加强信息化建设提升企业管理水平

梁秋霖 陈佳

摘 要：网络技术日益成熟的今天，信息化建设是企业的必然选择，也是提升企业竞争力的利器和手段。本文作者

结合该公司信息化建设的现状，提出通过引进管理软件的手段，提升信息化建设水平。同时，介绍了信息化建设取得的成果和已带给企业的效益，并对今后公司信息化建设的总体框架做了规划。

关键词：企业管理 信息化建设 软件 网络技术

中图分类号：F270.7 文献标识码：B 文章编号：1002-3607（2011）09-0012-02

随着网络技术的日趋融合，在以信息技术为代表的高新技术迅速发展的今天，以信息化建设带动企业发展和进步已显得尤为重要。机电安装市场的开放性和竞争性与日俱增，提高企业生产、经营、管理、决策的效率和水平，提高企业在激烈竞争中的生存和发展能力，信息化建设是企业的必然选择。广州市机电安装有限公司是广州市机电设备安装行业中一家综合性国有骨干施工企业，随着公司不断发展壮大，逐步成为今天以现代经营理念、现代技术手段、现代管理模式为导向的，广州地区乃至广东省内区域性综合建筑安装的龙头企业之一，建立一个信息化办公平台，实现经营、管理、决策三位一体的联动机制，为公司整体发展战略的实现提供支撑平台。

公司充分认识到，随着生产经营业务的不断扩大，亟待加强与业务管理相适应的信息化建设。那么，通过何种手段，以何种高效方式来加强企业信息化建设呢？经过积极调研，并结合企业自身特点和管理需求，确定通过引进成熟的管理软件系统的手段，规范办公流程，优化管理模式，从而达到提升企业信息化建设，提高企业综合管理水平的目的。

1. 公司信息化体系建设现状

公司进行信息化工作要追溯到2002年上的一套办公自动化系统。这套系统在一段时间内，对公司业务流程规范管理、文档管理等方面起了重要的作用。但是随着公司战略目标的逐渐明确，企业运作对信息化水平要求的不断提高，该办公自动化系统已经无法满足公司战略发展的需求。突出表现在以下方面：

◆ 不能实现业务流程和审批流程的电子化；

◆ 缺乏知识共享能力，无法对信息资源进行高效管理和利用；

◆ 系统各自独立，没有实现应用集成，造成资源重复浪费。

因此，如何进一步利用信息化促进管理提升和业务发展，如何构筑企业有效的管理监控模式，并建立规范运作程序等问题使公司领导把目光聚焦在“企业信息化”这一焦点上。重新上一套能够配合公司战略发展、满足实际业务工作需求的信息系统，逐渐提到了公司领导层的日程中。

2. 通过引进管理软件，提升信息化建设水平2.1 以企业需求为目的，选择合适的管理软件

随着信息建设速度的加快，各类企业管理软件应运而生。如何在众多的管理软件中选择适合自己企业使用的软件呢？公司从自身管理需求为出发点，从资金投入少、实施周期短、收益回报快、个性需求灵活、操作人性化、稳定性高、技术支持好等方面考虑，经过多方比较与考量，确定选用协同办公软件系统。该软件系统是覆盖全公司的办公管理平台，可以实现集中式管理并期望实现以下功能：

◆实现信息与知识的共享，加强沟通与协作；◆实现移动办公，提高工作效率和质量；◆便于升级扩容，并容易实现分级管理；

◆实现公文流转电子化，规范企业流程运作并提高企业运作效率；

◆形成健康、积极的文化氛围，增强企业的凝聚力。2.2 管理软件系统建设原则

考虑到公司实际工作中所面对的问题、应用需求和设计目标，结合之前公司实施工程合同经营管理系统的实践经验的借鉴，采取以下系统建设原则：

★ 先局部后整体

针对核心问题，用最小代价、最短时间实现成功上线和应用固化，达成项目阶段性成功，为后续的扩散、改进、提升建立基础立足点，取得组织级的认同和支持。先以公司协同工作、公文流转、流程审批、信息

发布的高效性、易用性、便利性为核心解决关键问题，在确认核心问题解决的情况下，考虑应用集成、数据交换、应用丰富的问题。

★ 先纵向后横向

根据组织管理的原则，建设公共性规范，再建设具有业务特色的个性化规范。同时，考虑系统先期部署的范围和今后应用扩散的方便性、可复制性，优先完成一个垂直业务体系的部署，再着手进行横向推广，以便获得成熟经验、能够良好把握应用的人力资源积累、规避已经出现的问题、节约时间成本。先完成以公司本部为核心的垂直业务体系部署，优先固化使用频率最高、范围最大的公共性流程、应用。再固化各个分公司特色业务的流程、应用。

★ 先组织后个人

因管理软件不但是一个组织沟通管理的平台，更具备了个人事务处理的强大功能，能够将组织级的相关指令、信息等与跟人工作的日程、计划知识、任务再分工、项目、部门、团队等管理紧密结合，且可以充分集成客户已经具备的电子邮件、网站等应用手段，达成与外部客户的信息快速、无障碍沟通。先期关注建设以刚性流程、知识管理为核心的组织应用，提升关键业务的运行效率、效果。其次关注建设以柔性流程、个人事务管理为核心的个体业务模式提升，创造全员基于网络、信息技术为核心的高效、便捷的全新业务模式，达成从组织到个人的业务承载能力和效率提升。

(3)信息发布平台加强了内部信息的有效共享和快速传递。

3.1.2 协作性、灵活性显著提高专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。该软件的应用，不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通的润滑剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。

3.1.3 提高了管理效率

在该软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。

3.1.4 规范性增强

在该软件平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。

3.1.5 实现了知识管理

软件系统中的文档管理可以使优秀员工的思想技能不断积累，能即时管理、更新每个部门的各种资料，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。

2.3 管理软件系统的应用

在公司领导的大力支持和全体职工的积极配合下，目前该管理软件的推广进程正有序推进。为帮助公司属下各单位更好地学习和应用该系统，从系统正式上线到现在，公司先后举办了各类不同层次、不同内容的培训课，且取得了较好的效果。此外，为进一步推动员工对该系统的学习积极性，公司开展了该系统的知识和操作考核工作，并以一定的奖惩手段来激发广大职工学好、用好该系统的积极性。

此外，在保证该管理软件良好运行的前提下，我们精益求精，不断探索和挖掘其潜在的功能，进一步对系统中存在的未达到管理目标要求和业务流程的地方进行优化，使之趋于成熟和完善。相信随着系统功能的进一步完善，该系统的推广应该有一个较好的未来。

3. 信息化建设的成果及带给企业的效益

3.1 信息化建设的成果

3.1.1 使用该系统后使管理工作变得快捷

(1)信息流通快，以前两三天处理的一个事务，在平台上可以压缩在1小时内完成。

(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，大大减少了工作量。

3.2 带给企业的显著效果及经济效益

3.2.1 提高工作效率、缩短内部信息流转和交流周期在引进管理软件之前，所有的工作都是手工进行，引进之后，可以利用计算机自动信息流转和推送。利用系统减少了行政人员的工作量、提高了管理工作的准确度, 加速了信息的流转速度，提高了企业的整体运作效率。

3.2.2 工作过程易于监控

在引进管理软件之前，想实时了解项目和事件工作进度是非常困难的，只能通过电话追访当事人了解，但是当事人叙述往往因个人利益或逃避责任角度，会失客观不准确甚至相互推诿，若想查明问题的真正责任在哪个部门、哪个员工身上难度较大。引进后，只需轻点鼠标，即可及时知道任务进度及现在状态及经手人处理是否及时等情况，使企业管理人员可以随时查看各种信息数据,准确掌握组织内成员工作进度，动态、实时地跟踪员工工作情况，并对发现的问题及时进行纠正。

3.2.3 优化管理模式、规范管理、提高企业管理水平 引进管理软件后，不但公司能通过系统快速准确传递大量信息到各个部门、分公司、个人，克服了许多纸张传递随意性、追踪性差等各种困难，而且随时随地接受来自于部门、分公司、个人的工作建议及反馈意见。改变了原有的单向、被动式的内部沟通模式，强化互动沟通的效果及速度。

3.2.4 提高人员素质

在使用管理软件后，各个部门可以通过这个知识管理平台把部门内相关工作知识和行业知识进行归类上传

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肖志勇

摘 要：人力资源管理经历20多年发展，无论是多么先进的理论和手段，要成为有效用和效率的工具，必须与企业

的实际结合，形成企业独特的竞争优势，真正做到“以企业为根，以人为本”。本文作者详细地分析了传统国有企业人力资源管理存在的问题、新经济时代人力资源管理面临的挑战以及人力资源管理发展的可能趋势和国企人力资源管理的出路，并结合中建改制企业人力资源管理实践，提出了新形势下国企人力资源管理的对策。

关键词：国有企业 人力资源管理 问题与对策

中图分类号：F272.92 文献标识码：B 文章编号：1002-3607（2011）09-0014-04

进入知识经济时代，智力资本成为全球竞争的第一要素，人力资源管理的重要性愈加突显，已成为企业发展战略的重要组成部分，重视人才已成为企业家的共

识。然而，传统的国有企业在人才竞争中越来越处于劣势，他们因为人才问题而束手无策，企业也因为这种竞争性软资源的匮乏而失去发展的动力。

管理，并经常组织员工进行主动学习，员工可以随时通过该系统进行知识查阅与学习。由此员工素质可以得到逐步提高，员工的竞争意识和学习氛围得到了加强，而新的员工及换新岗员工都可以通过这个知识管理功能进行随时自主学习岗位知识及企业制度，真正做到利用信息化来提高员工素质及竞争力。

3.2.5 提高办公设备使用寿命，节约办公用品费用引进管理软件之前，各分公司及部门下达计划、公文、通知、各个部门之间的审批单，收发登记表等全部用纸张打印出来。使用系统后，这些文件、单据及报表不必再进行打印，各级管理人员通过系统便可以下发公文、审批单、进行部门的对接、对数据进行查询，这样公司每年仅A4纸张便可节约140万张。同时，节约了文件打印复印的油墨及设备维修费用共计20多万元。

3.2.6 带给企业的长远效益

(1)将信息技术、现代管理技术等与日常工作相结合，带动企业工作流程与工具的创新、企业管理模式的创新、企业间协作关系的创新，为公司发展转型及提升奠定了基础。

(2)为今后规划和实施公司信息一体化管理打下了良好的基础。

息化的目标是为公司业务的发展和战略目标提供强有力的管理手段保障。

4.1 公司信息化基础：

工程合同经营管理系统：工程经营财务管理系统组织管理系统：用友协同办公系统备份系统：泰坦档案管理系统公司网站系统

4.2 信息化总体规划

公司信息化建设是整合企业管理理念、业务流程、基础资料、人、财、物于一体的企业协同办公管理系统。

1个网络：建设一个高速、宽带、安全的覆盖公司所有范围的传送网络。

1个平台：建设一个安全、海量、多功能的信息交换平台。

结束语

在网络信息化时代，我们深深地意识到，信息化建设是企业的一项重要工作，信息化是企业的必然选择，也是提升企业竞争力的利器和手段。存在于企业工作中的流程繁乱、信息滞后、核实困难、管理松散、缺乏沟通等企业发展中面临的隐患，相信也将随着企业信息化建设的不断进步逐渐得以妥善解决，企业应对新形势下市场要求变化和企业扩张发展需求的能力也会进一步提高。

(作者梁秋霖，广州市机电安装有限公司董事长、总经理，高级工程师；陈佳，广州市机电安装有限公司办公室秘书组组长)

4. 今后企业信息化建设的总体框架规划

公司信息化发展建设必须符合设计先进、实用性强、注重效果、节省投资、操作简便、符合建筑行业特点和市场情况等要求。根据公司战略发展目标，公司信

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