费用报销管理制度（2017修订版）.doc

文件编码 PIN-ZJ(BX)-20170823001A

密级 普通 山东派艾奈新能源科技有限责任公司

费用报销管理制度

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目

录

第一章 总则 ........................................................................................... 4

第二章 审批权限和报销程序 ................................................................ 4

第三章 规范性要求 ............................................................................... 8

第四章 差旅费 ..................................................................................... 11

第五章 业务招待费 ............................................................................. 19

第六章 其他报销费用 .......................................................................... 22

第七章 补充规定 ................................................................................. 23

第八章 罚 则 ....................................................................................... 24

第十章 附则 ......................................................................................... 25

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山东派艾奈新能源科技有限责任公司制度管理办法

修订记录

版次 生效日期 修订内容 首次颁布实施 A/0 2017.09.01

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第一章 总则

第一条 为规范公司的费用报销，合理控制公司的支出，根据

国家有关财务法规的规定和公司财务规章制度的要求，结合公司的实

际经营情况制定本制度。

第二条 本制度所称费用指各种行政管理费用。主要包括招待

费、差旅费、交通费、通讯费、车辆费、培训费、会议费,办公费等

和其他需报请上级核销的行政管理费用。

第三条 本制度适用于山东派艾奈新能源科技有限责任公司。

第二章 审批权限和报销程序

第四条 公司费用开支实行授权审批制度，各级人员在各自的

权限和职责范围内按规定的报销程序进行审核和批准，财务管理部统

筹安排支付；严禁将费用报销化整为零，一旦发现，将视为严重违纪，

并追究费用报销人员和相关审核、审批人员的责任。

第五条 公司董事和总经理因工作需要发生的费用，提供相应的

发票和表单，可以实报实销，其他员工的费用报销按以下表格从左到

右进行报销：

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表 2－1 公司总部部门负责人以下员工费用报销审批权限

报销金额 部门负责人 中心负责人 公司财务部 公司负责人 出纳 审查、支付 ≤500元 审核 审核 审批 —— 审批 ＞500元 审核 审核 审核 审查、支付

表 2－2 公司总部部门负责人费用报销审批权限

出纳 报销金额 中心负责人 公司财务部 公司负责人 —— ≤800元 审核 审批 审核 审查、支付 审查、支付 ＞800元 审核 审批

表 2－3 公司总部中心负责人费用报销审批权限

报销金额 公司财务部 公司负责人 出纳 审查、支付 不限 审核 审批

第六条 地区公司负责人的费用报销由公司财务部负责人

审核，公司负责人审批，其他员工费用报销按以下表格从左到右进行

报销：

表 2－4 地区公司负责人费用报销审批权限

报销金额 公司财务部负责人 公司负责人 出纳 审查、支付 不限 审核 审批

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表 2－5 地区公司部门负责人以下员工费用报销审批权限

报销金额 地区公司 部门负 中心负责人 财务部负责人 负责人 公司负责人 出纳

责人 审核 —— 审查、支 ≤500元 审核 审核 审批 付

＞500元 审核 审核 审核 审核 审批 审查、支

付 表 2－6 地区公司部门负责人费用报销审批权限

报销金额 中心负责人 财务部 负责人 地区公司负 公司负责人 责人 出纳

≤800元 审 核 审批 — — 审查、支付 审核 ＞800元

审核 审核 审核 审批 审查、支付 费用报销审批权限,依公司管理要求做相应的调整. 6

第七条 费用报销相关人员按职责承担相应的责任：

1、费用经办人：应自觉控制、压缩费用，提供记载费用真实发生的合法、有效单据；费用发生后按本规定填写有关的表单和履行费用报销审批程序并提供审批记录，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责；如弄虚作假，虚报费用，将视为严重违纪，公司将视情况予以通报批评或开除，涉及违法犯罪的，将移交政府司法部门处理。

2、部门负责人：在部门工作安排中主动控制、压缩费用，对本部门总体费用水平的合理性负责；对本部门员工报销的各项费用的必要性、合理性、真实性进行审核；如由于审核不严谨，造成公司损失，公司将视情况，予以通报批评或认定为失职，并承担连带赔偿责任。

3、公司中心负责人：审核例常性费用的支付，确认这些费用发生的必要性和合理性。

4、公司总部财务部负责人：批准所管辖部门 500 元及以下例常性费用的支付，审核超过 500 元以上例常性费用的支付，确认这些费用发生的必要性和合理性。

5、公司财务部负责人和地区公司财务部负责人：维护本规定的正常执行，组织公司的费用预算，负责监控公司的费用报销，对重大开支发表意见，审核非例常费用、组织费用报销工作和信息通报

工作；审核报销凭证的合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定；如由于审核不严谨，造成公司损失，公司将视情况，予以通报批评或认定为失职，并承担连带赔偿责任。

6、出纳：负责审查付款手续的完备、正确付款，对于审批手续不全、涂改金额和收款人的单据，不得支付款项。

7、地区公司负责人：批准所管辖公司权限范围内例常性费用的支付，确认这些费用发生的必要性和合理性；

8、公司负责人：批准公司中心负责人和地区公司负责人的费用报销，批准公司中心负责人和地区公司负责人以下员工权限审批范围内的费用报销，批准对外捐款和预算外费用，具有立项权和否决权。

第三章 规范性要求

第八条 各级员工在费用发生时，应取得正规发票或省级财政

监制收据或其他符合财务制度的原始单据，发票必须是发票联或报销

联，用存根联、发货联、记账联不能做报销凭证，取得的发票应是机

打票或定额发票。根据业务情况，原则上应提供增值税专用发票。

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第九条 发票内容要填制齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额要清楚，大、小写要一致。抬头必需按公司营业执照上的公司名填写。报销公交车票、计程车票除 2 人及以上同行外均不得连号。

第十条 报销人应取得真实合法的原始凭证（1）有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局监制章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；（3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单

第十一条 从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），

因保管不善，被盗、遗失，后果自负，原则上不予报销。但有相关证

明和担供有效证据，经公司负责人批准的除外。

第十二条 费用报销时须真实地填写费用报销表单，以便领导

审批。

第十三条 各类费用原始单据应由经手人(或当事人)分类整理后，整齐地粘贴(一律统一使用原始凭证粘贴单以左上角对齐横向依次粘贴。对粘贴不整齐、达不到装订凭证及档案管理要求的，财务管

理部有权要求重新粘贴，并注明单据张数和各类费用金额，准确填列

在报销单上, 费用报销单填写及票据粘贴要求：

1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；

2、费用报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；

3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；

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4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；

5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；

7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；

8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。

9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；

第十四条 如购置多种办公用品、礼品、材料物资等开具一张

发票且未单项列示的，必须同时提供有销售方盖章的销售清单，清单

列示金额与发票一致方可报销。邮资报销应随发票提供寄往目的地的

凭证。

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第四章

差旅费

第十五条 差旅费是除外派员工外，公司员工出差期间因办理

公务而产生的交通费、住宿费和伙食补助费等各项费用。

第十六条 中心负责人因工作需要出差不用申请，需告知公司负责人。其他员工因工作需要到外地出差，应事前填写申请表单，按表 5－1 审批后执行，如果来不及事前申请，应通过 OA、邮件、短信、电话等方式及时补申请，最迟不得迟于出差返回后第三个工作日：

表 5－1 公司总部员工出差审批权限

出差申请人 部门负责人 中心负责人 审批 部门负责人以下员工 审核 —— 部门负责人 审批

第十七条 员工出差途中，因工作需要临时增加出差行程到新

的出差地点，经出差审批人书面、短信或邮件确认后执行。

第十八条 审批人应根据工作需要确定出差人数、地点和时间，

严格控制差旅费用，非本公司业务需要的会议、学习等，审批人不得

批准出差。

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第十九条 公务完成返回公司后，须在 5 个工作日内填写报销

单，注明出差时间，并附上报销票据、出差申请单和出差费用明细表

申请报销。

第二十条 出差申请人需提前借款的，应确认已结清以前借款，

才能申请借款，经财务管理部审核通过后，予以借支，出差的借款额

度应以出差申请所列预算为依据。

第二十一条 交通费用报销

1、在公司所在地级市内因公务外出，公司尽量安排公司车辆出行，如无法安排时，则应尽量乘坐公共汽车、铁路。如有时间限制的

紧急任务、携带公司贵重物品或签约文件、大量或大件宣传资料、电脑等演示设备等特殊情况的，可乘坐计程车，并需在发票背面注明往返地址、时间及理由。

2、员工所选交通工具应以节省时间和节约费用为原则，一般情况下应以火车或汽车作为出行交通工具，路途较远的省外出差，可选乘飞机。出差选择往返交通工具不得超过以下标准：

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表 5－2

员工出差交通标准

职级 轮船 火车 动车或高铁 飞机 单位 总经理、董事会成员 一等舱 软卧 商务座 商务舱 经济舱 公司总部 中心负责人、部门负责人 二等舱 软卧 二等座 部门负责人以下人员 二等舱 硬卧 二等座 经济舱 经济舱 经济舱 公司负责人、中心负责人 地区公司 部门负责人 二等舱 软卧 二等座 二等舱 硬卧 二等座

部门负责人以下人员 二等舱 硬卧 二等座 经济舱 3、员工乘坐交通工具时，应严格按照岗位级别所对应的交通工具票种等级执行，否则不予以报销。如有情况特殊，须在报销单上注明详细原因。

4、到公司各公司出差时，到达当地的车站、码头或机场，各公司应安排车辆接送，如各公司没安排车辆接送，应尽量乘地铁、公共汽车等公共交通车辆，其次则选择计程车。到其它城市出差时，在条件允许的情况下应尽量乘坐当地的公共交通车辆，其次选择计程车。

5、因接送客户需要租车的，须提前填写租车申请，报本部门负责人签字确认后报行政管理部签批，方可租用。租车申请单将作为借款及费用报销凭据。

6、出差报销的士费或餐费时，请上传相对应的出差交通票据（火车票或机票），以备核查。

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第二十二条 住宿费用报销

1、公司总部员工出差到各地区公司，酒店一律由当地公司负责预订和报销。

2、如无工作特殊要求，公司在当地有协议酒店时，应尽量入住协议酒店，如无协议酒店时，应尽量选择就近的经济连锁类型酒店住宿。

3、因公务出差到其它地区，董事会成员、总经理的住宿费提供票据，可据实报销。其他员工出差按实际发生天数报销住宿费，不得超过以下限额报销住宿费（含各类服务费用）：

表 5－3

员工出差住宿标准

职级 港澳地区 省会城市、特区 其他地区 单位 中心负责人 600元(港币)/晚 300 300 130 公司总部 部门负责人 部门负责人以下人员 500元(港币)/晚 150 150 400元(港币)/晚 130 300 公司负责人 600元(港币)/晚 300 150 地区公司 中心负责人、 500元(港币)/晚 130 130 部门负责人及以下人员 400元(港币)/晚 150

4、如果多人同时出差同一个地方的，非部门负责人的员工应安

排同性别的两人同住一间双人房。

5、下级陪同上级领导出差时，食宿可参照上级领导报销标准。

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6、经审批通过的员工，出差人员外地参加会议、学习班、培训等，由组织者统一安排住宿和交通工具的，根据公司公司相关授权逐级审批后，费用可据实报销。

7、住宿费必须列明住宿天数，对单价、住宿日期等项目内容不全的、手续不完整、有涂改现象的单据，一律不予以报销。

第二十三条 出差误餐补助

1、在本市工作到本市其他地方办事的，不视为出差，不发出差误餐补助。

2、出差到各地区公司的，无宴请情况下原则上在当地公司食堂就餐。

3、员工因公务出差到其它地区，或到各地公司出差时，当地公司没有安排就餐，按如下标准补助餐费：港澳台地区早餐每人补助

20 元，中、晚餐每人补助 50 元/餐；市外城市地区早餐每人补助 10

元，中、晚餐每人补助 30 元/餐。

4、司机市内出车的，原则上不产生误餐费，特殊情况产生的误餐费由行政人事中心负责人审批后报销；跨市且在以下时间段出车的： 7:30 之前出车；11:30 前出车，13:30 后回公司；17:00 前出车，18:30之后回公司，可参照本制度标准对相应的时间段发放误餐补

助。司机出车过程中，因故意拖延时间产生餐费等差旅费的，一经发现取消其当天所有差旅费用报销，并视为严重违纪，公司将按相关规定进行处罚。

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5、国内出差按照往返车票（机票或船票）出发/抵达计算出差时间，港澳台及出境出差按照出入境记录来计算出差时间。对于出差人出差期间包含周六、周日，且在出差当地有住址的情况，可根据实际情况确定是否计算为出差时间。

6、出差人员购买车站餐车、茶座的费用一律自理。

7、员工领取出差补助，必须有正规的餐饮发票、出差申请表等票据，特殊情况公司负责人批准后可予以报销。

第二十四条 差旅费报销注意事项

1、员工趁出差或调动工作之便，事先经部门负责人及以上领导批准后就近回家探亲办事，其绕道车、船票，扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人自理。扣除标准：火车按快车（包括特快）票价计算，符合乘坐硬席卧铺条件的，按硬席中铺计算。如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车、船票按实报销，不发给绕道和在家期间的出差伙食费、住宿费，并不予报销绕道期间的市内交通费。

2、出差员工自带交通工具，不报销出差地市内交通费。

3、员工参加在外地召开的各类会议，由主办单位统一安排食宿的，凭票实报实销，不再计发食宿补贴，交通费凭票在限额内报销。凡会议主办单位出具食宿费自理证明的，回各单位按差旅费用报销原则凭票报销。公司内部会议按会议统一安排，据实报销。

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4、员工出差进行特别商务活动，住宿费需超过规定标准以及需异地租车的，须向公司负责人请示和财务管理部备案才可开支，由公

司负责人审批后据实报销，不计入包干费用，但租车后扣除租车当日的市内交通补贴。

5、员工到公司内部单位出差，如由内部单位免费安排食宿的，不再享受出差食宿补贴、但享受市内交通补贴。

6、因工作原因需在出差地请客的或随请的，请客一次当天伙食补贴按 50%计发，请客两次当天不发放出差补助。

7、因工作需要派驻外地的常驻人员，另行规定。

8、员工到公司内部所属单位出差，其住宿费、伙食费、交通费等费用在离开时应全部结清，不允许签单，财务管理部亦不能代为结账。

9、公司司机出市外长途车，以实际天数按一般员工长途出差的住宿、伙食标准包干执行，非特殊情况不享受市内交通补贴。

10、员工出差期间，要提高警惕性，保管好车票、单据，如发生遗失，需有相关证明人或担供有效证据，并经部门领导，财务管理部审批，经公司负责人批准后，方能报销。

11、公司员工随同高级别人员一同出差，其出差标准可按高级别人员相应标准执行。公司员工随同中心总以上级别人员一同出差，原则上不予发放误餐补助和交通补贴。

12、各部门负责人对差旅费借支应根据出差地点、时间、本人差费标准等因素控制借支额度，出差员工必须在返回公司后一周内到财务管理部报账并退回余款，无故拖延不报的，财务管理部有权从本人当月工资中扣回借款，在尚未扣清之前不得重复借款。

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第五章

业务招待费

第二十五条 业务招待费具体包含交际住宿安排、接待用餐、

文娱活动、赠送礼品等费用支出。

第二十六条 业务招待费的支出应以“厉行节约，合理开支，

严格控制，超标自负”为原则。

第二十七条 业务招待坚持对口接待的原则。公司总部部门负

责人及以上人员、地区公司负责人、中心负责人，由办公室统一安排

接待；地区公司部门负责人及一般工作人员，由对口职能部门与办公

室会商后安排接待；外部单位一般人员，由各公司对口职能部门或业

务部门安排接待，外部单位重要领导应与办公室会商接待。

第二十八条 各类业务招待，接待部门应适当从紧控制陪同人员，陪

同人员一般不应超过需接待人员的 3 倍。若需接待人员为 1 人， 3 倍的陪同人员数量限制可以有所放宽，但最多不能超过 6 倍。陪同人数超过 3 倍必须事先经中心负责人批准，该书面批准文件作为费用报销必备附件。

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第十章

附则

第四十九条 本制度实施后，原有的类似制度自行终止，与本

制度有抵触的规定以本制度为准。

第五十条 本制度由公司行政部负责解释、财务部修订，本制度

自颁布之日起实施。

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第二十九条 接待标准：具体见下页表 6-1

表 6－1 接待标准 项目 接待对象 接待最高标准 备注 本市的外单位客人 原则上不安排住房 非本市的外单位客人 由客人自理的应按客人的要求 安排 公司安排单间或套房的由行政 管理部报公司负责人批准 董事会成员、公司总经 理 住房 标准 中心负责人、 分公司负责人 按需安排 协议酒店，但价格不能 公司部门负责人及 分公司中心负责人 超过规定的标准 公司部门负责人以 下人员、分公司中心负 责人以下人员 原则上住员工宿舍，如需安排 单间或标间的， 按快捷酒店标 准安排，由行政中心负责人批 准 项目 接待对象 接待最高标准 备注 公司部门负责人及以上 有食堂按工作餐标准尽量在食 1、 以上标准既包含从公司领 人员，分公司中心负责 堂就餐，不配备食堂的每餐接 用酒，也包含外购酒及饮料 人及以上人员 待标 准为 100 元/人 等。使用高档烟酒须经公司负 责人批准。2、午餐招待原则 公司部门负责人以下人 有食堂按工作餐标准尽量在食 上不饮用酒类，确有需要时也 员，子公司、分公司中 堂就餐，不配备食堂的每餐接 应适量控制；接待所需烟酒原 用餐 心负责人以下人员 待标 准为 60 元/人 则上自备。3、 如未配备食堂， 标准 接待用餐一般 应由行政管理 外单位一般职员 每餐 60 元/人 部统筹安排，就近安 排饭店 由行政管理部和办公室会商后 招待。陪客人员不得随意提 高就餐标准，超过规定标准的 外单位重要领导 报领导批准 部分自行承担，公司不予报 销。 文娱 活 动、 原则上不安排文娱活动，不赠送贵重礼品、 纪念 品， 赠送 特殊情况应事先报公司负责人批准。 礼品 标准 20

第三十条 业务招待费严格实行预算计划额度控制和事前审批

制度，各部门突破预算总额指标或费用计划总额、单次招待标准后的

支出应报公司负责人批准。各部门执行交际业务前，应填写《业务招

待费申请单》，经部门负责人签字后报行政审核，由行政复核招待标

准并报分管领导同意后方可执行。

第三十一条 原则上杜绝无票的费用开支。如工作业务需要开

支无票费用（如娱乐费、洗理费等），500 元以上需事前先请示公

司负责人同意后再执行。对此类无票费用，需提供相关联的有效证明，

才可报销。每月开支的无票费用， 需以文字报告的形式报公司负责

人审批后，方可进行相应账务处理。

第三十二条 交际应酬客人发生的礼品费报销，200元以上必

须出具购货单位（商场、酒店等）的电脑打印明细清单，否则财务一

律不予报销。

第三十三条 所有招待费用开支原则上至少有两人经手，由职

务高者负责接待和报账，出具发票和本次用餐菜单明细，否则不予报

销。如发现乱报、虚报、 多报等违纪现象，经证实后不论金额大小

扣除半个月工资。

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第三十四条 专程陪客旅游，须经公司负责人批准，经办人在

公司负责人批准的定额内控制费用。

第三十五条 各部门分别设置各部门交际应酬费台帐，中心负

责人及以上人员单设个人交际应酬费台账，财务管理部应按部门、费

用项目建立明细账，各项交际应酬费报销后，各部门须按真实原则逐

笔记录交际时间、地点和具体内容， 按月送交财务部会计审核无误

后签字。各部门业务招待费台账根据需要提交部门、中心、公司负责

人审阅。

第六章

其他报销费用

第三十六条 员工因加班或外出市内办事所发生的交通费用可

据实报销。 报销票据须为当月票据，必须有票号，不得用连号或隔

号连号票，更不得用互相交换连号票、过期票据及市外客车票据报销，

违者取消当月交通费的报销。

第三十七条 公司员工因加班误餐，不进行误餐报销。

第三十八条 享受汽车补贴的，由本人提供有关汽车费用的有

效发票在财务部门按批准金额报账。

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第三十九条 享受通讯费用报销的人员，每月按公司负责人批

准的标准在限额内按实际发生额报销一次，通讯费的报销只能是本人

使用的当月一台手机费用，不得用第二台手机或家用电话费报账。

第四十条 汽车费用的报销，行政管理部和财务管理部应严格

按照公司的规定审核各项费用（包括汽车维修费、汽油费、养路费、

保险费、过路费、过桥费等），如未遵守公司的汽车费用管理规定

进行审核，一律按照违纪行为给予处罚，由于违反交通法规导致的罚

款，一律不准报销。

第七章

补充规定

第四十一条 员工出差至外地报销了误餐补助或城市公司在当

地食堂安排了就餐，当月工资中将不再发放出差期间的误餐补助。

第四十二条 司机违反交通法规，发生的第一次违章罚款由公司

和个人各承担一半费用，之后再发生的违章罚款将由司机本人承担。

如因特殊原因造成的违章罚款，经公司总经理特批后可给予报销。

第四十三条 出差人员要合理安排行程，尽量控制行程变更计划，

以减少行程变更产生的退订改签费用。

第四十四条 办公费用管

1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门对所属单位发生的办公费负责，行政部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。

2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政负责采购、印刷。

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3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印制。

4、各公司所需办公用品，在月度未 25 号前填编写“办公用品计划书”，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购；

6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。

第八章 罚 则

第四十五条 未按审批程序办理费用报销的，对责任人罚款 100

元/次。

第四十六条 越权审批费用开支，未造成损失的，对审批责任人罚款 100 元/次；造成损失的，由审批责任人全额承担。

第四十七条 部门费用必须在年度预算额度内开支，未经审批超额度开支 的，按超出金额的 100%罚款。

第四十八条

费用开支弄虚作假，除收回弄虚作假金额外，另

对相关责任人处以违纪金额 100%的罚款，且视为严重违纪，情节严

重的，依法追究法律责任。

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第十章

附则

第四十九条 本制度实施后，原有的类似制度自行终止，与本

制度有抵触的规定以本制度为准。

第五十条 本制度由公司行政部负责解释、财务部修订，本制度

自颁布之日起实施。

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