Excel数据透视表的日常应用技巧

篇一：Excel使用技巧之数据透视表

Excel使用技巧之数据透视表

对于Excel来说，如何处理所记录的数

据是至关重要的。在这里，我想向各位同事

推荐“数据透视表”这个数据处理的“大杀

器”！在Excel 2007版本里，“数据透视表”

就是“插入”选项卡中的第一个功能，可见

其使用频率之高（见图1）。

数据透视表的官方解释是：使用数据透视表可以轻松排列和汇总复杂数据，并可以进一步查看详细情况。也就是说，它是自动生成分类汇总表的工具，可以按任意角度、任意多层级、不同的汇总方式，得到不同的汇总结果。下面就由我来为大家演示一遍数据透视表的使用方法。

要使用数据透视表，首先要有一个用于存放原始数据的工作表（以下简称源数据表）。而有了源数据表后，我们只需要选

中源数据表的任意单元格，点击

“数据透视表”即可调出数据透视

表的创建向导，直接点击“确定”

就能把数据透视表调用出来了（见

图2）。

其中需要进一步解释的是，在图2右下角的字段排列组合区域中，“报表筛选”是指汇总表以该字段来分类，如当“销售日期”字段在“报表筛选”中时，数据透视表显示为某个销售日期的数据分类汇总情况；“列标签”是指数据透视表显示在不同列上的字段，即在汇总表格上面的字段；“行标签”是指数据透视表显示在不同行上的字段，即在汇总表格左边的字段；“数值”是指待汇总的字段。

以图3为例，这是一张按销售人员，汇总不同城市、销售各类产品金额的分类汇总表。其中，“销售人员”为报表筛选所

在字段，所以该表反映了销售人

员“陈玉美”的销售汇总数据；

“产品名称”为列标签所在字段，

所以各类产品按列一字排开，在

列上面按城市进行汇总；“城市”

为行列标签所在字段，所以各个城市按行一字排开，在行上面按产品进行汇总；“金额”为数值所在字段，因为汇总方式默认为求和，所以字段的行/列交叉点显示为某城市某产品的销售金额总数。

那么图3的表格是怎么“变”出来的？下面就让我一步一步地为大家演示一遍，如何“变”出一张各地区、城市销售各类产

品数量总额的二级汇总表，总共

只需以下三步鼠标操作。

第一步，勾选所需字段。在

右上角的字段列表中依次选取

“地区”、“城市”、“产品名称”、

“数量”共四个字段，此时左侧的报表生成区域立刻生成了相应的数据透视表，而右下角的区域也出现了相应的四个字段（见图4）。

第二步，拖拽字段。将行标签中的“产品名称”拖至列标签，如果“地区”、“城市”两个字段没有按范围大小来从上到

下排序，也可用鼠标拖动来调整

顺序。“数量”字段被系统自动放

在数值处，故无需调整（见图5）。

第三步，美化表格。虽然通

过拖拽字段，Excel会自动分析并组装数据，然后显示为正确的汇总表样式，以及准确的汇总结果。但是此时的汇总表十分简陋，需要我们对该表进行最后的“美容”，如调整行距或列宽、居中显示、描绘边框等等。最后，我们就这样“变”出一张各地区、城市销售各类产品数量总额的二级汇总表来了（见图6）。

通过上面的演示，相信大家已经学会如何调用数据透视表了，但还有一些注意事项需要在这里强调一下：

（一）源数据表要合格、准确

只有一维（即只有一个标题行）、没有合并项以及“空白单元格”的原始数据表格才是一个合格的源数据表（见图7）。

这是因为，一来数据透视表本身就

是用来生成分类汇总表的，所以源

数据表不能有也不需要有合并项；

二来Excel对空白单元格是无法

识别的，如果真的要留出空白格的

话，可以在表格里写上“=""”（“”

之间为填写内容）。这是一种空文

本的概念，我们用肉眼看和空白单

元格一样什么也没有，可Excel就

是认可该单元格里有数据，只不过数值为0罢了。

同时，我们也要确保源数据表里数据的准确性，不然由不准确的数据汇总得来的数据透视表也肯定是不准确的。

（二）字段要主次分明

在行标签里的字段之间有十分明显的主次关系，

它们的上下顺序决定了分类汇总表的侧

重点所在，越在上面的字段越受重点关注。如果“地区”在“销售人员”之上，则表示重点关注不同地区的销售数量，之后才细化到每个地区不同销售人员有多少的销售量（见图8）。从决策上讲，它可以判断出各个地区的消费需求的侧重点，并由此制定产品销售计划。

如果“销售人员”在“地区”之上，则表示重点关注销售人员的业绩（见图9）。我们可以从中判断哪位销售人员销售数量最多还是最少，也可以判断出某位销售人员善于销售哪类产品。

（三）让汇总表“站着”

由于我们的阅读习惯是从上到下，因此汇总表如果弄得很宽，我们看起来就会很不舒服。所以，在制作汇总表时，分类多的字段，因尽量作为行字段；分类少的字段，才可以作为列字段。形象地说，我们在拖拽字段时，应尽量让汇总表“站着”，这样比较有利于在一个页面上显示更多的数据内容。

最后，我向大家强力推荐《你早该这么玩Excel》这一本书！全书文字朴实，诙谐幽默，事例真实可信，让你在畅快的阅读中学会职场“偷懒”的Excel心法。由于这篇文章对《你早该这么玩Excel》多有借鉴，所以大家有不明白的地方也可以在这本书中找寻解答。

最后的最后，让我借用书中的话来表达写出这篇文章的初衷：“希望帮助更多职场人士摆脱Excel的苦，感受Excel的乐，让我们玩Excel，而不是被Excel玩”。

篇二：EXCEL的数据透视表应用技巧

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篇三：EXCEL数据透视表的应用教程

EXCEL2003数据透视表的应用教程

1.数据透视表布局：

列区域（列标签，列字段）：显示在列字段处。 行区域（行标签，行字段）：显示在左侧行字段处。 数据区域（数据项，值字段）：显示汇总值-中间区域，（汇总值由“值字段设置”对话框设置）。

页面区域(页字段[2003]或报表筛选字段[2007])：显示在位于最上方的总筛选项处。

（2003）

（2007）

【2007下没有显示经典布局怎么办？】改变显示方式：数据透视表-选项-显示-经典数据透视表布局（启用网格中的字段拖放）。

2.2003下数据透视表的生成

实例：产品销售表

第一步：选择数据源； 第二步：“数据”-“数据透视表或数据透视图”-选择“数据透视表”（或数据透视图，以表为例）下一步-数据区域（确认或再次选定）-选择“数据透视表显示位置”（一般选择新工作表）-完成；

第三步：在字段列表中，选择某字段，将其添加至四个区域中的一个，可重复添加。（也可以用手拖动某字段到相应区域）。 第四步：修改数据项汇总方式：

3.2007下数据透视表的生成 第一步：选择数据源； 第二步：“插入”-“数据透视表或数据透视图”-选择“数据透视表”（或数据透视图，以表为例）-数据区域（确认或再次选定）-选择“数据透视表显示位置”（一般选择新工作表）-完成；

第三步：透视表的产生方法：

1） 在字段列表中，选择某字段，将其添加至四个区域中的

一个，可重复添加。

2） 也可以用手拖放某字段到相应区域。

如：班级->列字段；性别-》行字段；成绩-》中间，就是计算班级按性别的平均值（求和，最大值等，可选）；右下角-Σ数值-求各项-值字段设置（双击字段也可）-平均值。 3）小技巧：把鼠标放至某字段区域，点选右侧字段名，即可将该字段加入改区域，

4）方法四：可以将所需字段拖入右下方相应区域栏中。

（数据透视表-求和）

第四步：修改数据项汇总方式：

1） 显示在右下角“Σ数值”区域下拉菜单，选择“值字段设置”弹出“值字段设置”对话

框，在这里对值字段进行设置汇总方式（求和，平均，最大值，最小值等）。 2） 双击“列标签”，也可以弹出“值字段设置”对话框。

数据透视表-求平均：

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