案属性，而文字档案说则认为绳结刻契不能独立地比较系统地体现记录和传递的功能，自有文字记录才首开档案历史之先河。

从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非是自有人类伊始就同时产生的一种社会现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。迄今世界各地发现的比较系统地以文字记录人们实践活动最早的档案多属于国家出现之后的历史遗物，如中国的甲骨档案、两河流域的泥板档案、埃及的纸草档案等。但承载诸如甲骨文这样较为完善的文字系统的档案，不可能是历史上最早的档案。这涉及文字发明和应用于记录的最早时期，以及与产生档案的关系，文字发明之前非文字的原始记事形式是否已具有档案性质及程度如何等问题，尚待进一步考察和研究。 作业

课堂讨论：谈谈你对书中档案定义的看法？ 思考与实训（p25)

第二章 文书处理

一、教学目的要求

1、掌握行文制度和文书办理流程

2、掌握文书管理的职责、原则、制度和方法 二、教学重点

办公室收发文处理程序 三、教学难点

办公室收发文处理程序 四、教学内容 第一节 行文制度

一、复习文书的稿本和文本

稿本 1、草稿：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿； 2、定稿

文本 1、正本：定型本、试行本、暂行本、修订本，特殊：会议记录、电话记录、值班记录、信访记录、亲笔复信；2、副本（抄本）：摘录副本、节录副本；3、存本 二、行文制度（见书本27－33页） （一）行文关系与行文方向 隶属关系： 1、上行关系：一般讲，具有直接的隶属或业务管理关系的下级机关单位和上级机关单位之间才能形成文件的上行关系。

2、下行关系：一般讲，具有直接隶属或业务管理关系的上级机关和下级机关单位之间才能形成文件的下行关系。

非隶属关系即平行关系：是指平行机关或不隶属机关之间的行文关系。

平行机关：互不隶属但隶属于一个共同上级机关或在业务上互不管理但受一个共同的上级主管机关管理的机关。

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不相隶属机关：泛指相互间没有隶属关系或业务管理关系，并且也没有直接共同上级的机关单位。 行文方向：下行、上行和平行

（二）行文方式及行文规则（p28-33）

1、行文方式：简单分为下行文、上行文和平行文；细分为逐级行文、越级行文、多级行文、普发行文、联合行文和平行行文 判断下列单位之间的关系：

县人民政府与市人民政府，市财政局与市人民政府，市财政局与县人民政府，市财政局与省财厅，市财政局与市民政局，省人事厅与省财政厅，县教育局与市财政局 2、行文规则

必要性问题；部门及其机构的行文问题；文件抄送问题；文件报送主要负责人问题 第二节 文书处理

收文、发文、文件管理

（一）文书处理程序的特点： 1、确定性 2、连续性 3、规范性

（二）文书处理流程

1、发文处理：制文阶段（调研――草拟――（会稿）——审核――签发――编号——复核――缮印――校对——用印――登记——分发

审核：在领导签发前和印发前审核。主要职责在办公室，由秘书部门负责人执行。审查内容：行文的必要性、行文的方式和规则、文件的内容、文稿的结构、文稿格式。 签发：《办法》第二十八条做出详细规定（p48) ? 分发：（1）按密级划定；

（2）按级别划定； （3）按内容划定； （4）按作用划定；

2、收文办理：签收――拆封——登记――（审核）――分办——传阅——拟办――批办――承办――（催办、查办、注办） 签收：

(1) 清点； (2) 检查； (3) 签字。 登记的作用：

（1）管理与保护文件； （2）便于查找文件； （3）便于文件的统计 （4）提供凭据。 拟办：

（一）文件的范围：1、上级机关主送本机关并需贯彻落实的文件。2、下级机关主送本机关需要回复或直属部门的请示和要求批转的文件。3、平级和不相隶属机关主送本机关并需答复的商洽性文件。

（二）拟办人员的主要要求： 1、要准确理解文件要求。 2、要全面熟知职能与分工。

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3、要牢固树立大局意识。

（三）拟办的方法：公文拟办一般是把文件要求与本单位业务部门职责、领导分工范围等进行有机结合。不同的文件,有不同的拟办意见,要分门别类,区别对待。

1、对只需阅知的文件提出传阅或传达范围、传达的时间、方法和组织责任即可; 2、对需要贯彻执行的,要提出贯彻的意见和具体措施;

3、对需要办理和答复的,要提出承办单位或人员及承办时限,必要时要提出处理文件的原则、方法、要求等,如需要两个以上单位会同处理,应提出主办单位;

4、对紧急、重要或重大问题的文件,则应对办理的原则、方法等方面认真提出建议,有几个办理方案更佳。同时应把有关问题涉及的背景材料（如沿革情况、政策规定等）尽量找全,供领导批办时参考。如此件已与有关单位进行过联系洽商,提出了初步意见,也须一并注明。拟办即应在此类文件上下功夫。 传阅：

（一）公文传阅的作用：

1、领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示内容集中起来才能形成民主决策，这是复印分送所做不到的。

2、公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅，互相通气，交换看法，以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识。

3、通过公文传阅，集亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案。

4、公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其他漏洞。 （二）公文传阅的程序 1、循序供阅。 2、同时供阅。 3、随机供阅。

（三）公文传阅的原则 1、有序的原则公文传阅。 2、及时的原则。 3、安全的原则。 第三节 文书管理

（一）文书管理职责：由秘书部门或专职秘书负责，保证文书工作的规范化、制度化和科学化。（办法44和45条规定。P54) (二）文书管理原则

统一、有序、安全、高效 （三）文书管理制度 使用、销毁、保管制度 （四）文书管理办法

1、内部文件管理（办理、保管、利用）

2、日常文件管理（清退、归卷、利用、复制、销毁）

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第三章 文件与档案的整理 教学目的要求 一、知识要求：

1、了解文件与档案整理工作的内容、范围和原则 2、掌握全宗及全宗内档案的分类方法 3、掌握文件整理归档和不归档的范围

4、掌握常用两种文件整理方法：案卷级整理和文件级整理 5、了解档案部门档案的整理内容和方法

二、能力要求：学会文书整理归档的方法与步骤

三、素质要求：在实际工作中，能正确区分文书的归档范围和正确的归档步骤。 四、教学重点

文书归档的范围；案卷级整理和文件级整理方法 五、教学难点

文书整理归档的方法与步骤 六、教学内容

第一节 文书与档案整理工作概述

一、文件与档案整理工作的概念和内容 1、文件与档案整理工作的概念（p63) 2、文件与档案整理工作的内容（p63) 二、文书与档案整理工作的意义

文书与档案整理工作是档案实体管理的核心和内部管理的重要基础 三、文书与档案整理工作的范围

1、工作分工：文秘部门--档案室--档案馆 2、文书部门或业务部门文件的系统整理

3、档案机构（档案室、档案馆）对接收与征集档案的整理 系统排列和编目；局部调整；全程整理 四、文书与档案整理工作的原则

1、充分利用原有原则；2、保持文件之间的历史联系；3、便于保管和利用

第二节 文件与档案的分类

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一、全宗

档案馆以全宗来分类各立档单位形成的档案材料 1、全宗的含义及类型(p66) 2、按全宗整理档案的原因 3、立档单位及其构成条件

4、立档单位的变化和全宗的划分

政权、生产关系和单位基本职能的变化与全宗的划分；组织全宗的划分 5、人物全宗

6、全宗补充形式

7、判断档案所属全宗

二、全宗内文件和档案的分类 （p70)

1、概念、要求、方法（时间、来源、内容、形式以及保管期限） 2、复式分类法

3、分类方案的编制（p77) 4、人物全宗内档案的分类

第三节 文书部门文件的整理

一、基本步骤：编制分类方案类目――初步整理――系统整理――归档 （一）编制分类方案类目

1、编制时间：实际文书没有形成之前 2、类别编制步骤

（1）按保管期限分类 （2）按组织机构分类

A.单位自身产生的文件，原则上以那个机构名义发文的文件就归入哪个机构类中； B.几个机构联合发文，归入主办机构； C.以机关名义发的文件归入相关的机构；

D.以机关和办公室名义发的文件，但由业务部门起草的，如果内容属于起草文件的业务部门的职责或业务，则应归入起草文件的机构类中。

E.对外来的归档文件的分类，要根据处理文件的承办机构来划分。 a.文件由哪个机构承办，就将其归入哪个机构类中；

b.对没有显示承办单位的归档文件，可根据文件的内容来判定应划分的机构类； c.由几个部门共同承办的文件，划入主要的承办机构类中。 （3）按问题分类

*文书整理分类方案一般应与本机关档案室的分类相适应。 （二）初步整理 1、收集

2、按类装入案盒 3、定期检查 （三）系统整理 1、检查调整 2、排列文件 3、文件编号 4、填写案盒

（1）盒内文件目录表

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3、物质载体

（二）影响档案寿命的因素：（档案载体的物质性；档案信息的完整性与安全性）

1、内因：就是档案本身，即文件的制成材料（如纸张、胶片、磁带、光盘等载体材料，墨水、油墨等书写或印刷材料及其它附着材料等因素）的变化会直接影响档案的寿命。 2、外因: A、人为损坏

（1）由于政治、经济等原因，对某些档案进行有计划、有意识的破坏。

（2）由于档案工作人员或接触档案的有关人员工作意识麻痹大意，或缺乏档案管理工作知识等，导致管理和使用不善，造成档案的丢失、损毁或档案管理系统的紊乱。 （3）档案的管理和利用，难以避免地加速档案的老化和磨损。

B、自然因素（火、光、水、尘、虫、霉等）造成损坏，就是档案所处的环境和保管档案的条件。如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。 （三）档案保管工作的含义和内容(p124)：

档案保管工作就是采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项业务工作。 （四）档案保管工作的任务：

1、维护档案的秩序，使其不散、不乱；

2、保护档案的实体，使其不丢，不毁，并对坏损档案采取修补措施，延长档案寿命； 3、保证档案的信息安全。 （五）档案保管具体任务：

1、掌握档案保管状况。通过日常性的管理和维护，对影响档案长久保管的不利环境进行监控，随时了解档案的数量、安全和损坏情况，并注意积累有关数据。

2、分析档案损坏的原因。在了解和掌握档案保管状况的基础上，分析档案保管中存在的问题，研究并找出档案损坏的原因和规律，为选择相应的技术和手段提供科学依据。

3、采取专门的技术手段和科学的管理措施，加强防范工作。根据科学管理的要求、程序和标准，采取一系列有效措施、方法和步骤，抵御一切可能造成档案损毁的社会和自然方面的不利因素。 二、档案保管工作原则分析： 预防为主，防治结合； 加强重点，照顾一般； 立足长远，保证当前。

三、档案保管的主要内容：

档案装具的管理（档案架、档案箱、档案柜）； 档案库房的管理； 档案的流动管理；

档案辅助设施的管理。

（一）档案保管的物质条件 （二）档案装具管理

主要内容包括档案柜（架）、包装材料、以及装订设备的使用、保管和维修等。 档案装具的选择：

1、档案密集架：新型的保管档案的器具，具有结构简单、档案存贮率高、经济适用等特点。档案密集架隔板的高度可以根据实际需要任意拼接、组合、机动灵活。

主要有：封闭式密集架、开放式密集架、固定式密集架、移动式密集架。 2、档案箱和档案橱 3、其它器具： （1）底图柜

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（2）防磁柜 （3）实物柜

（三）档案库房管理

档案库房管理是整个档案保管工作的基础，主要内容包括档案存放和排列、存放位置和索引、温湿度控制与调节、档案进出库管理等。 1、库房要求

（1）档案工作用房的设置

三分开：库房、阅档室、工作室

（2）档案库房基本要求——适用、经济、美观

（3）档案库房类型：综合档案库、专门档案库、档案资料库 2、库房管理

补充：档案柜架的正确摆放： （1）有窗户的房间，在摆放档案柜架时要避免强烈阳光直射，并注意柜架的摆放不妨碍库房通风。 （2）摆放柜架时要考虑便于档案存取和方便搬运，主通道保持1－1.2米，过道保持0.8米的宽度。 （3）潮湿的房间，柜架与墙体应保持一定的距离，不宜紧靠墙面。 （4）为便于适用，柜架应保持整齐，排列一致，并编排号码。 （四）档案的流动管理：

是指对档案在搬动和提供利用等流动状态中的防护。由于各种原因，档案在搬运过程中会出现不同程度的机械磨损或污染、摩擦、揉折、撕裂等情况，容易对档案造成破坏，因此，要注意档案在使用和流动过程中的保护措施，同时加强使用过程中的信息安全维护。 维护档案信息安全措施： 1、控制纸质档案的使用：

（1）提高档案安全防范意识； A.档案柜一般都要上锁；

B.档案在库房外未被使用时，不允许长时间 摊放在桌子上，应及时放入柜中锁好； C.档案不准擅自带离规定的使用场所（办公室、阅览室等）。 (2)确定档案的使用权限

A.明确使用权限，并明确规定只有档案人员才能进到档案室取资料； B.各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览室各自所利用的档案； C.未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。 （3）建立健全借阅制度

通过制作档案代表卷卡等对借阅情况进行详细、明确的记录。 2、控制缩微品档案的使用：

（1）将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防止丢失和外人随便使用； （2）不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失； （3）要有完善的借阅制度；

（4）存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免损坏胶片； （5）严格控制缩微档案存储室与阅览室的温度与湿度。 （3）控制电子档案的使用

A.有专门的存放用具，用具最好有盖，可以使软盘保持干净并不受损害； B.磁盘存放应远离磁场；

C.不要触摸磁盘表面，要防尘、油渍以及其它残留物；

D.严格控制电子档案的使用权限，安全保管电子档案，注意防毒杀毒。 （五）档案辅助设施的管理

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对档案室配套设施如计算机、复印机、收录机、照相机、录像机及库房温湿度计、吸尘器、空调等设备的日常维护和保养，以保证档案工作的正常进行和档案的安全保管。 第六章 档案的检索、编研与提供利用 第一节 档案著录与标引 一、教学目的要求

1、了解掌握档案著录与标引的意义、内容、方法与步骤。 2、了解掌握档案检索工具的种类，能够编制档案检索工具。

3、了解掌握档案提供利用的形式、特点与要求，明确如何提供档案利用工作。 二、教学重点

1、档案著录标引的内容

2、档案检索工具的种类与样式

3、档案提供利用的形式与特点与要求 三、教学难点

1、档案著录标引的方法与步骤 2、 编制档案检索工具

3、档案提供利用的具体做法 四、教学内容

第一节 档案的检索 一、档案著录工作：

概念：选择和记录档案内容和形式特征的过程。（p140） 作用：编制检索工具的前提和基础 档案登记

介绍、报道、交流馆（室）藏 2、档案著录项目

必选项：正题名、责任者、时间、排检与 编号项 二、档案标引工作（p141）

1、分类标引:根据《中国档案分类法》 2、主题标引:根据《中国档案主题词表》

3、档案标引的质量指标：网罗度；专指度；一致度 三、档案检索工具的编制

（一）档案检索工具分类及各自的优缺点：

1、按载体形态分;书本式、卡片式、缩微式、机读式 2、按编制方式划分：目录、索引、指南 3、按功能分：馆藏性、查检性、介绍性

4、按检索范围分：全宗范围、档案馆范围；若干馆范围、专题范围 四、档案检索的步骤和方法:

（一）分析利用需求，明确检索范围

搞清楚利用者所提问题的实质、内容、重点、深度、广度以及涉及的时间、地点、人物等，确定检索档案的范围是某个全宗、某一年度、某一方面的文件。 （二）确定检索途经、选择检索工具

根据检索的具体情况，确定是选择一种检索途经还是同时采取几种检索途经。 （三）掌握检索方法，提供档案材料

档案检索方法：顺查法、逆查法、联想法、追溯法 五、常用档案检索工具的编制方法

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（一）全引目录即是案卷文件目录（见143页）

优点：著录项目详细，存储信息丰富，有较高的查全率和查准率 （二）分类目录（p143）

优点：系统性、集中性强；灵活性、适应性强 缺点：制定合理的分类体系非易事 （三）专题目录（p145） 优点：

1、不受全宗、年度的限制，扩大了信息的存储范围； 2、符合按专题利用档案的特点，查找迅速，查准率较高 （四）主题目录（p144）

优点：具有专指性、集中性、直观性和灵活性的特点，便于特性检索； 缺点：按主题字顺序排列、缺乏逻辑体系，系统性差，不便族性检索 （五）人名索引 （六）文号索引

(七)案卷目录（p143） （八）全宗指南

例： 县工业局 全宗号：89 一、立档单位沿革

1955年3月，工业业务从工商科划出，成立工业科。1958年4月，撤销工业科，将其与交通局、手管科合并为工交局。同年12月，工交局撤销，成立工业局；1963年7月，改称工业科。1966年11月，工业科与交通科合并为工交局。“文革”开始后，职能归县革委会生产指挥组工交组行使。1981年1月，县革委会工业局改称为县工业局。1984年4月，撤销县工业局，业务归经委。其主要负责人有留章慈、郭长沙、笪高、林春荣、孙西林、柯汉玉、黄宝藏、谢景秋。 二、全宗内案卷数量、长度、分类排列方 法及检索工具

馆藏该全宗档案共1170卷，长度2.6米，其中，永久102卷，占案卷总数的60%，长期68卷，占案卷总数的40%。档案起止年代为1974年至1984年。全宗内档案按问题分类组卷，分开年度按重要程度排列编号。检索工具有全引目录、案卷目录、电子目录 三、档案内容简介

档案主要内容包括：该局工作计划、总结；工业系统干部花名册、退职退休呈批表、更换各工厂印章、干部任职、职工处分、工资待遇、党干部统计年报、工业生产情况统计表及总结；更换厂名、收回还厂房报告、先进班组、先进事迹材料、先进表彰、职工转正定级审批；基建、扩建、并厂、购置生产设备等经费开支，科技人员花名册，企业汇总统计报表、工商业者情况表、金井盐场围垦计划、技术干部情况、以工代干花名册、老弱病残调查表。该局会议记录，原资本家阶级花名册、职工文化程度技术等级、情况、财务年报晋升技术职称、专门人才现状等文件材料。 第二节 档案的编研 （一） 大事记 （二） 组织沿革

（三） 档案文件汇编 （四） 会议简介

（五） 科技成果汇编 （六） 企业年鉴 （七） 员工手册

第三节 档案的利用服务 思考：

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1、想想、说说自己利用档案的经历？ 2、利用档案与利用图书有何异同之处？ 3、你认为应如何做好档案利用工作？ 一、档案提供利用工作的形式与特点 一、档案提供利用的形式： 直接利用 间接利用

二、档案提供利用的要求 1、树立服务思想

2、加强各项基础准备工作，调整供求关系 3、对内熟悉馆藏档案，对外了解利用需要 4、完善档案利用的服务方式，提高利用效率 三、档案人员应具备的时代意识

1、信息意识。现代社会已进入信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案人员应增强对其信息性的认识程度，提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。

2、市场意识。市场经济体制是一种竞争机制，档案人员使档案信息进入市场首先要有质量意识、效益意识，要根据信息市场的需求优化服务措施，提高服务质量，开发含“金”量高的档案信息，努力把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息推向信息市场，使档案信息在市场环境的作用下找准位置，发挥作用。

3、现代化意识。市场经济的建立形成了一套激烈竞争的机制，追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值竞争的重要措施。实现这一目的的条件就是档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，努力学习现代化技术，比如计算机技术、网络技术、多媒体技术、影视制作技术等，促进档案工作的发展跟上时代节拍。

4、法纪意识。在社会主义市场经济条件下，档案人员在履行档案工作的服务职能中要有强烈的依法办事意识。遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。正当参与市场竞争，正确处理大局利益和自身利益的关系，防止出现片面追求轰动效应而违反档案利用工作纪律情况的发生。

四、针对不同用户，怎样做好档案利用工作 1、团体用户；个人用户

2、主要用户；次要用户；潜在用户

3、研究型用户；事务型用户；咨询型用户 4、长期用户；周期用户；临时用户 五、档案的直接利用工作 1、阅览服务 2、外借服务 3、复制服务 4、咨询服务 5、电子化服务

六、档案的间接利用工作 （一）名词解释 （1）一次信息 （2）二次信息

（二）间接利用工作的主要形式

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1、全宗指南 2、大事记 3、组织沿革 4、文件汇编

5、机关基础数字汇集 七、作业

编写学院或系2011年大事记 八、课后反思

拉近档案工作与学生的距离才能取得不错的教学效果。本章教学时，通过介绍学院的一些档案编研材料，并让学生编研大事记，激起了学生很大的兴趣。 内容：参观福建省档案馆，亲身体验档案如何提供利用。

目的：让学生真正接触档案馆、档案以及档案工作，通过观看，对档案实体、档案工作、档案的各种检索工具、编研成果有更为直观的认识。

（本次课内容与教学进度表安排不同，原因在于参观档案馆的时间及安排是无法预知的，需要听从档案馆的调度，所以编写教学进度表时没有将其写进去，本周，非常幸运地取得档案馆同意，得以参观档案馆并进入其阅览室参观具体的档案利用工具如目录等等，机会难得，所以临时改变了教学内容安排，效果不错。）

第七章：档案管理现代化工作 一、教学目的要求

1、知识要求：了解档案管理现代化工作目前的情况； 2、能力要求：掌握电子文件的整理与归档方法。 二、教学重点

电子文件的整理与归档方法 三、教学难点

电子文件的整理与归档方法 四、教学内容

（一）计算机辅助立卷的概念（了解）

（二）手工立卷与计算机辅助立卷的比较（了解） （三）计算机辅助立卷的方法与步骤（了解） 1、常用方法：

（1）计算机全自动处理法； （2）手工与计算机结合法； （3）直接输入法 2、一般步骤

五、电子文件的整理与归档

电子文件：是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，可在网络上传送的数字代码系列。

电子档案：经过整理归档保存的电子文件。 1、电子文件类型：

（1）图像文件，即将公文、图纸、图表通过扫描仪或数码相机等设备输入计算机而形成的图像文件。

（2）图形文件，即由制图软件生成的二维、三维的图形文件。

（3）数据文件，即各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。

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（4）文本文件。由文字处理技术处理形成的文字，表格文件。 （5）影像文件。 （6）声音文件。 （7）多媒体文件。 ……

2、电子文件的整理与归档

（1）与纸质文件整理的最大区别在于电子文件的整理要选择载体和进行刻录工作。 A.选择确定存储载体： 存储载体要求：

存储容量大；性能稳定、易长期保存；方便检索、使用；标准化程度高。

◎国家标准推荐使用的电子文件载体为光盘、磁带、硬盘等，软磁盘禁止作为档案的存储载体。载体优先顺序为：只读光盘、一次写光盘、硬磁盘、可擦写光盘。 B.整理刻录：

归档审查：确定需归档的电子文件； 刻录准备：准备存储载体 光盘刻录 光盘浏览

加封光盘标签：编号、套别、名称、密级、保管期限、软硬件平台等 电子档案目录

(2)电子文件归档：

电子文件归档包括电子文件逻辑归档和物理归档。

A.逻辑归档：在计算机网络上进行的，不改变原来存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。归档文件存储的物理位置并没有变化，只是阅读权限由形成部门转到档案部门。 B.物理归档：把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。电子文件的存储位置发生了变化，从网络服务器上转移到光盘或其他载体上。 (3)注意事项：

A.具有长期或永久保存价值的电子文档，必须制成纸质文件。

B.归档的电子文件如有相应的纸质文件，在内容、相关说明及描述上保持一致。

C.电子文件物理归档时，要按照一式3套办法：一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 D.原电子文件载体完成电子文件归档后，其形成部门保留时间至少1年。 六、作业。见课后 七、课后反思

如何让学生拉近与档案的距离，化枯燥为有趣是个需要一直思考和探索的问题。

第八章 声像档案管理概要 一、新型的非纸质文书档案 （一）种类： 1、声像档案

（1）照片、胶片档案 （2）录音、录像档案

2、电子文件：磁盘、光盘记录的文书档案。 （二）思考：

1、与纸质档案相比，声像档案有哪些优点和缺点？ 2、简述照片档案的整理办法？

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3、如何做好录音、录像档案的保护？ （三）照片档案的管理与利用 1、照片档案的收集、鉴定： （1）照片档案的收集； （2）照片档案的鉴定； （3）照片档案的整理； （4）照片档案的保护 2、照片档案的利用

（四）录音、录像档案的管理

1、录音、录像档案的收集、鉴定： （1）录音、录像档案的收集； （2）录音、录像档案的鉴定； （3）录音、录像档案的分类； （4）录音、录像档案的保护 2、录音、录像档案的利用 第九章专门档案管理概要 一、教学目的要求

1、知识要求：了解人事档案、会计档案管理与利用方法； 2、能力要求：熟悉人事、会计的管理分类的基本方法。 二、教学重点

人事档案、会计档案管理与利用方法 三、教学难点

人事、会计的管理，掌握人事档案、会计档案分类的基本方法 三、教学内容

第一节 人事档案的管理概要 第二节 会计档案的管理概要 （一）思考：

1、人事档案的管理、利用工作与文书档案有什么不同？ 2、什么是人事档案正本、人事档案副本，两者有什么不同 3、会计档案有哪些类别？

4、会计档案的收集、鉴定、整理与一般文书档案有什么不同？ （二）文书档案载体的演变：

甲骨－－金属－－简牍－－缣帛－－纸张

档案的其它载体形式：石材、泥板、纸草、 蜡板、羊皮、树皮 三、档案史话：

《平江图》为宋代苏州城市平面图，是中国现存历史最久、最完整的城市平面图。

世界上现存历史最久、最古老的纸质档案为我国西晋文学家陆机所写的“平复贴”，距今已有1700多年。

1993年春，在江苏省东海县温泉镇尹湾村汉墓中发掘出土了一批汉简，其中汉简133枚、木牍24方，约4万字，分为政府档案、数术历谱、私人文书和汉赋佚篇四大类。经考古专家确认，“尹湾简牍”是我国迄今发现最早和级别最高的地方行政文书档案。

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