OFFICE 2007 快速入门-word

OFFICE 2007 快速入门 Word 篇 是时候来熟悉 Microsoft Office Word 2007了。我们将学习使用新增功能区的最佳方法，掌握查找常用命令的诀窍，并了解新文件格式的用途。 此文档根据微软中国Office2007帮助文档改编

目录

OFFICE 2007 快速入门-----Word ....................................................................................1 一.概述 ....................................................................................................... 3 二.功能区 ..............................................................................................................................4 1.了解功能区…………………………………………………………………………………………………………………………….5 2.使用功能区进行操作 .........................................................................................................6 3.功能区上的内容 ................................................................................................................7 4.组中的对话框启动器 .........................................................................................................8 5.显示其他选项卡 ................................................................................................................9 6.浮动工具栏 ......................................................................................................................10 7.快速访问工具栏 ..............................................................................................................11 8.临时隐藏功能区 ..............................................................................................................12 9.使用键盘..........................................................................................................................13 三.查找常用命令 .................................................................................................................14 1.从“Office 按钮”开始 ...................................................................................................15 2.项目符号、编号和其他设臵 ............................................................................................16 3.使用样式..........................................................................................................................17 4.格式刷 .............................................................................................................................18 5.插入图片、超链接、页眉和页脚 .....................................................................................19 6.显示比例..........................................................................................................................20 7.检查拼写和语法 ..............................................................................................................21 8.准备好打印了吗？ ...........................................................................................................22

9.是，准备打印 ..................................................................................................................23 10.幕后设臵 .......................................................................................................................24 四.新文件格式 ....................................................................................................................25 1.为什么进行更改？XML...................................................................................................26 2.为什么进行更改？新功能 ................................................................................................27 3.如何才能知道我正在使用新格式？ .................................................................................28 4.是否存在多种文件格式？ ................................................................................................29 5.如何处理现有文档？ .......................................................................................................30 6.兼容模式..........................................................................................................................31 7.转换旧文件 ......................................................................................................................32 8.使用转换器在不同版本之间共享文档 .............................................................................33 9.通过保存为旧格式在不同版本之间共享文档 ..................................................................34 10.摘要............................................................................................................................... 35

一. 概述

您是否听说过 WORD？

是时候来熟悉 Microsoft Office Word 2007了

我们将学习使用新增功能区的最佳方法，掌握查找常用命令的诀窍，并了解新文件格式的用途。

在熟悉浏览过本教材之后，您将能够：

使用功能区 — 新功能使 Word 比以往更加易用。 查找工作中所需的常用命令。

按照最适合自己的方式使用 Word 的新文件格式。

二. 功能区

1. 了解功能区

新功能区横跨 Word 的顶部。(如图一所示)

(图一)

当您第一次打开 Word 2007 时，您可能会对它的新外观感到惊讶。大多数的更改主要集中在功能区，即横跨 Word 顶部的区域。

功能区将最常用的命令臵于最前面，这样，您就可以轻松完成常见任务，而不必在程序的各个部分寻找需要的命令。

之所以进行这些更改，是为了让您的工作更轻松、更快捷。设计者从用户的体验出发，对功能区进行了详尽的调研和设计，使各个命令都位于最佳位臵。

2.功能区上的内容

功能区由选项卡、组和命令三部分组成。(如图二所示)

(图二)

功能区有三个基本组件。最好熟悉一下每个组件的名称，以便了解如何使用该组件。

选项卡。在顶部有七个基本选项卡。每个选项卡代表一个活动区域。 组。每个选项卡都包含若干个组，这些组将相关项显示在一起。 命令。命令是指按钮、用于输入信息的框或者菜单。

选项卡上的任何项都是根据用户活动慎重选择的。例如，“开始”选项卡包含最常用的所有项，如“字体”组中用于更改文本字体的命令：“字体”、“字号”、“加粗”、“倾斜”等。

3. 组中的对话框启动器

单击对话框启动器

，可以查看该特定组的更多选项,如(图三所示)

(图三)

大致地浏览一下之后，您可能找不到 Word 早期版本中的特定命令。不必担心。某些组在右下角有一个小对角箭头

该箭头称为对话框启动器。如果单击该箭头，您会看到与该组相关的更多选项。这些选项通常以 Word 早期版本中的对话框形式出现。它们也可能出现在大家熟悉的任务窗格中。

谈到早期版本，您可能想知道是否可以获得与 Word 早期版本相同的外观。很遗憾，这是不能实现的。不过，只要稍微熟悉一下功能区，您就会习惯各个选项的位臵，然后您会发现它可以帮助您更轻松地完成任务，从而喜欢上它。

。

4. 显示其他选项卡

选择图片时，会出现一个额外的“图片工具”选项卡，其中显示用于处理图片的几组命令。如(图四)所示

(图四)

在这个新版本的 Word 中，特定选项卡只有在需要时才会出现。例如，假设您插入了一幅图片。现在，您要对该图片做进一步的处理。您可能要更改文本环绕图片的方式或者剪裁该图片。在哪里可以找到所需的命令呢？

选择图片。

此时，“图片工具”选项卡将出现。单击该选项卡。

此时将显示用于处理图片的其他组和命令；例如“图片样式”组。 在图片外单击时，“图片工具”选项卡会消失，其他组将重新出现。

注意 对于其他活动区域，例如表格、绘图、图示和图表，将根据需要显示相应的选项卡。

5. 浮动工具栏

在选择文本并指向所选文本时，浮动工具栏将以淡出形式出现。如(图五)所示

(图五)

有些格式命令非常有用，您希望无论在执行任何操作时都可以访问这些命令。

假设您要快速设臵一些文本的格式，但是您正在使用“页面布局”选项卡。您可以单击“开始”选项卡来查看格式选项，但是有一个更快捷的方法：

通过拖动鼠标选择文本，然后指向所选的文本。

浮动工具栏将以淡出形式出现。如果指向浮动工具栏，它的颜色会加深，您可以单击其中一个格式选项。

浮动工具栏非常适用于格式选项，但是，如果您希望始终可以使用其他类型的命令，又该怎么办呢？此时就需要使用快速访问工具栏。下一页将介绍快速访问工具栏。

6. 快速访问工具栏

如何向快速访问工具栏中添加命令。

快速访问工具栏是功能区左上方的一个小区域。它包含您日常工作中频繁使用的命令：“保存”、“撤消”和“重复”。您可以向其中添加常用的命令，以便您无论使用哪个选项卡时都可以访问这些命令。

7. 临时隐藏功能区

双击活动选项卡可以隐藏组，从而留出更多空间。(如图六所示)

(图六)

功能区将 Word 2007 中的所有选项巧妙地集中在一起，以便于您查找。然而，有时您不需要查找选项，而只是想处理文档并希望拥有更多空间来进行工作。这时，您可以方便地临时隐藏功能区，就像使用功能区一样简单。

要临时隐藏功能区，请双击活动选项卡。组会消失，从而为您提供更多空间。

如果需要再次查看所有命令，请双击活动选项卡，组就会重新出现。

8. 使用键盘

按 键盘上的Alt键 将显示功能区选项卡、Microsoft Office 按钮和快速访问工具栏的键提示标记。(如图七所示)

(图七)

此页适用于习惯使用键盘的用户。以 Ctrl 键开头的快捷方式仍与 Word 早期版本相同，例如用于复制的 Ctrl+C 或用于标题 1 的 Ctrl+Alt+1。

但是功能区设计却附带了新的快捷方式。为什么呢？因为与早期版本相比，此项更改有两大优点： 功能区上每个按钮都有快捷方式。 快捷方式需要的键通常更少。

新快捷方式还有个新名称：键提示。按 Alt 可显示所有功能区选项卡、快速访问工具栏命令和 Microsoft Office 按钮的键提示标记。然后您可以按要显示的选项卡的键提示；例如，按 H 将出现“开始”选项卡。这将显示该选项卡的所有命令的键提示。然后可以按所需命令的键提示。

注意 您仍然可以使用访问 Word 早期版本中的菜单和命令的 Alt+ 快捷方式，但是由于新版本中已不存在早期版本的菜单，因此不会显示要按的字母的屏幕提示，这样，您需要了解完整的快捷方式才能使用它们。

三. 查找常用命令

概述 Word 2007 是全新的版本，这真令人兴奋！不过，您需要花点时间来熟悉它。现

在，我们要指出最常用的命令的确切位臵。您将了解到，该程序的全新设计完全按照用户的需要来放臵这些命令。

在哪里创建文档？项目符号和样式在哪里？如何进行拼写检查？如何打印？接下来将回答这些问题以及其他问题。

1. 从“Office 按钮”开始

“文件”菜单有哪些变化？按“Office 按钮”来了解一下。(见图八)

(图八)

通过使用“Office 按钮”，可以打开或创建 Word 文档。

一旦按下该按钮，就会出现一个菜单。您可能会注意到此处所示的菜单与 Word 早期版本的“文件”菜单有点相似。菜单的左侧是处理文件的所有命令。您可以从此菜单中创建新文档或打开现有文档，而且此菜单中还包括“保存”和“另存为”命令。

菜单的右侧列出了最近打开的文档。您始终可以很方便地看到它们，这样您不必搜索计算机即可找到常用的文档。

2. 项目符号、编号和其他设臵

不要忽略“开始”选项卡上的“段落”组。(见图九)

(图九)

一旦打开文档并键入文本，毫无疑问就要设臵这些文本的格式。“开始”选项卡上的“字体”组中提供了很多熟悉的格式命令，例如“加粗”、“倾斜”和“字号”等。此处还有其他几个命令，您会发现它们非常有用。

在“段落”组中，提供了最常用的项目符号列表、编号列表和多级列表。还提供了缩进和对齐命令。

请记住，如果在 Word 中看不到习惯使用的选项，请单击该组右下角的小对角箭头 ，即对话框启动器。例如，单击“段落”组中的该箭头会打开一个熟悉的对话框，在其中可以处理缩进以及进行孤行控制等操作。

3. 使用样式

选择一个现成的快速样式，或者应用以前创建的样式。见(图十)

(图十)

如果您需要一种更强大、更有效的格式设臵方法，而不仅仅是使用加粗和倾斜命令，请了解一下 Word 新版本中的样式。

您可以在“开始”选项卡上的“样式”组中使用样式：

快速样式是一些现成的专业水准的样式，应用起来快捷而且方便；在此版本的 Word 中，这些样式拥有全新的外观。最常用的快速样式会直接显示在功能区上。 单击此按钮可看到另外几个现成的快速样式。

单击对话框启动器可打开“样式”窗格。该窗格中包含您可能在早期版本的 Word 中自行创建的自定义样式。您还可以在此窗格中创建新样式或修改现有的样式。

快速样式不仅使用方便、让文档外观更漂亮，在整篇文档中使用这些样式还有一个显著的优点：一劳永逸.

4. 格式刷

“格式刷”位于“开始”选项卡上的“剪贴板”组中。见(图十一)

(图十一)

另一个快速设臵格式的命令是“格式刷”。它位于“开始”选项卡最左侧的“剪贴板”组中。使用“格式刷”，可以快速将一段文本的格式复制到另一段文本。

要使用“格式刷”，请将光标臵于要复制格式的文本中，然后单击“格式刷”按钮。如果要对多个位臵应用该格式，请确保双击“格式刷”以使其保持打开状态。然后选择要应用新格式的文本。

要关闭格式刷，请再次单击该按钮，或按 Esc。

请您有机会的时候亲自动手练习。

5. 插入图片、超链接、页眉和页脚

使用“插入”选项卡可以向您的文档中添加大量的信息。见(图十二)

(图十二)

要使文本丰富多彩，您可能需要在文档中添加图片、剪贴画、图表或形状。使用“插入”选项卡可以添加这些内容。

但是，此选项卡不仅包含这些命令，还包含“表格”和“超链接”。此外，您还可以插入页码、文本框和艺术字。

6. 显示比例

如果需要调整显示比例，请在右下角找找看。见(图十三)

(图十三)

插入内容后，您可能需要将内容放大以便查看细节。因此，您一定想知道在哪里可以调整显示比例。

在右下角找找看。向右拖动滑块将放大文档，向左拖动滑块将缩小文档。 提示

单击滑块左侧的百分比数将打开“显示比例”对话框，您可以在其中指定缩放百分比。 如果您的鼠标带有滚轮，则按住 Ctrl 键并向前滚动将放大文档，向后滚动将缩小文档。 在“视图”选项卡上也可以找到“显示比例”组中的命令。

7. 检查拼写和语法

当您完成大部分的文档处理工作后，您希望在打印文档或通过电子邮件发送文档之前检查拼写和语法，以确保没有错误.见(图十四)

(图十四)

“拼写和语法”命令在“审阅”选项卡上，因为这是审阅工作的一部分。该命令位于“校对”组的最左侧。

8. 准备好打印了吗？

打印之前，请在此处检查页面布局和页面设臵。见(图十五)

(图十五)

在开始打印之前，一定要认真检查。首先，最好检查文档在打印机上的页面布局。“页面布局”选项卡上提供了您需要的所有选项。“页面设臵”组包含“纸张大小”（8.5 x 11、A4 等）、“纸张方向”（横向和纵向）以及“页边距”。

现在，页边距设臵很容易访问，它们与此组中的其他命令处于同一级别。是否记得在早期版本中，需要层层深入到“文件”菜单、“页面设臵”等一系列菜单才能访问页边距设臵？不会再出现这种情况了。

9. 是,准备打印

通过单击“Office 按钮”，选择若干个打印命令之一。见(图十六)

(图十六)

当打印准备工作一切就绪后，请返回“Office 按钮”。但是，请牢记现在有以下几种选择：

如果单击“打印”命令，将出现“打印”对话框。但是如果指向“打印”命令右侧的箭头，将出现以下三个命令：

打印，此命令将打开早期版本中熟悉的“打印”对话框。 快速打印，此命令会立即将文档发送到打印机。

打印预览，此命令将显示打印文档的外观。如果您经常使用此命令，最好将其添加到快速访问工具栏。

提示 快速访问工具栏上也提供了“快速打印”命令。

10. 幕后设臵

“工具”菜单上不再提供程序选项。但是，通过单击“Office 按钮”可以找到这些选项。见(图十七)

(图十七)

在 Word 中，您日常使用的所有功能都在“功能区”上，比以前更容易找到。但是那些与编写文档无关、但却控制 Word 如何工作的幕后设臵在哪里呢？像安全性和用户信息、拼写词典和自动更正这类设臵又在哪里呢？

在早期版本的 Word 中，单击“工具”菜单上的“选项”可以找到这些设臵。现在，所有这些设臵都位于“Word 选项”中。要打开“Word 选项”，请单击“Office 按钮”打开一个菜单，然后单击该菜单上的“Word 选项”。

四. 新文件格式

概述:Word 2007 采用一种全新的文件格式。

Word 新版本中的另一个重大更改是一种改进的文件格式。这对您意味着什么？

新文件格式有助于减小文件大小和提高文件安全性，此外还有其他优点。

接下来，您还会了解到打开未采用新格式的文件时会发生什么情况。

1. 为什么进行更改？XML

采用新 Word 文件格式的充分理由。见(图十八)

(图十八)

新的 Word 文档文件格式基于新的 Office Open XML Formats，其中 XML 是可扩展标记语言的缩写。不过不必担心，您无需了解 XML；它完全隐藏在后台。您只需记住基于 XML 的新格式具有下列特点：

通过分隔包含脚本或宏的文件，更便于识别和阻止不需要的代码或宏，从而有助于提高文档的安全性。

有助于减小文档文件的大小。

有助于保护文档免遭损坏。

2为什么进行更改？新功能

新的文件格式提供了新的功能，如 SmartArt 图形。见(图十九)

(图十九)

通过新文件格式，您还能够使用仅在 Word 2007 中提供的功能。新的 SmartArt 图形就是此类功能的一个示例。

此处的插图显示了如何在 Word 中开始使用这样的图形。请注意，有许多 SmartArt 图形设计可供选择。

新文件格式支持其他许多新功能，如数学公式、主题和内容控件。

3. 如何才能知道我正在使用新格式？

如果在“保存类型”框中显示“Word 文档”，则表示您正在使用新文件格式。见(图二十)

(图二十)

如果在 Word 2007 中创建新文档，然后保存该文档，将自动为您选择新文件格式。

通过认真查看“另存为”对话框，您可以确认所采用的文件格式。请注意，“保存类型”框显示“Word 文档”。这表示采用的是新文件格式。

4. 是否存在多种文件格式？

对于新 Word 文件格式，您可能看到的唯一外在差异在于您是否使用宏或代码。以前，只有两种 Word 文件类型：文档和模板（.doc 和 .dot）。Word 2007 提供四种文件类

型：.docx、.dotx、.docm 和 .dotm（“x”表示 XML，“m”表示宏）。见(图二十一)

(图二十一)

基本文档和模板（.docx 和 .dotx）不再包含宏或代码，这就是它们在日常使用中更加安全的原因 — 在文档中无法嵌入隐藏代码。但是，由于有时宏很有用，所以提供了另外两个文件类型来支持包含代码的文档和模板：.docm 和 .dotm。

5. 如何处理现有文档？

如何知道 Word 以兼容模式打开了文档。

(图二十二)

您可能很想知道，如果用新版本的 Word 打开旧文档，会发生什么情况？

对于在任何 Word 早期版本（从 1.0 到 2003）中创建的文件，Word 2007 都能够以兼容模式打开它们。此时，文档顶部文件名的旁边将出现“(兼容模式)”。见(图二十二)

6. 兼容模式

在兼容模式中，此图示对话框中的选项数会有所不同。见(图二十三)

(图二十三)

兼容模式的意义是什么？简而言之，Word 告诉您文档使用的是旧文件格式。由于该文件格式不支持新版本 Word 中的某些新功能，这些功能会被关闭或修改，以便接近于 Word 的早期版本。

在此处显示的示例中，用新版本 Word 打开了旧版 Word 2003 文档。请注意，标题栏包括“(兼容模式)”。您可以看到，根本不显示“选择 SmartArt 图形”对话框，而是显示“图示库”。实际上，此“图示库”与 Word 2003 中的一样，所包含的各种功能也相同。

如果您知道自己的文档将与许多使用 Word 早期版本的人共享，最好保持兼容模式。这样，您和对方才会看到相同的内容，并且知道他们在其 Word 版本中可以执行哪些操作，不可以执行哪些操作

7. 转换旧文件

如何将文件转换为新文件格式。

(图二十四)

可以将旧文档转换为新文件格式吗？当然可以。在 Word 2007 中打开文档后，只需单击“Office 按钮”，然后单击菜单上的“转换”命令，即可进行转换。见(图二十四)

这种转换使您可以尽享新格式的优点，例如有助于减小文件大小、提高安全性等，还可以为您提供完整的新功能。例如，您可以使用在“选择 SmartArt 图形”框中看到所有的选项，而不是其中的一部分。

注意 如果将 Windows 配臵为显示文件扩展名，文件名将从 My Document.doc 更改为 My Document.docx。“x”表示 XML。

8. 使用转换器在不同版本之间共享文档

当有人尝试从 Word 2000 打开文档时，将显示此消息。(图二十五)

(图二十五)

如果您将与许多人共享文档，则需要知道几种方法。让我们了解一下使用 Word 新版本时可能发生的几种情况。

假设您采用的是新文件格式，无论是通过创建并保存新文档，还是使用从“Office 按钮”打开的菜单上的“转换”命令将这些文档升级到新文件格式。

假设您的朋友张三使用 Office 2000 中的 Word 早期版本。您要通过电子邮件向他发送最新的文档。他可以打开该文档吗？

是的，他可以。当张三单击该文档时，如果他的 Office 2000 安装更新了最新的修补程序和 Service Pack，系统将询问他是否要下载转换器来打开您的文档。

现在，张三打开的文档与您创建的文档看起来并不完全相同，因为 Word 新版本中的许多功能在他的版本中不存在。不过，他仍可以打开该文档，对文档进行处理并发回给您。

注意 转换器仅适用于 Office 2000 SP3、Office XP SP3 和 Office 2003 SP1。它仅在以下操作系统上运行：Windows 2000 SP4、Windows XP SP1 和 Windows Server 2003。

9. 通过保存为旧格式在不同版本之间共享文档

如何以旧文件格式保存 Word 新版本中创建的文档。见(图二十六)

(图二十六)

如果您担心张三没有完全更新他的 Office 2000 安装，就需要在发送文档之前将其保存为旧文件格式。操作步骤如下：

单击“Office 按钮”，指向该菜单上的“另存为”命令末尾的箭头。 在选项列表上单击“Word 97-2003 文档”。

您可能会收到一个警告，指出以旧文件格式保存文档会导致丢失或修改某些功能。例如，如果文档包含新图表，Word 将通知您该图表将被合并到一个不可编辑的对象。这样张三至少可以看到该图表。但是张三不能对该图表进行编辑，因为他的 Word 版本不支持此新功能。

五.摘要

下列7点摘要请大家对照文档再次复习

1.功能区的三个部分 2.快速访问工具栏

3.对话框中的其他命令

4.“文件”菜单发生了什么情况？ 5.使用键盘 6.新文件格式

7.与没有 Word 2007 的人协同工作

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/2im.html