黄河文化产业开发有限公司会议接待方案

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会 议 接 待 方 案

二O一一年九月

对外接待流程图

重大会议接待方案

会议准备流程

根据参加会议人员的重要程度、会议规模，由董事长（总经理）确定会议是否为重大会议： 首先是会议的筹备工作。

一、确定接待规格。（董事长、总经理）

人员分工：行政部咨询董事长、总经理，确定接待规格。 二、选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。要达到以下标准：

1：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。

2：地点要合理。一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

3：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音、电脑、投影仪、插排等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。

4：要有停车场。轿车、摩托车都要有停放处，安排车辆停车费事项。

人员分工：寻找会场由运管部协助行政部完成；停车场的相关事项，由行政部安排，车辆的引导及停车费用由运管部现场执行。

暂定：寻找会场、补齐会场缺少设备负责人：肖学元、王 新；车辆引导及停车现场执行由李峰根据会议当天情况临时安排。

三、发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的人员是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

人员分工：会议日程的安排及送达人由行政部确定；外地的送达由行政部负责、市区内的送达由运管部负责，会议日程中涉及到的线路图、日程的板式等由策划部制作。

暂定：会议日程编写及送达安排事项负责人杨钰文、会议涉及到的线路图、板式负责人孙红雷。 四、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议，根据会议内容，在场外合适位置（一般为会议楼正门口）场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语以及指路牌。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要适合会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。

人员分工：行政部确定是否需要做条幅及条幅的内容，运管部负责条幅的悬挂；行政部负责确定会议坐席的配置及果品、茶品、饮料的准备和摆放；

暂定：条幅制作及悬挂、果品茶品饮料的购买负责人：王 新；会议座次、席签、现场布置负责人：杨钰文、赵丽娜 五、会前服务

1、准备会议资料。

行政部根据会议内容，会同策划部（项目部）准备有关会议议题必要的书面及电子资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

2、会议过程中需要照相的，安排专人拍照，需要媒体介入的，联系媒体参会。 3、会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 4、提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台备有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

人员分工：会议书面及电子材料的准备由行政部会同策划部准备；相关影视材料的收集由策划部负责、会议服务由行政部负责，紧急情况下，其他部门协助配合。

暂定：会议书面材料、电子材料（项目洽谈类由项目部准备）、照相、媒体邀请负责人：孙红雷；签到、引座、接待负责人：杨钰文、赵丽娜。

六、会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

1、倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。倒水时动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能印在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开杯盖，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。 2、其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布颁发荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。

3、主办方会议发言人员应了解会议议题，发言内容所涉及到的

视频、图片、PPT、表格、文本要提前准备好，为使会场上的活动有条不紊，必要时行政部可将有关人员组织起来进行模拟训练。

4、会议的笔录，笔录人员提前准备好笔录必要的记录本、笔、录音笔等设备器材

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。

人员分工：会议中的果品、饮料的更换和添加及其他服务由行政部负责；发言人发言内容所涉及到的电子及书面材料由行政部、策划部（项目部）一起准备；会议发言及项目介绍，如不是董事长或总经理亲自做，由项目部负责。

暂定：会议果品、饮料更换添加负责人：杨钰文；会议记录负责人：赵丽娜；发言人根据发言内容与行政部、策划部索要相关文件；会议发言负责人：安志成。 七、会后服务

1、做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

2、会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。 3、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，由行政部统一安排和协调其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

4、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

5、清理会议文件 ①根据保密原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

人员分工：会后工作由行政部牵头联欢、用餐、参观负责人：肖学元、王 新；照相及影视材料留档、新闻报道负责人：孙红雷；送行需安排车辆的负责人：杨钰文、李峰；会后整理会议纪要、主卷归档负责人：赵丽娜；保密文件的回收、会后内部总结会的组织负责人：肖学元、杨钰文。

中小型会议及项目签约

接 待 流 程

会议准备流程

根据参加会议人员的重要程度、会议规模，由董事长（总经理）确定会议类型：

首先是会议的筹备工作。

一、确定接待规格。（董事长、总经理）

人员分工：行政部咨询董事长、总经理，确定是否在公司会议室召开及接待规格。 二、选择会场。

1：如会场不在公司但会议由公司承办，行政部负责对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音、电脑、投影仪、插排等进行检查，并配齐缺少设备。

2：如会场在公司，行政部在得到会议通知后，立刻检查公司会议室各设备。

3、如来客车辆较多协调停车场停车位置。 人员分工：行政部负责。

暂定：如在公司内，会场由检查负责人：赵丽娜；如会场不在公司，会场的检查及设备的补充负责人：肖学元、王 新；停车场的协调负责人：杨钰文

三、发放会议通知和会议日程。

1、来客式接待会议，行政部负责通知公司相关部门参会及会议议题；

2、召集式接待会议，会议通知必须写明召集人的姓名或组织、

单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的人员是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

人员分工：会议日程的安排及送达人由行政部确定；外地的送达由行政部负责、市区内的送达由运管部负责，会议日程中涉及到的线路图、日程的板式等由策划部制作。

暂定：会议日程编写及送达安排事项负责人杨钰文、会议涉及到的线路图、板式负责人孙红雷。

四、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

根据会议内容，在场外合适位置（一般为会议楼正门口）场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语以及指路牌。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

人员分工：行政部确定是否需要做条幅及条幅的内容，运管部负责条幅的悬挂；行政部负责确定会议坐席的配置及席卡、果品、茶品、饮料的准备和摆放；

暂定：条幅制作及悬挂、果品茶品饮料的购买负责人：王 新；

会议座次、席签、现场布置负责人：杨钰文、赵丽娜 五、会前服务 1、准备会议资料。

行政部根据会议内容，会同策划部（项目部）准备有关会议议题必要的书面及电子资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

2、会议过程中需要照相的，安排专人拍照，需要媒体介入的，联系媒体参会。 3、会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

4、引座会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

人员分工：会议书面及电子材料的准备由行政部会同策划部（项目部）准备；相关影视材料的收集由策划部负责并注意公司会议电脑的及时更新和补充、会议服务由行政部负责，紧急情况下，其他部门协助配合。

暂定：会议书面材料、电子材料更新及补充（项目洽谈类由项目部准备）、照相、媒体邀请负责人：孙红雷；签到、引座、接待负责人：杨钰文、赵丽娜。

六、会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

1、倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。倒水时动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能印在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开杯盖，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。 2、其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。

3、参加会议发言人员应了解会议议题，发言内容所涉及到的视频、图片、PPT、表格、文本要提前准备好，为使会场上的活动有条不紊，必要时行政部可将有关人员组织起来进行模拟训练。

4、会议的笔录，笔录人员提前准备好笔录必要的记录本、笔、录音笔等设备器材

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。

人员分工：会议中的果品、饮料的更换和添加及其他服务由行政部负责；发言人发言内容所涉及到的电子及书面材料由行政部、策划部（项目部）一起准备；会议发言及项目介绍，如不是董事长或总经理亲自做，由项目部负责。

暂定：会议果品、饮料更换添加负责人：杨钰文；会议记录负责人：赵丽娜；发言人根据发言内容与行政部、策划部索要相关文件；会议发言负责人：安志成。 七、会后服务

1、做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。 2、会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。 3、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，由行政部统一安排和协调其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

4、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

5、清理会议文件 ①根据保密原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

人员分工：会后工作由行政部牵头联欢、用餐、参观负责人：肖学元、王 新；照相及影视材料留档、新闻报道负责人：孙红雷；送行需安排车辆的负责人：杨钰文、李 峰；会后整理会议纪要、主卷归档负责人：赵丽娜；保密文件的回收、会后内部总结会的组织负责人：肖学元、杨钰文。

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