Excel数据透视表的日常应用技巧

更新时间:2024-02-10 01:10:01 阅读量: 经典范文大全 文档下载

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篇一:Excel使用技巧之数据透视表

Excel使用技巧之数据透视表

对于Excel来说,如何处理所记录的数

据是至关重要的。在这里,我想向各位同事

推荐“数据透视表”这个数据处理的“大杀

器”!在Excel 2007版本里,“数据透视表”

就是“插入”选项卡中的第一个功能,可见

其使用频率之高(见图1)。

数据透视表的官方解释是:使用数据透视表可以轻松排列和汇总复杂数据,并可以进一步查看详细情况。也就是说,它是自动生成分类汇总表的工具,可以按任意角度、任意多层级、不同的汇总方式,得到不同的汇总结果。下面就由我来为大家演示一遍数据透视表的使用方法。

要使用数据透视表,首先要有一个用于存放原始数据的工作表(以下简称源数据表)。而有了源数据表后,我们只需要选

中源数据表的任意单元格,点击

“数据透视表”即可调出数据透视

表的创建向导,直接点击“确定”

就能把数据透视表调用出来了(见

图2)。

其中需要进一步解释的是,在图2右下角的字段排列组合区域中,“报表筛选”是指汇总表以该字段来分类,如当“销售日期”字段在“报表筛选”中时,数据透视表显示为某个销售日期的数据分类汇总情况;“列标签”是指数据透视表显示在不同列上的字段,即在汇总表格上面的字段;“行标签”是指数据透视表显示在不同行上的字段,即在汇总表格左边的字段;“数值”是指待汇总的字段。

以图3为例,这是一张按销售人员,汇总不同城市、销售各类产品金额的分类汇总表。其中,“销售人员”为报表筛选所

在字段,所以该表反映了销售人

员“陈玉美”的销售汇总数据;

“产品名称”为列标签所在字段,

所以各类产品按列一字排开,在

列上面按城市进行汇总;“城市”

为行列标签所在字段,所以各个城市按行一字排开,在行上面按产品进行汇总;“金额”为数值所在字段,因为汇总方式默认为求和,所以字段的行/列交叉点显示为某城市某产品的销售金额总数。

那么图3的表格是怎么“变”出来的?下面就让我一步一步地为大家演示一遍,如何“变”出一张各地区、城市销售各类产

品数量总额的二级汇总表,总共

只需以下三步鼠标操作。

第一步,勾选所需字段。在

右上角的字段列表中依次选取

“地区”、“城市”、“产品名称”、

“数量”共四个字段,此时左侧的报表生成区域立刻生成了相应的数据透视表,而右下角的区域也出现了相应的四个字段(见图4)。

第二步,拖拽字段。将行标签中的“产品名称”拖至列标签,如果“地区”、“城市”两个字段没有按范围大小来从上到

下排序,也可用鼠标拖动来调整

顺序。“数量”字段被系统自动放

在数值处,故无需调整(见图5)。

第三步,美化表格。虽然通

过拖拽字段,Excel会自动分析并组装数据,然后显示为正确的汇总表样式,以及准确的汇总结果。但是此时的汇总表十分简陋,需要我们对该表进行最后的“美容”,如调整行距或列宽、居中显示、描绘边框等等。最后,我们就这样“变”出一张各地区、城市销售各类产品数量总额的二级汇总表来了(见图6)。

通过上面的演示,相信大家已经学会如何调用数据透视表了,但还有一些注意事项需要在这里强调一下:

(一)源数据表要合格、准确

只有一维(即只有一个标题行)、没有合并项以及“空白单元格”的原始数据表格才是一个合格的源数据表(见图7)。

这是因为,一来数据透视表本身就

是用来生成分类汇总表的,所以源

数据表不能有也不需要有合并项;

二来Excel对空白单元格是无法

识别的,如果真的要留出空白格的

话,可以在表格里写上“=""”(“”

之间为填写内容)。这是一种空文

本的概念,我们用肉眼看和空白单

元格一样什么也没有,可Excel就

是认可该单元格里有数据,只不过数值为0罢了。

同时,我们也要确保源数据表里数据的准确性,不然由不准确的数据汇总得来的数据透视表也肯定是不准确的。

(二)字段要主次分明

在行标签里的字段之间有十分明显的主次关系,

它们的上下顺序决定了分类汇总表的侧

重点所在,越在上面的字段越受重点关注。如果“地区”在“销售人员”之上,则表示重点关注不同地区的销售数量,之后才细化到每个地区不同销售人员有多少的销售量(见图8)。从决策上讲,它可以判断出各个地区的消费需求的侧重点,并由此制定产品销售计划。

如果“销售人员”在“地区”之上,则表示重点关注销售人员的业绩(见图9)。我们可以从中判断哪位销售人员销售数量最多还是最少,也可以判断出某位销售人员善于销售哪类产品。

(三)让汇总表“站着”

由于我们的阅读习惯是从上到下,因此汇总表如果弄得很宽,我们看起来就会很不舒服。所以,在制作汇总表时,分类多的字段,因尽量作为行字段;分类少的字段,才可以作为列字段。形象地说,我们在拖拽字段时,应尽量让汇总表“站着”,这样比较有利于在一个页面上显示更多的数据内容。

最后,我向大家强力推荐《你早该这么玩Excel》这一本书!全书文字朴实,诙谐幽默,事例真实可信,让你在畅快的阅读中学会职场“偷懒”的Excel心法。由于这篇文章对《你早该这么玩Excel》多有借鉴,所以大家有不明白的地方也可以在这本书中找寻解答。

最后的最后,让我借用书中的话来表达写出这篇文章的初衷:“希望帮助更多职场人士摆脱Excel的苦,感受Excel的乐,让我们玩Excel,而不是被Excel玩”。

篇二:EXCEL的数据透视表应用技巧

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篇三:EXCEL数据透视表的应用教程

EXCEL2003数据透视表的应用教程

1.数据透视表布局:

列区域(列标签,列字段):显示在列字段处。 行区域(行标签,行字段):显示在左侧行字段处。 数据区域(数据项,值字段):显示汇总值-中间区域,(汇总值由“值字段设置”对话框设置)。

页面区域(页字段[2003]或报表筛选字段[2007]):显示在位于最上方的总筛选项处。

(2003)

(2007)

【2007下没有显示经典布局怎么办?】改变显示方式:数据透视表-选项-显示-经典数据透视表布局(启用网格中的字段拖放)。

2.2003下数据透视表的生成

实例:产品销售表

第一步:选择数据源; 第二步:“数据”-“数据透视表或数据透视图”-选择“数据透视表”(或数据透视图,以表为例)下一步-数据区域(确认或再次选定)-选择“数据透视表显示位置”(一般选择新工作表)-完成;

第三步:在字段列表中,选择某字段,将其添加至四个区域中的一个,可重复添加。(也可以用手拖动某字段到相应区域)。 第四步:修改数据项汇总方式:

3.2007下数据透视表的生成 第一步:选择数据源; 第二步:“插入”-“数据透视表或数据透视图”-选择“数据透视表”(或数据透视图,以表为例)-数据区域(确认或再次选定)-选择“数据透视表显示位置”(一般选择新工作表)-完成;

第三步:透视表的产生方法:

1) 在字段列表中,选择某字段,将其添加至四个区域中的

一个,可重复添加。

2) 也可以用手拖放某字段到相应区域。

如:班级->列字段;性别-》行字段;成绩-》中间,就是计算班级按性别的平均值(求和,最大值等,可选);右下角-Σ数值-求各项-值字段设置(双击字段也可)-平均值。 3)小技巧:把鼠标放至某字段区域,点选右侧字段名,即可将该字段加入改区域,

4)方法四:可以将所需字段拖入右下方相应区域栏中。

(数据透视表-求和)

第四步:修改数据项汇总方式:

1) 显示在右下角“Σ数值”区域下拉菜单,选择“值字段设置”弹出“值字段设置”对话

框,在这里对值字段进行设置汇总方式(求和,平均,最大值,最小值等)。 2) 双击“列标签”,也可以弹出“值字段设置”对话框。

数据透视表-求平均:

本文来源:https://www.bwwdw.com/article/2fkb.html

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