浅谈秘书角色的多重转换

浅谈秘书角色的多重转换

摘要

新时期秘书作为现代领导身边辅助管理者、综合服务的参谋和助手等，在工作中扮演着多种的角色。为了适应知识资本化和人才竞争优化的时代特征，秘书人员要根据工作的不同要求,及时地并合理地转换自己的角色,防止角色错位,从而更好的完成工作任务,为领导和组织争取最佳的效益。本论文主要论述现代秘书的角色多重性；加强对秘书角色的认识、理解和领悟；培养正确的角色意识，在角色活动的实践中努力加强自我修养与锻炼，不断提高自身的素质和能力，并注意发挥秘书良好的个性，更好地扮演角色，成为一名对领导、对社会有贡献的优秀秘书。

关键词：秘书角色 秘书角色意识 角色的多重转换 自我意识 秘书个性

一、 秘书角色的多重性

（一） 社会角色与秘书角色

1、 社会角色

角色，原本是戏剧中的名词，指演员扮演的剧中的人物形象。社会学家们认为人生也像是一个大舞台，于是就把“角色”这个词借用来说明人的社会特征，即“社会角色”。 “社会角色”是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。每个人都有属于自己的社会角色，而且在不同场合，不同时段，人们所扮演的角色也不同。有时一个人也会同时扮演多种角色。① 2、 秘书角色

秘书角色，顾名思义，可以套用“社会角色”的定义，是指秘书在进行秘书工作时所承担的不同的权利和义务，以及它所要求秘书人员具有的与之相适应的意识和行为。 秘书角色虽然不是个新话题，但却是个不易言尽的话题。有人用“4M\的说法来描述秘书角色：like a mother, manager, maid and model.他们认为秘书应该集“母亲、管理者、女仆和模特”为一身，像母亲一样照顾好上司，像管理者一样管理好上司的日常时间和

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工作，像女仆一样随传随到，衣着举止像模特一样得体。这种说法也有一定的道理，但是对于秘书角色的描述用得最多的词是“参谋”、“助手”、“管家”。从“秘书”一词的来源，“掌管秘密的人”（传统秘书的含义）来看，秘书是机要秘书，帮助领导的管理各种信息；从秘书的职能看，秘书所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手；从秘书所处的位置看，他是联系领导与群众的桥梁和纽带起着上情下达的作用；从秘书从事的具体工作来说，他是领导的服务员，不仅包括工作上的服务，也包括领导私下生活的方方面面的服务。

不仅在学术理论上人们对秘书角色的本质属性、工作定位及基本职能等问题见仁见智，不一而论；而且在工作实践中，各行各业，不同单位的秘书人员所担负的实际角色客观上也存在着较大的差异，呈现多样性。不可否认，秘书作为一种社会角色，有其共同的本质特征。但也不能忽视，作为具体对象，他们各有各的特点。

秘书角色受多种因素的影响，是多种因素共同合力的结果，秘书因其工作涉及面广，接触的人多，秘书角色随情境变化而变化，随时间变化而变化。因此，秘书在实际的工作中实际上扮演的是一个角色组。也就是说，秘书在不同的场合和条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。②

（二） 秘书角色的多样性

1、秘书的基本角色

秘书角色的主要行为特征是为领导提供辅助性服务，其内涵的本质为：以领导为服务的主要对象，依存领导，帮助领导管理信息，从而潜在的影响领导的决策。因此，秘书在社会活动中，配角是秘书角色的实质内涵，是其基本角色。它包括：助手（帮助领导处理一些日常事务）、参谋（为领导出谋献策，解决难题等）、耳目（为领导提供各种信息）、枢纽（上情下达）、作家（为领导起稿写作）等角色的扮演，这也是每个秘书人员都必须扮演的角色类型。因此，作为秘书人员应自觉地，心甘情愿地当好助手和配角，乐于当幕后英雄，一切以领导的利益为出发点，为领导提供服务与帮助。 2、秘书的其他角色

由于不同组织，不同职位，不同类别的秘书角色又有不同的地位和行为要求，在特

定的场合和条件下，可以潜在地转化。由配角转化成为“半个领导”，成为指挥者。比

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如秘书科长，办公室主任等，也主管或分管着秘书部门的工作，也有自己的下属，这样的秘书人员又得扮演部门领导的角色。他必须既要遵循整个组织的总目标、总任务，服从上级领导的指挥，又要充分地发挥主观能动性，规划自己职责范围内的工作，善于组织，知道自己的下属去完成各自的任务。③即使是普通秘书，有时也会受领导的委任到外单位调查情况，联系工作，或是到下级单位传达指示，听取汇报等。这时秘书对下级单位来说，他又具有领导角色特点代表着领导。

（三）秘书的角色特征

由于秘书服务的直接对象是领导者，领导者作为一个对象是秘书人员这一主题赖以

存在的前提。因此，秘书的角色特征是在秘书人员与其领导之间的相互关系中体现的。主要表现为以下三方面： 1、从属性

秘书人员必须依领导活动的轨迹而运转。领导要求秘书做什么，秘书就必须遵循，成为领导期待的角色。如：领导要求秘书写一篇发言稿，此时秘书就成为了写作工作者，即作家角色；领导要求秘书提供决策建议，此时秘书句扮演参谋角色。 2、辅助性

秘书辅佐、协助领导的工作。秘书人员不仅要做好事务性的工作，还要发挥助手、参谋作用。秘书工作本身并不直接作出决策，在领导作出决策时，秘书只能提建议，因此秘书工作的全部活动的内容只能对领导工作起辅助作用，而不是越位替代领导作出决策。 3、服务性

体现秘书工作的主要内容。包括：收发文件，抄写文案、跑腿打杂、出主意、反馈信息、综合协调、收集资料等等。秘书工作的价值体现在一系列为领导服务的过程中。

二、 秘书的角色意识

（一）秘书角色意识的含义

秘书的角色意识，是指秘书人员对所担任角色的社会地位及由地位规定的职责的知觉、理解和体验等。是否形成鲜明强烈的角色意识，是秘书人员能否干好工作并发挥主

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观能动性的基础；不能形成正确的角色意识，就很难成为优秀的秘书工作者。④

秘书的角色意识，可以理解为秘书人员在其工作实践中，一贯地以秘书应有的标准来衡量自己的心理和行为，自觉的认识和评价自己的行为活动，正确的调节和定位所谓的秘书应有的标准，做到不偏离秘书的职业基本要求，从而把秘书工作做得更好。它也是社会及领导对秘书人员的角色期待。秘书的角色意识主要有以下几种类型： 1、服务意识

任何一项工作都应该是以民族的利益为出发点，总的行为指向都是为人民服务，为社会服务，秘书工作也一样，所不同的是，秘书所承担的每一项具体工作都是以服务为性质的，主要是为领导服务。秘书人员必须把服务作为自己的基本职能，树立自觉服务的角色意识。 2、服从意识

秘书角色的服从意识表现在对于领导的决策，秘书只有执行的义务，而没有抵制的权利。而对于秘书在执行领导决策中的创造性，也只能是艺术上和形式上的创造和丰富，不能是内容上的偏离和改造。一些建议和想法必须在保证领导决策贯彻执行的前提下，采取适宜的方式提出。服从是秘书一个最基本最起码的角色意识。 3、公关意识

秘书作为一个单位的中心枢纽，它必须要处理好上下级关系，沟通联络平衡左右关系。这就要求秘书不仅要有很强的公关能力，而且还要树立较强的公关意识。这样，才能在时间工作中作到游刃有余。 4、保密意识

秘书在平时工作中难免会接触到一些机要文件，那些文件或许关系到组织的核心机密。机密文件一旦泄露，就会给组织和领导甚至社会的利益带来一定的损失。所以秘书人员要有强烈的保密意识。这不仅是义务，也是秘书职业道德规范所强调的内容。 5、参谋意识

秘书要在坚定执行领导决策、决定的前提下，为领导出主意，想办法。包括提供可靠有价值的信息资料，正确可行的方案，为领导的工作作好超前服务等。这就需要秘书有一定的参谋意识，平常不仅要有意识地积累经验，还要不断地充电、学习，为领导提供参谋服务做准备。

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（二）努力成为“最佳配角”

例：20世纪80年代，美国电视台直播的“挑战者”号航天飞机的起飞曾吸引了众多的美国观众，其中包括数以万计的的中学生。因为这是航天飞机首次载着女宇航员飞入太空，而且这位女宇航员是位中学教师，她将在太空为学生们做一系列物理实验。然而航天飞机起飞仅数分钟便起火坠毁了，全国顿时陷入一片悲哀之中。

当“挑战者”号航天飞机坠毁的消息传入白宫的时候，当时的美国总统里根正在国会发表国情咨文。白宫办公厅的领导并未授权总统的撰稿人起草里根的讲话，但是那位女撰稿人却主动地坐到了电脑前，尽管已是泪流满面，但她仍然一边收听电台的消息一边拨动键盘。很快地，里根中断了国会的讲话，到电视台接受记者对“挑战者”号的采访。一路上里根总统双眉紧锁，正在苦苦地思考着如何发表这次演讲，因为这个消息太突然，他和美国人民一样感到意外和震惊。这时女撰稿人适时地将讲演稿送了上来。大家都知道，里根总统是演员出身，面对着电视镜头定了定神，当即声情并茂地念了起来……美国人民被感动了，雪片一样的信和不断的电话打到白宫。后经美国有关部门的民意调查显示，里根总统的支持率在这次重大事件后不降反升。总统的女撰稿人功不可没。⑤

面对突如其来的灾难。在没有任何领导指示的情况下，该秘书转被动为主动，为领导挽回了局面并赢得了声誉。这就是领导需要的“最佳的配角”。

秘书人员应该要具有配角意识，甘当配角，但这并不代表秘书人员可以堂而皇之的事事被动，一个称职的秘书应该要力争成为“最佳配角”，也就是在充当配角时，也应有较强的主角意识。秘书在一定条件下的主角意识发挥得越充分，就越可能成为“最佳配角”。秘书工作应随着我国改革的深入，社会经济日益融入全球化的趋势而转为：在支持领导决策方面，由提供信息转变为既提供信息又拟制方案；在辅助领导管理方面，由重在组织指挥、实施、督查转变为重在服务、协调控制；在处理信息方面，由单向发布，传达信息转变为双向沟通信息；在计划工作方面，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。⑥

因此，秘书要善于把握每个时期的中心工作，要把握上司的思维方式，准确地理解上司的意图，要努力提高自己参谋意见的“命中率”，恰到好处地发挥自己的配角作用，努力成为最佳配角。

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